Handläggningsordning för externa forskningsbidrag. Fastställd av rektor Dnr: FS Ekonomienheten

Relevanta dokument
HANDLÄGGNINGSORDNING EXTERNA FORSKNINGSBIDRAG

Rekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet

Handläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+

Regler för ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna

EKONOMISTYRREGLER VID UMEÅ UNIVERSITET

Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet

Umeå universitets modell för redovisning av gemensamma kostnader

INSTRUKTION FÖR ENHETEN FÖR POLISUTBILDNING

Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet

Ekonomistyrregler vid Umeå universitet

HANDLÄGGNINGS- ORDNING FÖR PEDAGOGISK MERITERING VID UMEÅ UNIVERSITET

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna

Innehållsförteckning Externfinansierad verksamhet och kundfordringar... 3

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR MOTTAGANDE AV DONATIONER

ANVISNINGAR OCH TIDSPLAN FÖR INFRASTRUKTURANSÖKNINGAR TILL VR 2019

ANSÖKAN OM MEDEL TILL BIOLOGISKA SAMLINGAR

Att dokumentera miljöledningsarbetet

Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet

REGEL FÖR CHEFENS ANSVAR OCH BEHÖRIGHET ATT FÖRFOGA ÖVER MYNDIGHETENS MEDEL

Rektor BESLUT Dnr HS 2016/

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR EXTERNA UTBILDNINGS- UTVÄRDERINGAR (UKÄ)

Fastställande av en uppdaterad handläggningsordning för kontrakt inom EU:s sjunde ramprogram för forskning och teknisk utveckling, m m

Handläggningsordning

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (revidering bilaga )

Riktlinjer för redovisning av projektbidrag för 2013

Handledning projektansökningar och projektredovisning vid Linnéuniversitetet

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (revidering bilaga )

BESLUT HISTORISKT

Administrativ rutin för projekt finansierade genom EUs ramprogram

Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS

Redovisningsprinciper. Redovisningsprinciper för hantering av bidragsfinansierade forskningsprojekt inom Umeå universitet. Ekonomienheten

Handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar

Lunds universitets handläggningsordning för forskningsprojekt inom Europeiska Kommissionens ramprogram Horizon 2020 ( )

Att dokumentera miljöledningsarbetet

REGLER FÖR INSTITUTIONER, ARBETSENHETER, CENTRUM OCH HÖGSKOLOR VID UMEÅ UNIVERSITET

HANDLÄGGNINGSORDNING RÖRANDE PENSIONSERSÄTTNING OCH ENGÅNGSPREMIE FÖR SÄRSKILD PENSIONSERSÄTTNING ENLIGT TRYGGHETSAVTALET

Revisionsrapport. Brister avseende externfinansierade projekt. 1. Sammanfattning. Karlstads universitet KARLSTAD

RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY

Rutiner och tidsplan för nominering till Knut och Alice Wallenberg Stiftelse: Forskningsprojekt av hög vetenskaplig potential.

Budget och uppföljning

Delegationsordning för Karolinska Institutet

Riktlinjer för inrättande av utbildningsprogram och fastställande av utbildningsplan för lärarprogrammen vid Humanvetenskapliga området

Process för intern styrning och kontroll

= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum

Kapitel 4, Externfinansierad verksamhet och kundfordringar

INSTRUKTION FÖR ARBETSENHETEN UNIVERSITETSPEDAGOGIK OCH LÄRANDESTÖD (UPL)

Regler för utseende av ledamöter i styrelsen för Handelshögskolan vid Umeå universitet, för tiden

Riktlinjer för upprättande av avtal avseende kliniska läkemedelsprövningar. Finns ingen skrivning kring detta. Finns ingen skrivning kring detta

Riktlinjer för inrättande av utbildningsprogram och fastställande av utbildningsplan för lärarprogrammen vid Humanvetenskapliga området

REGLER FÖR UTSEENDE AV LEDAMÖTER I STYRELSEN FÖR HANDELSHÖGSKOLAN VID UMEÅ UNIVERSITET, FÖR TIDEN

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR STÄLLNING SOM ANKNUTEN PROFESSOR EMERITUS/EMERITA

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet. Fastställd av rektor Dnr: FS

REGLER FÖR UMEÅ UNIVERSITETS ÖVERGRIPANDE FORSKNINGS- INFRASTRUKTURER

Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet

Handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla program och kurser, samt för att inrätta eller avveckla huvudområden

Handledning för kontroll av dispositionstid och status för bidragsprojekt

Umeå universitets sponsringspolicy

HANDLINGSPLAN FÖR INFORMATIONSSÄKERHET 2018

Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (ersätter beslut dnr: 2010/378)

Pensionsersättning och engångspremie för särskild pensionsersättning enligt Trygghetsavtalet

Förvaltningschefens delegation

Administrativa rutiner vid HVV för att hantera vissa EU-finansierade projekt

Universitetsdirektörens vidaredelegation av beslutanderätten i vissa allmänna avtalsärenden samt avtalsärenden rörande utbildning och forskning 2016

Projektplan. Förstudie - Förberedelser inför nya dataskyddförordningen. Versionshistorik. Uppdragsgivare Caroline Sjöberg

2.6.1 Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning. X

Förvaltningschefens vidaredelegation

Verksamhetsplan för medfinansiering av internationella projekt

Hanteringsordning för medfinansiering av EU-projekt

Rutiner vid ansökningar till Marianne och Marcus Wallenbergs Stiftelse (MMW) och Stiftelsen Marcus och Amalia Wallenbergs Minnesfond (MAW)

Kungälvs kommun. Granskning av intern kontroll inom ekonomiprocesser 2018

Lathund Registrera kontrakt i EKO

Kommunstyrelsens Ledningsutskott och Ekonomiutskott (18)

Tillämpningsbeslut av RA-FS 1999:1 Bevarande och gallring av forskningshandlingar

Redovisning av granskning utifrån kontrollmål

Samlad expertis för bästa finansieringsutfall. Birgitta Larsson Forskningsservice Lunds Universitet

INSTRUKTION FÖR ARBETSENHETEN CENTRUM FÖR REGIONALVETENSKAP (CERUM)

Handläggningsordning för forskningskontrakt med EU-kommissionen

Regler för arvoden och ersättningar för ledamöter vid universitetets styrelser, kommittéer, råd och nämnder perioden

Förstudie ekonomistyrning investeringar Oxelösunds kommun

ANSÖKNINGSOMGÅNG. Pengar att söka inom programmet Främja kvinnors företagande. Projektmedel för pilotprojekt. näringarna i gles- och landsbygd

Handläggningsordning. examensarbeten. Utbildning och forskning. Fastställd av rektor Dnr: FS

Vinnovas allmänna villkor för bidrag 2019 EN PROJEKTPART Dnr:

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum Från och med och tillsvidare

Regler för studentinflytande vid Umeå universitet

ANSÖKAN om anslag från Forskningstjugan

Bidragsmottagare är den som söker eller får bidraget. Den budget som har godkänts av bidragsgivaren skall följas.

Handläggningsordning gällande universitetsgemensam finansiering av forskningsinfrastruktur vid Lunds universitet

Handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar som leder till gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå

Universitetsdirektörens vidaredelegation av beslutanderätten i vissa allmänna avtalsärenden samt avtalsärenden rörande utbildning och forskning

Programutvärdering genomförd med kollegial granskning vid samhällsvetenskapliga fakulteten

Generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden. Ändamål och villkor. Information om projektet. Rekvisition av medel

Handläggningsordning för säkring av nationella examensmål vid Umeå universitet

Folke Bernadotteakademins allmänna villkor för stöd till verksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR ATT

Regler för redovisning av bisysslor för lärare samt anställda som omfattas av Chefsavtalet

Revisionsrapport Bristande rutiner och intern styrning och kontroll i uppföljning av lämnade bidrag 2016

Transkript:

Handläggningsordning för externa forskningsbidrag Fastställd av rektor 2015-05-26 Dnr: FS 1.1-807-15 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Handläggningsordning Rektor 2015-05-26 tills vidare Ekonomi Planeringsenheten och Ekonomienheten 1

1. Bakgrund Handläggningsordningen bygger på den slutrapport och handläggningsordning av externa forskningsbidrag som fastställdes av rektor 2011-11-01, dnr UmU 200-2484-11. Våren 2015 har en översyn genomförts och handläggningsordningen har uppdaterats med tydligare anvisningar kring hur och när saker ska utföras. Översynen är aktualiserad av att Riksrevisionen vid sin granskning av Umeå universitets bidragsprojekt påpekat vikten av att förtydliga vissa delar i handläggningsordningen. Ekonomienheten har genomfört översynen i dialog med representanter från institutionsnivå (ekonomiadministratörer) samt i samarbete med Planeringsenheten och Grants Office. 2. Handläggningsordning för externa forskningsbidrag Handläggningsordningen vänder sig till institutioner/motsvarande som hanterar externa forskningsbidrag. Den är till stora delar överstämmande med redan befintliga rutiner och ska tydliggöra och dokumentera processen samt fungera som ett stöd. Se även kompletterande anvisningar på universitetets webbplats Aurora/ Stöd-och-service/ekonomi. Moment Ansvar Åtgärd Idé om ansökan externt forskningsbidrag Tar fram projektansökan samt upprättar i samråd med ekonomiadministratör en fullkostnadskalkyl. Vid EU-projekt ska budget tas fram i samråd med Grants Office. Värdering av ansökan Gör en bedömning av projektets effekter på verksamheten samt om projektet är förenligt med de verksamheter som bedrivs. Bedömningen ska innefatta ställningstagande till eventuell: Samfinansiering Medfinansiering av gemensamma kostnader I de fall ett projekt berör flera institutioner ska prefekten som ansvarar för huvudansökan samråda med berörda prefekter. Godkännande av ansökan Undertecknar ansökan i samtliga fall då ansökan överstiger 50 kkr. Om finansiären kräver en motprestation av bidragsmottagaren ska prefekt/motsv. 2

alltid skriva på ansökan, det vill säga oavsett belopp. Vid elektronisk ansökan kan elektronisk signatur av prefekt jämställas med underskrift. Underskrift av prefekt på fullkostnadskalkyl, vid användande av universitetets beräkningsmall, innebär förutom att prefekt godkänner kalkylen, även att ansökan godkänns. Vid EU-projekt krävs prefektintyg som undertecknas av prefekt/motsv. Se Grants Office Vid vissa ansökningar som exempelvis Kempe och Wallenbergstiftelserna kräver finansiären rektors underskrift. Budget ska då granskas av Grants Office innan stödbrev kan erhållas. Ansökan ska i dessa fall diarieföras centralt. Ansökan inlämnas Lämnar in ansökan till finansiären. En kopia på ansökan ska diarieföras vid institutionen/motsv. Vid EUansökningar ska en kopia av ansökningen skickas till Grants Office. Se Grants Office Mottagande av beslut från finansiären Godkännande av kontrakt/avtal Granskar finansiärens villkor. Vid EU-projekt ska en kopia av utvärderingen av projektet skickas till Grants Office. Se Grants Office Undertecknar kontrakt/avtal tillsammans med projektledaren. Kontrakt/avtal vid EU-projekt ska undertecknas av universitetets legala företrädare efter granskning av universitetsjurist. Kontrakt/avtal ska diarieföras och arkiveras vid institution/motsv. 3

Uppläggning av projektkonto i ekonomisystemet Rekvisition/fakturering Ekonomiadministratör (Kan utföras av ekonomiadministratör.) Registrerar projektkonto i ekonomisystemet med koder enligt Ekonomienhetens Ett inskannat kontrakt/avtal bifogas till registreringen. Rekvisition/fakturering ska ske i enlighet med kontrakt/avtal med finansiär. Se även Ekonomienhetens Styrning av projekt ska i samråd med ekonomiadministratör ha kontroll över sina projekt. Det innebär att ansvara för att medlen förbrukas i enlighet med projektplan/motsvarande och att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Ekonomisk uppföljning av projekt Regelbunden ekonomisk uppföljning, i samråd med projektledare och ekonomiadministratör, för institutionens samtliga pågående bidragsprojekt. Lägsta nivå för ekonomisk uppföljning är tre gånger per år, förslagsvis i samband med budget- och prognostillfällen och vid årsbokslut. Slutredovisning/vetenskaplig rapport och ekonomisk redovisning Se även Ekonomienhetens Redovisar till finansiär enligt de villkor som finns avtalade. Den ekonomiska redovisningen ska utföras i samråd med ekonomiadministratör. Slutredovisningen ska undertecknas i enlighet med finansiärens krav. Täckande av underskott och disposition av överskott Vid EU-projekt ska ifylld FormC granskas av Grants Office innan underskrift sker av universitetets firmatecknare. Beslutar om disposition av överskott/täckande av underskott i enlighet med Ekonomienhetens 4

Nollställning och avslut av projektkonton i ekonomisystemet Ekonomiadministratör Ska ske i enlighet med Ekonomienhetens 5