Protokoll fört vid sammanträde med SYLF:s styrelse 2014-03-31 till 2014-04-02 Deltagare: Emma Spak Pär Näverskog Jonas Ålebring Sara Lei Ann Abrahamsson ( 5-8) På telefon: David Svaninger ( 1-4, 6-23, 25-27) Maja Weinryb ( 19-23) Joanna Ahlkvist ( 13, 16) Vid protokollet: Kajsa Holmberg 1 Mötets öppnande och fastställande av föredragningslista Emma Spak förklarade sammanträdet öppnat. - Att fastställa föredragningslistan enligt nedan 2 Granskning och fastställande av protokoll från SYLF:s styrelsesammanträde 2014-03-20 - Att fastställa protokollet från SYLF:s styrelsemöte 2014-03-20 3 Protokollförande av per capsulum-beslut a) Nominering till ALG Styrelsen beslutade 140324: - Att nominera Maja Weinryb till ALG Samtliga styrelseledamöter deltog i beslutet 4 SYLF:s kalendarium Styrelsen informerades om kalendariet. - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att uppdatera kalendariet i enlighet med styrelsens kommentarer 5 Praktikaliteter för styrelsen a) Arvoden och förlorad arbetsförtjänst Styrelsen informerades om reglerna och diskuterade rutinerna kring arvoden och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. b) Reseräkningsblanketten Styrelsen informerades om reglerna för resor å SYLF:s vägnar samt diskuterade rutinerna kring ifyllandet av reseräkningsblanketten. - Att på sommarinternatet åter diskutera frågan om betald medresa för partner till styrelseledamot med barn yngre än sex månader vid möte på annan ort,
- Att, om styrelsen beslutar att lägga en proposition till FUM om betald medresa för partner till styrelseledamot med barn yngre än sex månader, diskutera frågan på repskapet c) Övernattningar Styrelsen informerades om i vilka fall ledamöterna själva antas boka sitt boende och i vilka fall boende bokas av kansliet. d) Betalkort Styrelsen informerades om möjligheten till samt regler och rutiner kring SYLF:s betalkort. e) Datorutrustning och internetuppkoppling Styrelsen informerades om reglerna kring användandet av datorutrustning som SYLF äger, samt diskuterade de nya ledamöternas behov av dator och internetuppkoppling. Styrelsen beslutade: - Att undersöka Joakim Samuelssons intresse för att köpa sin lånedator av SYLF - Att köpa en adapter till Jonas Ålebrings lånedator f) Prenumerationer Styrelsen informerades om möjligheten till, av SYLF betalda, prenumerationer på vissa tidningar och tidskrifter. Arbetsformer a) Mötesformer - Att införa beslutslogg för SYLFs styrelse - Att utvärdera beslutsloggen på sommarinternatet b) Dokumentformat och mallar Styrelsen diskuterade SYLF:s dokumentformat och mallar. 6 c) Digital kommunikation Styrelsen diskuterade formerna för intern mailkommunikation samt styrelsens externa digitala kommunikation. - Att Pär Näverskog fortsatt är huvudansvarig för Facebooksidan - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att kontakta John Gambe angående lösenordet till SYLF:s kanslis twitterkonto d) Google Drive Styrelsen informerades om användandet av Google drive. e) Kontakter med media Styrdokument a) Arbetsordning - Att Emma Spak är huvudansvarig för SYLFs mediekontakter 7 - Att utse ansvarig styrelseledamot för samtliga styrdokument enligt arbetsordningens bilaga 1 - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, i förekommande fall, uppdatera informationen i arbetsordningens bilaga 1 - Att uppdra åt presidiet att uppdatera SYLF:s arbetsordning, regler och anvisningar för SYLF:s styrelse, firmateckningsoch attesträtt, arvodes- samt resereglementet, alkoholpolicy och inkomma med förslag till sommarinternatet - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att uppdatera SYLF:s arkivplan och inkomma med förslag till sommarinternat b) Regler och anvisningar Styrelsen diskuterade regler och anvisningar för SYLF:s styrelse.
c) Firmatecknings- och attesträtt Sverige Yngre Läkares Förenings (SYLF) styrelse beslutade att SYLF:s firma (organisationsnr 802002-1930) fr.o.m. 2014-04-01 tecknas av styrelsen i sin helhet eller enligt endera av följande alternativ: - av ordföranden Emma Spak (770608-6209) i förening med en övrig styrelseledamot i alla sammanhang - av ordföranden Emma Spak (770608-6209) i förening med utredningssekreteraren Kajsa Holmberg (851223-3985) i alla sammanhang Styrelsen beslutade att bemyndiga utredningssekreteraren Kajsa Holmberg (851223-3985) rätt att teckna föreningens firma vad gäller skattedeklaration, bank, post, plusgiro, bankgiro och bankfack. Besluten förklarades omedelbart justerade d) Arvodesreglementet Styrelsen informerades om SYLF:s arvodesreglemente e) Resereglementet Styrelsen informerades om SYLF:s resereglemente f) Förvaltningspolicy Styrelsen informerades om SYLF:s förvaltningspolicy Ekonomi a) Budgetgenomgång Styrelsen diskuterade budgeten för 2014. 8 - Att gå utanför budget för att bekosta korrekturläsning av Moderna Läkare - Att hålla budgetuppföljning för första kvartalet 2014 på styrelsesammanträdet 13/5, samt löpande kvartalsvis under resten av året b) Kapitalförvaltning Ann Abrahamson informerade styrelsen om SYLF:s kapitalförvaltning. c) Kapitalförvaltningspolicy - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta Coin för mer information om vilka tjänster Coin kan erbjuda som stöd i arbetet med ny förvaltningspolicy, samt pris på dessa. - Att, efter den initiala kontakten, uppdra åt Ann Abrahamsson, Emma Spak och Kajsa Holmberg att ha fortsatt kontakt med Coin kring SYLFs behov, ge konsulten ett första uppdrag, samt återkoppla till styrelsen vid sammanträdet 13/5 innan slutgiltigt beslut - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta Avanza för information om alternativ/kompletterande kapitalförvaltningsprodukt 9 Change Day Styrelsen diskuterade medverkan i Change Day. Under mötet inhämtades ytterligare information avseende hanteringen av insamlade personuppgifter samt värdet av infospridning kontra ekonomiskt stöd. - Att stödja Change Day med informationsspridning dock ej ekonomiska medel 10
Representanter i i styrelsen för SYLF:s pensionsstiftelse Remisser a) Kartläggning av Kunskapsunderlag Sommarinternat - Att välja Emma Spak (770608-6209) och Pär Näverskog (840205-1414) till arbetsgivarens representanter i SYLF:s pensionsstiftelse Beslutet förklarades omedelbart justerat 11 - Att uppdra åt Sara Lei att med Pär Näverskog som bollplank sammanställa preliminärsvar till styrelsen för feedback 14/4 12 - Att förlägga årets sommarinternat till Stockholmsområdet - Att uppdra åt Ann Abrahamsson och Emma Spak att boka konferenslokal 13 Verksamhetsplan 2014-2015 Styrelsen diskuterade och fördelade ansvar för SYLF:s verksamhetsområden och dess delmål enligt dokumentet Arbetsplan för SYLF:s styrelse. - Att varje styrelsemedlem till sommarinternatet ska författa en plan för hur målen inom de verksamhetsområden hen är ansvarig för ska nås, samt hur likarättsprojektet kan appliceras på verksamhetsområdena i fråga - Att ovan nämnda planer ska skickas till presidiet och Kajsa Holmberg senast 11/8. - Att ta fram en kortfattad sjukvårdspolitisk plattform för SYLF för att tydliggöra hur SYLF arbetar med övergripande och långsiktiga verksamhetsmål - Att uppdra åt Emma Spak och Kajsa Holmberg att utifrån styrelsens diskussion inhämta lokalavdelningarnas synpunkter och sammanställa en första version av den sjukvårdspolitiska plattformen till sommarinternatet - Att efter sommarinternatet skickas den första versionen av den sjukvårdspolitiska plattformen på remiss till lokalavdelningarna - Att diskutera den sjukvårdspolitiska plattformen på repskapet - Att fastställa dokumentet sjukvårdspolitisk plattform för SYLF på styrelsens decembersammanträde 2014 14 Policydokument Styrelsen diskuterade och fördelade ansvar för SYLF:s policydokument. - Att utse ansvarig styrelseledamot för samtliga styrdokument enligt arbetsordningens bilaga 1 15 Nomineringar a) Förhandlingsdelegationen - Att nominera Pär Näverskog till FD
16 Moderna Läkare a) ML 2 2014 Styrelsen diskuterade innehållet i ML2 2014. b) Styrelsen har ordet - Att uppdra åt David Svaninger att författa styrelseord för maj på temat jämförelse mellan sjukvården i Sverige och Indien 17 SYLF:s verksamhet och organisation Styrelsen diskuterade behovet av en vision för föreningens verksamhet samt styrelsens arbetssätt och utvärderingsformer. - Att avsätta tid under sommarinternatet till att diskutera SYLF:s framtid, styrelsens roll och i vilken riktning vi vill att föreningen och styrelsens arbete ska utvecklas - Att prova check-in och check-out istället för traditionell mötesutvärdering. - Att åter diskutera frågan om utvärderingsformer på sommarinternatet 18 Diarieförda rapporter Framtidens specialistläkare 2014 Styrelsen diskuterade föreliggande mötesrapporter, varpå diarielistan lades till handlingarna. 19 a) Monter b) Bemanning - Att SYLF:s monter ska ha temat softa med SYLF och vara utformad i enlighet med montern 2012 - Att uppdra åt Pär Näverskog och Jonas Ålebring att ta fram förslag på, gärna visuell, motprestation/aktivitet med likarättstema för glassutdelning i montern - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att hyra in möbler, beställa glass samt undersöka möjligheten att hyra AV-utrustning till montern - Att David Svaninger, Emma Spak, Jonas Ålebring, Sara Lei, Pär Näverskog samt Kajsa Holmberg närvarar under hela FSL. c) SYLF:s programpunkter Styrelsen beslutade, rörande SYLF:s programpunkt med medarbetarperspektiv: - Att ge programpunkten ett mer lösningsfokuserat namn - Att uppdra åt Emma Spak att medverka i panelen - Att uppdra åt Jonas Ålebring att bjuda in DO till panelen (back-up medlem i JA-delegationen eller Lars Kry från proffice) - Att uppdra åt Pär Näverskog att bjuda in Petra Vogt till panelen - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, per telefon, bjuda in Hans Karlsson till panelen Styrelsen beslutade vidare, rörande SYLF:s programpunkt med patientperspektiv:
- Att uppdra åt Jonas Ålebring att moderera programpunkten - Att uppdra åt Jonas Ålebring att bjuda in Lena Hallengren och Filippa Reinfeldt (back-up Gilbert Tribo) till panelen d) Deltagande i andra punkter Styrelsen diskuterade planerad medverkan i andra organisationers programpunkter. - Att uppdra åt Jonas Ålebring att sammanställa de olika FSLprogrampunkterna SYLF deltar i. e) Medlemsmail och marknadsföring Almedalen - Att skicka ut ett medlemsmejl med information om FSL samt SYLF:s närvaro på kongressen när SYLF:s programpunkter spikats 20 a) Praktiska frågor b) SYLF:s seminarium c) SYLF mingel Likarätt.nu - Att Emma Spak närvarar under hela Almedalsveckan - Att Jonas Ålebring, Sara Lei och Maja Weinryb närvarar i Almedalen 29/6-2/7 - Att Pär Näverskog, David Svaninger och Joanna Ahlkvist närvarar i Almedalen 2/7-5/7 - Att inbjudningar till möten och programpunkter under Almedalsveckan delas och diskuteras med hela styrelsen - Att använda Likarätts-A5-flyern under Almedalen - Att uppdra åt Jonas Ålebring och Emma Spak att formulera ett abstract för SYLF:s seminarium - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att registrera SYLF:s seminarium i Almedalsguiden - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, per telefon, kontakta Hans Karlsson för medverka i SYLF:s seminarium - Att uppdra åt Jonas Ålebring att kontakta Ung Cancer för medverkan i SYLF:s seminarium - Att låta Jonas Ålebring moderera SYLF:s seminarium - Att trycka ett kort i visitkortsstorlek med information om SYLF:s seminarium - Att uppdra åt David Svaninger och Pär Näverskog att organisera mingel tillsammans med SYLF Gotland 3/7 21 a) Genomgång av projektets arbetsformer och planering Styrelsen diskuterade projektets utformning och arbetsformer. b) Projektets politik (a5-flyer) - Att fastställa a5-flyern c) Frågor lyfta från projektgruppen Styrelsen diskuterade frågan att lokalavdelningarna vill genomföra lokala enkäter med direkta frågor om diskrimineringsgrunder.
- Att avråda lokalavdelningarna från sådana frågeformuleringar, med hänvisning till potentiella problem med anonymitet, datahantering och skadeverkningar. d) Skisser från Sara Granér Styrelsen diskuterade Sara Granérs skisser. e) Domän Inbjudningar a) EJD Debrecen 9-10/5 b) Swedish Medtech/Vitalis 8-9/4 c) Chefsföreningens FUM 24/4 d) AT-studierektorskonferens FSL e) Region Skåne möte på FSL 5/9 - Att uppdra åt Jonas Ålebring att återkoppla styrelsens tankar kring skisserna - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta ägaren av likarätt.nu-domänen och undersöka möjligheten att köpa loss densamma 22 - Att låta Emma Spak och Maja Weinryb representera SYLF i aktiviteten - att låta Sara Lei, samt i mån av möjlighet, Lars Rocksén, representera SYLF i aktiviteten tillsammans med Emma Spak - Att undersöka möjligheten för någon ur styrelsen att delta i aktiviteten - Att, om någon ur styrelsen har möjlighet att delta, godkänna dennes deltagande i aktiviteten - Att slutgiltig avstämning om deltagande i aktiviteten sker med presidiet - Att låta Emma Spak representera SYLF i aktiviteten - Att låta de styrelsemedlemmar som närvarar vid FSL representera SYLF i aktiviteten f) Region Skåne stora likarättsdagen 23/10 Läkares administration - Inför Göran Stiernstedts besök Samtal med Göran Stiernstedt Säkerhetsnålen - Att låta Pär Näverskog och Kajsa Holmberg representera SYLF i aktiviteten 23 Styrelsen diskuterade frågor att ta upp med Göran Stiernstedt 24 Styrelsen samtalade med Göran Stiernstedt avseende dennes utredningsuppdrag. Diskussionen sammanfattades i en intern rapport för styrelsen. 25 Styrelsen diskuterade Säkerhetsnålen. - Att samarbeta med SKL kring Säkerhetsnålen - Att dela ut priset på SKL:s patientsäkerhetskonferens 23-24/9 - Att låta Emma Spak och Sara Lei representera SYLF i juryn
- Att uppdra åt Emma Spak att fortsätta diskussionen med SKL om formerna för Säkerhetsnålen - Att uppdra åt Emma Spak och Ann Abrahamsson att praktiskt hantera nomineringsanmodan på SYLF:s hemsida 26 Utvärdering av sammanträdet Styrelsen utvärderade sammanträdet. 27 Sammanträdets avslut Emma Spak förklarade sammanträdet avslutat. Justeras: Vid protokollet: Emma Spak, mötesordförande Kajsa Holmberg, utredningssekreterare