Styrelsemöte 2014-01-13 Telefonmöte 15.00 Närvarande: Jane, Göran, Olle, Anna-Lisa, Per Johan och Susanne. 1. Mötet öppnandes av Jane. 2. Jane valdes till mötesordförande, Susanne till sekreterare samt Per Johan till justeringsperson. 3. Dagordningen godkändes. Tillägg 9 E) Aktuella omval resp nyval till styrelsen. 4. Föregående mötesprotokoll. Inga tillägg av kommentarer vid genomgång. Aktuella uppföljningar från protokollet ingick i punkter upptagna i detta mötes dagordning. 5. Ekonomi A) Ekonomirapport: Anna fick förhinder att delta. Återkommer till nästa styrelsemöte. B) Medlemmar som inte betalt avgift för 2013 Anna har sänt ut påminnelser igen. För de som inte betalt inom angiven förfallodag kommer att tas bort från medlemsregistret och på sändlistan för EHSS-Nytt. Styrelsen delegerar beslutanderätten om medlemskap/distribueringen av aktuella nytillkomna medlemar till Göran och Anna. 6. Aktuellt från EHSS nätverk A) SNIS Jane kontaktar Anki om en kort årsberättelse inför årsmötet 2014. B) BEN Jane har haft kontakt med Jens. Jens har tagit fram en lista med personer som kan vara aktuella som efterträdare. Dessa personer ska tillfrågas om intresse. Jane har fortsatt kontakt med Jens ang detta. 7. EHSS Nytt
2(3) A) Lista på namn som redaktörerna kan intervjua - Anna-Lisa har sänt ut denna lista och går igenom denna på styrelsemötet. A-L kommenterar att även medlemmar kan vara aktuella att tillföra på listan. Intervju-ordning delegeras till redaktörerna. B) Feedback på senaste EHSS-Nytt (med tanke på att Niklas är ny som redaktör). Inga kommentarer har inkommit från styrelsen). C) Nästa nummer kommer ut i mars. 8. Hemsidan A) Produktutvärdering några företag har tidigare visat intresse men har inte återkommit till dags datum. B) CREE certifieringstexten (A Sundin). Göran har för några dagar sedan återigen kontaktat (mailat) Anders om text-uppdatering på hemsidan. Han har inte svarat ännu. Uppföljning på nästa styrelsemöte. 9. Årsmöte 7 april i Borås A) Kan alla medverka 6-7 april (fysiskt styrelsemöte 6/4 och årsmöte med seminarier 7/4) närvarande på styrelsemötet har informerat om att kunna deltaga. Fråga kommer att ställas även till icke närvarande styrelsemedlemmar. Inga från styrelsen har fn anmält förhinder att deltaga. B) Boende vem kan se vad som är bra och rimligt boende? Per Johan (Mölnlycke) och Anna-Lisa (Landvetter) kan ha 1-2 nattgäster vardera hos sig. Boende finns på ett vandrarhem i närheten av Per Johan (Folkhögskola). Fysiskt möte på söndagen den 6/4. Därefter gemensam middag (skaldjur) hos Per Johan. Organisatören av årsmötesdagen, Leif, kommer att bjudas in till denna kväll. C) Programmet kommentarer? - Studiebesök måste vara på företag ed i närheten av årsmötets lokaler. Ev aktuellt med 2 olika studiebesök som är parallellt. Man kommer att då få anmäla sig till dessa studiebesök. Uppföljning på nästa styrelsemöte. Lunchkuponger ska iordningställas. Broschyrer finns i tillräcklig mängd. Fler behöver inte tryckas upp fn. Tröjor ska tas med och användas av oss i styrelsen D) Boka resan Görs av respektive i styrelsen. Utlägg utbetalas via Anna enl rutin som finns. E) Aktuella omval resp nyval till styrelsen; Omval: Styrelse: Anna: Ok omval. Anna-Lisa: Ok omval, Susanne: Ok omval, Hillevi: ska tillfrågas. Återkommer.
3(3) Revisorer: Roland, revisor och Mats, suppl revisor: Christina tar kontakt med dem och frågar om intresse finns för omval. Valberedning: Anki och Lena. Jane tar kontakt och frågar om intresse finns för omval. Nyval: Ersättare till Jens. Valberedning återkommer. 10. Genomgång och uppföljning av EHSS strategiska mål Fortsättning från förra styrelsemötet A) Respektive ansvarsområde vad sätter ni för deadline? B) Behövs budget för genomförandet och i så fall hur mycket? Forts. Internt utvecklingsarbete/arbetsuppgifter: 29. Skapa LinkedIn-grupp: Christina 2014-02-28 inte budgeterat 30. Ta reda på förmånsbeskattning för medlemsavgifter: Anna Jane hör av sig till Anna - inte budgeterat. Uppföljning. 31. 80/20 för ideella föreningar hur förhåller vi oss: Anna inte budgeterat Jane hör av sig till Anna. Uppföljning. 32. Bättre sparränta på konto: Anna inte budgeterat Jane hör av sig till Anna. Uppföljning. 33. NES 2017: Christina och Jane - påbörjat Plats: Malmö-området. Förslag finns; Frostavallen, Höör. Lund (Hillevis arbetskamrater) har visat intresse att vara delorganisatör/hjälpa till. 34. Årsmöte 2014: Jane påbörjat (se tidigare not i protokollet) Arbetsuppgifter för att bistå NES: Vad skall göras; 35. Förslag på gemensam loga för alla konferenser: Niklas - pågående 36. Hur kan hemsidan formas: Göran/Christina pågående. Förslag 2 olika hemsidor. Fråga har inkommit om NES 2012:s hemsida ska kvarstå svar Ja, åtminstone ett år till. 37. Conference Application form: Göran/Christina Klart! 38. Conference Contract form: Göran/Christina Klart! 39. Skapa Gantt-schema över aktiviteter: Christina pågående 40. Kan vi ha en och samma konferensbyrå: Jane/Mette/Jakob pågående
4(3) 41. Leda arbetet med Easy the Burden : Jane pågående 42. Se över användbara grupper på LinkedIn (IEA): Christina/Jane pågående. 29-30/3 är det NES-möte i Stockholm. Inför detta möte kommer Christina och Jane kartlägga de ergonomics-relaterade grupperna som finns och är aktiva. Inför årsmötet den 7/4 ska en genomgång av de olika projekten skett i avseende budgetering (samt fortskridning). 10. Aktuellt från NES Linda och Christina går igenom och planerar för pilotprojektet Samverkan med IEA. 11. Aktuellt från FEES Beslut taget på styrelsemötet att EHSS ska avsluta sitt medlemskap i FEES. En revideering av stadgarna ( 5) kommer att ske där det näms utgång ur FEES. 12. Aktuellt från IEA Inget nytt har tagits upp. 13. Aktuellt från SIS/TK 380 Ergonomi Helena Franzon, som är representant nu, kommer at kliva av ca mars 2014 (fram tills ersättare finns). EHSS representant i SIS TK 380 utses av styrelsen. Mötena hålls i Stockholm och man behöver kunna vara på plats. Förslag på beskrivning av uppdrag (Helena F): Vara EHSS representant i den svenska kommittéen för ergonomi SIS/TK 380 Ergonomi och medverka till att arbeta fram, påverka och rösta på internationella ergonomistandarder som sedan blir svenska standarder. Eventuellt representera Sverige och kommitteen på internationella möten. Medverka på två nationella möten per år (varje möte är en halvdag vardera ett på våren och ett på hösten). Säkerställa att EHSS i början av varje år skickar in sin ansökan om finansiellt bidrag för deltagande i SIS/TK 380 till SKArådet (ordf). Vara länken mellan SIS/TK 380 och övriga medlemmar i EHSS och säkerställa att information, kompetens och erfarenheter inom standardiseringen förs vidare till EHSS medlemmar (via hemsidan och i EHSS-nytt). Åsikter som framkommit ang planering och beskrivning av uppdraget: - Uppdraget ska beskrivas i er verksamhetsbeskrivning på ett tydligare sätt.
5(3) - Det bör vara ett krav att det är en medlem i styrelsen som är representant till SIS/TK 380. - Punkt på agendan vid styrelsemöten. Otillräckligt ur många aspekter att endast informera via mejl till gruppen. Informationsmängden behöver dock sållas innan styrelsen får den presenterad muntligt. - Hur aktiv behöver man vara som representant? Tidigare deltagaraktivitet har varit 2 möten/år. Aktivitet i övrigt; skickat all information vidare till styrelsen, sammanställt svar på remiss vid något enstaka tillfälle. - Ordförande har ansvarat för ansökan till SKA-rådet, kan ev läggas över på representant i framtiden. - Representant bör inför styrelsemöten hjälpa till att sålla information och informera om när det är för gruppen viktiga remisser. Styrelsen skulle ha en mer aktiv roll i remissbesvarande. Det är ett bra sätt att påverka. - Tillföra SIS/TK 380 egen kompetens och samlad kompetens inom EHSS gällande ergonomi. - Samla åsikter bland EHSS medlemmar gällande standardiseringsarbeten och föra dem vidare till SIS/TK 380. - Vara EHSS representant för SIS/TK 380 - Projektledare. 14. Övriga frågor Rev stadga ang FEES och avslutat medlemskap. A) Wikipedia vad tycker vi om vad som står där och Ska/hur ska vi agera? B) Se tidigare punkter ang önskemål om att överlåta aktivitetet till någon annan (BEN, SIS/TK 380, Omval/inte kvarstå som styrelsemedlem inför årsmötet). C) Kort info från Jane: Alla protokoll from oktober 2013 ska samtliga gå igenom kontrollera om något inte stämmer. Hör av er om det är något som ska revideras. D) nästa möte: februari 2014. Gå ut via Doodle med förslag på datum. 15.00 Telemöte. Önskemål om att använda headset med avstängningsfunktion vid möten då bakgrundsljud stör telemötet. 15. Mötets avslutande Vid tangentbordet Justeras
Susanne Glimne Per Johan Pettersson Justerat PJP 6(3)