2016-05-10 Version 2. Detta är en preliminär version av en guideskrift. Guideskriften kommer att omarbetas på basis av synpunkter. Synpunkter på guideskriften tas tacksamt emot! Nästa publicering är planerad till sommaren 2016. Slutgiltig publicering är planerad till december 2016. Att samstyra digitala resurser en guide för bättre samverkan Göran Goldkuhl 1, Annie Röstlinger 1, Anders Persson 1,Owen Eriksson 2 1 Institutionen för Ekonomisk och Industriell utveckling, Linköpings universitet 2 Institutionen för Informatik och Media, Uppsala universitet Sammanfattning: RESONANS-projektet bedrevs i nära samverkan mellan Linköpings universitet, E- delegationen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Ekonomiskt stöd erhölls från VINNOVA. Projektfokus har varit offentliggemensamma digitala resurser, dvs sådana ITresurser som berör flera offentliga förvaltningar. Projektet har drivits av frågor som: Hur sker samstyrning av sådana digitala resurser? Vilka möjligheter och restriktioner finns i samanvändning av digitala resurser? Inom projektet har en bred kartläggningsstudie genomförts över olika offentliggemensamma initiativ. Huvudparten av projektet har utgjorts av diagnostiska fallstudier av utvalda offentliggemensamma digitala resurser. Vi har studerat digitala resurser av olika typer (gemensam webbplats, gemensamma komponenter i webbplatser, gemensamma/likartade back-office system, informationsytbyte mellan förvaltningar). Följande åtta digitala resurser har studerats: 1177 Vårdguiden, ekonomiskt bistånd, e-recept, gemensam gymnasieantagning i Stockholms län, kommunala e-tjänsteplattformar, Ladok, Mina meddelanden/min myndighetspost, verksamt.se. Denna rapport presenterar, på basis av genomförda fallstudier, ett förslag till en guide för samstyrning och strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser i offentlig sektor. Guiden är avsedd att användas 1) vid utveckling eller förändring av en digital resurs (och då inom en strategisk planering av den digitala resursen), 2) vid översyn av styrningen av en digital resurs, 3) vid utvärdering av en digital resurs. Guiden består av begrepp, tänkesätt/perspektiv samt principer och förslag på lämpliga tillvägagångssätt (bl.a konkretiserat genom frågor att ställa) vid samstyrning och strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser. En principiell differentiering görs mellan styrformer (medel för styrning) och styrbarhetsdimensioner (aspekter hos digitala resurser att adressera vid samstyrning). Guiden behandlar fyra styrformer och sex styrbarhetsdimensioner: Styrformer: Normativ styrning (mål och värden), regulativ styrning (regelverk), ekonomisk styrning (finansiering och kostnads-/nyttofördelning), organisatorisk styrning (roll-/ansvarsfördelning mellan arrangörer). Styrbarhetsdimensioner: En relationell dimension avseende användare (användarroller och relationer), en performativ om verksamhetsprocesser och digital funktionalitet, en semantisk om språkbruk (begriplighet och precision), en interaktiv om digitala möten och användargränssnitt, en arkitektonisk om samband mellan digitala resurser/komponenter i digitala landskap samt en teknisk om utnyttjande av teknologier.
Innehåll 1 Inledning... 1 1.1 Samstyrning av digitala resurser... 1 1.2 RESONANS-projektet... 1 1.3 Syfte och målgrupper... 3 2 Offentliggemensamma digitala resurser... 6 2.1 Samstyrning och samanvändning av digitala resurser... 6 2.2 Fyra typer av offentliggemensamma digitala resurser... 7 2.3 Styrning av digitala resurser: styrformer och styrbarhetsdimensioner... 12 2.4 Tio kvalitetsdimensioner av digitala resurser... 13 2.5 Digitala resurser som bärare av externa verksamhetsförutsättningar... 18 3 Hur organisera samstyrning ägande och intressentsamverkan... 21 3.1 Perspektiv och begrepp... 21 3.2 Översikt... 22 3.3 Arrangörer... 22 3.4 Ägandeformer... 23 3.5 Samverkansformer... 24 3.6 Anslutning och avveckling av intressenter... 24 3.7 Guidesammanfattning... 25 4 Hur målstyra digitala resurser... 27 4.1 Perspektiv och begrepp... 27 4.2 Översikt... 30 4.3 Relevanta mål... 30 4.4 Balanserade mål... 30 4.5 Gemensamgjorda mål... 31 4.6 Uppföljning... 32 4.7 Guidesammanfattning... 32 5 Hur hantera regulativa utmaningar för digitala resurser... 34 5.1 Perspektiv och begrepp... 34 5.2 Översikt... 35 5.3 Regulativa förutsättningar... 35 5.4 Regulativa konflikter och oklarheter... 36 5.5 Regulativ realisering i digital resurs... 38 5.6 Förslag om förbättrade regelverk... 38
5.7 Guidesammanfattning... 39 6 Hur realisera informationsekonomisk styrning... 40 6.1 Perspektiv och begrepp... 40 6.2 Översikt... 41 6.3 Informationsbehov och informationstillgång... 42 6.4 Nyttor... 42 6.5 Investeringskostnader och finansiering... 44 6.6 Kontinuitetskostnader och finansiering... 45 6.7 Guidesammanfattning... 46 7 Hur ordna för användare av den digitala resursen... 48 7.1 Perspektiv och begrepp... 48 7.2 Översikt... 49 7.3 Användare... 50 7.4 Tillgänglighet och säkerhet... 51 7.5 Aktörstydlighet... 52 7.6 Guidesammanfattning... 52 8 Hur forma verksamhetsprocesser och digital funktionalitet... 54 8.1 Perspektiv och begrepp... 54 8.2 Översikt... 62 8.3 Grundläggande digital funktionalitet... 62 8.4 Digitaliserade verksamhetsprocesser... 63 8.5 Guidesammanfattning... 64 9 Hur uppnå begriplighet och precision hos digitala informationsresurser... 65 9.1 Perspektiv och begrepp... 65 9.2 Översikt... 68 9.3 Digitalt burna beskrivningar... 68 9.4 Digitaliserade verksamhetsspråk... 69 9.5 Guidesammanfattning... 70 10 Hur organisera och forma digitala möten... 72 10.1 Perspektiv och begrepp... 72 10.2 Översikt... 75 10.3 Hur hitta rätt och göra rätt i den digitala resursen... 75 10.4 Hur hitta till och från den digitala resursen... 76 10.5 Guidesammanfattning... 76
11 Hur forma digitala landskap... 78 11.1 Perspektiv och begrepp... 78 11.2 Översikt... 81 11.3 Befintligt digitalt landskap... 81 11.4 Strategisk design av digitalt landskap... 82 11.5 Guidesammanfattning... 82 12 Hur utnyttja teknologier... 84 13 Slutord... 85 Referenser... 86
1 Inledning 1.1 Samstyrning av digitala resurser Svensk e-förvaltning befinner sig i ett mycket dynamiskt och expansivt skede. Det sker mycket utvecklings- och förändringsarbete på lokal nivå inom enskilda myndigheter, regioner/landsting och kommuner. Detta görs ofta med utgångspunkt i de övergripande e- förvaltningsmålen enklare, öppnare och effektivare (E-delegationen, 2011; SKL, 2011; Näringsdepartementet, 2012). Förutom lokala insatser så förekommer också många gemensamma och övergripande satsningar. Flera sådana insatser har skett i E-delegationens regi, men det finns också insatser, som t.ex samverkans- och samordningsprojekt mellan olika myndigheter. Inom kommunsektorn finns flera kommungemensamma initiativ genom SKL (CeSam), föreningen Sambruk samt genom olika regionala kommunorganisationer. Inom landsting/regioner sker, bl.a genom Inera, viktiga gemensamma utvecklingsinsatser. Förvaltningsövergripande insatser kan gälla hur olika förvaltningar ska samverka effektivare genom digitalt informationsutbyte, dvs hur man ska på smarta sätt ska utbyta information mellan förvaltningar genom att koppla samman olika IT-system. Förvaltningsövergripande insatser kan också gälla större gemensamma digitala resurser, som t.ex gemensamma webbplatser eller gemensamma back-office system. Den svenska förvaltningsmodellen med relativt självständiga myndigheter och självstyrande kommuner utgör en viktig förutsättning för utvecklingen av svensk e-förvaltning. Denna styrmodell innehåller dock stora utmaningar för att få till stånd en effektiv styrning av förvaltningsövergripande IT-insatser (E-delegationen, 2013d). Digitaliseringen medför både krav på och möjligheter med ökad samordning och samnyttjande. SKL (2011) identifierar i sin Strategi för e-samhället just samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner samt landsting/regioner som en central framgångsfaktor för digitalisering av offentlig förvaltning. Detta gäller förutsättningar för intern effektivisering i statliga myndigheter, kommuner och landsting/regioner, men också möjligheterna att skapa nytta för medborgare och företag. Just kring hantering av medborgares och företags livssituationer har den svenska förvaltningsmodellen sina främsta svårigheter (E-delegationen, 2013d). Detta syns även indirekt genom EU-benchmark (EU, 2013) där Sverige når en hög placering för företagande inom livssituationen starta företag men mediokra resultat för livssituationen förlora och hitta jobb. Utmaningar för att förbättra styrningen inbegriper hur man kan/ska/bör organisera och finansiera såväl utvecklingsarbete som förvaltning av utvecklade IT-resurser. Det finns särskilt stora utmaningar i samverkan mellan statlig, regional och kommunal nivå. 1.2 RESONANS-projektet Med utgångspunkt i ovanstående styrnings- och kunskapsbehov bedrevs FoU-projektet RESONANS 1 under 2014. Detta projekt leddes av Linköpings universitet (Forskningsgruppen 1 Projektets officiella namn var Former för utveckling och förvaltning av offentliggemensamma digitala resurser. Vi har använt akronymen RESONANS som projektbenämning. RESONANS står för digitala RESurser i OffeNtlig sektor samanvändning och Samstyrning. 1
VITS vid Institutionen för Ekonomisk och Industriell utveckling) och bedrevs i nära samverkan med E-delegationen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Uppsala universitet. Projektet finansierades av VINNOVA. RESONANS-projektets övergripande syfte var att bidra till en samlad kunskapsutveckling om former för utveckling och förvaltning av offentliggemensamma digitala resurser. Vi önskade åstadkomma en mer samlad bild av vad som pågår, vad som uppnåtts, vilka svårigheter som man mött och hur dessa har hanterats, vilka förebildliga lösningar som finns och vad man kan lära av detta. Vi formulerade två sammanhängande mål för kunskapsutveckling i RESONANS-projektet: 1. Ett kartläggande och diagnostiskt kunskapsmål: Ökad kunskap om olika satsningar på offentliggemensamma digitala resurser och vilka former som tillämpas för dess utveckling och förvaltning. Identifiering och värdering av strategier och taktiker för hantering av svårigheter och utmaningar avseende offentliggemensamma digitala resurser. 2. Ett framtidssyftande och normativt inriktat kunskapsmål: Ökad kunskap om lämpliga former för utveckling och förvaltning av offentliggemensamma digitala resurser. Dessa mål har realiserats genom en kartläggningsstudie (Persson & Bredenwall, 2015) åtta fallstudier av digitala resurser en jämförande tväranalys av genomförda fallstudier (Goldkuhl m.fl, 2014) Den stora delen av RESONANS-projektet har bestått av genomförande av åtta fallstudier av offentliggemensamma digitala resurser. Följande digitala resurser har studerats och dokumenterats i fallstudierapporter: Ladok (Eriksson, 2015a) E-recept (Eriksson, 2015b) Ekonomiskt bistånd (Eriksson & Goldkuhl, 2015) Gemensam gymnasieantagning (Persson & Eriksson, 2015) Mina meddelanden/min myndighetspost (Röstlinger & Goldkuhl, 2015a) Plattformslösning för kommunala e-tjänster (Persson & Röstlinger, 2015) Verksamt.se (Goldkuhl & Röstlinger, 2014) 1177 Vårdguiden (Röstlinger & Goldkuhl, 2015b) Dessa olika fallstudier utgjorde underlag för den formella slutrapporten från RESONANS (Goldkuhl m.fl, 2014) där vi genomförde en flerdimensionell och jämförande tväranalys. Vi identifierade och analyserade olika svårigheter och utmaningar vid samstyrning och samanvändning av stora digitala resurser i offentlig sektor. RESONANS slutrapport har därmed ett redovisande och analyserande syfte vilket främst motsvarar det diagnostiska kunskapsmålet som angavs ovan. Den här presenterade rapporten ( RESONANS guide ) har ett mer normativt och framtidsinriktat syfte (beskrivs utförligare i avsnitt 1.3 nedan). Det motsvarar då främst det andra kunskapsmålet angivit ovan. På basis av genomförda fallstudier och tväranalys har vi i denna rapport formulerat förslag på hur samstyrning av digitala resurser kan ske på ett mer effektivt sätt. Arbetet med guiden har efter RESONANS tagits vidare i det nya projektet Vägledning för samstyrning och strategisk kvalitetssäkring 2
av digitala resurser i offentlig sektor (RESONANS guide). Detta projekt 1 arbetar med vidareutveckling av guiden. Två empiriska delprojekt stödjer arbetet med guiden: 1) en pilottillämpning där guiden används för utvärdering av en digital resurs och 2) workshops med fokusgrupper av kvalificerade praktiker som granskar och värderar guiden. 1.3 Syfte och målgrupper Skriftens syfte: En guide för samstyrning av digitala resurser Denna skrift syftar till att ge guide för styrning av digitala resurser i offentlig sektor. Särskilt fokus är på samstyrning av digitala resurser, dvs hur olika förvaltningar tillsammans styr digitala resurser. Sådana digitala resurser kan beskrivas som offentliggemensamma digitala resurser 2. De utgör en gemensam digital angelägenhet för olika förvaltningar. Bättre styrning syftar förstås till att skapa bättre digitala resurser och bättre samanvändning. Denna guide har ett direkt ursprung i RESONANS-projektets empiriska studier (se avsnitt 1.2 ovan för översikt). Vi har i första hand använt de iakttagelser och lärdomar som vi fått genom att studera de olika digitala resurserna i RESONANS-projektet. Vi har förädlat och bearbetat lärdomar från RESONANS-studierna till att bli förslag och råd för bättre samstyrning. Detta innebär att vi tar steg från vad sker och varför sker detta (beskrivet i slutrapporten) till hur gå tillväga i denna guide för samstyrning. Vår ambition har inte varit att skriva en fullständig guide för styrning av digitala resurser, utan vi har en tydlig begränsning i att omvandla våra empiriska observationer och analyser till en styrningsguide. Vår avsikt är att ge råd med grund i den empiri som vi insamlat och analyserat i RESONANS-projektet. Det finns mer att säga om samstyrning av digitala resurser i offentlig sektor än vad som står här. Vad menas med guide? En guide för samstyrning av digitala resurser syftar till att vara normativ och vägledande. Den bidrar med råd och förslag på tillvägagångssätt för bättre samstyrning av digitala resurser i offentlig sektor. Guiden har fokus på användbar kunskap, dvs kunskap som ska ge nytta för personer som utför och deltar i strategisk styrning av offentliggemensamma digitala resurser. Guiden innehåller Klargörande av viktiga begrepp för att förstå och agera. Tänkesätt och perspektiv vid styrningsanalys (vad man bör tänka på, vad man bör uppmärksamma). Principer, råd och förslag på lämpliga tillvägagångssätt vid samstyrning. Viktiga frågor att ställa i samstyrning. Fallgropar som bör undvikas. 1 Projektet beskrivs utförligare i Goldkuhl & Röstlinger (2015). Det bedrivs med ekonomiskt stöd från VINNOVA och Linköpings universitet. 2 Dessa begrepp förklaras i kapitel 2 nedan. 3
Målgrupper Med denna skrift vänder vi oss till praktiker inom e-förvaltning som t.ex policymakare, beslutsfattare, strateger, verksamhetsarkitekter/it-arkitekter, olika slags designers och systemförvaltare. När ska guiden användas? Detta är en guide för styrning, och inte en detaljerad metodhandbok för utveckling av digitala resurser. Det handlar om att ge råd och vägledning hur göra en strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser: Vilka strategiska ställningstaganden som behöver göras avseende den digitala resursen och dess styrning och samverkan. Guiden syftar till att befrämja strategisk analys och dialog, och är inte avsedd att fungera som designmetod 1. Grundidén är att befrämja samstyrning, dvs hur olika aktörer ska samverka och kommunicera i/om styrning och strategisk utveckling. När tänker vi oss att guiden ska användas? I vilka situationer är dessa guideprinciper tillämpliga, dvs när kan guiden ge stöd? Guiden kan användas i samband med: 1) Utveckling eller förändring av en digital resurs (och då inom en strategisk planering av den digitala resursen). 2) Översyn av styrningen av en digital resurs. 3) Utvärdering av en digital resurs. Situation 2 och 3 är således inte drivna av någon primär avsikt att förändra aktuell digital resurs. Kunskap från dessa situationer kan dock föranleda en senare förändring av den digitala resursen. Vi vill påpeka att det är viktigt med en situationsanpassad tillämpning av guiden, dvs alla nedan beskrivna moment ska inte uppfattas som obligatoriska att tillämpa. En klok användning av guiden innebär att man tar ställning till vilka moment som bidrar till värdefull kunskap och utelämnar sådana som inte anses ge något viktigt bidrag i den aktuella situationen. Eftersom vi inte beskrivit detta som en metod (med ordnade metodsteg) behöver man ta ställning till lämplig ordning mellan olika moment. Man behöver också ta ställning till vilka ytterligare strategiska analyser som kan behöva göras utöver dem som beskrivs denna guide. Uppläggning Denna skrift har följande uppläggning: Efter detta inledningskapitel följer ett kapitel med centrala begrepp. Guiden är uppdelad i tio dimensioner. I de empiriska RESONANSstudierna tillämpade vi sju dimensioner. I det nya projektet RESONANS guide har vi vidareutvecklat de sju dimensionerna från RESONANS-studierna till tio dimensioner. Detta bygger på en differentiering i fyra styrformer och sex styrbarhetsdimensioner vilket vi beskriver i avsnitt 2.3-2.4 nedan. Vi har beskrivit varje (styrnings)dimension i ett eget kapitel vilket då ger tio kapitel (kapitel 3-12). Varje dimensionskapitel inleds med viktiga perspektiv och begrepp som innebär hur tänka avseende aktuell dimension. Sedan är kapitlet indelat i 1 Det resultat som skapas genom en strategisk kvalitetssäkring enligt denna guide bör dock utgöra ett direkt underlag för designarbete. 4
olika moment som innehåller vägledande frågor/uppgifter. Varje kapitel avslutas med en guidesammanfattning. Skriften avslutas med slutord i kapitel 13. 5
2 Offentliggemensamma digitala resurser 2.1 Samstyrning och samanvändning av digitala resurser Denna guide handlar om samstyrning av digitala resurser i offentlig sektor. Vi använder begreppet digital resurs för att täcka flera olika typer av informationstekniska resurser som t.ex verksamhetssystem, webbplatser, tekniska förmedlingstjänster, standardkomponenter i olika IT-resurser. I avsnitt 2.2 nedan beskrivs fyra typfall av digitala resurser som kan kräva samstyrning. Med begreppet digital resurs avser vi sådan digitalt representerad information och mjukvara som i något avseende kan ses som en samlad resurs och som därmed kräver särskild styrning vad gäller utveckling, drift och förvaltning. Digital resurs är ett flexibelt begrepp som kan användas för digitala företeelser av olika slag och av olika omfattning. Det kan utgöras av sådant som man kallar för IT-system, IT-komponenter, digitala tjänster eller andra liknande företeelser. Begreppet kan appliceras på olika nivåer; en (större) digital resurs kan i sin tur bestå av en samling av (mindre) digitala resurser. En digital resurs är vad som en betraktare uppfattar är meningsfullt att se som en resurs i något användningssammanhang. I vilka lägen krävs samstyrning av digitala resurser? Det är när sådana digitala resurser ses som en gemensam angelägenhet för flera offentliga förvaltningar. Man kan då tala om offentliggemensamma digitala resurser. Vi använder begreppet förvaltning i denna skrift och syftar då på statliga myndigheter, regioner/landsting (eller delar därav) eller kommuner (eller därav). I figur 1 har vi beskrivit den digitala resursens styrnings- och användningssammanhang. Vi använder begrepp som styra, utveckla, förvalta och använda även om gränsdragningar mellan dessa inte alltid behöver vara kristallklara. Med begreppet styra betonas strategiska beslut om den digitala resursen. Med begreppen utveckla och förvalta betonas det konkreta utförandet av förändringsinsatser avseende den digitala resursen. Även inom utveckling och förvaltning förekommer beslutsfattande, men här handlar det om mer konkreta designbeslut. Som samlingsbegrepp för styra, utveckla och förvalta används begreppet arrangera. Beträffande roller skiljer vi mellan arrangörer och användare av digitala resurser. Arrangörer är de som deltar i styrning och utveckling/förvaltning av den gemensamma digitala resursen, dvs de som beslutar om och ansvarar för den digitala resursens funktionalitet och användningsområden. Användare är de som nyttjar den digitala resursen, som informationsleverantör och/eller informationskonsument. Av figur 1 framgår att det kan finnas förvaltningar som 1) bara är arrangörer, 2) bara är användare och 3) är både arrangörer och användare. Samstyrning innebär att flera förvaltningar är delaktiga som arrangörer av den aktuella digitala resursen. För samstyrning krävs att förvaltningar samverkar och kommer överens i styrning av den digitala resursen. Samanvändning innebär att det finns flera förvaltningar som är delaktiga användare av den digitala resursen (som informationsleverantör och/eller informationskonsument). 6
Förvaltning (Arrangör & användare) Arrangera: Styra & utveckla/ förvalta Förvaltning (Arrangör ) Förvaltning (Användare/ informationsleverantör) Digital resurs Förvaltning (Användare/ informationskonsument) Externa användare (medborgare, företagare) Figur 1. Samstyrning och samanvändning av offentliggemensamma digitala resurser I figur 1 har vi också angett att det kan förekomma externa användare såsom medborgare i olika roller. Detta kan vara i roller som privatpersoner eller som företrädare för företag eller andra organisationer. I denna skrift använder vi i första hand begreppet medborgare för de externa användarna av digitala resurser. Det finns andra begrepp, som t.ex invånare eller privatpersoner, som också kan användas. Vi använder begreppet medborgare, som ofta används i samband med e-förvaltning, på ett inklusivt sätt. Vi exkluderar inte någon kategori av tänkbara externa användare. 2.2 Fyra typer av offentliggemensamma digitala resurser Det finns ett stort behov bland myndigheter att dela information med varandra; t.ex en förvaltning kan behöva få information från en annan förvaltning i samband med handläggning av ärenden. Detta kallas ofta för digital samverkan (E-delegationen, 2013ab). Begreppet samverkan är här fokuserat på digitalt informationsutbyte. Det finns dock även andra samverkansbehov kring digitala resurser. Ibland samverkar förvaltningar via gemensamma webbplatser eller genom att utnyttja gemensamma IT-komponenter av något slag. Samverkan genom sådant gemensamt samnyttjande innebär ofta att något digitalt informationsutbyte inte sker mellan förvaltningarna, utan samverkan utförs istället kring den gemensamma digitala resursen. I RESONANS har vi fokuserat olika typer av samverkan mellan förvaltningar vad gäller hantering av gemensamma digitala resurser. Vi har skiljt mellan front-office och back-office som två kategorier av digitala resurser. Denna indelning har gjorts för att betona att vissa digitala resurser (front-office) är avsedda att användas direkt av externa användare (medborgare i olika roller), medan vissa digitala resurser (back-office) är avsedda för internt bruk inom förvaltningar (endast av dess anställda). Vi presenterar nedan fyra grundläggande typer av samverkanssituationer avseende gemensamma digitala resurser: Gemensam webbplats Gemensamma digitala komponenter i webbplatser 7
Informationsutbyte mellan förvaltningar Gemensamma/likartade IT-system De två första är av front-office karaktär och de två sista är av back-office karaktär. Vi beskriver dessa olika samverkanssituationer nedan. Gemensam webbplats Det finns många livssituationer för medborgare som överskrider det som en enskild förvaltning svarar för i form av information och tjänster (Haraldsen m.fl, 2004; E-delegationen, 2013c). Sådana livssituationer beskrivs även som en central del av målbilden i Regeringens strategi för en samverkande statsförvaltning genom att detta bör vara utgångspunkten för utformningen av tjänster (Näringsdepartementet, 2012). Denna inriktning har även arbetet inom EU tagit, inte minst genom att den periodiskt återkommande benchmarkundersökningen som genomförs på EU-kommissionens uppdrag numera tar sin utgångspunkt i ett antal livshändelser 1 (EU, 2013). Det har därför uppstått behov av förvaltningsövergripande webbplatser 2 med information och tjänster från flera förvaltningar. Exempel på sådana gemensamma webbplatser är företagarsajten verksamt.se, körkortsportalen och sjukvårdsrådgivningen 1177.se. En sådan webbplats 3 blir då en gemensam digital angelägenhet för flera förvaltningar (figur 2). Förvaltning 1 Förvaltning 2 Gemensam webbplats ITsystem ITsystem Externa användare Figur 2. Gemensam webbplats Gemensamma webbplatser är exempel på front-office funktioner och utgör då en gemensam digital resurs för medverkande förvaltningar. Det krävs samverkan mellan inblandade förvaltningar för styrning och hantering av en sådan digital resurs. Vi exemplifieringar med några strategiska frågeställningar för vilka krävs en medveten samstyrning. Hur framträder 1 Denna undersökning genomförs av Cap Gemini på EU-kommissionens uppdrag och tar numera sin utgångspunkt i de tre livshändelserna Starta företag, Förlora och hitta jobb samt Studera. 2 Detta realiseras ofta i form av sk portaler (Haraldsen m.fl, 2004); kan också kallas one-stop government (Wimmer, 2002). 3 Vi använder begreppet webbplats på ett inklusivt sätt, täckande såväl traditionella webblösningar som distribution via mobila kanaler. 8
och syns olika förvaltningar på den gemensamma webbplatsen (Goldkuhl m.fl, 2010)? Hur vet en extern användare vilken förvaltning som man interagerar med på olika ställen av webbplatsen? En gemensam webbplats innebär att olika slags information och tjänster är samplacerade och åtkomliga för användare på ett ställe. Detta behöver inte betyda att någon direkt integration av tjänster har uppnåtts utan det kan vara begränsat endast till samplacering. Det finns dock strävanden och målbilder att uppnå en högre grad av integration av olika tjänster från olika förvaltningar i samma webbplats (Layne & Lee, 2001; Klievink & Janssen, 2009; Goldkuhl m.fl, 2010; 2012; E-delegationen, 2013c). Hur kan tjänster relaterade till olika förvaltningar integreras på en gemensam webbplats så att den externa användaren upplever dem som en sammanhållen digital tjänst? Olika delar av den gemensamma webbplatsen kan samverka med förvaltningars interna IT-system (t.ex ärendesystem), vilket innebär en särskild styrningsproblematik. Gemensamma digitala komponenter i webbplatser Olika förvaltningars webbplatser kan innehålla vissa digitala komponenter som är gemensamma. Ett exempel är samma legitimeringstjänst som används av flera förvaltningar. Andra exempel är olika e-tjänster inom kommuner, som då kan bygga på externa leverantörers standardiserade IT-lösningar. Sådana digitala standardkomponenter kan då bli inbäddade delar i förvaltningars webbplatser (figur 3). Dessa gemensamma digitala komponenter kommer att vara en gemensam digital resurs som delas av flera förvaltningar. En särskild utmaning är att få den inbäddade digitala komponentens gränssnitt att harmoniera med det övriga användargränssnittet i aktuella webbplatser. Förvaltning 1 Förvaltning 2 DK Att styra och förvalta en gemensam webbplats innehåller särskilda utmaningar. Det kan t.ex vara svårt att ha samma målbild vad gäller den gemensamma webbplatsen. Det kan också vara svårt för olika förvaltningar att gå i takt med varandra vad gäller olika utvecklingsinsatser. Webbsystem Webbsystem DK Externa användare Externa användare Figur 3. Gemensamma och inbäddade digitala komponenter ( DK ) i olika digitala resurser (webbplatser/front-office) Att utnyttja gemensamma digitala komponenter (t.ex e-tjänster) från externa leverantörers system/plattformar innebär särskilda utmaningar. Förutom utmaningen att lyckas integrera den digitala komponenten i den egna digitala miljön (som webbplats, interna ärendesystem) så finns frågor hur man kan påverka den externa leverantören att göra anpassningar samt hur man i utvecklingsarbete kan samverka med andra förvaltningar med likartade behov. 9
Informationsutbyte mellan förvaltningar När det finns någon digital kommunikation mellan förvaltningar (figur 4) så finns också en offentliggemensam digital angelägenhet. Om det bara är två enskilda förvaltningar som utbyter information så är förmodligen styrning och samordning relativt enkel att utföra. Men ju fler förvaltningar som är involverade, dess då mer komplex blir situationen och särskilda krav på organisering av digital utveckling och förvaltning ställs. Det finns många fall där t.ex den samlade kommunsektorn har kommunikationsbehov med en eller flera förvaltningar. Inom regioner/landsting finns många exempel på informationsutbyten mellan olika vårdgivare samt mellan vårdgivare och myndigheter. Förvaltning 1 Förvaltning 2 Begäran Leverans ITsystem ITsystem Figur 4. Informationsutbyte mellan förvaltningar Informationsutbytet har sin grund i att en förvaltning (1) behöver information som finns hos en annan förvaltning (2). Vanligtvis innebär detta att den andra förvaltningen har information i sina register som den första förvaltningen behöver tillgång till. Det digitala informationsutbytet kan ske på olika sätt. Ibland kan det vara maskin-till-maskin, dvs en direkt kommunikation mellan IT-system på olika förvaltningar. I vissa fall kan det vara människa-till-maskin, vilket innebär att det är personer på en förvaltning som via ett användargränssnitt hämtar information från ett IT-system på annan förvaltning. Gemensamma/likartade system Som framgått ovan finns exempel på gemensamma webbplatser eller webbkomponenter. Här samverkar förvaltningar om front-office lösningar, dvs det handlar om att förvaltningar på något likartat eller standardiserat sätt samspelar med externa användare (medborgare, företag). Det finns emellertid flera exempel på likartade digitala funktioner i förvaltningars interna verksamheter (back-office). Det är särskilt tydligt inom kommuner och regioner/landsting. Inom dessa organisationer bedrivs en likartad verksamhet med samma grunduppdrag och regelverk i botten. Samma typ av verksamhet innebär att det är möjligt och lämpligt att använda IT-system som är likartade eller t.o.m gemensamma (figur 5). Det kan handla om ärendesystem eller andra typer av sk verksamhetssystem. Inom ett sakområde inom kommunsektorn kan det finnas ett antal standardiserade ITsystem från olika leverantörer. Förvaltningar som använder samma system från en leverantör kommer därmed ha delvis gemensamma digitala resurser. De kommer använda samma typ av digital resurs genom att de använder samma mjukvara. Informationsinnehåll i eventuella register kommer förstås att variera mellan förvaltningarna, varför man inte kan säga att de digitala resurserna är fullständigt gemensamma. 10
Inom samma sakområde kan det, som sagt, finnas olika standardsystem från olika leverantörer. Även om dessa system är skilda vad gäller teknik och har viss variation i utformning av funktionalitet, så finns det ändå förmodligen en stor överlappning vad gäller funktionalitet och registerstrukturer i dessa digitala resurser. Det finns förstås samma nationella regelverk i botten; eventuellt tillkommande lokala regelverk kan innehålla viss variation. Även om det finns viss variation i teknisk realisering genom olika IT-system inom ett kommunalt sakområde, kan man ändå tala om digitala resurser av likartat slag. Förvaltning 1 IT-system IT-system Förvaltning 2 (back-office) (back-office) Figur 5. Samma grundsystem eller likartade system (back-office) i olika förvaltningar Inom kommunsektorn finns en ökande insikt om behoven att styra och samordna den totala kommunala IT-portföljen. Detta sker bl.a mot bakgrund av besvärliga inlåsningar i befintliga system och svårigheter för enskilda kommuner att styra över sina egna digitala resurser. Det förekommer också många mellankommunala initiativ för att utveckla gemensamma ITsystem, med eller utan IT-leverantörers stöd. Inom landstingssektorn har gemensamma satsningar förekommit under en längre tid och man har här kommit betydligt längre än inom kommunerna. Även inom statlig sektor finns vissa gemensamma verksamhetsfunktioner som motiverar en samfälld styrning av digitala resurser av back-office karaktär. Gemensamma digitala resurser Vi har ovan gått igenom fyra typer av gemensamma digitala resurser, som representerar fyra typfall av samverkanssituationer. Det är olika aspekter av digitala resurser som är gemensamma för förvaltningar i dessa olika typfall. I en gemensam webbplats är det just den digitala informationsplatsen som är det primärt gemensamma. Olika förvaltningar använder sig av en gemensam digital plats. På denna informationsplats kan det finnas samordnade informationsresurser, dvs information som vänder sig till medborgare och som flera förvaltningar tillsammans står bakom. Vissa informeringstjänster kan således vara gemensamma. Det kan finnas integrerade insändnings- eller visningstjänster som är gemensamma för flera förvaltningar. Förvaltningar delar därmed sådan digital funktionalitet. Även om vissa förvaltningars digitala tjänster inte är integrerade utan endast samplacerade på den aktuella informationsplasten, kan man ha arrangerat dessa digitala tjänster på ett likartat sätt. Sådana gemensamt arrangerade tjänstetyper utgör därmed också ett gemensamt digitalt element. Det andra typfallet utgörs av gemensamma digitala komponenter i webbplatser. Här är det just dessa standardiserade digitala komponenter som utgör det gemensamma; t.ex typer av digitala insändnings- eller visningstjänster. 11
Informationsutbyte mellan förvaltningar bygger på att dessa förvaltningar har kommit överens om vilken information som ska överföras och hur detta ska ske. För ett sådant digitalt informationsutbyte krävs gemensamma/överenskomna informationsformat. De digitala resurser som används för informationsutbyte behöver vara samordnade mellan informationsleverantörer och informationsmottagare. Det fjärde typfallet är back-office-system. I detta fall kan det vara system med funktionalitet som delas mellan flera förvaltningar. Detta kan inkludera gemensamma registerstrukturer. Information i register har däremot oftast en specifik förvaltning som informationsägare och delas därför inte mellan förvaltningar. Om en förvaltning ska dela med sig av information från ett register till någon annan förvaltning så sker det genom typfallet digitalt informationsutbyte. 2.3 Styrning av digitala resurser: styrformer och styrbarhetsdimensioner I avsnitt 2.1 och figur 1 ovan skilde vi mellan å ena sidan styra och arrangera den digitala resursen och å andra sidan använda den. Att styra en digital resurs innebär att man skapar och vidmakthåller en sådan digital resurs att vara attraktiv och funktionell för sina användare. Styrning kan ske på olika sätt. Det finns olika medel genom vilka man utövar styrning. Vi skiljer mellan fyra olika typer av styrformer (dvs medel för styrning): Normativ styrning Regulativ styrning Ekonomisk styrning Organisatorisk styrning Normativ styrning innebär styrning genom uttryckta mål och värden. Detta kan ske genom olika typer av policyuttalanden och då finnas dokumenterade i olika slags policy- och måldokument. Regulativ styrning innebär styrning genom regelverk. Det kan vara författningar eller andra typer av regelverk som vägledningar, standarder eller andra typer av regleringar/överenskommelser. Även specifika direktiv av tvingande karaktär (såsom uppdrag) ingår i regulativ styrning; detta även om de är av mer kortsiktig och/eller tidsavgränsad karaktär än normala regelverk som ses som mer permanenta (långsiktiga). Ekonomisk styrning avser hur digitala resurser finansieras både i ett investerings-/ utvecklingsskede och i ett löpande driftsskede. För offentliggemensamma digitala resurser handlar det ofta om att få till stånd en adekvat kostnadsfördelning mellan olika berörda förvaltningar. Organisatorisk styrning handlar om vilka roller som olika arrangerande aktörer har avseende den digitala resursen. Denna form av styrning rör ägande, resursansvar, samverkansformer och rollfördelning avseende en digital resurs. Hur ser makt och befogenheter ut vad gäller beslutsfattande om den digitala resursen? Dessa styrformer är således sätt (medel för styrningen) genom vilken styrprocessen sker. Styrbeslut handlar om den digitala resursen och då olika aspekter av denna. Vi har strukturerat digitala resurser i ett antal styrbarhetsdimensioner, dvs olika aspekter av den digitala resursen och dess användning som behöver adresseras vid styrningen. Följande styrbarhetsdimensioner ingår i RESONANS-modellen: Relationell avseende användare (rollfördelning/aktörsrelationer) Performativ (verksamhetsprocesser/funktionalitet) 12
Semantisk (information/språkliga innebörder) Interaktiv (presentation på/interaktion med användargränssnitt) Arkitektonisk (samband mellan digitala resurser i digitala landskap) Teknisk (utnyttjade teknologier) I figur 6 har styrformer vs styrbarhetsdimensioner visualiserats. Styra Styrformer (medel för styrning) Digital resurs Styrbarhetsdimensioner (aspekter hos det styrda objektet) Figur 6. Styrformer vs styrbarhetsdimensioner vid styrning av digitala resurser 2.4 Tio kvalitetsdimensioner av digitala resurser Digitala resurser är mångfacetterade företeelser. Även om de finns realiserade genom modern informationsteknik, så är det alltför begränsat att tala om dem som (bara) tekniksystem. Perspektivet behöver vara att de är teknikburna resurser för informationshantering och kommunikation i verksamheter. När man talar om styrning av digitala resurser så behöver olika aspekter av sådana digitala resurser klargöras. Vi arbetade i RESONANS-projektet med en uppdelning i sju dimensioner av digitala resurser. Denna indelning visade sig vara fruktbar för att undersöka och analysera offentliggemensamma digitala resurser och dess styrning i projektet (Goldkuhl m.fl, 2014). Vi har i det fortsatta arbetet gjort en vidareutveckling av dessa sju dimensioner till tio dimensioner bestående av fyra styrformer och sex styrbarhetsdimensioner (i enlighet med avsnitt 2.3 ovan). Vi har således gjort en principiell indelning i hur styrning sker (styrformer) och vad hos den digitala resursen som adresseras vid styrning (styrbarhetsdimensioner). Vid denna expansion till tio dimensioner har en ekonomisk dimension lagts till. Den relationella dimensionen har delats upp i två; en styrform som rör relationer mellan arrangörer ( organisatorisk styrning ) och en styrbarhetsdimension som rör relationen mellan användare. Vi har preciserat den teknisk/arkitektoniska dimensionen 1 genom en uppdelning i en arktektonisk och en teknisk dimension. Vidareutvecklingen för RESONANS guide innebär således att vi gått från sju till tio dimensioner. Dessa tio dimensioner är: Normativ (mål och värden) Regulativ (regelverk) Ekonomisk (finansiering och kostnads-/nyttofördelning) 1 I RESONANS-projektet (Goldkuhl m.fl, 2014) användes termen teknisk. I första versionen av guiden (Goldkuhl m.fl, 2015) byttes denna term ut mot arkitektonisk. Nu har alltså en uppdelning gjorts i två separata dimensioner som explicit täcker både det arkitektoniska och det tekniska. 13
Relationell - arrangörsfokus (roll-/ansvarsfördelning mellan arrangörer) Relationell - användarfokus (användarroller och relationer) Performativ (verksamhetsprocesser och arbetssätt) Semantisk (information och språkliga innebörder) Interaktiv 1 (presentation på/interaktion med användargränssnitt) Arkitektonisk (samband mellan olika digitala resurser) Teknisk (utnyttjande av teknologier) Vi går nedan kortfattat igenom vad dessa dimensioner innebär. Därefter ägnas ett kapitel var åt dessa dimensioner. Mål, värden och regelverk Digitala resurser är uttryck för vad beslutsfattare anser vara önskvärt. Mål och värden utgör grund för digitalisering i offentlig sektor. Digitala resurser ska vara normativt styrda och präglade. Många mål finns inte bara som uttryck för det önskvärda utan är också kodifierade i lagstiftning. Juridiken är en fundamental förutsättning för skapande av IT-system inom offentlig sektor. All offentlig verksamhet har sin grund i lagstiftning. Detta gäller förstås också den verksamhet som utförs genom digitala resurser. Lagstiftning ger en legal grund (styrning) för vilka digitala resurser som skapas och dess innehåll och funktionalitet. Digitala resurser är i många fall bärare av olika regelverk. Vi använder begreppet regulativ här och har därigenom breddat den formella juridiken. I den regulativa dimensionen inbegriper vi (förutom författningar) även vägledningar, standarder och avtal/överenskommelser. Inom begreppet regulativ innefattar vi utsagor som finns dokumenterade och har en explicit styrande funktion med syfte att reglera verksamheter och relationer mellan människor. Att formulera författningar är ett sätt för styrande organ att kodifiera det önskvärda. Emellertid kommer inte alla mål och värden som eftersträvas att finnas kodifierade i lagstiftning och andra regelverk. Det finns alltid en implicit värdebas i samhället som formar människors handlingar och aktiviteter (Scott, 1995; Schatzki m.fl, 2001). För styrning av e- förvaltning är det nödvändigt att inte bara vara begränsad till sådant som har kodifierats i regelverk utan ha en bredare inriktning mot grundläggande mål och värden (dvs det normativa); se t.ex Hedström, (2007), Flak m.fl, (2009), Persson & Goldkuhl (2010) och Rose & Persson (2012). Det normativa och det regulativa är två dimensioner avseende styrning av digitala resurser. Dessa dimensioner ska ses som delvis överlappande. Överlappningen utgörs av värden som har kodifierats i officiella regelverk. Regelverk kan dock (förutom kodifierade värden) också innehålla olika handlingsregler och andra teknikaliteter som inte direkt kan ses som värden, utan snarare som regulativa konsekvenser av dessa. Som sagts ovan finns implicita värden som inte har kodifierats i explicita regelverk. För samband mellan det normativa och det regulativa se figur 7. 1 I Goldkuhl m.fl (2014) användes här termen presentativ, men det är tydligare att använda uttrycket interaktiv. 14
Normativt Regulativt Implicita värden Värden som kodifierats i regelverk Direkta handlingsregler som följer av värden Ekonomiska resurser Figur 7. Samband mellan det normativa och det regulativa Principer för finansiering av en gemensam digital resurs utgör en viktig styrform. Ofta finns stora utmaningar i finansiering och ekonomisk samstyrning av gemenesamma digitala resurser. I de fall där det råder skeva förhållanden mellan nyttotagande och kostnadsbärande aktörer inträder en finansieringsparadox. I dessa fall kan incitamentsstrukturen för att utveckla gemensamma digitala resurser vara svag. I sådana fall där det finns egennyttiga ekonomiska incitament för starka aktörer, vars engagemang är nödvändiga för att etablera samverkan, tenderar denna samverkan att komma till stånd. Finns inga sådana ekonomiska incitament tenderar det att bli svårare eller ibland omöjligt. I dessa fall behövs finansieringsmodeller för den gemensamma digitala resursen som fördelar kostnaderna mellan de aktörer som drar nytta och de aktörer som bär huvuddelen av kostnaderna. Aktörer (relationer och roller) Digitala resurser som utgör en gemensam digital angelägenhet för flera förvaltningar kräver engagemang och delaktighet från dessa förvaltningar. Det krävs också att det finns utrymme för förvaltningar att odla sitt intresse och engagemang och därmed få möjligheter till inflytande. För offentliggemensamma digitala resurser kommer det att finnas flera arrangörer, dvs flera förvaltningar kommer vara inblandade i att styra och utveckla den digitala resursen. Arrangörskap kan innebära ägande och huvudansvar för den digitala resursen. Det kan också finnas andra arrangörer som inte har sådant huvudansvar, utan endast är delaktiga i styrningen av den digitala resursen. Olika samverkansorgan (som t.ex styrgrupp, förvaltningsråd, kunskapsnätverk) kan etableras mellan olika arrangörer för att hantera samstyrning av den digitala resursen. Arrangörer tillhandahåller digitala resurser för användare. Användare kan vara informationsleverantör (dvs förse den digitala resursen med information) eller informationskonsument (dvs vara mottagare och brukare av information från den digitala resursen). Ofta kan användare vara både leverantör till och mottagare av information från den digitala resursen). Användare kan vara anställda i förvaltningar eller medborgare i någon specifik roll. Verksamhetsprocesser och funktionalitet Digitala resurser i offentlig verksamhet bygger på de sätt som dessa verksamheter är organiserade på; vilka aktiviteter och verksamhetsprocesser som finns samt vilka aktörer 15
som ansvarar för och utför dessa olika aktiviteter. Införda IT-system baseras ofta på befintliga funktionssätt i verksamheter. Men IT-system kan också innebära förändring av sådana arbetssätt till nya processer, genom att systemen då designas på sätt som stödjer en sådan önskvärd processförändring. Ibland innebär nya digitala resurser att man förändrar fördelning av ansvar och arbetsuppgifter mellan olika organisatoriska aktörer. Digitala resurser utför olika verksamhetsmässiga funktioner inom ramen för verksamhetsprocesser. Det handlar om kommunikativa funktioner eller andra typer av informationshanterande funktioner. Den performativa dimensionen innefattar verksamhetsprocesser, arbetssätt och funktionalitet. Information, verksamhetsspråk och digitala möten Användare nyttjar digitala resurser för att bli informerade och för att kommunicera med andra. Digitala resurser är system för hantering av information. Information finns normalt uttryckt med hjälp av språket, dvs genom ord/termer med olika betydelser. Inom en verksamhet finns ofta etablerade sätt att tala om verksamheten, dvs en speciell terminologi med olika fackuttryck. Detta kallas ibland för verksamhetsspråk; ett begrepp som vi närmare förklarar i avsnitt 9.1 nedan. Digitaliserade informationsresurser behöver ha begriplig mening för dess användare. Detta utgörs av den semantiska dimensionen. Med semantik avses här vilka begrepp och vilken terminologi som används. Språklig kategorisering är fundamentalt för verksamheter och dess digitala resurser. Detta inkluderar också etablerade sätt att identifiera olika företeelser i samhället (genom t.ex personnummer, organisationsnummer). Begrepp och termer behöver organiseras och visas upp på begripliga och användbara sätt för olika användare. De digitala resursernas användargränssnitt är de media (informationsplatser) som används för organisering och exponering av information (begrepp och termer) samt funktionalitet. Det är genom användargränssnitten som användarna möter och interagerar med de digitala resurserna, dvs det handlar om hur användare genomför sina digitala möten. Vi kallar detta för den interaktiva dimensionen. Digitala landskap Digitala resurser inom offentlig sektor är ytterst sällan isolerade komponenter utan några relationer till andra digitala resurser. Normalt sätt ingår digitala resurser i nätverk av olika digitala resurser. Vi kallar detta för digitala landskap, med betydelsen, vilka olika digitala resurser som finns och hur dessa är strukturerade i förhållande till varandra. Detta begrepp har valts för att betona att människor behöver orientera sig i ett digitalt landskap och ofta röra sig mellan olika digitala resurser. Det kan finnas etablerade sätt för digitalt utbyte mellan olika digitala resurser i ett digitalt landskap, men det kan också saknas sådana direkta digitala relationer mellan olika digitala resurser. Ibland innehåller olika digitala resurser överlappande information som gör att de blir konkurrerande inom ett digitalt landskap. Denna dimension handlar således om vilka samband en digital resurs har till andra digitala resurser. Detta kallar vi för en arkitektonisk dimension. 16
Kvalitetsdimensioner De sex styrbarhetsdimensionerna innebär att man vid styrning av digitala resurser fokuserar olika aspekter som alla är viktiga för kvaliteten hos den digitala resursen. Att vid styrning och strategisk planering av digitala resurser växelvis fokusera dessa olika aspekter innebär att bidra till ökad kvalitet hos den digitala resursen. I tabell 2 har vi sammanställt de kvalitetsdimensioner hos digitala resurser som motsvarar de olika styrbarhetsdimensionerna. De flesta av dessa kvalitetsdimensioner är välkända och ofta diskuterade och fokuserade; som funktionalitet, användbarhet, informationskvalitet, interoperabilitet, säkerhet och teknisk robusthet. Medan kvalitetsdimensionen aktörstydlighet inte är lika uppenbart fokuserad i kvalitetsdiskussioner. Styrbarhetsdimension Relationell (avseende användare) Performativ Semantisk Interaktiv Arkitektonisk Teknisk Aspekt Aktörsrelationer, roller Verksamhetsprocesser och funktionalitet Verksamhetsspråk och information Presentation och interaktion, användargränssnitt Arkitektur av digitala resurser i digitala landskap Teknologier, teknisk realisering Kvalitetsdimension hos digital resurs Aktörstydlighet (användare), aktörstillgänglighet/säkerhet Funktionalitet och verksamhetseffekter Informationskvalitet Användbarhet Interoperabilitet Robusthet, teknisk effektivitet och säkerhet Tabell 1. Kvalitetsdimensioner hos digitala resurser motsvarande de sex styrbarhetsdimensionerna Även de fyra styrformerna motsvarar kvalitetsdimensioner hos digitala resurser; se tabell 2. Dessa kvalitetsdimensioner är inte lika uppenbara, utan kanske bara underförstådda i kvalitetsdiskussioner. De är dock mycket viktiga att fokusera i strategisk kvalitetssäkring av digitala resurser. 17
Styrform Aspekt Kvalitetsdimension hos digital resurs Normativ Regulativ Ekonomisk Organisatorisk (relationell avseende arrangörer) Mål, värden uttryckta i policydokument Regelverk (författningar, vägledningar, standarder, andra uttryckta regler) Ekonomisk generering/ tilldelning, principer för finansiering/investering och kostnads-/intäktsfördelning Ägandeformer, samverkansorgan (olika arrangerande aktörers tilldelade och överenskomna roller vid styrning) Normativ följsamhet och klarhet Regulativ följsamhet och klarhet Kostnads-/nyttoeffektivitet Aktörstydlighet (arrangörer), kontrollerbara utvecklingsmöjligheter Tabell 2. Kvalitetsdimensioner hos digitala resurser motsvarande de fyra styrformerna 2.5 Digitala resurser som bärare av externa verksamhetsförutsättningar Värdebas, regelverk, arbetssätt, rollfördelning och språkbruk är viktiga verksamhetsmässiga förutsättningar för samverkan genom digitala resurser. Det behöver finnas en överensstämmelse mellan digitala resurser och sådana externa förutsättningarna av normativ, regulativ, performativ, relationell och semantisk karaktär. Man kan på detta sätt tala om digitala resurser som bärare av värdebas, regelverk, processer, aktörsrelationer och språkbruk som de digitala resurserna bygger på (se figur 8). Förändring av externa förutsättningar (som t.ex författningsutveckling, processutveckling och semantisk utveckling) behöver gå hand i hand med utveckling av de digitala resurserna. Värdebas, regelverk, arbetssätt, rollfördelning och språkbruk som förutsättningar Påverkar och transformeras till Digitala resurser med normativa, regulativa, performativa, relationella och semantiska element Figur 8. Digitala resurser som bärare av element från externa förutsättningar En viktig del i förståelsen av digitala resurser är att förstå dem som mer än tekniska prylar. De är bärare av olika verksamhetsmässiga förutsättningar i enlighet med figur 8. Vi kan klargöra detta ytterligare genom figur 9. Digitala resurser består av information (lagrad, presenterad, transporterad) och operationer på/med information. För att styra digitala 18