VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 1 Sammanträdets öppnande och andakt 196 Sammanträdet öppnades kl. 17 med fotografering, andakt och utdelning av förtjänsttecken. Kyrkans central för det svenska arbetet beviljade Christel Lax och John Åsvik silvermärket. Märket ges till förtroendevalda som verkat i 20 år. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 197 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört, 15/15. Val av två protokolljusterare 198 Förslag: Till protokolljusterare väljs Johanna Ulrika Söderholm och Anders Lindberg. Till protokolljusterare valdes Johanna Ulrika Söderholm och Vivian Cederholm. Godkännande av föredragningslistan 199 Föredragningslistan godkändes efter komplettering av ett anmälningsärende, två övriga ärenden och ett på mötet väckt ärende.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 2 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby 200 Protokoll från distriktsrådets sammanträde 13.11.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Inget protokoll hade tillsänts församlingsrådet. Protokollet antecknas för kännedom vid följande möte. Protokoll från diakonidirektionen 201 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 18.11.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlem Britha Antila refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. Protokoll från direktionen för barnverksamheten 202 Protokoll från direktionen för barnverksamhetens sammanträde 19.11.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Kyrkoherde Tor-Erik Store refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 3 Sänkning av konfirmandåldern 203 Församlingsrådet godkände att en sänkning av konfirmandåldern från 16 år till 15 år ska göras i Vasa svenska församling (FR 10.6.2010 123). Då beslöts att sänkningen sker gradvis under perioden 2014-2016. En plan för sänkningen har utarbetats av konfirmandlärarna under ledning av konfirmandansvariga församlingspastorn Janne Hänninen. Hänninen presenterade planen vid församlingsrådets möte 17.9.2014. Församlingsrådet remitterade ärendet och konstaterade att en utförligare plan för hur sänkningen ska gå till behöver göras innan ett beslut kan fattas (FR 17.9.2014 145). Planen bör innehålla en kostnadskalkyl där utgifter för konfirmandarbetet ett vanligt år framkommer samt de uppskattade utgifterna för sänkningen av konfirmandåldern under ett läsår respektive två läsår. Därtill behöver tilläggsresurserna beskrivas och motiveras i skrift. Planen behöver undertecknas av hela arbetsgruppen. Innan församlingsrådet godkänner planen för sänkningen av åldern, behöver planen barnkonsekvensanalyseras av församlingens barnombud. Ärendet behandlas när beredningsmaterialet färdigställts. sförslag: Ärendet behandlas i februari 2015. enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 4 Ungdomens kyrkodagar 2015 204 Ungdomens kyrkodagar 2015 ordnas 15 18.1.2015 på Lärkkulla i Karis. Vasa svenska församling får utse 12 ombud. Deltagaravgiften uppgår till 130 per person. I avgiften ingår programmet, kost, logi och resorna. Kostnaderna tas från 4381.223601. sförslag: Kyrkoherden skriver fullmakt för de ombud församlingen sänder. Ombuden kommer och berättar om dagarna på församlingsrådets möte i februari. enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 5 Ungdomens kyrkodagar En grönare kyrka 205 Ungdomens kyrkodagar (UK) 2014 behandlade motionen en grönare kyrka (se bilaga 1). UK beslöt att motionen om en grönare kyrka sänds till alla församlingsråd i Borgå stift. I motionen framkommer att UK uppmanar församlingarna i stiftet att använda Miljöguiden i Borgå stift enkla recept på en bättre miljö som stöd för ett vardagligt miljövänligt agerande i församlingarna. Beredningsgruppen konstaterar att UK:s motion ligger i linje med samfällighetens beslut. Gemensamma kyrkorådet (13.11.2014 148) beslöt att samfälligheten på nytt ska ansöka om Kyrkans miljödiplom. sförslag: a) Församlingsrådet beaktar UK 2014:s motion 16 En grönare kyrka när utlåtande görs om samfällighetens strategi 2015-2020 samt vid uppgörandet av församlingens strategi. b) Församlingsrådet lämnar UK 2014:s motion 16 En grönare kyrka till Vasa kyrkliga samfällighet och den arbetsgrupp som kommer att utföra arbetet inför samfällighetens ansökan om Kyrkans miljödiplom. a) enligt beslutsförslaget. b) enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 6 Anställning av vikarierande söndagsskolsekreterare 206 Församlingsrådet beslöt 8.10.2014 ( 167) anställa söndagsskolsekreterare Benita Stenlund som vikarie för ledaren för barnverksamheten på 80 % under tiden 7.1.2015-31.7.2015 och därefter 100 % under perioden 1.8 15.11.2015. Församlingsrådet konstaterade ( 171) att detta beslut har konsekvenser för barn och att personalstyrkan inom barnverksamheten inte får påverkas. En ny söndagsskolsekreterare (50 %) behöver anställas fram till 31.7.2015. Till söndagsskolsekreterararens uppgifter hör att utveckla och ansvara för söndagsskolarbetet. Söndagsskolsekreteraren kallar och handleder söndagsskollärare, fördelar arbetet i grupperna och beställer och distribuerar material, omhänderhar information angående söndagsskolarbetet, förbereder Söndagsskola för hela familjen -gudstjänsterna och luncherna i samband med dessa, ordnar söndagsskolans fester samt att fungerar som medlem i direktionen för barnverksamhet. Därtill sköter söndagsskolsekreteraren om den kontinuerliga uppdateringen av kyrkpåsarna i Trefaldighetskyrkan och Dragnäsbäck kyrka. Till söndagsskolsekreterarens arbetsuppgifter hör även fadderverksamheten, dvs. utskicket dagligen av fadderbrev på 2- och 3-års dopdag. Direktionen för barnverksamheten har behandlat ärendet (19.11.2014) och föreslår att Paula Holm anställs som söndagsskolsekreterare (50 %) under tiden 7.1 31.7.2015. sförslag: Paula Holm anställs som söndagsskolsekreterare 50 % under tiden 7.1 31.7.2015. Lön enligt kravgrupp 401. 30 % av lönen tas från söndagsskolans lönemedel (223201) och 20 % tas från barnverksamhetens lönemedel (223101). Paula Holm anställs som söndagsskolsekreterare 50 % under tiden 7.1 31.7.2015. Lön utbetalas enligt kravgrupp 401. Lönen fördelas så att 30 procentenheter tas från söndagsskolans lönemedel (223201) och 20 procentenheter tas från barnverksamhetens lönemedel (223101). Straffregisterutdrag bör uppvisas innan anställningen inleds.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 7 Anhållan om fortsatt partiell tjänstledighet 207 Kaplan Siv Jern anhåller om fortsatt partiell tjänstledighet på 40 % från kaplanstjänsten i Vasa svenska församling för att verka som familjerådgivare vid Vasa kyrkliga samfällighets familjerådgivning under tiden 1.1 31.12.2015. sförslag: Församlingsrådet förordar för domkapitlet i Borgå stift att kaplan Siv Jern beviljas partiell tjänstledighet på 40 % från kaplanstjänsten i Vasa svenska församling under tiden 1.1 31.12.2015. Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. enligt beslutsförslaget. Ärendet justerades genast.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 8 Anhållan om att återgå till heltidstjänst 208 Församlingspastor Tia-Maria Nord anhåller per brev 3.11.2014 om att få återgå till heltid som församlingspastor från och med 1.12.2014. Paragrafen innehåller uppgifter som är personliga. sförslag: Församlingsrådet förordar att Tia-Maria Nord återgår till heltid som församlingspastor 1.1.2015. Ärendet förs vidare till domkapitlet i Borgå stift för beslut. enligt beslutsförslaget. Ärendet justerades genast.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 9 Förlängt förordnande som församlingspastor 209 Vasa svenska församling förordar att Ralf Sandins förordnande som församlingspastor (40 %) i Vasa svenska församling förlängs till 31.12.2015. Förordnandet baserar sig på den 40 % som återstår av kaplanstjänsten som Siv Jern är partiellt tjänstledig från. sförslag: Församlingsrådet förordar att Ralf Sandins förordnande att sköta en församlingspastortjänst (40 %) i Vasa svenska församling förlängs för tiden 1.1 31.12.2015. Ärendet förs vidare till domkapitlet i Borgå stift för beslut. enligt beslutsförslaget. Ärendet justerades genast.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 10 Vasa svenska församlings strategi 2016-2020 210 Strategin för Vasa svenska församling gäller för åren 2009-2015. Den nuvarande strategin godkändes i församlingsrådet 10.4.2010 ( 77) och beslutet kompletterades 20.5.2010 ( 103) med bland annat en distriktsindelning och beslut om bildande av team i distrikten. Eftersom perioden för den nuvarande strategin snart är till ända, behöver en ny strategi utformas. I detta arbete bör utfallet av den nuvarande strategin utvärderas och en ny strategi utarbetas i enlighet med En mötande kyrka Riktlinjer för Evangelisklutherska kyrkan i Finland fram till år 2020. Församlingsrådet diskuterade uppgörandet av den nya strategin vid sitt möte 8.10.2014 ( 164). Rådet konstaterade att när en strategi uppgörs är det viktigt att pejla omvärlden, såväl samhället som rikskyrkan. Vägkosten som församlingsrådet vill ge till kommande församlingsråd är en beskrivning av var vi står idag samt konkreta frågor som underlättar strategiarbetet. Sektoransvariga anställda diskuterade uppgörandet av strategin vid sektorplaneringen 9.10.2014. De betonade att strategiarbetet är allas uppgift och att arbetet måste förankras i hela arbetslaget. Strategin borde sätta ord på vad vi har och vad vi vill utveckla samt hjälpa oss att välja. Den nuvarande strategin bör utvärderas av såväl arbetslaget som församlingsrådet. I de utvecklingssamtal som förs senast 15.12.2014 kartläggs personalens nuvarande arbetsuppgifter. sförslag: Församlingsrådet konstaterar att förberedelserna inför strategiarbetet har påbörjats. enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 11 Deltagande i kurs 211 Kantor Mikael Heikius anhåller om att få delta i kursen Anglikaanis-lutherilanen seurakuntayhteys (5 sp) som arrangeras av Turun kristillinen opisto. Kursen är tvådelad och ordnas 18 20.3.2015 och 27 29.9.2015. Målsättningen med kursen är att stärka den andliga gemenskapen och växelverkan mellan de anglikanska och lutherska kyrkorna i Borgå gemenskapen. Heikius bedömer kursen som nödvändig för att han ska kunna använda anglikanskt material och anglikansk praxis i arbetet, det anglikanska församlingslivet kan inspirera vårt församlingsliv och kursen kan utveckla kontakten till anglikaner i vår närhet. Kostnader Resekostnader, tåg Vasa-Åbo tur&retur x 2 240,- Kursavgift, kost och logi 660,- Dagtraktamente (39 /dag) 234,- Totalt 1 134,- Därtill kommer en studieresa till London och Salisbury i september 2015. Inga kostnadsuppgifter finns ännu för studieresan, men Heikius anhåller om att få delta även i den. Beredningsgruppen konstaterar att anhållan om deltagande i kurs kan beviljas med motiveringen att kunskapen och färdigheterna som erhålls under kursen berikar församlingens musikverksamhet. Kunskapen bör beaktas när målen för musikverksamheten i församlingens kommande strategi ställs. sförslag: a) Församlingsrådet beviljar Mikael Heikius att under arbetstid med full lön delta i kursen. Kostnaderna tas från församlingens utbildningsanslag 4390.227501.220. Kunskapen som erhålls bör avspeglas i målen i församlingens kommande strategi. b) Församlingsrådet tar ställning till studieresan till London och Salisbury när uppgifterna och kostnaderna för resan är klara. a) enligt beslutsförslaget. b) enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 12 Avslutande av bankkonto 212 Diakonin inom Vasa svenska församling har ett konto för Gemensamt Ansvar i Aktia Bank. Diakonidirektionen (18.11.2014 61) anhåller genom ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng om att få avsluta kontot, eftersom det inte längre behövs. Idag finns nationella konton för insamlingsmedel och diakonins interna Gemensamt Ansvar konto 2311.224101 räcker för de behov som församlingen har. sförslag: a) Vasa svenska församling avslutar kontot för Gemensamt Ansvar som finns i Aktia Bank, FI27 4970 1052 0265 45. b) Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng och diakon Anna-Mari Korin får rätt att avsluta kontot. a) enligt beslutsförslaget. b) enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 13 Anmälningsärenden 213 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 146-151/2014. Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Johanna Ulrika Söderholm tackade församlingsrådet för det ekonomiska bidrag hon mottagit för deltagande i en treveckors kurs i Israel sommaren 2014. Kursen handlade om hur man undervisar om förintelsen, antisemitism och rasism. Tack vare de kontakter hon knöt under kursen, hade hon möjlighet att delta i en tävling som USC Shoah Foundation - The Institute for Visual History and Education ordnade. Söderholm är en av vinnarna som får delta i en resa till Auschwitz och vara med om bl.a. 70-års dagen av befriandet av Auschwitz. Barnkonsekvensanalys av ärendena 214 Församlingsrådet konstaterade att inga ärenden behövde barnkonsekvensanalyseras. Övriga ärenden 215 a) GLS Jakobstad Christel Lax rapporterade från Global Leadership Summit som ordnades i Jakobstad 21 22.11.2014. Församlingsrådet hade sänt 10 personer. Dagarna var mycket uppskattade och inspirerande. Material från föreläsningarna kunde med fördel bearbetas i studiegrupp under vårterminen 2015 och under en aftonskola. b) Hygienpass Christel Lax rapporterade att kursen i hygienkompetens ordnats under november med 18 deltagare från Vasa svenska församling.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 14 På mötet väckt ärende 216 Understöd till Mathjälp Vasa John Åsvik anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Vice ordförande Christel Lax föreslog att församlingsrådet skulle understöda den nybildade föreningen Mathjälp Vasa med en startpeng på 300. Församlingsrådet understöder den nybildade föreningen Mathjälp Vasa med 300. Kostnaderna tas från församlingsrådets dispositionsmedel 4710.220102.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 11/2014 15 Rättelseyrkande och besvärsanvisning 217 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 2 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 218 Tor-Erik Store tackade församlingsrådet för engagemanget under den gångna perioden och riktade ett speciellt tack till de ledamöter som avslutar arbetet i församlingsrådet för denna gång. Sammanträdet avslutades kl. 18.50. Därefter avnjöts en god middag.