Indirekta kostnader vid svenska universitet och högskolor förebilder för benchmarking Inledning Sedan 2011 har SUHF samlat in data om svenska universitet och högskolors indirekta kostnader. Andelen indirekta kostnader av lärosätenas totala kostnad uppgick 2013 till 25,8 procent. Vi kan inte svara på om de indirekta kostnaderna används effektivt men med hjälp av våra insamlade data kan vi göra det möjligt för lärosätena att jämföra sig med varandra. Jämförelserna kan leda vidare till att benchmarking genomförs där orsa- kerna till skillnaderna utreds. Om man då finner sin förebild är det lätt att motivera till förändring i den egna verksamheten. Vad är effektivitet? Effektivitet är inte bara att göra saker rätt med så liten resursinsats som möjligt (pro- duktivitet) utan även att göra rätt saker (nytta, kundvärde). hög Kundvärde - rätt saker. Nytta i förhållande till pris effektivitet låg Produktivitet - saker rätt. Enheter per resursinsats hög Lägst kostnader är därför inte samma sak som att vara bäst. Kostnaderna ska också vägas samman med vad man åstadkommer. Det går att ha en hög produktivitet men till priset av ett för lågt kundvärde. Det går också att åstadkomma ett högt kundvärde men till ett för högt pris. Att bara titta på kostnader är därför ett alltför begränsat synsätt. Den svenska högskolans effektivitet handlar både om kostnader och vad den åstad- kommer. Att mäta kostnader är ofta relativt enkelt medan prestationer vanligtvis är svå- rare att mäta. Det gäller inte minst inom högskolans huvuduppgifter utbildning, forsk- ning och samhällskontakter som är komplexa och inte kan beskrivas i ett enstaka eller få mått. Man får inte bli enögd bara för att det är svårare att se med ena ögat! 1
Benchmarking, win - win Hur vet du att du är bättre än andra? Bra fråga! Benchmarking är att jämföra sig med andra, gärna förebilder, för att finna orsakssam- band till skillnader i prestation. Att enbart jämföra statistiska data är inte benchmarking. Däremot kan studiet av statistiska data vara första steget för att visa hur man ligger till och vilka som det kan vara intressant att jämföra sig med. Viktiga element i Benchmarking som brukar framhållas är: Kartlägga hur gör vi? Jämföra hur gör andra? Förstå orsakerna till skillnaderna? Förbättra sig lärande och förändring! Benchmarking är ett sätt att motivera förbättringar och att använda förebilder som häv- stång för utveckling. Alla kan lära av andra och alla kan bli bättre. Benchmarking är win- win. SUHF- modellen för redovisning av indirekta kostnader Om modellen SUHF- modellen för redovisning av indirekta kostnader är införd vid alla svenska lärosä- ten sedan 2011 och förordas av regeringen. Den tillämpas i allt högre utsträckning av forskningsfinansiärerna. Direkta kostnader är kostnader som har ett direkt samband med kostnadsbäraren (ut- bildningsenhet, projekt etc) medan indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare. Modellen bygger på traditionell påläggskalkylering och innebär att alla indirekta kost- nader fördelas ut på kostnadsbärarna, institutioner och projekt. Vid beräkning av vad en viss verksamhet kostar att genomföra, t ex en projektkalkyl, beräknas projektets direkta kostnader och därefter görs ett pålägg för de indirekta kostnaderna. I det fall en finan- siär inte vill bidra till hela projektkostnaden ska bidrag vara lika andel av direkta och indirekta kostnader. De indirekta kostnaderna fördelas på verksamhetsgrenarna utbildning respektive forskning och redovisas för de skilda nivåerna inom högskolan, centralt, fakultet (om sådan finns) och institution. Med stöd av en utförlig handledning redovisas kostnaderna även för skilda funktioner: Ledning Utbildnings- eller forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek Nivåspecifikt 2
Datainsamlingen SUHF/ samlar årligen in uppgifter (Ann- Kristin Mattsson) från de olika lärosätena baserat på SUHF- modellens indelning av indirekta kostnader. Siffrorna justeras för av lärosätena gjorda direktifieringar, dvs att vissa gemensamma kostnader på något sätt omvandlats till direkta. Detta för att jämförelser ska bli mer rättvisande. Som vanligt gäller SISU (skit in skit ut) vid datainsamlingen men allt tyder på att kvali- teten förbättrats på de av lärosätena inrapporterade uppgifterna. En ökad publicering och intresse för resultatet kommer att verka kvalitetsdrivande på inrapporterade data. Tolkning av data All tolkning av data förbättras om man har kunskap om den verklighet data avser att beskriva. Den kliniska utbildningen och forskningen inom medicinområdet sker i samverkan med berörda landsting och universiteten får ett statligt anslag, sk ALF- medel, som sedan be- talas till landstingen. Landstingen tillhandahåller för dessa pengar lokaler, personal och andra resurser samtidigt som universiteten placerar personal vid olika vårdenheter. ALF- medlen hanteras som direkta kostnader och bidrar till att öka volymen verksam- hetskostnader medan de indirekta kostnaderna för denna verksamhet huvudsakligen hamnar i landstingens ekonomi. För de sex lärosäten som idag har ALF- medel un- derskattas därför systematiskt andelen indirekta kostnader. I genomsnitt med ca 2 pro- cent men för KI med sin medicinska inriktning och de största ALF- medlen är un- derskattningen större. Tänk på att här redovisas procenttal som andel av de totala kostnaderna för forskning eller utbildning. I projektkalkyler räknar vi med påläggsprocent som ska täcka indirekta kostnader och då får vi högre procenttal. Dessutom är fördelningsbasen bara en del av kostnaderna, personalkostnader eller personal och driftskostnader. I detta PM som baseras på den insamlade SUHF/- statistiken redovisas indirekta kostnader för alla nivåer (centralt, fakultet, institution) inom högskolan sammantaget. Data kan delas upp per nivå, användbart vid benchmarking, men då är det viktigt att tänka på att graden av centralisering i organisationen påverkar hur de indirekta kostna- derna fördelar sig på nivåerna. Andelarna beräknas av de totala kostnaderna för verk- samhetsgrenarna utbildning resp forskning. 3
Andel indirekta kostnader vid svenska universitet och högskolor 2012 Totala indirekta kostnader av utbildnings- respektive forskningskostnaderna SUHFs&staDsDk&över&lärosätenas&indirekta&kostnader& andel&indiretka&kostnader&forskning& andel&indriekt&kostnad&utbildning& 4 3 2 1 0$ 500000$ 1000000$ 1500000$ 2000000$ 2500000$ 3000000$ 3500000$ 4000000$ 4500000$ 5000000$ 5 4 3 2 1 $ andel&indirekta&kostnader&av&forskningskostnaderna& (alla&exkl&små&specialhögskolor)&2013& Forskningskostnader,&tkr& andel&indirekta&kostnader&av&utbildningskostnaderna&& (alla&exkl&små&specialhögskolor)&2013& 0$ 500000$ 1000000$ 1500000$ 2000000$ 2500000$ utbildningskostnad,&tkr& De här två diagrammen, där varje plutt är ett lärosäte, visar indirekta kostnader i rela- tion till storleken på utbildning respektive forskning vid de svenska lärosätena. De tio största lärosätena har 61 procent av all utbildning och 88 procent av all forskning. Sammantaget 77 procent av all verksamhet. Deras dominans över särskilt forskningsre- surserna är således mycket stor. Resterande närmare 30 lärosäten delar på resten. Diagrammen visar att för forskningen finns ett visst samband mellan storlek och andel indirekta kostnader men sambandet är inte starkt samt att spridningen är större bland de mindre lärosätena. För utbildning är sambandet svagare. Indirekta kostnader för forskning är lägre än för utbildning vilket gör att de samlade indirekta kostnaderna i hög grad påverkas av mixen mellan utbildning och forskning vid lärosätet. Det innebär att vi inte behöver sortera lärosäten efter storlek när vi studerar andelen indirekta kostnader. Samtidigt är en sådan gruppering ändå av visst intresse. Därför de- lar vi i fortsättningen upp lärosätena i de tio stora, övriga exkl små specialhögskolor samt små specialhögskolor. För tolkning av lärosätesförkortningar, se bilaga i slutet. I fortsättningen begränsas kommentarerna till respektive diagram till förmån för läsa- rens egna tolkningar. 4
Andel&indirekta&kostnader&av&utbildnings3&resp&forskningskostnaderna& (10&stora)&2013& 3 SU$ LiU$ 2 KTH$ Andel&indirekta&kostnader&forskning& 2 1 1 KI$ SLU$ LU$ UmU$ UU$ CTH$ GU$ 1 1 2 2 3 3 4 4 5 Andel&indirekta&kostnader&utbildning& Diagrammet är indelat i en fyrfältare där den vertikala och horisontella linjen går vid medelvärdet för de redovisade lärosätena. Den övre högra kvadranten innehåller lärosä- tena som har högre andel indirekta kostnader för både utbildning och forskning än ge- nomsnittet, den nedre vänstra kvadranten att de har lägre. Cirkeln har här en diameter på 10 procentenheter och är centrerad kring medianen. Den visar således ett normal- värde. I detta fall skulle hälften av lärosätena ha rymts inom en cirkel med fem procen- tenheters diameter. Notera den tidigare anmärkningen om de sk ALF- medlen som gör att lärosäten med utbildning och forskning inom medicin är underskattade med ett par eller för KI fler procentenheter. Andel&indirekt&kostnad&forskning& 5 4 4 3 3 2 2 1 Andel&indirekta&kostnader&av&forsknings3&resp&utbildningskostnaderna& (små&spec&högskolor)&2013& SDH$ KKH$ FHS$ OH$ KF$ KMH$ DCH$ GIH$ 1 1 2 3 4 5 6 Andel&indirekt&kostnad&utbildning& När vi ser extremvärden, som exempelvis GIH, uppstår alltid frågan om redovisningen av indirekta kostnader är rättvisande. Det kan bara respektive lärosäte självt svara för. Gemensamt för dessa små specialhögskolor är att deras forskning och utvecklingsarbete är relativt litet. 5
Andel&indirekta&kostnader&av&utbildnings3&resp&forskningskostnaderna& (övriga&exkl&små&spec&högskolor)&2013& 4 Andel&indirekta&kostnader&forskning& 3 3 2 2 1 1 LTU$ HJ$ SH$ HV$ KaU$ HB$ HiG$ ORU$ MdH$ MiU$ LNU$ HKr$ BTH$ HH$ HD$ MaH$ HS$ 1 1 2 2 3 3 4 4 5 Andel&indirekta&kostnader&utbildning& När ett lärosäte har indirekta kostnader mycket över medelvärdet i ett avseende och mycket under i det andra avseendet uppstår frågan om fördelningen av indirekta kost- nader är rättvisande eller om en verksamhetsgren subventionerar den andra. Diagram- met visar att ett stort antal lärosäten är ganska samlade runt medianen. 4 Andel&indirekta&kostnader&av&utbildnings3&resp&forskningskostnaderna& (övriga&exkl&små&specialhögskolor)&2013& Andel&indirekta&kostnader&forskning& 3 3 2 2 1 1 LTU$ 10$stora$ HJ$ SH$ HV$ KaU$ HB$ HiG$ ORU$ MdH$ MiU$ LNU$ HKr$ BTH$ HH$ HD$ MaH$ HS$ 1 1 2 2 3 3 4 4 5 Andel&indirekta&kostnader&utbildning& I ovanstående diagram är inlagt även mediancirkeln för de tio stora. Av redovisningen tidigare framgår att den egentligen borde flyttas snett upp åt höger med ett par procen- tenheter. Av dessa är det bara KI som ligger utanför någon av cirklarna och de övriga stora med hälften i varje cirkel. När det gäller forskning är det således inga stora eller entydiga skillnader mellan stora och mindre lärosäten som grupper. För utbildning ty- der diagrammet på att skillnaden är något större. 6
Indirekta kostnader för olika funktioner För en redovisning av vad som ingår i de olika funktionerna hänvisas till de beskrivning- ar av SUHF- modellen som finns att ladda ner från www.suhf.se. 4,5%$ Andelen&indirekta&kostnader&för&ledning&av&utbildnings4&resp& forskningskostnaderna&(10&stora)&2013& 4,0%$ SLU$ 3,5%$ andelen&indir&kostn&ledning&forskning& 3,0%$ 2,5%$ 2,0%$ 1,5%$ KI$ KTH$ UU$ UmU$ SU$ LiU$ LU$ GU$ CTH$ 1,0%$ 0,5%$ 1,0%$ 2,0%$ 3,0%$ 4,0%$ 6,0%$ andelen&indir&kostn&ledning&utbildning& Andelen&indirekta&kostnader&för&ledning&av&utbildnings4&resp& forskningskostnaderna&(övriga&exkl&små&spec&högskolor)&2013& 7,0%$ HKr$ BTH$ HV$ 6,0%$ andel&indir&kostn&ledning&av&forskning& 4,0%$ 3,0%$ 2,0%$ LTU$ MdH$ HD$ MiU$ HiG$ KaU$ ORU$ SH$ LNU$ HJ$ HH$ MaH$ HS$ 1,0%$ 1,0%$ 2,0%$ 3,0%$ 4,0%$ 6,0%$ 7,0%$ 8,0%$ 9,0%$ 1 andel&indir&kostn&ledning&av&utbildning& 7
Andelen&indirekta&kostnader&för&utbildnings5&och&forskningsadministra8on&av& utbildnings5&resp&forskningskostnaderna&(&alla&exkl&små&spec&högskolor)&2013& 1 9,0%$ LNU$ HV$ andelen&indir&kostn&forskningsadm&av&forskning& 8,0%$ 7,0%$ 6,0%$ 4,0%$ 3,0%$ 2,0%$ 1,0%$ övriga$ SU$ HJ$ KI$ ORU$ KaU$ SH$ HiG$ MaH$ HD$ GU$ SLU$ LU$ UU$ HS$ LTU$ CTH$ UmU$ HKr$ BTH$ MdH$ MiU$ KTH$ HH$ LiU$ Tio$stora$ 1 1 2 2 andelen&utbildningsadm&av&utbildning& Andel%indirekta%kostnader%för%ekonomi5%och%personaladministra8on%av% utbildnings5%resp%forskningskostnaderna% (små%spec%högskolor)%2013% 16,0%$ 14,0%$ SDH$ KF$ indir%kostn%ek%o%pers%adm%forskning% 12,0%$ 1 8,0%$ 6,0%$ 4,0%$ 2,0%$ KKH$ DCH$ KMH$ FHS$ GIH$ OH$ 1,0%$ 2,0%$ 3,0%$ 4,0%$ 6,0%$ 7,0%$ 8,0%$ indir%kostn%ek%o%pers%adm%utbildning% 8
Andelen&indirekta&kostnader&för&ekonomi1&och&personaladministra5on&för&forskning& 8,0%$ 7,0%$ 6,0%$ 4,0%$ 3,0%$ 2,0%$ 1,0%$ Andelen&indirekta&kostnader&för&ekonomi1&och&personaladministra5on&av& utbildnings1&resp&forskningskostnaderna&& (alla&exkl&små&spec&högskolor)&2013& HJ$ MiU$ HiG$ KTH$ HKr$ HH$ SLU$ SH$ UU$ CTH$ GU$ BTH$ LU$ LiU$ UmU$ SU$ KI$ KaU$ MdH$ HD$ LNU$ ORU$ HS$ HV$ MaH$ 1,0%$ 2,0%$ 3,0%$ 4,0%$ 6,0%$ Andelen&indirekta&kostnader&för&ekonomi1&och&personaladministra5on&för&utbildning& LTU$ Avslutning Insamlade data enligt SUHF- modellen kan ge en indikation på hur ett lärosäte position- erar sig vad gäller indirekta kostnader relativt andra lärosäten. Ett ökat intresse för dessa data kommer ytterligare att höja kvaliteten i dem. Låga kostnader är inte själv- klart bäst, det beror på vad man får för pengarna. Diagrammen visar också vilka läro- säten som det kan löna sig att göra jämförelser med och inom vilka områden. Bench- marking är ett sökande efter förebilder för att lära och förändra. Det kan man lyckas med om man först tar reda på orsakerna till skillnaderna. Ett exempel på genomförd Benchmarking är den som Carl Henrik Bonde, Malmö Högskola, tog initiativ till. Den grundade sig på av SUHF insamlade data och gav en ökad förståelse för vilka skillnader som förelåg vid de jämförda lärosätena (www.suhf.se konferensdokumentation våren 2013). Alla lärosäten har att vinna på att göra Benchmarking. Ingen är bäst inom alla områ- den. Det är ledningens ansvar att etablera en kultur som främjar och säkrar ett ständigt förbättringsarbete. Inom s har etablerats en utvecklingsbank (www.suhf.se) där det samlas information om lärosätenas avslutade och pågående projekt inom ekonomiom- rådet. Inget lärosäte är så unikt att det inte kan vinna på att lära av eller samverka med ett annat lärosäte i utvecklingsarbetet, detta gäller ganska säkert även utanför ekonomi- området. 9
10 Bilaga: Förkortningar+(bokstavsordning)+ + + ++ Övriga:(( Blekinge+tekniska+högskola++ BTH++ Dans9+och+Cirkushögskolan++ DCH+ Drama>ska+ins>tutet++ DI+ Försvarshögskolan++ FHS++ Gymnas>k9+och+idroCshögskolan++ GIH++ Högskolan+i+Borås++ HB++ Högskolan+Dalarna++ HD++ Högskolan+på+Gotland++ HG++ SUHF9sta>s>ken+2013/Ann9Kris>n+MaCsson/2013910910+ 33+ 10(största(lärosäten( Chalmers+tekniska+högskola++ CTH+ Göteborgs+universitet++ GU+ Karolinska+Ins>tutet++ KI++ Kungliga+Tekniska+Högskolan++ KTH+ Linköpings+universitet++ LiU+ Lunds+universitet++ LU++ Sveriges+lantbruksuniversitet+ SLU+ Stockholms+universitet++ SU+ Umeå+universitet++ UmU++ Uppsala+universitet++ UU+ Högskolan+i+Halmstad++ HH++ Handelshögskolan+i+Stockholm++ HHS+ Högskolan+i+Gävle++ HiG++ Högskolan+i+Jönköping++ HJ++ Högskolan+Kris>anstad++ HKr++ Högskolan+i+Skövde++ HS+ Högskolan+Väst++ HV++ Karlstads+universitet++ KaU+ KonsSack++ KF++ Kungliga+Konsthögskolan++ KKH++ Kungliga+Musikhögskolan++ KMH+ Linnéuniversitetet++ LNU+ Luleå+tekniska+universitet++ LTU++ Malmö+högskola++ MaH++ Mälardalens+högskola++ MdH++ MiCuniversitetet++ MiU+ Operahögskolan++ OH+ Stockholms+drama>ska+högskola++ SDH+ Södertörns+högskola++ SH+ Örebro+universitet++ ORU+