verksamhetsberättelse Administrativt stöd Godkänd av kommunstyrelsen 2015-03-13
INNEHÅLL SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD 2 POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL 2 DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 3 RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 4 INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 4 FRAMTIDEN 4 LEDNING 5 BESKRIVNING 5 EKONOMI 5 KANSLI 6 UPPDRAG 6 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 6 INFORMATIONSMÅTT 6 EKONOMI 6 MÅLUPPFYLLELSE 7 EKONOMI OCH UPPHANDLING 8 UPPDRAG 8 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 8 INFORMATIONSMÅTT 8 EKONOMI 8 PERSONAL 10 UPPDRAG 10 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 10 INFORMATIONSMÅTT 10 EKONOMI 10 MÅLUPPFYLLELSE 11 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD 12 UPPDRAG 12 INFORMATIONSMÅTT 12 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 12 EKONOMI 13 MÅLUPPFYLLELSE 13 BILAGA 1: INVESTERINGSREDOVISNING PER PROJEKT
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner Kansli/ stöd till politiska beredningar Ekonomi och upphandling Personal Miljöoch hälsoskydd Funktionschef Lena Magnusson Funktionschef Bo Ekström Funktionschef Anders Pettersson Funktionschef Lars Wilke Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 2 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SAMMANSTÄLLNING AV MÅLUPPFYLLELSE = Målet är uppnått = Målet har inte uppnåtts = Målet är delvis uppnått Kansli Ekonomi- och upphandling Personal Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Information från funktionen uppfattas som tydlig och servicen är professionell. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Sex av sektorns sju mål bedöms vara uppfyllda. Målet med att kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning anses vara delvis uppfyllt då avsteg från vissa rekommendationer gjorts. DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2015 Verksamhet, tkr Ledning 8 728 9 835 1 107 11 904 34 195 Kansli 9 869 9 360-509 9 147 10 227 Ekonomi och upphandling 11 988 12 403 415 11 624 13 017 Personal 17 360 18 473 1 113 17 787 18 566 Miljö- och hälsoskydd 3 940 4 076 136 3 585 4 112 Nettokostnad 51 885 54 147 2 262 54 047 80 117 Sektorn visar ett överskott på 2,3 mkr jämfört med budget. Anledningen är vakanta tjänster samt att utredningsanslaget på ledning inte använts fullt ut. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 3 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 2012 Belopp i tkr Taxor och avgifter 2 736 2 278 2 147 2 470 Hyror och arrende 0 0 0 0 Bidrag 0 0 0 0 Fsg av verksamhet 1 905 2 119 2 045 1 582 Övriga intäkter 78 107 427 0 Summa intäkter 4 719 4 504 4 619 4 052 Personalkostnader 38 011 36 748 38 268 40 840 Avskrivning och internränta 209 261 622 266 Övriga kostnader 18 384 21 542 14 559 17 093 Summa kostnader 56 604 58 551 53 449 58 199 Nettokostnader 51 885 54 047 48 830 54 147 ram 54 147 55 784 48 071 54 147 2 262 1 737-759 0 Kostnaderna är lägre än, vilket beror på att det fanns tillfälliga anslag för exempelvis grönytor och miljöledningssystem. INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT Sektorn visar ett överskott på 3,8 mkr vilket beror på att anslaget för konstnärlig utsmyckning inte använts fullt ut på grund av tidsförskjutningar. Anslaget för vindkraft ombudgeterades inte till. 2015 Verksamhet, tkr Ledning 0 3 754 3 754 99 2 562 Kansli 0 0 0 0 0 Ekonomi 0 0 0 9 0 Personal 0 0 0 0 150 Miljö- och hälsoskydd 0 0 0 0 0 Nettoutgift 0 3 754 3 754 108 2 712 FRAMTIDEN Härryda kommun växer och förvaltningen anpassar volymen till det ökade medborgarantalet. Sektorn för administrativt stöd fortsätter ett kontinuerligt arbete för att utföra uppdraget så effektivt som möjligt genom att ständigt se över organisation och processer. Sektorn arbetar med förvaltningens gemensamma kommunikation på ett antal olika sätt. Detta kommer att utvecklas ytterligare för att tillgodose medborgarnas behov av information och kommunikation. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 4 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ledning LEDNING BESKRIVNING Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar och arbete med Fairtrade city med mera. EKONOMI 2015 Ledning, tkr Intäkt 45 0 45 147 0 Kostnad 8 773 9 835 1 062 12 052 34 195 Netto 8 728 9 835 1 107 11 905 34 195 avvikelser Överskottet på 1,1 mkr beror på att utredningsanslaget inte används fullt ut. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är 3,3 mkr lägre än föregående år, vilket förklaras av att det fanns tillfälliga anslag för bland annat grönytor och miljöledningssystem. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 5 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli KANSLI UPPDRAG Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policyer, reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val, information samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation/utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Resultatet av nöjd medborgarindex avseende kommunens webbplats visar på en hög nöjdhet. INFORMATIONSMÅTT Antal diarieförda ärenden 769 1 035 950 EKONOMI 2015 Kansli, tkr Intäkt 12 0 12 79 0 Kostnad 9 881 9 360-521 9 225 10 227 Netto 9 869 9 360-509 9 146 10 227 avvikelser Verksamheten visar en negativ budgetavvikelse på 0,5 mkr, vilket beror på ökade personalkostnader och utveckling av administrativt stöd. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är 0,6 mkr högre än föregående år. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 6 -
SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kansli MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska uppfattas Nöjd medborgarindex avseende kom- 8,7 8,7 0 8,8* som tydlig och munens webbplats servicen ska vara (betyg 1 10) professionell. * Indikatorn utgår från Sveriges kommuner och landstings undersökning Information till alla som görs varje år. Förvaltningen följer varje år upp resultatet av enkäten och genomför förbättringar. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 7 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling EKONOMI OCH UPPHANDLING UPPDRAG Funktionens uppgift är att vara kommunens samlade enhet för ekonomiska frågor i redovisning, kund- och leverantörsreskontra, budget/plan, kravsystem, kassa och likviditetshantering. I uppdraget ingår att stödja kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads- och delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. Alla kommungemensamma ramavtal samt ramavtal som är specifika för sektor för socialtjänst samt utbildning och kultur handläggs. Funktionen fungerar därutöver som stöd i upphandlingar för övriga sektorer och samordnar kommunens försäkringar. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Samtliga mål bedöms vara helt eller delvis uppfyllda. Resultatet av den årliga chefsenkäten visar att information och service är av hög kvalitet. Kommunens revisorer har bedömt att redovisningen är korrekt. Dock följs inte alla rekommendationer. Ramavtalstroheten är fortsatt hög. INFORMATIONSMÅTT Antal leverantörsfakturor 56 277 54 075 54 000 Varav helt elektroniska, EDI mm 2 899 0 5 000 Ekonomiska rapporter till KS 6 6 6 Antal ramavtal 600 600 Ca 500 Antal ramavtalsområden* 170 167 130 * Nya ramavtalsområden skapas genom identifiering och upphandling av ännu ej upphandlade varu- och tjänsteområden. EKONOMI 2015 Ekonomi och upphandling, tkr Intäkt 1 592 1 432 160 1 433 1 432 Kostnad 13 580 13 835 255 13 058 14 449 Netto 11 988 12 403 415 11 625 13 017 avvikelser Överskottet på 0,4 mkr beror huvudsakligen på lägre personalkostnader än budgeterat. Funktionen har samtidigt högre kostnader för köpta tjänster och programvaruinköp än vad som budgeterats. Jämförelse med föregående år Det ekonomiska utfallet och avvikelserna skiljer sig inte på något avgörande sätt från föregående år. Kostnaderna är något högre än föregående år, vilket förklaras av kostnader för upphandlingsstöd och övertagande av beställningssystem, samt uppgradering av ekonomisystemet. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 8 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Ekonomi och upphandling MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från Jag får bra service av 99 97 2 96 funktionen ska uppfattas som tydlig och mifunktionen (%)* personalen på ekono- servicen ska vara professionell. Jag får ett vänligt bemötande 98 97 1 97 av persona- len på ekonomifunktionen (%)* * Enligt chefsenkät Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Information från funktionen uppfattas som tydlig och servicen är professionell. Den information jag får är av hög kvalitet (%)* Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp (%)* Antal revisionsanmärkningar 98 97 1 97 98 97 1 95 0 0 0 0 Ramavtalstrohet (%) 94 92 2 95 Den information jag får är av hög kvalitet (%)* 87 91 4 85 + Resultatet av års chefsenkät visar att man upplever funktionens information och service som mycket god. En överväldigande majoritet är nöjda eller mycket nöjda. Kommunens revisorer har i samband med delårsbokslutet bedömt att redovisningen sker i enlighet med regelverk och interna riktlinjer. De avvikelser som görs redovisas öppet. Pensionsåtagandet redovisas enligt fullfondsmodellen, periodisering sker inte månadsvis och samtliga rekommendationer avseende redovisningen följs inte. Den ramavtalstroheten som mäts är fortsatt hög och fortsatt utbildning och certifiering av beställare bidrar till ökad kompetens och hög avtalstrohet. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 9 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal PERSONAL UPPDRAG Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor, men även se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att främja hälsa och förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Resultatet av den årliga chefsenkäten indikerar att målet är uppfyllt. INFORMATIONSMÅTT Antal löneutbetalningar per år 50 249 47 008 49 000 EKONOMI 2015 Personal, tkr Intäkt 429 150 279 467 150 Kostnad 17 789 18 623 834 18 254 18 716 Netto 17 360 18 473 1 113 17 787 18 566 avvikelser Verksamheten visar ett överskott på 1,1 mkr, vilket beror på vakanta tjänster under året. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är lägre än föregående år vilket främst förklaras av att tjänster varit vakanta i större utsträckning under. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 10 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Personal MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från Jag får bra service av funktionen ska uppfattas personalen på per- som tydlig och sonalfunktionen servicen ska vara (%)* professionell. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen (%)* * Enligt chefsenkät Den information jag får är av hög kvalitet (%)* Personalen ät tillgänglig när jag behöver hjälp (%)* Målet är uppfyllt. Chefsenkäten visar på ett gott resultat. 99 95 4 96 99 95 4 96 98 95 3 97 97 95 2 96 VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 11 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD UPPDRAG Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen samt smittskyddslagen. Nämnden ska uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna allmänheten råd och upplysningar, vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor och livsmedelskontroll samt smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydd utför tillsyn på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till miljö- och hälsoskydds handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljöoch hälsoskyddssituationen i kommunen samt nationella och lokala miljömål. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att förebygga och förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. INFORMATIONSMÅTT Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut 10 9 10 802 696 600 568 594 650 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Den tillsynsplan som miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen styr arbetet. De planerade inspektionerna av miljöfarlig verksamhet har varit något lägre än vad som planerats i tillsynsplanen. Det beror på fler klagomål och oförutsedda händelser. Totala antalet inspektioner har ökat kraftigt. Antalet nya avlopp har ökat kraftigt delvis beroende på avloppsinventeringen med krav på utbyte eller förbättring av äldre avloppsanläggningar. Handläggningstiden har samtidigt kunnat minskas. I övrigt har miljö- och hälsoskydd haft god måluppfyllelse. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 12 -
SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Miljö- och hälsoskydd EKONOMI 2015 Miljö- och hälsoskydd, tkr Intäkt 2 641 2 470 171 2 378 2 470 Kostnad 6 581 6 546-35 5 962 6 582 Netto 3 940 4 076 136 3 584 4 112 avvikelser Miljö- och hälsoskydd redovisar ett överskott på 0,1 mkr. Lönekostnader är lägre än budgeterat beroende på föräldraledigheter. Införande av e-tjänster och uppgradering av ärendesystem samt gemensamt projekt med Mölndal om hantering av schaktmassor har medfört tillfälliga kostnader. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är 0,6 mkr högre än föregående år vilket förklaras av ovanstående. MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Miljö- och hälsoskydd Resultat av enkätundersökning 77 () 75 2 77 ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, % Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd 17 <14 3 20 funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Handläggningstid, 7 <10 3 7 antal dagar, bergvär- mepump Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering ny verksamhet 5 <7 2 8 Antalet nya avlopp har ökat kraftigt, delvis beroende på avloppsinventeringen med krav på utbyte eller förbättring av äldre avloppsanläggningar. Handläggningstiden har samtidigt kunnat minskas jämfört med föregående år. Enkätundersökningen genomfördes första gången och visade att 77 procent av dem som har haft ett ärende hos kontoret var nöjda med kontakt och handläggning. Enkätundersökningen genomförs vartannat år, vilket innebär att nästa undersökning genomförs 2015. VERKSAMHETSBERÄTTELSE - 13 -
Sida 1(1) Bilaga 1 INVESTERINGSREDOVISNING BOKSLUT SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Projektkod Ombudgetering till Förslag 2015 Benämning Utfall avvikelse P=Pågående/A=Av (Belopp i tkr) Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift slutat Kommentarer till avvikelse IA01 Konstnärlig utsmyckning 3 584 0 0 0 3 584 P 3 584 Tidsförskjutningar IA80 Kontorsinventarier 170 0 0 0 170 P 170 Summa inkomster/utgifter 0 3 754 0 0 0 3 754 Summa netto för sektorn 3 754 0 3 754 3 754
Härryda kommun 435 80 Mölnlycke Telefon 031-724 61 00 Fax 031-724 61 75 kommun@harryda.se harryda.se facebook.com/harrydakommun