Kris- och katastrofplanen för Göteborgs universitet

Fastighetsavdelningen STYRDOKUMENT Leif Bouvin 08-05-05 dnr A1 55/07 031-786 58 98 = Kris- och katastrofplan för Göteborgs universitet Publiceringsdatum Juni 2008 Publicerad Beslutsfattare www.gu.se Rektor Beslutsdatum 2008-06-09 Dokumentsansvarig Giltighetstid Sammanfattning Leif Bouvin Tillsvidare Kris- och katastrofplanen för Göteborgs universitet anger mål, ansvar och organisation samt handlingsregler vid en kris- eller katastrofsituation. Fastighetsavdelningen Karl Gustavsgatan 12 B, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000, 031 786 1142 (fax) www.gu.se

Innehållsförteckning Kris- och katastrofplan för Göteborgs universitet... 1 Kris- och katastrofplan för Göteborgs universitet... 3 1 Mål och syfte för universitetets åtgärder vid kris och katastrof... 3 2 Ansvar och organisation... 4 2.1 Organisation i stort... 4 2.2 Ansvarsfördelning... 4 2.3 Jourhavande tjänsteman... 5 2.4 Katastrofstab... 5 2.5 Krisstöd krisstödsorganisation... 7 2.6 Krav på funktionsföreträdare i katastrofstaben... 7 2.7 Krav på förberedelser på fakultets- och institutionsnivå och motsvarande... 7 2.8 Händelse inom annan huvudmans område... 8 3 Kriskommunikation... 8 3.1 Information till anställda och studenter... 8 3.2 Information till massmedia och allmänheten... 8 4 Restvärdesräddning och sanering... 9 5 Försäkringar... 9 6 Bevakning, larm, nycklar och lokala kontaktpersoner... 10 Sidan 2 av 10

Maj 2008 Kris- och katastrofplan för Göteborgs universitet 1 Mål och syfte för universitetets åtgärder vid kris och katastrof Syftet med kris- och katastrofplanen är att förbereda åtgärder så att rätt resurser snabbt kan sättas in om en större oförutsedd allvarlig händelse, olycka eller tillbud inträffar. I samverkan med samhällets räddningstjänst och polis skall universitetets kris- och katastroforganisation: medverka till att räddningsledare respektive insatsledare snabbt får korrekt information om berörda verksamheter, lokaler och personer, komplettera samhällets krisstödsresurser om så bedöms lämpligt för anställda och studenter som berörs, medverka till att korrekt information så snart som möjligt ges till anställda, studenter, anhöriga och massmedia, besluta om och medverka till att restvärdesskyddande åtgärder genomförs, omedelbart efter en allvarlig händelse ta initiativ till rekonstruktionsarbete för återgång till normal verksamhet. Kris- och katastrofsituation anses föreligga när universitetets verksamhet är allvarligt hotad eller drabbad av större olycka eller händelse. Exempel på sådana händelser är allvarligt hotfulla situationer bland personal och studenter, stora bränder, omfattande läckage av explosiva eller giftiga ämnen, allvarliga ITincidenter, informationsläckage samt långvariga och omfattande avbrott i drift- och försörjningssystemen. Det kan även vara allvarliga händelser utanför universitetet som påverkar studenter, personal och verksamhet. Sidan 3 av 10

2 Ansvar och organisation 2.1 Organisation i stort Universitetets kris- och katastroforganisation består av: jourhavande tjänsteman, katastrofstab, krisstödsresurser som utformas efter behoven vid respektive händelse, system för att kalla in nyckelpersoner ur respektive fakultets och universitetsbibliotekets ledningsgrupper samt andra nyckelfunktioner. Befattningen som jourhavande tjänsteman bemannas av medlemmar ur katastrofstaben. Jourhavande tjänsteman finns alltid tillgänglig via mobiltelefon och kan nås av räddningstjänst, polis, universitetsledningen och dekaner vid universitetet. Katastrofstaben skall snabbt organisera och leda universitetets inledande kris- och katastrofarbete vid en allvarlig händelse. Staben skall arbeta under ledning av och ge stöd till samhällets räddningstjänst och polis. Den skall vidare förmedla auktoriserad information till räddningstjänsten, polisen, anställda, studenter, anhöriga och massmedia. Katastrofstaben eller erforderliga delar av den aktiveras när jourhavande tjänsteman bedömer det nödvändigt utifrån en aktuell händelse eller på begäran från räddningstjänsten eller polisen. Staben kan även aktiveras på begäran av annan medlem i katastrofstaben. Krisstödsresursernas främsta uppgift är att som ett komplement till samhällets resurser ge stöd och hjälp till drabbade anställda, studenter och anhöriga. Systemet för att kalla nyckelpersoner och nyckelfunktioner består huvudsakligen av lokala larmlistor. Därutöver finns åtgärdsinstruktioner vid SOS larmcentral med uppgifter om lokala kontaktpersoner för respektive lokal/byggnad. 2.2 Ansvarsfördelning Jourhavande tjänsteman och katastrofstab leder initialt arbetet (insatserna) vid en kris- och katastrofsituation. Därefter tar linjeorganisationen på berörd nivå över ledningsansvaret för insatserna med jourhavande tjänsteman och katastrofstaben som stödresurs. Successivt tar ordinarie universitetsgemensamma resurser över stödfunktionen. Säkerhetschefen ansvarar för: att kris- och katastrofplan, central larmlista respektive tjänstgöringsschema för jourhavande tjänsteman är aktuella och fördelade, att samverkande myndigheter är informerade om universitetets kris- och katastroforganisation, att nödvändiga instruktioner och stödmaterial för katastrofstaben finns tillgängligt, Sidan 4 av 10

att katastrofstabens medlemmar och jourhavande tjänstemän erhåller erforderlig utbildning och övning. Katastrofstabens medlemmar ansvarar för funktionsmässiga förberedelser och kontinuitetsplanering inom respektive ansvarsområde enligt punkt 2.6 nedan. Fakultetsledning och motsvarande ansvarar för förberedelser enligt punkt 2.7 nedan samt med stöd av katastrofstaben för ledning av insatserna inom det egna verksamhetsområdet. De ansvarar också för att åtgärdsinstruktioner avseende lokala larm är uppdaterade med aktuella kontaktpersoner och att de revideras minst en gång per år. Se punkt 6 nedan. 2.3 Jourhavande tjänsteman Vid Göteborgs universitet skall det alltid finnas en jourhavande tjänsteman som kan nås via telefon eller mobiltelefon och som kan infinna sig vid universitetets lokaler i Göteborg inom två timmar. Minst fem personer ur katastrofstaben turas om att tjänstgöra som jourhavande en vecka i taget. Byte av jourhavande tjänsteman och överlämning sker första arbetsdagen i respektive jourvecka. Aktuella befattningshavare framgår av katastrofstabens personalbilaga. Jourhavande tjänsteman: skall ständigt kunna nås via mobiltelefon. GU växel ansvarar för att universitetets larmnummer är vidarekopplat till jourhavande tjänstemans mobiltelefon samt att sambandskontroll görs vid jourperiodens början och kl 12.45 varje vardag, skall vara tillgänglig för räddningstjänst och polis för att förmedla information som underlättar räddningsinsatser, skall vid inträffad händelse så snart som möjligt informera aktuell verksamhetsansvarig, universitetets ledning, informationsansvarig, växelpersonal samt efter bedömning aktivera erforderliga delar av katastrofstaben, skall dokumentera händelseförloppet och vidtagna åtgärder i en katastrofjournal. Efter avslutat ärende lämnas dokumentationen till säkerhetschefen för arkivering. 2.4 Katastrofstab Universitetets katastrofstab har följande sammansättning: Förvaltningschefen Säkerhetschefen Informationsdirektören Personaldirektören IT-chefen Fastighetsdirektören Chefen för studentavdelningen Universitetets skyddsingenjör Sidan 5 av 10

Skadeplatsföreträdare (utses från fall till fall och bör normalt vara aktuell prefekt) Vid incident säkerställs också samverkan med de fackliga organisationerna och studentorganisationerna. Utöver dessa kan staben, efter behov, knyta ytterligare experter till sig. Som stöd till stabens arbete skall sekreterare ur universitetsledningens kansli och telefonist från externa relationer finnas utsedd. Ingående personer framgår av separat personalbilaga Inkallande av katastrofstaben I första skedet av en olycka skall jourhavande tjänsteman efter bedömning, normalt på begäran av räddningsledaren eller polis sammankalla erforderliga delar av universitetets katastrofstab. När staben sammankallas skall: samlingsplats, tidpunkt och ev. utrustning tydligt meddelas, universitetets telefonväxel vara behjälplig med sammankallande av katastrofstaben, universitetets telefonväxel snarast informeras om hur staben kan nås Till dess förvaltningschefen anlänt leds katastrofstabens arbete av jourhavande tjänsteman. Lämpliga kontaktpersoner inom berörda institutioner och avdelningar som har bäst kännedom om vilka farliga ämnen, försöksdjur, dyrbar utrustning, svårersättliga material etc. som för tillfället finns i de aktuella lokalerna kan nås via (larm-) åtgärdsinstruktionerna hos SOS alarmering telefon 031-7031755. Stabens uppehållsplats Jourhavande tjänsteman ombesörjer att en lämplig uppehållsplats snarast ordnas för katastrofstaben samt eventuellt tillkommande personer från kommunens räddningsledning, polisledning och övriga inblandade organ. Denne tillser också att berörda informeras om placeringen. Som ständigt tillgänglig ledningslokal skall rum 054 (intill lunchrummet) i huvudbyggnaden, Vasaparken, kunna disponeras. Detta rum har även tillgång till direktlinje för telefon och fax 7861020 samt IT-anslutning. Enklare utrustning i form av beredskapspärm mm för katastrofstaben förvaras i universitetets växel. Katastrofjournal Katastrofjournal skall föras över stabens arbete. I denna journal skall händelseförloppet och vidtagna åtgärder antecknas med tidsangivelser. Det skall tydligt framgå av journalen vem som har beslutat om åtgärderna samt vem som svarat för verkställandet. Journalen arkiveras av säkerhetschefen. Det åligger staben att efter avslutat uppdrag (eller övning) även utvärdera insatserna. Sidan 6 av 10

2.5 Krisstöd krisstödsorganisation För att kunna ge stöd till anställda och studenter skall universitets gemensamma personalavdelning med hjälp av företagshälsovården och studenthälsovården kunna mobilisera krisstödsresurser för enskilda och i grupp. Krisstödsresurserna skall vara ett komplement till samhällets resurser och skall kunna verka under en längre tid. Personalavdelningen bedömer från fall till fall vilka personer som skall ingå i krisstödsresurserna. Polisen ansvarar primärt för att anhöriga till omkomna och skadade kontaktas. Personalavdelningen skall vara beredd att medverka vid dessa tillfällen. Krisstödsresurserna skall de närmaste veckorna efter en allvarlig händelse vid behov kunna ge stöd till den drabbade verksamheten avseende råd till chefer, stöd vid krisreaktioner, information till anställda och studenter, anordnande av minnesstunder mm. 2.6 Krav på funktionsföreträdare i katastrofstaben Funktionsföreträdarna i katastrofstaben skall förbereda beredskap och kontinuitetsplanering för egen funktion bestående av larmlista över nyckelpersoner, resurser och system för att kunna stödja katastrofstaben och verksamheterna vid en kris- och katastrofsituation. Utöver ovanstående funktions förberedelser skall studentavdelningen i samverkan med personalavdelningen och säkerhetschefen förbereda en särskild handlingsplan för stöd till internationella studenter vid en kris- och katastrofsituation. 2.7 Krav på förberedelser på fakultets- och institutionsnivå och motsvarande Grunden för förberedelserna på fakultets- och institutionsnivå samt motsvarande nivåer inom universitetsbiblioteket och gemensamma förvaltningen är: att det systematiska brandskydds- och arbetsmiljöarbetet hålls aktuellt, att personal och studenter är väl informerade om gällande skydds- och säkerhetsrutiner, att chefer och nyckelpersoner får utbildning om kris- och katastrofplanen samt checklista vid kris och katastrofsituation. Därutöver skall det finnas aktuella larmlistor så att följande funktioner vid behov kan aktiveras: Fakultetsledningen Institutionsledningar Lokalintendent eller motsvarande Studentadministrativ funktion för åtkomst av LADOK- och kursinformation Sidan 7 av 10

Informationsfunktion IT-beställare eller annan befattningshavare som har god kunskap om verksamhetens IT-behov. Personaladministrativ funktion 2.8 Händelse inom annan huvudmans område Principen för kris- och katastrofarbetet är att den som är huvudman över området leder arbetet och GU:s resurser stödjer arbetet. Detta gäller t.ex. gemensamma institutioner och verksamheter vid Chalmers, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Folktandvården (Odontologen), Steneby och Dacapo. I katastrofstabens beredskapspärm finns tillgång till Chalmers kris- och katastrofplan samt förteckningar över kontaktpersoner vid Chalmers, Sahlgrenska universitetssjukhusets, Folktandvården, Steneby, Dacapo och Göteborgs kommun. 3 Kriskommunikation I en kris är öppenhet gentemot såväl anställda, studenter som omvärld av särskilt stor vikt. En välskött kriskommunikation kan förkorta tiden av oro och ryktesspridning. 3.1 Information till anställda och studenter Information till anställda och studenter skall ske med hög prioritet och via kanaler anpassade till händelsen. Katastrofstaben har det inledande ansvaret för den interna informationen i händelse av kris. Därefter tar linjeorganisationen över ansvaret för att kommunikation sker med berörda anställda och studenter inom den egna organisationen. Samarbete sker med den centrala informationsenheten, eftersom korrekt och uppdaterad information också skall finnas tillgänglig via universitetets centrala webbplats. Om situationen så kräver kan information via e-post bli aktuell till samtliga berörda. Vid händelse av en större kris bör även textmeddelanden via mobiltelefoner övervägas. Möten med närmast berörd personal och berörda studenter bör om möjligt arrangeras. Universitetets telefonväxel vet var olika nyckelpersoner kan nås och är en viktig informationskanal. Telefonisterna måste kontinuerligt hållas uppdaterade om händelseförloppet och om vilka nya rutiner som gäller. Avdelningen för externa relationer inom gemensamma förvaltningen har ansvar för att nödvändiga åtgärder vidtas för den händelse en kris kräver att ytterligare resurser i form av personal eller teknik behöver tillföras telefonväxeln. 3.2 Information till massmedia och allmänheten Räddningsledaren eller polisens insatsledare har under olycksskedet huvudansvaret för information till media och allmänhet. Universitetet samordnar sin information med dessa enligt följande ansvarsfördelning: Om en kris berör hela universitetet har rektor, eller den hon eller han utsett, kommunikationsansvaret gentemot media och allmänhet. Sidan 8 av 10

Är krisen avgränsad till en fakultet har dekanus, eller den hon eller han utsett, ansvaret för kommunikationen. Är krisen avgränsad till en institution eller motsvarande har prefekt, eller den hon eller han utsett, ansvaret för kommunikationen om dekanus inte beslutat annat. Vid större kriser avgränsade till en fakultet eller institution bör en särskild lokal ställas till journalisternas förfogande. Här skall återkommande information ges. Om det fordras ska en särskild telefonjour upprättas dit journalister och allmänhet kan ringa för information. Vid större kriser som berör hela universitetet samordnas mediekontakterna och information i övrigt till allmänheten av den person rektor har utsett för uppgiften. Om det fordras ska en särskild telefonjour upprättas dit journalister och allmänhet kan ringa för information. Samordningen av de centrala mediekontakterna bedrivs i Informationsenhetens lokaler i universitetets huvudbyggnad i Vasaparken. En lämpligt utrustad lokal ställs till journalisternas förfogande. 4 Restvärdesräddning och sanering Med restvärdesräddning avses åtgärder för att i största möjliga utsträckning rädda fast och lös egendom och undvika att ytterligare skador uppstår. Det är räddningsledaren som avgör när akutinsatserna skall upphöra och restvärdesräddningen inträder. Akutinsatserna bekostas av kommunen genom räddningstjänsten, medan restvärdesräddningen bekostas av fastighetsägaren vad avser fastigheten och av hyresgästen vad avser inredning och utrustning. Staten har ett avtal med Larmtjänst som innebär att Larmtjänst skall svara för restvärdesräddningen vad avser berörd fastighet om denna är statlig. Avtalet omfattar också restvärdesräddning av utrustning m.m. som universitetet äger. Larmtjänst kontaktas via 020-322322. Vid omfattande skador skall Fastighetsavdelningen biträda med hjälp och information om tekniska frågor, ersättningslokaler, transport- och flyttfrågor samt sanering. Sanering Lokalvården kan medverka vid sanering, vattensugning, torkning etc. För sanering av hälsovådliga eller smittsamma ämnen skall särskilt avtalat saneringsföretag utnyttjas. Kontaktuppgifter till avtalat saneringsföretag finns i katastrofstabens beredskapspärm respektive jourhavande tjänstemans väska. 5 Försäkringar Säkerhetschefen är universitetets kontaktperson mot Kammarkollegiet när det gäller verksamhetsförsäkringen. När det gäller personförsäkringar är Personalavdelningen och universitetets skyddsingenjör sammanhållande när det Sidan 9 av 10

gäller personal och Studentavdelningen när det gäller studenter. Frågor rörande arbetsskador handläggs av skyddsingenjören. Vid större skada skall säkerhetschefen omedelbart kontaktas för begäran om stöd från Kammarkollegiet avseende planering av sanering respektive skadereglering. 6 Bevakning, larm, nycklar och lokala kontaktpersoner För flertalet fastigheter anlitar universitetet bevakningsbolag för ronderande och stationär bevakning. Alla installerade larm är anslutna till SOS Alarm AB och där finns uppgift om aktuellt bevakningsbolag, kontaktpersoner från verksamheten och vem som skall kontaktas vid fastighetsproblem. Vid driftlarm (klimatlarm, hisslarm, handikapplarm m.m.) kontaktar larmcentralen normalt fastighetsförvaltaren, t.ex. Akademiska Hus, eller lämplig utryckningsjour. Bevakningsbolagen förvarar nycklar till de flesta lokaler som universitetet disponerar. Nycklar och passerkort är tillgängliga för katastrofstaben och räddningstjänsten genom larmcentralen eller bevakningsbolagets arbetsledning som kan ombesörja att en väktare öppnar. Sidan 10 av 10