1(15) 20150921 Dnr RS/1379/2015 Beslut med anledning av omorganisation 20160101 inom Region Jämtland Härjedalen Bakgrund Det finns flera beslut, behov och ställningstaganden som lett fram till att en omorganisation inom Region Jämtland Härjedalen måste ske. Här noteras några av dessa: Det politiska beslutet 2014 om politisk organisation och två förvaltningar Analyser av chefernas arbetsvillkor och behov av stöd för att klara sitt uppdrag Långsiktig utvecklingsplan för god ekonomisk hushållning och politiska partiernas åtgärdsförslag med besparingskrav på administration Politiskt uppdrag att efter sammanläggningen av Regionförbundet och Landstinget göra rationaliseringar och skapa en effektiv organisation Rapporten: Översyn organisering av områdena Miljö, Folkhälsa, Jämlikhet och jämställdhet samt FoU i Region Jämtland Härjedalen 1 med förslag hur dessa verksamheter som finns i både inom regional utveckling och centrum för lednings och verksamhetsstöd kan organiseras, samt dessa verksamheters analys av rapporten och förslag till organisering 2 Rapport Genomlysning av Region Jämtland Härjedalens hälso och vårdorganisation med speciell fördjupning av Centrum för opererande specialiteter 3 med analys av styrning och ledning inom hälso och sjukvårdsförvaltningen Regiondirektörens samtal med medarbetare på alla nivåer i organisationen Övergripande syfte och inriktning med omorganisation Det har nu bildats en region och nu måste det bli en enda sammanhållen organisation. En flexibel organisation måste skapas, anpassad för de snabba förändringar som kontinuerligt sker i samhället i stort. Dessutom måste organisationen bli effektivare på flera sätt, bland annat måste de strategier som beslutas på ledningsnivå snabbt genomföras i verksamheten. En mer attraktiv arbetsmiljö med beslutsmandat långt ner i organisationen måste också skapas. Omorganisationen har ett starkt fokus på kvalitet i verksamheten och en tyngdpunkt på enhetsnivån. Verksamhetens resultat och förbättringar ska prioriteras, liksom effektivare och kortare beslutsvägar. Målet är att alla verksamheter ska jobba utifrån en gemensam kultur, varumärke och värdegrund och sträva mot samma mål. Det ska vara en enda organisation, och inte flera autonoma organisationer. Det ska vara en region att längta till och växa i och en region i rörelse framåt. 1 Anna Foresi Berner, februari 2015 2 Alternativa organisationsförslag för områdena miljö, jämlikhet och jämställdhet, folkhälsa samt FoU, maj 2015 3 HCM Health Care Management, juni 2015
20150921 2(15) Det handlar om en besparing på runt 10 miljoner kronor på administration. Förväntningar finns på att förändringar i bättre stöd till enhetschefer att ta ansvar för beslut och budget ska ge ännu större kostnadsreduceringar. Större fokus ska läggas på första och andra linjen för att skapa mesta möjliga effektivitet. Enhets och områdescheferna ska få bättre stöd och förutsättningar för att planera och styra sina verksamheter. Det gäller till exempel bättre stöd i medarbetarfrågor, ekonomifrågor och vid förbättringsarbeten. Cheferna ska också ha möjlighet att vara mer delaktig i verksamheten och nära sina medarbetare. Dessutom får cheferna en tydligare roll vad gäller mandat, uppföljning och strategi. Fokus på höjd kvalitet kräver också att ett ökat medicinskt ansvar ingår i verksamhetsledningen inom hälso och sjukvården. Första linjens chefer prioriteras högt och ska få utökat stöd inom flera områden utifrån att det är de som tillsammans med sina medarbetare i störst utsträckning kan mäta, analysera och genomföra förändringar för att förbättra kvalitet och resultat. Första linjens chefer får också större beslutsmandat och större inflytande över budget. Även andra linjens chefers förutsättningar förbättras, bland annat genom att sätta fokus på kvalitet och ett tydligare medicinskt ledningsansvar i områdesledningarna inom hälso och sjukvårdsförvaltningen. Administration som inte är absolut nödvändig för organisationens resultat ska ses över och eventuellt fasas ut under 2016 och stabsresurserna ska styras av verksamhetens behov och övergripande strategier. I arbetet med LUP administration finns en beslutad besparing där arbetssättet är att pröva varje rekrytering noga och att minska genom naturlig avgång. Cheferna inom regionstaben utgör ett gemensamt rekryteringsråd för att hantera detta. Inriktningsbeslutet i korthet Öka resursen till första linjens chefer Stärka områdeschefens roll i organisationen Tydliggöra det medicinska ledningsansvaret i områdesledningen inom hälso och sjukvårdsförvaltningen Centrumorganisationen upphör Stabsresursen ska integreras mer i verksamheten En enda regiongemensam stab bildas Tydliggjorda sammanhållna förvaltningar Förändring i flera steg Omorganisationen har flera steg. Den började med att Regiondirektören tillkännagav sitt inriktningsbeslut muntligt i mitten av augusti och har genomfört informationer, dialoger med politiken och med Region Jämtland Härjedalens chefer och medarbetare. Förvaltningschef för Hälso och sjukvårdsförvaltningen och Regionstaben är utsedd, och Förvaltningschef för Regionala utvecklingsförvaltningen har oförändrad roll. I detta skriftliga beslutsdokument förtydligas inriktningsbeslutet i ett antal frågor, men det återstår också ett antal frågor som kommer att lösas i senare skeden.
20150921 3(15) Övergripande organisation De politiska beslut som är tagna är att det ska finnas två förvaltningar som arbetar mot var sina politiska organ: Regionstyrelsen Vårdvalsnämnden Regionala utvecklingsnämnden Regionstaben Hälso och sjukvårdsförvaltningen Regionala utvecklingsförvaltningen Utifrån den förutsättningen görs nu en tydlig förvaltningsorganisation med sammanhållna stabsresurser: Regiondirektör Regionstab Närstöd Förvaltningschef Hälsooch sjukvård Biträdande RD och förvaltningschef Regional utveckling Närstöd När förvaltningscheferna arbetar vidare med utveckling av sina respektive förvaltningar kan förändringar ske av områdesindelningar, men i detta skede är det nedanstående struktur. Eventuella förändringar av områdesindelningar kommer att ske i samverkan med områdesledningar och fackliga organisationer.
20150921 4(15) Hälso och sjukvårdsförvaltningen med 12 områden: Antal månadsanst Område/2:a linjen Enheter/1:a linjen 1 sept 2015 Barn och ungdomsmedicin 4 119 Barn och Unga vuxna 5 130 Kvinna 3 113 Psykiatri 8 292 Hjärta Neutrologi Rehab, HNR 10 366 Hud Infektion Meicin, HIM 9 269 Akutvård 11 472 Ortopedi 5 196 Kirurgi Ögon Öron 13 367 Diagnostik Teknik Service 14 454 Primärvård 24 598 Folktandvård 7 199 TOTALT 113 3575 I det fortsatta arbetet med områdesindelningar ska konsekvenser för akademiska sjukvårdsenheter enligt ALFsystemet vägas in. Regionala utvecklingsförvaltningen med 5 områden: Antal månadsanst Område/2:a linjen Enheter/1:a linjen 1 sept 2015 Kompetens och utbildning 5 72 Attraktion och livsmiljö 2 19 Näringsliv 1 14 Infrastruktur och kommunikationer 1 4 Kultur 3 37 TOTALT 12 146 Linjeorganisationens chefer: 1:a linjens chefer: Enhetschefen ska tillsammans med medarbetarna: utföra arbete av högsta möjliga kvalitet, som mäts, visas och analyseras medvetandegöra regionens arbetssätt, värderingar och strategi föreslå, genomföra, utvärdera och sprida ett bättre sätt att nå högre resultat Har det operativa ansvaret för att verkställa det uppdrag som verksamheten har med god kvalitén, gott bemötande, god arbetsmiljö och inom givna ekonomiska ramar. 2:a linjens chefer = Områdescheferna: Har det övergripande ansvaret för att leda, utveckla och samordna verksamheterna inom området, och att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Inom Hälso och sjukvårdsförvaltningen ligger oftast verksamhetschefsansvaret enligt hälso och sjukvårdslagen här. Områdescheferna bör få: Tydligare roll avseende mandat, uppföljning och strategi Fokus på höjd kvalitet kräver ett ökat medicinsk ansvar i verksamhetsledningen
20150921 5(15) Ge ett aktivt stöd till första linjen så att de får möjlighet att vara nära verksamheten Leda, mäta, ge feedback på och utveckla förändrings och förbättringsarbetet Sprida, genomföra, följa upp och förbättra regionens strategi och planer Förvaltningschef Hälso och sjukvård Har ansvar för att alla områden inom förvaltningen bedrivs på bästa möjliga sätt, att ständiga förbättringar sker och att följa upp områdenas kvalité, arbetsmiljö, effektivitet och ekonomi. I rollen ingår också omvärldsbevakning, framtidsanalys för verksamheternas utveckling och samverkan med kommunerna och andra sjukvårdshuvudmän. Förvaltningschefen är föredragande i Regionstyrelsen när den agerar som hälso och sjukvårdsnämnd. Förvaltningschef Hälso och sjukvårds närstöd beslutas senast 31 oktober: Närstöd är en möjlighet inget krav Förvaltningschef Regional utveckling Har ansvar för att alla områden inom förvaltningen bedrivs på bästa möjliga sätt, att ständiga förbättringar sker och att följa upp områdenas kvalité, arbetsmiljö, effektivitet och ekonomi. I rollen ingår också omvärldsbevakning och framtidsanalys för verksamheternas utveckling, samverkan med kommunerna, näringslivet och alla andra aktörer för länets utveckling Förvaltningschefen är föredragande i Regionala utvecklingsnämnden. Förvaltningschef för regionala utvecklingsförvaltningen är också biträdande regiondirektör. Förvaltningschef Regional utvecklingschefs närstöd beslutas senast 31 oktober. Närstöd är en möjlighet inget krav Regiondirektören är ytterst ansvarig för att Region Jämtland Härjedalen har en verksamhet som bedrivs med god kvalitet, inom befintliga ramar och enligt politiskt fattade beslut. Regionstabens organisation och arbetssätt Regionstaben förändras för att förstärka och förbättra det stöd till 1:a och 2:a linjens chefer som är omorganisationens syfte. Regionstaben ska också vara stöd till förvaltningscheferna. Regionstaben har förutom det uppdraget också uppdrag att vara stöd till den politiska organisationen och Regiondirektören samt att uppfylla omvärldens krav på Region Jämtland Härjedalen som myndighet. Centrum för lednings och verksamhetsstöd och Staben för regionala utveckling upphör. En Regionstab med avdelningar bildas sammanhållen av chef för regionstaben. Regionstabens chef har samma nivå i organisationen som förvaltningscheferna, men med stabsrelation inte linje. Avdelningscheferna inom regionstaben har samma nivå som förvaltningarnas områdeschefer och enhetscheferna är 1:a linjens chefer Regiondirektören funktionsleder avdelningscheferna. Det är regiondirektören som delegerar ansvar och befogenheter till funktioner dvs avdelningschefer enligt delegationsordning och befogenhetsplan. Det betyder också att regiondirektören inte behöver gå via chef regionstaben när uppdrag och styrning ska utövas. Förvaltningscheferna kan också avropa stöd direkt från avdelningscheferna, men inte utöva direkt styrning av avdelningschefer.
20150921 6(15) Avdelningscheferna inom regionstaben har direktivrätt. Direktivrätt betyder rätt att fatta beslut som ska gälla för regionens båda förvaltningar, t ex om regler, rutiner, riktlinjer. I nedanstående beskrivning av avdelningarna inom regionstaben beskriv stöd till chefer i ekonomi och personalfrågor som verksamhetsstödsteam. De avdelningar inom regionstaben där resurserna inte räcker till att fördela ut i verksamhetsstödsteam kommer att utse kontaktpersoner istället. Kontaktpersonerna ska arbeta tillsammans med ekonomi och personalresursen i verksamhetsstödsteamet och de ska tillsammans stötta områdeschefer och enhetschefer. Regionstaben behöver också ett verksamhetsstödsteam/kontaktpersoner. Koncernledningen, förvaltningscheferna, och politikerna har inga egna verksamhetsstödsteam/kontaktpersoner. För att verksamhetsstödsteamen och kontaktpersonerna ska få bästa möjliga förutsättningar att ge sitt stöd är det viktigt att de inbjuds att delta i områdesledningsmöten, där de får kunskap om vad som är på gång i verksamheten och får en kanal till, utöver direkt chefsstöd, för att ge sitt stöd. Arbetssättet ska vara både att jobba på uppdrag av cheferna men också aktivt uppsökande för att ge stöd. Regionstaben organiseras i följande avdelningar under chef för Regionstaben: En sammanslagen EKONOMI och PERSONALAVDELNING Ekonomidirektören har ett antal strateger direkt underställda för olika regionövergripande strategiska ekonomiområden. Personaldirektören har ett antal strateger direkt underställda för olika regionövergripande strategiska personalområden. Ekonomidirektören och personaldirektören blir linjechef för enheterna. Hur linjeansvaret fördelas mellan dem beslutas i särskild ordning. Upphandlingsenheten nuvarande enhet kompletteras med ansvar för avrop på bemanningsavtalen, och avtalskontroll Verksamhetsservice. innehållande redovisning och lönehantering, hantering av personalbostäder, personalföreningen och systemförvaltning Heroma och Raindance. Verksamhetsstöd som består av totalt 7 team med ekonomi och personalkonsulter. Antalet konsulter i teamen varierar beroende på verksamhetens storlek och komplexitet. Ekonomi och personalkonsulter från regional utveckling ingår här. Teamen fördelas så här: 4 team bemannade med ekonomikonsulter och personalkonsulter avsätts för hälsooch sjukvårdsförvaltningen. Teamen ska arbeta som stöd till områdeschefer/enhetschef grupperade enligt beslut från förvaltningschef för hälso och sjukvårdsförvaltningen. 1 team avsätts för regionala utvecklingsförvaltningen bestående av ekonomikonsulter och personalkonsulter. Enligt beslut i koncernledningsgruppen 20150402 18 definierades administration inom regionala utvecklingsförvaltningen så att det omfattar alla inom verksamhetsstöd och handläggare inom ekonomi och personal på Birka, Bäckedal och Kulturen. 1 team ger stöd till regionstabens chefer. 1 team som arbetar hälsofrämjande mot alla verksamheter och består av konsulter inom hälsa och rehabilitering, friskvårdskonsulent och rehabkoordinator.
20150921 7(15) Teamen ska samordnas med de stödfunktioner som verksamhetsområdena har idag, tex assistenter, verksamhets/vårdutvecklare, och sitta tillsammans så fysiskt nära sitt tilldelade område som lokalerna tillåter. Resurserna räcker inte till för att fördela stöd till alla enhetschefer därför placeras teamen på områdesnivå och områdeschefen prioriterar hur deras stöd ska nå enhetscheferna. På regionala utvecklingsförvaltningen placeras teamen på förvaltningsnivå och delvis på områdes/enhetsnivå. Förvaltningscheferna får inget eget team men kan avropa hjälp och stöd från både regionstaben och från områdesteamen. KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN samlar alla kommunikatörer, journalister mfl från Centrum för lednings och verksamhetsstöd och Staben för regional utveckling i en avdelning som arbetar med alla verksamheter i de båda förvaltningarna och med regionledning och politikerna. I avdelningen ska varje verksamhetsområde ha en utpekad kontaktperson ansvarig för stöd till områdets chefer och verksamhet. Stödet innebär att vara mottagare av uppdrag och frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess behov. Kommunikationsavdelningens kontaktpersoner ska samarbeta med sitt områdes verksamhetsstödsteam (se ovan) IT OCH EHÄLSOAVDELNINGEN har ny organisation från 20150701 med två enheter ITenheten Ehälsoenheten I ITenheten placeras ITresurserna från Staben för regional utveckling. I avdelningen ska varje verksamhetsområde ha en utpekad kontaktperson ansvarig för stöd till områdets chefer och verksamhet. Stödet innebär att vara mottagare av uppdrag och frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess behov. ITavdelningens kontaktpersoner ska samarbeta med sitt områdes verksamhetsstödsteam (se ovan) Regionala ITinfrastrukturella frågor och samarbete med andra huvudmän i länet, finns inom både Regionala utvecklingsförvaltningen och nuvarande Staben för IT och ehälsa. Exempel på detta är Digitala agendan, samverkan inom ehälsa, Jamtnät, utgivning av SITHSkort. I "Slutrapport förstudie kring regional samverkan i offentlig verksamhet inom e och ITområdet i Jämtlands län" 4, förslås även en framtida ITnämnd ha sin hemvist inom regionen. En nära samverkan eller en gemensam organisation inom Regionstaben för dessa funktioner, bör utredas vidare. Planerings och beställarstaben i nuvarande organisation upphör och uppgifter och funktioner fördelas se nedan SAMORDNINGSKANSLIET består av två enheter : Enheten för krisberedskap, säkerhet och miljö oförändrad, eftersom inga förändringar inom miljöområdet föreslås enbart utökad samverkan med miljöfunktioner inom regionala utvecklingsförvaltningen. 4 Framtagen av Östersunds kommun, konsulter Bertil Thunberg och Thomas Näsberg, klar juni 2015
20150921 8(15) Ny enhet för Sekretariatet Alla inom ärendehantering, sekretariatsfunktioner från Samordningskansliet och Staben för regional utveckling samlas i sekretariatet. Varje politiskt organ ha en utpekad kontaktperson ansvarig för stöd till organets politiker och ansvariga tjänstemän. Stödet innebär att vara mottagare av ärenden och frågor, men också att personen har uppdrag att lära känna verksamheten, förstå dess behov. Planeringschef och projektledare/utredare för LUPekonomi och Fastighetschefen placeras också i samordningskansliet, utifrån att dessa uppdrag har nära koppling till och styrning från högsta ledning och politiker. Leansamordnaren flyttas till utvecklingsavdelningen. Nuvarande FoUUstab ligger kvar i regionstaben trots att FoUUverksamheten till övervägande del handlar om hälso och sjukvård. FoUUverksamheten inkluderar också innovationsfrågor där samarbetet med regionala utvecklingsförvaltningen finns. Därför placeras FoUverksamheten utanför de båda förvaltningarna, dvs i regionstaben. I regionala utvecklingsförvaltningen finns FoUJämt och innovationsprojekt. Dessa verksamheter ska organisatoriskt ligga kvar där eftersom uppdragen har nära koppling mot andra verksamheter i den förvaltningen, och det kommunala uppdraget. Innovationsverksamheter finns både inom regional utvecklingsförvaltningen, i FoUUstaben och i andra verksamheter med stöd av regionala utvecklingsmedel t ex Peak innovation, MidSwedenSiencePark, Mitt Universitet, Almi. Komplexiteten kräver samordning och styrning av dessa verksamheter. Därför skapas en Styrgupp för Innovation i region Jämtland Härjedalen, ordförande är regiondirektören och vice ordförande är biträdande regiondirektören., övriga medlemmar utses av dessa två. FoUUstabens nuvarande ansvar för utbildningar (undersköterskeutbildning genom vård och omsorgscollege, medellånga utbildningar, psykolog och läkarutbildning och alla kliniska placeringar, studierektorer för AT, ST och PTP) ligger oförändrat kvar. FoUUstaben inordnas som en enhet i en ny UTVECKLINGSAVDELNING. I utvecklingsavdelningen kommer att finnas forskningsenhet, utbildningsenhet (I detta ingår inte utbildningsverksamheten inom regionala utveckling) utvecklingsenhet. Dessa verksamheter samlas för att skapa en sammanhållen förändringsmiljö. Det innebär forskning (spets och kompetens), utbildning (grundutbildning, klinisk placering och chefsutbildning), utveckling (implementering och verkstad), innovation (nytänkande) i samverkan. I forskningsenheten samlas forskningsverksamheten från nuvarande FoUUstab I utbildningsenheten samlas utbildningsverksamheterna från nuvarande FoUUstab I Utvecklingsenheten samlas följande funktioner: Den nya funktionen förändringsledare tillika chefsutvecklare. Leansamordnare från samordningskansliet Verksamhetsutvecklare, enkät/statistik, produktions och kapacitetsplanering, logistiker från Hälso och sjukvårdsstabens analys och uppföljningsenhet
20150921 9(15) Funktionerna inom nuvarande Folkhälsocentrum 5 från Hälso och sjukvårdsstaben samt ANDTkoordinator från regionala utvecklingsförvaltningen Produktionsledare från centrum opererande specialiteter Jämställdhets och Barnkonventionsfunktioner och stöd till personer med funktionsnedsättning flyttas från Hälso och sjukvårdsstabens analys och uppföljningsenhet (samordning med personalstrategernas jämställdhetsarbete krävs) ITstrateg för distansoberoende teknik flyttas från ITstaben Projektansökningsfunktion flyttas från Planerings och beställarstaben, (nära samarbete med motsvarande funktioner inom regional utveckling krävs) Denna avdelning ska arbeta både på uppdrag av verksamheterna och på eget initiativ driva på forskning, utveckling och innovation. Vård/verksamhetsutvecklarna som idag finns på centrumnivå är viktiga resurser i utvecklingsarbeten. Deras organisatoriska placering, antal, och samarbetsformer med regionstabens verksamhetsstödsteam och utvecklingsavdelningen behöver tydliggöras i ett senare skede. En HÄLSO OCH SJUKVÅRDSPOLITISK AVDELNING skapas som i första hand arbetar mot högsta ledning och politiker. Denna avdelning ska stödja förvaltningschef för hälso och sjukvårdsförvaltningen i omvärldsbevakning, framtidsanalys, samverkan med andra sjukvårdshuvudmän liksom struktur och spridning av kunskapsstyrd och ändamålsenlig vård. I denna avdelnings uppdrag ingår också ansvar för att försäkra att verksamheterna lever upp till de lag och regelkrav som ställs på hälso och sjukvården. I denna avdelning samlas följande funktioner: Nuvarande chef Hälso och sjukvårdsstaben från Hälso och sjukvårdsstaben Folkhälsopolitiskstrateg från regionala utvecklingsförvaltningen Landstingsöverläkare och vårdstrateg från Hälso och sjukvårdsstaben Cosmic objektförvaltning från Hälso och sjukvårdsstaben Beställarenheten från Planerings och beställarstaben Flyktingsamordning från Hälso och sjukvårdsstaben Projektledning av nationellt initierade utvecklingsarbeten Sjukskrivningsprocess och projekt ytterligare utredningar krävs för långsiktig placering Rett center ska ingå i Hälso och sjukvårdsförvaltningen, dvs ansvaret flyttas från Hälsooch sjukvårdsstaben. Hela Patientsäkerhetsenheten placeras i Hälso och sjukvårdsförvaltningen, eftersom den enheten i första hand ska arbeta mot verksamheternas områdeschefer och enhetschefer. I Patientsäkerhetsenheten ingår chefläkare, vårdutvecklare, smittskydd och vårdhygien, och läkemedelsfunktionerna. 5 OBS det politiska förslaget om utdelad folkhälsoresurs till primärvården är inte hanterad i detta förslag
20150921 10(15) Det finns ytterligare ett antal frågeställningar som inte diskuterats klart mellan regionstaben och förvaltningschefen för hälso och sjukvårdsförvaltningen. De fortsatta diskussionerna kan komma att leda till att funktioner flyttas mellan regionstaben och hälso och sjukvårdsförvaltningen. I Staben för regional utveckling finns i nuvarande organisation också funktioner som assistenter, statistiker och internationell strateg. Dessa funktioner ligger kvar i regionala utvecklingsförvaltningen. Placeringen av dessa funktioner inom regionala utvecklingsförvaltningen avgör förvaltningschefen för regional utveckling i nästa skede av omorganisationen. Överföring av konsthandläggarfunktionen Region Jämtland Härjedalen äger en stor konstsamling placerad i egna miljöer och hos andra offentliga aktörer genom depositioner vilket regleras genom avtal. Konsthandläggaren, med nuvarande placering vid fastighetsenheten, ansvarar för löpande inköp till samlingen och konstnärliga miljögestaltningar genom 1 % av fastighetsinvesteringar för regionens miljöer samt förvaltning och vård av konsten, vilket regleras i Bildkonstpolicy samt Riktlinjer och rutiner för hantering av bildkonst. Sedan 2008 ingår Primusrummet i uppdraget. För att skapa en starkare bildkonstenhet samlas funktionerna konstkonsulent och konsthandläggare under länskulturen. Det förtydligar det regionala perspektivet i koppling till aktuella styrdokument. Regionstabens arbetssätt och organisering kommer löpande att utvärderas i första hand tillsammans med Regiondirektör och förvaltningschefer, men chef för regionstaben kommer också att ha dialog och avstämning med områdeschefer och enhetschefer. Det innebär att justeringar av arbetssätt och organisering kommer att ske vid behov. Chef Regionstaben Ekonomi och personalavdelnin gen Utvecklingsavdelningen Hälso och sjukvårdspolitisk avdelningen Samordningskan sliet IT och ehälsoavdelningen Kommunikationsavdelningen Ekonomi Personal direktör direktör Utvecklingschef Hälso och sjukvårdspolitisk chef Chef Samordningskan sliet Krisenhet IT chef ITenhet Kommunikationschef Upphandlingsenh Forskningssenh Beställarenhe E et et t Sekretariat hälsoenhet et Verksamhetsserv Utbildningsenhe ice t Verksamhetsstöd Inom några avdelningar finns medarbetare som är direkt underställda Utvecklingsenh avdelningschefen. et
20150921 11(15) Titlar, namn och nomenklatur I ovanstående beskrivning återges organisationen med dess funktioner. De slutliga namnen på organisationens olika beståndsdelar liksom titlar på chefsfunktioner kommer att fastställas i ett senare skede av Namn och organisationsrådet. Uppdraget inkluderar också att se över namnen på den ekonomiska strukturens olika begrepp, se kommentarer i avsnitt nedan). Ska vara klart till sista oktober. Ledning av organisationen Regionledningsgrupp: Sammankallande: Uppdrag: Antal möten: Deltagare: Regiondirektören Samordna övergripande frågor för hela Region Jämtland Härjedalen Bestäms av Regiondirektören Regiondirektör, Förvaltningscheferna, Regionstabschef Andra deltagare efter beslut av Regiondirektören senast 20151231 Hälso och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp Sammankallande: Förvaltningschefen Uppdrag: Samordna övergripande frågor för hälso och sjukvården Antal möten: Bestäms av förvaltningschefen Deltagare: Bestäms av förvaltningschefen Ekonomidirektör, Personaldirektör och Kommunikationschef ska ingå i ledningsgruppen delar av tiden. Andra funktioner adjungeras vid behov Regional utvecklingsförvaltningens ledningsgrupp Sammankallande: Förvaltningschefen Uppdrag: Samordna övergripande frågor för regionala utveckling Antal möten: Bestäms av förvaltningschefen Deltagare: Bestäms av förvaltningschefen Ekonomidirektör, Personaldirektör Kommunikationschef ska ingå i ledningsgruppen delar av tiden. Andra funktioner adjungeras vid behov Regionstabsledning Sammankallande: Uppdrag: Antal möten: Deltagare: Regionstabschefen Samordna övergripande stabsfrågor för hela regionen Bestäms av regionstabschefen Samtliga avdelningschefer inom regionstaben, Andra funktioner adjungeras vid behov
20150921 12(15) Lokaler I inriktningsbeslutet sägs att gemensamma lokaler ska eftersträvas. Syftet är att uppnå effektiv samverkan mellan politiker och ledning gemensamt i de båda förvaltningarna och för att skapa synergieffekter när olika tjänstemannafunktioner i de båda förvaltningarna och regionstaben kommer nära varandra i vardagen. Följande principer och samband ska vara vägledande när verksamheter och personer placeras i regionens lokaler. Politiker samlas i hus 2 Regiondirektör, förvaltningschefer och regionstabens chef, personal och ekonomidirektörer samlas i hus 2 Närstödsmedlemmar samlas nära respektive förvaltningschef Regionstabens avdelningschefer förutom ovanstående sitter tillsammans med sin avdelning Ekonomi och personalkonsulter i verksamhetsstöd ska lokaliseras nära de verksamheter de ska stödja, om möjligt tillsammans med vård/verksamhetsutvecklare och assistenter Avdelningarna inom regionstaben hålls samman Följande verksamhetssamband ska vara vägledande: Forsknings och utbildningsenheterna behöver kulvert till sjukhuset Utvecklingsavdelningen nära till FoUJämt FoUJämt nära till övriga funktioner med uppdrag mot kommunal vård och omsorg Utvecklingsavdelningen nära till innovationsutveckling inom regional utveckling Strateger inom ekonomi och personal nära varandra Ekonomidirektör med strateger och Personaldirektör med strateger nära varandra Ekonomidirektör och Personaldirektör nära ledning och politik Kommunikationsavdelning, Samordningskansliet och Hälso och sjukvårdspolitisk avdelning nära ledning och politik Regional utvecklingsförvaltning sammanhållen så långt möjligt, och nära ledning och politik ITavdelningen nära Utvecklingsavdelningen och Hälso och sjukvårdspolitisk avdelning ITavdelningen om möjligt nära de delar i regionala utvecklingsförvaltningen som arbetar med digital agenda, ehälsa mm Konsthandläggaren fortsatt tillgång till kontor med register på sjukhuset och till aktuella kontaktytor för fastighetsinvesteringar. Vid rekrytering av våra funktioner inom regionstaben och regional utveckling ska det vara möjligt att arbeta på distans för att främja arbetstillfällen i länets alla delar.
20150921 13(15) Ekonomisk uppföljningsstruktur Ekonomisystemet har idag följande nivåer: Centrum Område Bas Kostnadsställe Utifrån ovanstående beslut om organisation och ledningsansvar måste kraven på uppföljning i regionens ekonomisystem förändras enligt nedan: Centrum: Rubriken ändras till Förvaltning 1. Används för sammanfattande nivå för uppföljning av verksamheter inom Hälso och sjukvårdsförvaltningen, Regionala utvecklingsförvaltningen, Regionstaben, Finansförvaltning (bör byta namn förvaltningsbegreppet leder tankarna fel), Förtroendevalda politiker Övergripande verksamhet (tas bort) 2. Används också för uppföljning av de särskilda politiska organens ansvar: Landstingsrevisionen (bör ändra namn) Patientnämnden oförändrat Vårdvalsnämnden oförändrat Område Används för uppföljning av den organisatoriska nivån område. Bas Bas är en kompletterande grupperingsnivå om ett antal kostnadsställen önskas sammanfattas under områdesnivån. Kostnadsställe Används för uppföljning av de lägsta organisatoriska nivån dvs enheterna. OBS när ovanstående slutligt namnsätts måste landstingets namnråd konsulteras, pga koppling mellan HSAkatalog, EKO, Raindance och Heroma. Ekonomiska anslag på övergripande nivå I nuvarande strukturer finns ett begrepp som heter Övergripande verksamheter. Ansvar för kostnadsställen där ligger idag inom nuvarande stabsorganisation. I den nya organisation måste bestämmas vilka av dessa anslag som ska ligga i Regionstaben och vilka som ska läggas till Hälso och sjukvårdsförvaltningen. Följande hantering ska gälla: Kst 1600 Centralt riks och regionvård till Hälso och sjukvårdsförvaltningen Kst 6500 Omställningsgruppen till Regionstaben Kst 7000 Motsedda utgifter till Regionstaben (kst tas bort) Kst 7036 Central läkemedelskostnad till Hälso och sjukvårdsförvaltningen Kst 7057 Lediga lokaler till Regionstaben Kst 7059 Flyktinghälsovård till Regionstaben (Hälso och sjukvårdspolitisk avdelning) Samverkansavtalet Den omorganisation som nu görs där centrumnivån tas bort kräver att samverkansavtalet ses över. Det kommer att ske under hösten så att ett nytt samverkansavtal kan vara klart 20151231.
20150921 14(15) Ännu ej klargjorda frågor hantering i olika steg Steg 1 21 september 6 oktober Detta dokument får eventuella justeringar utifrån samverkan med fackliga organisationer och chefer/medarbetare. Risk och konsekvensanalys görs av arbetsgivare och regionkommittén tillsammans. Steg 2 Klart till 31 oktober Förvaltningschefernas närstöd ska vara preciserade Namn och organisationsrådet har bestämt de slutliga namnen på organisationens olika beståndsdelar liksom titlar på chefsfunktioner Ekonomiska konsekvenser av att tjänster flyttar, förändringar av ansvar för övergripande kostnader, analyseras och inarbetas i finansplanen De funktioner inom nuvarande verksamhetsstöd (assistenter, statistiker och internationell strateg) som stannar kvar i regionala utvecklingsförvaltningen får sin organisatoriska placering i regionala utvecklingsförvaltningen preciserad. Individers placering i nya organisationen är i huvudsak klarlagd Tjänster som ska tillsättas efter sökförfarande har identifierats, liksom formerna för ansökningsförfarandet Steg 3 Klart till 30 november Förslag på hur verksamheter och personer ska placeras i regionens lokaler Steg 4 Klart till 31 december Områdesindelning i hälso och sjukvården beslutad Utformningen av medicinskt ledningsansvar som stöd till områdescheferna Vård/verksamhetsutvecklarnas organisatoriska placering, antal, och samarbetsformer med regionstabens verksamhetsstödsteam och utvecklingsavdelningen Analysera områdesindelningarnas konsekvenser för akademiska sjukvårdsenheter enligt ALFsystemet. Förvaltningschefernas ledningsgrupper medlemmar, frekvens mm. Samverkansformerna, reviderat samverkansavtal Befogenhetsplan och delegationsordning reviderad Behörigheter i personaladministrativa system analyserad och eventuellt förändrat Hantering av allt på aktivitetslistan rörande omorganisationens konsekvenser Sjukskrivnings processen och projektets långsiktiga organisatoriska placering klargjord Steg 5 Under 2016 Utvärdering av nuvarande systemförvaltningsmodell för att analysera konsekvenser av att sammanföra systemförvaltning av alla eller vissa av regionens ITsystem till ITavdelningen. Administration som inte är absolut nödvändig för organisationens resultat ska ses över och eventuellt fasas ut för att uppnå besparing på 10 miljoner kronor.
20150921 15(15) Risk och konsekvensanalys Risk och konsekvensanalys för inriktningsbeslutet är gjord med arbetsgivaren och regionkommitténs ledamöter se bilaga En mer detaljerad risk och konsekvensanalys behöver göras för det som beskrivs i detta dokument. I samband med att förslaget presenteras för Regionkommittén kommer plan för framtagande av detaljerad risk och konsekvensanalys att göras tillsammans med regionkommittén den 21/9. Risk och konsekvensanalysen ska vara klar till 6/10 när samverkan av förslag till beslut görs.