Statskontoret Anvisning 1 (19) Förvaltningens styrning 30.11.2010 Dnr VK 510/03/2010 Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten Upprättande av verksamhetsberättelsen Ikraftträdande Närmare uppgifter Enligt 62 2 momenten (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) meddelar Statskontoret nödvändiga anvisningar om bokföringsenheternas bokslut och bilagorna till dessa samt om upprättandet av bokslutet. Statskontoret har idag meddelat bifogade anvisning om verksamhetsberättelsen för statens bokföringsenheter och de statliga fonderna utanför budgeten. Denna anvisning träder i kraft omedelbart. Samtidigt upphävs den 13.11.2009 givna anvisningen 571/03/2009 Anvisning om verksamhetsberättelsen. Närmare uppgifter i ärenden som anknyter till denna anvisning ges vid Statskontorets Förvaltningens styrning tfn (09) 77 251 eller e-post ho.laskentatoimi (at)valtiokonttori.fi Divisionschef Mikko Kangaspunta Centralbokföringschef Maileena Tervaportti Bilaga 1: För kännedom: Anvisning Upprättande av verksamhetsberättelsen Statens revisionsverk Finansministeriet, statens finanscontrollerfunktion Sörnäs strandväg 13, Helsingfors PB 18, 00054 STATSKONTORET Tel. (09) 77251, Fax (09) 7725 744, www.statskontoret.fi
2 (19) Bilaga 1 Upprättande av verksamhetsberättelsen Innehållsförteckning 1 Allmänt om upprättande av verksamhetsberättelse... 3 1.1 Bokslut och verksamhetsberättelse... 3 1.2 Tidsfrister och distribution... 3 1.3 Stadganden, föreskrifter, anvisningar och rekommendationer som gäller verksamhetsberättelsen... 3 2 Verksamhetsberättelsens struktur... 4 2.1 Bokföringsenhetens bokslut (inklusive verksamhetsberättelse)... 4 2.2 Bokslutet för en statlig fond utanför budgeten (inklusive verksamhetsberättelse)... 5 3 Verksamhetsberättelsens innehåll... 6 3.1 Ledningens verksamhetsöversikt... 6 3.2 Verkningar... 7 3.3 Funktionell effektivitet... 8 3.4 Produktion och kvalitetsledning... 11 3.5 Hantering och utveckling av mänskliga resurser... 12 3.6 Bokslutsanalys... 14 3.7 Utlåtande om bedömning och verifiering av intern kontroll... 17 3.8 Resultat av bedömningar... 17 3.9 Sammanfattning av oegentligheter... 18 4 Bokslutets underskrifter... 19
3 (19) 1 Allmänt om upprättande av verksamhetsberättelse 1.1 Bokslut och verksamhetsberättelse 1.2 Tidsfrister och distribution Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten upprättar ett bokslut, som inkluderar en verksamhetsberättelse. I bokföringsenhetens verksamhetsberättelse rapporteras utgifterna så, att som resultat är riktiga och rätta utgifter och en riktig och tillräcklig bild av varje ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet och ekonomi. Eftersom cheferna för de alla ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten skall för egen del godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut, bör varendas bidrag bli uppenbar i verksamhetsberättelsen. Det finns inga bestämmelser om att bokföringsenheterna, ämbetsverken, inrättningarna eller fonderna skulle vara skyldiga att publicera en separat årsberättelse om sin verksamhet. Om man publicerar en fritt formulerad årsberättelse ersätter denna inte verksamhetsberättelsen eller bokslutet. Stadgandena, föreskrifterna och anvisningarna för upprättande av verksamhetsberättelse finns uppräknade i kapitel 1.3 i denna anvisning. Bokslut (inklusive verksamhetsberättelse) Tidsfrist för upprättande och godkännande: - senast den 15:e mars året efter finansåret Distribution: - (resultatstyrande) ministeriet, Statens revisionsverk och Statskontoret Distributionssätt: - Om inte ministeriet eller Statens revisionsverk har gett några andra anvisningar skall bokföringsenhetens bokslut sändas till ministeriets och Statens revisionsverks registraturer både elektroniskt och som papperskopior. Bokslutet skall inte sändas separat till Statskontoret. Däremot skall bokslutet, inklusive bilagor, publiceras på bokföringsenhetens/fondens egen dokumentsida för planering och uppföljning (en s.k. Netra-sida). Tidsfrist för distribution: - till ministeriet och Statens revisionsverk omgående då bokslutet har godkänts. Bokslutet skall publiceras på bokföringsenhetens/fondens Netra-sidor inom en vecka från godkännandet. Bokföringsenheten och en statlig fond utanför statsbudgeten skall se till att dess Netra-sida är korrekt länkad till den Netra-tjänst som Statskontoret tillhandahåller. En eventuell ändring i adressen till organisationens Netra-sida skall omgående anmälas till Statskontoret. 1.3 Stadganden, föreskrifter, anvisningar och rekommendationer som gäller verksamhetsberättelsen Lagstiftning: Lag om statsbudgeten (423/1988; 15, 21, 21 a ) Förordning om statsbudgeten (1243/1992; 55, 61 63, 65, 65 b, 69 )
4 (19) Föreskrifter: Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i statsförvaltningens internetrapportering (Netra) Uppgörande av kostnadsmotsvarighetskalkyler för den avgiftsbelagda verksamheten och den samfinansierade verksamheten Anvisningar: Anvisning om verksamhetsberättelsen för statens bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten [denna anvisning] Uppgifter i personalbokslutet: System för hantering av personalresurserna, Statens arbetsmarknadsverk 3/2001 Rekommendationer: Utlåtande om bedömning och fastställande av intern kontroll: Övervakning och riskhantering vid statliga ämbetsverk och inrättningar samt fonder God praxis inom statsförvaltning och bedömning av utfallet, Finansministeriet, Finanscontrollerfunktionen, 2005. 2 Verksamhetsberättelsens struktur I underpunkterna till detta kapitel redogör vi för hur verksamhetsberättelserna för bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten skall ställas upp. Uppställningen i kapitlen 2.1-2.2 kan tillämpas på följande sätt: Rapporteringen av resultaten från påverkan, funktionell effektivitet, avkastning och kvalitetsstyrning samt hantering och utveckling av de mänskliga resurserna kan grupperas enligt uppgiftshelhet (i förordningen används uttrycken uppgiftsområde, verksamhetshelhet och politiskt område som beskrivning för olika uppgiftshelheter). Man kan också rapportera resultaten av påverkan samt hanteringen och utvecklingen av de mänskliga resurserna som en sammanställning för hela ämbetsverket och gruppera denna enligt funktionell effektivitet samt resultaten av avkastningar och kvalitetsstyrning enligt uppgiftshelhet. Vid detta förfarande skall man i de avsnitt i verksamhetsberättelsen som behandlar uppgiftshelheter använda det ovannämnda resultatprismats delar som underrubriker till uppgiftshelheten (verkning, funktionell effektivitet, prestationer och kvalitetsstyrning, hantering av mänskliga resurser och utveckling). Rapportering enligt uppgiftshelheter är motiverat då verksamheten består av flera funktionellt självständiga eller till sitt innehåll avvikande uppgiftshelheter. 2.1 Bokföringsenhetens bokslut (inklusive verksamhetsberättelse) Statens bokföringsenhet publicerar sin verksamhetsberättelse som en del av bokslutet. Verksamhetsberättelsen bildar det första kapitlet i bokslutet. Bokföringsenhetens bokslut och verksamhetsberättelsen som en del av bokslutet skall upprättas på följande sätt:
5 (19) Dokumentets namn/rubrik: [Ämbetsverkets namn] bokslut för år 20XX 1. Verksamhetsberättelse 1.1 Ledningens verksamhetsrapport 1.2 Verkning 1.2.1 Verksamhetens verkning 1.2.2 Remiss- och investeringsutgifternas verkning 1.3 Funktionell effektivitet 1.3.1 Verksamhetens produktivitet 1.3.2 Funktionell ekonomisering 1.3.3 Den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet 1.3.4 Den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighet 1.4 Prestationer och kvalitetsstyrning 1.4.1 Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter 1.4.2 Betjäningsförmåga samt kvalitet på prestationer och offentliga nyttigheter 1.5 Hantering och utveckling av mänskliga resurser 1.6 Bokslutsanalys 1.6.1 Finansieringens struktur 1.6.2 Budgetutfall 1.6.3 Intäkts- och kostnadskalkyl 1.6.4 Balansräkning 1.7 Utlåtande om utvärdering och bekräftelse av den interna kontrollen 1.8 Resultat av bedömningarna 1.9 Sammandrag av observerade oegentligheter 2. Budgetens utfallskalkyl 3. Intäkts- och kostnadskalkyl 4. Balansräkning 5. Bilagor 6. Underskrift 2.2 Bokslutet för en statlig fond utanför budgeten (inklusive verksamhetsberättelse) Om det inte står någonting annat i l lagen skall bokslutet för en statlig fond utanför budgeten ställas upp på följande sätt: Dokumentets namn/rubrik: [Fondens namn] bokslut för år 200X 1. Verksamhetsberättelse 2. Intäkts- och kostnadskalkyl 3. Balansräkning 4. Finansieringskalkyl 5. Bilagor 6. Underskrift Samma uppställning och anvisningar skall tillämpas på bokslutet för en statlig fond utanför budgeten som på en bokföringsenhets bokslut. Den verksamhetsberättelse som ingår i fondens bokslut skall inkludera de uppgifter som går att rapportera med avseende på fondens karaktär. En översikt av fondens verksamhet är till exempel önskvärd. Likaså skall olika bedömningar som har gjorts om fonden rapporteras.
6 (19) 3 Verksamhetsberättelsens innehåll 3.1 Ledningens verksamhetsöversikt Det som nämns i kapitlen 3.2-3.5 är en beskrivning av ämbetsverkets resultat. Målet med beskrivningen av resultatet är att ge en riktig och tillräcklig bild av ämbetsverkets resultat. I beskrivningen upptas de viktigaste uppgifterna om resultatet i ämbetsverkets eller inrättningens (även ministeriet som ämbetsverk) verksamhet och detta är en beskrivning av (rapport över) hur de resultatmål som har fastställts för ämbetsverket eller inrättningen har förverkligats (hur resultatavtalet har förverkligats). Beskrivningen skall koncentrera sig på de väsentligaste och viktigaste uppgifterna så att samtliga väsentliga delområden inom verksamheten behandlas. Beskrivningen skall vara komprimerad. Likaså skall man beakta att beskrivningen bör ge en heltäckande och förståelig bild av det totala resultatet. Det väsentligaste och viktigaste i beskrivningen av resultatet är uppgifterna om hur de resultatmål har förverkligats som ministeriet har fastställt för ämbetsverket. Dessutom kan sådana väsentliga uppgifter som är väsentliga för genomförande av strategin, men som inte nödvändigtvis ingår i de resultatmål som ministeriet har fastställt vara viktiga. Till de viktiga uppgifterna hör även sådana uppgifter om resultatet som beskriver hur resultatet från ämbetsverkets lagstadgade uppgifter (den dagliga verksamheten) har skapats samt dit en betydande andel av resurserna har riktas (årsverken). Resultatmålen för skötsel av dessa uppgifter bör naturligtvis också finnas i resultatavtalen. Dessutom upptas uppgifter som beskriver resultatet de mest betydande stödfunktionerna i beskrivningen. Resultatet skall mätas med olika mätinstrument och indikatorer. Därför är det önskvärt att man använder nyckeltal för beskrivning av resultatet. Det är bra att förklara innehållet i nyckeltalen, så att läsaren kan skapa sig en uppfattning om vad respektive nyckeltal betyder och vad man mäter med det. Dessutom kan informationen i nyckeltalen kompletteras med verbala beskrivningar och bedömningar. Verksamhetsberättelsen skall inte enbart innehålla uppgifter om hur resultatmålen har uppnåtts utan även jämförelsetalen för de två föregående åren samt en resultatanalys. Vid analys av resultaten skall man komma ihåg att analysen primärt avser en beskrivning av varför målet uppnåddes (till och med överskreds) eller inte kunde uppnås. I analysen är det dessutom bra att jämföra antalet producerade prestationer och offentliga nyttigheter och kvaliteten på dessa med de använda resurserna samt verksamhetens påverkan (hur verksamheten har påverkat samhällets påverkningsmönster) i förhållande till de använda resurserna. De följande kapitlen innehåller närmare anvisningar om innehållet i verksamhetsberättelsen. Detta kapitel beskriver innehållet i den översikt av verksamheten under det gångna året som ämbetsverkets eller inrättningens ledning ger. Översikten är komprimerad, cirka 1 2 sidor lång och av bedömande karaktär. Den koncentreras till de viktigaste resultaten av verksamheten samt förändringar i verksamhetsomgivningen. Ledningens verksamhetsöversikt presenterar inte orga-
7 (19) nisationens uppgifter, vision, mission eller värden, förutsatt att inga betydande ändringar har skett under verksamhetsåret. I ledningens verksamhetsöversikt skall man göra en bedömning av verksamhetens resultat och hur detta har utvecklats under finansåret. I översikten skall man ta ställning till hur verksamheten har lyckats under det gångna året. I ledningens verksamhetsöversikt skall man också bedöma hur väl resultatet har utvecklats under de senaste åren och vad som väntas ske med resultatutvecklingen under de närmaste åren. Dessutom skall översikten behandla de viktigaste förändringarna i verksamheten, ekonomin eller verksamhetsmiljön samt förändringar som väntas ske inom de närmaste åren. Viktiga förändringar är till exempel förenande av ämbetsverket med ett annat ämbetsverk, omplacering till ett annat förvaltningsområde eller förflyttning av en del av verksamhet till en annan samhäll utanför statsekonomin. Ämbetsverkens ledning skall i synnerhet koncentrera sig på den funktionella effektiviteten, kvalitetsstyrningen och hanteringen och utvecklingen av de mänskliga resurserna i sina översikter. Ledningen för ministerierna kan i sin översikt i högre grad betona verksamhetens verkningar. 3.2 Verkningar Rapporteringen av verkningen skall om det är möjligt spjälkas upp på två underkapitel, som är: Verksamhetens verkning och Remiss- och investeringsutgifternas verkning. 3.2.1 Verksamhetens verkning Avsikten med detta kapitel är dessutom att göra en koppling mellan resultaten av branschens påverkning på samhället och uppgifterna om ämbetsverkens funktionella resultat. Det är främst ministerierna som ansvarar för rapportering av övergripande samhällelig verkning. Ministeriernas rapporter om hur den egna sektorns samhälleliga verkning har utvecklats ingår primärt som en del i beskrivningen av resultatet för ministeriets sektor i statens bokslutsberättelse. Ämbetsverken och inrättningarna skall rapportera om vilken verkning verksamheten har. Med andra ord anger man här hur ämbetsverkets eller inrättningens (även ministeriets i egenskap av ämbetsverk) verksamhet har stött sektorns samhälleliga verkningsmål. Uppgifterna om verkning är inte enbart väsentliga för ministerierna utan även för vissa forskningsinrättningar samt för sådana ämbetsverk som delar ut betydande belopp såsom remissutgifter. I detta kapitel presenteras: de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen [för verksamhetens verkning] hur resultatmålen har utfallit jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren en kort, separat resultatanalys av varje resultatmål/resultatuppgift Om inga särskilda resultatmål har uppställts för verksamhetens verkning kan man ge en fritt formulerad rapport av hur utvecklingen av verksamheten har
8 (19) påverkat samhället. Rapporteringen skall vara komprimerad och koncentreras till de viktigaste effekterna av verksamheten. 3.2.2 Remiss- och investeringsutgifternas verkning I detta kapitel presenteras: 3.3 Funktionell effektivitet de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen [för remiss- och investeringsutgifternas verkning] uppgifter om hur resultatmålen har utfallit jämförelsetal för utfallet för de två föregående åren en kort, separat resultatanalys av varje resultatmål/resultatuppgift Om inga särskilda resultatmål har uppställts för remiss- och investeringsuppgifternas verkning kan man ge en fritt formulerad rapport av verkningen. I kapitlet presenteras de viktigaste uppgifterna om verkningarna av statsbidragen och de övriga statliga stöden samt motsvarande remissutgifter och investeringsutgifter som bokföringsenheten har verkställt. I detta kapitel presenteras uppgifterna om mål och utfall för funktionell effektivitet. Uppgifterna presenteras i följande underkapitel: Funktionell ekonomisering, Funktionell produktivitet, Den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet och Den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighet. Granskningen av den funktionella effektiviteten visar hur effektivt ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet har organiserats och hur effektivt den fungerar. I granskningen ställs målsättningarna och resultatet i förhållande till de använda resurserna. Det väsentliga är att redogöra för hur effektiv användningen och allokeringen av resurser är. Den funktionella effektiviteten beskrivs med finansiella mätinstrument och instrument för mätning av produktiviteten. Allra lättast går det att mäta ekonomiseringen och produktiviteten om man lyckats skapa en produkt av verksamheten. Med skapandet av en produkt avses att man definierar det som åstadkoms i verksamheten, det vill säga prestationerna, som kan vara produkter eller tjänster. Prestationerna eller prestationsgrupperna uppstår som ett resultat av processerna eller funktionerna (produktion). Dessutom kan den ekonomiska utvecklingen och produktionsutvecklingen beskrivas med alternativa mått, om verksamheten till sin karaktär inte är sådan att man kan bilda produkter av den eller om kostnaderna för produktifiering skulle vara stora i förhållande till den nytta som fås. Då man använder alternativa mått mäter man alltså inte ekonomin och produktiviteten noggrant. Inte heller är det prestationen eller prestationsgruppen som utgör kalkyleringsobjekt, utan exempelvis ett uppgiftsområde, process-, funktions- eller politikområde, vars kostnader (årsverken) och kostnadsutveckling används för att beskriva verksamhetens kostnads- och årsverkesutveckling. Som exempel kan nämnas ministerierna, där huvudprocesserna och huvuduppgifterna kan vara sådana uppföljningsobjekt för vilka utvecklingen i antalet årsverken och kostnadsutvecklingen rapporteras.
9 (19) 3.3.1 Verksamhetens produktivitet Den funktionella effektiviteten inom avgiftsbelagd verksamhet och samfinansierad verksamhet beskrivs med lönsamhets- och kostnadsmotsvarighetsuppgifter. Dessa skall alltid rapporteras, förutsatt att den avgiftsbelagda eller samfinansierade verksamheten inte är så liten att uppgifterna på dessa grunder kan lämnas opresenterade. I detta kapitel presenteras: 3.3.2 Verksamhetens lönsamhet resultatmål fastställda av ministeriet samt de övriga viktigaste resultatmålen [om verksamhetens produktivitet] uppgifterna om produktivitetsutfallet jämförelseuppgifter för utfallet för de två senaste åren en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfallsuppgift Med produktivitet avses förhållandet mellan produktionen och insatserna. Till exempel arbetets produktivitet är förhållandet mellan antalet prestationer och antalet årsverken som har använts för produktion av prestationerna (antal prestationer/årsverke). Om arbetskraften är den viktigaste insatsen är det väsentligt att man rapporterar om arbetets produktivitet. Ibland kan det vara motiverat att ange den totala produktiviteten eller kapitalets produktivitet, beroende på vilken karaktär ämbetsverkets eller inrättningens verksamhet har och om dess verksamhet till exempel är kapitalintensiv. Vid mätning av den totala produktiviteten ställs antalet prestationer i förhållande till alla de insatser som har använts i produktionen (t.ex. kostnaderna för alla använda insatser). Vid mätning av avkastningen på kapitalet skall antalet prestationer ställas i förhållande till mängden kapital, som har använts i produktionen av dem (t.ex. mängden bundet kapital eller nettodriftskapital). Vid mätningen av produktiviteten skall man dessutom beakta frågor om produkternas och tjänsternas kvalitet. De produkter/tjänster som insatserna mäts i förhållande till skall vara väsentliga för verksamhetens mål och målsättningar samt utgå från kundernas behov. I detta kapitel presenteras: de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen [för verksamhetens lönsamhet] uppgifter om hur resultatmålen har utfallit jämförelseuppgifter för utfallet för de två senaste åren en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfallsuppgift För att mäta ekonomiseringen skall insatserna prissättas. Sedan skall de kostnader som uppstår för prestationerna räknas ut, varefter man kan räkna ut enhetskostnaderna (euro/prestation). Kostnaderna skall presenteras enligt prestation eller prestationsgrupp. I vissa fall (se användning av alternativa mått i kapitel 3.3) kan kostnaderna även presenteras enligt funktion eller uppgifter. Man kan dessutom ange hur ekonomiseringen har förändrats procentuellt. Vid mätningen av ekonomiseringen
10 (19) är det väsentligt att kostnaderna tidsmässigt är rätt allokerade och inkluderar alla kostnader. Det räcker inte att uppgifter presenteras utgående från kassautgifterna, utan uppgifterna om ekonomisering skall grunda sig på uppgifter om kostnaderna. 3.3.3 Den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet I detta kapitel presenteras: - de resultatmål som ministeriet har fastställt samt de övriga viktigaste resultatmålen [för den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet]. Om det inte finns några uppställda resultatmål skall detta omnämnas skilt i detta kapitel. - uppgifterna om resultatutfallet - jämförelseuppgifter för utfallet för de två senaste åren - en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfallsuppgift samt - en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den avgiftsbelagda verksamheten Den avgiftsbelagda verksamhetens lönsamhet mäts såsom skillnaden mellan influtna försäljningsintäkter och kostnaderna för användning av produktionsfaktorer (kostnadsmotsvarighet) och procentuellt (kostnadsmotsvarighetsprocent). Kostnadsmotsvarighetskalkylen skall upprättas enligt anvisningarna i Statskontorets föreskrift. Eventuella avvikelser i analysen av målsättningarna och resultaten skall motiveras. Det mest väsentliga behovet av utveckling av den avgiftsbelagda verksamheten och/eller prissättningen skall beskrivas. I det fall då verksamheten är så liten att en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den avgiftsbelagda verksamheten inte presenteras i verksamhetsberättelsen, skall dock en komprimerad presentation och analys av resultaten ges. 3.3.4 Kostnadsmotsvarighet för samfinansierad verksamhet I detta kapitel presenteras: - beskrivningar av samfinansierade projekt - de resultatmål som ministerierna har fastställt samt övriga viktiga resultatmål [för kostnadsmotsvarigheten i den samfinansierade verksamheten]. Om det inte finns några uppställda resultatmål skall detta omnämnas skilt i detta kapitel. - uppgifter om hur resultatmålen har utfallit - jämförelseuppgifter för utfallet för de senaste två åren - en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfall samt - den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighetskalkyl I den samfinansierade verksamheten anger uppgifterna om kostnadsmotsvarighet hur mycket finansiering man har fått för verksamheten från övriga ämbetsverk och finansiärer utanför budgetekonomin och hur stor andel ämbetsverket eller inrättningen har finansierat.
11 (19) Den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighetskalkyl skall upprättas enligt anvisningarna i Statskontorets föreskrift. I synnerhet i de fall då kostnadsmotsvarigheten ligger under 100 % skall den nytta som projektet har för ämbetsverkets verksamhet presenteras. I det fall då verksamheten är så liten att en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten inte presenteras i verksamhetsberättelsen, skall dock en komprimerad presentation och analys av resultaten ges. 3.4 Produktion och kvalitetsledning I detta kapitel presenteras målsättningarna och utfallet för produktion och kvalitetsledning. Uppgifterna skall presenteras i följande underkapitel: Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter och Betjäningsförmåga samt kvalitet på prestationer och offentliga nyttigheter. I kapitlet produktion och kvalitetsledning presenterar man närmare de prestationer som ämbetsverket eller inrättningen producerar (produkter eller tjänster), offentligrättsliga nyttigheter (nyttigheter som produceras odelade åt alla), mängden sådana prestationer och hur mängderna har utvecklats. I detta kapitel skall dessutom uppgifter om ämbetsverkets betjäningsförmåga och kvaliteten på prestationerna och de offentliga nyttigheterna presenteras. Till grunduppgifterna om betjäningsförmågan hör även uppgifter om kundtillfredsställelsen (eller hur kunderna upplever kvaliteten). 3.4.1 Antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter I detta kapitel presenteras: - de resultatmål som ministeriet har fastställt samt övriga viktiga resultatmål [om antal prestationer och åstadkomna offentliga nyttigheter] - uppgifter om utfallet för resultatmålen - jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren - en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfall för de viktigaste prestationerna skall volymerna med jämförelseuppgifter för de föregående två åren anges även om inga mål har ställts upp för antalet prestationer. En förutsättning för att man skall kunna kalkylera antalet prestationer är att verksamheten produktifieras och att antalet producerade nyttigheter registreras. Om man inte i alla aktuella fall kan ange antalet producerade offentligrättsliga nyttigheter (nyttigheter som produceras odelade åt alla, kollektiva nyttigheter), använder man lämpliga alternativa mått, med vilka antalet åstadkomna, offentligrättsliga nyttigheter kan anges. Såsom alternativa mått har man till exempel inom sjöfarten använt underhållen kilometer farled eller inom gränsbevakningen antalet patrullerings- och övervakningstimmar.
12 (19) 3.4.2 Betjäningsförmåga samt kvalitet på prestationer och offentliga nyttigheter I detta kapitel presenteras: - de resultatmål som ministeriet har fastställt samt övriga viktiga resultatmål [för betjäningsförmågan samt kvaliteten på prestationer och offentliga nyttigheter] - uppgifter om utfallet för resultatmålen - jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren - en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/utfall Med förmåga att betjäna avses ämbetsverkets eller inrättningens förmåga att betjäna samhället och sina kunder. Detta inkluderar kundernas tillfredsställelse med de produkter och tjänster som ämbetsverket har producerat samt kundernas tillfredsställelse med ämbetsverkets förmåga att betjäna sina kunder (kundtjänst). Man kan mera allmänt tala om ämbetsverkets förmåga att uppfylla sina kunders förväntningar. Dessutom kan förmågan att betjäna även bedömas ur kundverkningsperspektiv, varvid verksamhetens förmåga att uppnå de mål som kunderna har ställt på den bedöms. En förutsättning för att man skall kunna presentera uppgifter i anknytning till betjäningsförmågan är att man identifierar kunderna. Kunden kan vara en enskild person, som använder den produkt eller tjänst som har producerats. Kunderna kan också vara medborgarna eller skattebetalarna mera allmänt. I många fall (speciellt för offentligrättsliga nyttigheter) är det skäl att försöka utreda betjäningsförmågan både ur nyttighetsanvändarens perspektiv (hur uppfattas kvaliteten) och ur medborgarnas/skattebetalarnas perspektiv. Mätningen av betjäningsförmågan kan till exempel grunda sig på enkäter om kundtillfredsställelsen, som görs med jämna mellanrum, direkt respons från kunderna vid betjäningssituationen, genom information som inflyter via olika responskanaler (till exempel internet), intervjuer med kunder osv. Det väsentliga är att man genom de metoder som används får heltäckande information om ämbetsverkets förmåga att betjäna sina kunder och svara på de förväntningar som ställs på ämbetsverket. Det lönar sig att presentera resultaten som nyckeltal, som vid behov kan kompletteras med verbala beskrivningar. I kvalitetsledningen kan man även presentera de viktigaste uppgifterna om kvaliteten på verksamhetsprocesserna. Till exempel omloppstider, leveranstider eller behandlingstider (väntetider) samt om prestationerna är felfria beskriver kvaliteten på verksamhetsprocesserna. Även uppgifter som ger en mera heltäckande bild av kvaliteten på verksamheten och processerna, t.ex. kriterierna för kvalitetspris eller kvalitetsstandarder (EFQM, CAF eller ISOstandarder) kan presenteras under denna punkt. De bedömningsresultat som har gjorts utgående från kvalitetspriskriterierna kan till exempel anges med de poäng man har fått för olika bedömningsområden och hur poängen har utvecklats, i de fall då bedömningen har gjorts under flera år. 3.5 Hantering och utveckling av mänskliga resurser I detta kapitel presenteras: - de resultatmål som ministeriet har fastställt samt övriga viktiga resultatmål [för hantering och utveckling av mänskliga resurser] - uppgifter om utfallet för resultatmålen
13 (19) - jämförelseuppgifter för utfallet för de två föregående åren - en kort resultatanalys separat för varje resultatmål/resultatutfall Dessutom skall de viktigaste nyckeltalen och jämförelseuppgifterna för de två föregående åren anges gällande hantering och utveckling av mänskliga resurser. Utöver de resultatmål och utfallet för dessa som har uppställts för hantering och utveckling av mänskliga resurser presenteras även de viktigaste nyckeltalen i detta kapitel. Definitionerna och standarderna för nyckeltalen finns i handboken för statens personalbokslut (Styrsystem för mänskliga resurser, Statens arbetsmarknadsverk 3/2001). Uppgifterna skall upptas i verksamhetsberättelsen även i de fall då inget specifikt resultatmål har fastställts. De uppgifter som presenteras här är samma nyckeltal som insamlas för personalbokslutet. Det lönar sig att ange följande uppgifter om antalet anställda, personalstrukturen och personalkostnaderna antal anställda och den procentuella förändringen, (k/m) årsverken medelålder, (k/m) åldersfördelning utbildningsnivå, index (k/m) fast anställning, tidsbunden anställning (k/m), antal och procentuell andel heltidsanställda/deltidsanställda (k/m), antal och procentuell andel den faktiska arbetstidens andel av den regelbundna årsarbetstiden (k/m), % de totala kostnaderna för arbetskraft /år löner för faktisk arbetstid, procentuell andel av lönebeloppet indirekta arbetskraftskostnader och deras andel av lönerna för faktisk arbetstid (k/m) Det lönar sig att presentera följande uppgifter om arbetshälsan: index över arbetstillfredsställelsen (k/m) tillträdes- och avgångsomsättning (% av personalen) nya invalidpensioner (% av personalen) sjukfrånvaro (dagar/årsverke) företagshälsovård,(euro/årsverke) främjande av arbetshälsa och tillfredsställelse i arbetet (euro/årsverke) Det lönar sig att presentera följande uppgifter om kunskaper och övrigt immateriellt kapital utbildning och utveckling (euro/årsverke och arbetsdagar/årsverke) personalens värde (euro) 1 1 Personalens värde ett visst år kan räknas ut från uppgifterna på årsnivå för respektive år (I handboken för personalbokslutet finns ett mera specificerat schema, som inte nödvändigtvis behöver följas här) enligt följande: räkna ut personalens genomsnittliga pensioneringsålder (år, inkluderar alla pensionsformer) dra av personalens medelålder multiplicera differensen med antalet årsverken multiplicera resultatet med den genomsnittliga årslönen för faktisk arbetstid (euro/årsverke, lönen för faktisk arbetstid får man genom att dra av de indirekta lönerna från den totala lönen) lägg till investeringarna på årsnivå i arbetstillfredsställelse, arbetshälsa, personalutbildning och övrig utveckling av kunskaperna samt arbetshälsovård till siffran
14 (19) En del av nyckeltalen fås från Tahti och Netra. Men för de följande nyckeltal information fås från ämbetsverkets egna datasystem: index över arbetstillfredsställelsen (k/m) den faktiska arbetstidens andel av den regelbundna årsarbetstiden (k/m), % indirekta arbetskraftskostnader och deras andel av lönerna för faktisk arbetstid (k/m) de totala kostnaderna för arbetskraft /år löner för faktisk arbetstid, procentuell andel av lönebeloppet företagshälsovård,(euro/årsverke) främjande av arbetshälsa och tillfredsställelse i arbetet (euro/årsverke) utbildning och utveckling (euro/årsverke och arbetsdagar/årsverke) personalens värde (euro) Redogör även för de viktigaste förändringarna i verksamheten och verksamhetsmetoderna som förnyar verksamheten samt bedöm hur de påverkar verksamhetens resultat. 3.6 Bokslutsanalys Bokslutsanalysen fördelas på följande underkapitel: Finansieringsstruktur, Budgetutfall, Intäkts- och kostnadskalkyl och Balansräkning. Dessutom skall fonderna i detta kapitel i sin verksamhetsberättelse presentera Fondens finansieringskalkyl. Kalkyler som presenteras på annan plats i bokslutet skall inte kopieras till detta avsnitt i verksamhetsberättelsen. De presenteras i de kapitel i bokslutet som är avsedda för dem. Vid behov kan man presentera noggrannare kalkyler i detta kapitel. 3.6.1 Finansieringsstruktur Bokslutsanalysen redogör för faktorer som påverkar bokslutskalkylerna i fråga om ekonomisk utveckling, struktur samt sambandet mellan ekonomin och resultatet. I kapitlet analyserar man hur pengarna har använts och till vad de har använts. Analysen skall vara koncis och den skall koncentreras på poster som har stor betydelse för verksamheten och ekonomin samt ändringar i dessa. Med analysen avses i första hand en redogörelse för varför siffrorna har ändrats och inte i lika stor utsträckning hur mycket de har ändrats. I analysen av bokslutskalkylerna är det viktigt att man koncentrerar sig på väsentliga faktorer och poster. Avsikten med uträkningarna i bokslutsanalysen är att stöda de observationer och slutsatser som har dragits om verksamhetens resultat och ekonomiska utvecklingslinjer på annat håll i bokslutet (för ett annat resultatstyrt ämbetsverks eller inrättnings del i verksamhetsberättelsen). Detta kapitel innehåller en verbal analys av finansieringsstrukturen för en bokföringsenhet eller en statlig fond utanför budgeten. I analysen av finansieringsstrukturen bör man koncentrera sig på att specificera och analysera den finansiering som fås via budgeten och övrig finansiering (avgiftsbelagd verksamhet och samfinansierad verksamhet). För bokförings-
15 (19) enhetens del omfattar analysen även bokföringsenhetens utredning av hur de ofördelade anslag som bokföringsenheten ansvarar för har fördelats för användning i olika bokföringsenheter. 3.6.2 Budgetutfall Detta kapitel innehåller en verbal analys av budgetutfallet. Den verbala analysen av budgetutfallet skall till exempel behandla följande frågor: 3.6.3 Intäkts- och kostnadskalkyl Förändring i budgeteringssättet Ändringar i budgetmedel och inkomstbudgeter till ämbetsverket eller verksamhetsområdet Hur den ursprungliga budgeten har utfallit (även inkomstbudgeterna), ändringar som har gjorts i budgeten genom tilläggsbudgeter (även inkomstbudgeterna) Använda, överförda och sparade budgetmedel Användning av remitterade budgetmedel och förändringar i de remitterade budgetmedlen Behov att överskrida budgetmedel och orsaker till behovet Användning av fullmakter, oanvända fullmakter, förnyade och annullerade fullmakter Man skall även ange orsakerna till varför betydande verksamhetsutgiftsbelopp har överförts till följande år eller orsakerna till varför jämförelsesiffrorna för budgetutfallet avviker betydligt från budgeten. Detta kapitel innehåller en verbal analys av intäkts- och kostnadskalkylen. I den verbala analysen av intäkter och kostnader skall man till exempel koncentrera sig på följande frågor: Jämförelse av intäkts- och kostnadskalkylen med målsättningen, när detta är möjligt, och med föregående år. - Analysera och specificera betydande avvikelser. Jämförelsen med målsättningen görs då det är möjligt för både intäkter och kostnader. Analysen av kalkylerna kan hänföra sig till belopp på kontogruppsnivå i intäkts- och kostnadskalkylen, eftersom det ibland är skäl att specificera dessa (till exempel för sådana prestationer och offentligrättsliga prestationer som prissatts på affärsekonomiska grunder) genom uppspjälkning på Noggrannare specifikation av intäkter och kostnader. - Alla ämbetsverk använder samma kontogruppspecifika namn som finns i statsbokföringens intäkts- och kostnadskalkyl. Det kan finnas särskilda specialdrag i bokföringsenhetens verksamhet som påverkar innehållet på intäkts- och kostnadskontona och som här behöver analyseras mera i detalj. Vid genomgången av posterna strävar man efter att skapa sig en bild av vad posterna bestod av och vad de betyder. - Exempel på intäkter och kostnader, som kan kräva en närmare analys är: o övriga verksamhetskostnader
16 (19) o väsentliga poster som ingår i extraordinära intäkter och kostnader; o en väsentlig lagerförändring, ur vilken det inkuranta lagrets andel kan avskiljas; o uppgifter om i vilken balanspost tillverkningen för eget bruk har aktiverats. En specifikation och/eller jämförelse av intäkts- och kostnadskalkylen enligt funktioner, enheter eller kundgrupper (fördelad på olika segment). - Det händer att bokföringsenhetens bokslutskalkyler är en sammanslagning av bokföringstransaktionerna i olika inrättningar och ämbetsverk samt verksamhetsenheterna under dem. Ämbetsverken spjälkar dessutom ofta upp sin verksamhet till exempel enligt verksamhetsområden. Vid genomgången av dessa faktorer strävar man efter att skapa sig en uppfattning om faktorernas betydelse och utveckling. Ibland kan det vara på sin plats att specificera intäkts- och kostnadsstrukturen enligt anslag. - Målet är att lyfta fram tilläggsinformation om resultatet av ämbetsverkets verksamhet och ekonomin samt hur dessa har utvecklats. 3.6.4 Balansräkning Detta kapitel innehåller en verbal analys av balansräkningen. I den verbala analysen av balansräkningen bör man till exempel koncentrera sig på följande frågor: En jämförelse av balansposerna med föregående år eller såsom relativa andelar av balansposterna. Till exempel en jämförelse enligt enhet (inrättning, ämbetsverk eller en verksamhetsenhet inom dessa) eller enligt uppgiftsområde kan tillföra väsentlig information för vissa poster. En noggrannare analys av väsentliga fordringar och skulder och analys av utvecklingen. Följande balansposter kan till exempel kräva en noggrannare specifikation: - poster med långsam omloppstid som ingår i försäljningsfordringar och övriga fordringar; - ovanligt stora poster eller poster som av någon annan anledning behöver uppmärksammas bland aktiva och passiva resultatregleringar. Detta kan till exempel gälla om fordringar har avlägsnats från kontona; - en specifikation av betydande förändringar i anläggningstillgångar; vad producerades, köptes, såldes eller skrotades (togs ur bruk), överlåtelserna till andra bokföringsenheten och som apport varför och vad uppvärderades (i synnerhet grunderna för väsentlighet och bestående värdestegring, eftersom uppvärderingar endast görs i undantagsfall) och varför avvek avskrivningarna från planen (Bilaga 7 till bokföringsenhetens bokslut, avskrivningar av nationalförmögenhet och anläggningstillgångar samt övriga utgifter med lång verkningstid, analys av uppgifterna); - hur har mängden avskrivningar utvecklats i förhållande till ersättande investeringar;
17 (19) 3.6.5 Fondens finansieringskalkyl - orsaken till att värdet på omsättningstillgångarna väsentligt förändrats, specificerat enligt förändringar i omsättningstillgångarna som beror på ökning eller minskning av lager eller överföring av innehavet. Detta kapitel innehåller en analys av finansieringskalkylen, som endast upprättas av fonderna. I den verbala analysen av finansieringskalkylen kan man till exempel koncentrera sig på analys av hur användningsplanen har utfallit. 3.7 Utlåtande om bedömning och verifiering av intern kontroll 3.8 Resultat av bedömningar Detta kapitel innehåller slutsatserna av bedömningen av huruvida ämbetsverkets eller inrättningens interna kontroll och riskhantering är ändamålsenlig och tillräcklig och ämbetsverkets eller inrättningens utlåtande om den interna kontrollen och riskhanteringen. Utlåtandet inkluderar de punkter inom intern kontroll och riskhantering som behöver utvecklas. Utlåtandet om den interna kontrollen och de väsentligaste utvecklingsobjekten (utlåtande om bedömning och verifiering av intern kontroll) är ett ställningstagande från ämbetsverkets eller inrättningens ledning om den interna kontrollen och eventuellt existerande utvecklingsbehov. I sitt utlåtande tar ämbetsverkets eller inrättningens ledning ställning till i vilken utsträckning metoderna för intern kontroll och riskhantering är tillräckliga och uppfyller de uppställda målen. I utlåtandet skall även eventuella väsentliga brister i den interna kontrollen och riskhanteringen behandlas (utvecklingsobjekt). Utlåtandet gäller situationen vid tidpunkten för upprättandet av bokslutet och verksamhetsberättelsen. Utlåtandet skall grunda sig på en verklig, systematisk och tillräckligt omfattande bedömning av den interna kontrollen. Den bedömning som utgör grunden för utlåtandet bör vara dokumenterad och grunda sig på en lämplig och allmänt godkänd referensram för intern kontroll. De målsättningar för intern kontroll och riskhanteringen som finns i budgetförordningens 69 utgör grunden för den bedömning som görs och utlåtandet. De viktigaste observationerna och slutsatserna av den gjorda bedömningen skall presenteras. Enligt rekommendationen skall ämbetsverket eller inrättningen vid beredningen av utlåtandet använda den rekommendation om intern kontroll och riskhantering i statens ämbetsverk och inrättningar samt statliga fonder som finansministeriet har utgett, den bedömningsram som ingår i rekommendationen och anvisningarna för hur denna används. En mindre omfattande modell av bedömningsramen har upprättats. Denna kan enligt prövning användas till exempel i små ämbetsverk i stället för den mera omfattande bedömningsramen. Det är inte obligatoriskt att använda bedömningsramen. Man får även använda sig av andra allmänt godkända referensramar för intern kontroll. I detta kapitel presenteras de viktigaste resultaten av helhetsbedömningarna av organisationen och bedömningarna av verksamhetens resultat och verkning. I kapitlet kan man presentera både resultaten av externa bedömares
18 (19) 3.9 Sammanfattning av oegentligheter värderingar och bedömningar som organisationen gjort internt (t.ex. CAF, EFQM). Bedömningarna kompletterar uppgifterna i den årliga rapporteringen och ger information för utveckling av verkningen, effektiviteten och kvaliteten på tjänsterna. Genom bedömningarna får man uppgifter om vilken effekt olika åtgärder har, växelverkan samt olika faktorer som påverkar den strukturella verkningens utveckling och effektivitet. Genom bedömningarna kan man dessutom granska strategierna och de strategiska planerna samt hur väl de fastställda strategierna har utfallit. I bedömningarna strävar man bl.a. efter att besvara följande frågor: Hur bra resultat har verksamheten gjort, når kvaliteten på verksamheten och prestationer även upp till internationell nivå? Är verksamhetens visioner, strategier och uppgifter motiverade, styrs de av samhällets behov och förändringar i omgivningen? Har resurserna använts så effektivt som möjligt och ändamålsenligt? I resultatet skall man presentera målen med den utförda bedömningen, de viktigaste observationerna och utvecklingsförslag. I detta kapitel presenteras en sammanfattning av observerade oegentligheter och brott. I verksamhetsberättelsen presenterar man ett sammandrag av observationerna om oegentligheter och brott, förundersökningar och rättegångar samt eventuella andra åtgärder som har vidtagits och som beror på oegentligheter eller brott. Detta kapitel innehåller även ett sammandrag av återindrivningar. Det är alltså inte meningen att man presenterar enskilda fall, utan man skall göra ett sammandrag. Oegentligheter skall dessutom förutom i verksamhetsberättelsen alltid anmälas till de myndigheter som behöver uppgifter för att kunna sköta Finlands internationella åligganden eller de plikter som den aktuella myndigheten har. Dessutom skall de anmälas till det aktuella ministeriet och Statens revisionsverk (Lagen om statens revisionsverk 16, 17 ). I verksamhetsberättelsen skall man presentera oegentligheter och brott, som gäller sådana tillgångar eller förmögenhet som den bokslutsskyldiga enheten har skött eller ansvarat för (inklusive EU-medel). En brottsmisstanke skall rapporteras första gången, då man har gjort brottsanmälan. I rapporteringen presenterar man uppgifter om direkt eller indirekt skada, som eventuellt redan har uppstått eller en uppskattning av sådana skador som uppstår senare. I rapporteringen får man inte presentera sådana uppgifter utgående från vilka den person/de personer som misstänks för oegentligheterna skulle kunna identifieras. Oegentligheter i EU-finansieringen skall anmälas separat. Oegentligheter som strider mot EU-bestämmelserna skall rapporteras i det skede då man vid en granskning eller annan övervakning har upptäck en misstanke om någonting som strider mot bestämmelserna och fattat beslut om fortsatta åtgärder. Ett sådant beslut kan till exempel vara: a) beslut om att avbryta utbetalning av stöd b) beslut om att stöd som skall betalas helt eller delvis innehålls
19 (19) 4 Bokslutets underskrifter c) beslut om partiell eller total rättelse av stöd, det vill säga kvittning mot kommande betalningar eller beslut om återindrivning. Dessutom skall det finnas en utredning av de återindrivningsfall som har varit aktiverade under räkenskapsperioden. I utredningen skall man ge uppgifter i sammandrag om beslut om återindrivning som har fattats under räkenskapsperioden samt antalet beslut. Dessutom skall man som sammandrag ange de lyckade återindrivningsfallen i anknytning till dessa. Dessutom skall man ge uppgifter om återindrivning som har fattas utan beslut om återindrivning genom att dra de ut av andra betalningar. I detta sammanhang skall man inte rapportera återindrivningar från tidigare år. Den förmedlande myndigheten rapporterar om återindrivningen. Om bokföringsenheten är den slutliga förmånstagaren, skall bokföringsenheten också rapportera om återindrivningen. Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten publicerar sin verksamhetsberättelse som en del av bokslutsdokumentet. Verksamhetsberättelsen undertecknas inte separat, eftersom bokslutet som helhet (inklusive bilagor) undertecknas. Cheferna för de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten ska alla för egen del godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut. Om ämbetsverket eller inrättningen har en styrelse eller ett motsvarande kollegialt organ för den högsta ledningen och beslutsfattandet, godkänner och undertecknar också detta organ bokslutet för ämbetsverket eller inrättningen i fråga. Den minister som är chef för ministeriet godkänner och undertecknar ministeriets bokslut på föredragning av den tjänsteman som sköter kanslichefens uppgifter vid ministeriet. Om också en annan minister har förordnats att behandla ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde, godkänner och undertecknar denna minister bokslutet när det gäller det egna uppgiftsområdet. På den sida där bokslutet/verksamhetsberättelsen undertecknas skall det finnas ett omnämnande om att bokslutet/verksamhetsberättelsen godkänns samt det vilket ämbetsverk eller vilken inrättning undertecknaren godkänner. Dessutom skall sidan med underskrifter innehålla ort, tid och undertecknarens (eller undertecknarnas) namnförtydligande