Karlshamns kommun 31 000 invånare 491 km² 63 inv/km²
Omsorgsförvaltningen rvaltningen Karlshamn
Omsorgsförvaltningen Socialnämnden Socialnämnden 7 ledamöter 7 ledamöter Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden 15 ledamöter 15 ledamöter Förvaltningschef Förvaltningschef Ledningsgrupp (n 11) Ledningsgrupp (n 11) Kansli (n 14) Kansli (n 14) Individoch Individoch familjeomsorg familjeomsorg Äldreomsorg Äldreomsorg Område Hemtjänst Område Hemtjänst Äldreomsorg Äldreomsorg Område SÄO Område SÄO Handikappomsorg Handikappomsorg och och Socialpsykiatri Socialpsykiatri (n 62) (n 62) (n 222) (n 222) (n 507) (n 507) (n 370) (n 370)
Varför och vad? 2005: Situationen ohållbar, kräver åtgärder 2006: Processtid för organisation 2007 februari: Ny organisation startar och resursfördelning tas i bruk 2007 mars-april: Planeringsansvariga börjar arbeta, ny metod tas fram 2007 hösten: Förstudie genom numera Trafikverkets projekt
Varför och vad? 2008 våren: Avtal tecknades med ECE Network 2008: Systemet implementeras 2009: Skarp drift av planeringsverktyg och införande av Portalen (lokalt system för hantering av bilar) 2010: Förlängning av avtal och pågående upphandlingsarbete.
Utveckling av ledarskapet En utökning med 7 enhetschefer inom HO, SÄO och HTJ sedan 2007 Syfte: Inriktning mot ett processinriktat ledarskap Minskad risk för stressrelaterad ohälsa hos enhetscheferna Tid för god planering, framförhållning och reflektion Möjlighet att utveckla teamtanken i arbetslagen
Forts. Utveckling ledarskapet Tydliggöra och arbeta med verksamhetsmål och strategier Synliggöra den enskilda medarbetaren och dennes prestationer, öka delaktigheten och medarbetaransvaret. Minskade kostnader för ohälsotalen Minskade kostnader för vikarier och timanställda Ökad kvalitet för brukare och närstående genom förbättrad tillgänlighet och flexibilitet
Resultat förarbeten 2006 och förstudie 2007 Förarbeten 2006 innan införandet av fördelningssystem visade mätningar: Förstudie 2007 Fördelning av tid Nuläge Hösten 2007 (%) Enhet Svängsta 10 19 57 rukartid = 52% 14 Kringtid = 48% varav 15-20% transport Förstudie 2007 Fördelning av tid potential (%) Enhet Svängsta 9 9 4 Insatstid Transporttid Planeringstid Kringtid 78
Syfte och grundtankar rukarens behov ska styra resurstilldelning Samma förutsättningar för vård och omsorg oavsett var man bor i kommunen Samma förutsättningar att utföra sitt arbete
Resursfördelningssystemets delar 1. edömningsmallen och insatser iståndshandläggare 2. Ekonomistyrningsmodulen Ekonom Enhetschef Områdeschef 3. Planeringsverktyg Planeringsansvarig Planerare Personal
rukartid och kringtid I stort tillämpas SKLs modell för hemtjänsttimme (brukartimme) Vad är brukartid? Med brukartid eller bedömd tid avses den direkta tiden hos brukaren. Vad är kringtid? Planering, arbetsplatsträffar, dokumentation, förflyttningstid, övrigt.
Syfte med planeringsmetod Optimera den dagliga planeringen Gå från personalmetod till logistikmetod Kvalitetssäkra att brukaren får beviljad insats utförd Säkerställa personalens raster Optimera förflyttningstid
Planeringsansvarigs områden Frisk- & frånvaroanmälningar Planering av vikarier Omdisponering av personalresurser Översiktsscheman evakning av timmar utifrån brukarkort evakar och åtgärdar aktiviteter i verksamhetssystem Info om utskrivningsklara brukare Rapportering och eventuell justering av brukares tid Framtagande av körschema
Planering och ruttoptimering I grundsystemet ECEP sker planering och korrigering av brukares insatser Förutsättningar avseende transportmedel och personal anges Körschemaoptimering sker i Logix som är ruttoptimeringsprogrammet. Manuell hantering med hänsyn till brukares särskilda behov som inte systemet kan hantera
Körschema för personal Källa:Testdatabas
Tidigare arbetsmodell för en geografisk enhet med två grupper P P P P Grupp 1 Grupp 2 P P P P
Nuvarande arbetsmodell för en geografisk enhet med två grupper P P P P Grupp 1 Grupp 2 P P P P
Metod för planering Personalmetod/optimerat Logistikmetod/brukaroptimerat Personal Transport Vårdtagare Vad ska göras? Var ska det göras? När ska det göras? Vårdtagare Vad ska göras? Var ska det göras? När ska det göras? Personal Ruttoptimering Transport
Peronalkostnader(tkr) inkl natt och planering exkl arbetsledning 88 000 86 000 84 000 84121 85362 82 000 81 546 80 000 78 000 76 944 77 760 76 000 74 000 74 133 74 133 76 944 76 294 74 384 72 000 70 000 68 000 2006 2007 2008 2009 2010 Utfall tkr Prognos från 2006 (inkl löneökn & PO förändring)
Antal bedömda timmar 200 000 195 000 194 041 190 000 185 000 180 000 180 182 176 120 175 000 173 000 170 000 165 000 168 420 160 000 155 000 150 000 2006 2007 2008 2009 2010 Antal bedömda timmar
Antal åa genomsnitt 200,00 180,00 189,11 182,74 168,66 160,00 140,00 159,66 154,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 20,00 0,00 2006 2007 2008 2009 2010 Antal åa genomsnitt
rukartid % 66,00% 64,73% 64,00% 63,31% 62,00% 61,62% 60,90% 60,00% 58,00% 56,00% 54,00% 52,00% 52,00% 50,00% 2006 2007 2008 2009 2010 brukartid %
Transporter/bilar Portalen följer upp alla bilar, körsträckor och förbrukning Överfört ansvar för bilar från områdeschef till enhetschef Antalet bilar har minskat från 48 stycken 2008 till 41 stycken i augusti 2010 Utbildning i sparsam körning (eco-driving) Antal ton CO² har minskat med cirka 15 per år jämfört med 2009
mil Utveckling mil och kostnader tkr 50 000 1 500 1 486 48 384 1 480 48 000 1 460 46 000 1 440 45 114 1 420 44 000 1 409 1 400 42 000 1 381 42 002 1 380 1 360 40 000 1 340 38 000 halvår 1 2009 halvår 2 2009 halvår 1 2010 1 320 Antal mil Kostnad (tkr)
Transporter/bilar Kostnader har ej minskat till följd av färre bilar och mindre transporter på grund av: Dyrare nyleasing vid nya upphandlingar Policy om gasdrivna bilar. Leasingkostnad blir för närvarande högre än för bilar med andra drivmedel Val av fyrhjulsdrivna bilar på grund av säkerhet medför högre leasingkostnader Högre drivmedelspriser
Uppföljning av arbetstid (Svängsta)
Uppföljning transporter/bilar (Svängsta) Sedan systemet infördes har biltransporterna minskat med cirka 6 400 mil /år Idag har man ett behov av 5 bilar mot tidigare 7 bilar
Så här tycker vi Enhetschef: Kvalitetssäkring av att utförd insats Personalens sjukskrivningar har minskat Småskadorna på bilarna har minskat Planeringsansvariga: Körschema upplevs mycket positivt Eliminerade konfliktsituationer Stressen har minskat kraftigt Mer tid hos brukarna på grund av bättre utnyttjande av tiden Personal i verksamheten: Ökad kontinuitet Ökad trygghet hos både personal och brukare Närmare relation till brukare
Område under vidareutveckling Matdistribution Hantering av trygghetslarm Nyckelhantering Utveckling av arbetstidsmodeller
Påverkan på andra verksamheter Logistikmetod har prövats i andra verksamheter inom individ- och familjeomsorg och inom hälso- och sjukvårdsorganisationen. Resursfördelning används inom särskilt boende både enligt SoL och LSS. Fördelningen baseras på mätningar som genomförs två gånger per år.
Tack för f r att ni har lyssnat!
Christel Jönsson Förvaltningschef Karlshamns kommun