Benchmarking av stödverksamhet för forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation/nyttiggörande tre universitet lär av varandra Anneli Wikander, LU Malin Östling, GU
Definition benchmarking Benchmarking är en metod för att systematiskt lära av goda förebilder, oavsett sektor. Syftet är att få insikt och kunskap som omsätts till effektiva förbättringar i den egna verksamheten.
Benchmarking är mer än studiebesök nätverksträffar nyckeltalsjämförelse
Framgångsfaktorer med benchmarking Goda förberedelser (vem är beställare/projektledare, tydligt fokus, nulägesbeskrivning) Kommunikation Öppna sinnen, ödmjukhet Tidig analys
Första mötet Introduktion till benchmarkingmetod Snabbpresentation av de olika universitetens forsknings- och innovationsservice och affärsjuridik ( enas gärna om 3 styrkor och 3 svagheter i förväg ) Diskussion och konsensus: innehåll, fokus och avgränsning av vårt projekt (punkter för nulägesanalys) Planering av det vidare arbetet
Punkter för nulägesanalys, exempel ORGANISATION: Hur är universitetets stödverksamhet organiserat vad gäller forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation/nyttiggörande? UPPDRAG: Vilket ansvar har de tre områdena? ARBETSSÄTT: (detalj:) Hur hanteras ansökningar med nomineringsförfarande och stödbrev som ska signeras av rektor? FINANSIERING AV VERKSAMHETEN: Vilken typ av finansiering finns för de tre områdena (basanslag, externa medel, köp- & säljverksamhet?) SAMARBETE MELLAN AVDELNINGARNA: Hur ser samarbetet i gränssnitten ut?
Punkter för nulägesanalys - forts VERKTYG: Vilka IT-verktyg finns för hantering och uppföljning av verksamheten inom de tre områdena? UTVÄRDERING: Hur följer de tre områdena upp att de gör ett bra arbete? ÖVRIGT: egna fria kommentarer om verksamheten DOKUMENT och LÄNKAR
Att tänka på inför framtagande av nulägesanalys: Involvera ev nya medlemmar i projektgruppen om bakgrund, syfte med projektet och projektets benchmarkingmodell. Var reflekterande vid besvarandet. Ange gärna vad som är positivt med olika angreppssätt, samt ev fallgropar. Ange gärna exempel när det är lämpligt. Vid osäkerhet kring huruvida det ni skriver är relevant: försök känna om informationen kan vara användbar för de andra lärosätena i deras förbättringsarbete Svara inte alltför detaljerat. Vi kommer att kunna gå in på detaljer under vårt benchmarkingmöte. Nulägesanalysen överstiger troligen inte 12 sidor.
Efter första mötet Skriv nulägesanalys Skicka till de andra två lärosätena (och ta emot två) Läs nulägesanalyser från två lärosäten Skriv två följdfrågelistor en för varje lärosäte och skicka Projektledaren sammanställer så att det blir en frågelista till varje lärosäte Ta emot följdfrågelista för egna lärosätet och förbered muntliga svar inför det stora benchmarkingmötet
Vid benchmarking Använd frågelistan som struktur Koncentrera er på arbetssätt och processer Öppna era sinnen var ödmjuka ta till er Avfärda aldrig tankar och idéer direkt Håll tiden Gör första analysen direkt efter mötet
Direkt efter benchmarking Vilka är X:s styrkor? Vad har vi lärt oss av X? Vilka reflektioner och associationer ger detta upphov till? Vad kan vi överföra till vår egen organisation? Och hur?
Efter stora benchmarkingmötet Varje lärosäte tog fram sin handlingsplan för förbättringar Handlingsplanerna diskuterades (videomöte) Genomförande av handlingsplaner Uppföljningsmöte planerat efter ett år (januari 2016)
Hur går det med genomförandet av åtgärderna i handlingsplanerna?!
Lund Införa ett mer strukturerat samarbete mellan forskningsstödet, innovationsstödet kring forskningsansökningar Tidigare ad hoc Påbörjat, men inte färdigt, skarpt läge i höst med nya EUansökningar Arbete med att förbättra forskningsansökningar, utgångspunkt i internt ordnade workshops med mentorer och sökande Genomfört Utvecklades till ett internat för ERC-ansökningar med sökande, utvärderare och forskare som fått anslaget samt forskningsstödet Ta fram en IP-policy: Affärsjuristernas egen handlingsplan Påbörjat
Göteborg Innovations Managers som sitter i miljö Kompetensnätverk Karriärvägar, attraktiv arbetsplats Databas - IT stöd för project management/project utveckling, affärsjuridik, forskningsrådgivning Utveckla relevanta nyckeltal, bedömning av kvalitet i vårt arbete
Uppsala (se nästa bild..)
Vi projektdeltagare är nöjda med projektet för att det har En tydlig och klar målbild Följt en strikt tidplan med krav på att leverera Givit meningsfulla och användbara resultat för varje organisation Lärt mycket om eget och andras arbetssätt och organisation Lrt känna varandra ytterligare Och viktigaste framgångsfaktorn: En oberoende processledare med stor kompetens för benchmarking och en tydlig modell för processen
Benchmarking innebär att vara ödmjuk nog att medge att någon annan är bättre och att vara vis nog att lära sig hur man själv kan bli lika bra eller t o m bättre
Punkter för nulägesanalys 1. Hur är universitetets stödverksamhet organiserat vad gäller forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation/nyttiggörande? 2. Vad har de tre områdena (se fråga 1) ansvar för och hur ser samarbetet i gränssnitten dem emellan ut? 3. Vilken typ av stöd ges i de tre områdena? (Processer, verktygslåda osv. Glöm ej besvara: arbetar ni med att förbättra forskningsansökningar? Använder ni externa konsulter/rådgivare? Forskningsinfrastruktur?) 4. Vilken typ av finansiering finns för de tre områdena (ex. OH på basanslag, direkta anslag, externa medel, "köp & säljverksamhet )? Hur ser fördelningen mellan de olika intäkterna ut? 5. Vilka typer av formella möten finns inom och mellan områdena? Frekvens, dagordning/upplägg, dokumentation? 6. Vilken typ av samverkan och stöd till samverkan finns inom de tre områdena? 7. Hur arbetar man för att påverka externa parter, t ex policypåverkan? 8. Vilka IT-verktyg finns för hantering och uppföljning av verksamheten inom de tre områdena?
Punkter för nulägesanalys - forts 9. Hur hanteras ansökningar med nomineringsförfarande och stödbrev som ska signeras av rektor? 10. På vilket sätt är de tre områdena involverade i universitetets strategiska satsningar? 11. Hur kommunicerar ni ert stöd inom de tre områdena till forskare, lärare och chefer? (Hur vet ni att dessa kommunikationskanaler fungerar?) 12. Ange ett eller flera exempel då ett av områdena har varit proaktiva i strategiska satsningar. Finns en utarbetad process för att hantera sådana satsningar? 13. Arbetar man aktivt med hantering av intellektuella tillgångar och i så fall hur? 14. Vilka typer av utbildningar ges och varför? 15. Hur följer de tre områdena upp att man gör ett bra jobb och hur tar ledningen reda på att så sker (och att arbetet är av hög kvalitet)? 16. Vilka nationella och internationella nätverk är ni engagerade i och varför? Vad ger det? 17. Övriga kommentarer kring verksamheten. 18. Följande dokument och/eller länkar bifogas:. (+ev kommentarer).