Utkast till kommunikationsplan vid arbete med nationell strategi mot arenavåld vid idrottsevenemang 2014-2017 Bakgrund Den gemensamma kommunikationsplanen är en del i arbetet med att genomföra den nationella strategin för att minska otrygghet, brott och ordningsstörningar i samband med idrottsevenemang år 2014-2017. Strategin och kompletterande handledning har gemensamt tagits fram och beslutats av Polismyndigheten, Svenska Fotbollförbundet, Svensk Elitfotboll, Svenska Ishockeyförbundet, Svenska Hockeyligan samt Svenska Bandyförbundet. Strategin innebär att Att stärka den positiva supporterkulturen Att öka samverkanspartnernas förmåga att hantera idrottsevenemang i syfte att minska otrygghet, brott, ordningsstörningar samt behovet av polisiära resurser. Att minska antalet risksupportrar samt att motverka nyrekrytering till risksupporterkulturen Den övergripande visionen är Välkomnande, trygga, säkra och stämningsfulla evenemang för alla Att införa en gemensam kommunikationsplan Målet med kommunikationsarbetet är att tydligt visa att våld och ordningsstörningar på idrottsevenemang inte accepteras. Det ska ske både genom ord och handling före, under och efter evenemanget. Inför varje match ska en gemensam kommunikationsplan upprättas. Kommunikationsplanen ska vara målgruppsanpassad med riktlinjer om vilka budskap som bör kommuniceras i vilka kanaler. Vissa kommunikationsinsatser genomförs gemensamt, men generellt sker kommunikationen inom ramen för ordinarie verksamhet utifrån lokala förutsättningar. Varje gemensam kommunikationsplan ska innehålla de delar ur denna övergripande kommunikationsplan som bedöms relevanta och ska kompletteras och förtydligas när så är nödvändigt.
Visionen för kommunikationen Kommunikationen ska vara enhetlig, tydlig och engagerande. Kommunikationens huvudbudskap ska följa strategins vision dvs. välkomnande, trygga, säkra och stämningsfulla evenemang för alla. Händelser ska varken förstoras eller förminskas. Framgångsrika insatser och positiva beteenden ska lyftas fram som goda exempel. Övergripande inriktning Budskapen ska vara gemensamma, konsekventa och hållas över tid både internt och externt. Varje aktör informerar utifrån sitt ansvar till sina målgrupper. Vi ska arbeta proaktivt genom att försöka förutse konsekvenser och förekomma situationer som kan lösas med bra och genomtänkt kommunikation. Före ett evenemang Samverkansparterna ska säkerställa att en dialog mellan parterna upprättas för en enad kommunikation och gemensamt förhållningssätt. Det är viktigt att parterna analyserar metoder och konsekvenser av de planerade kommunikationsinsatserna så att kommunikationen upplevs inbjudande för alla berörda parter. Inför ett evenemang bör parterna nå ut med information som bl.a. skapar förståelse för regler och insatser som kommer att genomföras samt hur evenemanget kommer att ex. påverka trafik och situation för de omkringboende etc. Kommunikationen bör betona att inga ordningsstörningar eller brott accepteras. En kommunikationsplan för oväntade och särskilda händelser bör förberedas innan evenemanget. Under evenemanget Under evenemanget är det av stor vikt att informera om vilket beteende som förväntas av publiken och att inga ordningsstörningar eller brott accepteras. Det är också viktigt att under evenemanget vara tillgänglig för medias frågor och utifrån strategins intentioner svara på frågor på ett genomtänkt sätt. Efter evenemanget
Goda exempel ska lyftas fram och om det förekommit otillåtna och störande beteende ska parterna ta ett tydligt avstånd från detta. Evenemanget ska följas upp och utvärderas vid ett gemensamt möte mellan parterna för att identifiera eventuella förbättringsmöjligheter. Utöver den gemensamma utvärderingen bör varje aktör utvärdera respektive insatser internt. Verksamhetsrelaterade erfarenheter återkopplas till den nationella arbetsgruppen. Målgrupper De externa målgrupperna kan utgöras av ex; olika supportergrupperingar, övriga idrottsklubbar (förutom arrangören), sponsorer, media, allmänheten och politiker. De interna målgrupperna kan utgöras av ex; samverkansparter på regional- och lokal nivå, berörda medarbetare i respektive verksamhet och spelare och ledare. Kanaler Samtliga kommunikationskanaler används planerat, genomtänkt och samordnat. Varje part kommunicerar i de interna kanaler som ger bäst effekt i respektive verksamhet. De externa kanalerna kan exempelvis utgöras av den egna webbplatsen, sociala medier, pressmeddelanden, annonsering, media, möten med enskilda målgrupper (vid behov), idrottsprofiler (kända och vällästa bloggare m fl.), matchprogram, flyers, affischer och speaker. Uppföljning Varje aktör följer på lämpligt sätt upp genomförda kommunikationsinsatser och delar med sig av sina erfarenheter till övriga samverkansparter. Förslag på kommunikationsaktiviteter Samverkansmöte Arangören har ansvaret för att sammankalla berörda parter till samverkansmöte före evenemanget där man Bedömer hot och risker Har kunskaps- och erfarenhetsutbyte
Har dialog och samverkan med supporterorganisationerna Sprider informationen vidare till berörda medarbetare och aktörer Dialog med supporterorganisationerna Arrangören har ansvaret för att före, under och efter evenemanget ha dialog med supporterorganisationerna där man Stärker den goda supporterkultur Bygger relationer Har informations- och underrättelseutbyte Har ambassadörskap Pressmeddelande Arrangören i samarbete med klubben och Polisen har ansvaret att före och efter evenemanget Informera om säkerhetsförberedelser och regler för högriskevenemang Beskriva incidenter Presskonferens Arrangören i samarbete med klubben och Polisen har ansvaret för att före och efter evenemanget Informera om säkerhetsförberedelser och regler för högriskevenemang Beskriva incidenter Tillgänglighet för media Arrangören i samarbete med klubben och Polisen har före, under och efter evenemanget Ett särskilt ansvar att vara tillgängliga för medias frågor Ett särskilt ansvar att utifrån strategins intentioner och sin organisations ansvar besvara frågor på ett öppet och proaktivt sätt för att genom det minska risken för konflikter och oönskade händelser Annonsering (i matchprogram, banners, lokaltidningar etc.)
Arrangören i samarbete med berörda har ansvaret att före och under evenemanget Sociala medie-dialog Alla intressenter har ett gemensamt ansvar för att före och efter evenemanget Tacka för bra beteende och samarbete efteråt Ta avstånd från eventuella störningar Webbinformation Alla intressenter har ett gemensamt ansvar att före evenemanget Flyers Arrangören i samarbete med berörda har ansvaret för att före och under evenemanget Beskriva alternativa resvägar för allmänhet som vistas i området av andra skäl (boende etc.) Affischer (vid arenan, i närområdet, på toaletter etc.) Arrangren i samarbete med berörda har ansvaret för att före och under ett evenemang
Uppföljningsmöte Arrangören har ansvaret för att efter evenemanget sammankalla berörda intressenter till Kunskaps- och erfarenhetsutbyte Konsekvensanalys Speakermanus Arrangören har ansvaret att under evenemanget genom speaker Förbereda speakertexter vid särskilda händelser Matchprogram Arrangören har ansvaret att under evenemanget Uppförandekod/regler kommunicera externt Alla intressenter har ett gemensamt ansvar för att före, under och efter evenemanget externt kommunicera Tydliga villkorsskrivningar och tillstånd Enas kring skyldigheter och rättigheter Gemensamma gränssättningar Tydlig eskaleringsprocess (på ett tydligt sätt kommunicera vad som händer om man som supporter missköter sig)
Förslag/exempel på lokal kommunikationsplan inför enskilt evenemang: Gemensam kommunikationsplan vid fotbollsmatch mellan XX och ZZ i Y-stad den 31 januari 2015 Se övergripande kommunikationsplan när det gäller vem som har huvudansvar Före Samverkansmöte genomförs för att bl a bedöma hot och risker (arrangör, klubb, bortalag, kommunen, polis). Dialog md supporterorganisationerna genomförs (arrangör, klubb, bortalag). Annonsering med budskap och förhållningssätt (arrangör, klubb). Matchprogram med budskap och förhållningsätt (arrangör). Flyers med bl a budskap och förhållningssätt (arrangör). Uppförande kod och regler kommuniceras externt (arrangör, klubbar samt polis). Pressmeddelande, sociala medier, webbinformation, tillgänglighet för media samt ev presskonferens (arrangör, klubb, polis) med gemensamt budskap: Vi förväntar oss en trevlig match utan störningsmoment eller större påverkan för trafiken. Under Tillgänglighet för media, webbinformation, sociala medier dialog (arrangör, klubb, polis) med gemensamt budskap utifrån rådande omständigheter. Samverkan sker innan någon uttalar sig annat än under normalläge. Speakermanus (arrangör) med relevant och korrekt information när det gäller ev utrymning av arenan samt gällande regelverk. Dialog med supporterorganisationerna (arrangör, klubbar, polis) Övrigt, upprättade kommunikationskanaler mellan inblandade intressenter (arrangör, klubbar, polis) Efter Dialog med supporterorganisationerna (arrangör, klubbar ev polis). Pressmeddelande, tillgänglighet för media, sociala medier dialog, webbinformation (arrangör, klubb samt polis). Uppföljnings- och utvärderingsmöte (arrangör, klubb, kommun, polis). Utvärdering Genomfördes alla insatser som planerat? Gick allt som planerat? Varför genomförde inte alla det planerade? Förslag på framtida förbättringar?