Effektivitet/handlä Datum 1 (9) Effektivitet/handläggningstider Samtal om Förenkla på riktigt!,, Residenset, 26 mars 2012 Dokumentation av inkomna synpunkter: Vad är en rimlig handläggningstid i ditt ärende? För långa handläggningstider lika handläggningstider över landet det är samma lag som hanteras. Lämna information om handläggningstid. Vida: Dikningsprojekt, vana vid 6 veckor vid avverkningsanmälan. Problemet är att man inte vet vem man ska ha kontakt med. Kan ta 1-2 v innan man träffar rätt person. Stena aluminium Anmälningsärenden, alla förändringar ska anmälas till tillsynsmyndigheten. Svårt att få svar i tid. Vissa ärenden är inte lika akuta. Går ut i god tid och frågar hur lst vill att man går till väga. Från anmälan till beslut 6 veckor Tingsryds kommun: Överklagningsärenden, plan 3 månader rimligt, enskilda ärenden snabbare. Miljöfrågor, reningsverk, får ta lite tid, kanske 4-5 månader Entreprenörsorganisation: Skillnad på om det är plan eller enskilda ärenden. 4-8 månader rimligt, absolut inte längre. Enskilda ärenden - överprövning 4 veckor. Älmhults kommun: Många olika frågor: Planärende svårt att svara på. När man börjar räkna i år har det tagit för lång tid. LRF: Om man ska satsa måste man veta handläggningstiden för att kunna satsa. C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\750516-002\LOCAL SETTINGS\TEMPORARY INTERNET FILES\OLK1C\EFFEKTIVITET_HANDLÄGGNINGTIDER WORKSHOP.DOC Postadress Gatuadress Telefon Telefax E-post Webbplats 351 86 VÄXJÖ Kungsgatan 8 0470-860 00 0470-862 20 kronoberg@lansstyrelsen.se www.lansstyrelsen.se/kronoberg Kontakt i detta ärende Anette O Andersson 0470-864 59 0470-863 09
2 (6) Musteryd: MKB Ett år är lång tid. Svårt att planera vid långa handläggningstider Sydved: Skyddsdikning inte mer än en månad (OBS inte vår fråga, Skogsstyrelsens) Max 1 år på blockkstenstäkter. Bör inte ta längre tid. Grannar och andra myndigheter måste få säga sitt. Ska kunna följa ärendet på nätet, se hur långt det har kommit. Överklagningar av bygglov och planer kunden vill veta hur lång tid det tar. Ovissheten ett stort problem. Nationell grund för hur handläggningstiden ser ut, mindre problem hur lång tid det tar. Förståelsen för hur lång handläggningstiden är och varför är viktigt. Vetskap om hur lång handläggningstid viktigast. Företagen verkar i en tid och i branscher med snabba konjunktursvängningar och är beroende av att få snabba besked för att överleva. Ta ett beslut 2 år är möjligheten till expansion kanske förbi Varför är det en rimlig handläggningstid? Vid dikning/avverkning försöka göra det samtidigt. Anmälningsärendet. 6 veckor rimlig tid. Rimlig handläggningstid är 6 mån. Tingsryds kommun: normalt sett jobbar kommunen fram underlaget som experter tittat på, lst granskar att bedömningarna är rätt, känns som om 4-5 mån är rimligt. Vad tror du påverkar handläggningstiderna? Finns det något som ska behöva ta flera år? Ärendets komplexitet. Enskild handläggare kortare tid. Ärenden som även berör andra myndigheter tar längre tid. Korta tiderna genom den interna processen. Kompletta ansökningar, kommunikation innan för att de ska bli kompletta. Väl förberedda ärenden.
3 (6) Digniteten i ärendet. Viktigt att veta handläggningstiden. Samverkan med andra myndigheter. Kan andra myndigheter (kommunen), kan lsty. Står och stampar, först skulle det till Kalmar, ingen visste något. Har inte fått någon respons, kastas mellan hopp o förtvivlan svårt att planera. Kan jag ta ut något ur företaget eller inte. Får man reda på i början att det kommer att ta 2-3 år då lägger vi ner. Kvittens med handläggningstid bra. Företagen räknar från att tanken dyker upp till att beslutet är klart. Det som tar tid är brist på kompetens hos konsulter och experter som man kan behöva hjälp av. Hur kan man peka på konsulter som är godkända konsultdatabas där man snabbt kan få hjälp. Det är inte myndigheten men det kan upplevas som det. Lsty får inte rekommendera konsulter. Genom certifieringar borde man kunna göra det. Viktigt att det är bra ansökningar från början. Kritik för att vi inte snabbt begär kompletteringar. Ärendena ligger en tid innan de gås igenom för att identifiera vad som bör kompletteras. Bekräftelsen ska inte bara vara en kvittens att ansökan kommit in utan också att det är komplett. Ta kontakt med lsty innan man fyller i ansökan så att det större chans att handläggningen går fortare eftersom ansökningarna är komplett och rätt från början. Vad kan korta handläggningstiden: Tydlighet från lsty. Snabbt få veta vilka kompletteringar som behövs så man snabbt kan fullborda ansökan. Dialog, kvittens. Bra att få veta vem som är handläggare. Handläggarnas kvalitet. Kapa ett antal dagar på varje ärende. Betygsätta handläggarna. Brukarenkät. Se över rutiner. Ömsesidigt ansvar att korta handläggningstiderna. Lsty vet vad som krävs för att korta tiderna, mycket av ansvaret ligger hos oss. Förenkla regelverk, lsty ska påverka och peka på regler som inte är rimliga. Utveckla tillsammans. Två personer vid besök på plats slöseri med tid och resurser. Information om handläggningstiderna är viktigast. I vissa ärenden dröjer det väldigt länge innan en begäran om komplettering kommer till sökande. Handläggaren kan väl lägga tid på att se om handlingarna är kompletta så snart ansökan kommer in? (Detta diskuterades mycket och var viktigt för företagarna)
4 (6) Varför tar det så lång tid? (Företagen förstår inte vad vi gör) Vad kan vi som företagare göra för att påskynda handläggningen? Viktigt med tydlig information om vad en ansökan ska innehålla. Tydliga processer, transparens och dialog med Lst under tiden som ärendet handläggs. (Vad händer med mitt ärende, hur kan jag hjälpa till för att påskynda processen) LST borde kunna meddela vilka konsulter som är bra och som kan lämna ett riktigt underlag till en ansökan. Detta skulle hjälpa företag att välja rätt konsult utan att behöva göra kompletteringar till ansökan. Länsledningen måste tillåta handläggare att göra fel, som det är nu så ska allt gås igenom om och om igen så att inga fel görs i processen. (Här fördes även en diskussion om länsstyrelsen revision och att länsstyrelsen var rädd för att göra fel vilket skulle uppdagas i revisionen - men jag hängde inte riktigt med här ) Olika krav på arkeologisk utredning i olika län vid vindkraftetableringar utredning kring vindkraftverk om 500m per verk är orimligt och väldigt dyrt. Viktigt med bra info om vad en ansökan ska innehålla. Företagaren behöver börja tänka på tillstånd tidigt i sin process. Tre handläggare som medverkar på ett samrådsmöte i fält när det räcker med en? Tydligt om hur ett ärende ska vara komplett? Bra med e-tjänster där man har system med obligatoriska fält som tvingar sökande att fylla alla fält och ansökan blir komplett från början. Färdiga blanketter på nätet som är ifyllda med en spökansökan d.v.s. fälten är förifyllda med påhittade uppgifter för att ge anvisning till företagaren om vad fälten ska innehålla. Övrigt
5 (6) Handläggningstiden oviktig? Kvittens med uppgift om tiden är viktigare liksom en kontinuerlig dialog med sökanden. Det skiljer mycket mellan olika län hur långa handläggningstiderna är. Viktigt att tänka att vad vi kan göra för att göra företagen lönsamma. (jmf landsbygd Östergötland) Arkeologiska undersökningar ska gå snabbt vid exploatering. Transparens, det borde finnas möjlighet att gå in och titta på nätet hur ens ärende ligger till. Tydlig information om vilka handläggningstider som gäller för respektive ärendegrupp. Det har förekommit att företag inger en luftansökan för att ha ett tillstånd om och utifall en möjlighet finns för att exploatera ett område. Länsstyrelsen måste vara tydlig om handläggningstider. Handläggningstiden har blivit längre över tid. Kommunexempel kan inte en kommun fatta ett bygglovsbeslut inom en given tid så sänker kommunen bygglovsavgiften. Vårdgarantisystemet diskuterades. Kan Länsstyrelsen föra in något liknande system som gör att företagaren garanteras en handläggningstid eller kompenseras om Länsstyrelsen överskrider handläggningstiden? En företagare har råkat ut för följande; ansökan lämnas in - Länsstyrelsen begär komplettering företagaren kompletterar ansökan enligt Länsstyrelsen anvisningar Länsstyrelsen begär ytterligare kompletteringar men nu i nya frågor företagaren känner sig överkörd och misstänker att detta kan hålla på hur länge som helst. Diskussionerna angående effektivitet och handläggningstider kan sammanfattas med bifogad bild.
6 (6) VU Dialog i tidigt skede, kan bland annat ge bättre ansökningar Interna processer för snabbare handläggningstid Hur är oviktigt för företagen men dessa processer krävs tex inte åka ut två personer på tillsyns avsätta tid för reflextion av vad som tar tid i ett ärende höjd lön för att få mer motiverade handläggare fler handläggare Kvittens, mycket viktigt Handläggningstiden i sig inte så relevant men information om när beslut kan väntas mycket viktigt. Handläggningstiden får dock inte övergå från månader till år. I mindra ärenden med enskilda max till 8 veckor.