VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 462:1-5, textläsning ur Rom 12:6- och bönen Fader Vår. Informatör Johanna Backholm presenterade informationen i Vasa svenska församling, se bilaga 2. Kyrkoherden tackade Johanna för informationen. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 1 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 13/15. Val av två protokolljusterare 2 Förslag: Till protokolljusterare väljs Sven Lindholm och Roger Nylund. Till protokolljusterare valdes Sven Lindholm och Dick Jungerstam. Godkännande av föredragningslistan 3 Föredragningslistan godkändes med komplettering av fyra övriga ärenden. Mazimbu-gruppens protokoll 4 Protokoll från Mazimbu-gruppens sammanträde 4/2011, 8.11.2011 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Sundom kapellförsamlings protokoll 5 Protokoll från Sundom kapellråd 4/2011, 23.11.2011 och 1/2012, 11.1.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Anmälan om förhinder att delta i sammanträden och protokolljustering 6 Det är ledamotens plikt att anmäla sekreteraren om förhinder till församlingsrådets sammanträde. Anmälan sker i god tid före sammanträdet för att sekreteraren skall hinna kalla en suppleant till sammanträdet. Det är även viktigt att protokolljusterarna infinner sig den dag protokollet skall justeras. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 2 Personalens resterande semestrar 7 Följande anställda anhåller om resterande semester under tiden 1.1-30.4.2012: Kvar Stenroos, Margaretha 27.2-2.3 = 5 dgr 6 dgr 30.3 = 1 dag 5 dgr 23-27.4 = 5 dgr - Ahlsved, Gun-Britt 27.2-2.3 = 5 dgr - Borg, Marita 27.2-2.3 = 5 dgr - Kvist-Grönros, Britt-Marie 27.2-2.3 = 5 dgr - Skoglund, Martina 27.2 2.3 = 5 dgr - Holm, Susanne 27.2 1.3 = 4 dgr - Streng, Lena 28.2-2.3 = 4 dgr - Heikius, Monica 28.2-6.3 = 5 dgr 7 dgr 24-29.4= 6 dgr 1 dag Heikius, Mikael 4-6.1 = 2 dgr 11 dgr 29.2-6.3 = 5 dgr 7 dgr 25-30.4 = 6 dgr 1 dag Andersson, Dan 1-3.2 = 3 dgr 9 dgr 22-28.2= 7 dgr 2 dgr 12-17.4 = 2 dgr - - Erickson, Gerd 8-10.2 = 3 dgr 4 dgr 2 5.4 = 4 dgr - Back, Susanna 13.2-2.3 = 15 dgr 14 dgr Back, Lise-Lotte 28.2 1.3 = 3 dgr 3 dgr 6 8.3 = 3 dgr - Borg, Kerstin M. 27.2 1.3 = 4 dgr 4 dgr 2 5.4 = 4 dgr - Nygård, Karin 3-5.4 = 3 dagar - Åsvik, Birgitta 26-30.3 = 5 dgr 3 dgr 16-18.4 = 3 dgr - Engsbo, Mona 22-23.3 = 2 dgr 11 dgr 16-30.4 = 11 dgr - Lärka, Anna-Karin 26 27.4 = 2 dgr 1 dag 30.4 = 1 dag - Sandberg, Martin 2 4.1 = 3 dgr 5 dgr 27.2 4.3 = 5 dgr - Pitkämäki-Ihatsu, Piritta 29.2.2012 = 1 dag - Orori, Heidi 2 5.1 = 4 dgr 3 dgr 18-20.1 = 3 dgr - Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner personalens semestrar. John Åsvik och Margaretha Stenroos anmälde jäv och avlägsnade sig. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget efter några korrigeringar.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 3 Anhållan om deltagande i rådplägningsdagar 19 21.1.2012 8 Britt-Marie Kvist- Grönros, Marita Borg, Martina Skoglund, Gun-Britt Ahlsved, Susanne Holm, Irene Lindvall och Susanna Back anhåller om att få delta i rådplägningsdagarna för barnarbetare i Helsingfors 19-21.1.2012. Rådplägningsdagarna är en viktig del av barnverksamhetens utveckling. Barnledarna får information om kyrkans barn och familjearbete, höjer sin kompetens och stärker sin yrkesidentitet. Också barnarbetsledaren har stort utbyte av att få del av den information och fortbildning som erbjuds under dagarna.. Kursens deltagande, kost och logi två nätter i dubbelrum kostar 290, för den som övernattar i enkelrum blir kostnaden 350. Sammanlagt för 7 personer blir summan 2090. Tilläggskostnader för rådplägningsdagarna denna gång blir transporten. Det är möjligt att resan kan göras med gemensam buss från Österbotten. Om inte, åker vi med tåg och tågresan torde kosta 606,55 för sju personer som reser i grupp (enligt VRs hemsida den 15.12.2012). Detta innebär att rådplägningsdagarnas totala kostnad för 6 barnledare samt barnarbetsledaren uppgår till 2696,50. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och den totala kostnaden tas från verksamhetsmedel för barnarbetet. Anhållan om deltagande i rådplägningsdagar 9 11.1 2012 9 Kantorerna, Dan Andersson och Monica Heikius anhåller om att få delta i kyrkomusikdagarna i Tammerfors 9 11.1.2012. De anhåller om att på tjänstetid få delta i dagarna samt följande kostnader betalda samt lagstadgade dagtraktamenten. Kostnader: Deltagaravgift 3 x 90 euro Festmiddag 3 x 35 euro Hotel Cumulus Pinja 4 x 95 euro Totalt 270 euro 105 euro 380 euro 755 euro Kyrkomusikdagarna är kantorernas rådplägningsdagar där det dryftas för musiken och yrkeskåren viktiga ärenden. I år är temat Ta mer ton. Det handlar bl.a. om tonbildning, Alexanderteknik och notsökning på nätet. Viktigt är även att träffa kolleger och stärka varandra på den gemensamma vandringen. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och den totala kostnaden tas från verksamhetsmedel för musiken. Dan Andersson hade fått förhinder att delta och i stället deltog i rådplägningsdagarna.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 4 anmälde jäv och avlägsnade sig. Vice ordförande fungerade som ordförande vid behandlingen av denna paragraf. Församlingsrådet betonar att anhållan bör inlämnas och godkännas i god tid före rådplägningsdagarna hålls. Församlingsrådet godkände anhållan och den totala kostnaden tas från verksamhetsmedel för musiken. Anställning av vikarie på 20 % för Karin Nygård 10 Församlingsrådet beviljade vid sitt sammanträde 8.6.2011 133 diakon Karin Nygård 80 % tjänstgöring i Vasa svenska församling fr.o.m. 1.9.2011 t.o.m. 31.8.2012. Närvårdare Susanne Blomqvist vikarierar Karin Nygård på 20 % fram till 30.1.2012 och hon är villig att fortsätta vikariatet t.o.m. 31.8.2012. Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng anhåller om att Susanne Blomqvist anställs som vikarie på 20 % under tiden 31.1 31.8.2012 för Karin Nygård. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502 minus 3 %. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och Susanne Blomqvist anställs som vikarie på 20 % under tiden 31.1 31.8.2012 för Karin Nygård. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502 minus 3%. Anställning av vikarie för Luisa Tast 11 Församlingsrådet beviljade vid sitt sammanträde 7.12.2011 250 diakon Luisa Tast semester samt vårdledighet under tiden 31.1.2012 31.7.2013. Kerstin M. Borg 25% och Susanne Blomqvist 75% vikarierar Luisa Tast t.o.m. 30.1.2012 och de är beredda att fortsätta enligt samma uppdelning: Närvårdare Susanne Blomqvist 75% enligt kravgrupp 502 minus 3% Diakon Kerstin M. Borg 25% enligt kravgrupp 502. Beslutsförslag: Församlingsrådet anställer närvårdare Susanne Blomqvist 75% enligt kravgrupp 502 minus 3% under tiden 31.1.2012-31.8.2012 och diakon Kerstin M. Borg 25% enligt kravgrupp 502 under tiden 31.1.2012-31.8.2012.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 5 Budget 2012, uppdatering av ansvarspersoner och bindningsnivå 12 För tillämpningen av årets budget bör församlingsrådet utse ansvarspersoner på kostnadsställe nivå. För 2012 års budgetmedel föreslås följande ansvarspersoner: Församlingsrådet 220101 Gudstjänstlivet 220001, Gunnar Särs Kyrkliga förrättningar 220002 Konsertverksamhet 220003 Allmänt församlingsarbete 227501 Kontakt med hemmen 220202 Camilla Särs, Siv Jern, Heidi Mäkelä Kyrkobröderna 220203 Informationsverksamhet 221001 Johanna Backholm Musikverksamhet 222001, Konsertverksamhet 220003 Trefaldighetskyrkans kör 222002 Brändö kyrkokör 222003 Dan Andersson Sundom kyrkokör 222005 Monica Heikius Orkestern 222006 Monica Heikius Barnkören Glädjeklangen 222008 Musikläger 222009 Gemensam musikverksamhet 222010 Musikskola 222011 Dan Andersson Musiklekskola 222012 Dan Andersson Dagklubbsarbete 223101 Camilla Särs Söndagsskolarbete 223201 Camilla Särs Eftermiddagsklubbarbete 223901 Anna-Karin Lärka Juniorarbete 223301 Anna-Karin Lärka, Heidi Mäkelä Scoutverksamhet 223401 och 402 Anna-Karin Lärka, Heidi Mäkelä Skriftskolarbete 223501 Heidi Mäkelä, Anna-Karin Lärka Ungdomsarbete 223601 Anna-Karin Lärka, Heidi Mäkelä Skolungdomsverksamhet 223701 Anna-Karin Lärka, Heidi Mäkelä Specialungdomsarbete 223602 Sofie Björkgren-Näse, Anna-Karin Lärka Arbetet bland studerande 223702 Janne Hänninen Unga vuxna 223703 Anna-Karin Lärka, Sofie Björkgren-Näse Diakoni 224101 Lena Streng Diakonidirektion underst. medel 224120, Lena Streng Understödskassa 224121 Lena Streng Understödskassa 224122 Gerd Erickson Understödskassa 224123 Susanne Blomqvist/Kerstin M. Borg Understödskassa 224124 Birgitta Åsvik/ Karin Nygård Samtalstjänst 224501 Siv Jern, Janne Hänninen Invandrararbete 224601 Gunnar Särs Missionsarbete 226001 Martin Sandberg, Gunnar Särs Vänförsamlingsarbetet 226002 Martin Sandberg Dragnäsbäcks-Gerby distrikt 227001 Janne Hänninen Sundom, allm. församl. arbete 228001 Siv Jern Sundom, barnarbete 228002 Camilla Särs, Siv Jern Sundom, ungdomsarbete 228003 Anna-Karin Lärka, Siv Jern Sundom, diakoni 228004 Kerstin M. Borg, Siv Jern Beslutsförslag: Församlingsrådet torde godkänna ansvarspersonerna och bindningsnivån per kostnadsställe., John Åsvik och Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig. Vice ordförande fungerade som ordförande.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 6 Konfidentiellt ärende 13 Anhållan om partiell tjänstledighet Siv Jern 14 Kaplan Siv Jern anhåller om partiell tjänstledighet på 40 % från kaplanstjänsten i Sundom kapellförsamling. Siv Jern kommer att verka som familjerådgivare vid Vasa kyrkliga samfällighets Familjerådgivningsbyrå under tiden 1.2-31.12.2012. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar anhållan och Siv Jern är partiellt tjänstledig på 40% från kaplanstjänsten i Sundom kapellförsamling under tiden 1.2-31.12.2012. Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig. Konfidentiellt ärende 15
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 7 Anhållan om resekostnader för kurs 16 Ungdomsteolog Heidi Mäkelä anhåller om att få resekostnaderna betalda för kursen Gudstjänstövningar, vid Åbo Akademi. Kursen hålls under följande dagar: 25.1, 1.2, 8.2, 22.2, 28.3 och 4.4.2012. Resekostnaderna med buss är 6 x 58,30 euro och tågbiljetter 6 x 51 euro eller totalt 656,60 euro. Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter bevilja 350 euro för resekostnader mellan Vasa och Åbo. Utbildningsanslaget är slut p.g.a. kyrkodagarna. Anhållan om understödsanslag 17 Gemensamma kyrkofullmäktige godkände 8.12.2005 36 kyrkofullmäktige Gustav Strömsholms klämförslag att principen för utdelningen av understöd till kyrkliga ändamål bör utredas. Enligt Strömsholm bör innovativa projekt prioriteras. Med anledning av den här klämmen framställs att understödsanslag i fortsättningen delas ut så att - gemensamma kyrkofullmäktige beslutar om understöd till Kyrkans officiella missionsorganisationer samt till Sjömanskyrkan och Kyrkans Utlandshjälp samt till sådana samprojekt som påbörjas av kyrkan eller Lappo stift eller Borgå stift, där Vasa kyrkliga samfällighet är medlem (Kyrkans mediastiftelse, specialvårdsdistrikt, stiftens studiecenter eller dyl.) - församlingsrådet beslutar om beviljande av understöd till övriga kyrkliga instanser, såsom missionsorganisationernas lokala och regionala avdelningar samt till övriga som stöder församlingens arbete och fundamentala uppgifter. Församlingens budgetmedel är 8.300 (4880.220102). Direktiven uppgjorda 21.10.2007 för utdelning av verksamhetsmedel följs. Beslutsförslag: Församlingsrådet annonserar om understöden i Vasabladet 22.1.2012 och understöden söks hos församlingsrådet senast 20.2.2012. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp som bereder ärendet. Verksamhetsbidragen utdelas enligt direktiven uppgjorda 21.10.2007. Församlingsrådet beslöt annonsera om understöden i Vasabladet 22.1.2012 enligt bilaga 3. Församlingsrådet utsåg följande personer till arbetsgruppen: Marit Nilsson- Väre, sammankallare, Daniel Djupsjöbacka och Sven Lindholm. 044-480 8300. Anmälningsärenden 18 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 180/2011 193/2011. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 8 b) Tackbrev från Senior Pastor Azhar Kaleem, Church of the Nation Pakistan. c) Domkapitlet har 16.12.2011 berättigat: Janne Hänninen att delta i kursen Att tala så att folk lyssnar Kurs i praktisk retorik 15-16.3.2012. Siv Jern att delta i kursen Dans och religion 24-26.8.2012 i Stockholm att delta i kursen Pensionstiden hägrar 9-11.5.2012. Tia-Maria Nord att delta i kursen Studiehelheten Kyrkans bekännelse 19-22.3.2012. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Kyrkoherden meddelade att han kommer att stå över kursen av arbetsskäl. Övrigt ärende 19a Konfidentiellt 19b Studentprästarbetet 40% Janne Hänninen har fungerat som studentpräst på 20% under åren 2008-2010 i Vasa svenska församling. Enligt brev från högskolorna och universitetet i Vasa finns det akut behov av en studentpräst på 40%. Ledamot Marit Nilsson-Väre väckte frågan om studentpräst, efter att hon diskuterat ärendet med Hankens prorektor Sören Kock. Kyrkoherden informerade att det är tänkt att Tia-Maria Nord börjar sköta studentprästarbetet på 40%. 19c Daniel Djupsjöbacka har varit i kontakt med Azher Kaleem, föreståndare för församlingen Lahore: Church of Nations. Församlingsrådet stödde på sitt möte 7.12. församlingen med en summa för att betala vårdkostnader som uppkommit efter att 35 personer skadats (och en dödats) i sammandrabbningar med muslimska radikaler. Situationen för kristna i Pakistan är som bekant mycket utsatt. Överlag är det svårt för kristna att få bra arbeten. Våldet mot de kristna har gradvis ökat under senaste två decennierna. Lahore: Church of Nations bildas av olika hemgrupper/hemförsamlingar (3 celler i området kring Lahore), med totalt 100 medlemmar. Församlingen växer, men verksamheten är utsatt. I Lahore finns ingen kyrka, men man träffas öppet. Azher säger om detta att If we are just hiding, we can t preach the gospel. Sometime we are careful. We don t use loudspeaker. Lahore: Church of Nations fortsätter med sin församlingsverksamhet och är i sitt arbete inriktade på att nå ut till byarna kring Lahore. Under 2012 har de ett Outreach-projekt där de planerar att under 24 gånger åka ut till byarna i området för att med en Jesusfilm visa denna och nå ut. Inom projeket hyr man en van, åker ut, sätter upp en projektor
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 1/2012 9 och visar filmen. De har med mycket knappa resurser startat projektet. Den 8:e januari så åkte man till BataPur (en by utanför Lahore) med en liten grupp. Totalt har outreachen kostnader på ca 1500 per månad. Av detta står församlingen själv för 350, men behöver hjälp utifrån. Vasa Sion består med 150 /månad. De återstående medlen söker man nu finansiering för. Kaleem berättar att trots att man inte får full finansiering kan man ändå genomföra projektet, men då med mindre teknisk utrustning. Daniel Djupsjöbacka skulle önska att församlingsrådet stöder projektet med 200 per månad under 2012 samt att vi kunde reservera en eller två kollekter för ändamålet. Församlingsrådet diskuterade ärendet och beslöt bordlägga det till augustisammanträdet. 19d Följande söndagar har reserverats för församlingsrådets ledamöter att fungera som kyrkvärdar i Trefaldighetskyrkan: 11.3.2012 och 13.5.2012. Församlingsrådet beslöt följande: Gunborg Sjöberg och Britha Antila är kyrkvärdar 11.3.2012 Christel Lax och Johanna Söderholm är kyrkvärdar 13.5.2012. 19e Val av lekmannaombud till kyrkomötet och lekmannamedlemmar till stiftsfullmäktige förrättas måndagen den 13 februari 2012 kl. 18.00 i Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V våningen. Kyrkoherden informerade församlingsrådets ledamöter att församlingsrådets sammanträde den 15 februari 2012 kl. 18.30 annulleras p.g.a. valmötet 13.2.2012. På mötet väckt ärende 20 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 21 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 1 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 22 Sammanträdet avslutades kl. 21.15 med nedkallande av Herrens välsignelse.