Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret 2009

BESLUT Dnr SLU ua 11-341/10 2010-02-18 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen Exp. den 19/2-10 Rektor Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret 2009 Beslut Ärendet Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens årsrapport för verksamhetsåret 2009. Enligt Organisation och delegationer avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna (Dnr SLU ua 11-2308/08), ska internrevisionen vid styrelsens första sammanträde varje år lämna en sammanfattande rapport över föregående års genomförda revisionsinsatser samt uppföljning av tidigare års påpekanden som ännu inte åtgärdats. Årsrapporten har utarbetats av internrevisionschefen Inga Astorsdotter. Lars-Erik Edqvist Inga Astorsdotter Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Biträdande universitetsdirektören Avdelningscheferna inom universitetsadministrationen inkl. fakultetsdirektörerna Postadress: Box 7070, 75007 Uppsala Telefon: 018 67 16 25 E-post: inga.astorsdotter@adm.slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Webb: internrev.adm.slu.se

2

Bilaga till dnr SLU ua 11-341/10 Årsrapport, verksamhetsåret 2009 Till styrelsen 2010-02-18 Postadress: Box 7070, 75007 Uppsala Telefon: 018 67 16 25 E-post: inga.astorsdotter@adm.slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Webb: internrev.adm.slu.se

Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 2. ÅRETS REVISIONSINSATSER... 3 2.1 Översiktlig granskning av årsredovisningen 2009, 2010-02-17, dnr SLU ua 14-347/10... 3 2.2 Lokalförsörjning 3, Egendomsförvaltningen, 2009-04-28, Dnr SLU ua 10-1013/09... 3 2.3 Studentrekrytering, 2009-09-29, SLU ua 10-2645/09... 4 3. UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONSINSATSER... 4 3.1 Lokalförsörjning, 2008-02-19, dnr SLU ua 10-367/08 resp. 2008-06-17, dnr SLU ua 10-2113/08... 5 3.2 Finansieringsformer... 5 3.3 Rekrytering av professor och befordran till professor, 2008-06-05, Dnr SLU ua 10-2112/08... 5 3.4 Verksamhetsstyrning, 2007-06-18, dnr SLU ua 10-1886/07... 6 3.5 Behörigheter i administrativa IT-system, 2007-02-15, dnr SLU ua 10-345/07... 6 3.6 Ekonomistyrning, decentraliserad organisation samt ansvar och delegering, 2001-02-19, dnr SLU uf 12.5-756/01... 6 4. PLANERAD RÅDGIVNING - INTERN STYRNING OCH KONTROLL... 7 5. ÖVRIG VERKSAMHET... 7 2

1. Inledning Internrevisionen vid SLU är en organisatoriskt oberoende enhet. Verksamhet bedrivs i enlighet med god internrevisorssed och god internrevisionssed. Förutom internationell standard regleras verksamheten av Internrevisionsförordningen (2006:1228) med ESV:s tillhörande föreskrifter och allmänna råd samt de riktlinjer för internrevision som fastställts av styrelsen. Enheten rapporterar till styrelsen men är administrativt underställd rektor. Internrevisionen har till uppgift att stödja universitetet genom att ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv granska och lämna förslag till förbättringar av universitetets processer för intern styrning och kontroll. Internrevisionen består av två heltidsanställningar. I inledningen av år 2009 hade enheten endast en anställd. Den 1 februari tillträdde Joakim Hedin som internrevisor. Under perioden februari till maj bistod Joakim delvis sin forna arbetsplats, Universitetsdjursjukhuset (UDS), där han tidigare var administrativ chef. Joakim har dock inte i något granskningsuppdrag under året reviderat verksamhet som han ansvarat för på UDS. Internrevisorer ska enligt ESV:s föreskrifter avstå från att granska och bedöma verksamhet som de ansvarat för under minst tolv månader. I detta fall kommer perioden att sträcka sig fram till januari 2011, men bedömningen är att detta inte kommer att påverka internrevisionens arbete under 2010. I revisionsplanen för år 2009 ingick uppdraget att vara rådgivande i SLU:s arbete enligt Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Dessutom angavs följande granskningsområden: Lokalförsörjning Studentrekrytering Forskarutbildning Styrning av universitetsadministrationen Granskning av forskarutbildningen pågår och granskning av universitetsadministrationens styrning kommer enligt revisionsplanen 2010 att genomföras under innevarande år. Skälet till att granskningen inte genomfördes under år 2009 är att universitetsdirektören initierade en utredning som berör frågan. Utredningen lämnades i februari. Nedan lämnas en sammanfattning av årets revisionsinsatser samt uppföljning av tidigare års revision där vissa rekommendationer ännu inte åtgärdats. Dessutom redovisas årets rådgivningsinsats och övrig verksamhet som internrevisionen bedrivit. 2. Årets revisionsinsatser Internrevisionen vill understryka att redogörelsen till största del är problemorienterad och inte ger en helhetsbild av universitetets verksamhet inom de reviderade områdena. En del av de iakttagna bristerna är redan åtgärdade eller håller på att åtgärdas. 2.1 Översiktlig granskning av årsredovisningen 2009, 2010-02-17, dnr SLU ua 14-347/10 Granskningen av årsredovisningen är endast översiktlig och ger ingen garanti för att den ekonomiska ställningen och övrig redovisning är rättvisande. Internrevisionen konstaterar att inget framkommit som tyder på att årsredovisningen inte i allt väsentligt uppfyller kraven på återrapportering och redovisning samt ger en riktig bild av universitetets verksamhet. 2.2 Lokalförsörjning 3, Egendomsförvaltningen, 2009-04-28, Dnr SLU ua 10-1013/09 Förvaltning av egendomar och fastigheter är en udda verksamhet inom SLU med uppgift att både förse universitetet med lokaler och mark samt att driva affärsmässig verksamhet. Egendomsförvaltningen är den enhet inom universitetet som ansvarar denna för verksamhet. Granskningens väsentligaste rekommendationer var: Att delegationen till chefen för Egendomsförvaltningen uppdateras. 3

Att universitetsdirektörens befogenhet att teckna avtal och fatta beslut om inköp och försäljning av fast egendom tydliggörs. Dessutom bör det framgå inom vilka beloppsgränser och vilken tidsperiod detta i så fall ska gälla. Att beslutsordning för ny- och ombyggnationer till extern brukare samt anläggningar som används i Egendomsförvaltningens jordbruksdrift utarbetas, fastställs och tillämpas. Att universitetsledningen säkerställer att enhetliga regler för interna upplåtelser, beräkning av hyror och arrenden utarbetas, fastställs och tillämpas. Att Egendomsförvaltningens redovisning inklusive resultatet på område och fastigheter görs mer transparent. Att regler utarbetas för hur Egendomsförvaltningens priser ska sättas samt att dessa regler fastställs och tillämpas. Att regler utarbetas för hur ledamöter inom samrådsorganisationer på de olika orterna ska utses samt vad samrådsorganisationerna ska ha för syfte och befogenhet. Att den pågående översynen av fastigheternas taxeringsvärden fortsätter samt att en lämplig anläggningsmodul införskaffas till ekonomisystemet. Arbete pågår med att åtgärda vissa av dessa rekommendationer. Bland annat pågår en revidering av delegationer som berör granskningen. Översynen av taxeringsvärden beräknas vara klar våren 2011 och en anläggningsmodul beräknas kunna tas i drift under år 2011. 2.3 Studentrekrytering, 2009-09-29, SLU ua 10-2645/09 Grundutbildningen är en väsentlig del av SLU:s verksamhet. På flera års sikt har söktrycket till universitetets program på grundnivå varit förhållandevis konstant. Vissa utbildningar är populära medan cirka hälften av programmen inte fyller sina platser. Snedrekryteringen är dessutom ett stort problem då många studenter hamnar i grupper med sned eller mycket sned könsfördelning. I granskningen lämnar internrevisionen följande rekommendationer: Att det i framtida handlingsplaner för breddad rekrytering tydligare framgår i vilka avseenden olika insatser ska främja breddad rekrytering. Att universitetsledningen säkerställer att handlingsplaner såväl inom utbildningsområdet som inom andra områden beslutas, implementeras och följs upp enligt gällande delegationsordning. Att universitetsledningen säkerställer att Högskoleverkets synpunkter beaktas angående återrapportering av dels vilka åtgärder som vidtagits med utgångspunkt från handlingsplanen för breddad rekrytering och dels i vilken utsträckning som målen i handlingsplanen har uppfyllts. Att universitetsledningen säkerställer att kommunikationsplanernas innehåll tydliggörs och fastställs. Att universitetsledningen tydliggör hur ansvaret för rekryteringsinsatser ska fördelas mellan fakulteter, informationsavdelningen och GUR eller annan samordnande instans. Rektor beslutade den 14 december 2009 om Kvalitet i SLU:s utbildning Policy och strategi 2009-2012 dnr SLU ua 10-3663/09. Där anges som delmål bl.a. att SLU ska öka antalet studenter på både på grund- och avancerad nivå och genomföra särskilda insatser för att få en mer heterogen sammansättning, såväl avseende kön som etnisk och socioekonomisk bakgrund. En arbetsgrupp under ledning av informationschefen med uppdrag att tydliggöra ansvaret för rekryteringsinsatser har tillsatts under året. Resultatet av arbetsgruppens ska rapporteras i april 2010. 3. Uppföljning av tidigare års revisionsinsatser Nedanstående uppföljning av tidigare års revisionsinsatser har gjorts genom att verksamheten har fått svara på vilka åtgärder som vidtagits samt vad som kvarstår. Någon djupare verifiering eller granskning av inkomna svar har inte gjorts. 4

3.1 Lokalförsörjning, 2008-02-19, dnr SLU ua 10-367/08 resp. 2008-06-17, dnr SLU ua 10-2113/08 Inför genomförandet de stora byggnadsprojekt som beslutats under åren 2008 och 2009 genomförde internrevisionen två granskningar som rapporterades till styrelsen under 2008. I den första rapporten den 19 februari lämnades två övergripande rekommendationer; att en långsiktig lokalförsörjningsplan skulle upprättas och fastsällas av styrelsen samt att en ny beslutsordning för lokalförsörjningsärenden skulle utarbetas och fastställas. I den andra rapporten den 17 juni rekommenderades bl.a. en långsiktig bedömning av lokalbehovet, mål för lokalkostnadens storlek i förhållande till omsättningen, att en plan ska finnas för hur kostnaden för friställda lokaler ska minska samt att kostnaden för friställda och udda lokaler samt undervisningslokaler förs ut som ett utökat tillägg på lokaler och/eller som en del av gemensamma ändamål. En lokalförsörjningsplan presenterades för styrelsen den 29 september 2009. Styrelsen beslutade att uppdra åt rektor dels att fortsätta planeringen i enlighet med planen och dels att årligen för styrelsen presentera en uppdaterad lokalförsörjningsplan. Därutöver uppdrog styrelsen åt rektor att hantera lokalförsörjningsfrågor enligt den inriktningen som angavs i beslutets bilaga 1. Av bilagan framgår bl.a. lokalkostnadernas andel av universitetets totala kostnad aldrig bör vara högre än 15 % och att hyran för friställda lokaler inte ska överstiga 5 % av universitetets samlade hyreskostnad. Förutom att den nu gällande lokalförsörjningsplanen fortfarande har vissa brister har internrevisionens rekommendationer i allt väsentligt uppfyllts. 3.2 Finansieringsformer Akademisekreteraren kartlade under 2008 hur SLU:s arbete med fundraising. Internrevisionen medverkade i detta arbete. Med fundraising avses att medvetet försöka öka finansieringen, främst till forskning, utöver medel från ordinarie finansiärer. Regeringen har avskaffat högskolemomsen per 2009 och överväger att införa avdragsrätt för donationer 1. Om inte SLU aktivt arbetar med detta område finns risk för att universitetet går miste om betydande finansieringskällor. I kartläggningen som presenterades i en promemoria daterad 15 augusti 2008 redogörs dels för hur fakulteter och andra enheter arbetar med fundraising och dels presenteras ett utkast till organisation och uppgifter inom detta område. Promemorian har presenterats för ledningsrådet den 22 september 2008. Bland de förslag som lämnades i promemorian kan främst nämnas att en särskild handläggare inom ledningskansliet bör arbeta med frågan. Universitetsledningen har valt att avvaktan med att vidta universitetsgemensamma åtgärder i enlighet med lämnat förslag, för att inte begränsa utrymmet för de insatser för fundraising som görs på fakultetsnivå. 3.3 Rekrytering av professor och befordran till professor, 2008-06-05, Dnr SLU ua 10-2112/08 Med anledning av en skrivelse till rektor i januari 2008 fick internrevisionen i uppdrag av rektor att kartlägga processerna för rekrytering av och befordran till professor, att identifiera problemområden inom processerna och lämna förslag till förbättringar. Internrevisionen genomförde en granskning som koncentrerades till områdena rekrytering av och befordran till professor. I enlighet med internrevisionens rekommendationer har SLU:s anställningsordning uppdaterats och rekryteringskommittéer införts vid samtliga fakulteter. Dessutom har personalavdelningen under 2009 genomfört utbildning för ledamöter i samtliga fakulteters lärarförslagsnämnder och andra berörda. Av de väsentligaste rekommendationerna kvarstår att personalenheten bör ansvara för och stödja fakulteterna med att ta fram strukturerade och enhetliga arbetssätt samt att följa upp att 1 Skatteincitament för gåvor till forskning och ideell verksamhet, SOU 2009:59 5

de fungerar och används. Personalenheten ska senast våren 2011 presentera ett förslag på arbetssätt och rutiner där enheten i högre utsträckning samarbetar med fakultetskanslierna. 3.4 Verksamhetsstyrning, 2007-06-18, dnr SLU ua 10-1886/07 En myndighet styrs främst genom mål- och resultatstyrning samt genom finansiell styrning. Mål- och resultatstyrning är inriktad på prestationer och effekter som blir resultatet av verksamheten som bedrivits. Det innebär att resultatinformation ska tas fram systematiskt samt analyseras och bedömas mot uppställda mål. Under 2009 fastställde styrelsen universitetets verksamhetsidé, vision och strategiska mål, Kunskap för en hållbar framtid, för perioden 2009-2012. Det framgår dock fortfarande inte, vilket internrevisionen tidigare noterat, hur universitetet arbetar med att styra, följa upp och analysera verksamheten mot uppsatta mål. Internrevisionen rekommenderade att styrning och uppföljning tydligare bör kopplas till universitetets verksamhetsidé, vision och ledningens mål. Vissa förbättringar i styrprocessen infördes i SLU:s Verksamhetsplan och anslagsfördelning 2010, bl.a. till följd av resultat som framkom i utvärderingen Kvalitet och Nytta, KoN. Av planen framgår dock att en fullödig mål- och resultatstyrning ännu inte är på plats och att brister i mål- och resultatstyrning kvarstår. Väsentligt tydligare måldokument och en tydligare målrelatering av resultaten är nödvändig för en effektiv mål- och resultatstyrning. Arbetet med att förbättra dokumentationen och ge de olika ledningsnivåerna bättre underlag för att fastställa uppföljningsbara mål har intensifierats. Under år 2008 har därutöver ett utvecklingsarbete inletts för att bättre analysera, dokumentera och åtgärda universitetets risker. Därmed kvarstår internrevisionens rekommendation att styrning och uppföljning bör kopplas tydligare till universitetets verksamhetsidé, vision och ledningens mål. 3.5 Behörigheter i administrativa IT-system, 2007-02-15, dnr SLU ua 10-345/07 Behörighetsadministrationen har förbättrats under de senaste åren. Det finns dock fortfarande vissa brister som behöver åtgärdas för att säkra god intern styrning och kontroll. Internrevisionen föreslog i granskningen 2007 att rolltilldelningen i systemen ses över så att det inte är möjligt att ha olika roller i ett system som innebär att anställda t.ex. både kan godkänna och attestera i samma ärende. Om en person kan utföra båda uppgifterna frångås en av grunderna i god intern kontroll som innebär att det alltid ska vara minst två personer involverade i ett transaktionsflöde. Internrevisionen föreslog också att dokumenterade rutiner för loggning i system skulle införas och att det där framgår vilka avvikelser som måste följas upp och hur det ska utföras. Även rutiner för rensning/ändring av behörigheter behöver införas. Det finns fortfarande brister i behörighetsadministrationen. Ett projekt pågår för att få ett enhetligt standardiserat system för samtliga behörigheter. Delar av det projekt som rör tilldelning samt borttagning av konton och e-post är planerat att vara infört senast under våren 2011. Projektet kommer att leverera kravspecifikation för hantering av behörigheter till andra system. Under 2009 har fakturasystemet uppgraderats och förbättrats, bl.a. är rollfördelningen tydligare och säkrare då systemet inte tillåter att samma användare har fler roller och dessutom är loggningsfunktionerna förbättrade. Under våren 2010 kommer arbetet med det nya reseräkningssystemet att vara slutfört. Ett projekt planeras för översyn av personaldatabasen Ansti och dess behörigheter. Projektet beräknas vara klart under våren 2011. 3.6 Ekonomistyrning, decentraliserad organisation samt ansvar och delegering, 2001-02-19, dnr SLU uf 12.5-756/01 Efter ovanstående granskning har internrevisionen för nionde året i rad följt arbetet med den kvarstående rekommendationen: att förbättra möjligheten att hitta information som policys, riktlinjer och annan intern information på universitetets hemsida. Frågan är alltjämt synnerligen aktuell. 6

Ambitiösa och resurskrävande projekt har arbetat med webblösningar för att bl.a. göra intern information lättare att hitta. Ansvarig enhet har varierat under åren. Tidpunkten för införandet av olika lösningar som t.ex. en personalportal har flyttats fram ett flertal gånger. Ännu en ny projektorganisation, den femte sedan 2001, gavs under 2009 i uppdrag att ta fram en ny portal. Projektorganisationen leds från ledningskansliet. Enligt föreliggande planer ska portalen tas i drift under 2010. 4. Planerad rådgivning - Intern styrning och kontroll I en promemoria från 2007-10-07 (dnr SLU ua 10-3138/07) har internrevisionen vid SLU, Uppsala och Lunds universitet beskrivit de krav på intern styrning och kontroll som regeringens beslutat gälla från 2008. Därefter har internrevisionen, i enlighet med revisionsplanerna för både 2008 och 2009, genomfört rådgivningsuppdrag på detta område. Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll (FISK) trädde i kraft 1 januari 2008. Enligt förordningen ska universitetets ledning, dvs. styrelsen, i årsredovisningen göra en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Detta tillämpades första gången för räkenskapsåret 2008, samtidigt som styrelsen intygade att årsredovisningen gav en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. Efter granskning av årsredovisningen 2008 lämnades Riksrevisionens rapport till styrelsen med ett antal iakttagelser som rörde brister i universitetets arbete enligt FISK. Med anledning av detta har ledningskansliet utarbetat en handlingsplan för det fortsatta arbetet med intern styrning och kontroll. Handlingsplanen har i stort sett följts och ärendet har behandlats vid alla styrelsemöten. Internrevisionen har under året varit ett stöd till universitetsledningen i detta arbete. Under 2009 har enheten inom ramen för samarbetet inom Nordiska internrevisionsnätverket för universitet och högskolor (NIRUH) tagit fram en riskbank baserad på riskanalyser genomförda vid 19 lärosäten under 2008 och 2009. Av dessa lärosäten berörs 16 av FISK. Resultatet har lämnats till ledningen vid SLU och till andra berörda lärosäten. En analys av materialet togs fram och presenterades för styrelsen i juni. Materialet har även presenterats vid ett seminarium om riskidentifiering och riskhantering vid universitet som anordnades vid Kings College i London av Humane, ett nätverk för europeiska universitetsdirektörer. SLU kommer att behöva fortsätta arbetet med riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning samt dokumentation. Internrevisionen ska i enlighet med revisionsplanen för 2010 fortsätta stödja universitetsledningen i detta arbete. 5. Övrig verksamhet Internrevisionen har under året utarbetat ett program för kvalitetssäkring och kvalitetsförbättring med titeln IKON internrevision för kvalitet och nytta. I IKON ingår tre former av kvalitetssäkring: en årlig rapportering till ESV, en årlig självvärdering utifrån internationell standard som genomförs i samarbete med Uppsala universitet samt en extern kvalitetsutvärdering som genomförs vart femte år. Utvärderingarna visade att internrevisionen i stor utsträckning följer gällande regelverk, men ett antal områden för kvalitetsförbättring identifierades. De förbättringsprojekt som prioriterats och som enligt IKON ska genomföras under 2010 är dels ett projekt för att förkorta granskningstiden med bibehållen kvalitet och dels att utarbeta en metod för återkoppling från granskade enheter och andra intressenter till internrevisionen samt att genomföra denna återkoppling. Projekten är planerade att genomföras i samarbete med Uppsala universitet. Internrevisionen kontaktas ofta av olika enheter inom universitetet när det gäller råd och stöd i olika frågor och när det gäller att diskutera olika problem. Detta är en viktig del av internrevisionens verksamhet. Frågorna är ofta kopplade till tidigare granskningar och har under året i stor utsträckning berört områdena verksamhetsstyrning, lokalförsörjning och grundutbildningens organisation. I övrigt berör frågorna ett brett spektrum, från avtal om royalty och andra avtalsvillkor, regler vid förmåner som arbetskläder, gåvor och uppvaktning av anställda till intern och extern representation. Internrevisionen har även fört diskussioner 7

med verksamheter i frågor som rör systemförvaltning, rutiner vid hantering av reseräkningar, revision av SIDA- och EU-finansierade projekt samt upphandling. Inga Astorsdotter Internrevisionschef Joakim Hedin Internrevisor 8