19 maj 2016, Kopparslagaren Marie Leandersson, Carina Åresved-Gustavsson, Jan Darrell, Carina Leijon, Kjell Fernandi, Mats Dalberg, Gudrun Johnsson Håkan Dahlgren, Sulev Pull : Camilla Kallenberg Mötesanteckningarna har efter godkännande publicerats på intranätet. Arbetssituationen utifrån integrationsfrågorna är inte lika akut, om än intensiv, som i höstas. Behov finns dock att se över organisation, struktur och möjligheter till att skapa en så effektiv och tydlig hantering av frågorna som möjligt. Gudrun Johnson och Kjell Fernandi bjuder in berörda till dialog före semestrarna och bildar en styrgrupp Den första överläggningen med kommunalråd är genomförd. Deltagarnas reflektioner från mötet var bl a Bra dialog i ett öppet klimat. Bra och viktigt forum för goda och gemensamma utvecklingsinsatser. Fortsätta påbörjad samtalstråd att med jämna mellanrum ha överläggningar med kommunalråden. 1
Handlingsplanen tas med till utvecklingsdagarna i november med syfte att fyllas med insatser/aktiviteter utifrån vision, målområden och manifest. Agendan för KLGs möte ska få ny struktur och prövas med start den 10 juni d v s vid nästa möte. Syftet är att skapa tid till strategisk dialog liksom kort information utifrån gruppens intentioner om att fokusera på strategiska frågor. Jan Darrell agerar grindvakt och frågor/inspel ska inkomma i så god tid så att agendan för mötet är klar och kan skickas en vecka innan mötesdatum. Att hänskjuta arbetet med handlingsplanen till utvecklingsdagarna i november. Att strukturera om agendan för KLG. Carina Åresved Gustavsson redogjorde för budget 2017-2019, se bilaga 1. Två nya uppdrag finns kopplade till budget: :1 / / För att möta framtiden och klara rättssäkerheten behöver vi hitta långsiktiga lösningar för upphandlingsfrågorna i kommunen. Att utreda olika alternativ till utökat samarbete mellan kommuner alternativt att undersöka möjligheten att ansluta kommunen till någon befintlig inköpscentral. :2 / / Verka för en kommunövergripande systematisk och strukturerad samverkan för att främja socioekonomiska arbetssätt. Samverkan ska syfta till att stärka det förebyggande arbetet samt aktivt motverka utanförskap och ohälsa. Strategi- och utvecklingsgruppen lyfte frågan om uppdraget till gruppen ska förändras eller ha kvar sin nuvarande formulering, se bilaga 2. STRUT-gruppen önskar att, i nära samarbete med uppdraget Plan för hållbar utveckling, få i uppdrag att synliggöra och ge förslag på struktur, organisation och process gällande folkhälsa och förebyggande arbete. Uppdraget ligger kvar utifrån sin nuvarande formulering. Gruppen lämnar ett förslag till KLG som tydliggör tankarna och intentionerna kring folkhälsa och förebyggande arbete. Ärendet återkommer. 2
Föreslagen uppdragsbeskrivning med dess intentioner ses som positiv. Då annonsering av kommunikatör nu är igång och att beslut i frågan dröjt väljer dock koncernledningsgruppen att avvakta. Detta mot bakgrunden av att för kommunikatören skapa en öppenhet att själv påverka hur och på vilket sätt arbetet ska organiseras och information inhämtas. Att för närvarande inte anta kommunikationsgruppens förslag till uppdrag. Föreslagen uppdragsbeskrivning med dess intentioner ses som positiv. Gruppen är förvaltnings- och bolagsöverskridande med fokus på strategisk verksamhetsutveckling med stöd av IT och syftar till att arbeta för samordning, effektivitet och långsiktighet, se bilaga 3. VIT-gruppens sammansättning är behovs- och processtyrd, sammankallas av IT-chefen och träffas varannan månad. Kärnan består av IT-chef, webbredaktör, en it-tekniker, itsamordnare, representant från bolagen och representanter ur strategi- och utvecklingsgruppen. Gruppens uppdrag är att vara en beredande grupp för frågor rörande verksamhetsutveckling med stöd av IT. att möjliggöra gemensamma prioriteringar och bättre samordning för prioriteringar. att lyfta fram och synliggöra initiativ som vidareutvecklar och kvalitetssäkrar verksamhetsutveckling med stöd av IT. Att anta förslaget om VIT-gruppens uppdrag, mandat och arbetssätt. Strategi- och utvecklingsgruppen har tagit fram ett förslag till förvaltningsövergripande tjänstegaranti och riktlinje vid framtagande av nya. Kort dialog om syfte, intentioner och förslag på ändringar. Förslaget går upp för beslut i kommunstyrelsen 30 maj 2016. Bilaga 4 a- c. Camilla Kallenberg ändrar förslaget i enlighet med koncernledningsgruppens synpunkter. 3
Carina Åresved Gustavsson lyfter frågan om system för skaderapportering. Frågan hänskjuts i avvaktan på säkerhetssamordnarens arbete kring skalskydd och personskydd. Carina Åresved Gustavsson tar upp frågan med säkerhetssamordnaren Thomas Lundberg. Ärendet återkommer. Mats Dalberg redogör för tankar och intentionerna förslaget gällande Ersättarplanering/ Talangprogram för Nybro kommun. Mats återkommer med mer information innehållande även kalkyl. Ärendet återkommer. Regionförbundet efterfrågar en kontaktperson i varje kommun till det gemensamma projektet kring e-tjänsteplattform. Nybro har i skrivande stund inte tagit ställning till medverkan men en kontaktperson ska i förberedande syfte ändå utses. VIT-gruppen får i uppdrag att utse en kontaktperson. Mötet diskuterar utvecklingsdagarna 3-4 november. På listan över saker att processa finns exempelvis gruppens handlingsplan. Mötet diskuterade även konsultmedverkan. Jan kontaktar konsulten om medverkan vid båda dagarna. Exakt innehåll fastställs efter sommaren. Jan informerar om ordinarie skolchefs tjänstledighet, eventuella alternativ och handlingsberedskap. 4
Marie och Jan informerar om arbetet med uppdragsdirektiv till revidering av gällande vision för Nybro kommun. Kommunstyrelsen väntas besluta i ärenden på junimötet. Jan informerar om ksaus beslut att söka samverkan kring IT-driftsfrågor. Samtal förs med Emmaboda men andra alternativ ska undersökas. Jan vill även se en konsekvensbeskrivning ur ett användarperspektiv. Jan har noterat att ekonomistyrningsprinciperna pekar på två olika instanser vid befarat underskott. I ekonomiska frågor ska berörd nämnd tillskriva kommunstyrelsen. I måluppfyllelse- och kvalitetsfrågor ska berörd nämnd tillskriva kommunfullmäktige. Bör ses över för ökad tydlighet och konsekvens. Mötet diskuterar hur frågor kan hanteras utanför ordinarie möten. Det kan vara frågor som snabbt söker ett svar, eller frågor vars dignitet inte motsvarar en punkt på agendan men som ändå behöver hanteras. Frågor som hanteras via mail ska alltid rubriceras KLG. Den signalen innebär skyndsam läsning och snabb återkoppling från gruppens medlemmar. Standardkostnader Bilaga 1 Kommunplan 2017-2019 Bilaga 2 Strategi- och utvecklingsgruppens uppdrag Bilaga 3 Uppdrag för VIT-gruppen Bilaga 4a - c Tjänstegarantier 5