Tjänsteutlåtande t.f. Kultur- och fritidschef 2015-02-07 Maria Röstberg 08-590 971 56 Dnr: Fax 08-590 733 40 KS/2015:142 maria.rostberg@upplandsvasby.se Sammanfattande uppföljning av öppen ungdomsverksamhet/fritidsgårdar Upplands Väsby kommun Syfte Följande dokument syftar till att ge Upplands Väsby kommuns politiker ett underlag avseende kvaliteten på fritidsgårdsverksamheterna i kommunen. Sammafattningen går bland annat igenom förutsättningar och bakgrund kring fritidsgårdsverksamheten och den upphandling som genomfördes 2013, och redovisar också verksamheternas resultat utifrån olika teman, så som Nöjd-Kund Index, upplevd trygghet, upplevd delaktighet, öppettimmar, besöksantal med mera. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för fyra fritidsgårdar, Runbygården, Väsbygården, Smedbygården och Grimbogården. Innan 2014 drevs fritidsgårdarna i kommunal regi, och sedan konkurrensutsättningen drivs gårdarna av tre olika utförare: Unga Örnar som driver Smedbygården och Grimbogården, Stockholms Stadsmission som driver Väsbygården och Ungdom Väsby AB som driver Runbygården. Politiska beslut Den 26 februari 2013 fattade kultur- och fritidsnämnden KFN/2012:9) ett antal principbeslut om konkurrensutsättningen av verksamheterna. Den 16 april 2013 antog kultur- och fritidsnämnden förfrågningsunderlaget för upphandlingen (KFN/2012:09) och den 20 augusti 2013 (KFN/2012:09) antog nämnden de nya leverantörerna. Förfrågningsunderlaget 1
Förfrågningsunderlaget som antogs av nämnden i april 2013 utgörs av upphandlingsförutsättningar, kravspecifikation, allmänna föreskrifter samt en anbudsutvärdering. Den ekonomiska ersättningen var fast angiven i förfrågningsunderlaget. Ersättningen består huvudsakligen i en fast del som är fast angiven för varje gård. Ersättningen har också en liten rörlig del, i form av en kvalitetskrydda, som innebär att de verksamheter som har nöjda kunder får viss extra ersättning. Det innebär alltså att de ekonomin inte var en faktor som poängsattes, utan de ekonomiska ramarna var färdiggivna från kommunen från start. Förfrågningsunderlaget fastställde att verksamhetsövergång föreligger, vilket innebär att den personal som var anställda på gårdarna skulle garanteras att få följa med till ny utförare, utifrån de reglers om finns gällande verksamhetsövergång. Själva anbudsutvärderingen utgick ifrån ett antal målområden med olika frågor och viktning. De tio delar som ingick i utvärderingen var: - Verksamhetsidé - Utbud och aktiviteter - Målgrupp - Personal - Mötesplatser - Trygghet - Delaktighet/inflytande - Hälsa - Samverkan - Systematiskt kvalitetsarbete Den maximala poängen för anbudsvärderingen var 240 poäng, vilket förutsätter maximal poäng på varje del. Överlag var inkomna anbud av hög kvalitet. Inget av anbuden var under 200 poäng, och poängen varierade mellan 209,5 och 221. Samtliga anbud var starka på ett flertal områden, såsom planerade aktiviteter, hur verksamheten ska följa målgruppens intressen, likabehandling, trygghet, delaktighet och drogförebyggande arbete. Förutsättningar Ett resultat av konkurrensutsättningen är att nämnden nu har flera utförare som bedriver verksamhet på olika sätt. De inkomna anbuden tillsammans med förfrågningsunderlagen innebär olika förutsättningar för verksamheterna, men också olika förutsättningar från hur verksamheten tidigare bedrivits. Detta är viktigt att beakta vid en jämförelse av statistik. Exempelvis hade fritidsgårdsverksamheten under många år bedrivits såväl efter som under skoltid. När nämnden under 2013 beslutade att gårdarna endast skulle vara öppna efter skoltid innebar det kraftigt förändrade förutsättningar både vad gäller besöksantal, inrapporterade öppettimmar och samverkansmöjligheter. 2
Det är alltså mycket viktigt att ha i åtanke när volymer mm jämförs mellan år och mellan utförare att det är olika förutsättningar mellan åren, och mellan utförarna. Varje år genomförs en kundundersökning för kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Undersökningen genomfört under hösten av ett externt företag, för att säkerställa att undersökningarna är objektiva. I undersökningen belyses bland annat ungdomarnas nöjdhet, upplevda delaktighet och trygghet. Dessutom ges ungdomarna möjlighet att tycka till om precis vad som helst i öppna svar och synpunkter. Det är också viktigt att vara medveten om att de nya utförarna endast haft verksamhet under ett års tid. Det är därför mycket svårt att göra jämförelser eller se trender, och de enda jämförelserna som kan göras är med tidigare verksamheter, som ju hade andra förutsättningar, samt mellan de nya utförarna. Nöjd- kund Index Nöjd-Kund Index (NKI) räknas fram genom en formel som utgår ifrån en värdering på 1-10 på följande frågor (notera att frågorna är något annorlunda formulerade från standard-nkifrågor, detta för att passa målgruppen ungdomar): Hur roligt hade du på fritidsgården idag? Hade du lika roligt på fritidsgården idag som du hade förväntat dig? Tänk dig en fritidsgård som är helt perfekt. Hur nära eller långt ifrån en perfekt fritidsgård är den här fritidsgården? Väsbygården NKI Väsbygården 2014: 78,2 NKI Väsbygården 2013: 70,7 NKI Väsbygården 2012: 69,5 Runbygården NKI Runbygården 2014: 76,7 NKI Runbygården 2013: 68,6 NKI Runbygården 2012: 64,8 Smedbygården NKI Smedbygården 2014: 73,4 NKI Smedbygården 2013: 61,8 NKI Smedbygården 2012: 83,6 Grimbogården NKI Grimbogården 2014: 63,3 NKI Grimbogården 2013: 78,3 NKI Grimbogården 2012: 76,6 Sammanfattningsvis kan konstateras att NKI på tre av fyra gårdar har ökat mellan 2013 och 2014. Grimbogårdens nöjdhet har minskat kraftigt och en handlingasplan har begärts in från utföraren. I de kommentarer som kopplats till 3
enkäten framkommer att orsaken till det minskade resultatet är starkt kopplat till missnöje med en av de anställda på gården. Den anställda har dock valt att sluta på gården. Upplevd delaktighet Upplever du att du får vara med och bestämma över vad som görs och vad som finns på fritidsgården? Väsbygården 2014: 74% Ja Väsbygården 2013: 47% Ja Runbygården 2014: 71% Ja Runbygården 2013: 53% Ja Smedbygården 2014: 78% Ja Smedbygården 2013: 58% Ja Grimbogården 2014: 40 Ja Grimbogården 2013: 59 Ja Sammanfattningsvis kan konstateras att ungdomarna upplever att möjligheterna att vara med och påverka gårdarna har kraftigt förbättrats 2014. Upplevelsen har dock försämrats på Grimbogården, utifrån samma analys som ovan, det vill säga ett missnöje med en i personalen. Upplevd trygghet Känner du dig trygg på fritidsgården? Väsbygården 2014: 95% Ja Väsbygården 2013: 97% Ja Runbygården 2014: 95% Ja Runbygården 2013: 97% Ja Smedbygården 2014: 100% Ja Smedbygården 2013: 96% Ja Grimbogården 2014: 96% Ja Grimbogården 2013: 100% Ja Sammanfattningsvis kan konstateras att tryggheten är mycket hög på samtliga gårdar, vilket den också varit tidigare år. Nivåerna är snarlika mellan åren, med ett par procents variation. Dock är resultaten stadigt mellan 95-100%. Sammanfattning av övriga synpunkter 4
Nedan följer en sammanfattning av de olika typer av synpunkter som ungdomarna har gällande gårdarna. Synpunkterna är en temperaturmätning över vad ungdomarna anser att gårdarna behöver utveckla och vad man vill ha mer av. Synpunkterna kan variera från stora frågor till mindre dagliga spörsmål. Synpunkter om Väsbygården: Gården behöver byggas ut/får mer utrymme Vissa ungdomar skapar dålig stämning på gården Fler aktiviteter efterfrågas, exempelvis filmvisning eller fotbollsturneringar Ledarna har förbättringsmöjligheter Synpunkter om Runbygården Måla skåpen i en färg Lite för mörkt, måla ljust Att man ska kunna betala med kort Högljutt ibland Vore bra med mer utrymme, lokalerna fungerar men det är lite trångt ibland Bra med läxhjälpen och tjejkvällarna Lite mer tv-spel Synpunkter om Smedbygården Jättebra att gården finns. Bra med många olika rum där man kan göra olika saker. Jag älskar de som jobbar här Borde vara öppet längre. Borde vara mer personal. Synpunkter om Grimbogården Fifa15 och/eller PlayStation efterfrågas Kritik mot fritidsledare, exempelvis uppfattas en ledare som otrevlig Önskemål om att en i personalen ska komma tillbaka Längre öppettider efterfrågas Öppethållande Utifrån inkomna anbud från de olika utförarna varierar också kravet på öppethållande för de olika gårdarna. Minimikravet på öppethållande sattes till 25 timmar/vecka men vissa utförare valde att utöka timmarna. Öppettimmar som de olika gårdarna erbjuder per skolvecka är: Runbygården: 38 timmar. Dessutom köper Runbyskolan ett antal timmar för öppethållande under skoltid. Väsbygården: 25 timmar Smedbygården: 30 timmar Grimbogården: 30 timmar 5
Nedan följer en sammanställning av öppettimmarna för fritidsgårdarna 2014 och en jämförelse med 2013 och 2012. Observera dock att det alltså är olika förutsättningar både mellan åren och mellan utförarna. Dock borde den totala trenden i volymerna vara tydlig. (Notera även att övriga öppettimmar räknas bort från den totala statistiken, då den innehåller så pass blandade volymer, inklusive också öppettimmar på Runbygården dagtid som inte finansieras av kultur- och fritidsnämnden). Väsbygården efter 14.00 1009 Varav öppet ordinarie verksamhet 939 Varav öppet för funktionsnedsatta 70 Öppettimmar under lov 155 Övriga öppettimmar 7,5 Totalt (exkl övriga) 1164 Runbygården efter 14.00 1354 Varav öppet ordinarie verksamhet 1290 Varav öppet för funktionsnedsatta 64 Öppettimmar under lov 367,5 Övriga öppettimmar 382 Totalt (exkl övriga) 1721,5 Smedbygården efter 14.00 1204 Varav öppet ordinarie verksamhet 1098 Varav öppet för funktionsnedsatta 106 Öppettimmar under lov 80 Övriga öppettimmar 0 Totalt (exkl övriga) 1284 Grimbogården efter 14.00 1057,5 Varav öppet ordinarie verksamhet 939,5 Varav öppet för funktionsnedsatta 118 Öppettimmar under lov 287,5 Övriga öppettimmar 0 Totalt (exkl övriga) 1345 Totalt efter 14.00 4624,5 Varav öppet ordinarie verksamhet 4266,5 Varav öppet för funktionsnedsatta 358 Öppettimmar under lov 890 Övriga öppettimmar 389,5 6
Totalt (exkl övriga) 5514,5 Jämförelser Totala öppettimmar 2014 5514,5 Totala öppettimmar 2013 4623 Totala öppettimmar 2012 4766 Sammanfattningsvis kan konstateras att trenden är att öppethållandet på de fyra gårdarna har ökat under 2014. Besökare Liksom för öppettimmarna råder olika förutsättningar kring besöksantal och dessa redovisas också på olika sätt mellan åren. Under tidigare år kunde utföraren redovisa personer man träffade under olika projekt som besökare, medan besöksstatistiken nu är uppdelad i olika nivåer enligt nedan. Målsättningen för varje gård är att uppnå 10 000 besökare per år. Det är mycket viktigt att notera att statistiken mellan åren alltså inte är direkt jämförbar, då tidigare utförare kunde räkna ungdomar som träffades dagtid som besök. Väsbygården i verksamhet 9921 Varav tjejer 4012 Varav killar 5809 varav vid öppet för funktionsnedsatta 100 övrig verksamhet 631 Runbygården i verksamhet 13898 Varav tjejer 5389 Varav killar 8509 varav vid öppet för funktionsnedsatta 0 övrig verksamhet 11537 Smedbygården i verksamhet 4866 Varav tjejer 1679 Varav killar 3050 varav vid öppet för funktionsnedsatta 137 övrig verksamhet 355 7
Grimbogården i verksamhet 7980 Varav tjejer 2469 Varav killar 5509 varav vid öppet för funktionsnedsatta 2 övrig verksamhet 255 Totalt i verksamhet 36665 Varav tjejer 13549 Varav killar 22877 varav vid öppet för funktionsnedsatta 239 övrig verksamhet 12778 Jämförelser Besök 2014 exkl övrig 36665 Besök 2014 inkl örvig 49443 Besök 2013 54362 Besök 2012 64159 Sammanfattningsvis kan konstateras att trenden är att besöksantalen på de fyra gårdarna har minskat under 2014. Två av gårdarna har inte nått upp till besöksmålet på 10 000 besök/år. Dock är statistiken mellan åren inte jämförbar, vilket är mycket viktigt att betona, då öppethållandet har varierat och då verksamheterna under tidigare år träffade många ungdomar under dagtid, vilket också räknades som besök. En annan slutsats är att öppethållandet för barn och unga med funktionsnedsättning resulterat i förhållandevis få besök på samtliga gårdar, och Runbygården och Grimbogården i synnerhet. Verksamhetsberättelser Efter årets utgång har utförarna som uppdrag att inkomma med en verksamhetsberättelse för året som varit. I verksamhetsberättelserna beskrivs året utifrån måluppfyllelse, hur verksamheten utvecklats, särskilda områden utföraren valt att arbeta extra med eller liknande. För den som är extra intresserad av specifika detaljer om varje utförare eller uppföljning i ännu större detaljnivå bifogas samtliga verksamhetsberättelser, där det går att utläsa utökad information kring verksamheterna under året. Bilagor 8
1. Verksamhetsberättelse 2014 Smedbygården 2. Verksamhetsberättelse 2014 Grimbogården 3. Verksamhetsberättelse 2014 Väsbygården 4. Verksamhetsberättelse 2014 Runbygården 9