1 av 5 Program 7 miljoner för att minska sjukfrånvaron i Umeå kommun 2012-2013 Bakgrund Under 2012 avsatte kommunfullmäktige motsvarande 7 miljoner kronor med syfte att minska sjukfrånvaron i Umeå Kommun. Personalfunktionen har därefter berett ärendet tillsammans med verksamhetschefer. Dialog har skett i samtliga samverkansgrupper där ett 70-tal förslag inkommit. Slutlig samverkan har skett i Centrala samverkansgruppen 7 september 2012. Vi valde att prioritera grupper med den högsta sjukfrånvaron d.v.s. måltidspersonal, lokalvårdare, barnskötare, vårdbiträden, personliga assistenter och undersköterskor. Genomförande Korttidsfrånvaron är numera en stor del av den totala sjukfrånvaron och bland de fem yrkesgruper som har den högsta sjukfrånvaron har drygt hälften kortidsfrånvaro under 2012. För att motverka kortidsfrånvaro krävs flera åtgärder som både handlar om ett långsiktigt hållbart arbetsliv men även insatser som stöttar den enskildes hälsa och kompetens. För att lyckas sänka all typ av sjukfrånvaro så krävs ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete, för att skapa en sådan systematik ställs krav både på medarbetare och chefer. Kraven på chef handlar i stort om att skapa utrymme för ämnet samt att skapa delaktighet genom att bjuda in sina medarbetare att aktivt ta ett gemensamt ansvar för sin arbetsmiljö. Vår ambition är att alla våra satsningar skall vara väl förankrat hos både ledning och medarbetare. Då de flesta av dessa satsningar innebär ett visst merarbete för verksamheterna så är det av yttersta vikt att de har den beredskapen och utrymme att vara mer aktiva under en period, av den anledningen läggs det mycket tid på förberedelser och förankring. För att nå framgång lägger vi även stor vikt vi vid ett tydligt ledningsperspektiv inför start av nytt projekt, detta för att öka förutsättningar för verksamheterna att driva programmen vidare i de fall det visar sig möjligt och effektivt.
Då syftet med denna satsning är att dels sänka sjukfrånvaron samt att hitta effektiva metoder som vi kan använda i ett större perspektiv testar vi olika infallsvinklar. Då de flesta av våra aktiviteter ännu är i sin linda så har vi endast kunna dra begränsade slutsatser. Personlig assistans Under höstterminen 2012 har vi arbetat med att starta upp ett projekt vi valt att kalla Frisklinjen inom hela personlig assistans. Tjänsten innebär i korthet att medarbetaren sjukanmäler och friskskriver sig direkt till en företagssköterska som i samtalet kan ge medarbetaren medicinsk rådgivning. Tjänsten innehåller även statistikredovisning samt en tät dialog med ansvarig chef. Under oktober månad sattes en styrgrupp ihop för att styra och utvärdera projektet. Gruppen består av en kontaktperson från Feelgood, intraprenadchef, två enhetschefer ett administrativt stöd samt chef för Arbetsmiljö och hälsa. Under perioden oktober till december har arbetet i stort gått ut på administrativ förberedelse, utbildning och information. Information till medarbetare har gått ut dels under en planeringsdag för alla medarbetare sedan i skriftlig form där även rutiner för genomförandet har funnits med. Det vi kan konstatera i dagsläget är att både medarbetare och chefer upplever Frisklinjen som positivt. Cheferna har uttryckt att de får en bättre överblick över sina medarbetares sjukfrånvaro och kan vara mer aktiva i ett tidigt skede. Ett flertal medarbetare beskriver Frisklinjen som en löneförmån då de snabbt kan få sjukvårdsrådgivning både för sig själva och sina barn, att inte heller behöva anmäla sin frånvaro till Försäkringskassan då detta görs av Frisklinjen upplevs även de som positivt. Den 1 januari 2013 sattes Frisklinjen i produktion. Under januari och februari har totalt 134 sjukanmälningar och 60 vård av barn inrapporterats via Frisklinjen. Förskoleverksamheterna Under februari månad 2013 påbörjades förberedelserna för att starta upp Frisklinjen i förskoleverksamheterna på Tomtebo och Ersboda. Ca 250 medarbetare kommer att ingå i denna satsning. Vi följer samma upplägg för införandet och uppföljning som för personlig assistans. Frisklinjen beräknas vara i produktion 2013-06-01. Begåvningshandikapp Med denna yrkesgrupp planerar vi att starta upp ett projekt i samarbete med Feelgood. I korthet består paketet av tre huvuddelar. I första fasen genomförs en kartläggning av samtlig personal, detta efterföljs av en vägledning som genomförs av personal från Feelgood. I första fasen identifieras individer som befinner sig i riskzonen för ohälsa, riskgruppen erbjuds därefter vägledande samtal som mynnar ut i handlingsplaner där Arbetsmiljö och hälsa återfinns och kan ta vid med våra interna resurser, exempel på detta kan vara erbjudande om rökavvänjning, hälsocoach
kom i gång grupp eller annat. Feelgood följer upp och återkopplar efter avslutat insats. Individ och familjeomsorg Hos våra medarbetare som arbetar med myndighetsutövning inom individ och familjeomsorgen är stress och utmattningssyndrom av olika slag en vanlig orsak till sjukfrånvaro. Detta kan förklaras av både arbetsmängd men även kanske främst av de dagligen möter individer som befinner sig i utsatta situationer av olika slag. Då Mindfulness är en evidensbaserad metod som har visat goda resultat för denna typ av problematik planerar vi att erbjuda ett antal medarbetare bland dem som står för den högsta sjukfrånvaron att delta i en grupp. Syftet med gruppen är att hjälpa medarbetaren att hitta strategier och verktyg för att minska känslan av stress och därmed undvika ohälsa. Gruppen leds av handledare från Feelgood och kommer att utvärderas löpande. Långtidssjukskrivna I skrivandets stund har Umeå kommun ca 163 medarbetare som varit sjukskrivna över 90 dagar, gruppen som varit sjukskriven mer än ett år är ca 105. Orsaken till sjukfrånvaron varierar förmodligen stort i denna grupp. För att hitta rätt åtgärder så har vi påbörjat en kartläggning av främst frånvaroorsak, utifrån resultatet kommer vi att planerar både individuella åtgärder men utesluter inte gruppsatsningar om vi hitta gemensamma nämnare som visar på ett behov. Alkoholförebyggande Feelgood fick hösten 2008 i uppdrag av Socialförvaltningen att erbjuda alkoholscreening via Auditformulär i samband med nybesök hos företagshälsovården, 2012 fattads beslut om att rutinen skulle gälla för alla kommunens medarbetare. Syftet med Auditscreening är att främja hälsan hos våra medarbetare genom att identifiera möjliga förhöjda och skadliga alkoholvanor, öka personens kunskaper om dennes egna alkoholvanor och dess betydelse för hälsan samt motivera till förändrad livsstil. Formuläret har visat god känslighet och träffsäkerhet för screening av tidiga alkoholproblem. Arbetsmiljö och Hälsa har utvärderat insatserna och kommit fram till att detta är en värdefull insats som vi tror fortsättningsvis kan förstärka vårt förebyggande arbete på ett bra sätt. Under 2012 har 452 medarbetare genomfört Auditscreening, 38 personer (8 %) identifierades som riskbrukare, av dessa har hälften tackat ja till fortsatta insatser. Då finansiering för 2013 saknas har vi som förslag att använda avsatta medel för att fortsätta insatserna även under innevarande år.
Ekonomiskt stöd till verksamheter Måltidsservice och städservice är de två verksamheter som valts ut att erbjudas vardera 500 000 kr för att själva utforma ett åtgärdsprogram för att sänka sin sjukfrånvaro. Antalet medarbetar i dessa två verksamheter är ca 500 personer. Städservice En del av städservice satsningar går ut på att arbeta i gruppform. De med upprepad korttidsfrånvaro ingår i en grupp där livsstilsfrågor och hälsa är i fokus. Medarbetarna får både praktiska och teoretiska kunskaper som kan vara till hjälp för en förbättrad hälsa. De medarbetare som har långa sjukskrivningsperioder erbjuds liknande aktiviteter men med inriktning på de faktorer som orsakar långtidssjukskrivningar, exempel på detta är ergonomiutbildning, maskinlära etc. gemensamt för båda dessa grupper är att det är obligatorisk närvaro. Måltidsservice Måltidsservice är ett verksamhetsområde som har bland de högsta siffrorna när det gäller korttidsfrånvaron, då de även har ett sämre resultat på medarbetarskap och arbetsmotivation i medarbetarenkäten än Umeå kommun som helhet kan man ana ett samband. De planerar därför att satsa på ett utökat kvalitetsarbete tillsammans med motivationshöjande aktiviteter. Målet med satsningen är att skapa en kultur där förbättringar är en del av det vardagliga arbetet, samt att medarbetaren skall känna glädje och intresse över att få vara med och utveckla och påverka arbetet och verksamheten. Omvårdnadslyftet En stor bidragande faktor till ohälsa är bristen på kompetens och känslan av att inte räcka till för de uppgifter som man ställs inför. Regeringens satsning på Omvårdnadslyftet för att höja kompetenesen inom vård- och omsorg är vällovligt men har visat sig svårt att realisera. Vi har därför utformat ett eget program som innebär betald praktik för våra tillsvidareanställda medarbetare som väljer att studera till undersköterska. Vår satsning innebär att den merkostnad som Omvårdnadlytet medför till hälften finansieras inom ramen för kommunfullmäktiges anslag och resterande del av verksamheten och därmed möjliggörs att fler får möjlighet att höja sin kompetens. Vidareutbildning av personalkonsulter Arbetsmiljö och hälsa har som uppdrag att arbeta konsultativt gentemot Umeå kommuns chefer med att stötta och vägleda dem i deras systematiska arbetsmiljöarbete, däri är rehabiliterings och hälsofrågor en viktig del. Då det ytterst är personalansvarig chef som har arbetsmiljöansvar och all forskning på området visar på betydelsen av att
närmsta chef har kunskap och arbetar aktivt med frågor som har att göra med arbetsmiljö och rehabilitering så ser vi konsultrollen som en viktig pusselbit för att skapa förutsättningar för detta. För att Arbetsmiljö och hälsa på bästa sätt skall kunna bidra till att skapa ett långsiktigt och hållbart ledarskap finns ett behov av att vidareutbilda samtliga personalkonsulter. Då rollen som konsult många gånger handlar om att vara ett pedagogiskt stöd och coacha både chefer och medarbetare i svårare individärenden så ställs även kraven utifrån detta. En lämplig utbildningsinsats ser vi skulle handla om lösningsfokuserat arbetssätt i kombination med någon form av coachutbildning. Sammanfattning För att sammanfatta satsningen så här långt kan vi konstatera ett stort intresse från de verksamheter som hittills ingår i någon form av åtgärd. Både chefer och personal är motiverade och har en stor tilltro till att det kommer att ge ett gott resultat. Under våren kommer vi i dialog med verksamheterna hitta nya satsningar som kan bidra till att öka hälsan bland våra medarbetare. Ergonomi riktat mot förskoleverksamheterna är ett område som vi ännu inte hittat någon bra lösning för, ambitionen är dock att vi även skall täcka in den delen under 2013. Ur Arbetsmiljö och hälsas perspektiv har arbetet med dessa satsningar gett oss en större möjliget att i dialog marknadsföra våra interna tjänster på ett naturligt sätt. Vi ser även ett stort värde i att arbeta tillsammans med Företagshälsovården genom att utforma tjänster där vi arbetar integrerat med varandra, detta tror vi kommer att leda fram till ett effektivare samarbete med våra leverantörer. Chef Arbetsmiljö och hälsa Patrik Carlsson