Granskning av inköp och upphandling vid Stockholms universitet. Statistik 2011

Dnr SU 810-1931-12 Granskning av inköp och upphandling vid Stockholms universitet Statistik 2011 TEKNISKA BYRÅN Augusti 2012 Ulla Forsberg Fröman Upphandlingsansvarig Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: 08-16 22 58 106 91 Stockholm Universitetsvägen 10B, plan 2 Telefax: www.su.se E-post: ulla.forsberg@su.se

Sid 2 av 25 FÖRORD För att bedriva ett effektivt upphandlingsarbete fordras långsiktighet, god planering och uppföljning. För detta måste det finnas en ändamålsenlig och pålitlig statistik. En viktig del är att känna till resursflöden och veta hur anskaffning av varor och tjänster går till. Det är nödvändigt för att kunna följa upp om de anskaffningar som görs följer Lagen om offentlig upphandling och om olika insatser som görs får avsedd effekt. Vid Stockholms universitet har helårsstatistik över upphandling sammanställts sedan 2003. Statistiken ger belägg för att den största delen av anskaffningarna skett genom direktupphandling i strid mot LOU och universitetets upphandlingspolicy. FAKTARUTA I granskningen för 2011 har därför särskild betoning lagts på direktupphandling Stockholms universitet köpte varor och tjänster för drygt 1 miljard kronor 2011. Fördelat i procent enligt följande förfarande: 16 % Avrop från ramavtal 2 % Upphandling 24 % Direktupphandling 51 % Undantag från LOU 7 % Okänt (gråzon)

Sid 3 av 25 I n n e h å l l s f ö r t e c k n i n g 1. INLEDNING/BAKGRUND... 6 1.1 Styrande lagar och förordningar m.m. 6 1.1.1 LOU - EG-direktiv 6 1.2 Tröskelvärde och upphandlingsförfaranden 6 1.2.1 Möjliga förfaranden under och över tröskelvärdet 6 1.3 Upphandlingsverksamheten vid Stockholms universitet 7 1.3.1 Upphandlingspolicy och interna riktlinjer 7 1.3.2 Den centrala upphandlingsfunktionen. 8 1.4 Statistik och uppföljning 8 1.4.1 Myndighetskrav 8 1.4.2 Användningsområden 8 1.5 Syfte 8 1.6 Metod 9 1.6.1 Grundmodell 9 1.6.2 Medelvärde 9 1.6.3 Begränsningar 8 2 UPPHANDLINGSSTATIK 2011... 9 2.2 Upphandlingens omfattning 9 2.2.1 Omslutning/andel upphandlat 9 2.2.2 Påverkbar upphandling 10 3 TOTALT UPPHANDLAT...10 3.1 Undantag 11 3.1.1 Hyror och hyresanknutna kostnader 11 3.1.2 Köp mellan statliga myndigheter 12 3.1.3 Interna beslut/avtal 12 3.1.4 Gråzon 12 3.2 Ramavtal 13 3.2.1 Statliga ramavtal 13 3.2.2 Lokala ramavtal 13 3.2.3 Hängavtal 15 3.3 Upphandling/köpekontrakt 15

Sid 4 av 25 3.3.1 Antal annonser och upphandlingsformer 15 3.3.2 Vad upphandlade Stockholm universitet 2011 16 3.4 Direktupphandling 17 3.4.1 Omfattning 17 3.4.3 Otillåten direktupphandling 17 3.4.4 Direktupphandling av synnerliga skäl och i vissa situationer 18 3.5 Faktorer som påverkar beställaren 18 3.5.1 Ekonomiska faktorer 18 3.5.2. Organisatoriska faktorer 18 3.5.3 Personliga faktorer 18 3.5.6 Tidsaspekt 18 3.5.8 Brist på kompetens 18 4 RESULTATET 2011 JÄMFÖRT MED MEDELVÄRDET...19 4.1 Kommentar till jämförelsen 19 4.1.1 Förändring över tid 19 5 KONSEKVENSANALYS 18 5.6.1 Juridiska konsekvenser 5.6.2 Ekonomiska konsekvenser 20 5.6.3 Tekniska konsekvenser 20 6. SPARPOTENTIAL...20 7. SLUTSATS/FÖRSLAG...20 8. AVSLUT...21 Bilaga 1: Resultat 2011 jämfört med medelvärdet 22 Bilaga 2: Antal leverantörer, upphandlingar och upphandlingsformer 2011 jämfört med medelvärdet 23 Bilaga 3: Metod och källor 24 Diagram 1: Omslutning/Påverkbar upphandling Diagram 2: Totalt upphandlat fördelat efter upphandlingsförfarande 2011 Diagram 3; Totalt upphandlat jämfört med medelvärdet i procent Tabell 1: Undantag hyresanknutna kostnader 2011 Tabell 2: Undantag köp mellan statliga myndigheter Tabell 3: Undantag beslut Tabell 4: Gråzon Tabell 5: Lokala ramavtal Tabell 6: Wisumportalen Tabell 9: Förenklad upphandling Tabell 8: Öppen upphandling Tabell 7: Antal annonser och upphandlingsformer

Bilaga 1: Resultat 2011 jämfört med medelvärdet Bilaga 2: Antal leverantörer, upphandlingar och upphandlingsformer jämfört med medelvärdet Bilaga 3: Metod och källor Sid 5 av 25

Sid 6 av 25 1. Inledning/bakgrund Stockholms universitet omfattas av Lagen om offentlig upphandling (LOU).1 Reglerna gäller för alla köp vid universitetet, inte bara upphandling utan även avrop från ramavtal, hyra, hyrköp och direktupphandling. 1.1 Styrande lagar och förordningar m.m. 1.1.1 LOU - EG-direktiv Offentlig upphandling är ett av de områden där Sveriges medlemskap i EU medfört och fortlöpande medför långtgående konsekvenser för hur denna verksamhet skall bedrivas. Regleringen av offentlig upphandling styrs genom EG-direktiv vilket innebär att det inte enbart är en nationell angelägenhet hur bestämmelser tolkas och tillämpas. Fel och brister i samband med genomförande av en upphandling kan utöver ingripanden från nationella domstolar också föranleda åtgärder från EU-kommissionen. Vid skillnader mellan direktiven och LOU har direktiv med direkt effekt företräde framför svensk lag. EG-direktiven måste tillämpas vid upphandlingar över fastställda tröskelvärden. Sverige har frivilligt valt att också reglera upphandlingar under tröskelvärdena. Det är dock viktigt att notera att nedan fördragsanknutna principer gäller vid all offentlig upphandling. 2 Principen om icke-diskriminering Likabehandlingsprincipen Principen om transparens Proportionalitetsprincipen och Principen om ömsesidigt erkännande 1.2 Tröskelvärde och upphandlingsförfaranden Det finns flera upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som ska tillämpas beror på upphandlingens värde och vad som ska anskaffas och om det är en s.k. A eller B- tjänst. Tröskelvärdet är ett värde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna. 3 Aktuellt tröskelvärde för statliga myndigheter är 1 233 401 SEK. Tröskelvärdet fastställs av EU-kommissionen och räknas om vartannat år. Den senaste ändringen skedde den 1 januari 2012. 1.2.1 Möjliga förfaranden under och över tröskelvärdet A. Under tröskelvärdet och B-tjänster oavsett värde (under 1 233 401 SEK) Direktupphandling Konkurrenspräglad dialog 1 LOU 2007:1092 2 15 kap LOU 3 1 kap 2 LOU och 3 kap 3-4 LOU

Projekttävling Elektronisk auktionering Förenklad upphandling Urvalsupphandling Sid 7 av 25 B. Över tröskelvärdet (över 1 233 401 SEK) Öppen upphandling Selektiv upphandling Förhandlad upphandling Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Elektroniska auktioner C. Ramavtal Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Observera att ramavtal inte är ett förfarande i sig utan upphandlas enligt något av ovanstående förfaranden. Det finns tre typer av ramavtal Ramavtal med en leverantör Ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda (leverantörerna rangordnade på första, andra, tredje plats) Ramavtal med flera leverantörer utan alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning skall ge genom att leverantörerna får lämna in nya anbud) D. Direktupphandling Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form. Observera att även direktupphandling omfattas av de grundläggande upphandlingsrättliga principerna (se punkt 1.1 ovan). Direktupphandling kan användas om värdet av kontraktet inte överstiger 284 000 SEK (gäller 2011) Se även punkt 3.4.2 om det finns synnerliga skäl (oavsett belopp) eller vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt 1.3 Upphandlingsverksamheten vid Stockholms universitet Organisationen är starkt decentraliserad. Prefekt/motsvarande ansvarar för att upphandling genomförs enligt LOU och Stockholms universitets upphandlingspolicy med riktlinjer. Upphandlingar över tröskelvärdet ska godkännas av förvaltningschefen innan de påbörjas. 1.3.1 Upphandlingspolicy och interna riktlinjer Stockholms universitets upphandlingspolicy och interna riktlinjer innehåller bestämmelser om ansvarsfördelning, inköpssamordning m.m. Enligt föreskrifterna ska

Sid 8 av 25 anskaffning i första hand ske genom avrop från interna ramavtal eller statliga ramavtal om sådana finns. 1.3.2 Den centrala upphandlingsfunktionen. Upphandlingsfunktionen är en central resurs för hela universitetet med uppgift att verka för ett enhetligt agerande vid anskaffning av varor och tjänster. I uppgifterna ingår bl.a. att Utarbeta policy och föreskrifter inom upphandlingsområdet. Ta fram mallar och blanketter för upphandlingsprocessen Tillhandahålla rådgivning och praktisk hjälp Handlägga ärenden över tröskelvärdet inför delegationsbeslut av förvaltningschefen Ordna nätverksträffar och utbildningsinsatser för universitetets upphandlingssamordnare Samarbeta med andra universitet och högskolor Svara på remisser och frågor om upphandling vid SU Ta fram statistik om upphandling och rutiner för uppföljning 1.4 Statistik och uppföljning Sedan 2003 sammanställs årligen statistik om upphandling vid Stockholms universitet. 1.4.1 Myndighetskrav Varje år ska uppgifter lämnas till Statistiska centralbyrån (SCB) avseende upphandlingar under tröskelvärdet. 4 1.4,2 Användningsområden Statistiken används framför allt av upphandlingsfunktionen för planering av den egna verksamheten samt för riktad uppföljning inom vissa områden. Statistiken ligger också till grund för remissvar och externa utredningar. 5 1.5 Syfte Statistikens syfte är att ge de personer som arbetar med upphandling och deras chefer ett bra underlag inför nya upphandlingar och uppföljning av dessa samt planering av verksamheten att erbjuda underlag till ledningen inför beslut om upphandlingsverksamhet de närmaste åren 4 Konkurrensverket och Kammarkollegiet har konstaterat att den statistik som myndigheterna årligen lämnas till SCB innehåller flera brister. Upphandlingsutredningen har tagit fasta på detta och har lämnat i sitt betänkande (juni 2012) förslag på utökad och bättre statistik. 5 Bl.a. av RRV, Ernst & Young, Sinova och senast (2011 och 2012) KMPG.

att kartlägga hur anskaffningen går till och visa på besparingsmöjligheter Sid 9 av 25 1.6 Metod 1.6.1 Grundmodell Grundmodellen baseras på en bred faktainsamling av uppgifter om upphandlingar under året. Statistiken baseras på uppgifter som kommer från Stockholms universitets ekonomisystem Raindance, Kammarkollegiets databas för ramavtal, annonsdatabasen TendSign (f.d. Allego) och upphandlingsfunktionens ramavtalsförteckning samt enkätsvar från institutionerna/motsvarande (avseende resultatet av upphandlingar mm) Följande rubriker ingår i grundmodellen. Omslutning Totala köp Påverkbar upphandling Undantag från LOU Statliga ramavtal Lokala ramavtal Hängavtal Annonserade upphandlingar, antal och förfaringssätt och belopp Tillåtna direktupphandlingar Otillåtna direktupphandlingar Antal leverantörer och transaktioner Övrigt, gråzon (Se 3.4.1) 1.6.2 Medelvärde Ett medelvärde har räknats fram för åren 2003-2008. Från och med 2009 jämförs årets resultat med medelvärdet för att visa på förändringar under året. 1.6.3 Begränsningar Det saknas dock underlag som har tillräcklig kvalitet för att bedöma om upphandlingar och övriga anskaffningsförfaranden varit effektiva och om de lett till konkurrensutsättning. 2 Upphandlingsstatik 2011 Nedanstående redovisning med diagram och tabeller visar på vilket sätt anskaffning skett, i vilken omfattning, vad som upphandlats samt hur Lagen om offentlig upphandling (LOU) och SU:s interna föreskrifter om upphandling följts under året. 2.2 Upphandlingens omfattning 2.2.1 Omslutning/andel upphandlat Stockholms universitets omslutning 2011 var drygt 4 miljarder SEK Andelen utbetalningar för varor och tjänster uppgick till drygt 1 miljard SEK 6. 6 Uppgift från ekonomiavdelningen och Raindance TDB 4

Sid 10 av 25 Detta belopp kallas den totala upphandlingen i denna redovisning. 2.2.2 Påverkbar upphandling Hela den totala upphandlingen behöver inte upphandlas. LOU medger undantag inom vissa områden och för vissa situationer. 7 Det belopp som kvarstår efter undantagen kallas i redovisningen påverkbar upphandling. 8 Den påverkbara upphandlingen uppgick 2011 till drygt 537 miljoner SEK vilket är 10 % av universitetets omslutning. Diagram 1: Omslutning/Påverkbar upphandling 3.2.3 Antal leverantörer och transaktioner Antal aktiva leverantörer - ca 4 000 9 Antal transaktioner - 168 663 3 Totalt upphandlat Denna redovisning utgår i fortsättningen från det totala beloppet för upphandling inklusive undantag. I Diagram 2 nedan visas hur det totala beloppet ca 1 miljard SEK, fördelats i % per upphandlingsförfarande enligt LOU och SU:s interna föreskrifter. 7 4 kap. LOU 8 Definition av påverkbar upphandling: Den totala upphandlingen minus undantag från LOU. 9 Antalet är betydligt fler. I beloppet ovan ingår inte oidentifierade leverantörer, d.v.s. de som är i gråzonen. Definition gråzon: Betalning har gjorts via PG, bankgiro, kreditkort eller från utlandet

Sid 11 av 25 Diagram 2: Totalt upphandlat fördelat efter upphandlingsförfarande 2011 3.1 Undantag 3.1.1 Hyror och hyresanknutna kostnader Enligt LOU är denna kostnad ett undantag. Vilka kostnader som berörs redovisas i tabell 1 nedan. Tabell 1: Undantag hyresanknutna kostnader 2011 Konto Belopp (mkr)avr Summa 5010 (Lokalhyra) 524 117,90 5012 (Fastighetsskatt) 172,90 5020 (Hyra, speciella lokaler) 231,30 5051 (el, hyrda lokaler) 10 963,20 5052 (vatten, hyrda lokaler) 10,50 5053 (värme, hyrda lokaler) 2 626,00 5054 (kyla, hyrda lokaler) 420,30 Övrigt 2 111,00 Summa 540 653,10 Källor: Fastighetsregistren och TDB 4

Sid 12 av 25 3.1.2 Köp mellan statliga myndigheter Köp mellan statliga myndigheter är undantagna LOU. De myndigheter som Stockholms universitet köpt av 2011 finns redovisas i tabell 2 nedan. Tabell 2: Undantag köp mellan statliga myndigheter Referens Myndighet Transak Belopp tioner 2021004474 STATENS FASTIGHETSVERK 4 122 729,00 2021000928 STATENS PENSIONSVERK 1 105 128,00 2021000654 SJÖFARTSVERKET 2 10 550,50 2021002817 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET 7 8 503,02 2021003153 GÖTEBORGS UNIVERSITET 3 7 000,00 2021005646 KRONOFOGDEMYNDIGHETEN 2 6 200,00 2021004078 LÄKEMEDELSVERKET 1 2 000,00 2021002932 UPPSALA UNIVERSITET 9 2 000,00 2021004789 SIDA 1 1 410,40 2021000076 RIKSPOLISSTYRELSEN 1 208 2021003138 HÖGSKOLAN I BORÅS 1 60 SUMMA TOTALT 32 265 788,92 Källa: TDB 4. 3.1.3 Interna beslut/avtal Upphandling: Vissa upphandlingar får undantas från konkurrensutsättning om det finns särskilda förutsättningar angivna i LOU. Förvaltningschefen undertecknar sådana beslut om undantag. Lokala avtal. SU har vissa avtal som undantagits LOU. Det finns inte någon samlad information om omfattningen av dessa avtal och skälen för undantag. Redovisningen i tabell 3 nedan är således inte heltäckande. Tabell 3: Undantag beslut Leverantör Transaktioner Belopp AKADEMISKA HUS 261 20 344 037,65 HÖRS 2 586 6 344 523,92 UNIVERSITETSFÖRLAGET 14 10 784,00 SUMMA TOTALT 2 647 26 688 561,57 Källa: TDB 4 och Interna avtal/beslut 3.1.4 Gråzon Med gråzon avses utbetalningar till PG, utland m.fl. där leverantören inte kunnat identifieras. Det går inte i befintligt underlag avgöra om köpet varit en upphandling, ett avrop från ramavtal eller en direktupphandling. Dessa summeras i statistiken och rubriceras som gråzon.

Sid 13 av 25 Tabell 4: Gråzon Utland PG, kreditkort Utbetalning till övriga Danmark Postgiro Euro finans AB England Diners Club Sweden AB Euro finans MVG Gmbh Italien Eurocard Fakta finans AB Lettland Gothia Financial Group AB Nederländerna Banker Nordea Finans Sverige AB Norge Danske Bank Svea Ekonomi AB Ryssland Ikano Bank SE Svea Inkasso Saudiarabien Ikanobanken AB Wasa kredit AB Spanien Nordea Bank AB Tjeckien Tyskland Österrike SUMMA 71 822 998,77 Källa: TDB 4 3.2 Ramavtal Stockholms universitet avropade varor och tjänster från ramavtal för drygt 190 miljoner SEK, vilket är 17% av den totala upphandlingen. Dessa fördelades enligt följande: Statliga ramavtal 3 % Lokala ramavtal - 10 % Hängavtal 4 % 3.2.1 Statliga ramavtal Finns på www.avropa.se FAKTARUTA Antal avtalsområden över 400 Avrop från 14 områden Antal avrop 91 Omfattning av avrop från statliga ramavtal - 35 471 706,78 SEK (3% av den totala upphandlingen) 3.2.2 Lokala ramavtal Lokala ramavtal är Stockholms universitets egna upphandlade ramavtal. Aktuella ramavtal finns i inköpshandboken som finns på upphandlingsfunktionens hemsida, www.su.se.

Sid 14 av 25 Tabell 5: Lokala ramavtal FAKTARUTA Antal avtalsområden 64 Antal antagna leverantörer - 129 Antal ansvarig inst/motsv -13 Omfattning av avrop från lokala ramavtal 100 310 434,16 SEK (10% av den totala upphandlingen) Annonsering av upphandling Antiplagiatsystem för högre utbildning Bevakning Blanketter Brandsläckare Brev och paketförmedlingstjänster Campusavtal från mikrosoft Databas för utbildningsstöd Distribution av kataloger mm E-handelssystem Ekonomisystemet Entremattor, hyra Farligt avtall Fotografering Fruktkorgar Företagshälsovård Gaser med tillbehör Golvvård Grafisk formgivning och trycksaksoriginal IT utbildning vid SU Juridiska tjänster Konsultinsatser, internrevision Kontorsmöbler Kopieringstjänster Kreditkort Laboratoriematerial mm Leasing av fordon Åt Leveranser av hård och mjukvara samt tjänster Life Science Lokalvård Lås och nycklar Nätverksutrustning till datorer PM3 licenser Posthantering PR och strategisk information Produktionstjänster webb Profilprodukter Program/hårdvara Programvarulicenser Scala IC 2000 Ramavtal för inredning till KISTA Redaktionella skribenter (ej copywriting) Reklambyrå Resebyråtjänster Resekonto Revision av NIH-projekt Revision för EU-projekt Revisionstjänster till DSV mfl Rådgivning och webbutvecklingstjänster Service av passersystem, Service och underhåll av brandsläckare till Spökslottet Skyddskläder Telefonitjänster/telefontrafiken Telefonitjänster/växeln Telefonkatalog uppgifter SU Tjänster för underhåll av data och telefoni Tjänster för underhåll av Mac Tolktjänster Tryckeritjänster Tågresor Återvinningstjänster Översättning

Sid 15 av 25 3.2.3 Hängavtal Hängavtal avser dels ramavtal som upphandlats av andra universitet och högskolor och som Stockholms universitet hängt på och dels av förmedlingsavtal mellan flera universitet och högskolor. Det mest omfattande hängavtalet avser IT-produkter och kallas Wisumportalen. Tabell 6: Wisumportalen Leverantör Leverantörsordrar Belopp ATEA Sverige AB 296 3 550 193 Caperio 76 626 969 Caperio-Dell 8 1 146 835 Cygate AB 2 547 940 Dell Computer AB 234 6 267 895 Digital Inn 575 7 633 337 DUSTIN AB 11 170 364 ELFA AB 1 1 174 HEWLETT-PACKARD AB 521 6 283 566 inlife AB 159 1 563 108 JMC Systems Enginering AB 1 69 000 QD IT-Partner AB 1 058 4 799 624 SouthPole AB 3 127 400 TDC Sverige AB 408 1 712 932 SUMMA Upphandling/köpekontrakt WISUMPORTALEN 3 353 34 500 337 Källa: IT och media (4 % av total upphandling) upphandling 3.3 Upphandling/köpekontrakt Köpekontrakt är resultatet av upphandlingar som annonserats. De uppgifter som redovisas för 2011 kommer från annonsdatabaserna Allego och TendSign. 3.3.1 Antal annonser och upphandlingsformer Tabell 7: Antal annonser och upphandlingsformer ANTAL ANNONSER 62 Varor 48 Tjänster 14 Varav följande upphandlingar är Avbrutna 2 Förannonserade 0 Ej avslutade 2011 4

UPPHANDLINGSFORMER Öppen 43 Förenklad 13 Konkurrenspräglad dialog 0 Förhandsinsyn 1 Övriga former 0 Sid 16 av 25 3.3.2 Vad upphandlade Stockholm universitet 2011 Tabell 8: Öppen upphandling ÖPPEN UPPHANDLING UTOM RAMAVTAL Vara/tjänst Leverantör Belopp Acoustic non-contact dispenser Labcyte inc. USA 2 599 700 Procurement of an eximer-type laser för solid state gemomaterial analysis Ej avslutad 2011 0 Continious Flow Isotope Ratio Mass Spectrometer Ej avslutad 2011 0 A high-end HPLC-system Thermo Electron Sweden 2 000 000 Flow cytometer Beckton Dickinsson AB 0 Adsorption Analyzer CIAB AB 550 000 A device for spatially reesolven luminiscence measurements Freiberg Instrument GmbH 648 588 A confucal laser scanning microscope system Carl Zeiss AB 4 997 061 Procurement of a confocal laser Raman instrument Gamma Data instrument 0 HPLC Waters 287 000 SUMMA ÖPPEN UPPHANDLING 11 082 349 Källa: TendSign, Allego och enkätsvar Tabell 9: Förenklad upphandling FÖRENKLAD UPPHANDLING UTOM RAMAVTAL Vara/tjänst Leverantör Belopp A high-end Atomic Fluorscence Spectroscope (AFS) Spectral solutions 251 000 A polarising microscope BergmanLabora 139 500 Aluminiumbåt för geofysiska mätningar Arronet 520 000 Analysinstrument för kornstorleksbestämning Malvern Instruments 500 000 Bärbar XRF Scantec 245 000 DBBALJ23-11 autoklav IAB360 AB 579 600 DBBHJG25-11 Beckman Coulter 289 900 Florimeter Gammadata Instrument 275 000 Förhandsinsyn kamera Utgår 0 Glove box LC Technologies Solution 395 000 Inc. Salisbury MA (USA) HPLC Waters 287 000

Sid 17 av 25 Inredningsprojektering för Kårhuset i Frescati AIX Arkitekter Ab 500 000 ITM GC/MS Kovalent 749310 MIP CIAB 150 000 Optical imaging system för realtidsmätning av Ca2 aktivitet Bio-Science Aps DK 716 915 Procurement of a Benchtop X-ray diffractometer Avbruten 0 Procurement of a GC-MC+FID system with Ej avslutad 2011 0 autosampler Procurement of a greenhouse gas analyzer Picarro 940 000 Procurement of a sediment core splitter Inga anbud 0 Procurement of three (3) greenhouse gas analyzers Los Gatos 540 000 Procurement regarding evaluation services at SRC Environment and Developing Group 500 000 Procurement of af film Plasticbudda 200 000 Raman microscope Gamma Instrument 1 375 000 Ramavtal för revisionskonsultation för SwedBio Öhrings Pricewaterhouse 40 000 coopers Upphandling av attitydundersökningar Enveco Miljöelement AB 900 000 Upphandling av en dataenkätundersökning via telefonintervjuer MIND Research 383 000 Upphandling av gös Svensk Gös AB371 250 371 250 Upphandling av ICP-CES för elementanalys Thermo Electron Sweden 500 000 Upphandling av zoner för kartering av sjö och havsbottnar Ej avslutad 2011 0 Utvärderingstjänster gällande CDB Alliance Britza 50 000 SUMMA FÖRENKLAD UPPHANDLING 11 397 475 Källa: TendSign, Allego och enkätsvar 3.4 Direktupphandling 3.4.1 Omfattning Stockholms universitet direktupphandlade totalt för ca 268 miljoner SEK 2011. Direktupphandlingen uppgick till 24 % av den totala upphandlingen. 3.4.2 Tillåten direktupphandling Tillåten direktupphandling är i statistiken beräknat för köp under 284 000 SEK. 10 och gjordes för drygt 102 miljoner SEK. 3.4.3 Otillåten direktupphandling Otillåten direktupphandling är i statistiken beräknat för köp över 284 000 SEK. 10 Beräknad på 15% av tröskelvärdet 2011

Direktupphandling över detta belopp gjordes för drygt 165 miljoner SEK 2011. Sid 18 av 25 En vanlig missuppfattning är att gränsen för direktupphandling gäller för varje institution/motsvarande och får göras bara värdet understiger den fastställda gränsen för direktupphandling. 3.4.4 Direktupphandling av synnerliga skäl och i vissa situationer Direktupphandling p.g.a. synnerliga skäl (katastrofer mm) eller i vissa i LOU angivna situationer 11 får göras oavsett belopp. Direktupphandling som görs av ovanstående skäl ska alltid anmälas till upphandlingsfunktionen och godkännas av förvaltningschefen om de överstiger 284 000 SEK. Vissa i LOU angivna förutsättningar ska vara uppfyllda. Det vanligaste skälet som åberopas är att leverantören är den ende som kan leverera p.g.a. tekniska eller konstnärliga skäl eller ensamrätt 3.5 Faktorer som påverkar beställaren Stockholms universitets problem med köp genom direktupphandling är väl kända och de vanligaste orsakerna som anges när beställaren direktupphandlar i stället för att avropa på ramavtal eller upphandlar är kartlagda 12 3.5.1 Ekonomiska faktorer Beställaren är mycket känslig för inköpspriset (prislappen) Att köpa själv (direktupphandla) kan vara billigare än att avropa från ramavtal eller beställa från Det är svårt stå emot icke-avtalsleverantörer som mer eller mindre ger bort utrustning eftersom det blir det billigaste alternativet för institutionen/motsvarande. 3.5.2. Organisatoriska faktorer För att ett ramavtal ska användas måste det svara mot de behov som finns och det måste vara förankrat i organisationen. Personer som arbetar vid universitetet är oftare lojala med sin institution/motsvarande och ser inte universitetet som en helhet när det gäller tillämpning av LOU och val av anskaffningsförfarande. 3.5.3 Personliga faktorer Beställare agerar av personliga skäl. Har man fått god service och har bra kontakt med en leverantör som man brukar använda vill man inte byta. Det är enkelt köpa av någon man känner och man vet att det fungerar. 3.5.6 Tidsaspekt Ett vanligt skäl som anges är att man har för bråttom för att söka efter ramavtal eller upphandla. 3.5.8 Brist på kompetens Kunskapen om hur inköp vid Stockholms universitet ska gå till är inte tillräcklig hos beställarna. 11 LOU 4 kap 5-9 12 Årlig statistik, stickprov av internrevisorn, RRV:s granskningar, utredningar av Sinova och Ernst & Young

Sid 19 av 25 4 Resultatet 2011 jämfört med medelvärdet Ett medelvärde är framräknat för statistik för åren 2003-2008. I nedanstående diagram och i bilaga med siffror visas 2011 års statistik i jämförelse med medelvärdet (mätperiod 2003-2008). Diagram 3; Totalt upphandlat jämfört med medelvärdet i procent 4.1 Kommentar till jämförelsen 4.1.1 Förändring över tid Den procentuella förändringen mellan olika anskaffningsförfaranden och den totala upphandlingen har varit liten sedan 2003 då statistik om upphandling sammanställdes för första gången. Lagändringar och interna beslut tycks inte ha påverkat beställarnas beteenden. Andelen avrop från ramavtal och upphandling 2011 har ökat med 2 % jämfört med medelvärdet När det gäller ramavtal så är det de lokala ramavtalen som står för ökningen medan de statliga ramavtalen minskat. I BILAGA 1 redovisas förändringen i procent mot total upphandling samt de aktuella beloppen för 2011 och medelvärdet. 4.1.2 Direktupphandlingen dominerande Jämfört med medelvärdet har direktupphandlingen 2011 minskat med 8 % i förhållande till den totala upphandlingen. Även om detta är glädjande är fortfarande andelen direktupphandlingar mycket stor, vilket kan få konsekvenser för universitetet. 5. Konsekvensanalys Konsekvenser av köp genom otillåten direktupphandling

Sid 20 av 25 5.1.1 Juridiska konsekvenser Genomförs en otillåten direktupphandling kan upphandlingen komma att överprövas och en domstol besluta att upphandlingen ska göras om. Vidare finns en risk för att ett träffat avtal kan komma att ogiltigförklaras. Den upphandlande myndigheten kan också bli skyldig att betala skadestånd och en sanktionsavgift, en s.k. upphandlingsskadeavgift. 13 5.1.2 Ekonomiska konsekvenser Fakturahanteringen blir dyrare. Varje faktura som hanteras kostar ca 500 kr. Vid köp från avtalsleverantörer finns oftast möjlighet till samlingsfakturor eller elektronisk hantering. Ett köp på stan medför förlorad arbetstid för universitetet. Om varan eller produkten i stället köpts via intern service eller av en avtalsleverantör hade varorna blivit fritt levererade och ingen hade behövt lämna sin arbetsplats. Ett ramavtal reglerar samtliga villkor mellan parterna under avtalets giltighetstid, även garantibestämmelser, rätt till ny produkt vid fel, vite vid leveransförsening, skadestånd eller dylikt. Detta är också den huvudsakliga orsaken till att avrop från ramavtal i vissa situationer är dyrare än köp direkt i butik, då säljaren i den senare situationen inte har behövt ta hänsyn till eller prissatta dessa villkor. 5.1.3 Tekniska konsekvenser Den som köpt tekniskt utrustning kan få problem om den inte går att använda eller inte är kompatibel med den befintliga. 6. Sparpotential Det brukar anges i upphandlingssammanhang att man sparar 10-15 % på att beställa en vara/tjänst från ramavtal eller genom upphandling i stället för direktköp. Det innebär att Stockholms universitet skulle spara åtskilligt om direktupphandlingen minskade. 7. Slutsats/förslag Statistiken visar att en betydande del av inköpen vid universitetet sker utan konkurrens, d.v.s. genom direktupphandling. Direktupphandling medföra både ekonomiska, tekniska och juridiska konsekvenser. För att uppnå bra resultat i upphandlingsverksamheten är det viktigt att känna till resursflödet och veta hur anskaffning av varor och tjänster går till. Stockholms universitet har god kännedom om detta eftersom statistik om upphandling sammanställts årligen sedan 2003. Det saknas dock underlag som har tillräcklig kvalitet för att bedöma om upphandlingar och övriga anskaffningsförfaranden varit effektiva och om de lett till konkurrensutsättning. Det saknas också datastöd som skulle kunna ge den överblick och information över upphandlingar, ramavtal och direktupphandling som är nödvändiga för ett effektivt upphandlingsarbete. Mer resurser behövs för att uppnå ett bra resultat. 13 Kap 17 LOU

Sid 21 av 25 7.1 Förslag Databaser för sökning och uppföljning bör införas. Det är viktigt eftersom den manuella uppföljningen som sker idag inte är en lämplig metod och mycket tidskrävande. Databaserna bör finnas för interna ramavtal vid SU otillåtna direktupphandlingar där aven skäl ska anges kontrakt/avtal 8. Avslut De senaste åren har statistik om offentlig upphandling varit föremål för flera statliga utredningar. 14 I rapport från Konkurrensverket (april 2012) och i upphandlingsutredningen betänkande (juni 2012) föreslås ett mer utvecklat system för insamling och bearbetning av statistik över upphandlingar både över och under tröskelvärdet. Fler variabler föreslås ingå, bl.a. uppgifter från från olika upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag, anbudssammanställning etc.) samt information från Domstolsverket, Förslagen avser annonserad upphandling i första hand men utredningen överväger att även ta med direktupphandling. Nya regler beräknas träda i kraft 1 januari 2014. 14 Ett utvecklat upphandlingsstöd, Statskontoret, 2010/95-5. På jakt efter den goda affären SOU 2011:73 kapitel 6 och Betänkandet avseende upphandlingsstöd SOU 2012:32 kap 6.

Sid 22 av 25 Bilaga 1: Resultat 2011 jämfört med medelvärdet Rubriker Resultat 2011 % Medelvärde (2003-2008) % Jämförelse av resultatet 2011 med medelvärdet 2003-2008 i % OMSLUTNING SU 4 151 878 999,00 79 2 936 161 333,00 78 +1 ANDEL UPPHANDLAT 1 104 444 896,03 21 813 884 394,00 22-1 PÅVERKBAR UPPHANDLING 537 243 310,92 33 401 969 009,00 33 0 TOTALT UPPHANDLAT 1 104 444 896,03 813 884 394,31 1. Undantag från LOU 567 201 585,11 51 411 918 718,65 51 0 2. Ramavtal/köpekontrakt 212 331 318,57 19 131 542 656,10 16 +3 3. Direktupphandling 252 672 305,62 23 261 367 514,94 32-9 4. Gråzon NYTT 2008 71 822 998,77 7 9 055 504,72 1 +6 UNDANTAG FRÅN LOU 567 201 585,11 51 271 294 798,12 51 0 Undantag, hyror m.m. 540 653 173,64 400 898 736,38 Undantag, statliga myndigheter 265 788,92 10 709 239,83 Undantag interna avtal beslut 26 282 622,55 326 773,09 RAMAVTAL/ KÖPEKONTRAKT 196 959 536,94 18 131 542 656,10 16 +2 Statliga ramavtal 35 471 706,78 50 084 696,22 Interna ramavtal 100 310 434,16 62 415 183,50 Hängavtal 38 897 921,00 4 839 812,51 Köpekontrakt 22 279 475,00 14 202 963,88 DIREKTUPPHANDLING 268 044 087,25 23 219 126 461,21 32-9 Tillåten direktupphandling 102 146 174,06 100 339 713,02 Otillåten direktupphandling 150 525 131,56 161 027 840,09 GRÅZON 71 822 999,77 7 9 055 504,72 1 +6 Nytt 2008 71 822 999,77 9 055 504,72

Sid 23 av 25 Bilaga 2: Antal leverantörer, upphandlingar och upphandlingsformer 2011 jämfört med medelvärdet 2011 Medelvärdet ANTAL AKTIVA LEVERANTÖRER OCH TRANSAKTIONER Antal leverantörer ca 4000 3 613 Antal transaktioner 168 663 77 951 ANTAL ANNONSERADE UPPHANDLINGAR Antal annonser 62 49 Varav tjänster 14 13 Varav varor 48 36 UPPHANDLINGSFORMER Öppen 13 10 Förenklad 43 35 Konkurrenspräglad dialog 0 0 Varav följande antal är: Förannonserad upphandling 0 4 Efterannonserad upphandling *) 10 Avbruten upphandling 3 1 *) Resultatet från samtliga upphandlingar är redovisade i tabellerna 8 och 9

Sid 24 av 25 Bilaga 3: Metod och källor Metod Utgångspunkt. Raindance, TDB-listan 4 för aktuellt granskningsår är utgångspunkt. Den innehåller uppgifter om leverantörer, kontonummer, transaktioner, belopp och referensnummer. Steg 1: Antalet leverantörer och antal transaktioner räknas. Steg 2: Undantag från LOU. Särkskilda kontonummer och referensnummer anger vilka utbetalningar som gjorts. Steg 3: Statliga avropsavtal. Lista från Avropa.se över statliga ramavtal och leverantörer jämförs med TDBlistan. De statliga avropsleverantörerna som levererat till SU markeras och utbetalningarna till dessa summeras. Steg 4: Lokala ramavtal och s.k. hängavtal TDB listan jämförs med SU:s interna förteckning över kända lokala ramavtal och s.k. hängavtal. De lokala ramavtalsleverantörerna markeras och utbetalningarna till dessa summeras. Steg 5: Annonserade upphandlingar. Uppgifter från ALLEGO över annonserade upphandlingar jämförs med TDB-listan som kompletteras med en enkät till de som gjort upphandlingarna. Antal upphandlingar, upphandlingsform och resultat (efter komplettering) redovisas och utbetalningarna summeras. Steg 6: Direktupphandling. De leverantörer som inte kunnat identifieras under ovanstående punkter beräknas som direktupphandlade. En ny gräns för tillåten direktupphandling, på 287 000 SEK, gäller sedan 15 juli 2010. Beloppen sammanställs från uppgifter i TDB-listan. Steg 7: Tillåten direktupphandling. Utbetalningarna under den tillåtna gränsen summeras. Steg 8: Otillåten direktupphandling. Utbetalningarna över den tillåtna gränsen summeras. Steg 9: Summering. Av antal leverantörer och transaktioner. Av utbetalningar för varor och tjänster enl. nedanstående rubriker. Undantag från LOU. Statliga ramavtal. Lokala ramavtal. Hängavtal. Annonserade upphandlingar, antal, vad som upphandlats, upphandlignsform och belopp. Tillåtna direktupphandlingar. Otillåtna direktupphandlingar. Redovisning till SCB SCB ska ha årlig statistik över upphandlingar under tröskelvärdet uppdelat i varor och tjänster. Uppgifterna sammanställs utifrån statistik från ovanstående punkter. Källor 1. TDB- rapport 4, Innehåller alla utbetalningar för varor och tjänster under året, 2011 2. Lista över annonserade upphandlingar, sammanställd av Allego 3. Förvaltningschefsbeslut över upphandlingar som godkänts av särskilda skäl enligt LOU 4. Stockholms universitetsföreskrifter för upphandling 5. Lista över aktuella statliga ramavtal, från www.avropa.se

Sid 25 av 25 6. Enkät till alla som upphandlat under året, 2011 7. Enkät om aktuella lokala ramavtal (kända) vid universitetet samt Wisumportalen 8. Akademiska uppsatser om offentlig upphandling, 2001 (direktupphandling) respektive 2008 (ramavtal) av Ulla Forsberg Fröman 9. Seminarium om Strategiskt upphandlingsarbete på Regeringskansliet den 2 maj 2012 10. På jakt efter den goda affären SOU 2011:73 11. Betänkandet avseende upphandlingsstöd SOU 2012:32 12. Anders Nordström, kontaktperson på Ekonomiavdelningen 13. Thomas Torpfeldt och Magnus Calais, Tekniska avdelningen, Upphandlingsfunktionen