Halmstads kommun Revisionsrapport 2011-03-28 Inger Andersson, certifierad kommunal revisor Rebecca Andersson, revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Metod... 4 3 Granskningsresultat... 4 3.1 Verksamhetens utfall... 4 3.1.1 Verksamhetsredovisning... 4 3.1.2 Driftredovisning... 5 3.1.3 Investeringsredovisning... 7 3.1.4 Prognoser... 8 3.2 Balansräkning... 9 3.3 Intern kontroll... 9 2
1 Sammanfattning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat s årsredovisning (bokslut) för 2010. Vi uppfattar att följt stadskontorets anvisningar när det gäller verksamhetsredovisning. Totalt redovisas nio verksamhetsmål. Sju uppges ha status genomfört och resterande två har påbörjat. Vi noterar att det inte alltid klart går att utläsa om målet med status genomfört är detsamma som uppnått. Vi rekommenderar ett förtydligande här. s verksamhetsberättelse/bokslut är ett omfattande dokument, men med en bra struktur och bör enligt vår uppfattning vara ett bra besluts- och planeringsunderlag för nämnden. redovisar en negativ budgetavvikelse om 3,3 mnkr, vilken till övervägande del förklaras av ökad efterfrågan på hemtjänsttimmar. I verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2009 års utfall. Inom samtliga enheter lämnas kommentarer till avvikelserna samt mål och måluppfyllelse. Vi bedömer att har en tillfredställande kontroll över ekonomin. Budgetavvikelsen om 3,3 mnkr utgör 0,4 % av en budget om cirka 910 mnkr och prognossäkerhet under året har varit mycket god. s arbete med intern kontroll synes fungera på ett tillfredställande sätt. Vi anser att den redovisning som görs till nämnden ger en bra sammanfattning av resultat och förslag till åtgärder. För att utveckla arbetet med intern kontroll rekommenderar vi att gjorda kontroller dokumenteras såsom vilka stickprov har tagits alternativt vilket tidsintervall som granskats. 2 Inledning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat s årsredovisning (bokslut) för 2010. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2010 har således bl a valts ut. ansvarar för kommunens äldreomsorg. 2.1 Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala 3
redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. 2.2 Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens ekonomichef och även till viss del förvaltningschef. 3 Granskningsresultat 3.1 Verksamhetens utfall 3.1.1 Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. I s årsredovisning redovisas fullmäktiges konkretiserade mål inom de olika målområdena enligt nedan: - Demokrati och dialog - Miljö- och energi - Omsorg och stöd - Uppleva och göra För varje konkritiserat mål anger nämnden ett eget verksamhetsmål och strategi för detta. Totalt redovisas nio verksamhetsmål. Sju uppges ha status genomfört och resterande två har påbörjat. Med utgångspunkt från ovanstående målområde samt Bygga och bo finns även redovisat ett antal viktiga händelser och en framtidsbeskrivning. 4
Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att följt stadskontorets anvisningar. Verksamhetsmålen har utvecklats gentemot föregående år och nu blivit mer mätbara. Utrymme finns dock för än mer konkreta mål. Som framgår ovan har sju verksamhetsmål statur genomfört. Vi vill poängtera att det inte alltid klart går att utläsa om målet därmed är uppfyllt, se nedanstående exempel. För verksamhetsmålet Anhöriga ska känna trygghet med det stöd som kommunen ger till den anhörige och till den närstående som de vårdar uppges status Genomfört. I kommentaren kan läsas: 151 har svarat. 258 fick enkäten. 91% är nöjda med insatserna och 73% känner sig trygga med stödet man får som anhörig och74% till sin närstående. Enkäten är visserligen genomförd, men att 27 %, mer än vad fjärde anhörig, inte känner sig trygg med stödet bör kommenteras och föranleda åtgärder. Vi vill framhålla s årsredovisning som ett bra exempel när det gäller utvecklingen över året. Här anges även status och kommentar för uppföljning efter april och augusti månad. s verksamhetsberättelse är ett omfattande dokument. Förutom en övergripande nämndsredovisning finns även verksamhetsberättelse med resultaträkning för respektive enhet. Samtliga närmare 50 ansvarsenheter är utformade på likartat sätt, varför materialet trots mängden är lätt att ta till sig. För enheterna anges verksamhetsfakta, mål och måluppfyllelse för brukare, verksamhet och utveckling samt medarbetare. Vidare finns en resultaträkning (där särskilt fokus läggs på personalkostnader) samt en faktaruta med olika uppgifter såsom bl a antal platser, kostnad/plats, beläggningsprocent. Vidare finns olika uppgifter avseende personal antal tillsvidareanställda, timvikarier, sjukkostnad/årsanställd. Vi ser mycket positivt på enhetsredovisningarna. Vi rekommenderar dock att det klarare uttrycks i vilken grad enheten uppfyllt målen. 3.1.2 Driftredovisning s redovisar en nettoavvikelse mot budget på cirka 3,3 mnkr. 5
Verksamhet Bokslut Budget Utfall Avvikelse Resultat- Mnkr netto 2009 2010 2010 2010 balansering Särskilt boende 433,4 429,3 428,1 1,2 Hemtjänst 307,2 307,6 315,6-8 Särskilda funktioner 104,8 108,1 109,5-1,4 Biståndsenheten 14 13,4 14,2-0,8 Bemanning 5,6 3,2 2,6 0,6 Förvaltningsövergripande 48,3 48,6 43,5 5,1 Summa 913,3 910,2 913,5-3,3 0 Verksamhetens intäkter översteg budget med 16, 1 mnkr (exkluderat utvecklingsprojekt) och 2009 års intäkter med 11,7 mnkr. Budgetöverskottet förklaras till nästan hälften av att särskilda funktioner och hemtjänst, liksom 2009, har sålt tjänster (bl a palliativ vård) till Landstinget. Det har varit oklart hur länge köpen ska pågå och i vilken omfattning, varför de inte budgeterats vare sig på intäkts- eller kostnadssidan av nämnden. Sett över året har försäljningen varit extra hög under sommaren. Resterande intäktsöverskott förklaras av höga volymer full beläggning i det särskilda boendet samt höga timvolymer i hemtjänsten samt av de nya avgifterna inom äldreomsorgen. Verksamhetens kostnader blev 33,2 mnkr högre än budget och 12 mnkr högre än utfallet 2009. Lönekostnaderna redovisar en ökning jämfört med budget på 13,3 mnkr, utvecklingsprojekt exkluderat. Den större delen beror på volymökningen inom hemtjänstverksamheten, men även stora delar av särskilda funktioners (sjuksköterskor, rehabpersonal, nattpatrull o s v) verksamhet påverkas direkt av densamma. Även här har utökningar på personalsidan behövts göras för att möta en kraftigt ökad efterfrågan. Lokalkostnaderna redovisar ett överskott gentemot budget på 1,1 mnkr. Detta beror främst på att brandskyddsinvesteringar på flera av de särskilda boendena genomförs senare än vad som var planerat när budgeten gjordes ( tar inte själva investeringskostnaden, men påverkas i form av ökad hyreskostnad). Övriga kostnader har en budgetavvikelse på cirka -7,3 mnkr (exklusive utvecklingsprojekt). Detta beror främst på underskott vad gäller köpt utomkommunal vård samt kraftigt ökade kostnader under året för tekniska hjälpmedel. 6
Verksamheternas resultat: Nämndens olika verksamheter uppvisar skilda resultat. Nedan kommenteras de med störst avvikelser: För Särskilt boende blev utfallet 1,2 mnkr bättre än budget vilket till största delen beror på sänkta lönekostnader samt ökade intäkter p g a höjda avgifter på kosten. Budgetavvikelsen för Hemtjänsten blev - 8 mnkr vilket beror till största delen på ökade lönekostnader p g a ökad volym. Budgetavvikelsen för Särskilda funktioner blev -1,4 mnkr och beror på till största delen på ökade lönekostnader då sjuksköterskor anställts utanför ram för att kunna möta behovet av såld vård till landstinget. Biståndsenhetens avvikelse gentemot budget blev -0,8 mnkr vilket till största delen beror på att det har köpts en plats över budget vad gäller den utomkommunala vården. Utfallet för Bemanning blev 0,6 mnkr under budget, vilket beror på minskade lönekostnader. Förvaltningsövergripande blev 5,1 mnkr över budget, vilket bl a på lägre kostnader inom staben samt för introduktion, omplaceringar och kostnader för rehabilitering. Bedömning och iakttagelser I verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2009 års utfall. Inom samtliga enheter lämnas kommentarer till avvikelserna samt mål och måluppfyllelse. Vi ser överlag positivt på den tillämpade modellen. 3.1.3 Investeringsredovisning s investeringsbudget för 2010 uppgick till 7 mnkr. Av dess medel har 2,8 mnkr förbrukats. Orsak till att resterande 4,2 mnkr inte använts beror till största delen på felaktigt budgeterade medel för investeringar i larm som avsåg nya äldreboende, trots att inga boenden byggs 2010 eller 2011. Dessa larminvesteringar kommer således inte att genomföras. En upphandling av tid- och insatsregistreringssystem pågår, men denna investering har inte hunnit genomföras före årsskiftet. Därtill har inte hela investeringspotten för inventarier i verksamheterna tagits i anspråk under året. Verksamhet Budget Bokslut Avvikelse Ombudg Mnkr 7,0 2,8 4,2 2,2 Bedömning och iakttagelser Vi kan konstatera att endast 40 % av årets planerade investeringar har genomförts, exkluderat för de medel som felaktigt har hamnat under 2010 är detta belopp 55 %. Vi bedömer att 7
investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.1.4 Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för, som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2008 och 2009. 6 4 2 0-2 -4-6 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl mnkr 08-1,6-1,6-1,0-0,5 0,0 1,5 1,5 2,5 4,5 4,0 mnkr 09-2,1-2,1-1,9-1,8-1,7-1,0-1,8-1,8-3,7-2,5 mnkr 10-5,2-4,4-3,9-3,3-3,1-3,0-3,0-3,9-4,5-3,4 Redan inledningsvis under året konstaterades en negativ budgetavvikelse på 5,2 mnkr. Underskottet berodde huvudsakligen på att efterfrågade hemtjänsttimmar prognostiserades bli högre än vad som förväntades vid budgeteringstillfället och innebar således högre kostnader för hemtjänsten. Samtliga därefter lämnade prognoser har förutsett underskott som pendlat mellan 3 och 4,5 mnkr. Orsak till avvikelsen (+1,1 mnkr) mellan prognos avlämnad i december månad och slutligt utfall är att kostnaderna för hemtjänsten varit något lägre under december, att boendets grundlöner och semesterlöner fått ett lägre utfall än förväntat samt att kostnaderna för hjälpmedel och utskrivningsklara patienter blev lägre än förväntat under december. Bedömning och iakttagelser Med tanke på en budget om cirka 910 mnkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att nämnden haft en mycket god prognossäkerhet under året. 8
3.2 Balansräkning En översiktlig genomgång har gjorts av balansräkningens poster. Vi har granskat att samtliga poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Nedskrivning av kundfordringar har skett med 0,6 mnkr under 2010. Motsvarande för 2009 var närmare 0,8 mkr. Det kan i detta sammanhang uppmärksammas att av totalt 3 000 fakturor/månad så är det autogiro på 1 300 stycken. Bedömning och iakttagelser Bilagor och specifikationer finns i tillräcklig omfattning. Vår bedömning är att tillgångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL. Bland skulderna finns ett antal mindre poster avseende resterande bidragsmedel etc. Vi rekommenderar att en genomgång görs i syfte att minimera dessa poster samt att det utformas underlag på vad syftet med bidragen är och när de avser att användas. 3.3 Intern kontroll s internkontrollplan består av elva stycken olika rutiner: - Följsamhet av riktlinjer för narkotiska preparat - Följsamhet av riktlinjer för hygien - Kontroll av läkartider enligt avtal - Kontroll av dator backup - Uppföljning av miljöåtagande - Kontrollera behörighet att läsa hälso- och sjukvårdsjournaler - Nattfasta i särskilt boende - Avvikelser i överlämnande av läkemedel i hemtjänsten och särskilt boende - Stölder i ordinärt boende (hemtjänst) - Handhavande av brukares privata medel - Tillsyn i särskilt boende I årsredovisningen finns såväl internkontrollplan som resultatet redovisat. För varje rutin finns uppgift om vem som är ansvarig för att den interna kontrollen utförs, metod, resultat och förslag till åtgärd. Bedömning och iakttagelser Vi anser att den redovisning som görs till nämnden ger en bra sammanfattning av resultat och förslag till åtgärder. För att utveckla arbetet med intern kontroll rekommenderar vi att gjorda kontroller dokumenteras såsom vilka stickprov som har tagits alternativt vilket tidsintervall som 9
granskats. Vi har noterat att det i själva internkontrollplanen ofta anges komplett som kontrollmetod. Vi rekommenderar att det görs en översyn avseende metod. 10