Innehåll 1. Bakgrund... 4 2. Uppdrag och organisation... 5 2.1 Uppdrag för Inera... 5 2.2 Organisation för styrning och förankring... 5 2.3 Ägande av projekt och tjänster... 6 2.4 Beställare och utförare... 6 3. Roller och ansvar... 7 3.1 Ineras styrelse... 7 3.2 Beredningsgruppen... 7 3.2.1 Syftet med gruppen... 7 3.2.2 Ansvar och uppdrag... 7 3.2.3 Sammankallande... 7 3.2.4 Uppdragsgivare... 7 3.2.5 Rapportering... 8 3.2.6 Sammansättning och tillsättning... 8 3.3 Ineras vd... 8 3.4 Ineras programkontor... 8 3.4.1 Syftet med gruppen... 8 3.4.2 Ansvar och uppdrag... 8 3.5 Programrådet... 9 3.5.1 Syftet med gruppen... 9 3.5.2 Ansvar och uppdrag... 9 3.5.3 Sammankallande... 10 3.5.4 Uppdragsgivare... 10 3.5.5 Rapportering... 10 3.5.6 Sammansättning och tillsättning... 10 3.6 Projektstyrgrupp... 10 3.6.1 Syftet med gruppen... 10 3.6.2 Ansvar och uppdrag... 10 3.6.3 Sammankallande... 11 3.6.4 Uppdragsgivare... 11 3.6.5 Rapportering... 11 3.6.6 Sammansättning... 11 Sid 2/15
3.6.7 Tillsättning... 11 3.7 Förvaltningsgrupp... 11 3.7.1 Syfte med gruppen... 11 3.7.2 Ansvar och uppdrag... 12 3.7.3 Sammankallande... 12 3.7.4 Uppdragsgivare... 12 3.7.5 Rapportering... 12 3.7.6 Sammansättning... 13 3.7.7 Tillsättning... 13 3.8 Planeringsprocessen... 14 3.9 Uppföljningsprocessen... 14 3.10 HUKI matris... 14 Sid 3/15
1. Bakgrund Samtliga landsting och regioner - i fortsättningen benämnda huvudmännen - har ställt sig bakom den nationella e-hälsostrategin och enats om att genomföra gemensam utveckling och förvaltning för att nå målen i e-hälsostrategin. Den första gemensamma handlingsplanen fastställdes år 2006 och avsåg åren 2007-2009 och den andra avsåg åren 2010-2012. Den gällande långsiktiga planen avser åren 2013-2018. För varje enskilt år fastställs också en verksamhetsplan och förvaltningsplaner. Detta dokument beskriver organisation, roller och ansvar som ska tillämpas inom denna samverkan. Planer finns på att framöver utveckla detta ramverk i riktning mot att inkludera samverkan med den kommunala sektorn. Sid 4/15
2. Uppdrag och organisation 2.1 Uppdrag för Inera Inera ägs av Sveriges landsting och regioner, och verksamheten bedrivs i aktiebolagsform. Inera leds av en styrelse. Till sitt förfogande har styrelsen en beredningsgrupp. Inera koordinerar och stödjer landstingens och regionernas gemensamma e-hälsoarbete och utvecklar tjänster till nytta för invånare-, vård- och omsorgspersonal och beslutsfattare. Detta innebär att Inera är såväl landsting- och regioners beställarrepresentant som utförare av utvecklingsprojekt och förvaltningsobjekt. Ramverket tar utgångspunkt från Ineras roll som landsting- och regioners beställare. 2.2 Organisation för styrning och förankring Inera ansvarar för: ärendebredning portföljstyrning samordning av Programråd samordning av projektstyrgrupper och förvaltningsgrupper Organisationen möjliggör samverkan kring landsting- och regioners gemensamma e-hälsotjänster. Sid 5/15
2.3 Ägande av projekt och tjänster Inera är - genom sitt uppdrag som representant för samtliga huvudmän - ägare till samtliga projekt, samt företräder huvudmännens ägande av samtliga tjänster, oavsett vilken utförare som är kontrakterad. Med tjänster avses såväl tjänster i Ineras utbud av tjänster som underliggande infrastrukturtjänster (tjänstekomponenter). 2.4 Beställare och utförare Inera har rollen att koordinera och tillhandahålla tjänster inom e-hälsa och e-förvaltning. Beställarrollen hos Inera har vd, vice vd och programkontoret. Utförare är den generella benämningen på den organisation/företag som är kontraktspart för en beställning/uppdragsbeskrivning och därigenom ansvarar för överenskomna leveranser. Utförarorganisationen ansvarar inom ramen för överenskommen leverans och budget, att prioritera och uppnå verksamhetsplanens mål. Sid 6/15
3. Roller och ansvar 3.1 Ineras styrelse Styrelsen ska behandla och fatta beslut i frågor av väsentlig betydelse och av övergripande natur som rör Ineras verksamhet, samt stödja bolaget i att bedriva verksamheten i enlighet med huvudmännens intention gällande handlingsplan och verksamhetsplan. Styrelsen utgår från huvudmännens samverkansavtal samt handlingsplanens intentioner. Ineras styrelses ansvar fastställs årligen i en arbetsordning. Ineras styrelse behandlar årligen verksamhetsplan och budget för nästkommande år och utfärdar rekommendation till beslut inom respektive huvudman. Styrelsen har för sin ärendeberedning ett presidium bestående av ordförande och vice ordförande. 3.2 Beredningsgruppen 3.2.1 Syftet med gruppen Syftet med gruppen är att landsting och regioner ska sörja för att verksamheten bedrivs i enlighet med huvudmännens intention i gällande handlingsplan och verksamhetsplan. 3.2.2 Ansvar och uppdrag Beredningsgruppen ska bereda styrelsens ärenden. Beredningsgruppen ska årligen bereda förslag till verksamhetsplan och budget med utgångspunkt från den långsiktiga handlingsplanen. Beredningsgruppen ska bevaka att projekt och förvaltningsuppdrag genomförs enligt beslutad tids- och resursplan, se till att effektmål mäts och nås, samt arbeta för att skapa ett gott samarbete med samtliga aktörer inom vård och omsorgssektorn, oavsett driftsform. Beredningsgruppen ska se till att medlemmar i Programrådet utses. En rekommendation är att det inom respektive sjukvårdsregion utse rådsmedlemmar med kompetens inom såväl verksamhet, kommunikation som IT, gärna med personunion med ledningsnätverken. I Beredningsgruppen ska enighet eftersträvas. Beredningsgruppen är beslutför när fyra (4) ledamöter eller fler deltar i beslutet. Vid lika antal röster innehar ordförande utslagsröst. 3.2.3 Sammankallande Ordförande är sammankallande för Beredningsgruppen. 3.2.4 Uppdragsgivare Beredningsgruppens uppdrag ges av Ineras styrelse. Sid 7/15
3.2.5 Rapportering Beredningsgruppen ska löpande avrapportera och stämma av med samtliga huvudmäns organisationer, samt löpande avrapportera och stämma av med styrelsen 3.2.6 Sammansättning och tillsättning Beredningsgruppen ska bestå av en (1) representant per sjukvårdregion med motsvarande landstings-/regiondirektörs behörighet och utses av respektive sjukvårdsregions samverkansnämnd. Därutöver ska en (1) ytterligare representant utses från den sjukvårdsregion som innehar ordförandeposten. En av representanterna utses av Styrelsen till ordförande för Beredningsgruppen. SKL äger rätt att utse en (1) adjungerad representant. Sveriges kommuner äger rätt att utse tre (3) representanter som adjungerade till Beredningsgruppen. De privata vårdgivarna respektive de idéburna vårdgivarna äger rätt att utse vardera en (1) representant som adjungerad till Beredningsgruppen. Inera och ordförande i Programrådet är adjungerad i beredningsgruppen. 3.3 Ineras vd Ineras vd är styrelsens verkställande tjänsteman och tecknar överenskommelser och avtal med utförare och övriga samarbetspartner, såvitt de inte är av sådan principiell karaktär att beslut ska fattas av styrelsen. 3.4 Ineras programkontor 3.4.1 Syftet med gruppen Ineras programkontors uppdrag är att samordna och följa upp landstingens- och regioners gemensamma e-hälsoportfölj. Programkontoret är en strategisk funktion som tillsammans med Ineras ägare, Sveriges landsting och regioner, och Ineras vd ansvarar för att innehållet Ineras tjänsteportfölj över tid motsvarar verksamhetens behov och krav. 3.4.2 Ansvar och uppdrag Programkontoret ansvarar för att kanalisera de behov gällande nationella tjänster som finns i målgruppernas verksamheter, samt att dessa hanteras och prioriteras i enlighet med inriktningen för tjänsteportföljen. Ineras programkontor arbetar enligt en fastställd beställningsprocess: Sid 8/15
Beställningsprocessen är den process som Inera har för att välja ut, prioritera och starta projekt. Input är förslag och idéer och output är en lista med beslutade och prioriterad projekt som ska ingå i den gemensamma e-hälsoportföljen. Ineras programkontor bereder underlag och idéer kring nya utvecklingsinsatser, säkerställer synergier och återanvändningsbarhet, identifierar beroenden och påverkan på infrastrukturen. Till sitt förfogande har Inera en ärendeberedning med strategisk och arkitekturell kompetens. Förankring med landsting och regioner sker genom Ineras Programråd. Ineras programkontor ansvarar för beställningar, uppdragsavtal, tertialrapporter och verksamhetsplaner formuleras och bereds utifrån fastställd process, samt att verksamhetsuppföljning och ekonomisk prognos och utfall görs. Programkontoret ansvarar för att de tjänster som utvecklas har ett tydligt och förankrat uppdrag som beskriver tjänstens långsiktiga strategi och mål, både avseende förvaltning och utveckling. Det är Ineras programkontor som utser projektägare. Ineras programkontor utgör sekretariat till Styrelsen, Beredningsgrupp och Programråd, samt har en samordnande roll för förvaltningsgrupper och projektstyrgrupper. 3.5 Programrådet 3.5.1 Syftet med gruppen Syftet med Programrådet är att ha ett forum för förankring, dialog och samverkan kring de gemensamma nationella förvaltningsobjekten inom e-hälsa. Programrådet utgör Ineras kanal mot landsting och regioner. 3.5.2 Ansvar och uppdrag Programrådet bistår Inera i beredning av idéer och uppdragsförslag som kommer in till Inera och medverkar till framtagning och prioritering av verksamhetsplan. Programrådet medverkar till att säkerställa deltagande med strategisk verksamhets-, kommunikations- och IT- kompetens i förvaltnings-, projektstyr- och referensgrupper. Representanten i programrådet organiserar kontaktformerna inom sin organisation och är primärkontakt gentemot Inera. Programrådsmedlemmen ska: Sid 9/15
förankra e-hälsofrågor inom sin organisation, även utanför sitt kompetensområde. ha mandat att föra talan från sin organisation i e-hälsofrågor. bereda ärenden inom sin organisation före programrådsmöten kommunicera den egna organisationens anslutningsplaner till Inera. 3.5.3 Sammankallande Ordförande är sammankallande för Programrådet. 3.5.4 Uppdragsgivare Programrådets uppdrag ges av Beredningsgruppen. 3.5.5 Rapportering Programrådet ska löpande avrapportera och stämma av med sin egen organisation, samt löpande avrapportera och stämma av med Beredningsgruppen. Programrådet ansvarar för att samverkan sker med ledningsnätverken, det vill säga hälso- och sjukvårdsdirektörer (HSD), informationsdirektörer (ID), IT- direktörer (SLIT), samt även ekonomidirektörer och de kommunala chefsnätverken. 3.5.6 Sammansättning och tillsättning Programrådet består av 26 representanter vara en (1) utses till ordförande. Inera utgör sekretariat. Beredningsgruppen ska se till att varje huvudman utser en (1) representant inom sin organisation för det gemensamma arbetet i Programrådet. Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen och Region Skåne äger rätt att utse ytterligare vardera en (1) representant. Tillsammans bildar de utsedda personerna Ineras programråd. Adjungerande medlemmar är Cesam SKL (1) och privata vårdgivare (1). Programrådet har för sin ärendehantering ett beredningsforum bestående av fyra till sex (4-6) medlemmar. 3.6 Projektstyrgrupp För varje projekt utses en projektstyrgrupp. 3.6.1 Syftet med gruppen Projektstyrgruppens uppdrag är stödja projektet med att genomföra avtalad projektplan. 3.6.2 Ansvar och uppdrag Projektstyrgruppen ska: Sid 10/15
medverka till att projektet når mål enligt projektplanen vid utsatt tid och till angiven kostnad verka inom projektplanen kring frågor till projektet och området ta ställning i vägvalsfrågor och prioriteringar av utveckling inom ramen för projektplanen ansvara för att synergier tillvaratas mellan projektet och befintliga förvaltningsobjekt inom det gemensamma e-hälsoarbetet. säkerställa att målstyrning sker mot handlingsplanens övergripande målsättning verkar för att projektet samverkar medförvaltning och relevanta förvaltningsgrupper 3.6.3 Sammankallande Sammankallande är projektstyrgruppens ordförande. 3.6.4 Uppdragsgivare Projektstyrgruppen får sitt uppdrag från Ineras vd. 3.6.5 Rapportering Projektstyrgruppen rapporterar projektets status via utförarens avdelningschef, i månadsrapport till Inera. Projektstyrgruppens ordförande är rapporteringsansvarig till Ineras programkontor. Rapporteringen sker månadsvis med fördel tillsammans med utföraren. 3.6.6 Sammansättning En (1) person har en ledande roll i projektstyrgruppen (Ordförande). Projektstyrgruppen består av 6-10 medlemmar, samt en (1) adjungerad per utförarorganisation. 3.6.7 Tillsättning Medlemmar till projektstyrgruppen nomineras av styrgruppsordförande i samråd med utföraren. Ordförande och medlemmar utses av Ineras vd efter avstämning med Ineras Programråd. Projektstyrgruppen bör bestå av medlemmar som är utsedda för sin sakkunskap inom området. Detta kan förutom landsting och regioner vara representanter från kommun, myndighet eller andra intressenter. 3.7 Förvaltningsgrupp 3.7.1 Syfte med gruppen För att utföraren ska kunna genomföra sitt uppdrag och skapa delaktighet och förankring i det gemensamma nationella e-hälsoarbetet behöver utföraren nära och kontinuerligt stöd från sakkunniga/experter i landsting, regioner och kommuner. Sid 11/15
3.7.2 Ansvar och uppdrag Förvaltningsgruppen hanterar en eller med fördel flera tjänster, som då utgör ett förvaltningsområde Tjänster som är av samma typ placeras i samma förvaltningsområde då de i förvaltningsområdet ingående verksamhetsstöden och IT-systemen i allmänhet är närliggande och har beröringspunkter. Förvaltningsgruppens uppdrag är att: stödja utförarens arbete att genomföra beslutad förvaltningsplan och medverka till att förvaltningsplanens aktiviteter levereras vid utsatt tid verka inom ramen för förvaltningsplanen och hantera frågor som har koppling till tjänsten. ta ställning i vägvalsfrågor och prioriteringar av utveckling inom ramen för förvaltningsplanen ta fram ärendebeskrivningar på prioriterade nyutvecklingsinsatser som ligger utanför förvaltningsplan inför kommande verksamhetsplan ge remissvar samt bidra med kompetens i arbetsgrupper och utredningar medverka till att synergier tillvaratas mellan alla tjänster och samverka aktivt med andra förvaltningsgrupper inom det gemensamma e-hälsoarbetet. bistå utföraren i framtagandet av förvaltningsplan och säkerställa att målstyrning sker mot handlingsplanens övergripande målsättning följa upp förvaltningsplanen utifrån underlag från utföraren Ordförande i förvaltningsguppens uppdrag är att: samordna arbetet med övriga förvaltningsgruppsordförande kompetensprofil tas fram vid ersättning av förvaltningsgruppsmedlem årligen utvärdera sammansättningen av förvaltningsgruppsmedlemmar utifrån tjänstens/förvaltningsområdets behov 3.7.3 Sammankallande Sammankallande är förvaltningsgruppens ordförande. 3.7.4 Uppdragsgivare Förvaltningsgruppen får sitt uppdrag från Ineras vd. 3.7.5 Rapportering Förvaltningsgruppen stöder utföraren i rapportering av förvaltningsplanens måluppfyllelse, leverans samt budget. Denna rapportering sker tertialvis. Förvaltningsgruppens ordförande kan rapportera separat till Ineras programkontor. Sid 12/15
Rapportering av nyutvecklingsbehov sker via Ineras beställningsprocess och skickas in till programkontoret inför framtagning av verksamhetsplan. Bild 1 Ärendevägar i Beställningsprocessen 3.7.6 Sammansättning En (1) person har en ledande roll i förvaltningsgruppen (Ordförande). Förvaltningsgruppen består av 6-10 medlemmar, samt en (1) adjungerad per utförarorganisation. En förvaltningsgrupp som hanterar fler tjänster och bildar ett förvaltningsområde, ska säkerställa att minst två (2) medlemmar har expertkunskap om respektive tjänst. För att kunna bistå med nära och kontinuerligt stöd i förvaltningen bör förvaltningsgruppsmedlemmarna ha kunskap kring: funktionalitet i tjänsten kopplingar som finns till andra förvaltningsobjekt både nationellt, men också regionalt och lokalt förståelse för vad som är möjligt och rimligt att åstadkomma i tjänstenoch i vilken ordning olika förändringar och utvecklingssteg ska tas (inom förvaltningsplanens leveranser). hur användarna uppfattar och använder tjänsten behov för att lyfta användningen Medlem i förvaltningsgrupp utses för sin expertkunskap och erfarenhet inom området, och representerar inte sitt landsting i förvaltningsarbetet. Medlemmar kan förutom landsting och regioner vara representanter från kommun, myndighet eller andra intressenter. 3.7.7 Tillsättning Medlemmar till förvaltningsgruppen nomineras av ordföranden i samråd med utföraren. Ordförande och medlemmar utses av Ineras vd på en period av tre år efter avstämning med Ineras Programråd. Sid 13/15
3.8 Planeringsprocessen Samtliga landsting och regioner har beslutat om en gemensam handlingsplan för e-hälsoarbetet. Handlingsplanen som fastställdes 2012 gäller för åren 2013-2018 och innehåller en övergripande målbild för situationen 2018. Den innehåller dessutom årsvisa mål som enligt handlingsplanen bör beskrivas och aktualiseras i en årlig verksamhetsplan. Förutom årliga mål innehåller verksamhetsplanen en beskrivning av övergripande leveranser och vad som kommer att göras för att nå målen. I verksamhetsplanen fastställs den årliga budgeten efter beslut av Ineras styrelse. Verksamhetsplanen bryts ner i förvaltningsplaner med specifika mål per tjänst och vilka planerade leveranser som finns. Förvaltningsplanen är den årliga överenskommelsen/avtalet mellan Inera och utföraren. Förvaltningsplaner fastställs av vd. 3.9 Uppföljningsprocessen Inera följer upp mål och leveranser i förvaltningsplanen per tertial. Verksamhetsplanen följs upp i en årlig verksamhetsberättelse. 3.10 HUKI matris För att tydliggöra ansvarsområden inom nationell e-hälsa används en HUKI matris. HUKI står för huvudansvarig, utförare, kommuniceras och informeras. Huvudansvarig, Ansvarar för att uppgiften utförs på ett korrekt sätt. Det kan bara finnas en H för respektive uppgift. Utförare, De som utför arbetet för att uppnå uppgiften. Det kan vara flera resurser som är U. Kommunicerad, Vars åsikt är eftersökt. Tvåvägskommunikation. Informerad, De som ska vara uppdaterade på förändringar. Envägskommunikation. Sid 14/15
Utarbeta Handling splan Utarbeta Verksam hetsplan Utarbeta Förvaltni ngsplan Beskriva utfall i Tertialrapport Inera Styrelse H H H Beredningsgrupp K K I Programråd U U K I Förvaltningsgrupp I K K K Inera vd U U H K Inera programkontor U U K U Utförare K K U U Sid 15/15