Ledningsutskottets sammanträde

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-04-12 Sida 1 (21) Ledningsutskottets sammanträde 2016-04-12 Innehåll Godkännande av föredragningslista... 3 Höglandets Kommunalförbund Årsredovisning 2015 med revisionsberättelse... 4 Höglandets Samordningsförbund Årsredovisning 2015... 5 Internkontrollplan 2016... 8 Återbetalning, placering pensionsmedel... 9 Försvarsmakten, samarbete om kompetens och personalförsörjning, avsiktsförklaring...10 Riktlinjer för ansökan från integrationspotten...11 Vänskapens förening, ansökan från kommunstyrelsens integrationspott...13 Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag i Jönköpings län, bidragsansökan...14 Lönepolicy i Eksjö kommun...15 Försäljning Herrgårdsladan Eksjö Mariannelund 9:2, revidering av köpeavtal...16 Elenergi, upphandling - information...17 Markärenden...18 Flyktingmottagning, information...19 fattade med stöd av delegation...20 Ledningsutskottets protokoll 2016-03-15...21

Ledningsutskottet 2016-04-12 3 (21) Lu 45 Godkännande av föredragningslista Ledningsutskottet beslutar att godkänna redovisad dagordning. Dagordning för dagens sammanträde redovisas.

Ledningsutskottet 2016-04-12 4 (21) Lu 46 Dnr 2016-KLK0098 Höglandets Kommunalförbund Årsredovisning 2015 med revisionsberättelse Ledningsutskottets förslag till beslut. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna upprättad årsredovisning 2015 för Höglandets Kommunalförbund, samt att bevilja Direktionen för Höglandets Kommunalförbund ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015. Annelie Hägg (C), Bo Bergvall (S) och Joakim Lindström (M) deltar inte i beslutet p.g.a jäv. Direktionen för Höglandets Kommunalförbund har 2016-04-01, 5, godkänt upprättat förslag till Årsredovisning 2015 för Kommunalförbundet. Utsedda revisorer tillstyrker att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015, samt att förbundets årsredovisning för verksamheten godkänns. sunderlag Årsredovisning 2015 för Höglandets Kommunalförbund Revisionsberättelse, daterad 2016-03-29 Direktionsbeslut fört vid sammanträde 2016-04-01, 5 Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 5 (21) Lu 47 Dnr 2016-KLK0104 Höglandets Samordningsförbund Årsredovisning 2015 Ledningsutskottets förslag till beslut. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna upprättad årsredovisning 2015 för samordningsförbundet, samt att bevilja styrelsen för Höglandets Samordningsförbund ansvarsfrihet för 2015. Joakim Lindström (M) och Diana Laitinen Carlsson (S) deltar inte i beslutet p.g.a. jäv. Höglandets Samordningsförbund bildades 2011-04-01. Samordningsförbundet består av Höglandskommunerna, tillsammans med Landstinget, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Årsredovisning 2015 för förbundet har upprättats. Höglandets Samordningsförbund hemställer att kommunfullmäktige godkänner årsredovisningen avseende 2015, samt beviljar styrelsen för förbundet ansvarsfrihet. Revisorerna tillstyrker i revisionsberättelse att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015. sunderlag Årsredovisning för Höglandets Samordningsförbund, daterad 2013-04-02 Revisionsberättelse, daterad 2013-03-26 Utdrag Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 6 (21) Lu 48 Dnr 2016-KLK0051 Budgetuppföljning, kvartalsrapport KLK Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna rapporten, samt att anmäla densamma i kommunfullmäktige. Kvartalsrapport för kommunledningskontoret har upprättats och redovisas vid dagens sammanträde. Driftutfallet efter tre månader är 18,2 mnkr, vilket motsvarar 30 procent av helårsbudgeten, jämfört med riktpunkten 25 procent. Kommunledningskontorets helårsprognos för driften är 61,6 mnkr vilket motsvarar en positiv avvikelse mot budget om 612 tkr. Kommentarer till avvikelserna redovisas; Kansliet Kansliavdelningen beräknas få ett överskott om 1 380 tkr där 400 tkr avser budgetmedel för facility manager som inte blir aktuell för första halvåret, och 1 000 tkr som avser budgetmedel för e-arkiv och ärendehanteringssystemet där huvuddelen av budgeten inte kommer att gå åt under året. Budgetmedlen för medlemsavgifter är underbudgeterat och kommer ge ett underskott om 52 tkr. Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen beräknas få ett överskott om 164 tkr. Överskottet avser lönekostnader då kostekonomen vikarierar som kökschef inom barn- och ungdomssektorn under årets första månader och heller inte har så hög tjänstegrad som det är budgeterat för, samt att en nyanställning på grund av pensionsavgång börjar senare under våren än vad som tidigare var tänkt. Personalavdelningen Personalavdelningen beräknas få ett överskott om 350 tkr. Då de faktiska lönekostnaderna för bemanningsenheten är högre än det timpris som utdebiteras till köparna, sker en prishöjning från och med april. Med nytt pris räknas med ett överskott om 500 tkr, detta för att säkerställa att enheten inte går back och blir tvungen att begära in pengar från köpande sektorer. Kommunikationsavdelningen Kommunikationsavdelningen beräknas få ett underskott om 1 104 tkr vilket beror på utbildning av två nyanställda reprotekniker om 50 tkr, vikariekostnader till kontaktcenter om 300 tkr, överbemanning vid personalskifte om 250 tkr, samt besparingspunkter om 400 tkr. I underskottet ingår även ökade fiberhyror om 50 tkr.

Ledningsutskottet 2016-04-12 7 (21) Räddningstjänsten Räddningstjänsten beräknas få ett underskott om 178 tkr vilket önskas belasta resultatfonden. 100 tkr avser utbildning av deltidsbrandmän och 78 tkr avser komplettering av kommunens försäkringsskydd. Överförmyndaren Överförmyndaren beräknas få ett underskott om 22 tkr. Verksamhetens höga utfall efter tre månader beror på att kostnaderna för ensamkommande flyktingbarn återsöks hos migrationsverket under året, samt att arvoden till gode män betalas ut löpande fram till sommaren. sunderlag Tjänsteskrivelse från ekonomiavdelningen Utdrag Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 8 (21) Lu 49 Dnr 2016-KLK0083 Internkontrollplan 2016 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna upprättad internkontrollplan 2016. Internkontrollplan för 2016 avseende kommunledningskontoret har upprättats och redovisas. För att säkerställa att den interna kontrollen inte enbart fokuserar på ekonomi använder Eksjö kommun COSO:s ramverk. Där framkommer att det bör vara fokus på tre huvudområden inom den interna kontrollen: Effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheten Tillförlitlighet i finansiell rapportering Anpassning till gällande lagstiftning och förordningar För varje kontrollområde som föreslås ska området värderas utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Riskbedömning görs genom att värdera risken utifrån vilken sannolikhetsnivå det finns för att fel uppstår. Väsentlighetsanalys görs genom en bedömning vilka konsekvenser som kan uppstå vid fel. För kommunledningskontoret föreslås följande kontrollområden: - Ingångslönesättningens följsamhet mot Eksjö kommuns lönepolitik - Momsavdrag och dokumentation för representationsfakturor - Betalning av leverantörsfakturor - Besvarande av motioner och medborgarförslag - Attestförfarande av personliga leverantörsfakturor - Felaktiga löneutbetalningar - Kontering - Direktupphandlingar - Diarieförda ärenden - Kompletteringsköp av livsmedel - Dokumentation av reseräkningskostnader - Kontaktcenter sunderlag Förslag till internkontrollplan från Ekonomiavdelningen Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 9 (21) Lu 50 Dnr 2016-KLK0105 Återbetalning, placering pensionsmedel Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra till förvaltningen att verkställa pensionsskuldsinlösen med överskottsfond hos KPA. KPA delade nyligen ut ca 600 mnkr till sina kommunkunder beroende på att förvaltningen har gått så bra. Det har resulterat i att ett överskott om 2,3 mnkr har skapats i överskottsfonden hos KPA för Eksjö kommun. Det överskottet kan enbart använda till att betala premier för hos KPA. Kommunen har numera Skandia som pensionsförvaltare. Kommunens pensionsförsäkringsmäklare har dock förhandlat fram ett avtal med Skandia och KPA som möjliggör att överskottet också kan användas för att lösa pensionsskulden (ansvarsförbindelsen) som idag administreras av Skandia. En fördel med att använda detta kapital för inlösen är att löneskatt inte utgår på den premie som används. Man anser nämligen att löneskatt redan har betalats på detta kapital. Överskottet är inte garanterat utan kan när som helts återtas om läget på marknaden ändras såvida inte begäran om uttag av överskottet görs hos KPA. Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören har därför 2016-02-24 undertecknat, på kommunens vägnar, en ansökan om uttag ur överskottsfonden hos KPA. Pensionsskulden uppgick 2015-12-31 till 469 mnkr så denna inlösen är marginell i sammanhanget och kommer inte att ha så stor effekt på den årliga driftbudgeten. Då kostnader som ligger längre fram i tiden är mer osäkra föreslås inriktningen vara att lösa in kostnader för pensioner som kommer att börja falla ut i närtid. sunderlag Tjänsteskrivelse från ekonomichefen, 2016-04-05 Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 10 (21) Lu 51 Dnr 2016-KLK0106 Försvarsmakten, samarbete om kompetens och personalförsörjning, avsiktsförklaring Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att i stycket 5:1 byta ut avser mot sträva efter, samt att därmed godkänna förslag på avsiktsförklaring angående samarbete med försvarsmakten avseende kompetens - och personalförsörjning. Försvarsmaktens nya förutsättningar när det gäller personalförsörjningssystemet ställer nya krav och skapar nya möjligheter för samverkan med samhället i övrigt. Samarbete med andra arbetsgivare och organisationer är en förutsättning för att Försvarsmakten ska lyckas med personalförsörjningen. Förmågan att attrahera, rekrytera och behålla kompetent personal är av avgörande vikt för varje professionell organisation. Försvarsmakten och Eksjö kommun har diskuterat möjligheter till samarbete vad gäller kompetens- och personalförsörjning, där båda parter har ambitionen att vara en attraktiv arbetsgivare som kan erbjuda kvalificerade och utmanande arbetsuppgifter. Syftet med avsiktsförklaringen är att samarbetet ska stärka parternas långsiktiga kompetensförsörjning, främja ungdomars insteg på arbetsmarknaden och underlätta karriärväxling och flöden av personal mellan Eksjö kommun och försvarsmakten. sunderlag Avsiktsförklaring från Försvarsmakten, 2015-12-10 Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 11 (21) Lu 52 Dnr 2016-KLK0107 Riktlinjer för ansökan från integrationspotten Ledningsutskottet beslutar att tillägga i riktlinjerna att kansliavdelningen, kommunledningskontoret, bistår med information och stöd. Vidare föreslår ledningsutskottet kommunstyrelsen besluta att anta upprättat förslag till riktlinjer för ansökan ur integrationspotten. Kommunstyrelsen har 2016 avsatt medel motsvarande 400 tkr i en så kallad integrationspott. Potten är avsatt för kommunstyrelsen att satsa på olika integrationsåtgärder under året som inte var fastlagda vid årets ingång. Riktlinjer har tagits fram av vilka följande framgår: Syfte med integrationspotten De medel som finns i integrationspotten syftar till att stödja ideella föreningar och organisationer som i sitt arbete främjar och stöttar de nyanländas och asylsökandes integrationsprocess och inkludering i samhället. Vem får ansöka från integrationspotten Endast ideella föreningar och organisationer kan ansöka om medel ur integrationspotten. Dessa föreningar ska vara öppna för alla och verka enligt demokratisk anda. När kan man ansöka Löpande under året. Mini/maxbelopp för ansökan Den samlade potten uppgår år 2016 till 400 tkr. Vem ska ansökan ställas till Ansökan ska ställas till Kommunstyrelsen, Eksjö kommun, 575 80 Eksjö Innehåll i ansökan Av ansökan ska följande framgå: - Vad ansökan avser specifikt, samt på vilket sätt ansökan stödjer integrationsprocessen - Vilka målgrupper ansökan avser såsom ålder, kön, etnicitet, språkgrupper etc. - Budget som redovisar kostnader och intäkter för den aktuella ansökan - Finansieringskalkyl som beskriver övriga finansiärer som eventuellt finansierar aktuella aktiviteterna och verksamheter som ansökan avser

Ledningsutskottet 2016-04-12 12 (21) - En tidplan för hur ansökta medel ska realiseras - Föreningens/organisationens namn, organisationsnummer, kontakuppgifter och kontonummer - Föreningens verksamhetsidé enligt antagna stadgar sunderlag Riktlinjer för ansökan från integrationspotten Tjänsteskrivelse från utvecklingschef Jürgen Beck, 2016-03-31 ---- Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 13 (21) Lu 53 Dnr 2016-KLK0108 Vänskapens förening, ansökan från kommunstyrelsens integrationspott Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att bevilja Vänskapens förening 66 tkr från kommunstyrelsens integrationspott. Vänskapens förening i Eksjö kommun ansöker om 66 tkr från kommunstyrelsens integrationspott. De ansökta medlen ska användas för att underlätta de nyanländas och asylsökandes integration i det svenska samhället. Vänskapens förening har under det gångna året ägnat mycket tid till att ge nyanlända och asylsökande en god integration. Under 2015 erhölls ett kommunalt stöd om 30 tkr som stöd till detta. Vänskapens förening är en organisations som är öppen för alla oavsett etnisk bakgrund eller religiös tro. Stort fokus läggs på de nyanländas och asylsökandes situation. Föreningen försöker underlätta integrationen för dessa grupper genom att bland annat: - informera om hur det svenska samhället fungerar - upprätthålla språkcaféer - ge tolkstöd - hjälpa till med ifyllnad av blanketter - skapa aktiviteter - samarbeta med andra föreningar och nätverk för att skapa en trygg integrationsprocess - öka kunskapen hos kommuninvånare om nya kulturer - samverka med olika kommunala instanser Av ansökan framgår att av de ansökta medlen om 66 tkr avser 56 tkr hyra av lokal på Jungfrugatan i Eksjö, där de flesta aktiviteter sker som föreningen anordnar. Övriga 10 tkr avser övriga verksamhets- och arrangemangskostnader, samt vissa administrativa kostnader. Den aktuella ansökan har prövats mot de förslagna riktlinjerna för ansökan av medel ur Eksjö kommuns integrationspott. Bedömningen är att Vänskapens förening uppfyller kriterierna för ansökan ur integrationspotten. sunderlag Ansökan från Vänskapens förening, 2016-03-31 Utdrag: Ks

Ledningsutskottet 2016-04-12 14 (21) Lu 54 Dnr 2016-KLK0109 Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag i Jönköpings län, bidragsansökan Ledningsutskottets beslutar att bevilja Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag i Jönköpings län 5 tkr. Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag i Jönköpings län har inkommit med bidragsförfrågan om 5 tkr. Länskommittén mottager ansökningar från enskilda och organisationer om önskemål att få flaggor och fanor och utdelar dessa årligen på Nationaldagen i den mån som medel disponeras. Länskommitténs ekonomi baseras på bidrag från huvudmän och företag. Kommittén föreslår ett belopp om 1 tkr/år från respektive huvudman under en 5-årsperiod. sunderlag Bidragsansökan från Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag i Jönköpings län, daterad 2012-04-19 ---- Utdrag: Länskommittén av Stiftelsen Sveriges Nationaldag Jönköpings län Ekonomiavdelningen

Ledningsutskottet 2016-04-12 15 (21) Lu 55 Dnr 2016-KLK0110 Lönepolicy i Eksjö kommun Ledningsutskottets beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen. Med stöd av lönepolicyn vill Eksjö kommun utveckla en effektiv verksamhet till fördel för både kommuninvånare och medarbetare. Lönesättningen ska stimulera till engagemang och utveckling i arbetet och därigenom till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. I Eksjö kommun ska lönesättningen grundas på en regelbunden och systematisk arbetsvärdering, samt medarbetarens arbetsresultat och uppfyllande av lönekriterier ett tydligt samband mellan lön, löneutveckling och arbetsresultat finnas lönesättningen uppfattas som skälig i förhållande till arbetsuppgifter och arbetsresultat goda löne- och anställningsvillkor bidra till att kommunen på kort och lång sikt kan rekrytera och behålla duktiga och kompetenta medarbetare varje medarbetare, under hela sitt yrkesliv, kunna påverka sin lön genom att utvecklas i arbetet och förbättra sina arbetsresultat I lönesamtalet formulerar chef och medarbetare individuella mål, krav och förväntningar som finns från båda sidor för det kommande året. Samtidigt sker en uppföljning av det gångna årets arbetsinsatser så att en koppling till lön kan göras. Kommunstyrelsen ansvarar för att fastställa kommunens lönepolitik och förhandlingsdelegationen bevakar att kommunens lönepolitik tillämpas på ett konsekvent och systematiskt sätt i hela kommunen. Personalavdelningen ansvarar för och genomför löneöversynen efter samråd med förhandlingsdelegationen. Lönesättande chef ansvarar för att lönepolitiken praktiskt genomförs i respektive sektor, avdelning eller enhet. Vid ledningsutskottet överläggning framkommer synpunkter varför ärendet återremitteras. sunderlag Lönepolicy jämte tillämpningsregler, från personalavdelningen Utdrag: PersC

Ledningsutskottet 2016-04-12 16 (21) Lu 56 Dnr 2016-KLK0117 Försäljning Herrgårdsladan Eksjö Mariannelund 9:2, revidering av köpeavtal Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Kommunfullmäktige beslutade 2014, 150, att godkänna överenskommelse om fastighetsreglering, där Eksjö kommun till ägarna av Eksjö Mariannelund 9:3, Mariannelunds Gård 1, överlåter och försäljer del av Eksjö Mariannelund 9:2 (Herrgårdsladan), varvid området genom fastighetsreglering överförs till köparnas fastighet Eksjö Mariannelund 9:3. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar 2015, 36, att uppdra åt samhällsbyggnadssektorn att upprätta ny detaljplan för del av Mariannelundsgårdsområdet för att skapa förutsättningar för försäljning av Herrgårdsladan i Mariannelund, då tidigare överenskommelse på grund av strandskyddet inte till fullo gått att genomföra. Ny detaljplan redovisas vid dagens sammanträde, varefter ett nytt köpekontrakt tas fram som tecknas med stöd av delegation av exploateringschefen. Utdrag: Mät- och exploateringsc

Ledningsutskottet 2016-04-12 17 (21) Lu 57 Elenergi, upphandling - information Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Då Eksjö kommuns nuvarande elenergiavtal löper ut 2016-12-31, kommer man tillsammans med Eksjöbostäder AB, Eksjö kommunfastigheter AB och Eksjö Industribyggnader AB genomföra egen upphandling med stöd av konsult. Enligt jurister på SKL kan kommunen inte köpa direkt från kommunens bolag Eksjö Energi AB.

Ledningsutskottet 2016-04-12 18 (21) Lu 58 Markärenden Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Exploateringschefen informerar vid dagens överläggning om följande markärenden: - Tomt i Ingatorp försäljs till privatperson till en köpeskilling om 25 tkr för uppförande av garage. - Åtgärder för kommunägd skog kommer att kartläggas enligt skogsbruksplan.

Ledningsutskottet 2016-04-12 19 (21) Lu 59 Flyktingmottagning, information Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Ledningsutskottet delges vid varje sammanträde information om rådande flyktingläge i kommunen. Eksjö kommun har under mars och april månad innevarande år mottagit flyktingar enligt följande fördelning: Ålder Mars April 0-5 år 1 person 6-16 år 3 personer 3 personer 17-21 år 1 person Vuxna 2 personer 2 personer

Ledningsutskottet 2016-04-12 20 (21) Lu 60 Dnr 2016-KLK0090 fattade med stöd av delegation Ledningsutskottet beslutar att ärendena anmäls. fattade med stöd av delegation, upphandlingschefen Service- och underhållsavtal avseende två (2) styck kopiatorer (MFP) till HVB Nannylundsgatan för perioden 2016-03-01 2019-02-28 har tecknats med Konica Minolta. fattade med stöd av delegation, förvaltaren samhällsbyggnadssektorn Lokalhyresavtal Avtal tecknat 2015-11-27 med sociala sektorn. Hem för vård och boende Villan Nannylund, del av Eksjö Bykvarn 1:2. Avser perioden 2015-11-06 2016-12-31 med 12 mån förlängning om inte uppsägning sker minst 6 mån före den avtalade hyrestiden utgång. Avtal tecknat 2015-11-07 med sociala sektorn. Hem för vård och boende, Björken Nannylund, del av Eksjö Bykvarn 1:2. Avser perioden 2015-11-30 2016-12-31 med 12 mån förlängning om inte uppsägning sker minst 6 mån före den avtalade hyrestiden utgång. Avtal tecknat 2016-02-25 med barn- och ungdomssektorn avseende Valbackens Toppstuga, cafébyggnad med tillhörande campingsstugor, del av Ingatorp 4:211. Avser perioden 2016-03-01-2017-02-28 med 12 mån förlängning om inte uppsägning sker minst 3 mån före den avtalade hyrestiden utgång. Avtal tecknat 2016-03-31 med sociala sektorn. Klintens frilufts- och lägergård, samt torpstuga, del av Ägersgöl 2:1. Avser perioden 2016-04-01 2017-03-31, utvärdering sker efter säsong om eventuell fortsättning. Upplåtelse av jakt Avtal tecknat 2016-03-14 med Conny Johansson, Eksjö. Upplåtelse gäller all jakt inom fastigheten Eksjö Börsebo 1:325 perioden 2016-07-01 2017-06-30, med 12 mån förlängning om inte uppsägning sker minst 6 mån före den avtalade hyrestiden utgång. Jordbruksarrende Avtal tecknat 2016-03-31 med Mats Augustsson, Qvensås Eksjö. Jordbruksarrende sidoarrende del av fastigheten Eksjö Bänarp 4:54 avseende betesmark. Perioden 2016-03-14 2017-03-13 med 12 mån förlängning om inte uppsägning sker minst 8 mån före den avtalade hyrestiden utgång.

Ledningsutskottet 2016-04-12 21 (21) Lu 61 Ledningsutskottets protokoll 2016-03-15 Ledningsutskottet beslutar att lägga protokollen till handlingarna. Protokoll från ledningsutskottet 2016-03-15 redovisas.