Finlands svenska spelmansförbund rf

Relevanta dokument
Hallands Spelmansförbund. Enkät om besök hos spelmanslagen och verksamheten framåt

Nytt från Blekinge spelmansförbund

... och välkommen till Sörmland. Katrineholms-Kuriren önskar alla turister och sörmlänningar en riktig varm oc skön sommar, med avkopplande

Jämtland/Härjedalens spelmansförbund MEDLEMSBLAD FEBRUARI 2015 hemsida: epost:

Grupper i Gloryfires. Välkommen till The Gloryfires!

Arrangera i Glashuset 2014

Välkommen till 17:e allmänna finlandssvenska kyrkomusikfesten i Raseborg den maj 2015

Nytt från Blekinge spelmansförbund

Folkdansringen i Uppland. Distriktsinfo

OPUS 83 ARBETSBESKRIVNING FÖR STYRELSE OCH FUNKTIONÄRER Ansvarar för uppsjungningar vid repetitioner och konserter

FSB Kongress i Ekenäs den maj 2014

4 Informationsmöten i framtiden. Torsdagen Inför mässan Kl 15,30 Torsdagen Uppföljning av mässan Kl 15,30

MEDELPADS FOLKMUSIKFÖRBUNDS

Finlands svenska spelmansförbund

MANUAL UTMANARSCOUTTINGET TING TING

Chokladsalongen Chokladfest i hela Askersund. Inbjudan!

Nytt från Blekinge spelmansförbund

Barnens Sangfest i Vasa

Finlands svenska spelmansförbund

Finlands svenska spelmansförbund

INVIGNINGSTAL Carin Odelius Toyota och Roger Boström Kungälvs- Posten Kl 15,00

MANUAL TING MANUAL SCOUTGALAN

Att arrangera ett Svenskt Mästerskap

SM-veckan i Västerås Innehåll

UNDER 100 DAGAR KVAR TILL GYMNAESTRADAN!

MEDELPADS FOLKMUSIKFÖRBUNDS

Nytt från Blekinge spelmansförbund

Chokladsalongen Chokladfest i hela Askersund. Inbjudan!

Arrangera i Glashuset 2014

Kontraktet avser spelning med Attentat

Hösten Dans. Bowling. Musikcafé. Simning. Disco. Grillning vid Glänninge. Och annat kul

Hur arrangerar man Utbildningsdag och Vårmöte i Nuklearmedicin kort handledning

Finnkampen 2019 INFORMATION OM ARRANGÖRSSKAP

Finlands svenska spelmansförbund

HANDBOK. för ungdomsansvariga i FN-föreningar

Praktisk information om Rädda Barnens Ungdomsförbunds FÖRBUNDSÅRSMÖTE 2013 & TIOÅRSJUBILEUM!

Synlighet åt regionala aktörer!

EVENEMANGSPRODUKTION. Johanna Stenback, Jokowski Ab

jämtstämma med TRIAKEL

Utvärdering Seniormässa Seniormässan i Munkedals folkpark torsdagen den 2 september

RIKTLINJER FÖR SKNTs ÅRSKONFERENS

Protokoll för styrelsemöte för Norrlands Nätverk för Musikteater och Dans

Kära Operahögskolevänner! Välkomna till Vänföreningens Vårprogram 2016!

MEDLEMSBLAD 3/2015 JUNI-AUGUSTI

Gymnaestradan är en enastående upplevelse

Distriktsstadgar Malmöhusdistriktet

Bilder: Tuula Palaste-Eerola

EVENTPARTNERS SÖKES!

I... <1"28,:s 2015/145/1

Koncernkontoret Möten & Internationella Relationer

Kommunikation. Tillsammans och var för sig. Åsa Bergström, Kommunikationsansvarig Riksidrottsförbundet

Kallelse till Svenska FN-förbundets kongress 2015

Kan och skall. instruktion till arrangörer av BARNLEK

Västlands Hembygdsförening

Nytt från Blekinge spelmansförbund

Glashuset Ytan är 5,5 x 5,5 = 30 m2. Fönster: 128 x 263 cm Glashuset har 29 fönster

Ådran har haft mycket för sig under våren. Bokenäsets Ådra Maj 2011

Affärsutveckling och marknadsföring. Marknadsföringens verktyg

Ansökan evenemangsbidrag 2019

Hej alla elever på K u l t u r s k o l a n!

Nytt från Blekinge spelmansförbund

Res tillsammans. Gruppresor och charter

Bilaga till tävlingspolicy - För koordinatorer. Uppdaterat

Finlands svenska spelmansförbund

EN GLIMT A V P ARADISET Borgå stifts Barnkörsstämma på Kimitoön

ARRANGEMANGS- GUIDE. Er väg till ett bättre arrangemang

Motion till årsmöte 2009 om stadgeändringar, förändrat och uppdaterat dokument för Policies, ordningsregler och arbetsbeskrivningar.

Sponsringskoncept E. O N I B U W O R L D C U P B I A T H L O N Ö S T E R S U N D

Ännu hinner du med man kan efteranmäla sig fram till 15.4

VÄGLEDNING FÖR DIG SOM ORDNAR EVENEMANG I VASA

Kallelse till Svenska FN-förbundets kongress 2015

Handledning för arrangör av Regionslägret

Borlänge Skolors Musikkår

Inbjudan: Earth Hour mars släcker vi för en ljusare framtid. Släcker du? Från Världsnaturfonden WWF

Svenska Squaredansförbundet

Samarbete med företag Information och handledning för distrikt och föreningar

Upplev Kilsbergskanten

Protokoll fört vid styrelsemöte för Dusty Road Blues

VÄLKOMNA TILL KULTURCREW

Vägledning om insamling

Lyckeby Bordtennisklubb och Blekinge Bordtennisförbund inbjuder till

Ordinarie telefonmöte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 01 augusti klockan Kod:

Distriktsinfo nr 1/2017

Stora mjuka snöflingor faller utanför kansliets fönster. Ett nytt år - Folkdansringen Stockholms jubileumsår då vi firar 100 år har börjat!

VÄLKOMNA TILL KULTURCREW

Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll från styrelsemöte 16 augusti 2018

Bok 4. Marknadsföringens verktyg Personlig försäljning. Starta eget

SverigeCupen - en fantastisk möjlighet

Uppföljningsmöte: Inspirations- och Festivaldagen 2013

Inbjudan: Earth Hour mars släcker vi för en ljusare framtid. Släcker du? Från Världsnaturfonden WWF

Höstlov i Tingsryd Gratis aktiviteter och arrangemang för barn och ungdomar under höstlovet 2018

Projektplan för den 25 sång- och musikfesten i Helsingfors 2021

Information om arrangörsskap finnkampen 2014 / 2015

EUROPA NOSTRA SVERIGE

FUNKTIONÄRER? NÄR SKA VI PLANERA? KONTAKTPERSONEN ROLLER I ARRANGÖRSTEAMET? DROGFRIAKTIVITET TYDLIG MÅLBILD - HUR MÅNGA? s.7

Till deltagande lag USM/RM Final Four 2017

Stadgar för Uppsala Spelmanslag Organisationsnummer

FSB Kongress i Lovisa den maj 2016

Gambia tour 5-10 februari Upplev det bästa av Gambia tillsammans med mig och vår fina personal på One World Village Guesthouse!

Transkript:

Finlands svenska spelmansförbund rf Minneslista för stämmo- och förbundsdagsarrangörer (och förhoppningsvis några goda råd) 1. Organisation Börja planeringen i god tid före stämmodatumet (minst 1 år). Sammankalla ett allmänt stämmoarrangörsmöte. Utse en arbetsgrupp bestående av en ordförande/sammankallare ansvarspersoner för kansli, ekonomi, bespisning, inkvartering, trafik, fester, gäster, ljud, reklam annons och media, o.s.v. en kontaktperson till förbundsstyrelsen. Kärntruppen behöver inte vara stor. Håll möten ofta, i synnerhet i slutskedet. Protokollför noggrant alla möten och beslut. 2. Samarbete med förbundet Diskutera de ekonomiska ramarna för stämman med spelmansförbundets ordförande och organisationssekreteraren. Kom överens med organisationssekreteraren om arbetsfördelningen mellan förbundet och stämmoarrangören. Tag kontakt med stämmoutskottet för råd vid planering av program och praktiska arrangemang. 3. Lokalt samarbete Kontakta den egna kommunens eller stadens kulturbyrå. Diskutera andra eventuella evenemang i anslutning till stämmodatumet samt möjlighet att få ekonomiskt eller materiellt stöd, t.ex. skolor, utrymmen, bespisning, välkomstkaffe, konsertplatser. Kom ihåg! Avtal bör skrivas om allt som har med ekonomin att göra.

4. Funktionärer Praktiskt arbete finns. Tag kontakt med andra föreningar på orten och förhandla om talkojobbare i god tid. Om så behövs, ge dem något i gengäld, t.ex. gratis inträde eller gemensam fest efter avslutad stämma. Direkt ekonomiskt stöd kan vara problematiskt. 5. Bokning av utrymmen och platser Boka alla utrymmen för program och inkvartering så tidigt som möjligt! Festplatser där det finna flera utrymmen som är tillgängliga för stämmodeltagarna fungerar ofta bra. 6. Program Konserter och danstillställningar. Försök att arrangera minst två större publika tillställningar med inträde. Det är viktigt för spelmansmusikens och spelmansförbundets synlighet och bra för ekonomin. En sådan tillställning med dans för allmänheten ordnas vanligen på lördagskvällen. Om det finns möjlighet kan man gärna se till att ha ett mindre dansgolv för småskalig folklig dans (vidtala dansspelmän?) I samband med lördagskvällens tillställning ordnar SLS/Finlands svenska folkmusikinstitut (FMI) en Traditionshörna där enskilda spelmän, vissångare, små grupper eller liknande ges att uppträda. Personal från FMI kommer att ta kontakt för att diskutera utrymme för Traditionshörnan. Buskspel Viktigt!: Tänk på att det behöver finnas möjlighet till buskspel vid de olika tillställningarna. Var kan man buskspela inomhus om det blir regn, kallt eller för myggigt? Kan man buskspela någonstans där man inte stör sovande? Bygdespelningar små informella, intima konserter kan ordnas på olika offentliga platser runtom i bygden, gärna också på vårdinrättningar och seniorboenden. Minikurser i spel, dans och sång Gärna med lokalt tema. Utrymmen? Organisationssekreteraren kan tipsa om vem som vid behov kan hjälpa till med kursplanering.

Pubjam eller en jampub" i anslutning till stämmoevenemangen? Vädret. Kom ihåg att beställa vackert väder, men om arrangemangen är väderkänsliga, gör upp en vädersäker plan B. Tänk på detta också då annonsering planeras. Teknik Det behövs vanligen ljudförstärkning vid större tillställningar. Kolla också ljuset på scenen. Kan behövas tilläggsljus. Även vid mindre platser för framträdanden kan behövas tillgång till el för elbasar och -gitarrer. Tidtabeller för konserter- och dansspelningar bör följas, kom ihåg tid för scenbyte och annat. Spellistor skall göras upp i förväg och tiderna meddelas de berörda lagen. Spellistor på synlig plats för publiken och bakom scen. Kom ihåg inkastare till hjälp vid de större spelningarna. Kom ihåg nöjestillstånd, talko- o ansvarsförsäkringar, Teostoanmälning i förväg får inte heller glömmas. 7. Stämmolåtar Allspelslåtar försedda med ackord och helst en andra stämma distribueras i sista numret (Nr 4) av Fiolen min året före stämman och på Spelmansförbundets hemsida. Låtarna får gärna vara hämtade ur den lokala traditionen och man skall tänka på att de skall låta bra då en massa spelmän med olika spelstil spelar dem tillsammans. 8. Stämmomärket Stämmomärket skall innehålla förbundets hjärtsymbol och ha texten: Spelmansstämma i (ortens namn) datum Finlands svenska spelmansförbund r.f. 9. Bussar Kom överens med organisationssekreteraren om beställning av bussar till, från och under stämman. Om den lokala arrangören skall boka transporter, begär minst 2 offerter. Kom ihåg att också specificera bussarnas användning för transporter under stämmodagarna. Mycket viktigt med tanke på arbetstidsbestämmelser för chaufförer! Skriv avtal.

Gör upp och informera deltagarna om busstidtabeller för alla skeden av stämman. Beakta instrumenttransporter. De som kommer med egen bil till stämman skall anmäla om de vill åka med gemensam transport under stämmodagarna. Fastslagna transport- och andra tidtabeller får inte ändras om information därom inte med säkerhet når alla stämmodeltagare. Bussvärdar/ programvärdar välinformerade och nåbara på mobiltelefon vid bygdespelningar och utfärder. 10. Inkvartering Spelmän i en grupp (lag), borde inkvarteras på samma plats. Vid massinkvartering: Kontakta räddningsverket angående räddningsplan, nattvakter eventuellt med väktarkort etc. Ingen massinkvartering, om antalet intresserade är väldigt litet. Överväg i så fall andra billiga alternativ. 11. Mat Bespisning med varm mat minst en gång om dagen. Förslagsvis t.ex. kl. 11.30-14.30. Undersök om lokalt cateringföretag är billigare än skolmat. Kolla morgonfrukostens serveringstid med hotellen så att alla hinner äta. För andra måltider kan man överväga kioskförsäljning (kan skötas av någon utomstående företagare eller förening) som är öppen dygnet runt där man kan köpa rejäla smörgåsar etc. Beträffande matbiljetter, försök med en biljett för hela tiden, med t.ex. rutor som kryssas i för varje måltid. Försäljning av grillkorv vid dansen kan ges ut åt lokal förening el. dyl.? (lika som kioskförs?). Kom ihåg specialdieter! 12. Information till medlemskåren Informera medlemmarna om stämman via Fiolen min och Spelmansförbundets hemsida. Preliminär info i Fiolen min Nr 1 och detaljerad info med program i Nr 2. Bilder från stämmo-orten är viktigt. I samband med inbetalningskort medföljer programinfo. 13. PR och marknadsföring

Kontakta de lokala TV, radio- och tidningsmedierna. Föreslå TV-sänd högmässa/konsert. Sändningar i riks- eller lokalradio från konserter och danser. Förbundet kan bistå med kontakt till riksmedierna. PR och infomaterial, programblad, dekaler, klistermärken, T-shirts mm. Försök sälja annonser för program el. likn. till lokala företag. 14. Inbjudningar Spelmansförbundet bjuder in... och i samråd med lokala stämmoarrangören 15. Försäljning Möjlighet till försäljning av noter, skivor och annat. SLS/FMI brukar önska 2 3 rejäla bord för sin försäljning och säljer ibland även andras produkter på begäran. Även Spelmansförbundet önskar minst ett bord för sina produkter. 16. Staff Lokala arrangörerna får gärna synas med namnlapp eller något annat kännetecken på stämman. Spelledarna skall ha tillgång till kontaktpersoners mobiltelefonnummer. 17. Redovisning Redovisningen till Spelmansförbundet består av en textdel och en sifferdel. Textdelen utgörs av en berättelse/utvärdering. Berättelsen skall spegla den lokala arrangörens erfarenheter från stämman och planeringsarbetet och kan uppta t.ex. framgångsrika koncept, mindre lyckade lösningar, problem, förslag till kommande arrangörer glädjeämnen och bekymmer. Resultaträkning... Utlys ett allmänt möte efter stämman när allt är redovisat och uppordnat. Gör en utvärdering av stämman tillsammans med stämmoutskottet. Ta emot både ris och ros och protokollför noggrant allt. Dela med er till kommande stämmoarrangörer om de så önskar. Tänk gärna på när ris utdelas, att folk kan ha arbetat med själ och hjärta. På så sätt kan vi bli bättre tillsammans.

Förbundsdag och Vinterstämma För förbundsdagsarrangemang tillämpas ovanstående enligt behov och de lokala förutsättningarna. Välkomstkaffe och smörgås före mötet (kan stad/kommun sponsorera?) För själva mötet är det bra att reservera ca 1,5 timmar Att börja mötet lördag eftermiddag ca kl 16 har visat sig fungera bra. För förbundsdagsmötet behövs en mikrofon för ordförande och gärna en trådlös mikrofon för mötesdeltagarna. Ett mötesrum för ca 50 personer behövs Utrymme för styrelsens konstituerande möte t.ex. på söndag förmiddag Middagsmeny görs i samråd med kansliet Utrymmen för buskspel behövs! Måste diskuteras i förväg med hotellet. Adressuppgifter till Spelmansförbundet: Kansliet: Pia-Stina Sarin, tfn 06-764 4150, 0500-560 209, kansliet@spelmansforbundet.fi Stämmoutskottet 2016: Bjarne Lundsten b_lundsten@hotmail.com Anders Holmberg barogard@pp.inet.fi Birgitta Beijar-Österberg birgitta.beijar-osterberg@korsholm.fi Börje Jönsas borje.jonsas@sulo.fi Ann-Christin Strang ann-christin.strang@edu.kokkola.fi

LYCKA TILL! Påbörja planeringen aug sep okto nov dec janu febr mar apri maj juni juli