Umeå universitet Institutionen för medicinsk kemi och biofysik 901 87 Umeå Arbetsmiljöplan 2014 Institutionen för medicinsk kemi och biofysik
Sid 2 (11) 1. ÅRLIGEN UPPRÄTTADE DOKUMENT... 3 1.1 Uppföljning av arbetsmiljöarbetet föregående år (2013)... 3 1.2 Statistik, årlig uppföljning föregående år (2013)... 4 1.3 Undersökning av arbetsmiljön innevarande år (2014)... 5 1.3.1 Arbetsmiljömål fysisk arbetsmiljö... 5 1.3.2 Arbetsmiljömål psykosocial arbetsmiljö... 5 1.4 Handlingsplan för 2014... 6 2. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE VID INSTITUTIONEN... 7 2.1 Delegationsförteckning... 7 2.2 Rutiner för undersökning av arbetsmiljön... 8 2.3 Rutiner för informationsspridning inom institutionen... 9 2.4 Rutiner för medarbetarsamtal... 9 2.4.1 Lönepolicy... 9 2.5 Rutiner för kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering... 9 2.6 Rutiner vid stöld och sabotage... 10 2.7 Rutiner vid brand... 10 2.8 Rutiner vid anmälan av olycksfall eller tillbud... 11 2.9 Sammanställningar och dess framställan... 11 2.10 Riskbedömning... 11
Sid 3 (11) 1. Årligen upprättade dokument 1.1 Uppföljning av arbetsmiljöarbetet föregående år (2013) Uppföljningsfrågor ja nej Kommentar Är uppgiftsfördelningen/delegationen i arbetsmiljöarbetet tydlig för alla medarbetare? Har arbetstagare och arbetsmiljöombud fått möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet? Har regelbundna undersökningar av arbetsförhållandena genomförts? Arbetsmiljörond genomförs årligen. Finns heltäckande och fungerande rutiner för att i det dagliga arbetet identifiera faror och brister samt göra riskbedömningar i arbetsmiljön? Regelbundna arbetsplats träffar (APT) genomförs där dessa ämnen tas upp och diskuteras. Har medarbetarna tillräckliga kunskaper om risker i arbetet för att undvika ohälsa och personskador? Varje anställd har erhållit en informationsfolder om risker med arbete vid inst. Inför förändringar i verksamheten, har det gjorts konsekvensbedömningar av arbetsmiljön? Det har inte skett några förändringar i verksamheten. Har åtgärderna i handlingsplanerna genomförts enligt tidtabell? Har vidtagna åtgärder gett förväntat resultat? Med något enskilt undantag, vilka dock har genomförts inom kort tid därefter.
Sid 4 (11) Har de som fått uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet de kunskaper, resurser och befogenheter som behövs för att kunna utföra uppgifterna? Då institutionen har nytt arbetsmiljöombud bör denne få ta del av relevanta kurser. Har det kommit några nya föreskrifter från Arbetsmiljöverket som är tillämpliga i verksamheten? Har ev arbetsskador och tillbud anmälts och utretts Inga arbetsskador eller tillbud har uppkommit under året. Har resultatet från NMI-undersökningen bearbetats och utmynnat i åtgärder (tas med i handlingsplanen) NMI har ej genomförts detta år. 1.2 Statistik, årlig uppföljning föregående år (2013) Punkter Arbetsmiljörond Kommentarer Genomförd enligt plan. Medarbetarsamtal genomförda (%) Sjukfrånvaro (>28dgr, antal pers.) Olyckstillbud (antal) Arbetsolycksfall/- sjukdomar (antal) Övrigt 15% (Endast samtal med prefekt. Alla anställda erbjudna samtal med prefekt men många genomförda med gruppledare) 0 0 0
Sid 5 (11) 1.3 Undersökning av arbetsmiljön innevarande år (2014) 1.3.1 Arbetsmiljömål fysisk arbetsmiljö Den fysiska arbetsmiljön inom institutionen ska kännetecknas av: ett bra klimat avseende temperatur, luftkvalitet och belysning ergonomiskt riktiga arbetsplatser utrustning anpassad för människans förutsättningar för att undvika skador en säker hantering och förvaring av kemikalier och radioaktiva ämnen säkerhet avseende brand, stöld och sabotage 1.3.2 Arbetsmiljömål psykosocial arbetsmiljö Den psykosociala arbetsmiljön inom institutionen ska kännetecknas av: att kontinuerligt se över personalens kompetensutvecklingsbehov att alla anställda ska känna sig delaktiga i sitt arbete att alla anställda ska känna stimulans, respekt och trygghet att jämställdhet råder mellan könen att diskriminering på grund av etnisk, religiös eller annan bakgrund inte får förekomma
Sid 6 (11) 1.4 Handlingsplan för 2014 OBS! Handlingsplanen innehåller enbart arbetsmiljöåtgärder som har en tidsplan och inte omedelbart kan åtgärdas. Avvikelse/problem Ev. bruk av gammal, icke CE-märkt utrustning som kan orsaka elstötar, explosioner eller annan skada. Hög risk Annan risk Åtgärd (mätbar/nyckeltal) Ansvarig Tidsplan / Klart när? Tas ur bruk/registreras Andrei Chabes Oktober 2014 Uppföljd När/hur? November 2014 Avslutad När? Novembe r 2014
Sid 7 (11) 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete vid institutionen Institutionen leds av prefekten som också har ett övergripande ansvar för arbetsmiljöfrågor. Till sin hjälp har prefekten en ställföreträdande prefekt och en arbetsmiljögrupp. Arbetsmiljögruppen består av prefekten (Andrei Chabes, ordf./smk), en administratör (Clas Wikström), arbetmiljöombudet Elin Larsson, ersättare Clas Wikström, miljörepresentant Anna Karin Nilsson, brandskyddsombudet (Pia Osterman) och kontaktpersonen för strålskyddsarbetet (Anna Shetsova). Förutom dessa personer finns även en ansvarig för brandfarliga ämnen (Jürgen Schleucher) Institutionen har även en lokal samverkansgrupp (LSG) som sammanträder regelbundet. Den lokala samverkansgruppen består av prefekten, ställföreträdande prefekten, administrativa samordnaren (Ingrid Råberg), representant för doktoranderna (Ulf Persson) samt representanter för de olika fackföreningarna. En bra arbetsmiljö är av stor betydelse för att institutionen ska kunna rekrytera kvalificerade medarbetare och studenter vilket i sin tur är grundläggande för att institutionen ska kunna producera konkurrenskraftig forskning och bedriva högkvalitativ grund- och forskarutbildning. Det är viktigt att poängtera att alla medarbetare har ett handlingsansvar för arbetsmiljön inom sitt verksamhetsområde, även om specifika uppgifter hänförs till specifika personer/arbetsgrupper. Följande övergripande riktlinjer ska vara vägledande för institutionens arbete med arbetsmiljöfrågor: att arbetsmiljöverksamheten skall vara en integrerad del av institutionens totala verksamhet att ingen skall drabbas av psykisk eller fysisk ohälsa eller skador på grund av arbetet att prefekt och de som tilldelats uppgifter i arbetsmiljöplanen skall ha kompetens, befogenheter och resurser att lösa sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt att alla nyanställda och studerande skall få erforderlig introduktion om sin nya arbetsplats att institutionen ska verka för att negativ miljöpåverkan från vår verksamhet minskar att utbilda, stödja och motivera personal att utföra sina uppgifter på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt, där tillämpliga delar av lagstiftning och föreskrifter utgör en miniminivå 2.1 Delegationsförteckning Uppgift Ansvarig Namn Tidplan Arbetsledning för personal o forskargrupper Respektive gruppledare Löpande Psykosocial genomgång Prefekt Andrei Chabes Årligen Skyddsrond fysisk miljö Prefekt/Arbetsmiljöombud Andrei Chabes/Anna Karin Nilsson (f.d. arbetsmiljöombud) Årligen Kartläggning av risker Prefekt/Arbetsmiljöombud Andrei Chabes/ Elin larsson (nuvarande Årligen
Sid 8 (11) arbetsmiljöombud) Kartläggning av utrustningsbehov Uppdatering av ansvarsområden Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Löpande Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Terminsvis Sjukfrånvaro Prefekt Andrei Chabes Löpande Utvecklingssamtal TA-personal Prefekt Andrei Chabes Årligen Utvecklingssamtal övriga Prefekt och gruppledare Andrei Chabes och gruppledare Årligen Uppföljning av doktorandernas situation Studierektor forskarutbildning Jürgen Schleucher Löpande Handlingsansvar kurser Studierektor grundutbildning Andrei Chabes Löpande 2.2 Rutiner för undersökning av arbetsmiljön En kombinerad arbetsmiljö- och brandskyddsrond sker årligen i januari. Vi denna deltar prefekten, arbetsmiljöombudet, brandskyddsombudet, KBCs servicechef samt alla som vill från arbetsmiljögruppen. Vid olika tillfällen har även olika representanter för Umeå universitet samt HAMO deltagit. Dokumentationen sker genom att ett åtgärdsprotokoll upprättas för varje rum på institutionen. Förslag på åtgärder överlämnas sedan till respektive rumsansvarig person. Information sker via e-post och de anslagstavlor som finns på plan 5 i kemihuset. Institutionens gruppledare träffas den första måndagen varje månad för övergripande diskussioner om forsknings-, forskarutbildnings-, och grundutbildningsfrågor. Minnesanteckningar från dessa möten skickas till all personal via e-post. Varje månad genomförs också ett möte, APT, mellan prefekt och de olika personalkategorierna där olika arbetsmiljörelaterade frågor ventileras. Prefekten utför medarbetarsamtal med alla lärare samt med TA-personal som är gemensam för institutionen. Medarbetarsamtal med forskargruppernas TA-personal, doktorander och postdoktorer har delegerats till respektive gruppledare, men anställda som önskar erbjuds också möjlighet till medarbetarsamtal med prefekten. Ambitionen är att dessa samtal ska genomföras årligen. En mall för dessa samtal har utarbetats och kan rekvireras från prefekt eller administratör. Vid medarbetarsamtalet kan också lönefrågor tas, alternativt kan ett särskilt lönesamtal hållas.
Sid 9 (11) 2.3 Rutiner för informationsspridning inom institutionen Information sker via e-post och de anslagstavlor som finns på plan 5 i kemihuset. Institutionens gruppledare träffas den första måndagen varje månad för övergripande diskussioner om forsknings-, forskarutbildnings-, och grundutbildningsfrågor. Minnesanteckningar från dessa möten skickas till all personal via e-post. Varje månad genomförs också APT mellan prefekt och de olika personalkategorierna där olika arbetsmiljörelaterade frågor ventileras. Prefekten har också utsett två stycken studierektorer. Studierektorn för grundutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om grundutbildningsfrågor, att koordinera arbetet mellan institutionens olika kurser, att koordinera arbetet mellan lärare och doktorandgrupp samt att informera institutionens anställda om nyheter och regler som rör grundutbildning. Studierektorn för forskarutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om frågor som rör forskarutbildning, att fungera som kontaktperson för doktorander inför t ex halvtidsseminarier och disputation, att fungera som kontaktperson för institutionens forskare inför registrering av forskarstuderande, samt att informera institutionens personal om nyheter och regler som rör forskarutbildning. Slutligen arrangerar institutionen vart annat år så kallade institutionsdagar då all personal gemensamt samlas för att utvärdera och diskutera institutionens arbete under tiden från de närmast föregående institutionsdagarna, samt för att planera arbetet för den närmaste tvåårsperioden. Vid dessa informationsdagar lämnas omfattande utrymme för information både från institutionsledning och från alla anställda. 2.4 Rutiner för medarbetarsamtal Prefekten utför medarbetarsamtal med alla lärare samt med TA-personal som är gemensam för institutionen. Medarbetarsamtal med forskargruppernas TA-personal, doktorander och postdoktorer har delegerats till respektive gruppledare, men anställda som önskar erbjuds också möjlighet till medarbetarsamtal med prefekten. Ambitionen är att dessa samtal ska genomföras årligen. En mall för dessa samtal har utarbetats och kan rekvireras från prefekt eller administratör. Vid medarbetarsamtalet kan också lönefrågor tas, alternativt kan ett särskilt lönesamtal hållas. 2.4.1 Lönepolicy Institutionens lönepolicy omfattar den som finns vid universitetet (dnr 300-376-13). Medarbetarsamtalet ska tillsammans med institutionens lönekriterier användas som underlag för prefektens löneförslag till dekanus. Därefter lämnar prefekten en motivering till den nya lönen, och förslag på vad man bör förbättra om man är missnöjd. 2.5 Rutiner för kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering
Sid 10 (11) Kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering ska ske enligt de principer som finns fastställda för universitetet (se http://www.anstalld.umu.se/anstallning-lon-ochpersonal/kompetens/kompetensutveckling/). Vid sjukdom ska närmaste gruppledare (handledare) ta kontakt med den sjukskrivne senast efter två veckors sjukfrånvaro. Prefekten och närmaste gruppledare ska i samråd med prefekten uppmuntra och stödja regelbunden kontakt med arbetsplatsen (en kontaktperson ska utses om den sjukskrivne så önskar). Den sjukskrivne ska informeras om möjligheten till kontakt med företagshälsovården. Vid sjukskrivning över 4 veckor ska en rehabiliteringsutredning göras. Prefekten har ansvaret för att utarbeta en rehabiliteringsplan i samråd med den sjukskrivne (och tillsammans med fakultetens personalsekreterare och ev. företagshälsovård) och att den skickas till försäkringskassan inom 8 veckor. Prefekten ansvarar för att initiera rehabiliteringsåtgärder i enlighet med denna. 2.6 Rutiner vid stöld och sabotage För att förebygga stöld, sabotage och intrång åvilar det all personal att tillse att låsanordningar fungerar och att dörrar är låsta när de skall vara det. Vid stöld, sabotage eller demonstrationer innanför institutionens dörrar görs en polisanmälan omedelbart av den som upptäcker skadan Flytta inte på saker förrän polisen gjort en teknisk utredning såvida det inte finns risk för ytterligare skada eller om platsen omedelbart behöver saneras Den som upptäcker skadan rapporterar snarast till intendenten för KBC-huset Intendenten för KBC-huset informerar universitetets säkerhetsansvarig (lokalförsörjningen). Uppföljning och åtgärder för att om möjligt undvika förnyade skadetillfällen. Ansvarig: prefekten 2.7 Rutiner vid brand Ring 112, ange institution och byggnad enl. bilaga. Den som larmar brandkår möter brandpersonalen och visar dem brandplatsen I utrymningsvägar och korridorer finns rökdetektorer och om dessa tjuter går larm direkt till brandkåren som med larmet också får uppgift om var det brinner Alla som vistas i huset skall gå till anvisade uppsamlingsplatser Studenter skall varje år informeras om utrymningsvägar och uppsamlingsplats Lärare lämnar lokalen sist vid larm
Sid 11 (11) Brandsäkerhetschecklista att använda vid arbetsmiljörond Fungerar branddörrar och luckor samt håller de tätt vid stängning? Finns tillräckligt med släckningsutrustning samt är den rätt placerad? Kan personalen hantera brandsläckningsutrustningen? Finns utrymningsplaner och är utrymningsvägar tydligt markerade? Känner personalen till utrymningsplanerna och har de haft möjlighet till övning av utrymning? 2.8 Rutiner vid anmälan av olycksfall eller tillbud Varje arbetstagare ansvarar för att tillbud om olycksfall och inträffade olycksfall orsakade av brister i institutionens arbetsmiljö anmäls. Blankett för anmälan finns hos Arbetsmiljöombudet och på universitetets hemsidor som också tar emot anmälan. Arbetsmiljöombudet överlämnar omedelbart en kopia av anmälan till berörd ämnesområdesansvarig för ev. åtgärder. Arbetsmiljöombudet sammanställer och vidarebefordrar till prefekten årsvis, senast 1 mars. 2.9 Sammanställningar och dess framställan Olycksfallsstatistik sammanställs av arbetsmiljöombudet och prefekten årsvis. Statistik över sjukfrånvaro sammanställs på årsbasis och bifogas protokoll som upprättas vid arbetsmiljörond som utföres i maj. Uppgifter om sjukfrånvaro kommer att tillställas institutionen från centrala administrationen uppdelad på kort- och långtidssjukskrivningar. 2.10 Riskbedömning Riskbedömningar sker av alla anställda enligt färdiga protokoll. Rutinerna för detta arbete har beskrivits för alla anställda via den informationsfolder som alla nyanställda måste läsa innan de börjar arbeta vid institutionen. Alla genomförda riskbedömningar finns dokumenterade i en speciell pärm som finns i varje forskningslaboratorium. Institutionens studierektor för grundutbildning har, tillsammans med de kursansvariga lärarna, också som ansvar att ha en genomgång om hur riskbedömningar ska utföras för alla grundutbildningsstudenter.