Kommunfullmäktige 26 maj 2003 Plats och tid för sammanträdet Vallentuna Teater, Vallentuna måndagen den 26 maj 2003 kl 19.00 Kommunfullmäktiges presidium träffas samma dag kl 18.45 Kallade tjänstemän Kommundirektör Kjell Johansson Vikarierande kommunsekreterare Louise Steengrafe Vallentuna den 15 maj 2003 Ulf Nordlinder Förste vice ordförande Anna Lindholm Kommunsekreterare Tfn: 08 587 850 11 anna.lindholm@vallentuna.se 1. Upprop 2. Justering... Justeringen kommer att äga rum på kommunledningskontoret den. 3. Sammanträdets laga tillkomst 1 (16)
Innehållsförteckning: 1. Upprop...1 2. Justering...1 3. Sammanträdets laga tillkomst...1 4. Interpellationer...3 5. Frågor...3 6. Inlämnande av motioner...3 7. Valärenden...4 8. Pensionspolicy för förtroendevalda samt uppdatering av Bestämmelser om ersättning till förtroendevald...5 9. Pensionspolicy för anställda...7 10. Policy och riktlinjer för upphandling i Vallentuna kommun ärendet utgår...9 11. Budgetuppföljning 1/2003 för hela kommunen...11 12. AB Össebyhus - ärenden vid bolagsstämma 2003...15 13. Vallentuna Förvaltnings AB - ärenden vid bolagsstämma 2003...16 Sid 2 (16)
4. Interpellationer Inlämnande av interpellationer skall ske till kommunfullmäktiges sekreterare senast den 19 maj 2003. 5. Frågor Inlämnande av frågor skall ske till kommunfullmäktiges sekreterare senast den 19 maj 2003. 6. Inlämnande av motioner 3 (16)
7. Valärenden Dnr 2003.001 113 Tillkommande valärenden Erika Manthey (s) begäran om entledigande från sitt uppdrag som ersättare i kulturnämnden. 4 (16)
8. Pensionspolicy för förtroendevalda samt uppdatering av Bestämmelser om ersättning till förtroendevald Dnr 2003.040 003 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige fastställer Pensionspolicy för förtroendevalda med giltighet från 2003-01-01. beslutar om ändringar att gälla från 2003-01-01 i 4 och 17 andra stycket i nuvarande Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Antagna 1991-12-16 Ärendet Med anledning av det nyligen antagna PBF - Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda med uppdrag på hel- och deltid - och i övrigt p g a ändrade pensionsregler även för förtroendevalda som inte omfattas av PBF finns behov av att sammanfatta gällande bestämmelser i en pensionspolicy. KPA Pensions AB - kommunens leverantör av tjänster inom pensionsområdet - har anlitats för att ta fram ett förslag till Pensionspolicy för förtroendevalda. Pensionspolicyn kan sammanfattas så här: Från och med 2003-01-01 gäller PBF för förtroendevalda med uppdrag på heltid resp. deltid om minst 40% av heltid Fritidspolitiker får som kompensation för styrkt förlorad tjänstepensionsförmån en ersättning som motsvarar 3,5% av utbetald ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Ersättningen betalas ut direkt till den förtroendevalde Pensionsåtagandena enligt PBF tryggas genom beskattningsrätten Kommunstyrelsens arbetsutskott är pensionsmyndighet i kommunen och ansvarar för tolkning och tillämpning av PBF Ansökan om förmån enligt PBF görs till pensionsmyndigheten i kommunen Ansökan om ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån för fritidspolitiker görs till respektive nämnd efter anvisningar från kommunen. Till ansökan ska bifogas intyg som styrker att förlust av pensionsintjänande har skett De nya pensionsreglerna kan sammanfattas så här: Sedan 1991 är det obligatoriskt för kommuner att på begäran av förtroendevalda utge skälig ersättning för bl.a. förlorade pensionsförmåner i samband med fullgörande av förtroendemannauppdrag. 5 (16)
Tidigare omfattades större delen av den svenska arbetsmarknaden av s.k. förmånsbaserade tjänstepensioner. Sedan dess har tjänstepensionssystemen ändrats till att bli avgiftsbaserade. Med anledning av detta rekommenderar Kommunförbundet att bestämmelserna om ersättning för förlorad pensionsförmån bör ändras. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 46 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Kommunstyrelsen har den 12 maj 54 föreslagit kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Handlingar i ärendet 1. Förslag till: Pensionspolicy för förtroendevalda 2. Förslag till ändringar i "Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda" 6 (16)
9. Pensionspolicy för anställda Dnr 2003.041 003 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige fastställer pensionspolicy för anställda i Vallentuna kommun med giltighet från och med den 1 juli 2003. Ärendet Med anledning av nya pensionsbestämmelser och ny lagstiftning finns anledning att sammanfatta gällande bestämmelser och förhållningssätt i en pensionspolicy. I och med pensionsavtalet PFA har det öppnats möjlighet för flexiblare pensionslösningar. Kommunens pensionspolicy ska tydligt beskriva de lösningar kommunen beslutat om, hur olika pensionsförmåner tryggas och hur kommunen ska arbeta med pensionsfrågor. Pensionspolicyn ska kunna användas som en aktiv del i personalpolitiken bl. a. för att underlätta för kommunen att attrahera och behålla kompetent personal. Viktiga förändringar är: genom PFA sker en successiv övergång från ett tidigare förmånsbaserat tjänstepensionssystem till ett avgiftsbaserat PFA innehåller regler om rörlig pensionsålder mellan 61 och 65 år. ny lagstiftning ger anställd rätt att arbeta till 67 års ålder. KPA Pensions AB - kommunens leverantör av tjänster inom pensionsområdet - har anlitats för att ta fram ett förslag till Pensionspolicy för anställda i Vallentuna kommun. KPA har i sitt inledande arbete med policyn tagit del av rutiner och tidigare beslut och förhållningssätt i pensionsfrågor. KPA har också genom ett antal intervjuer med politiker och tjänstemän bildat sig en uppfattning om hur dessa företrädare för kommun och anställda ser på kommunens framtida förhållningssätt när det gäller pensionsfrågorna. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 47 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Kommunstyrelsen har den 12 maj 55 föreslagit kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag med tillägget att policyn skall gälla från och med den 1 juli 2003. 7 (16)
Handlingar i ärendet 1. Förslag till pensionspolicy för anställda i Vallentuna kommun. 8 (16)
10. Policy och riktlinjer för upphandling i Vallentuna kommun ärendet utgår Dnr 2003.044 003 Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen återremitterar ärendet till kommunstaben med uppdrag åt kommunstaben att behandla Nickals Steorns och Sten- Åke Adlivankins förslag till ändringar enligt nedan. Ärendet Upphandlingsansvarig har på uppdrag av kommunstyrelsen tagit fram ett förslag till policy och riktlinjer för upphandling i Vallentuna kommun. Upphandlingsansvarig har sedan tidigare tagit fram en handbok för upphandling som antogs av dåvarande tekniska nämnden 1997-11-18. Handboken är ett hjälpmedel för alla upphandlare inom kommunen. Den beskriver hela upphandlingsprocessen i detalj, exempelvis hur en anbudsöppning går till, protokoll för anbudsöppning mm. I samband med att upphandlingsfunktionen centraliserades och upphandlingsansvarig flyttades över till kommunstaben har kommunstaben tagit över ansvaret för handboken. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 48 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Yrkanden vid kommunstyrelsens sammanträde den 12 maj 56 Ordförande Sten-Åke Adlivankin yrkar med stöd av de borgerliga gruppen att policyn kompletteras med att tiden för kommande upphandlingar ska anges på kommunens hemsida. Nicklas Steorn (mp) yrkar att följande ändringar görs i policyn; En ny mening skrivs in under rubriken Inledning; Kommunen verkar för att upprätthålla en långsiktig hållbarhet. Under rubriken Formella förutsättningar ändras följande meningar: I möjligaste mån uppfyller kraven på miljömärkning enligt KRAV, Svanen, EU-blomman mfl till Uppfyller kraven på miljömärkning enligt KRAV, Svanen mfl. Meningen uppfyller krav på god trafiksäkerhet och bra arbetsmiljö ändras till Uppfyller krav på högsta möjliga trafiksäkerhet och arbetsmiljö utifrån senaste forskningsrön. 9 (16)
Tre nya punkter skrivs också in: Är producerade av miljöcertifierade producenter Minimera utsläpp av föroreningar och koldioxid. Anbudsgivare skall ange vilka delar av upphandlingskontraktet som han avser att lägga ut på annan. Under rubriken Övriga dokument ändras följande mening: Nuvarande mening upphandlingspolicyn gäller för att säkerställa effektivitet... ändras till Upphandlingspolicyn gäller för att säkerställa långsiktig hållbarhet, effektivitet... Under rubriken Upphandlingsrutiner och handledning upphandlingsenheten svarar för att ändras: Från Kontroll av att anbudsgivare uppfyller formella krav på seriositet till Kontroll av att arbetsgivare uppfyller formella krav på långsiktig hållbarhet, seriositet... Hans Strandin (s) yrkar att ärendet återremitteras till kommunstaben så att de kan behandla Sten-Åke Adlivankins och Nicklas Steorns förslag till ändringar. Beslutsgång Ordförande Sten-Åke Adlivankin ställer proposition på återremiss yrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet så att kommunstaben kan behandla Sten-Åke Adlivankins och Nicklas Steorns förslag till ändringar. Handlingar i ärendet 1. Policy och riktlinjer för upphandling 10 (16)
11. Budgetuppföljning 1/2003 för hela kommunen Dnr 2003.010 042 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige godkänner budgetuppföljningen för första kvartalet 2003. Ärendet Den första budgetuppföljningen för 2003 med nämndernas VaSaRurapporter redovisar en bedömning baserad på bokföringen t o m den 31 mars 2003. Sammanfattning Kommunens driftbudget för 2003 visar ursprungligen ett 0-resultat. Kommunstyrelsen har föreslagit ombudgeteringar från bokslut 2002 som påverkar resultatet marginellt till ca 1 mkr. En sammanställning av nämndernas beräknade budgetutfall enligt VaSaRu-rapporterna redovisas i bilaga 1 och visar ett underskott med budget med ca 19 mkr. Samtidigt visar utfallet av skatter och andra finansiella poster enligt bilaga 2 ett negativt utfall med 9 mkr. Under övrigt i resultatprognosen redovisas 2 mkr som motsvarar de tidigare beräknade höjningarna av politikerarvodena, vilka nu inte bedöms komma att genomföras under 2003. Sammantaget blir det beräknade resultatet för 2003 därmed negativt, 26 mkr. Investeringsbudgeten inklusive ombudgeterade anslag från bokslut 2002 uppgår till 79 mkr medan utfallsprognosen visar 48,7 mkr. Nämndernas prognoser redovisas i bilaga 1. I prognoserna har förutsatts att varken biblioteksutbyggnaden eller Ekebyskolans omoch tillbyggnad ska medföra några utbetalningar under året. Likviditetsprognosen enligt bilaga 2 visar att likviditeten ansträngs med det prognosticerade negativa driftresultatet. Kommunstabens kommentar Den första kvartalsrapporten för 2003 visar en fortsatt negativ utveckling för kommunens ekonomi med ett betydande negativt resultat enligt nämndernas prognoser och kommunstabens bedömning av utfallet av skatteintäkter och de övriga finansiella posterna. Trots kommunledningens uppmaningar till de s k mjuka nämnderna att vidta åtgärder för att nå en budget i balans 2003 så redovisar dessa nämnder alla negativt budgetutfall med totalt drygt 19 mkr inkl. en beräknad brist för utbetalda skolpengar med 1,6 mkr. KS arbetsutskott/budgetberedning kommer att ha förnyade kontakter med dessa nämnders arbetsutskott i avsikt att få förslag på åtgärder för att uppnå budgetbalans samt konsekvensbeskrivningar av effekterna. Nämndernas svar ska kunna avrapporteras vid 11 (16)
kommunstyrelsens behandling av denna uppföljningsrapport vid sammanträdet den 12 maj. Nämndernas VaSaRu-rapporter Nämndernas VaSaRu-rapporter redovisas i bilaga 3. Kvalitén på rapporterna är fortfarande ojämn och det brister i analyskommentarer. Kommunledningskontoret har vid olika tillfällen påtalat dessa brister för förvaltningarnas tjänstemän men det är uppenbart att ytterligare arbete måste läggas ned på att förbättra rapporterna. Samhällsbyggnadsnämnden/MTM Årsprognosen för driftbudgeten visar marginell avvikelse totalt sett. Flera av investeringsprojekten, som ännu inte slutredovisats, visar stora budgetöverskridanden. Det gäller såväl väg- som va-projekt. Prognosen för projektet Pumpstation 357 är anmärkningsvärd. Den visar att det utökade anslag som skapades genom beslut att medge omdisponering av medel från Norrängsvägen inte kommer att förbrukas under 2003. Fritidsnämnden Nämndens prognos visar ett budgetöverskridande med 155 tkr för driftbudgeten. Underskottet beror på en prognos över utfallet av föreningsbidragen. Kommunstaben konstaterar att denna bedömning avviker från den som tidigare lämnats av nämnden. Barn- och ungdomsnämnden Prognosen för driftbudgeten består av tre olika delar. Skolpengen från kommunfullmäktige till Barn- och ungdomsnämnden beräknas bli nästan 1,6 mkr högre än budgeterat. Det beror på ett kraftigt ökat antal förskolebarn jämfört med de bedömningar som låg till grund för kommunfullmäktiges beslut om skolpengens nivå. Kommunstaben anser att ökade föräldraavgifter, som blir följden av det ökade antalet förskolebarn, ska användas för att delvis täcka kostnadsökningen. Verksamheterna, som ska finansieras med skolpengen, visar kraftigt negativt utfall för första kvartalet och om detta omräknas till helår skulle det innebära ett underskott med ca 20 miljoner kr. Genom att besparingsåtgärder vidtas prognosticeras utfallet för helåret 2003 till ett underskott med 7 miljoner kronor. Nämndens s k fasta budgetram är på drygt 39 mkr. Av denna har endast ca 20 % förbrukats under första kvartalet. Prognosen för årets utfall är 0. 12 (16)
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Årsprognosen visar ett budgetöverskridande med 2,5 mkr. Det förklaras med att de interkommunala kostnaderna fortsätter att öka om än i mindre omfattning än förra året. Antalet elever i gymnasiesärskolor ökar och platserna har blivit dyrare. Kommunstaben konstaterar att nämndens budget 2003 ligger på samma nivå som utfallet för 2002. Under 2002 gjordes återbetalning av statsbidrag för tidigare år med 2,2 mkr vilket medförde en engångseffekt. Med hänsyn tagen till denna engångseffekt innebär nämndens prognos en kostnadsökning 2003 med drygt 5 % jämfört med föregående år. Socialnämnden Årsprognosen visar ett budgetöverskridande med 8,3 mkr eller 3,5 %. Samtliga nämndens verksamhetsområden visar högre kostnader än budgeterat. Förklaringen är beräknade volymökningar eftersom budgeten, som är 4,5 % högre än utfallet för 2002, endast anses kompensera för normala kostnadsökningar inom oförändrad verksamhetsvolym. Några effekter av besparingsåtgärder kan inte noteras i socialnämndens prognos. Gemensamma och finansiella poster Skatteintäktsprognosen baseras på Kommunförbundets senaste bedömning gjord i mars 2003. Den innebär en väsentlig nedjustering av 2003 års skatteintäkter med en negativ avräkningspost jämfört med de förskottsbelopp som betalas ut. Lägre skatteintäkter och ett något sämre utfall än budgeterat för skatteutjämningen innebär negativ budgetavvikelse med 11 mkr. Statsbidrag inkl. det generella sysselsättningsstödet samt mellankommunal utjämning bedöms ge en positiv budgetavvikelse med 2 mkr. Resultat- och likviditetsprognos Med de ovan redovisade prognoserna beräknas resultatet för 2003 komma att bli negativt, - 26,2 mkr. Detta medför en fortsatt finansiell belastning jämfört med förutsättningen enligt fastställd budget. Delvis kompenseras detta genom att investeringarna bedöms bli något lägre än budgeterat på grund av kommunstyrelsens förslag om senarelagda investeringar. Detta ärende har dock återremitterats av kommunfullmäktige och något definitivt beslut föreligger ännu inte varför investeringsprognosen måste anses något osäker. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen överlämnar BUF 1/2003 till kommunfullmäktige kompletterat med förslag till uppdrag till berörda nämnder efter de kontakter som budgetberedningen kommer att ha med nämndernas arbetsutskott. 13 (16)
Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 50 överlämnat ärendet till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande med reservation för eventuell komplettering efter att budgetberedningen har träffats den 12 maj. Kommunstyrelsen har den 12 maj 57 föreslagit att kommunfullmäktige godkänner budgetuppföljningen för första kvartalet 2003. Handlingar i ärendet 1. Mål- och budgetuppföljning kvartal 1 (separat) 2. Drift och investeringar 2003 3. Resultat och likviditet 2003 14 (16)
12. AB Össebyhus - ärenden vid bolagsstämma 2003 Dnr 2003.045 042 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att vad gäller ärenden vid ordinarie bolagsstämma 2003 i AB Össebyhus uppdra åt ombudet att: 1. Fastställa resultat- och balansräkning för bolaget avseende räkenskapsåret 2002. 2. Besluta att vinsten disponeras i enlighet med styrelsens förslag. 3. Bevilja styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2002. Lars-Bertil Ohlsson (kd) deltog inte i beslutet på grund av jäv. Ärendet Ordinarie bolagsstämma för AB Össebyhus föreslås 2003 äga rum i anslutning till kommunfullmäktiges sammanträde den 16 juni. Till kommunens ombud vid bolagsstämman för 2003 har kommunfullmäktige utsett Sten-Åke Adlivankin. Kommunstaben AB Össebyhus årsredovisning för 2002 har avlämnats av styrelsen 2003-03-20. Revisorns berättelse med tillstyrkan om ansvarsfrihet är daterad 2003-04-03. Den förtroendevalda lekmannarevisorn har lämnat sin granskningsrapport 2003-04-11. Enligt årsredovisningen uppgår årets resultat till 1 290 733 kronor. Det ekonomiska utfallet tillgodoser kraven enligt fastställda ägardirektiv. Styrelsen föreslår att disponibla vinstmedel om totalt 5 847 000 kronor disponeras så att till aktieägaren utdelas 37 500 samt att i ny räkning överföres 5 809 500 kronor. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 54 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Beslutsgång Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen har den 12 maj 58 föreslagit kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Handlingar i ärendet 1. Årsredovisning 2002 2. Revisionsberättelse 15 (16)
13. Vallentuna Förvaltnings AB - ärenden vid bolagsstämma 2003 Dnr 2003.047 042 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att vad gäller ärenden vid ordinarie bolagsstämma 2003 i Vallentuna Förvaltnings AB uppdra åt ombudet att: 1. Fastställa resultat- och balansräkning för bolaget avseende räkenskapsåret 2002. 2. Besluta att den tidigare ansamlade förlusten behandlas i enlighet med styrelsens förslag. 3. Bevilja styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2002. Ärendet Ordinarie bolagsstämma för Vallentuna Förvaltnings AB föreslås 2003 äga rum i anslutning till kommunfullmäktiges sammanträde den 16 juni. Till kommunens ombud vid bolagsstämman 2003 har kommunfullmäktige utsett Lars-Bertil Ohlsson. Kommunstaben Vallentuna Förvaltning AB:s årsredovisning för 2002 har avlämnats av styrelsen 2003-03-26. Revisorns berättelse med tillstyrkan om ansvarsfrihet är daterad 2003-03-31. Den förtroendevalda lekmannarevisorn har lämnat sin granskningsrapport 2003-04-23. Bolaget har inte bedrivit någon verksamhet under 2002. Tidigare ansamlad förlust, kr 5422:24, föreslås balanseras i ny räkning. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 april 55 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Beslutsgång Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen har den 12 maj 59 föreslagit kommunfullmäktige att besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag. Handlingar i ärendet 1. Årsredovisning 2002 2. Revisionsberättelse 16 (16)