Att arrangera en Ungdomsmottagningskonferens - liten manual! 1
Innehålls förteckning Inledning 3 Förutsättningar 3 Ställe att vara på 3 Inbjudan 4 Dagsprogram 4 Kvällsunderhållning 4 Kringarrangemang 4 Maten 5 Ekonomi 5 Sponsorer 5 Utställare 5 Bil 1 Bil 2 Bil 3 Bil 4 Riktlinjer för ungdomsmottagnings konferens Avtalsexempel för föreläsare och andra Avtalsexempel för sponsorsavtal Ex på Budget o budgetposter 2
Inledning Att arrangera en ungdomsmottagning konferens kan vara skojigt, roligt, jobbigt, en stor utmaning och ett tillfälle att få göra något utöver det vanliga i sitt arbete. Hur man skall göra är inte skrivet i sten utan det går att göra på olika sätt och utifrån sina egna förutsättningar och idéer som mottagningen har som Ni arbetar på. Skillnad blir det om det är en stor mottagning med mycket personal som kan hjälpas åt, mot en liten med lite resurser och några få personer. Så det får bli efter de förutsättningar som står till buds. Denna manual skall ses som ett försök till att bygga en grund till saker som Ni nu behöver tänka på inför och under ert arbete med att skapa er konferens så arbetet flyter på så smidigt som möjligt och ger energi istället för att ta. Lycka till! Förutsättningar Det viktigaste är att förankra i organisationen att Ni får genomföra konferensen. Att chefer är införstådda med vad ungdomsmottagningskonferensen är för institution. Ha ett tänk om hur mycket krav Ni kommer att ställa på er organisation att de ska vara med och bidra och ev. ekonomiskt bidra. Återkommer under ekonomi och resursavsnittet om det. Därefter starta med att inventera hur mycket kraft och energi som Ni har möjlighet att satsa inför genomförandet av konferensen. Om Ni skapar struktur och en organisation som Ni tror på kan fungera är mycket vunnet av kraft och energi börja där! Hur många är Ni? Ska ni ha någon projektledare som ska utses? Vilka befogenheter har den/de ledarna? Ska ni arbeta i olika temagrupper som har delansvar för olika områden? Hur mycket tid skall avsättas av arbetstid.? Skall saker göras utöver arbetstid? Förankra allt med arbetsgivaren otroligt viktigt att vara tydlig om vad arbetet troligen kommer att innebär hur arbetet skall struktureras upp under det kommande året Ni har framför er. Ställe att vara på Att komma till på en attraktiv konferensanläggning kan vara svårt och i de flesta fall bör man vara ute dryga året innan man planerar att hålla konferensen för att det ska vara möjligt att få plats. En anläggning som har vana att ha stora konferenser är till stor hjälp med mycket. I de flesta fall är de kostnadseffektiva, trots att till en början kan det kännas dyrt. Var också beredd på att de tar betalt för allt extra man vill ha. Så tänk igen allt innan ni skriver avtal, för allt som tillkommer är en extra kostnad ha det med som en budgetpost en övrig post. Överväg att ta hjälp med anmälningar, registrering och hotellbokning av en konferensvan agent. Detta gör dom bra och Ni kan fokusera på allt annat. 3
Inbjudan Inbjudan bör gå ut 3-5 månader innan konferensen. Då med färdigt program och övriga hållpunkter som kan vara av intresse. Innan det kan man skicka ut en blänkare om att konferensen är på gång med ett vykort eller elektroniskt via Fsum:s adressregister. Så folk vet tidpunkten för när konferensen kommer gå av stapeln och kan planera sina kurser på sin arbetsplats. Gör en hemsida med all info och möjlighet att göra anmälan via den. Konferensagenten eller er egen organisation kan hjälpa till med det. Dagsprogram Redan med ansökan om att hålla konferensen skall det finnas någon idé om vad programmet skall innehålla. Det ska vara ett varierat innehåll så alla professioner som arbetar på en ungdomsmottagning kan få del av några intressanta programpunkter. Tänk på att tidigt formulera ett avtal med varje enskild föreläsare. Vad de ska få i arvode, behov av hjälpmedel vid sin föreläsning, reseersättning, ev. hotell osv. Annars kan den kostnaden dra iväg. Vid de sista konferenserna har det används en moderator som håller ihop programmet. Andra har valt att sköta det själva. Finns både fördela och nackdelar med vilket man väljer. Tänk igenom hur ni vill ha det. En bra moderator kan kosta en del - men kan vara väl så värda pengarna. Passa på och ta ut svängarna om det är möjligt att göra något alldeles extra det är säkert första och enda gången ni gör en konferens. Se. Bil 1 Kvällsunderhållning Ett inte allt för oviktigt inslag i ungdomsmottagningskonferensen är kvällsaktiviteter och kringarrangemangen under dagarna. Något som är uppskattat av många är att tänka till vad som är karakteristiskt för just platsen där konferensen är. Vilka lokala förmågor finns det? Vad skulle vi just vilja bjuda på? Finns det några ungdomar som vill vara med och underhålla? Gymnasieskolor med estetlinjer kan vara några att fråga? Passa på och ta ut svängarna om det är möjligt att göra något alldeles extra det är säkert första o enda gången ni gör en konferens. Kringarrangemang Några konferenser har engagerat ungdomar från olika håll genom att låta de arrangera foto o konstutställning runtom i lokalerna. Floristungdomar som gjort blomster arrangemang på konferenstemat och musikunderhållning vid olika tillfällen. 4
Att satsa på ett välkomstpaket i form av en påse/ryggsäck med innehåll är uppskattat och nödvändigt. Däri kan man ha ett färskt program, värdefull info om vad som händer, någon gåva, karta etc. Kläder till de som är med under konferensdagarna kan man fundera över. Kan vara värdefullt att deltagarna på ett lätt sätt kan se vilka personer de kan vända sig till med frågor och funderingar, förutom konferensagenten. Dokumentation av konferensen kan vara värdefull av flera anledningar ett råd är att anlita någon professionell person som båda är på plats och lyssnar och spelar in. Efteråt skriver han/hon ut och gör redaktionella tillägg. Publicera detta på hemsidan så kan deltagarna gå in där och hämta ut det efter konferensen. Viktigt att komma ihåg att avtala med föreläsarna att det är ok alla vill inte det! Utvärdering är bra att göra så man kan ge vidare erfarenheter till nästa konferensarrangör Smidigt att lägga upp den på hemsidan så kan deltagarna gå in efteråt och fylla i. Programmet gör att man får ut statistik direkt utan större problem. Maten En konferens med mat som är genomtänkt är något man inte ska missa. Variation på vad som serveras är viktigt, kött, fisk och vegetarisk. Tänk till vad det finns för specialiteter på orten som kan vara intressant att servera. Provät maten innan så Ni vet hur den kommer funka är något som rekommenderas. Gör det som en happening innan vid några tillfällen för de som är med och arbetar. Ekonomi Gör en budget, se exempel i bilagan. Det känns tryggt att planera o både stora o små drag. Tunga poster på inkomstsidan är avgiften och sponsor pengar. Revidera budget efter vägen om det blir nödvändigt, ta aktiva beslut och följ budget noga. Skaffa någon inom organisationen som kan hjälpa till med fakturor och bokföringen och bokslut. Vid något tillfälle har eventuella överskottet frusit inne för den mottagning som arrangerat konferensen på grund av den egna ekonomiska situationen på arbetsplatsen. Avtala med arbetsgivaren vad ni får lov till att använda ett eventuellt överskott. Sponsorer Sponsring från olika håll är nödvändigt i de flesta fall för att få en konferens att gå runt ekonomiskt. Sök runt omkring er lokalt om det kan finnas sponsorer! Tips är kommunen, landstinget, universitetet, Rfsu, Allmänna barnhuset, socialstyrelsen och läkemedelsindustrin. Diskutera med den sista arrangören vilka de aktuella kontaktpersonerna är på olika håll. Utställare 5
Läkemedelsindustrin vill gärna vara med och vara utställare. Tänk till om det finns lokala utställare som kan vara intressanta för deltagarna att få del av. Konferensagenten vill oftast ha betalt av varje utställare antingen per m 2 eller per bord. Kostnader tillkommer för allt som man vill ha extra, enklast är att varje enskild utställare tar kontakt med konferensagenten och gör ett eget avtal så har ni mindre jobb med att vara mellanhand. 6
Bilaga 1 Riktlinjer för Ungdomsmottagningskonferens Anmälan: intresseanmälan med motivering och förslag på tema, skall skickas in till FSUM:s styrelse 60 dagar innan årsmötet. Styrelsen främjar geografisk spridning av konferenserna. Styrelsen utser nästa års arrangör vid årsmötet. FSUM stödjer arrangerande medlemsmottagning och väljer att förlägga årsmötet på denna konferens. Stödet består av att vara en länk mellan överlämnande arrangör till kommande, genom en träff på FSUM:s initiativ. Förslagsvis under hösten och på kommande arrangörs ungdomsmottagning. FSUM vill att arrangören dokumenterar och utvärderar konferensen. Det bör ske skriftligt och styrelsen skall ha ett exemplar (MS Word). Syftet med detta är att bygga upp en kunskapsbank. Ungdomsmottagningskonferensen skall i första hand rikta sig till FSUM:s medlemsföreningar. Konferensen skall beröra tvärvetenskapliga områden. Konferensen skall främja kontakten mellan olika ungdomsmottagningar. Konferensen skall vara kompetenshöjande. Konferensen skall främja vår specifika "ungdomsmottagningskunskap". Konferensen skall vara självbärande så långt som möjligt. FSUM stödjer att avgiften är så låg som möjligt med tanke på de mindre mottagningarna. FSUM:s styrelsemöte 25/1-02, Statens folkhälsoinstitut. 7
Bil. 2 Ex. på kontrakt med föreläsare eller annan deltagande person eller grupp Person och skatteuppgifter Ungdomsmottagningskonferens i.. Personnummer:...Efternamn:. Förnamn:...Bostadsadress:... Postnummer:...Ortsnamn:... Telefon:...Mobilnummer:... Arvode: kr + Soc. avgifter Utbetalningssätt (personkonto, postgiro etc.)... Jag föredrar att preliminärskatt på min inkomst vid detta tillfälle inbetalas genom vår försorg vid inkomsttillfället med...% Härmed bekräftar och förbinder jag min medverkan som..mottagningskonferens i.... Datum Namnunderskrift Faktura skickas till: Ungdoms mott. i 8
Bil 3 Ex på kontrakt med läkemelsindustrin. erbjudas bidraga med ekonomiskt stöd till Ungdomsmottagningarnas konferens den..i... erbjuds att ekonomiskt stödja som dagsponsor den april med 100,000 sv kr för det vetenskapliga programmet i form av arvoden och omkostnader för föreläsarna. Att bjuda på Kaffe med tilltugg på förmiddagen,stå för lokalhyran den dagen och till omkostnader för priser i samband med tipspromenad som anordnas den och april.. erhåller av arrangörerna för detta en utställarplats i samband med konferensen. Får sin logotyp i programbladet synligt så det uppfattas att det tydligt är den samma som ger ekonomiskt bidrag för denna dag. Roll-ups får placeras på scenen den dagen man har bidragit till. Utöver det betalar för sina deltagare om man önskar till ett pris av.. sv kr. Arrangören tillgodoser önskemålet om att få ett speciellt rum denna dag som man bidrar till ekonomiskt, för att möta konferensdeltagarna. Får i konferensryggsäcken placera information, skall vara arrangören tillhanda 1 vecka innan konferensen, detta ombesörjer. Ekonomisk specifikation: Omkostnader för föreläsare: Kaffe med tilltugg för 550 personer a 35 kr Hyra för konferens lokalen Hyra av extra rum Omkostnader för tipspromenader 36 000 sv kr 20 000 sv kr 32 000 sv kr 2 000 sv kr 10 000 sv kr Det ekonomiska bidraget sätts in på plusgiro konto Vänligen ange ansvarsenhet.ungdomsmott. Konferensen 200?? Vårt org. Nr. är.. Er avtals person.. Företagets namn Bil 4 Ex på budget 9
Ungdomsmott.konferansen 25-27 april 2007 Intäkter Projektintäkter Anmälningsavgifter á 3 200 kr/st, 450 st 1 440 000 1440000 Ek stöd Socialstyrelsen, HIV 100 000 Ek stöd andra Örebro läns landsting, Samhällsmedicinska enheten 10 000 Umeå 10 000 Övrigt (RFSU, Stiftelsen allm Barnhusen) 15 000 Örebro universitet 20 000 Örebro kommun 25 000 Läkemedelsföretag 405 000 485 000 Summa intäkter 2 025 000 Kostnader Aktivitetskostnader Föreläsararvode, 9 personer 300 000 Startpaket 400 kr x 450 st 220 000 180 000 40 000 Mat Kaffe 35 kr x 450 st x 5 gånger 79 000 78 750 250 Lunch 120 kr x 450 st x 3 gånger 162 000 162 000 Middag ons 500 kr x 450 st 250 000 225 000 25 000 Middag tors 527 kr x 450 st 240 000 237 150 2 850 Party tis 250 kr x 150 st 45 000 37 500 7 500 776 000 740 400 35 600 Underhållning Cirkus cirkör 120 000 Musikkväll 60 000 Underhållning emellan föreläsningarna 35 000 Invigning och avslutning 40 000 255 000 Lokalkostnader Conventum hyra 3 dagar 97 000 Administration Konferensservice 40 000 Porto 10 000 Trycksaker 20 000 70 000 Övriga kostnader Presenter 100 st x 150 kr 15 000 15 000 Kringarrangemang: blommor, fotografering mm 55 000 Kläder till värdar 45 000 Hotell under konferensen, 5 rum á 1 300 kr x 3 nätter 20 000 19 500 20 pers mat, 3 dagar 35 000 Buffert 7 % för ev oförutsedda utgifter 137 000 307 000 Summa kostnader 2 025 000 10