Rektors beskrivning av prefektuppdraget (överlämnas av vicerektor/dekanus och kvitteras av tillträdande prefekt) INLEDNING Prefektens övergripande uppgifter är: att verka för att forskning och utbildning av hög kvalitet bedrivs inom institutionens verksamhetsområde och att främja institutionens samverkan med det omgivande samhället, att disponera institutionens personal och resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med gällande föreskrifter, att utveckla en god anda och kreativ miljö för alla anställda liksom för gästforskare, doktorander och studenter vid institutionen, att verka för hela universitetets utveckling och därvid vara en del av universitetets ledningsorganisation, att verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten Verksamheten vid Uppsala universitet är beroende av det sätt på vilket prefektskapet/ledarskapet utövas. En professionell organisation som universitetet kräver goda chefer och ledare. Prefekten har en strategisk roll för en effektiv verksamhet. Genom att rätt utnyttja sin egen och sina medarbetares kompetens kan prefekten bidra till engagemang, öppenhet och arbetsglädje som präglar en kreativ och framgångsrik verksamhet. Utvecklingen av ett professionellt ledarskap och av personalens kompetens kommer att vara avgörande för hur universitetets verksamhet utvecklas. GENERELL BESKRIVNING AV PREFEKTUPPDRAGET Prefekten skall inom ramen för uppdraget fullgöra de åligganden som enligt högskolelagen, högskoleförordningen, verksförordningen, lagen om likabehandling av studenter och övrig lagstiftning ankommer på rektor, inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivarens skyldigheter enligt gällande lagar och avtal på arbetsrätts- och arbetsmiljöområdena, 1
inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt miljölagstiftningen, fullgöra de skyldigheter som åvilar personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagstiftningen, i förekommande fall fullgöra de skyldigheter som åvilar den som har tillstånd enligt djurskyddslagstiftningen att använda djur för vetenskapliga ändamål, i förekommande fall inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt biobankslagstiftningen i förekommande fall i egenskap av forskningshuvudman fullgöra de skyldigheter som åvilar Uppsala universitet enligt etikprövningslagstiftningen. Utöver vad som regleras i författningar och kollektivavtal tillkommer ansvaret för att lokala beslut, riktlinjer, anvisningar och instruktioner följs. Prefektansvaret indelas i följande ansvarsområden: Verksamhetsansvar Förvaltningsansvar Ekonomiskt ansvar Personalansvar Arbetsmiljöansvar för tilldelade arbetsmiljöuppgifter enligt universitetets uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet (bilaga 2) Säkerhetsansvar Ansvar för lokaler, inredning och utrustning Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen Ansvar enligt personuppgiftslagstiftningen Ansvar enligt djurskyddslagstiftningen (i förekommande fall) Ansvar enligt biobankslagstiftningen (i förekommande fall) Ansvar enligt etikprövningslagen (i förekommande fall) Under dessa rubriker redovisas i bilaga i förekommande fall också de undantag som finns från de generella befogenheterna. Delegation Prefekten får inom ramen för gällande lokalt regelverk delegera uppgifter till annan befattningshavare inom institutionen, om inte rektor beslutat annat i särskild ordning. Prefekten har ett ledningsansvar gentemot den befattningshavare till vilken delegation har skett, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Det förutsätts dessutom att personen har 2
den ansvarsställning, de kvalifikationer och den insikt som krävs för det delegerade ansvaret. Delegation skall vara skriftlig och personlig och skall överlämnas till berörd befattningshavare som skall motta delegationen. Prefekt kan helt eller delvis återta delegation. Härmed delegeras uppgifter och befogenheter i enlighet med detta prefektuppdrag inklusive bilaga 1 samt fördelas uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt bilaga 2 till nedan angiven prefekt. Uppsala 200 - -.. Namnteckning Namnförtydligande och titel (vicerektor eller dekan) Härmed intygar jag att jag tagit del av denna uppdragsbeskrivning med bilaga 1 samt uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt bilaga 2 och åtar mig uppdraget som prefekt. Uppsala 200 - -.. Namnteckning.. Namnförtydligande.. Institution Original skickas till personalavdelningen och kopia till berört områdeskansli. Prefekten behåller en kopia. Till personalavdelningen skickas även förordnande för prefekten på därför avsedd blankett. 3
Bilaga 1 Bilaga till prefektuppdraget Bilaga till beskrivning av prefektuppdraget vid Uppsala universitet Verksamhetsansvar Universitetet skall genom forskning, utbildning och samverkan med det omgivande samhället bidra till att universitetet fullgör sina uppgifter som de uttrycks i lagar och förordningar samt i av universitetet antagna program och riktlinjer. Prefekten ansvarar för att verksamheten vid institutionen bedrivs med denna inriktning och mot uppställda mål. Prefekten skall också utarbeta en plan för utveckling av verksamheten vid institutionen samt löpande följa upp och revidera den efter verksamhetens och omvärldens förändringar. Vidare skall prefekten skapa goda betingelser för de enskilda lärarnas, forskarnas och forskargruppernas verksamhet, för institutionens utveckling liksom för studenterna och deras inflytande på verksamheten. Förvaltningsansvar Vad som i författning och avtal åläggs rektor som myndighetschef gäller även för prefekt om inte annat är beslutat. I verksförordningen (7 och 8 ) specificeras bl. a. att myndighetens chef skall hushålla väl med statens medel, verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter och på annat sätt tar tillvara de fördelar som kan finnas för staten som helhet, fortlöpande följa upp och pröva verksamheten samt vidta erforderliga åtgärder med anledning av författningsföreskrifter och särskilda beslut, i verksamheten beakta principerna om hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald, se till att allmänhetens och andras kontakter med myndigheten underlättas genom en god service och tillgänglighet, genom information och genom ett klart och begripligt språk i skrivelser och beslut, 4
se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet Prefekten skall tillse att organisation och rutiner utformas så att god intern kontroll uppnås. Detta minskar risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel, som kan medföra förluster, uppstår eller för att institutionens resurser används på ett sätt som inte överensstämmer med gällande lagar och förordningar eller som avviker från institutionsledningens och fakultetsnämndens intentioner. Av arkivlagen framgår att myndighetens arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipning, förvaltning samt forskning. Prefekten är ansvarig för offentlighetslagstiftningens tillämpning och för arkivvården på institutionen. Ekonomiskt ansvar Prefekten ansvarar för institutionens samlade ekonomi. Ansvaret innefattar alla ekonomiska åtaganden som görs vid institutionen oavsett hur de är finansierade förutom de undantag som redovisas nedan. Det innebär att prefekten också har ett övergripande ansvar för de ekonomiska beslut som fattas avseende medel som är anvisade för forskningsprojekt ledda av enskilda forskare. Prefekten ansvarar för att verksamhetens resursförbrukning löpande anpassas till den finansiering och de villkor som ges så att finansiärernas intentioner uppnås. Prefekten ansvarar för att all upphandling sker i enlighet med lagen om offentlig upphandling och universitetets riktlinjer för upphandling. Det ekonomiska ansvaret innefattar att institutionens administrativa organisation och redovisningens struktur ordnas så att bokföringsskyldigheten fullgörs enligt förordningen om myndighetens bokföring och universitetets bestämmelser. Det innebär bl a att rutiner och organisation utformas så att god intern kontroll uppnås, att redovisningsplanen anpassas till institutionsinterna informationsbehov, 5
att redovisningen löpande ger en rättvisande bild av genomförd verksamhet, att budget upprättas enligt särskilda anvisningar för institutionens samlade verksamhet samt för de enheter/projekt som har rätt att disponera medel, att ekonomisk uppföljning mot budget sker minst kvartalsvis varvid väsentliga avvikelser utreds och åtgärdas inom ramen för den fortsatta verksamheten, att delårs- och årsbokslut upprättas och avges enligt särskilda anvisningar. Prefekten ansvarar för att ansvars-, besluts- och attestordning fastställs över vem som får förfoga över institutionens medel, får genomföra upphandlingar beslutar om utbetalning, har attestansvar och ansvar för hur kontrollen skall gå till, är utsedd inventeringsförrättare Rätten att förfoga över institutionens medel innebär ansvar för att medelsanvändningen är motiverad av verksamheten, ligger inom ramen för vederbörandes uppgift samt att det finns medel disponibla för ändamålet. Prefekten har rätt att fatta beslut i institutionens ekonomiska ärenden med undantag av följande beslut som fattas av konsistoriet, rektor eller annan befattningshavare som fått särskild delegation därom: om delegering av attesträtt. om att placera medel i annan form än på universitetets postgirokonton anslutna till riksgäldskontoret. om att ingå avtal om uppdrag rörande forskning och utbildning där värdet av kontraktet överstiger 100 000 kronor eller sträcker sig tre år eller längre. om att teckna hyresavtal eller arrendeavtal för fastighet eller avtal om uthyrning av universitetets lokaler. 6
Personalansvar Prefekten ansvarar för personalen vilket innebär att institutionen skall ha en bemanning och sammansättning av medarbetare som ger förutsättningar att utföra arbetet väl. För att kunna nå upp till detta krävs att samtliga anställda är medvetna om och delaktiga i universitetets och institutionens mål, att ett gott ledarskap utvecklas, som gynnar arbetstillfredsställelse och arbetsklimat, att jämställdheten mellan kvinnor och män utvecklas i enligt med universitetets jämställdhetsplan, att stor vikt läggs vid en omsorgsfull rekrytering av nya medarbetare, att alla anställda ges möjlighet till den utveckling och tillgång till de resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl, att alla anställda årligen får tillfälle till ett planeringssamtal med sin närmaste chef, att belöna goda initiativ och arbetsinsatser på ett rättvist sätt, att prefekten söker skapa en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö, att prefekten erbjuder likvärdiga anställningsvillkor samt utbildningsoch befordringsmöjligheter för kvinnor och män. Prefekten skall skapa en god institutionskultur. Det kan ske genom att införa system för delegation och uppföljning, att utveckla den akademiska institutionsmiljön, att skapa goda samverkansformer mellan arbetsgivare och arbetstagare Prefekten utser i förekommande fall biträdande prefekt samt utser studierektor. Prefekten skall tillse att organisation och rutiner för samt uppföljning av personalarbetet (i t ex personalsystemet Primula och resehanteringssystemet Tur&Retur) utformas så att god intern kontroll uppnås. Prefekten har rätt att fatta beslut i institutionens personalärenden med undantag av följande beslut som fattas av konsistoriet, rektor, fakultetsnämnd, institutionsstyrelse eller personalansvarsnämnden: 7
om inledande av rekrytering samt ledigkungörande av anställning som professor, universitetslektor, forskarassistent och universitetsadjunkt Rekryteringsbeslut för TA-personal (inledande av rekrytering) om anställning av professor och gästprofessor om anställning av adjungerad professor om befordran från universitetslektor till professor om ny lön i lönerevision om professors ledighet för annan anställning överstigande ett år Slutligt yttrande i ärenden rörande överklaganden i personalansvarsärenden om omplacering om uppsägning av personal p g a arbetsbrist eller av personliga skäl eller beslut om avsked om utmärkelse för nit och redlighet Delegationer i personalärenden framgår av Förteckning över delegationer m m i personalärenden vid Uppsala universitet, 2003-07-01, UFV 2003/1355. Arbetsmiljöansvar Rektors beslut om uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet, bilaga 2, ersätter delegationen i prefektuppdraget när det gäller arbetsmiljöansvaret (2010-03-23, UFV 2010/323). Inom universitetet gäller arbetsmiljölagen för samtliga personer som finns vid institutionen oavsett om vederbörande är anställd eller genomgår utbildning. Även stipendiater omfattas av lagen. Säkerhetsansvar Prefekten ansvarar för säkerheten vid institutionen, vilket innebär ansvar för fysiskt skydd av egendom mot inbrott/skada att brandskyddsföreskrifter följs 8
personsäkerhet, bl a ska prefekten tillse att personal och i förekommande fall studenter har ett adekvat försäkringsskydd i enlighet med Handboken för försäkringsskydd på www.uu.se IT-säkerhet i enlighet med riktlinjer för informationssäkerhet att vid allvarlig kris agera i enlighet med universitetets krishanteringsplan Ansvar för lokaler, inredning, utrustning Prefekten ansvarar för att institutionens lokaler, inredning och utrustning vårdas och utnyttjas på ett rationellt sätt. Det innebär bl a ansvar för att lokalerna inte utsätts för onormalt slitage, att gällande upplåtelsevillkor för interna lokalupplåtelser iakttas, att institutionens lokaler är i gott skick och utnyttjas rationellt, att inventarier anskaffas, vårdas och inventeras, att externa och interna krav på arbetsmiljö och tillgänglighet för funktionshindrade tillgodoses i lokalerna. Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen Miljölagstiftningen utgörs främst av Miljöbalken med tillhörande förordningar och föreskrifter. Miljöbalkens syfte är att främja en hållbar utveckling, det vill säga att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en god och hälsosam miljö. Prefekten skall tillse att verksamheten följer miljölagstiftningen, universitetets miljöpolicy och de specifika riktlinjer avseende miljöfrågor som rektor utfärdar. Det är viktigt att verksamheten arbetar förebyggande så att framtida skador på människors hälsa och miljön undviks, t. ex. genom att: hushålla med råvaror och energi nyttja möjligheten till återvinning och återanvändning undersöka och bedöma risker vid laboratoriearbete ersätta farliga kemiska produkter med mindre farliga alternativ Ansvar enligt personuppgiftslagstiftningen Personuppgiftslagen gäller dels för sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis är automatiserad, dels för vissa manuella register. Myndigheten Uppsala universitet är personuppgiftsansvarig. För de register 9
som förs med stöd av lagen inom en institution fullgör prefekten de uppgifter som ankommer på personuppgiftsansvarig. Vid Uppsala universitet finns ett personuppgiftsombud vid juridiska avdelningen. Det är prefektens ansvar att helt eller delvis automatiserade personregister som förs inom institutionen anmäls till personuppgiftsombudet. Dessutom skall det på institutionen finnas en aktuell förteckning över de personregister som förs på institutionen. Ansvar enligt djurskyddslagstiftningen Prefekten ansvarar i förekommande fall för att användandet av djur för vetenskapliga ändamål följer de lagar, förordningar och allmänna råd som finns inom området. Ansvar enligt etikprövningslagstiftningen Bestämmelser om etikprövning av forskning som avser människor återfinns i lag (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor, förordning (2003:615) om etikprövning som avser människor, förordning (2003:616) med instruktion för regionala etikprövningsnämnder och förordning (2003:617) med instruktion för Centrala etikprövningsnämnden. Ansökan om etikprövning skall göras av forskningshuvudmannen. Uppsala universitet är forskningshuvudman när forskningen utförs inom dess verksamhet. Forskningshuvudmannen är ansvarig för att forskning som omfattas av lagens bestämmelser inte utförs utan godkännande, samt att ansökan blir komplett. Prefekten, vid de institutioner där prövningspliktig forskning bedrivs, har rätt att företräda Uppsala universitet som forskningshuvudman i alla ovanstående avseenden. Ansvar enligt biobankslagstiftningen Bestämmelser om biobanker återfinns i lag (2002:297) om biobanker i hälsooch sjukvården m. m. Om universitetet efter utlämnande av vävnadsprover från en vårdgivares biobank skall inrätta en egen biobank, en s. k. sekundärbank, skall prefekten vid berörd institution fatta ett beslut om inrättande. I samband med beslut om inrättande av en biobank skall det beslutas om det eller de ändamål för vilka biobanken skall användas samt vem som skall vara ansvarig för biobanken. 10
ARBETSORDNING UFV 2010/323 Bilaga 2 Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Uppsala universitet För att förebygga risker i arbetet och för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö i verksamheten gäller nedanstående föreskrifter i fråga om fördelning av och ansvaret för arbetsmiljöuppgifter. Den chef som tilldelas arbetsmiljöuppgifter har ansvar för att fatta beslut och vidta nödvändiga åtgärder inom ramen för tillgängliga resurser, tillgång på personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper. Den lokale chefen ansvarar för att verksamhet enbart bedrivs i lokaler som uppfyller gällande arbetsmiljökrav samt ansvarar för att brister hos lokalerna anmäls till områdesintendenturen och byggnadsavdelningen. Den lokale chefen ansvara dessutom för att utrustningen på arbetsplatsen uppfyller gällande arbetsmiljökrav. Uppgiftsfördelningsordning (delegationsordning) Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i enlighet med den uppgiftsfördelningsordning som gäller vid Uppsala universitet, bilaga 1. Kvittering av fördelade arbetsmiljöuppgifter Ansvaret som följer med nedanstående uppgiftsfördelning inträder när chef skriftligen kvitterar dessa föreskrifter från överordnad chef i formuläret i bilaga 2. Returnering av fördelade arbetsuppgifter Om den chef som har tilldelats arbetsmiljöuppgifter inte har tillräckliga kunskaper, befogenheter eller resurser för att genomföra uppgifterna ska hon eller han skriftligen returnera uppgifterna till närmast överordnade chef med hjälp av formuläret i bilaga 3. Chef som har fördelat arbetsmiljöuppgifter har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om olika uppgifter i arbetsmiljöarbetet har fördelats (delegerats). 11
Arbetsgivaren (chef) ska se till att de som får uppgifterna är tillräckligt många, har tillräckliga kunskaper, tillräckliga befogenheter och resurser. Det ska vid varje tillfälle stå klart för alla berörda arbetstagare vem som skall göra vad i arbetsmiljöarbetet. Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Varje chef vid Uppsala universitet har följande arbetsmiljöuppgifter inom sitt verksamhetsområde (sin arbetsplats): I samverkan med berörda arbetsmiljöombud (skyddsombud) för såväl anställda som studenter organisera arbetsmiljöarbetet i enlighet med universitetets arbetsmiljöpolicy och riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete, Vid regelbundna arbetsplatsträffar ta upp verksamhetsfrågor med arbetsmiljöperspektiv samt informera medarbetarna om deras ansvar i arbetsmiljöarbetet, Stimulera till utveckling inom arbetsmiljöområdet, I samverkan med berörda arbetsmiljöombud (skyddsombud) för såväl anställda som studenter upprätta lokal handlingsplan och lokala rutiner för arbetsmiljöarbetet (arbetsmiljöplaner) samt i budgetarbetet beakta de arbetsmiljöinvesteringar som behöver göras, Utöva övergripande tillsyn av arbetsförhållanden, lokaler och utrustning genom årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete inom sitt verksamhetsområde samt genom att företa skyddsronder årligen och vid behov, Analysera de för arbetsplatsen/området gemensamma arbetsmiljöriskerna, göra riskbedömningar, vidta åtgärder och följa upp dessa, Se till att eventuella ingripanden (förelägganden eller förbud) från Arbetsmiljöverket och andra, av regeringen utsedda tillsynsmyndigheter 1, respekteras och efterlevs, Se till att sjukfrånvaron regelbundet följs upp samt bedriva aktivt rehabiliteringsarbete i enlighet med universitetets riktlinjer, 1 Räddningstjänsten, Länsstyrelsen, Miljö- och hälsovårdsförvaltningen, Kemikalieinspektionen, Naturvårdsverket, Läkemedelsverket och Strålskyddsmyndigheten 12
Se till att gällande lagstiftning och andra författningar på arbetsmiljöområdet, bl.a. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete samt allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna arbetsmiljö efterlevs, Informera nyanställda samt medarbetare, som återgår i arbete efter sjukdom eller längre ledighet, i frågor som rör arbetsmiljön, Se till att arbetsolyckor, tillbud, arbetssjukdomar och arbetsskador utreds och anmäls, Se till att interna policies och regler kring arbetsmiljö är kända bland medarbetarna att fastställa denna uppgiftsfördelning, inklusive uppgiftsfördelningsordning, i det systematiska arbetsmiljöarbetet har i rektors frånvaro fattats av undertecknad prorektor i närvaro av universitetsdirektören Ann Fust, efter föredragning av biträdande personaldirektören Bo Waerme. Närvarande därutöver var biträdande universitetsdirektören Jan-Ivar Mattsson och Uppsala studentkårs ordförande Kristina Ekholm. Kerstin Sahlin Bo Waerme 13