Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 2/2015 Datum: 2015-06-23 Tid: 19:00-20:00 Plats: Telefon Närvarande: Ordförande Anmält förhinder: Från kansliet: - Ange ev. nedan Christer Lundberg Helén Wallman Ragge Bergståhl Roffa Asplund LET Andersson t.o.m. 20 Dag Brück Övriga deltagare: Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Christer Lundberg Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
13 Sammanträdets öppnande Sammankallande Helén Wallman hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat 19:06. 14 Val av sekreterare Christer Lundberg valdes till mötessekreterare. 15 Val av protokollsjusterare Ragge Bergståhl valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 16 Föregående protokoll Lästes igenom och uppföljningspunkter fördes över till att göra listan. 17 Ekonomi Ekonomiskt utfall gicks igenom. Större delen av budgeten kommer troligen att gå åt under höstens föreningscoachutbildningar. Det är viktigt att FS står kvar vid sitt beslut om att bekosta föreningscoachernas insatser. 18 Rapport från utskottsgrupperna Utskottsgrupp Etisk policy Arbetsbördan är relativt liten med ett fåtal förfrågningar om året. Det verkar som att problemen hanteras av organisationen självt, vilket får ses som positivt. De regelförändringsförslag som lagts till SKK behöver några små justeringar, bland annat för agility SKKs Prov- och Tävlingskommité har gjort ändringar i regeltext och bytt ut alla referenser till SBK mot Agilityklubben. Det innebär att referenser till SBKS etiska policy för prov och tävling saknas. Referenser till SKKs policy finns kvar. Problemet är att dessa båda policys inte är överlappande, men kompletterande. Det finns ett behov av att ta tillbaka referensen till SBKs policy. Gäller SBKs policy när SBK klubb är arrangör eller inte? Blir det olika regelverk för olika arrangörer? Utskottet beslöt att tillskriva Agilityklubben och fråga om hur man vill hantera detta då det är Agilityklubben som är huvudman. Utskottet accepterar Dags förslag till skrivelse. Frågan ställdes om Alkohol och drogpolicyn har blivit fastställd eller inte. Helén undersöker status. Utskottsgrupp Stadgar Gruppen har inte haft några frågor sedan kongressen. LET har skickat tillbaka det arvode han fått som utskottsledamot med motiveringen att han inte gör detta för pengarnas skull. Utskottsgrupp Föreningssupport Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5
Föreningscoacherna var närvarande vid årets Kongress. Rekryteringsarbete till höstens nya utbildningsomgång av föreningscoacher pågår. Det är svårt att veta om informationen nått ända ut till lokalklubbarna. Ett nytt utskick kommer att göras under de närmaste dagarna. Intresseanmälan för utbildning skall vara inlämnad senast 31 augusti. Christer och Ragge kommer att intervjua de sökande och föreslå kandidater till utskottet. Utskottsgrupp Ledarutveckling Kurser med L1- L3 är igång över hela landet och det är full fart vår och höst. Inför föreningscoachutbildningen kommer en Ledarutvecklingskurs SBK tas fram och genomföras under utbildningarna. Även tidigare föreningscoacher kommer att gå denna utbildning. Utbildningen tas fram av Krister Lergård och Ragge Bergståhl. Utskottsgrupp Målstyrning ÖND har erbjudit föreningskunskap för alla lokalklubbar i distriktet. 7-8 klubbar svarade och deltog vid utbildningen. Ragge höll utbildning i Luleå, medan den som planerats i Gällivare med Roffa som lärare ställdes in på grund av bristande intresse. De som deltog vid utbildningen i Luleå var väldigt nöjda. Det kommer in många frågor via telefon. De flesta frågorna är av typ föreningscoachfrågor. Roffa kommer att gå igenom och uppdatera en del presentationsmaterial om både målstyrning och föreningsutveckling. 19 Att göra listan Redaktionell revidering av stadgar (2009) med anledning av fel eller otydligheter är fortfarande inte klar. FAQ rörande stadgefrågor är inte klar. Ny punkt på listan är att ta fram ett nytt paket för ledarskapsutbildning för Brukshundklubben. Ragge Bergståhl tar kontakt med Krister Lergård. Arbete påbörjas i augusti och förväntas vara klart under hösten. Utskottet och föreningscoacherna har identifierat ett behov av tillgång till medlems- och funktionärsregistret. Vid flera tillfällen har man behövt komma i kontakt med förtroendevald eller funktionär i lokalklubb/rasklubb och inte kunnat hitta kontaktuppgifter. Behovet som finns är en tittabehörighet i registret. Utskottet tar på sig att fråga om vad en sådan behörighet skulle kosta att ta fram. Ragge följer upp under augusti. Det finns ett behov av att komma ut med information om föreningscoacherna på olika sätt. Det är bland annat svårt att veta hur man ska beställa en tjänst. Ett formulär för beställning av föreningscoachernas tjänster bör tas fram. Roffa tar fram ett förslag och presenterar det för utskottet. Det efterfrågas checklistor om hur man ska/kan göra i olika situationer. Kanske borde det även tas fram en FAQ för allmänna föreningsfrågor. Frågan följs upp i samband Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5
med fysiska träffar med utskottet och föreningscoacherna. Anders Dahlstedt har fått i uppgift från föreningscoacherna att ta fram Excel ark. Presentationsmaterial för Föreningsutveckling, gås igenom presenteras i slutet av augusti. Roffa tar fram ett första förslag. Förslaget om policy för medlemskultur har återremitterats. Helén och Ragge följer upp. Kommunikation av antagna kärnvärden och utveckling av de samma behöver följas upp. Helén och Ragge följer upp. 20 Inplanerade möten och aktiviteter Helén sätter ihop förslag till datum för utskottsmöten. Fysiska möten kommer att planeras i samband med organisationskonferens och i samband med föreningscoachutbildningar där alla är närvarande. LET lämnar mötet 20:00. 21 Policy för medlemskultur Förslaget har återremitterats till utskottet och kansliet (Camilla och Tessan) för vidare bearbetning. Helén tar kontakt med Camilla och Tessan samt Ragge och bokar upp ett möte i augusti. 22 Kärnvärden FS antog arbetsgruppen Värdegrunds förslag till Kärnvärden innan kongressen. Ragge har tagit hjälp av Olof för att vidareutveckla och sprida kärnvärdena i organisationen. Olof återkopplar till Ragge i augusti. Studiefrämjandet har fått i uppdrag att arbeta vidare med hur de kan hjälpa till. Frågan ställdes om vart John Sjöbergs anteckningar från olika workshops tog vägen? Svaret är att de verkar ha gått förlorade. Utskottet behöver stämma av kommunikationsplanen med Olof innan man går ut med det. Frågorma om kärnvärden och medlemskultur är väldigt närbesläktade och överlappar varandra inom flera områden. Ragge och Helén tar fram ett förslag om hur man skulle kunna föra ihop dessa frågor till en. 23 Utvecklingsprojektet Fira 100 år med 100 tusen medlemmar Frågan bordläggs till nästa möte. Fram till dess kan mailväxling förekomma för att förbereda frågan. Det finns ett behov av tillgång till medlemsstatistik och genomströmningsstatistik för att kunna göra ett bra arbete. Denna statistik borde redan finnas någonstans i organisationen. 24 SBK aktuellt i nästa nummer av Brukshunden Information om Kärnvärden och presentation av ny sammankallande i utskottet bör med i nästa nummer av Brukshunden. Helén tar fram förslag till innehåll. 25 Föreningscoacher Då föreningschoacherna är en central del av utskottet och utskottets ansvarsområde föreslås att Helén går föreningscoachutbildningen. Helén undersöker om hon har möjlighet att delta och om så är fallet skriver utskottet en rekommendation och anmäler Helén. 26 Övriga frågor Inga övriga frågor. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5
27 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 20:31. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Helén Wallman Ragge Bergståhl Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5