Sammansträdesprotokoll Plats och tid Debatten, kommunhuset kl. 18:30-20:45 ande ledamöter Övriga närvarande Kjell Öhrström (M) (ordförande) Helena Butén (M) 191-209 Margaretha Wiberg (M) Hans Henriksen (M) Christina Blom Andersson (KD) (vice ordförande) Inger Andersen (S) (2:e vice ordförande) Desirée Björk (Ö) 192-209 Heidi Carneheim (M) ersätter Helena Butén (M) Ingemar Gerby (M) ersätter Göran Ahlquist (M) Margareta Bergdahl (FP) ersätter Cecilia Norlin (M) Ulrika Holmström (S) ersätter Elin Löfroth (FP) Lena Holst (MP) ersätter Ingalill Zell (C) Elaine Adlertz (Ö) ersätter P A Hammarström (S) Lena Burman Johansson Inger Norin Justeringens plats och tid Kansliet, Underskrifter Sekreterare. Camilla Östlund Ordförande.. Kjell Öhrström (M) Justerande.... Inger Andersen (S) 1
ANSLAG/BEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdes datum Protokollet omfattar paragraferna 190-209 Datum för anslags uppsättande 2015-12-15 Datum för anslags nedtagande 2016-01-11 Underskrift Förvaringsplats för protokollet Camilla Östlund Kansliet. 2
ÄRENDELISTA 190 Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn 191 Lägesrapport Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare 192 Redovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd 193 Information om kvinnojour 194 Uppföljning av s handlingsplan mot våld i nära relationer 195 Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen 196 Internkontroll 2015 Kontroll av förtroendekänsliga poster 197 Den interna kontrollen 2016, 198 Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö 199 Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen 200 Rekommendation att teckna avtal om WebCare med Stockholms läns landsting 201 Sammanträdesplan för 2016 202 Resultatindikation per oktober 2015, 203 Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV, information per 2015-10-31 204 Inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden 205 Uppdragsbeskrivning för s kontaktpolitiker 206 Individutskottets ordförande informerar 207 Anmälan av delegationsbeslut (SN15/4) 208 Anmälningar för kännedom 209 Information om arbetet med verksamhetsplan 3
190 Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn (SN15/148) noterar informationen. Sedan början av juli har antalet ensamkommande asylsökande flyktingbarn- och ungdomar ökat dramatiskt. Alla kommuner i landet tar nu emot långt över det antal barn och ungdomar som tidigare avtalats med Migrationsverket. Den pågående flyktingkrisen påverkar starkt socialkontorets barn- och ungdomssektions möjligheter att utreda och fatta beslut om insatser på sådant sätt som framgår i gällande lagstiftning och föreskrifter. Utredningar och beslut riskerar nu att brista i god kvalitet. Denna situation delar Ekerö kommun med övriga kommuner i landet. Sektionen för Familj, barn och unga som ansvarar för att motta och placera ensamkommande barn och ungdomar, tvingas till hårda prioriteringar. Uppföljningar av samtliga barn/ungdomar kan i nuläget inte genomföras i den omfattning som framgår av socialtjänstlagen. I dagsläget finns inga tendenser till att omfattningen av antalet barn och ungdomar som söker asyl i landet, kommer att minska nästa år. sunderlag 129 Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn Tjänsteutlåtande - Information om utredning och handläggning gällande ensamkommande flyktingbarn Expedieras till Socialkontoret 4
191 Lägesrapport Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare (SN15/80) noterar informationen. Lägesrapport vad avser mottagande av ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare föreligger. Fram till 11 november har 57 ensamkommande barn och ungdomar tagits emot. Bristen på boendeplatser är påtaglig. Arbete pågår för hitta lämpliga lokaler i kommunen för att bygga upp boendeformer. Under oktober och november har inflyttningen av ensamkommande ungdomar skett i etapper i fastigheten på Sundsgården. Ytterligare en fastighet kommer inom kort att ianspråktas för ensamkommande ungdomar då kommunen fortsatt tar emot två till tre barn/ungdomar per vecka för placering. För att säkerställa att frågor som avser integration och samverkan mellan olika kontor och verksamheter i kommunen har en styrgrupp bildats som ansvarar för planering och omhändertagande av strategiska frågor. En arbetsgrupp med operativt ansvariga representanter i respektive verksamhet ansvarar för att underlätta den direkta samverkan mellan de olika verksamheterna i det daglig arbetet. sunderlag 130 Lägesrapport Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare Tjänsteutlåtande - Ensamkommande asylsökande flyktingbarn och nyanlända invandrare, lägesrapport Expedieras till Socialkontoret 5
192 Redovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd (SN13/82) 1. noterar informationen. 2. ger socialkontoret i uppdrag att återkomma med förnyad redovisning senast februari 2016. Socialkontoret genomförde 2014 en verksamhetsuppföljning av boendestöd. Av denna framkom att det fanns behov av utveckling och förbättring både från beställare och Produktionsområde omsorg i syfte att optimera hur och på vilket sätt insatsen beviljas och ges till brukarna. Från beställarens sida fanns behov av översyn och revidering av förfrågningsunderlag gällande tid för verkställighet och tid för när genomförandeplan ska ha inkommit från utförare till beställare, utveckling och förbättring av innehållet i uppdraget samt initiering och kommunikation med utförare i samband med uppdrag. Förbättringsområden hos utföraren avsåg hantering av synpunkter och klagomål, verkställighet av uppdrag, avvikelserapportering samt upprättande av genomförandeplaner. Ekerö boendestöd hade utifrån dessa förbättringsområden utarbetat en handlingsplan. Lägesrapport med redovisning av pågående aktiviteter lämnades till i februari 2015. har givit kontoret i uppdrag att senast november 2015 återkomma med förnyad redovisning vilken föreligger. sunderlag 133 Redovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd Tjänsteutlåtande - Slutredovisning av verksamhetsuppföljning gällande insatsen boendestöd PM - Ekerö boendestöd - resultat av handlingsplan/vidtagna åtgärder Expedieras till Socialkontoret Produktion Omsorg 6
193 Information om kvinnojour (SN15/162) noterar informationen. Vid s arbetsutskott 2015-09-09 ställdes fråga om kvinnojour öppnat upp verksamhet i Sundbyberg. Arbetsutskottet gav socialkontoret i uppdrag att undersöka detta och om möjligheter till ett samarbete med den nya jouren. sunderlag 134 Information om kvinnojour Tjänsteutlåtande - Information om kvinnojour Expedieras till Socialkontoret 7
194 Uppföljning av s handlingsplan mot våld i nära relationer (SN15/161) noterar informationen. fastställde i december 2014 handlingsplan och mål för nämndens arbete mot våld i nära relationer. Planen anger bl a att socialkontoret i slutet av varje år ska följa upp och återkomma till socialnämnden gällande samverkan, kompetensutveckling, kartläggning, utredningsmetodik och statistik. sunderlag 135 Uppföljning av s handlingsplan mot våld i nära relationer Tjänsteutlåtande - Uppföljning av s handlingsplan mot våld i nära relationer s handlingsplan mot våld i nära relationer Expedieras till Socialkontoret 8
195 Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen (SN15/79) 1. noterar informationen. 2. ger socialkontoret i uppdrag att återkomma med resultatet av granskningen av utförares kompetensutvecklingsplaner. i uppdrag att till sammanträdet i december återkomma med en ny redovisning kring personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen. I ärendet beskrivs det pågående arbetet med att granska utförarnas styrning för kompetensutveckling. Vidare redovisas utvecklingen inom några andra faktorer med påverkan för frågan. sunderlag 137 Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen Tjänsteutlåtande - Återrapportering: kartläggning av personal- och kompetensförsörjningsbehov inom äldreomsorgen 9
196 Internkontroll 2015 Kontroll av förtroendekänsliga poster (SN15/131) 1. noterar granskningen. 2. beslutar att området kontroll av kostnader för representation, kurser/konferenser och uppvaktning redovisas i enlighet med regelverket ska läggas till internkontrollplan 2016. I internkontrollplan för 2015 ingår området kontroll av att kostnader för representation, kurser/konferenser och uppvaktning redovisas i enlighet med regelverket. Ekonomienheten har utfört en stickprovskontroll av fakturor avseende aktuellt området. Alla transaktioner med ett belopp om 500 kr eller mer har granskats. Inom varje ansvar har samtliga fakturor upp till 30 st granskats. För de ansvar där antalet fakturor överstiger 30 st har ett urval gjorts på den överstigande delen. Totalt har 198 fakturor granskats. Granskningen visar att flera fakturor saknar underlag med uppgifter om deltagarlista och innehållsförteckning. I tre fall hade fakturorna felaktig attest och i tre fall hade fel moms angetts. Området kommer att granskas även under år 2016. sunderlag 138 Internkontroll 2015 Kontroll av förtroendekänsliga poster Tjänsteutlåtande - Internkontroll 2015 - Stickprovskontroll av förtroendekänsliga poster Expedieras till Socialkontoret 10
197 Den interna kontrollen 2016, (SN15/166) 1. fastställer internkontrollplan inklusive uppföljningsplan för 2016. 2. överlämnar informationen till Kommunstyrelsen. Kommunallagen regleras att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen ska säkerställa att verksamheten bedrivs säkert och med hög effektivitet inom lagstiftning och i enlighet med fastställda mål och riktlinjer. har fastställt s ledningssystem för kvalitet i vilket bl a former för uppföljning och kontroll av mål och verksamhetsplanering, ekonomi och kvalitet regleras. Utifrån en bedömning av risk och väsentlighet görs årligen bedömning av uppfölj-ningar utöver de som löpande sker inom ramen för ledningssystemet. Kontroller av processer och rutiner fastställs i internkontrollplan. Förslag till internkontrollplan för 2016 har utarbetats. Förslaget utgår från reglementet för intern kontroll i Ekerö kommun vilket fastställdes av Kommunfullmäktige i mars 2014 (rev 2015). Enligt Reglemente intern kontroll i Ekerö kommun (KFS 01:7) 7 ska nämnden årligen till Kommunstyrelsen, dock senast i februari året efter aktuellt år, rapportera slutsatserna från uppföljning av den interna kontrollen inom nämnden. s internkontrollplan för innevarande år omfattar ett stort antal kontrollområden. Planen utgår från och omfattar processerna mål och verksamhetsplanering, ekonomi, kvalitet i tjänster och verksamheter samt rättssäkerhet och kvalitet i myndighetsutövning. Kontroller och uppföljningar har under året gjorts i enlighet med planen. När det gäller internkontroll av processen rättssäkerhet och kvalitet i myndighetsutövningen har kontrollerna omfattat ett flertal områden. Genomförda kontroller har i stort visat på att fastställda regelverk och rutiner efterlevs. Dock har vissa brister konstaterats vad avser följande; * Genomförandeplan vuxna socialpsykiatri, missbruk och hemtjänst Upprättade planer från 11
utföraren saknas i viss omfattning. * Egenavgifter LSS om egenavgift för korttidvistelse och korttidstillsyn saknas i vissa ärenden. * Representation, kurser/konferenser, uppvaktning Till flera fakturor saknas underlag som deltagarlista och innehållsförteckning. I några fall har även fel moms eller attestant angetts. Dessa områden kommer därför att fortsätta följas och ingår i 2016 års internkontrollplan. Av internkontrollen har vissa utvecklings-/förbättringsområden identifierats vilka kommer att ingå i verksamhetsplaneringen för 2016. sunderlag 139 Intern kontroll 2016, Tjänsteutlåtande - Den interna kontrollen 2016, rev PM - Den interna kontrollen 2016, rev Internkontrollplan 2016, rev. 2015-11-26 Expedieras till Kommunstyrelsen 12
198 Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö (SN13/163) beslutar att förlänga avtal med Frösunda LSS AB avseende driften av Solbacken att gälla from 2016-08-31 2018-08-31. har upphandlat avtal med Frösunda LSS AB avseende driften av bostad med särskild service enligt LSS, Solbacken på Adelsö. Avtalstiden är 2010-09-01 2014-08-31 med möjlighet till 2+2 års förlängning. Enligt avtalet ska beställaren senast 6 månader före avtalstidens utgång informera utföraren om förlängningsklausulen kommer att utnyttjas. har därmed att senast 2016-02-28 besluta om förlängning. Socialkontorets bedömning är att utföraren uppfyller de krav som ställs i avtalet. Uppföljningar visar att verksamheten har en god kvalitet. Kontoret föreslår därför att använder avtalets sista förlängningsmöjlighet och förlänger avtalet med två år, t o m 2018-08-31. sunderlag 140 Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö Tjänsteutlåtande - Förlängning av avtal med Frösunda LSS AB avseende Solbacken, Adelsö 13
199 Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen (SN13/128) beslutar att förlänga avtal med Vardaga AB avseende driften av Kullen att gälla fr o m 2017-01-01 2018-12-31. har upphandlat avtal med Vardaga AB fr o m 15 oktober 2013 avseende driften av det särskilda boendet Kullen. Avtalstiden är fr o m 2011-10-01 2014-12-31 med möjlighet till 2+2 års förlängning. Enligt avtalet ska beställaren senast 12 månader före avtalstidens utgång informera utföraren om förlängningsklausulen kommer att utnyttjas. har därmed att senast 2015-12-31 besluta om förlängning. Socialkontorets bedömning är att utföraren fullföljer uppdraget med god kvalitet och uppfyller de krav som ställs i avtalet. Kontoret föreslår därför att utlöser avtalets sista förlängnings-möjlighet och förlänger avtalet med två år t o m 2018-12-31. sunderlag 141 Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen Tjänsteutlåtande - Förlängning av avtal med Vardaga AB avseende Kullen 14
200 Rekommendation att teckna avtal om WebCare med Stockholms läns landsting (SN15/180) beslutar att ingå avtal med Stockholms läns landsting gällande samverkan vid vårdövergångar via IT-tjänsten WebCare, under perioden 2016-01-01 2016-12-31. har tillställts rekommendation av Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) att teckna avtal om IT-tjänsten WebCare med Stockholms läns landsting (SLL) för att fortsatt underlätta samverkan vid vårdövergånger mellan kommuner och landstinget. ingick ett likalydande avtal 2012. Det avtalet löper t om 2015-12-31. om att ingå avtal ska vara SLL tillhanda senast 2015-12-31. sunderlag Tjänsteutlåtande - Rekommendation att teckna avtal om WebCare med Stockholms läns landsting Skrivelse: Rekommendation att teckna samverkansavtal för in- och utskrivning i slutenvården, WebCare Samverkansavtal - IT-tjänst för in- och utskrivning i slutenvården mellan kommun/stadsdelsnämnd och Stockholms läns landstin Expedieras till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Stockholms läns landsting 15
201 Sammanträdesplan för 2016 (SN15/149) beslutar att anta sammanträdesplanen för 2016. Ett förslag på sammanträdesplan för (SN) och s arbetsutskott (SN au) 2016 har tagits fram av kommunkansliet i samarbete med socialkontoret. Både arbetsutskottets och nämndens sammanträden för 2016 är planerade att vara på onsdagar i Debatten enligt följande: SN au 2016-02-03 2016-02-24 2016-04-27 2016-06-01 2016-09-08 2016-10-26 2016-11-23 SN 2016-02-17 2016-03-16 2016-05-11 2016-06-15 2016-09-21 (info) 2016-09-28 2016-11-09 2016-12-07 2016-12-15 (torsdag) sunderlag 142 Sammanträdesplan för 2016 Tjänsteutlåtande - Sammanträdesplan för 2016 Expedieras till Kommunkansliet 16
202 Resultatindikation per oktober 2015, (SN15/6) noterar informationen. följer löpande verksamhetsutveckling och ekonomisk utveckling inom sitt område. Fokus i den löpande ekonomiska uppföljningen är främst volymavvikelser och andra kritiska faktorer. En ekonomisk avstämning med resultatindikation per oktober 2015 har gjorts med en översiktlig bedömning av ekonomisk avvikelse för helåret. Resultatindikationen visar på ett positivt resultat om 10 mkr för 2015. sunderlag 143 Resultatindikation per oktober 2015, Tjänsteutlåtande - Resultatindikation per oktober 2015, Expedieras till Kommunstyrelsen 17
203 Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV, information per 2015-10-31 (SN15/12) noterar informationen. Information om valfrihetssystem inom socialtjänsten 2015-10-31. sunderlag 144 Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV, information per 2015-10-31 Tjänsteutlåtande - Månadsrapport: Valfrihet enligt LOV per oktober 2015 Expedieras till Tjänsteutlåtande, 2015-11-09. 18
204 Inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden (SN15/81) 1. noterar informationen. 2. överlämnar informationen till Kommunstyrelsen. Socialchef Lena Burman Johansson informerar om att Arbetsmiljöverkets inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden i Ekerö kommun nu är avslutad då vi uppfyller kraven. sunderlag 145 Inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden Information om avslutat ärende 2015/016658 Expedieras till Kommunstyrelsen 19
205 Uppdragsbeskrivning för s kontaktpolitiker (SN15/33) noterar informationen. Nämndsekreteraren Camilla Östlund informerar om uppdragsbeskrivningen för s kontaktpolitiker från 2015-02-18 samt aktuellt läge när det gäller inkomna rapporter. sunderlag Uppdragsbeskrivning för s kontaktpolitiker, antagen av 20
206 Individutskottets ordförande informerar noterar informationen. Christina Blom Andersson (KD) informerar om individutskottets arbete. 21
207 Anmälan av delegationsbeslut (SN15/4) noterar informationen. Delegationsbeslut Tecknande av avtal gällande asyl- och PUT-boende för ennsamkommande asylsökande flyktingbarn i Ekerö kommun, 2015-09-14 Delegationsbeslut Barn och unga, oktober 2015 Delegationsbeslut SoL personer med funktionshinder, oktober 2015 Delegationsbeslut Funktionsnedsättning, oktober 2015 Delegationsbeslut LSS, oktober 2015 Delegationsbeslut Vuxen, oktober 2015 Delegationsbeslut Ekonomiskt bistånd, felaktig utbetalning, oktober 2015 Delegationsbeslut Upphandling av konsult för förstudie om möjligheten att införa rapportering av utförd tid inom hemtjänsten, 2015-11-04 Protokoll SN iu 2015-11-09 171-195 Protokoll SN iu 2015-11-10 196 Delegationsbeslut Tecknande av avtal gällande asyl- och PUT-boende för ensamkommande asylsökande flyktingbarn i Ekerö kommun, 2015-12-01 22
208 Anmälningar för kännedom noterar informationen. Anmälningar SN15/15-7 Rapport från kontaktpolitikerbesök Kullens äldreboende 2015-10- 12 SN15/163-7 PM 2015-11-23: Behov av regeländringar med anledning av flyktingssituationen 23
209 Information om arbetet med verksamhetsplan noterar informationen. Socialchef Lena Burman Johansson informerar om pågående arbete med verksamhetsplan för 2016-18. Verksamhetsplanen utgår från de verksamhetsmål nämnden antog 2015-11-05. Förslag till verksamhetsplan kommer att delges nämnden till s första sammanträde 2016. 24