INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.57 Version 1.57 jun 2016 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 5 Standardurvalet Kolumner för område och förvaltare i fastighetslistan... 5 Inkasso... 6 Flera plusgironummer och bankgironummer för inkassobetalningar... 6 Svea Inkasso-formatet Fördelning av belopp per fakturapost... 6 Bokföring/Kontering... 7 Koddelar på vakanstyp... 7 Koddelar på betalningssätt... 7 Utökad kontering på internkontrakt... 8 Bokför förskottsbetalning som skuld... 9 Likvidavräkning för koncerner och andra bolagsstrukturer... 10 Direktfakturering... 12 Preliminära direktfakturor... 12 Taxeringsvärden... 14 Rapport över fastighetstaxering... 14 Kontrakt... 15 Vakanstyp och Hyresperiod till och med i Kontraktssammanställningen... 15 Vakanskontrakt öppnas för anteckning... 15 Betalningsperiod på vakanskontrakt... 15 Kreditera vakanskontrakt... 16 spärr för avflytt av kontrakt långt tillbaka i tiden... 17 Värdering... 18 utökning och justeringar i värderingslistan (Rent-roll)... 18 Övriga justeringar i värderingslistan... 18 Smått och gott... 19 Lantmäteriets nummer på objekt och fastighetsnummer ska komma ut i listan i detaljerad hg-förteckning... 19 Rensa alla preliminära fakturaunderlag... 19 Behörighet för att köra kontraktsförlängning... 19 3
Fältet anteckning i nyckelhantering... 19 Visa vår referens i fakturalistor... 19 Fältet indexklausul i avgiftsrapporten... 19 OCR-nr i huvudet på påminnelse/krav-avi... 19 Visa kolumnen indexklausul i Faktureringsanalysen... 19 Kontrakt t o m i reskontrafrågerapporten... 19 Momsad area... 19 4
Allmänt STANDARDURVALET KOLUMNER FÖR OMRÅDE OCH FÖRVALTARE I FASTIGHETSLISTAN I standardurvalet har kolumner för område och förvaltare tillkommit i listan över fastigheter. Detta ger möjlighet till urval baserade på område eller förvaltare. 5
Inkasso FLERA PLUSGIRONUMMER OCH BANKGIRONUMMER FÖR INKASSOBETALNINGAR I alternativdialogen kan nu flera bankgironummer eller plusgironummer anges i semikolonseparerad sträng. Numren används för att systemet ska förstå att inbetalningar kommer från inkassobolaget och därmed sättas till betalningssätt inkasso. (Förändringen gäller för både Svea-formatet och Intrum-formatet. SVEA INKASSO-FORMATET FÖRDELNING AV BELOPP PER FAKTURAPOST En ny inställning har tillkommit för att välja om restbelopp och ursprungssaldo ska redovisas per fakturarad/objekt eller som tidigare med totalbelopp för hela fakturan på varje fakturarad. Inställningen heter Fördela belopp per fakturarad och ligger under Alternativ Inkasso Svea inkasso. Inställningen är default inte vald. Om det finns delbetalningar, vid fördelning per fakturapost, så fördelas de i första hand på bostaden (huvudobjektet) och i andra hand på resterande objekt. 6
Bokföring/Kontering KODDELAR PÅ VAKANSTYP Vakanstyp kan nu anges som värdekälla till koddelsvärden. KODDELAR PÅ BETALNINGSSÄTT Betalningssätt kan nu anges som värdekälla till koddelsvärden. 7
UTÖKAD KONTERING PÅ INTERNKONTRAKT Funktionalitet för utökad kontering på internkontrakt har införts. Denna tillämpas på internkontrakt där endast fakturaunderlag skapas. På ett internkontrakt finns ytterligare en flik, Utökad kontering, tillgänglig när man redigerar kontraktet. Där anger man vilket intäktskonto som ska användas och vilket/vilka kostnadskonton som ska användas, för dessa anger man hur stor procentuell andel som kontot ska få. Den procentuella summan av fördelningarna måste uppgå till 100. Anger man inga konteringar under den utökade konteringen konteras fakturaunderlag på kontraktet istället enligt det vanliga regelverket. För att få en överblick över all utökad kontering i systemet har en rapport tagits fram. Den öppnas via Vitec-Knappen->Rapporter->Utökad kontering. 8
BOKFÖR FÖRSKOTTSBETALNING SOM SKULD Under Alternativ-Generellt har ytterligare en inställning tillkommit, "Boka förskottsbetalning som skuld" (avvikelse kan göras på ägarnivå). Denna innebär att kontot för hyresfordran inte krediteras vid betalningstillfället vid förskottsbetalningar utan på sitt ursprungliga bokföringsdatum. Motkonto är "Skuldkonto förskottsbetalad hyra" inställt under Grunddata-Kontering-Kontovärden-Övrigt. Med inställningarna ovan bokförs en förskottsbetalning enligt nedan. 9
LIKVIDAVRÄKNING FÖR KONCERNER OCH ANDRA BOLAGSSTRUKTURER Stöd för likvidbolagshantering har införts. Huruvida det ska användas anges under Alternativ, där anges också vilken koddel som ska användas. Avräkningskonto som används anges under grunddata-kontering-kontovärden-övrigt 10
Nytt grunddata formulär för uppläggning av likvidbolag med koppling till andra ägare finns under grunddata-organisation-likvidbolag. Används likvidbolagshantering bokförs betalningen mot avräkningskontot i bolaget som ställt ut fakturan och betalningen bokförs i likvidbolaget. Vid visning av konteringsrader (t ex via högerklick på faktura) kan man välja om man vill se betalrader som hör till likvidbolaget om konteringen innehåller sådana rader. 11
Direktfakturering PRELIMINÄRA DIREKTFAKTUROR Det går nu att spara direktfakturor som preliminära. I steget (bilden nedan) där man tidigare endast kunde ta bort en faktura eller lägga till fler fakturor kan man nu även redigera en faktura man inte är helt nöjd med samt spara en preliminär faktura. Väljer man att klicka på spara kan man stänga ned dialogen och plocka upp den vid senare tillfälle för att då slutföra fakturorna. Då kan man filtrera de preliminära direktfakturorna utifrån vilken användare som skapade de, för att sedan går vidare med dessa och göra de skarpa. Valda rader är de som man går vidare med i nästa steg. Ingen vald = alla valda. 12
Vidare finns dessutom en behörighet för att skapa preliminära direktfakturor. Detta innebär att en användare kan ha behörighet att endast skapa preliminära direktfaktura och spara dem. Sedan tar en annan användare med behörighet att skapa skarpa direktfakturor över i nästa steg. 13
Taxeringsvärden RAPPORT ÖVER FASTIGHETSTAXERING En ny rapport för att visa all aktiv registrerad fastighetstaxering (taxeringsenheter och värden) för ett valt datum är införd. Rapporten öppnas via Vitec-knappen->Rapporter->Fastighetstaxering. Urval till rapporten sker i standardurvalsbilden och rapporten visar registrerad fastighetstaxering summerat per ägare samt vald ägare/ägares taxeringsenheter. För vald ägare i övre listan visas taxeringsvärden på urvalsdatumet på registrerade på ägarens fastigheter. Val av flera ägare kan göras. Vid val av ingen ägare visas alla ägares underliggande taxeringsvärden. 14
Kontrakt VAKANSTYP OCH HYRESPERIOD TILL OCH MED I KONTRAKTSSAMMANSTÄLLNINGEN Kontraktssammanställningen har kompletterats med information om vakanstyp och hyresperiod t o m. VAKANSKONTRAKT ÖPPNAS FÖR ANTECKNING Fältet anteckning är öppnat på vakanskontrakt. Här kan alltså anteckningar nu skrivas som på vanliga kontrakt. BETALNINGSPERIOD PÅ VAKANSKONTRAKT Det är nu möjligt att välja betalningsperiod på vakanskontrakt. Vid uppsägning av ett kontrakt föreslås för vakanskontraktet i första hand att få sin betalningsperiod från objektstypen, i andra hand betalningsperiod från det uppsagda kontraktet. Enbart betalningsperioder med månad som 15
bas går att använda på vakanskontrakt. KREDITERA VAKANSKONTRAKT Det går nu att, via högerklick, kreditera ett kontrakt från och med en viss tidpunkt. Fakturor på kontraktet efter den tidpunkten krediteras, fakturaunderlag på vakans- och internkontrakt med journalnummer krediteras och fakturaunderlag som ännu inte har fått journalnummer och kontering tas bort. 16
SPÄRR FÖR AVFLYTT AV KONTRAKT LÅNGT TILLBAKA I TIDEN Denna ändring adderar en konfigurationsmöjlighet för att förhindra att ett uppsägningsdatum inte sätts felaktigt. Det är nu möjligt att, under Alternativ-Kontrakt, ange hur många månader retroaktivt det är möjligt att göra en uppsägning. 17
Värdering UTÖKNING OCH JUSTERINGAR I VÄRDERINGSLISTAN (RENT-ROLL) Beräkningsgrunderna finns nu i två varianter: Den första varianten är samma som tidigare, vilken summerar avgifterna utifrån alla avgiftsändringar som finns under året till en total. Den andra varianten kallas för momentan vilken gör beräkningen utifrån gällande avgifter för månaden idag. Avgiften för denna månad används alltså för hela året utan att någon hänsyn till avgiftsändringar görs. Detta visar vilken årstakt man har på avgifterna just nu. Summorna för rabatter beräknas enligt samma modell som för helåret. ÖVRIGA JUSTERINGAR I VÄRDERINGSLISTAN Om en rabatt även är markerad som hyra så kommer den enbart med under hyresavgiften och inte som rabatt. Export till excel kan nu visas med eller utan de dolda kolumner från rapportuttaget. Överskrifterna till rabatternas datum har ändrats för att bli mer tydliga Rapporten har fått ett antal nya kolumner: o Basvärde KPI o Procentuppräkning o Rabatter för år plus 4 och 5 o Rabatt efter år plus 5 (Sätts till Ja om det finns någon rabatt, annars Nej) o Engångsbelopp (En kolumn för varje avgiftskategori. Fältet får ett X om någon av avgifterna är en engångsavgift) 18
Smått och gott LANTMÄTERIETS NUMMER PÅ OBJEKT OCH FASTIGHETSNUMMER SKA KOMMA UT I LISTAN I DETALJERAD HG-FÖRTECKNING Nu visas även fastighetsnummer och lägenhetsnummer i den detaljerade hyresgästförteckningen. RENSA ALLA PRELIMINÄRA FAKTURAUNDERLAG Under verktyg finns nu en funktion för att rensa alla preliminära fakturaunderlag i systemet. Det är alltså underlag som varken har journalnummer eller koppling till faktura. BEHÖRIGHET FÖR ATT KÖRA KONTRAKTSFÖRLÄNGNING En ny behörighet är för att göra kontraktsförlängningarna är införd. FÄLTET ANTECKNING I NYCKELHANTERING Fältet "Anteckning" visas i nyckelhantering VISA VÅR REFERENS I FAKTURALISTOR Vår referens är tillagd som kolumn på fakturalistor. Kolumnens standardinställning är att den är dold. FÄLTET INDEXKLAUSUL I AVGIFTSRAPPORTEN Fältet "Indexklausul" visas i avgiftsrapporten OCR-NR I HUVUDET PÅ PÅMINNELSE/KRAV-AVI Nu finns OCR nummer i sidhuvudet på påminnelseavier VISA KOLUMNEN INDEXKLAUSUL I FAKTURERINGSANALYSEN Ny kolumn, indexklausul, i Faktureringsanalysen, på kontraktsnivån. Kolumnen är valbar och visas inte default. KONTRAKT T O M I RESKONTRAFRÅGERAPPORTEN Nu finns information om kontrakt t o m i reskontrafrågerapporten MOMSAD AREA Momsad area och momsad area i % visas nu i rapporten uthyrningsgrad per objekttyp. Den momsade arean visas också i objektsfliken 19