Statliga myndigheter på lokalhyresmarknaden

Institutionen för Infrastruktur Avdelningen för Bygg- och Fastighetsekonomi Kungliga Tekniska Högskolan Examensarbete nr: 195 Statliga myndigheter på lokalhyresmarknaden Författare: Handledare: Hanna Ivansson Gustaf Benndorf Docent Hans Lind Stockholm 2003

Master of Science Thesis Title: Authors: Department: Governmental rental negotiations Gustaf Benndorf Hanna Ivansson Division of Building and Real Estate Economics Department of Infrastucture Royal Institute of Technology Report reference: Master of Science no.195 Supervisor: Hans Lind Abstract Big amounts are spent to keep the government with offices. Media therefore often questions whether the government really has to pay as large sums for their offices. To write this essay a number of interviews have been performed with authorities, landlords and others who have a good insight in governmental rental negotiations. The differences in government and private companies as tenants are being pointed out. This is done to find out what weaknesses and strengths authorities have in a rental negotiation. It is further examined whether authorities are good as tenants and if they, because of this, can get a lower rent. A sweeping reform was carried out in 1993, which gave authorities a possibility to choose their offices themselves. The grant, given to each authority was increased to allow them to pay their own rent. Due to lack of experience, many authorities thought of the rental negotiations as difficult to begin with. Years of experience have, however, given authorities abilities to develop their skills and knowledge, which has led to a big faith in the new reform. Despite the security an authority brings, it does not seem as though they get a lower rent. The reasons for this are many: There is a restriction for how long a contract can be, the authorities may not have the incentive to get a lower rent and landlords may not always be interested in giving up higher rents for higher security.

Examensarbete Titel: Författare: Avdelning: Myndigheters hyresförhandlingar Gustaf Benndorf Hanna Ivansson Avdelningen för Bygg- och Fastighetsekonomi Institutionen för Infrastruktur Kungliga Tekniska Högskolan Rapport referens: Examensarbete nr.196 Handledare: Hans Lind. Sammanfattning Staten betalar idag oerhörda summor för att hålla sina organ med lokaler. I media ifrågasätts ibland dessa summor och myndigheter kritiseras för att de använder för mycket av statens pengar till höga hyror. I denna uppsats har ett antal intervjuer genomförts med myndigheter, fastighetsägare och andra insatta för att få en bild av hur bra myndigheter är på att hyresförhandla. Skillnader mellan myndigheter och privata företag som hyresgäster belyses i uppsatsen. Detta görs för att ta reda på vilka svagheter och styrkor myndigheter har vid en hyresförhandling. Vidare undersöks hur bra myndigheter är som hyresgäster och om de får en lägre hyra än privata hyresgäster. År 1993 genomfördes en reform som gav myndigheter möjlighet att själva välja var de ville ha sina lokaler. De fick nu också ett utökat anslag för att kunna betala sin hyra själva. I början tyckte många myndigheter att det var svårt att genomföra hyresförhandlingar med sina potentiella hyresvärdar eftersom man inte hade någon erfarenhet av liknande förhandlingar. Genom åren har man dock utvecklat sina kunskaper och erfarenheter, vilket lett till att de flesta är positivt inställda till reformen. Det verkar dock inte som om myndigheter generellt får en lägre hyra för att de är en säker hyresgäst. Anledningarna är bland annat att de inte får skriva hur långa kontrakt som helst, att de ibland inte har incitamentet att skriva bra kontrakt och att hyresvärdar inte alltid är intresserade av att ha säkra hyresgäster framför hyresgäster med stor betalningsvilja. 3

Innehållsförteckning 1. Inledning... 6 1.1 Bakgrund och problemformulering... 6 1.2 Syfte... 6 1.3 Avgränsningar... 7 1.4 Metod... 7 1.5 Felkällor... 7 2. Systemet för myndigheters lokalförsörjning... 9 2.1 Myndigheters lokalförsörjning idag... 9 2.2 Reform 1993... 10 2.3 Tidigare system för att förvalta fastigheter.... 10 2.4 Motiv bakom reformen... 10 2.5 Anslagsberäkning... 11 2.5.1 Omräkning av lokalschablon för ändamålslokaler och löpande kontrakt... 12 2.5.2 Omräkning av anslag till nya hyreskontrakt... 12 2.6 Kritik mot reformen... 13 3. Myndigheter och fastighetsbolags syn på det nya systemet... 16 3.1 Problem med det nya systemet... 16 3.2 Effektiv lokalanvändning... 17 3.2.1 Hur ser myndigheter på att effektivisera sina lokaler?... 17 3.2.2 Går det alltid att effektivisera?... 18 4. Varför är statliga myndigheter bra som hyresgäster?... 20 4.1 Är myndigheter säkrare som hyresgäster?... 20 4.2 Är hyresgäster som hyr stora ytor bättre?... 21 4.3 Är myndigheter mindre krävande?... 21 4.4 Argumenterar myndigheter för lägre hyra på grund av att de medför lägre risk?... 22 5. Myndigheters hyresförhandlingar... 24 5.1 Myndigheters hyresförhandlingar idag... 24 5.2 Vilken förhandlingsposition anser myndigheter att de har?... 25 5.3 Använder sig statliga hyresgäster av konsulter vid hyresförhandlingar?... 26 5.4 Hur myndigheter påverkas av fastighetsmarknaden... 27 6. Betalar statliga myndigheter för mycket i hyra?... 29 6.1 Hyressättning... 29 6.2 Krav ställda på de som vill hyra lokaler... 29 6.3 Kartläggning av hyresnivåer på Stockholms lokalmarknad... 30 6.3.1 Datschas hyresnivåer... 30 6.3.2 A-läge... 31 6.3.3 B-läge... 32 6.3.4 C-läge... 33 6.3.5 D-läge... 34 6.3.6 Myndigheters hyresnivåer - Slutsats... 34 4

7. Avslutande diskussion... 35 8. Slutsats... 37 Källförteckning... 38 Litteratur... 38 Intervjuer är gjorda med:... 38 Artiklar... 39 Internetsiter... 40 Bilaga 1 - Fakta om de statliga myndigheter vi intervjuat... 41 Finansinspektionen... 41 Jämställdhetsombudsmannen... 42 Kronofogdemyndigheten... 42 Konkurrensverket... 42 Konsumentverket... 43 Lantmäteriet... 43 Naturvårdsverket... 44 Riksgäldskontoret... 44 Riksskatteverket... 44 5

1. Inledning 1.1 Bakgrund och problemformulering Myndigheter är idag med och påverkar Stockholms fastighetsmarknad. Under nittiotalet var det en nedgång i ekonomin, vilket ledde till ökade vakanser och kraftig nedgång av hyresnivåer. I samband med detta bildades för förvaltning av statens fastigheter ett nytt system. Detta system gav myndigheter möjlighet att själva välja lokaler. De fick nu möjlighet att välja lokaler från både privata och statliga fastighetsägare. Många myndigheter valde att flytta till centralt belägna lokaler, där hyrorna nu var lägre än tidigare. Här fanns möjlighet att nå allmänheten samtidigt som myndighetens attraktivitet som arbetsplats ökade vilket gjorde dem mer intressanta för duktig personal. När hyrorna nu gått upp avsevärt märks en större omflyttning av bland myndigheter i huvudstaden. Kostnaderna för dessa lokaler är mycket höga och det är därför viktigt att det finns ett system som frammanar myndigheter att hålla nere sina hyror. Det är nu intressant att se om det nya systemet fungerar och om det uppfyller de mål som var tänkta när det skapades. Samtidigt är det intressant att ta reda på hur fastighetsägare ser på att ha statliga myndigheter som hyresgäster och om myndigheter är medvetna om vilken förhandlingsposition de har. I media har ofta myndigheter framstått som dåliga förhandlare när det gäller att skriva hyreskontrakt till sina lokaler. Många menar att myndigheterna inte har samma incitament som ett privat företag att pressa sig till att skriva ett kontrakt med låg hyra eftersom en myndighet inte kan gå i konkurs. Ofta menar man också att myndigheter placerar sig i lokaler belägna så att hyran blir onödigt hög. Även bland privata företag är kunskapen om dagens fastighetsmarknad begränsad. Företag har en kärnverksamhet som de bör ägna sig åt, men det är viktigt att man är medveten om sina svagheter gentemot en fastighetsägare och inte hamnar i en position där man betalar mer än vad som är nödvändigt. I denna uppsats undersöks huruvida myndigheter är medvetna om hur de ska bedriva sin hyresförhandling. Vidare berörs huruvida de tar in konsulter då de har begränsad kunskap eller om myndigheter själva har byggt upp en viss insikt i hur hyresförhandlingar går till. Eftersom myndigheter ägnar sig åt mycket skilda verksamheter och är olika stora borde olika sätt att bemöta lokalfrågor vara nödvändiga. Hur detta har lösts kommer att beskrivas och diskuteras. Myndigheter som bara har en lokal har ofta inte möjlighet att bygga upp den tillräckliga kunskapen som behövs vid en hyresförhandling. Det kan då tänkas att de har större behov av att ta in hjälp utifrån. Samtidigt kan större myndigheter med lokaler över hela landet ofta lägga större ansvar på en lokalansvarig anställd av myndigheten. 1.2 Syfte Syftet med denna uppsats är att studera statliga myndigheters förhandlingsposition. Hur bra är myndigheter som hyresgäster och vad är det som gör dem bra som hyresgäster? Vidare undersöks om myndigheter är medvetna om och utnyttjar de fördelar det innebär att hyra ut till dem i förhandlingar. Det undersöks också om myndigheter har möjlighet att få en lägre hyra på grund av att de är säkra som hyresgäster och om de faktiskt får detta. 6

1.3 Avgränsningar För att undersöka ovanstående frågeställningar är ett antal intervjuer gjorda med både statliga och privata hyresvärdar samt statliga hyresgäster. För att få en överskådlig mängd kontrakt att se över har vi valt att avgränsa oss till hyreskontrakt skrivna i Stockholm. Det är dels den ort som har flest statliga myndigheter, men framförallt så är hyreskostnaderna i Stockholm högre än någon annanstans i landet. Kostnaderna för att ha statliga myndigheter i lokaler i huvudstaden är omfattande och därmed en del i statens budget där man faktiskt kan spara avsevärt mycket om ett överpris betalas. 1.4 Metod Arbetet med att skriva denna uppsats är inlett med en litteraturstudie. Denna litteraturstudie är gjord för att ge en bra inblick i ämnet och för att se vad liknande studier använt för hypoteser och vad de kommit fram till för slutsatser. Litteraturstudien har följts av ett antal djupgående intervjuer. Dessa intervjuer är gjorda dels med lokalansvariga på ett antal myndigheter, dels med ansvariga på fastighetsbolag som hyr ut till myndigheter, men även med andra som varit väl insatta i ämnet och som därför varit intressanta att intervjua. Till exempel har samtal med personer på Statskontoret varit mycket upplysande. För att kunna få en bild av vad statliga myndigheter faktiskt betalar för sina lokaler och för att kunna bekräfta eller dementera det som sagts under intervjuer, har Statskontorets register med hyresavtal studerats. Hyresnivåer som framkommer i studier av dessa hyresavtal har jämförts med vad Statskontoret har för rekommendationer för vad myndigheterna bör betala i hyra. Litteraturstudierna ligger, tillsammans med information som kommit fram under intervjuer till grund för teoridelen i uppsatsen. Övriga delar av uppsatsen bygger på material insamlat under ovannämnda intervjuer och studier av myndigheters hyreskontrakt. Förhoppningarna är att denna uppsats ska ge en bra bild av huruvida statliga myndigheter har utvecklat en kunskap om hur hyresförhandlingar går till och huruvida de fått en nödvändig insikt i den fastighetsmarknad på vilken de nu agerar. Vidare undersöks vad myndigheter själva har för syn på deras hyresförhandlingar. Anser de själva att de har tillräcklig kunskap och har de ett intresse av att utveckla denna? 1.5 Felkällor Intervjuerna med olika aktörer på fastighetsmarknaden som genomförts i samband med denna uppsats har upplevts som givande. Materialet som samlats in under dessa intervjuer är emellertid mycket beroende på vilka frågor som ställts, hur dessa frågor ställts och hur svar har uppfattats. Dessutom har många fastighetsbolag, mycket förståeligt, mindre intresse av att berätta om olika strategier och planer, vilket kan påverka de svar man får. Generellt har också statliga myndigheter haft ett större intresse av en diskussion kring detta uppsatsämne och intervjuer med lokalansvariga på myndigheter har upplevts som mer uttömmande. Eftersom anställda på fastighetsbolag dagligen möter frågor rörande fastighetsmarknaden har dessa upparbetat en betydande kunskap i denna typ av frågor. Detta har gjort att intervjuer med anställda på fastighetsbolag bidragit stort med att skapa en större förståelse för hyresförhandlingar och gett en bra bild av fastighetsmarknaden. 7

Intervjuerna är bara gjorda med ett urval av de många aktörer som finns på hyresmarknaden och inget av det som skrivs kan statistiskt säkerställas. Hela uppsatsen är ett resultat av hur vi, författarna, uppfattat statliga myndigheters hyresförhandlingar. 8

2. Systemet för myndigheters lokalförsörjning 2.1 Myndigheters lokalförsörjning idag För att praktiskt genomföra de beslut som Sveriges riksdag fattar har regeringen till sin hjälp ett antal statliga myndigheter. Regeringen bestämmer mål och riktlinjer som myndigheterna ska följa och vem som ska vara högsta chef till varje myndighet. Regeringen beslutar även vilka resurser varje myndighet ska få och ger varje myndighet ett anslag för att den ska kunna bedriva sin verksamhet. Anslaget är tänkt att täcka alla myndighetens kostnader, även deras lokalkostnader. Alla myndigheter ansvarar idag själva för sin lokalförsörjning och får därför avgöra vilka lokaler de behöver för att bedriva sin verksamhet och uppnå de mål och de uppdrag som de är ålagda att utföra. De får inte bestämma på vilken ort de ska bedriva sin verksamhet, men inom den ort där de är ålagda att bedriva sin verksamhet bestämmer de själva vart deras lokaler ska vara belägna och vem de ska hyra lokalerna ifrån. De kan hyra sina lokaler från statliga eller privata hyresvärdar. Eftersom man vill ha en viss flexibilitet i myndigheternas lokalförsörjning får myndigheterna maximalt skriva hyreskontrakt på sex år 1 (tio år för högskolor och universitet). Vill myndigheten skriva längre kontrakt måste de be om regeringens tillstånd. På så sätt behöver inte staten betala onödiga kostnader en längre tid ifall en myndighet skulle upphöra eller om dess verksamhet skulle genomgå en omfattande förändring. För att betala sin hyra använder myndigheterna det anslag de får från staten. Myndigheter som väljer att hyra mindre, men mer effektiva lokaler med låg hyra får därför mer pengar över till annan verksamhet, som löner till personal etc. Så här har det fungerat sedan 1993 då man genomförde en reform av förvaltningen av statens fastigheter. Man beslöt då att man skulle skilja på ägandet och brukandet av statens fastigheter och bildade några olika bolag som nu förvaltar statens fastigheter. Offentlig verksamhet som har behov av lokaler får nu hyra dessa av statliga fastighetsbolag eller av privata fastighetsbolag. De olika bolag och myndigheter som bildades för att förvalta myndigheternas fastigheter fick olika typer av fastigheter. Universitet, ambassader, rättsväsen och andra verksamheter som ansågs använda fastigheter som byggts endast för att passa denna speciella verksamhet, fick sina fastigheter förvaltade av särskilda bolag. Akademiska hus förvaltar idag statens universitets- och högskolebyggnader. Statens fastighetsverk har statens kulturfastigheter, alltså teatrar, museum, ambassader m.m. Specialfastigheter har främst fastigheter som används för fångvård och Fortifikationsverket förvaltar försvarets fastigheter. De fastigheter som ansågs vara generellt användbara, alltså kontorsfastigheter som kan användas av vilka företag som helst, förvaltas idag av Vasakronan. Staten har som ägare ställt upp ett avkastningskrav på det kapital som de har satsat i fastigheterna som de statliga bolagen och verken förvaltar och dessa får därför driva sin verksamhet efter dessa krav. Innan denna reform förvaltade byggnadsstyrelsen statens fastigheter. Denna styrelse beslutade vilka lokaler varje myndighet skulle sitta i. De avgjorde hur stora lokaler som varje myndighet skulle ha och var på orten de skulle sitta. Efter reformen 1993 fick de 1 SOU 1997: 96 s. 31 9

olika myndigheterna sitta kvar i sina gamla lokaler om de så önskade, men de fick nu ett utökat anslag som förutom annan verksamhet även skulle täcka den hyra som de nu tvingades betala. Detta anslag ger dem möjlighet att hyra lokaler var de vill så länge deras anslag räcker. Varje år räknas detta anslag upp för att myndighetens köpkraft ska vara oförändrad. 2.2 Reform 1993 Staten är en stor fastighetsägare och innehar genom sina många fastigheter en stor förmögenhet. Kostnaderna för att förvalta dessa fastigheter är omfattande. Samtidigt behöver myndigheter och annan offentlig verksamhet lokaler som är anpassade till deras verksamhet för att de ska kunna agera på ett effektivt sätt. Det är därför viktigt att myndigheters lokalbehov tillgodoses på ett tillfredställande sätt samtidigt som det finns ett system som reglerar och håller nere kostnaderna för detta fastighetsägande. Genom att myndigheterna, efter reformen, får ett anslag för hela sin verksamhet, även för deras lokaler, blir de tvungna att ta ställning till vilka av deras lokaler som behövs och vad som kan undvaras. Överskrider de sin lokalbudget måste de ta dessa pengar från annan verksamhet. Myndigheterna och bolagen som bildades för att förvalta statens fastigheter har i senare skede delvis omstrukturerats och ändrats. Även många fastigheter har sålts av eller köpts upp av dessa statliga förvaltare. Dessa förvaltare har från staten ett vinstkrav som de ska uppnå genom sin förvaltning av statligt ägda fastigheter. Genom reformen har dessa fått press på sig att hålla nere sina drifts-, underhålls- och ombyggnadskostnader 2. 2.3 Tidigare system för att förvalta fastigheter. Tidigare har man i Sverige provat ett par andra alternativ för förvaltning av offentliga fastigheter. Dessa system har haft sina fördelar, men även nackdelar som gjort att man tvingats tänka om när kostnaderna blivit för stora. Dagens system föregicks av två system: 1. Man har låtit en byggnadsstyrelse 3 bestämma vilken mängd lokaler som varje myndighet/verk behöver. De olika myndigheterna i landet har sedan fått ansöka om lokaler hos denna styrelse. Ofta vet dock en myndighet bättre själv vilken lokalyta som är rimlig för verksamheten. Får man ingen kostnad för ett utökat lokalanvändande, kommer man klart alltid ansöka om fler lokaler snarare än att försöka effektivisera sitt lokalanvändande. 2. Man har även låtit myndigheterna själva förvalta sina fastigheter. Problemet med detta har varit att myndigheten lätt snålar med resurser för fastighetsskötsel för att få resurser till annan verksamhet. Att eftersätta underhåll av en fastighet kan i slutändan bli mycket kostsamt. 2.4 Motiv bakom reformen Systemet som finns sedan 1993 kan tyckas innebära en onödig rundgång av pengar. Staten ger myndigheter pengar att använda till lokaler, myndigheterna betalar sedan 2 SOU 1997:96 3 Byggnadsstyrelsen förvaltade statens fastigheter mellan 1918 och 1993. Innan dess fanns överintendentsämbetet som förvaltade kronans mark, slott och residens. 10

tillbaka pengarna till staten i form av hyra. Men det finns många saker som talar för detta system. Dels ville man genom reformen 1993 få en mer rättvisande bild av vad mark och lokaler faktiskt kostar 4. Med tidigare system räknade man inte lokalkostnader som en del av myndighetens verksamhetskostnad. Eftersom lokalerna var gratis ur myndighetens synpunkt behövde man inte bry sig om att göra dessa mer effektiva. Skulle en myndighet spara på utgifter, fanns det inte möjlighet att göra detta på lokalsidan. Med nuvarande system har man lyckats visa att lokalkostnaden är en omfattande del av en myndighets faktiska verksamhetskostnad som till stor del går att påverka. Detta banar väg för ett bättre hushållande med lokaler använda av myndigheter, vilket också var ett syfte med reformen. Då myndigheterna själva fick förvalta sina fastigheter fanns det möjlighet att påverka storleken på kostnaderna för förvaltning av statliga fastigheter. Problemet var som nämndes tidigare att man då gärna eftersatte förvaltningskostnaderna till fördel för annan verksamhet. Ett ytterligare motiv för reformen var därför att undvika att myndigheter, för att få pengar till andra mer prioriterade områden, eftersätter underhåll av fastigheter 5. Man menade att en särskild fastighetsenhet bättre kunde bevaka om organisationen hade rätt fastigheter och att dessa fastigheter förvaltades på ett bra sätt. Därför får nu några få myndigheter och bolag förvalta statens fastigheter. Redan genom Byggnadsstyrelsen fanns en organisation som såg till att rätt fastigheter ägdes och användes, men här fanns inget incitament att hålla nere förvaltningskostnader eller att försöka hushålla med lokalerna som användes. Byggnadsstyrelsen var också en mycket tung verksamhet som tillhandahöll alla sorters byggnadstyper. Efter reformen bildades istället flera sorters bolag för att förvalta de olika typer av fastigheter som fanns. Till skillnad mot tiden då det fanns en byggnadsstyrelse är det nu inte längre samma myndighet som förvaltar universitet, fängelse, ambassader och vanliga kontorslokaler och det finns en poäng med detta. De olika bolagen kan nu specialisera sig på en viss sorts fastigheter. De kan ha bra insyn i denna marknad och bli bra på förvaltningen för denna typ av fastigheter. Detta ser man ofta även inom det privata fastighetsägande där det ofta bildas specialistfastighetsföretag. Exempel på dessa är Pandox som äger hotellfastigheter, Rodamco som äger handelsfastigheter och Heba som enbart äger bostadsfastigheter. Detta eftersom olika sorters fastigheter kräver olika typer av förvaltning och kunnande. Självklart finns det även bolag som äger flera sorters fastigheter. Många äger bostäder, industri och kontorslokaler. En stor anledning till detta är självklart riskspridningen som uppstår då man innehar flera olika sorters investeringar. 2.5 Anslagsberäkning Finansdepartementet bedömer hur mycket varje myndighets anslag ska ändras varje år. För att kunna bedöma detta räknar de fram ett prisomräkningssystem. Syftet med detta prisomräkningssystem är att regeringen inte varje år ska behöva ta ställning till vilket anslag en myndighet ska få 6. För att Finansdepartementet ska få underlag till hur 4 SOU 1996:187, sida 47 5 SOU 1997:96 sida 46 6 Rapport 2001/02:2 Riksdagens revisorer sida 48. 11

mycket myndigheters lokaler bör kosta gör Statskontoret 7 analyser av statligt lokalanvändande. Sedan 1998 ansvarar Statskontoret för att ta fram ett lokalkostnadsindex 8 som visar förändring av kostnader för att hyra lokaler. Finansdepartementet använder lokalkostnadsindexet när de räknar fram ovannämnda prisomräkningssystem. Statskontoret beräknar alltså fram hur den del av anslaget som går till lokaler bör ändras från år till år. Hur man räknar upp denna summa beror på om verksamheten använder generella lokaler eller om de använder lokaler i så kallade ändamålsfastigheter, alltså byggnader som saknar, eller har en mycket liten, alternativ användning och/eller har skräddarsytts för sitt ändamål" 9. 2.5.1 Omräkning av lokalschablon för ändamålslokaler och löpande kontrakt För de med ändamålslokaler och för generella lokaler med löpande hyreskontrakt räknas 70 % av schablonbeloppet för hyran upp med KPI 10. Detta eftersom regeringen angivet att man ska förutsätta att maximalt 70 % av hyran räknas om med hänsyn till KPI 11. Exempel: I oktober år 2000 var KPI 262,6. I oktober år 2001 var KPI 269,1. Förändringen var (269,1-262,6)/262,6 = 2,475 %. 70 % av förändringen mellan 2000 och 2001 (2,475%) är 1,73 % För lokaler där hyreskontraktet inte omförhandlas år 2002 och för ändamålslokaler räknar man alltså upp den del av anslaget som går till lokaler med 1,73 %. Så de som 2001 hade en lokalschablon på en miljon kronor fick, 2002, 1 017 300 kr. Denna årliga ökning av schablonen får myndigheterna även om de i kontraktet förhandlat fram att till exempel 50 % eller 90 % av hyran ska räknas upp med index. Eftersom de flesta kontrakt i Stockholm idag stadgar att 100 % av hyran ska räknas upp varje år, minskar därför myndigheternas köpkraft varje år fram till det år de skriver ett nytt kontrakt. Detta talar för att långa kontrakt är mindre fördelaktiga för myndigheter än för privata företag. 2.5.2 Omräkning av anslag till nya hyreskontrakt När det kontrakt som en myndighet har för en generell lokal går ut, har marknaden ofta ändrat sig sedan den senaste gången myndigheten förhandlade om hyran. På grund av dessa konjunktursvängningar kan man inte bara räkna upp det gamla schablonbeloppet med index som man gjorde ovan med löpande kontrakt. Vill man att myndigheten ska ha en oförändrad köpkraft, måste schablonbeloppet följa konjunkturen. För hyreskontrakt som ska tecknas på nytt under året finns därför ett omräkningstal baserat på marknadsprisutvecklingen i regionen. Sverige är således indelat i fyra olika områden kallade rikthyresområden. Områdena är indelade efter vilka faktorer som bestämmer 7 Statskontoret är ett stabsorgan som utför olika utredningar och utvärderingar på uppdrag av regeringen för att denna ska få underlag för de beslut som ska fattas. 8 Tidigare, mellan 1993 och 1998, var det lokalförsörjningsverket som ansvarade för detta lokalkostnadsindex. 9 Prop. 1991/92:44 10 Rapport 2001/02:2 Riksdagens revisorer. 11 http://www.statskontoret.se/projekt/lokalforsorjning/prisomrakning2003.pdf 12

utbud och efterfrågan på olika orter 12. Då till exempel samma faktorer beräknas påverka utbud och efterfrågan i Uppsala och Lund är dessa orter placerade i samma rikthyresområde. De fyra rikthyresområdena är: 1. Stockholms innerstad 2. Stockholm utanför tullarna, Göteborg, Malmö, Lund, Linköping och Uppsala 3. Större orter, samt vissa förorter till Göteborg och Stockholm 4. Övriga landet För varje ort tittar man på hur marknadshyror har utvecklats för att kunna sätta en rikthyra för området. Inför år 2003 låg rikthyran för de olika riktområdena på: Rikthyresområde: Hyra per år: 1. 2800 kr / kvm 2. 1200 kr / kvm 3. 800 kr / kvm 4. 600 kr / kvm När Statskontoret räknar fram vilket anslag en myndighet ska få för lokaler som de ska skriva kontrakt med påföljande år, utgår man ifrån de ytor myndigheten använde innan reformen 1993. Man sätter ett anslag som är denna yta gånger ovan nämnda rikthyra. Man utgår från att de beslut byggnadsstyrelsen fattade om myndigheternas lokalbehov fortfarande ska gälla. Ingen hänsyn tas till om myndigheterna på grund av ändrad verksamhet nu har fler eller färre anställda, har större laboratorium, eller av annan anledning har fått ändrade lokalbehov. Exempel (fingerat) En myndighet tilldelades lokaler av Byggnadsstyrelsen. Dessa hade en yta på 1000 kvm. Vid reformen 1993 bedömde man att en rimlig hyra för dessa lokaler var 1 miljon kronor per år. Myndighetens schablonbelopp för lokaler ökades därmed med 1 miljon kronor, och de kunde nu betala sin lokalkostnad själva. När hyreskontraktet för lokalen gick ut, 1995, valde myndigheten att flytta till en annan lokal, låt oss kalla denna lokal B. Rikthyran i området där lokal B ligger var, 1995, 1500 kronor per kvm. För att betala sin nya hyra utökades deras anslag för att kunna täcka en kostnad på 1,5 miljoner kronor (rikthyran, 1500 kronor, multiplicerat med deras gamla ytbehov, 1000 kvm). Myndigheten lyckas förhandla till sig en hyra på 1,4 miljoner kronor för lokal B. Mellanskillnaden mellan det anslag de får för sina lokaler och det de betalar i hyra är 100 000 kronor, som de kan använda till annan verksamhet t.ex. högre löner till sin personal eller bättre datorer. Skulle myndigheten få pengar över från ett räkenskapsår har de möjlighet att föra över maximalt tre procent av deras totala budget till efterföljande år 13. 2.6 Kritik mot reformen Även med det alternativ som används idag finns problem och detta har belysts i många sammanhang. Bland annat tar man i SOU 1997:96 upp att samverkan mellan fastighetsdrift och kärnverksamhet försvåras med det nya systemet då man delar upp 12 http://www.statskontoret.se/projekt/lokalforsorjning/rikthyror2003.pdf 13 Efter samtal med Svante Holgerson, Statskontoret, 2002-11-19 13

användningen och förvaltningen av fastigheter. Man tar även upp att det finns en risk för att myndigheter som sitter i ändamålsfastigheter får en svag förhandlingsposition. 14 Kritik som kommit från media och myndigheter har främst rört hyressättning på ändamålsfastigheter där statliga fastighetsbolag för att uppnå statens avkastningskrav har satt hyror som många sett som orimliga. Samtidigt har inte anslagen för de som suttit i ändamålslokaler följt marknaden. Eftersom teatrar, museum, universitet etc. inte haft möjlighet att flytta till en annan lokal har de upplevt att de befunnit sig i en mycket orättvis situation då de varit tvungna att ta pengar från annan verksamhet för att ha råd med de höjda hyrorna. De som suttit i generella lokaler har däremot sett det nya systemet som positivt 15. En utredning som Statens Lokalförsörjningsverk 16 gjorde 1996 visade på att de flesta ansåg att det nya systemet fungerade mycket bättre än det gamla och att många var nöjda med att kunna välja lokaler. Kritik förekommer dock även här. Media har ett antal gånger jämfört den hyra som statliga myndigheter betalar med vad privata företag betalar och ansett att statliga pengar slängts iväg från okunniga statliga myndigheter till privata hyresvärdar. Dagens Industri publicerade i februari 2002 en artikel där de jämförde vad olika statliga myndigheter betalade för lokaler per anställd med vad andra privata företag betalade 17. I artikeln påpekade man att även om statliga myndigheter inte betalar mycket mer i marknadshyra än vad Statskontoret rekommenderar, är kostnaderna per anställd långt större än vad många privata företag väljer att betala. Medan många privata företag i dagsläget som mest betalar 50 000 kronor per anställd och år, kommer statliga myndigheter i många fall upp i mer än dubbelt så stora kostnader per anställd. Även tidningen Finansvision har i en artikel tagit upp att man kan minska lokalutgifter genom att effektivisera använd yta. Vad man även tar upp i artiklarna i Dagens Industri och i tidningen Finansvision är att myndigheter har en stark förhandlingsposition eftersom hyresvärdar alltid kan vara säkra på att få in hyran. Detta då staten inte går i konkurs och då likvida medel alltid finns. Myndigheters svaghet i hyresförhandlingar beskrivs i bägge artiklar vara den begränsade tiden som hyreskontrakten får vara, max 6 år utan regeringens tillstånd. Denna till trots beskrivs myndigheter som mycket säkra, vilket gör att man i artikeln undrar över varför detta inte utnyttjats mer vid förhandlingssituationer. Generellt är dock myndigheter som sitter i vanliga kontorsfastigheter nöjda med reformen. Att det var hyresgästernas marknad när myndigheterna skulle börja teckna sina första kontrakt har säkert hjälpt reformen. Myndigheter upptäckte att de med sin lokalbudget kunde få centralare och mer attraktiva lokaler och utnyttjade detta. Samtidigt har lokalansvariga, ofta någon administrativ chef eller ekonomiskt ansvarig, på varje myndighet fått utstå en den kritik från medarbetare när de haft planer på att ändra och effektivisera lokaler. Myndigheters arbetsplatser kännetecknas av ett mycket stort personalinflytande och många lokalansvariga menar därför att det är svårare att 14 SOU 1997:96, sida 15 Rapport 2001/02:2 Riksdagens revisorer. 16 Ett verk som bildades i samband med reformen 1993, och upphörde 1998. Verket hade som uppgift att fungera som stabskonsult åt regeringen och som konsult i fastighetsfrågor åt myndigheter. 17 Tillberg, Skattepengar går till stora lokaler, Dagens Industri, 2002-02-25 14

driva igenom förändringar på deras arbetsplatser jämfört med hur det är på privata arbetsplatser. 15

3. Myndigheter och fastighetsbolags syn på det nya systemet Att det nya systemet är omtyckt bland nuvarande myndigheter bekräftas av intervjuer som genomförs under hösten 2002. Även andra som upplevt och påverkats av både det nya och det gamla systemet, till exempel fastighetsbolag som hyrt ut lokaler till myndigheter redan innan reformen 1993, menar att det nya systemet är mycket positivt. Byggnadsstyrelsen sågs som en mycket tung verksamhet. Det var en myndighet som skulle bedöma vilka behov alla olika myndigheter hade och tillgodose dessa på ett bra och kostnadseffektivt sätt. Den nya möjligheten att få välja lokaler själva efter de behov som finns idag uppskattas. En del problem nämns dock. 3.1 Problem med det nya systemet För det första är det ofta mycket långt mellan varje hyresförhandling. Den som ansvarar för lokalerna på varje myndighet hinner ofta glömma bort viktig kunskap mellan varje förhandling. Dessutom kan ansvarig personal hinna sluta eller byta arbetsuppgifter. Detta är ej något som är specifikt för myndigheter, utan torde vara ett problem för alla företag med få lokaler. Detta problem fanns dock inte för myndigheter vid tiden med byggnadsstyrelsen. Ett annat problem som myndigheter tar upp är att de inte får extra anslag om det tillkommer behov av lokaler, till exempel om de får behov av ett laboratorium eller extra serverrum. Visst ska man spara in på yta, men det ses som negativt om verksamheten inte kan arbeta optimalt för att det inte finns tillräckligt med yta för att klara av de behov som en myndighet har. Även myndigheter som menar att de har särskilda behov av att sitta centralt får ej extra anslag för detta. Många gånger kan myndigheter som har många uppsökande gäster ha behov av att vara tillgängliga och ligga nära kollektivtrafik. Innan reformen tog Byggnadsstyrelsen fram lämpliga lokaler med hänsyn till vilka behov en myndighet hade. Om personalbehovet ökade fick man ansöka hos Byggnadsstyrelsen om större eller fler lokaler. Byggnadsstyrelsen bedömde sedan hur lokalfrågan skulle lösas. Efter reformen har man utgått ifrån att den bedömning som byggnadsstyrelsen gjorde om varje myndighets behov fortfarande gäller och anslag ges i förhållande till detta. En myndighets behov kan dock fortfarande ändras. Som exempel på detta tar Stefan Sjöborn, lokalansvarig på Kronofogdemyndigheten upp att de i framtiden kanske inte alls behöver så många lokaler i centrala delar av orter för att ta emot kunder. Han menar att myndigheter kommer att tillhandahålla så kallad front desk dit medborgare kan vända sig för att, per internet och per telefon, få svar och snabb hjälp. Internets frammarsch minskar också behovet av centrala mötesplatser, t.ex. kommer KFM och RSV att bli en s.k. 24- myndighet, d.v.s medborgare kan när som helst på dygnet söka information, hämta blanketter, skicka in blanketter/ansökningar etc. till myndigheten. Stefan Sjöborn menar att flera myndigheter kommer finnas representerade på medborgarkontor tillsammans. Idag finns myndigheten på medborgarkontoren i Kista centrum samt Skärholmens Centrum. I huvudsak menar myndigheter att det nya systemet är att föredra. Kritiken som framläggs är uppmärksammad. Statskontoret har redan 1998 lagt fram ett krav om att varje myndighet borde redovisa lokalkostnader per anställd och använd yta per anställd i deras årsredovisning för att möjliggöra en enklare bedömning av vilka lokalbehov 16

olika myndigheter har. Det är Ekonomistyrningsverket som beslutar om vad som ska redovisas och något beslut i enlighet med Statskontorets förslag har ännu inte fattats. Att det idag inte görs några bedömningar av en myndighets lokalbehov påverkar klart myndigheters incitament att försöka sänka sin hyra. De som tidigare suttit i stora lokaler får en större budget för lokaler. Dessa har därför större betalningsvilja och därmed större möjligheter att flytta till innerstaden där de betalar en högre kvadratmeterhyra. Eftersom kvadratmeterhyran är högre i innerstaden måste de där välja att sitta i mer effektiva, mindre lokaler. På Statskontoret menar man att förhalningen med att göra bedömningar av myndigheters egentliga behov kan bero på att man ville låta myndigheterna vänja sig vid detta nya system innan man påbörjar ytterligare förändringar. 3.2 Effektiv lokalanvändning Som nämnts tidigare i kapitel 2.6 tar media upp att kostnaderna för lokaler är mycket högre per anställd hos statliga myndigheter än hos jämförbara privata företag. Även om hyresnivån på lokaler hyrda av statliga myndigheter kanske är rimliga, menar media att myndigheter inte har effektiviserat sina ytor i samma utsträckning som privata företag och att de därför i många fall sitter på större ytor per person. En stor anledning till detta kan vara det tidigare nämnda anslagssystemet som ger myndigheter ett anslag beroende på storleken på lokalen vid tidpunkten för reformen. Även om Statskontoret idag går ut och rekommenderar en använd yta på 26 kvm per anställd finns det idag inget lagrum eller direktiv från regeringen som säger att anslaget skall vara beroende av hur många anställda en myndighet har. Man hade annars kunnat tänka sig att myndigheter, med behov av vanliga kontorslokaler vid nytecknande endast fick ett anslag som var: rikthyran * antal anställda * rekommenderad yta per anställd. Eftersom så inte är fallet är myndigheter inte nödgade att spara på yta i samma utsträckning. En del myndigheter får dock krav på sig om hur mycket yta de ska använda per anställd. Kronofogdemyndigheten fick t.ex. i mitten av nittiotalet anslag till lokaler för 35 kvm per anställd. För kontrakt som skrivs idag får de anslag för 29 kvm per anställd. Detta skärper klart kraven på hur lokalerna ska se ut och tvingar myndigheterna att tänka över sitt lokalbehov. Till exempel funderar nu Kronofogdemyndigheten på om de ska dra in på en del hörsalar och bara hyra in sådana vid behov. Kronofogdemyndigheten verkar under Riksskatteverket som kommit långt i sina kunskaper om lokalfrågor vilket kan förklara de klara direktiven på yta per anställd. 3.2.1 Hur ser myndigheter på att effektivisera sina lokaler? Under intervjuer som genomfördes hösten 2002 i samband med detta examensarbete ger myndigheter intryck av att överlag vara medvetna om den kritik de utsätts för genom media. De är också medvetna om att de har möjlighet att göra en del besparingar genom att minska sin lokalyta. Ändå kan det vara svårt för lokalansvariga på varje myndighet att effektivisera lokalanvändningen. Många lokalansvariga tar under intervjuer upp att personal på statliga arbetsplatser har ett mycket stort inflytande, även över deras arbetsplats utformning och läge. Många menar att det i större eller mindre grad blivit motarbetade då de försöker genomföra effektivisering av lokaler. Någon nämner i en intervju att det krävts att de först byggt om en del av fastigheten för att annan personal ska bli positiv till alternativ lokalutformning. Även om det hänt att fastighetsföretag erbjudit statliga hyresgäster att gratis bygga om lokaler så att yta kan effektiviseras och frigöras har inte beslut om inbesparing och 17

effektivisering av yta kunnat genomföras. I detta fall har hyresnivån varit så låg att fastighetsbolaget sett ombyggnaden som en möjlighet att frigöra yta för att kunna hyra ut denna till andra hyresgäster. Den låga hyran har dock också gjort incitamentet för hyresgästen att spara in på yta mycket lågt. Medan många privata företag sedan länge låtit sin personal arbeta i öppna landskap för att möjliggöra en mer effektiv användning av lokaler, sitter idag en mycket stor andel av statliga myndigheter fortfarande i utrymmeskrävande cellkontor. Vid försök att ändra på detta har en del personal lite överdrivet hävdat att de valt att arbeta just på ett statligt verk för att kunna få ett eget kontor. En del har hotat med att säga upp sig om de inte fått behålla sitt personliga kontor. Det stora personalinflytandet har därför dragit ut på en nödvändig process med att modernisera och effektivisera lokaler. Vid intervjuer hösten 2002 hade dock de flesta minskat sin lokalyta per anställd sedan 1993 och de flesta hade gjort detta genom att bygga om lokalerna till mer öppna lösningar. Efter ombyggnaden har många av personalen sett förändringen som positiv bland annat eftersom en öppen planlösning gjort det enklare att kommunicera och då fördelningen av arbetsuppgifter blivit enklare. Vid intervjuer hösten 2002, satt de flesta myndigheter i lokaler på mellan 20 27 kvm/anställd. En myndighet satt i lokaler med 32 kvm per anställd. Lokalansvarig för den sistnämnda myndigheten hävdade att deras verksamhet hade särskilda behov av att kunna arbeta ostört eftersom mycket av verksamheten byggde på samtal med besökare. 3.2.2 Går det alltid att effektivisera? Självklart lämpar sig inte alla lokaler för att byggas om till öppen planlösning och all verksamhet kan inte bedrivas i lokaler där flera sitter i samma rum. Särskilt verksamhet som ägnar sig åt att ta emot mycket besök kan behöva avskilda rum för att ta emot gäster. En ombyggnad till mer öppna lokaler ställer också högre krav på ventilation och akustik. Ventilationen behöver därför byggas ut avsevärt och man måste använda mycket dämpande material och tyger i lokaler där flera personer sitter i samma rum för att ge en god komfort och behaglig ljudnivå. Många äldre byggnader har tunga väggar som inte så lätt tas ner och dessa lokaler lämpar sig inte för att göras om till öppna landskap. Det är även inte alltid möjligt att bygga ut ventilationen på ett smart och estetiskt tilltalande sätt. Rent estetiskt kan tunga tyger inte heller lämpa sig i alla lokaler. Av de lokalansvariga som vi talat med som suttit i lokaler med låsta planlösningar har många valt att flytta till andra lokaler för att ha möjlighet att effektivisera sina lokaler. En del menar dock att deras verksamhet kräver rum som går att stänga för besökarnas personliga integritet ska behållas. Många vill diskutera personliga ting och ska kunna göra detta med vetskapen om att ingen annan lyssnar. De flesta myndigheter tar självklart emot besök, men olika mycket. För de som tar emot ett mindre antal besökare har ett alternativ varit att bygga särskilda besöksrum som kan bokas vid behov. När personalen jobbar själva sitter de däremot i öppna lokaler. När lokalerna väl varit ombyggda har de flesta varit nöjda. Särskilt yngre och personer från privata sektorn som inte vant sig vid att ha eget kontor har accepterat att arbeta i en öppen planlösning. Även de flesta andra ser det som något positivt att arbeta i större rum ihop med någon annan. När lokalerna väl varit ombyggda har många fått se att det fungerat bra och att deras möjlighet att kunna arbeta ostörda har behållits tack vare skickliga akustiklösningar och smart möblering. Men att bygga om har ibland varit 18

krävande. På någon arbetsplats bestämde man att alla skulle få kontorslokaler med öppen planlösning, även generaldirektören, för att på ett smidigt sätt kunna driva igenom en ombyggnad av kontorslokalerna. 19

4. Varför är statliga myndigheter bra som hyresgäster? Har myndigheter en bra förhandlingsposition och borde de därför kunna förhandla till sig en bra hyra? För att kunna svara på detta måste man först besvara om myndigheter är bra som hyresgäster och i så fall varför. Vidare måste man besvara huruvida myndigheter är medvetna om sina fördelar och använder detta vid förhandlingar. Det finns nackdelar med att ha myndigheter som hyresgäster. Statlig verksamhet har inte alltid samma möjlighet att betala lika höga hyror som framgångsrika firmor har och dessutom förändras myndigheter ofta beroende på vilka som sitter i regeringen och beroende på hur staten väljer att sköta sin förvaltning. Därmed ändras också lokalbehoven. Men de bra sidorna är många: 4.1 Är myndigheter säkrare som hyresgäster? Den första och främsta anledningen till att myndigheter skulle vara bra som hyresgäster nämns redan i kapitlet kritik mot systemet. Man tar här upp att man alltid kan vara säker på att få in hyran när man hyr ut till en myndighet. Att det är viktigt för en hyresvärd att vara säker på att få in hyror från sina hyresgäster är självklart. I kapitel 6.2, Krav ställda på de som vill hyra lokaler, berättas också att det viktigaste när en fastighetsägare bedömer om någon ska få hyra en lokal, är hyresgästens ekonomi. Vet hyresvärden att ett företag är finansiellt säker och kommer att kunna betala hyran blir företaget mycket attraktiv som hyresgäst. Att dessutom veta att hyresgästen inte kan gå i konkurs är givetvis ett perfekt scenario. Hyresvärden slipper då oroa sig för eventuellt plötsligt uppkomna vakanser. Det finns exempel på offentlig verksamhet som gått i konkurs eller inte klarat sina finanser men detta är ovanligt (Bland annat gick Orange County i USA i konkurs 1994 18 och kommunen Farum tvångsförvaltas nu av den danska staten sedan det uppmärksammats att kommunen agerat ekonomiskt tveksamt 19 ). Vid lågkonjunkturer kan anslagen en myndighet har påverkas negativt, vilket kan göra det svårt för en myndighet att klara av sina utgifter. Dock kommer en myndighet aldrig gå i konkurs eftersom dess verksamhet finansieras av staten och hyran kommer därför betalas så länge det finns ett kontrakt, även om myndigheten skulle upphöra att existera. Vid intervjuer med myndigheter som hyr lokaler i Stockholm, menar samtliga att det borde vara säkrare att hyra ut till dem framför att hyra ut till privata hyresgäster. De menar att de är säkrare då de aldrig går i konkurs. Läggs en statlig myndighet ner går dessutom staten in och betalar hyran under Anser ni att det är en säkrare investering att ha en statlig myndighet som hyresgäst framför en privat hyresgäst? 2 / 15 1 / 15 12 / 15 Ja Större bolag är lika säkra Det beror på sammansättningen Figur 4.1 18 Baldassare, When Government Fails: The Orange County Bankruptcy, 1998, The Public Policy Institute of California 19 Reimegård, Skandalkommun under tvångsförvaltning, Svenska Dagbladet, 2002-02-19 20

resterande kontraktstid. En statlig myndighet menar också att de sköter sig bra och inte ställer till med bekymmer och dessutom alltid betalar hyran i tid. Tillfrågade hyresvärdar menar att myndigheter är intressanta som hyresgäster, men att finansiellt starka, privata bolag har ungefär samma ställning. Någon hyresvärd tar upp att myndigheter till en viss del är säkrare som hyresgäster, men att det också är viktigt att ha en bra sammansättning av statliga och privata hyresgäster. Har man många statliga hyresgäster är det därför inte alltid intressant att få ytterligare en statlig hyresgäst. 4.2 Är hyresgäster som hyr stora ytor bättre? Något annat som kan tänkas göra statliga myndigheter fördelaktiga som hyresgäster är att de ofta hyr stora ytor. Enligt Benjamin, Boyle och Sirman (1990) 20 blir den operativa kostnaden för en fastighet med många små hyresgäster större jämfört med samma fastighet med få stora hyresgäster. För en hyresvärd innebär förhandling och allmän fastighetsservice stora kostnader, likaså att möta kunden i dennes krav på förändring av lokaler. Jämför man en hyresgäst som hyr 10,000 kvm med tio hyresgäster som hyr 1000 kvm var, borde kostnaderna för de senare vara högre eftersom man då måste möta och förhandla med tio olika hyresgäster. En stor hyresgäst borde därför kunna argumentera för en hyra som är lägre per kvadratmeter än den genomsnittliga hyran på grund av minskade kostnader för hyresvärden. Något som talar emot denna tes är att möjligheten att diversifiera bort risken minskar om man har få hyresgäster. Har man bara ett litet bestånd och hyr ut majoriteten av sitt bestånd till en stor hyresgäst är man beroende av att denna hyresgäst stannar och inte gå i konkurs. Men eftersom de flesta ägarna på Stockholms lokalmarknad äger ett större bestånd borde detta inte minska en hyresgästs möjlighet att få tag på större lokalytor. För mindre fastighetsägare kan dessutom risken minskas genom olika kontraktstid på olika ytor för större hyresgäster. På så sätt minskar risken för att stora ytor är vakanta samtidigt när ett kontrakt går ut. 4.3 Är myndigheter mindre krävande? Enligt en amerikansk studie betalar offentlig verksamhet i USA mer i hyra än vad privata hyresgäster gör på samma marknad. Enligt samma studie har därför offentlig verksamhet lättare att ställa krav på sina hyresvärdar än privata hyresgäster. En tänkbar hypotes kan därför vara att om myndigheter betalar mer i hyra kan de också ställa högre krav än andra. För en privat hyresgäst är det viktigt att deras lokal ger ett bra intryck och lockar kunder. Många gånger vill företag genom sina lokaler ge intryck av vilka de är. Bra intryck betyder status och kan vara avgörande för hur bra det går för ett företag. Behovet att locka kunder finns inte i samma utsträckning för en statlig myndighet. Detta gör att det inte är lika viktigt att lokalen ger ett gott intryck för utomstående. En myndighet har dock alltid kravet på sig att vara synliga och lätta att hitta för allmänheten. 20 Benjamin, Boyle, Sirman, Retail Leasing: The Determinants of Shopping Center Rents, AREUEA Journal 18, sid. 302-312 21

Dessutom bör myndigheter vara föregångare i miljötänkande. Att en myndighet har höga krav på sig att ständigt vara miljömedveten leder automatiskt till ökade miljökrav på en hyresvärd som hyr ut till en myndighet. Bland annat blir kraven på källsortering stora och tvingar hyresvärden att skaffa sig mer kunskap om ämnet samt att lägga ner mer pengar och tid på fastigheten. Det kan även vara intressant att lokalerna som tillhandahålls är energisnåla. För att staten ska kunna tala för mer energisnåla byggnader är det viktigt att de själva brukar sådana. För närvarande uppmärksammas i norsk media att Norges nybyggda rikshospital drar tre gånger så mycket värme som ett av deras gamla sjukhus på samma yta på grund av en stor glasvägg. Många myndigheter har också stora krav på sig att hela tiden uppehålla en viss nivå av sekretess. Dessa myndigheter har då ofta sina servrar i speciella datorrum som är svåråtkomliga för allmänheten. Dessa servrar är i sin tur anslutna till myndighetens övriga datorer. Vid intervjuer gjorda inför detta examensarbete, gavs ett intryck av att myndigheter trots ovanstående, faktiskt är mindre krävande som hyresgäst än vad en privat hyresgäst är. Till grund för detta ligger just kravet på att lokalen som hyrs inte behöver vara så estetiskt tilltalande för en myndighet som för ett privat företag. Svaren från hyresvärdar växlar mycket beroende på vilka hyresgäster hyresvärden har. De flesta hyresvärdar menar att statliga myndigheter faktiskt är mindre krävande. Dock säger en del hyresvärdar, vilket inte motsäger det tidigare, att statliga myndigheter är mer noggranna med vad de får för sina pengar. Detta innebär att de ofta vill ha utförligare kontrakt och att förhandlingarna ofta tar lång tid. Tror Ni att en statlig hyresgäst kan vara mer krävande än en privat hyresgäst? Generellt sett verkar det som om statliga myndigheter inte funderat speciellt mycket på om de var en mer krävande hyresgäst än en privat dito. Anledningen kan vara att ansvaret att underhålla lokaler ligger på fastighetsbolagen och inte på hyresgästerna, alltså behöver myndigheterna egentligen aldrig fundera på om de är en krävande hyresgäst eller ej eftersom ansvaret inte ligger på dem. 4.4 Argumenterar myndigheter för lägre hyra på grund av att de medför lägre risk? För att statliga myndigheter ska kunna förhandla till sig en bra hyra är det viktigt att de är medvetna om vad som dem till bra hyresgäster. Det är även viktigt att de ser till att en motpart i en hyresförhandling vet vad som gör dem bra och att man visar motparten att man vet om att man är bra. Det som främst gör en myndighet intressant som hyresgäst är att de som hyresgäst ger en hyresvärd en viss stabilitet. Hyresvärden vet att hyran kommer betalas under hela kontraktstiden eftersom myndigheten inte kommer gå i konkurs. Under intervjuer som gjordes under hösten 2002 menade de flesta tillfrågade att myndigheters stabilitet var något som kom upp under hyresförhandlingar (se figur 6 / 15 4 / 15 5 / 15 Ja Lika krävande Mindre krävande Figur 4.2 22