Riktlinjer för ApoDos i Östergötlands län

Riktlinjer för ApoDos i Östergötlands län Inledning Syftet med riktlinjerna är att skapa en enhetlig och säker överföring av ordinationer och information mellan förskrivare, patient/kontaktperson och Apoteket. Riktlinjerna vänder sig till förskrivare och vårdpersonal i Landstinget i Östergötlands län, sjuksköterskor, kommunal vårdpersonal och Apotekets personal. På varje vårdande enhet måste riktlinjerna omsättas i lokal instruktion och göras kända för all personal som arbetar med ApoDos. Arbetsgruppen Per Ohlsson, primärvårdschef, Närsjukvården i västra Östergötland Johan Walan, distriktsläkare, Närsjukvården i centrala Östergötland Salvatore Ascione, distriktsläkare, Närsjukvården i östra Östergötland Lena Lundmark, medicinskt ansvarig sjuksköterska, Linköpings kommun Anita Ottosson, medicinskt ansvarig sjuksköterska, Norrköpings kommun Helena Karlsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska, Mjölby kommun Åsa Råsbrink, apotekschef, Dosapoteket Linköping, Apoteket AB Cecilia Bevervik Sunnerud, doskonsulent, Dosapoteket Linköping, Apoteket AB 1

Innehåll 1. Syfte med ApoDos Sid 3 2. Definitioner Sid 3 ApoDos Dosrecept E-dos Ordination Kontaktperson för ApoDos Tilläggsdoser/ersättningsdoser 3. Kriterier för att få ApoDos Sid 5 4. Ansvarsfördelning Sid 5 Förskrivare Sjuksköterska Kontaktpersonen Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef inom landstinget Dosapoteket Dosapoteket och vårdgivare inom sluten- och öppen vård 5. Övriga rutiner Sid 7 Dossortiment Doseringstider Licenspreparat Avvikelser Betalning 6. Ordinationer Sid 8 Förnyelse av ordinationer Ordinationsändring Allmänt Akut ordinationsändring 7. ApoDospatient på sjukhus Sid 9 Inskrivning Utskrivning 8. Läkemedel som endast exp. som originalförpackning Sid 10 2

1. Syfte med ApoDos Underlätta och öka säkerheten i läkemedelshanteringen för patient och vårdpersonal. Få en helhetsbild av patientens samlade läkemedelsordinationer. Förbättra följsamhet till ordinationer. Minska läkemedelskassationen. 2. Definitioner ApoDos läkemedel i ApoDospåse/bricka ApoDos är ett alternativ till den traditionella läkemedelshanteringen för personer med regelbunden och stabil medicinering, oavsett boendeform, som inte kan klara sin läkemedelshantering själv, till exempel på grund av fysiska och/eller psykiska hinder. Genom ApoDos levereras dosförpackade läkemedel (där varje dospåse innehåller de läkemedel som ska tas vid ett och samma tillfälle) för en eller två veckors förbrukning. beställs och levereras kompletterande läkemedel i originalförpackning. levereras ett dosrecept (en samlad läkemedelslista). Dosrecept Dosrecept är en av Läkemedelsverket fastställd receptblankett för ordination av ApoDos. Blanketten kan användas för att ordinera alla läkemedel, hjälpmedel inom läkemedelsförmånen och CE-märkta varor (t ex spolvätska för katetersköljning). Dosrecept är som recepthandling giltigt ett år om förskrivaren ej angivit kortare tid. Dosrecept ingår i kommunal hälso- och sjukvård som en del av omvårdnadsjournalen och hanteringen följer de riktlinjer som finns i verksamheterna. Dosrecept arkiveras i fem år på Dosapoteket i Linköping. Den senaste versionen av dosreceptet sänds ut till patient/sjuksköterska/läkare/vårdande enhet i samband med ordinationsändring om ej annat är överenskommet. Inaktuella dosrecept som utgör en del i omvårdnadsjournalen ska bytas ut och arkiveras enligt gällande lokala riktlinjer om ej annat är överenskommet. E-dos E-dos är ett datastöd som syftar till att förenkla ordination av ApoDos. Användare är förskrivare, sjuksköterska och farmaceut. Samtliga registrerade användare har tillgång till senaste versionen av dosreceptet. 3

Genom att använda e-dos ökar patientsäkerheten och underlättar det administrativa arbetet kring ApoDos. E-dos bör användas i första hand. För att ordinera i e-dos krävs särskild behörighet i systemet. Förskrivaren har alltid tillgång till aktuellt dosrecept och dossortiment via e-dos. Adress: edos.apoteket.se (obs inte www) Användarnamn: personnummer (10 siffror utan bindestreck) Ex. XXXXXXXXXX-F (Förskrivare) XXXXXXXXXX-S (Sjuksköterska) XXXXXXXXXX-A (Användaradministratör) Lösenord: Ges av lokal användaradministratör på enhet/vc. Kontaktperson för ApoDos Kontaktpersonen är den person som ska fungera som patientens ombud gentemot vård och apotek. Kontaktpersonen kan vara anhörig, personal i hemtjänsten eller sjuksköterska. På dosreceptet måste kontaktpersonens namn och telefonnummer anges. Ansvaret för hantering av läkemedel kan helt eller delvis övertas av ansvarig sjuksköterska i hemsjukvård eller på särskilt boende och han/hon bör då i så fall anges som kontaktperson. Detta övertagande sker i samråd mellan behandlande läkare, patient, anhörig och ansvarig sjuksköterska. Patienten själv är kontaktperson när han/hon själv helt har ansvaret för läkemedelsanvändningen. Tilläggsdoser/ersättningsdoser Tilläggsdoser: Dosapoteket kan vid akut nyinsättning av läkemedel dispensera tilläggsdoser (som extra ApoDospåse/bricka). Ersättningsdoser: Dosapoteket kan vid akut utsättning eller dosminskning av läkemedel dispensera ersättningsdoser (omdispensering av ApoDospåse/bricka för samtliga dispenserbara läkemedel). 3. Kriterier för att få ApoDos Personer, oavsett boendeform, där patientansvarig läkare bedömer att det finns ett medicinskt behov av dosdispenserade läkemedel och där det ur säkerhetssynpunkt för patienten bedöms vara fördelaktigast. Personer som av patientansvarig läkare bedöms ha en stabil grundmedicinering. Personer där kommunföreträdare ifyllt begäran om ApoDos av andra skäl än ovanstående kriterier och därmed tar på sig betalningsansvaret. Nyinsättning av ApoDos ska i första hand ske inom primärvården. 4. Ansvarsfördelning Förskrivaren ansvarar för att 4

tillsammans med patient/anhöriga/kontaktperson besluta om medicinskt behov av ApoDos föreligger. patientens medicinering är stabil vid insättandet av ApoDos. notera i patientjournalen att patienten har ApoDos, för att undvika dubbelförskrivning. överväga att sätta ut ApoDos då medicineringen är instabil eller ej ändamålsenlig och i så fall informera sjuksköterska. informera ansvarig sjuksköterska vid akuta ordinationsändringar. prioritera när ordinationsändringar ska åtgärdas från Dosapoteket, akut eller vid nästa leveranstillfälle. förskrivarens namn, telefonnummer samt arbetsplats anges på dosreceptet. aktuell arbetsplatskod alltid anges vid ordination samt förskrivarkod vid ordination av särskilda läkemedel. meddelande om att patienten är insatt på ApoDos sänds till patientansvarig läkare. Sjuksköterskan ansvarar för att kontrollera läkemedel och dosrecept vid ordinationsändringar enligt lokal instruktion. aktuellt dosrecept finns hos patienten. på dosreceptet ange ansvarig sjuksköterska/kontaktperson inklusive telefonnummer för patienter som behöver hjälp med sin läkemedelshantering. meddela förskrivare när Dosapoteket påminner om förlängning/förnyelse av dosrecept. aktuella uppgifter om leveransadresser tillhandahålls Dosapoteket. beställa originalförpackade läkemedel. snarast meddela Dosapoteket när en patient med ApoDos läggs in på eller skrivs ut från sjukhus (sjuksköterska på vårdavdelning), flyttar eller avlider. Kontaktpersonen ansvarar för att all information som kommer från Dosapoteket gällande patientens läkemedel, avseende utseende och praktisk hantering kommer patienten till del. på dosreceptet ange kontaktperson och telefonnummer för patienter som behöver hjälp med sin läkemedelshantering. meddela förskrivare när Dosapoteket påminner om förlängning av dosrecept, i de fall som sjuksköterskan inte är kontaktperson. snarast meddela Dosapoteket när en patient med ApoDos läggs in eller skrivs ut från sjukhus (v.g. se under ssk ansvar), flyttar eller avlider. Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för att tillse att det finns ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för ApoDos inom kommunens särskilda boenden. Verksamhetschef inom landstinget ansvarar för att tillse att det finns ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för ApoDos inom hemsjukvård inom ordinärt boende. 5

Dosapoteket ansvarar för att farmaceutisk och författningsmässig kontroll sker av varje ordination. innehåll i obruten ApoDospåse/bricka överensstämmer med gällande dosrecept. leverans sker enligt överenskommelse. den senaste versionen av dosreceptet sänds ut till patient i samband med ordinationsändringar och om överenskommelse finns även till sjuksköterska/läkare. patient får nödvändig information för att kunna ta läkemedel på rätt sätt. meddela vilka åtgärder som vidtagits vid leveranssvårigheter av läkemedel. tre månader resp en månad innan den äldsta ordinationen på dosreceptet upphör att gälla, meddela patient/kontaktperson att ordinationen måste förnyas. i samband med sista leveransen meddela patient/kontaktperson att inga ytterligare leveranser kommer att ske av de läkemedel vars giltighet upphört/slutexpedierats om inte ordinationen förnyas av förskrivare. Dosapoteket och vårdgivare inom sluten- och öppen vård ansvarar gemensamt för att samverka för en säker informationsöverföring mellan slutenvård, öppenvård, kommunal vård och Dosapoteket. samråd sker när det gäller läkarbesök vid vårdboenden, så att dag för ronddag och dag för Dosapotekets produktion av ApoDospåsar/brickor koordineras. avsändaren ansvarar för att faxförsändelsen når mottagaren. Kortnummer till mottagaren bör användas. 5. Övriga rutiner Dossortiment Dossortimentet följer läkemedelskommitténs rekommendationer i möjligaste mån och anpassas även till förskrivningsmönstret. Förutsättningen är att läkemedlet är godkänt för dosdipsensering. Sortimentlista för ApoDos på Landstinget i Östergötlands webbplats Doseringstider Möjlighet till 8 dostillfällen per dygn finns. Licenspreparat Läkare skickar skriftlig motivering samt ordination till Dosapoteket. Blankett finns på Läkemedelsverkets webbplats. Dosapoteket ansöker hos Läkemedelsverket om tillstånd för försäljning. Dessa licenser på läkemedel till ApoDos-patienter förvaras på och administreras av Apoteket. 6

Avvikelser Alla fel som berör ordinationer, dispenserade läkemedel, originalförpackningar, läkemedelsnära förbrukningsartiklar och leveranser rapporteras till Dosapoteket i Linköping via fastställd blankett/telefon. Länk till blankett Händelserapport bekräftar mottagande av avvikelserapporten. För ytterligare information om avvikelsen går det bra att vända sig till Dosapoteket. Betalning Samma regler gäller för ApoDoskunder som för alla receptkunder vid betalning av läkemedel. Avtal krävs för betalning via faktura. Saknas avtal levereras läkemedel mot kontant betalning till lokalt apotek/apoteksombud. Information om betalningssystemet på Apotekets webbplats 6. Ordinationer Samma regler gäller som vid övrig receptförskrivning. För ordination till ApoDos-patient ska dosreceptet användas (via e-dos eller fax). E-recept/gult recept används i undantagsfall. Förnyelse av ordination Varje receptordination gäller högst ett år, kräver läkarunderskrift och namnförtydligande. Ordinationen ska förses med uppgifter om arbetsplats, arbetsplatskod och vid ordination av särskilda läkemedel ska även förskrivarkod anges. Receptföreskrifterna gäller. Förskrivare kan välja att förlänga samtliga ordinationer på dosreceptet eller förlänga enskild ordinationsrad. Förskrivaren är ansvarig för att ompröva indikationen för ordinationen. För läkemedel där PAL-ansvaret ligger i slutenvården ska läkemedelsförlängning/förnyelse ske inom respektive klinik. Patienten eller dennes ombud/kontaktperson (se kontaktperson) har det yttersta ansvaret för att hans/hennes ordinationer är giltiga. Påminnelse om giltighet samt information skickas till patienten då tre respektive en månad återstår av giltigheten med uppmaning att kontakta läkare för förnyelse av giltigheten. Om giltigheten inte uppdateras trots två påminnelser skickas Påminnelse för sista leverans med den sista leveransen av de aktuella läkemedlen. Påminnelse om giltighet kan på begäran skickas till kontaktpersonen (adressuppgift krävs). Läkemedel som inte förnyas faller bort från dosreceptet när datum för giltighet passerats, och läkemedlet kan därför inte expedieras/levereras. 7

Ordinationsändring Allmänt Patientens aktuella dosrecept tas fram via e-dos eller beställs via fax/telefon från Dosapoteket/ lokalt apotek. Ordinationsändringar som inkommit åtgärdas snarast av Dosapoteket, dock senast vid nästa ordinarie stopptid. Aktuell stopptid hittas i e-dos eller på dosreceptet. Ändring sker i första hand via e-dos eller på aktuellt dosrecept som faxas till Dosapoteket. Ordinationsändring för dispenserbara läkemedel som görs före stopptid träder i kraft nästa ordinarie första dosdag. Läkemedel som inte kan dispenseras i ApoDospåsar/brickor expedieras i originalförpackningar från Distansapoteket. För samlad leverans med ApoDospåsar/brickor ska sjuksköterska/kontaktpersonen beställa originalförpackningar från Dosapoteket i Linköping före stopptid. Aktuell stopptid hittas i e-dos alternativt på förtryckt faxblankett. Akut ordination/ordinationsändring Akutmärkta ordinationer prioriteras. Akuta originalförpackningar Läkemedel som inte kan dosdispenseras (till exempel antibiotikakurer), kan ordineras via e-dos/fax av dosrecept till Dosapoteket vardagar 07.00-16.30. Övriga tider bör ordination göras på aktuellt dosrecept som lämnas till patient. Dessa läkemedel beställs och hämtas på lokalt apotek. Akuta ApoDospåsar/brickor Alternativ 1 Dosapoteket dispenserar tilläggsdoser/ersättningsdoser (se: Definition tilläggsdoser/ersättningsdoser) på begäran dock ej lördag, söndag eller helgdag enligt nedanstående: Ordinationsändringar inkomna till Dosapoteket före kl 13.00 (vardag) dag 1 Når lokalt apotek/apoteksombud dag 2 Första dosintag dag 3 Alternativ 2 (tilläggsdoser/ersättningsdoser) Alternativ till tilläggsdoser/ersättningsdoser är att ordinera minsta originalförpackning tills ordinarie leverans av ApoDospåsar/brickor kommer. 8

Ordinationen måste i dessa fall kompletteras med ordinationsändring även i ApoDospåse/bricka. Restriktiv beställning av akuta ändringar i ApoDospåsar/ brickor ger mindre kassation och lägre kostnader för alla. 7. ApoDospatient på sjukhus Inskrivning Tjänstgörande sjuksköterska eller annan vårdpersonal som sänder patient till sjukhus ansvarar för att aktuellt dosrecept medföljer patienten. Ur patientsäkerhetssynpunkt ska aktuellt dosrecept skrivas ut på mottagning/vårdavdelning inom slutenvården. Vid längre vårdtid bör ApoDos vara vilande, ansvaret för att meddela detta har sjuksköterskan på mottagning/vårdavdelning inom slutenvården. Utskrivning Utskrivande läkare från slutenvård eller vid akutbesök ansvarar för att ordinationsändringarna kommer till Dosapotekets kännedom, använd blankett: Hemgående patient (beställs från Dosapoteket). Vid utskrivning ska patienten förses med läkemedel från mottagning/vårdavdelning inom slutenvården. Vid veckoslut/helger kan läkemedel för längre tid behöva skickas med. Alternativ 1: Mottagning/vårdavdelning skickar med läkemedel för 5 vardagars förbrukning. Alternativ 2: Mottagning/vårdavdelning beställer ApoDospåsar/brickor från Dosapoteket som patienten erhåller innan hemgång. Då ApoDos varit vilande och inga ordinationsändringar gjorts, ansvarar sjuksköterskan på mottagning/vårdavdelning inom slutenvården att meddela Dosapoteket att patienten åter ska ha ApoDos. 8. Läkemedel som endast expedieras som originalförpackning Här följer en kort förklaring till varför vissa frekvent förskrivna läkemedel tyvärr inte kan dosdispenseras. Vid ordination via e-dos får förskrivaren information om dispenserbart sortiment. Läkemedel får ej dispenseras utan måste expedieras i originalförpackning när: Läkemedlet inte är avsett att sväljas helt, t.ex. tuggtabletter, munlösliga tabletter och resoribletter. Läkemedelsverket nekar brytningstillstånd. Det står angivet i FASS-monografi, SPC, bipacksedel eller på originalförpackningen att läkemedlet skall förvaras i kartong/originalförpackning. Leverantören rekommenderat att preparatet/läkemedelet ej ska dosdispenseras. 9

Läkemedelet är avsett för cyklisk dosering, t.ex. preventivmedel och förebyggande behandling för osteporos. 10