Vanliga frågor Pascal

Transkript

1 Vanliga frågor Det här dokumentet beskriver ärenden som förekommer ofta vid kontakt med Kundservice supportfunktion för. Syftet med dokumentet är att hjälpa lokala och regionala servicedeskfunktioner med färdiga svar på de vanligast förekommande frågorna. Dokumentet uppdateras regelbundet. 1. Användare kan inte logga in En vanlig fråga till supporten rör användare som inte kan logga in i verktyget, oftast på grund av bristfällig eller felaktig HSA-information. Vänligen kontrollera med lokal/regional HSA-administration att all information finns inmatad innan inloggningsproblem anmäls till den nationella supporten. Kommer felmeddelandet Error 403 eller Denna sida kan inte visas upp vid inloggning är det sannolikt ett problem med brandväggar eller med lokalt nätverk. Kontrollera mot sidan 9 i dokumentet: 2. Beställningar blir avvisade Vid beställning av helförpackning kan beställningen få status avvisad. Detta beror på att dosapoteket avvisat beställningen. Orsaken till detta kan variera men oftast skriver dosapoteket ut anledningen i meddelande från dosapoteket. Du ser meddelandet genom att klicka på kuvertsymbolen. Vanliga orsaker till avvisning är: Restnotering, varan finns inte för leverans. Ibland finns ett preliminärt datum när varan kommer in igen men så är inte alltid fallet Varan är utgången och finns inte längre i sortimentet eller har tagits bort från marknaden helt Receptet är inte längre giltigt, det kan vara slutexpedierat, utgånget Receptet expedierades nyligen, och kan inte expedieras igen inom förmånen Kom ihåg att det är receptets och varans status vid expeditionstillfället som gäller, inte som det var vid förskrivningstillfället. Har du frågor angående beställning ska du kontakta dosapoteket per telefon. 3. När kommer Akut beställning? Om du förskriver ett dispenserat läkemedel och väljer akutleverans, skickas en ny dosrulle ut och är framme oftast inom 2 vardagar men maximalt 4 vardagar efter Sid 1/7

2 förskrivningen För hela förpackningar måste du även göra en beställning för att förpackningen skall bli hemskickad. Det räcker inte att förskriva den akut med dagens datum. 4. Förnya flera recept samtidigt När du har valt flera recept och klickar på knappen Förnya får du fram en lista med alla de recepten som ska förnyas. Om vissa av dessa recept inte kan förnyas får du upp information om detta och måste stänga/klicka på ett kryss i högra hörnet för att få bort dessa från listan. Om du inte gör det, kommer Förnya knappen fortfarande vara gråmarkerad och du kan inte gå vidare med att förnya de resterande recepten. En orsak till att receptet inte kan förnyas är att det kan vara för tätt inpå sista giltighetsdag. De recept som du inte kan förnya ska du använda Ändra funktionen för istället. 5. Kan man byta leveransadress i? Nej, för att byta leveransadress måste du vända dig till ditt dosapotek. Detta på grund av du inte har tillgång till det nya boendets stopptider och första dosdagar och därmed inte kan veta om det blir ett glapp eller överlapp i patientens medicinering. Detta sköter därför dosapoteket och du kontaktar dem via meddelanden eller tel/fax. 6. Dosrecept Dosreceptet är en av läkemedelsverket fastställd receptblankett som finns tillgängligt för utskrift av ehäslomyndigheten. Synpunkter på dosreceptet kan du skicka till ehälsomyndigheten. servicedesk@ehalsomyndigheten.se Läkemedelsverket har beslutat att dosreceptet inte längre är en giltig recepthandling från årsskiftet. Det är inte klart hur länge man kommer att kunna skriva ut dosreceptet i. En ersättningsutskrift över patientens recept kommer tas fram av ehälsomyndigheten. 7. Ordinationshandling Ordinationshandlingen är vårdens dokument, och ger en tydlig utskrift över patientens aktuella läkemedelslista. Används som underlag för delegerad personal vid utdelning av läkemedel och som underlag för signeringslista. Synpunkter på ordinationshandlingen kan du skicka genom Kundservice. 8. Söka Ordinationsansvarig enhet och Leveransadress Vid nyregistrering eller uppdatering av patientuppgifter kan det ibland vara svårt att hitta patientens ordinationsansvariga enhet eller leveransadress. Ofta beror detta på att den enhet du söker kan vara upplagd under ett annat namn än du tror. Tips är att då söka på bara ort och i den lista som visas välja den enhet du söker Sid 2/7

3 Sökexempel: Ange 1-3 tecken i fältet Namn och/eller Ort. Man kan söka på bara ort eller på bara namnet, det är inte tvingade att skriva i både sökfälten. Hittar du inte namnet, kontakta ditt dosapotek och fråga hur vårdenhet/leveransadress är namngiven. (Detta är en uppgift som dosapoteket registrerar). 9. Omregistrering av patient För patienter som tidigare varit dospatienter och på nytt ska bli dospatienter är det inte möjligt att göra nyregistreringen från utan måste göras av dosapoteket. Detta på grund av att uppgifter i SOL databasen hos e Hälsomyndigheten inte rensas då patienten avregistreras. I dessa fall får du upp ett meddelande i som hänvisar till dosapoteket. Efter 8 september 2016 är detta inte längre något problem då e Hälsomyndigheten inför en rensning i SOL. 10. Kan inte registrera patienten i Vid registrering av en ny dosapatient kommer upp felmeddelande: fel vid skapa dosunderlag. Patienten saknar HKDB samtycke. Patienter som inte är med i HKDB (högkostnadsskyddregistret) kan inte vara dospatienter. D.v.s. först måste de ge sitt samtycke till att vara med i HKDB, sedan kan dosunderlaget skapas i. Samtycke kan registreras på ett närliggande apotek eller be din dosaktör att registrera samtycket. 11. Kan/får sjuksköterska registrera en ny dospatient? En sjuksköterska kan bara förbereda uppgifter men inte registrera dossamtycke. Det kan bara en läkare med personlig förskrivarkod göra. För sköterskor heter knappenförbered Dospatient För läkare med personlig förskrivarkod heter knappen Registrera som dospatient En läkare kan även själv mata in alla patientuppgifter, registrera samtycke och skapa dosunderlag på samma gång. Läkaren kan förskriva direkt efter att patienten är registrerad. OBS! Viktigt att skilja på att registrera och ordinera: en läkare kan ta samtycke och en annan kan förskriva mediciner. Det kan vara samma läkare men det behöver det inte vara. Sid 3/7

4 12. Får man en varning om man gör en beställning på sista uttaget på receptet? Ja, man får information att receptet kommer bli slutexpedierat när man lägger beställningen. 13. Vilken information får man av knappen beställningar på startsidan? Vilken funktion är den tänkt att fylla? Det finns två flikar: Pågående och Expedierade under beställningar Det finns två sökalternativ för att söka vilka beställningar gjordes: 1. att söka på beställningar till samma leveransadress, dvs. vilka beställningar gjordes från t. ex Boende Vingen i Norrbotten; och du kan se alla beställningar som gjordes, men. INGEN KOPPLING TILL PATIENTEN (inget namn eller personnummer) pga PDL (Patientdatalagen). Under Pågående ser man rubriker: läkemedel/handelsvara, beställd av läkare X, leveransadress, beställningsdatum, planerad leverans, status t ex AVVISAD. Under Expedierade ser man rubriker: läkemedel/handelsvara, beställd av läkare X, leveransadress, beställningsdatum 2. Att söka på mina beställningar där du är behörig vårdpersonal (ssk, läkare) för att titta på alla dina beställningar, patientens personnummer, namn är synlig. Där kan du se även avvisningskommentaren om Dosapoteket har angett orsak till avvisning. Man kan se historik i tre månader, status på beställningar: mottagen, pågående, avvisad, avbeställt, i fliken expedierad visas alla expedierade. 14. Kan man någon gång beställa fler förpackningar än de som är förskrivna per uttag (om det finns tillräcklig totalmängd kvar på receptet)? Nej, systemet bevakar att du bara kan beställa det som är förskrivet per uttag. 15. Visning av hur många uttag som kvarstår, visning av förpackningsstorlek: vad kan man se det? Klicka någonstans på fältet Sid 4/7

5 Information om läkemedlet expanderas till: Förpackningsstorlek syns under fliken Läkemedel när man expanderar Om du klickar på Mer Så visas ännu mer information som NplPackId, varunummer, historik Om du klickar på Mer under rubriken Leverans/Expedition Ser du: Sid 5/7

6 Antal förpackningar per uttag för helförpackningar, Antal uttaget (där visas slutexpedierat på de recept som är giltiga men har inga uttag kvar), förpackningsstorlek, utbytbarhet, expedieringar mm. 16. Regelbundenhet, om en dag i veckan väljs, kan man se vilken dag detta blir? Vid valet en dag i veckan läggs läkemedlet på den dag som instättningsdatumet är. Är detta en fredag kommer det att bli fredagar som läkemedlet ges på osv. 17. Länk till Kreditansökan för dospatienter i Kreditansökan/delbetalning, går länken för detta till rätt underlag? I finns länkar till den rätta kreditansökan för respektive dosaktör (Apoteket AB, Svensk Dos, Apotekstjänst), den ligger längst ner under rubriken Ordinationsansvarig enhet när man registrerar en ny patient. 18. Varför kan man ändra allt utom ordinationsorsak vid ändring/sätt in igen? Det går aldrig att ändra ordinationsorsak. Görs förändringar som påverkar ordinationsorsaker, då behöver man göra en ny ordination, det hör ihop med styrbarhet och kopplingar i systemet. Sid 6/7

7 19. Ändra patientstatus Under ändra patientuppgifter kan du ändra status till pausad/pågående expedition. Pausad =Ingen leverans av dospåsar sker = (t.ex. inlagd på sjukhus, tillfälligt uppehåll). Beställningar av helförpackningar påverkas inte och fortsätter som vanligt. Du kan avsluta en patient som har avlidit eller inte ska vara dospatient längre direkt i. Gå till avsluta dosexpedieringen under Ändra patientuppgifter. Kommentarsfältet till dosapoteket genererar vanligt meddelande till Dosapoteket. 20. Hur förskriver man landstingssubventionerad spolvätska? Via handelsvaror, enligt listor som landstingen har bestämt. Man måste veta vad man ska beställa. Se listan på Ineras hemsida 21. Hur ordinerar man licens och extempore? De flesta licensläkemedel och Extempore är sökbara i med namn och kan förskrivas som vanligt. Om du inte hittar det läkemedlet du söker, sök på gruppvarunummer för Extempore och för licensläkemedel. 22. Registrering av ny dospatient och validering av e-recept. Vid registrering av ny patient är det viktigt att förstå att alla befintliga e-recept automatiskt kommer in i och visas där. När e-recepten kommer in i är de alltid hela förpackningar och det innebär att om man vill ha läkemedel dispenserade i rullar måste dessa recept ändras till dispenserade. Alla recept som fanns när patienten blev dospatient måste bekräftas dvs. någon måste ta ställning till om de skall sättas ut, ändras, tex. till dispenserad, eller vara kvar som hel förpackning. Man får information genom att frågan kommer upp till läkaren om denne vill ta ställning till dem befintliga e-recepten när denne registrerar en ny dospatient, men läkaren behöver inte ta ställning till dessa om man inte vill. Då syns dessa som overifierade och ligger med en orange bulle. E-recept som kommit in efter att patienten har blivit dospatient visas som blå/gröna bullar. Sid 7/7