2011-03-31 ISM 2010/26294 1 (16) Distriktet i Malmö Eva Karsten, 040-38 62 310704-20 48 73 Länsstyrelsen i Skåne Län 205 15 MALMÖ Delgivning Föreläggande enligt 7 kap. 7 arbetsmiljölagen Ert org.nr 202100-2346 Arbetsställe Landsbygdsavdelningen, Djurskydds- och veterinärenheten, Länsstyrelsen Besöksadress Östra Boulevarden 62A, Kristianstad Beslut Arbetsmiljöverket förelägger er att senast den senast den 31 augusti 2011 vidta följande åtgärder. För punkt 4 är åtgärdstiden den 31 maj 2012. 1. Arbetsorganisationen a. Ni ska skriftligen tydliggöra mål och riktlinjer för verksamheten vid djurskydds- och veterinärenheten på sådant sätt att dessa kan omsättas till ett tydligt verktyg i det dagliga arbetet. I detta ska ingå att klargöra - vilket uppdrag arbetstagarna inklusive chefer har, - förväntningar på arbetstagarnas arbetsinsatser, - hur arbetsuppgifter ska bedrivas, - vilken ordning arbetstagare ska prioritera sina arbetsuppgifter när den tillgängliga tiden inte räcker för alla uppgifter. Se 5, 6 och 7 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001: 1, 2 kap 1och 2, 3 kap 2 och 3 arbetsmiljölagen (AML). b. Ni ska, med hjälp av utomstående resurs med beteendevetenskaplig kompetens, ta fram en handlingsplan för åtgärder som behövs för att uppnå en god psykosocial arbetsmiljö. Av handlingsplanen ska framgå konkreta åtgärder kopplade till de arbetsmiljöproblem som framkommit vid Arbetsmiljöverkets inspektioner samt er egen psykosociala kartläggning utförd av Previa och internrevision 2010. Postadress: Box 21019, 200 21 Malmö Besöksadress: Vattenverksvägen 47Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 040-12 64 07E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.seorganisationsnummer: 202100-2148
2011-03-31 ISM 2010/26294 2 (16) Åtgärderna ska minst vara inriktade på: att skapa förutsättningar för ett öppet och positivt förhållningssätt inom enheten såväl som mellan enheten och avdelningen i syfte att uppnå en god arbetsmiljö, att skapa möjligheter och forum för internt emotionellt stöd i den löpande verksamheten till de anställda på enheten som utövar kontroversiell myndighetsutövning, att skapa forum för reflektion och återkoppling för veterinärer och djurskyddsinspektörer. Av handlingsplanen ska utöver åtgärderna framgå när dessa ska vara genomförda och vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs. Det ska också framgå tidsatta interna uppföljningar av att varje åtgärd fått avsedd effekt. Se 8, 10 och 12 AFS 2001:1, ändrad genom AFS 2003:4. 2 kap 1, 3 kap 2 AML. 2. Signalsystem för psykosociala brister i arbetsmiljön Ni ska se till att det på djurskydds- och veterinärenheten finns rutiner för hur signaler om och hur tecken på brister i arbetsmiljön ska hanteras. Rutinerna ska beskriva - hur sådana signaler och tecken ska hanteras för att de ska nå de personer som har befogenheter att vidta förbättringsåtgärder, - hur personalen ska få återkoppling/informeras om lämnade signaler samt - hur åtgärder ska vidtas med anledning av sådana signaler eller tecken. Se 5 AFS 2001:1 samt 3 kap 4 AML. 3.Ledarskapet a. Ni ska se till att chefer inom djurskydds- och veterinärenheten som har fått i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Se 6 AFS 2001:1 med ändring i AFS 2003:4. b. Ni ska se till att avdelnings- och enhetschef som fått i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås inom djurskydds- och veterinärenheten har tillräcklig kunskap om
2011-03-31 ISM 2010/26294 3 (16) - regler som har betydelse för arbetsmiljön, - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt - arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Se 6 AFS 2001:1 med ändring i AFS 2003:4. c. Ni ska med hjälp av utomstående resurs med beteendevetenskaplig kompetens ge chefer och arbetsledande personal för djurskydds- och veterinärenheten stöd och handledning i syfte att kunna uppfylla sina arbetsledande uppgifter att verka för att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Stöd och handledning ska speciellt vara inriktad på att ge förutsättningar för - att uppfylla kravet på kunskap enligt kravpunkt 3b ovan, - att tillämpa ett ledarskap utifrån verksamhetens uppdrag och de speciella behov som inspektörernas arbete innebär. Se 6, 7och 12 AFS 2001:1, ändrad genom AFS 2003:4, samt 2 kap 1 och 2 arbetsmiljölagen (AML). 4. Uppföljning Ni ska ett år senare, våren 2012, med hjälp av utomstående resurs med beteendevetenskaplig kompetens genomföra en övergripande uppföljning av den psykosociala arbetsmiljön och effekten av genomförda åtgärder under krav pkt 1, 2 och 3. En bekräftelse på att uppföljningen är genomförd ska insändas till Arbetsmiljöverket, distriktet i Malmö. Se 8, 10 och 12 AFS 2001:1, ändrad genom AFS 2003:4 samt 7 kap 3 AML. 5. Medverkan Ni ska ge skyddsombud och arbetstagare möjlighet att medverka när ovannämnda handlingsplaner tas fram samt vid arbetet med de övriga kravpunkterna i denna skrivelse. Ni ska också ge dem möjlighet att föreslå åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall i detta arbete. Se 4, 8 och 10 AFS 2001:1.
2011-03-31 ISM 2010/26294 4 (16) Viktigt Om ni bryter mot föreläggandet kan detta medföra straffansvar enligt 8 kap. 1 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att uppfylla våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har fattat beslut mot er eller inte. Skäl för beslutet Arbetsmiljöverket (AV) i Malmö har vid tre tillfällen den 30 juni, 4 november samt den 3 december 2010 besökt er på djurskydds- och veterinärenheten. Den metodik, s.k. fokusinspektion som AV använde, är särskilt anpassad för att belysa organisatoriska och sociala frågor och då särskilt arbetstagarnas psykiska belastning. Syftet med insatsen var att genom en koncentrerad insats kontrollera bl.a. den psykosociala arbetsmiljön på djurskydds- och veterinärenheten. Insatsen avslutades med en gemensam avstämning med enhetens och avdelningens ledning, samt huvudskyddsombuden. Vid detta möte presenterade AV det övergripande resultatet av insatsen. Möjligheter gavs att undanröja missförstånd och oklarheter. De påfrestningar som förändringar i arbetslivet innebär kan visa sig som olika fysiska och psykiska stressrelaterade besvär, oro, ängslan, samt depressioner och det som samlat brukar benämnas arbetsrelaterad utmattning. AVs uppdrag är därför att genom tillsynsinsatser se till att ohälsa till följd av negativ stress ska förebyggas genom att arbetstagarna får hjälp med prioritering av arbetsuppgifter, stöd och handledning samt utrymme för återhämtning. Arbetsmetod Arbetsmiljöverkets arbetssätt har varit att genom gruppintervjuer diskutera organisatoriska och psykosociala arbetsmiljöfrågor koncentrerade kring följande huvudområden: Mål och förväntningar Resurser Återkoppling och stöd Handlingsutrymme och arbetsbelastning Påverkansmöjligheter/delaktighet
2011-03-31 ISM 2010/26294 5 (16) Rutiner för särskilda frågor inklusive hot o våld, kränkande särbehandling m m Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsrelaterade besvär Gruppsamtalen avslutades med en sammanfattning av de synpunkter som framkom och vilka frågor som AV avsåg att lyfta fram vid den avslutande avrapporteringen till ledning och huvudskyddsombud vid ett senare möte. Urvalet av personer till intervjuerna gjordes av arbetsledning och arbetstagarorganisationer för att ge en så god representativitet som möjligt. Resultat från genomförda intervjuer Huvudrubriken mål och förväntningar innefattar hur personalen uppfattar arbetsgivarens, kollegornas och egna förväntningar på det arbete som utförs inom djurskydds- och veterinärenheten. Mål och förväntningar Djurskyddsinspektörerna hade positiva förväntningar inför övergången från kommun till Länsstyrelsen men av olika anledningar har dessa förväntningar inte infriats. Gruppen upplever att chefer och ledning på Länsstyrelsen har sämre insikt och förståelse för vad uppdraget och arbetet med djurskydd innebär jämfört med vad chefer och ledning inom kommunen hade. Detta menar man har resulterat i att mål och förväntningar är otydliga och förtroendet och tilliten för djurskyddsinspektörerna betydligt sämre än det var i kommunen. Man vet inte hur målbilden ser ut utan upplever att det som gäller är att göra så mycket som möjligt utan att veta om man gör rätt saker. Arbetssituationen som helhet upplevs som ostrukturerad. Det finns en verksamhetsplan (VP) men man känner inte att den är grunden för hur verksamheten planeras och den bryts inte ned på enhets- och individnivå. Målen för verksamheten är inte kända i gruppen. Förväntningarna som arbetsgivaren har på individerna är inte alltid tydliga. Mängden arbete kan ibland vara väldigt stor men ledningen upplevs inte vara medveten om det och ger heller inte stöd att prioritera. Detta har resulterat i att förväntningarna ibland upplevs som orimliga och många har slutat be ledningen om hjälp att prioritera. På Länsstyrelsen finns ett kundtänkande som innebär att externa intressenter, till exempel klienter som inspekteras av djurskyddet, ska vara nöjda. Detta skapar ibland en konfliktsituation eftersom djurskyddsinspektioner kan resultera i krav som klienterna inte håller med om. Djurskyddsinspektörerna upplever då att de kan hamna i situationer där de ställs till svars i sin egen
2011-03-31 ISM 2010/26294 6 (16) organisation trots att de bara har gjort sitt jobb och följt de lagar och regler som finns. I början av 2010 togs en kontrollplan fram men den implementerades inte förrän efter sommaren Resurser Brist på starkt och tydligt ledarskap nämns som den största resursbristen. De många chefsbyten har inneburit att man har tappat fart. Tiden nämns också som en resursbrist. Det finns varken tid eller strukturerade former för erfarenhetsutbyte kollegor emellan. Det erfarenhetsutbyte som sker är inte på arbetsgivarens initiativ utan mer i korridorer och på fikaraster. Inom enheten har det bildats subkulturer. Enhetsmöten hålls varannan vecka men dessa möten upplevs inte som forum där man kan utbyta erfarenheter i den utsträckning som önskas. På enhetsmötena finns en stående punkt på agendan för arbetsmiljö men de frågor som tas upp då är de som har med den fysiska arbetsmiljön att göra. För gruppen angelägna arbetsmiljöfrågor som till exempel våld och hot och arbetsbelastning, det vill säga arbetsmiljöfrågor med psykosocial inriktning, har hittills inte tagits upp på dessa möten. 12 nya medarbetare anställdes sommaren 2010. Man anser att det är positivt att det anställs nya medarbetare/kollegor men att det kanske hade varit bättre att anställa färre åt gången för att hinna satsa på en seriös introduktion. Om det inte finns tid i organisationen att ge nyanställda en gedigen introduktion menar man att det finns en risk att många slutar och att månganställningar blir kortsiktiga lösningar. Kartläggningar av arbetsmiljön har gjorts genom interna revisioner men också genom en extern undersökning genomförd av Previa, resultatet av kartläggningarna visade att det finns ohälsa i organisationen. Gruppen visste inte om det tagits fram handlingsplaner för att vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Den åtgärd som från ledningens håll hade diskuterats var att genomföra en teambuilding aktivitet. Gruppen menade problemet inte ligger hos gruppen utan i ledarskapet och att en teambuilding aktivitet inte skulle lösa de problem som finns. Återkoppling och stöd På två år har det varit sju chefsbyten (sex personer). Detta, menar gruppen, har inneburit att återkoppling och stöd till arbetstagare i enheten inte fungerat. Man upplever inte att man får stöd och återkoppling från chefer och ledning. Cheferna har inte hunnit komma in i sina roller och de upplevs inte heller ha fått det stöd de skulle ha behövt i sin chefsroll. Gruppen menar att cheferna har dålig sakkunskap och det skapar en oro eftersom det innebär att chefer och
2011-03-31 ISM 2010/26294 7 (16) ledning inte kan ge stöd i sakfrågor. Bristande sakkunskap leder också till en beslutsoförmögenhet hos ledningen. Cheferna upplevs inte stå bakom djurskyddsinspektörerna på samma sätt som de gjorde i kommunerna. Länsstyrelsen vill stå på näringsidkarnas sida vilket skapar en konflikt i organisationen. Istället för stöd från sin ledning upplever många i gruppen att ledningen baktalar gruppen. Medarbetarsamtal har inte genomförts med alla. En typ av återkoppling som förekommer är det som gruppen kallar usch och fy samtal. Det finns också en oro i gruppen att det kommer att bli ytterligare ett chefsbyte i januari 2011. Handlingsutrymme och arbetsbelastning Arbetsbelastningen anses av gruppen vara stor och detta resulterar i att det inte finns tillräckligt med tid att prata med kollegor. Alla springer på så gott det går men eftersom det är oklart vad som förväntas vet man inte om man springer på rätt håll. Sommaren 2010 anställdes tolv nya medarbetare tillfälligt till enheten vilket var positivt, men introduktionen av dessa har också inneburit merarbete för de kollegor som varit involverade i introduktionen. Enhetschefernas (6 personer har haft tjänsten som enhetschef) arbetsbelastning upplevs också ha varit stor och detta i kombination med att de inte upplevs ha fått tillräckligt stöd uppifrån har fått negativa effekter på enheten. Handlingsutrymmet upplevs av gruppen vara stort, på vissa sätt för stort. Som djurskyddsinspektör har man befogenhet och handlingsutrymme att själv fatta många beslut som kan få stora konsekvenser för klienterna. Sedan kan man i vissa mycket mindre frågor sakna befogenhet och handlingsutrymme att själv fatta beslut och agera, detta uppfattas som inkonsekvent. Konsekvensbedömning Det är inte känt om det generellt sett görs konsekvensanalyser vid förändringar i verksamheten. Det är heller inte känt om det gjordes en riskbedömning /konsekvensanalys inför övertagandet av djurskyddet från kommunerna. Om det har gjorts konsekvensanalyser så har djurskyddsinspektörerna inte blivit involverade. De konsekvenser av flytten som man upplever idag är att chefer och ledning inte har kunskap och förståelse för vad arbetet med djurskydd innebär och därmed heller inte heller förståelse för djurskyddsinspektörernas och veterinärernas arbetssituation.
2011-03-31 ISM 2010/26294 8 (16) Hot och våld Externt Gruppen menar att våld och hot i samband med djurskyddsinspektioner har förekommit i alla tider och att det inte blir mindre. De som arbetar med djurskydd utsätts i större omfattning än många andra yrkesgrupper för våld och hot ute i fält, verbala hot är vanliga. En del inspektörer har blivit hotade i hemmet, någon har blivit instängd i ett stall och suicidhot från näringsidkare förekommer. En del inspektörer har skyddade identiteter. De som arbetar med anmälningsärende är mest utsatta. Förbudsärenden innebär också risk för våld och hot men vid denna typ av ärenden åker man alltid ut två inspektörer vilket upplevs som positivt. Den planerade inspektionsverksamheten, den så kallade normalkontrollen, är den typ av kontroll som innebär minst risk för våld- och hotrelaterade situationer. Möjligheten att larma om man råkar ut för hot när man är ute i fält består i att ringa chefen eller den som är säkerhetsansvarig. Incidentrapportering och hantering i samband med denna typ av situationer fungerar enligt gruppen inte tillfredsställande. Man upplever inte att man får stöd från ledningen. Det har hänt att inspektörer har hängts ut i sociala medier och bloggar utan att ledningen har agerat och polisanmält. Det finns en uppgivenhet över situationen. Följande åtgärder menar gruppen skulle öka säkerheten ute i fält: planera inspektionsverksamheten i större utsträckning, det vill säga större andel normalkontroll ökad klarhet i vem man ringer om man hamnar i en akut situation Rakel? träning i hur man hanterar människor som beter sig hotfullt Benchmarka med socialen?) Internt Det förekommer en del inre konflikter och irritationer på enheten. Jargongen kollegor emellan beskrivs som rå och hård och man menar att det är ett sätt att överleva. En del kollegor undviker att komma in till kontoret för att man mår så dåligt av det. Flytten av djurskyddet till Länsstyrelsen innebar att individer från olika kulturer från respektive kommun ska arbeta tillsammans och enligt gruppen verkar ledningen sakna förståelse för konsekvenserna av detta. Ett starkare och mer tydligt ledarskap efterfrågas. Systematiskt arbetsmiljöarbete/arbetsfördelning Många känner till att det finns rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete men man vet inte om de följs och man vet inte riktigt vad de innebär.
2011-03-31 ISM 2010/26294 9 (16) Chefer och samordnare har en tydligt beskriven arbetsfördelning medan övriga på enheten saknar en skriftlig arbetsfördelning. bästa med arbetet - trevliga och bra arbetskamrater - stimulerande och roliga arbetsuppgifter - man gör nytta, samhällsnytta sämsta med arbetet - svag ledning och bristande struktur - konflikter mellan vissa arbetsgrupper - risker för våld och hot - ledningen (bristande stöd och förtroende från ledningen, bristande insikt hos ledningen om arbetssituationen, bristande kunskap om verksamheten) - hög arbetsbelastning - statlig tröghet, omfattande och tunggrodd administration. Ohälsosymptom Slutligen ombads grupperna att markera för eventuella besvär som de sätter i samband med arbetet under senaste året. Från detta kan konstateras utifrån det som majoriteten av gruppdeltagarna angivit: Man känner sig psykiskt trött efter arbetsdagens slut, man känner sig så trött att det är svårt att företa sig något på fritiden och man har svårighet att släppa tankarna på arbetet efter arbetsdagens slut. Det finns också markerat att vissa känner sig ledsen och nedstämd, har värk i nacke/skuldror/rygg/armar/axlar, och dessutom förekommer huvudvärk, hjärtbesvär och sömnsvårigheter. Detta är det som sticker ut mest och AV kan konstatera att det är anmärkningsvärt att en övervägande del av deltagarna i grupperna känner av arbetsrelaterade besvär. Arbetsmiljöverkets återkopplingsmöte den 29 november 2010 Syftet med detta möte var att ge en återkoppling från gruppintervjuerna och samt stämma av ledningsgruppens och huvudskyddsombudens uppfattning av arbetsmiljön på enheten. Vid detta möte fick t.f. enhetschef beskriva sin arbetssituation och uppfattning av arbetsmiljön på enheten.
2011-03-31 ISM 2010/26294 10 (16) Följande framkom: Det råder en viss frustration, det finns inspektionsärenden som aldrig avslutas vid uppföljningarna ute uppstår samma problem och inspektörerna har svårt att avsluta, svårt att prioritera bort saker, att släppa ärenden. Det arbetas med uppbackning för att hantera ärenden och avsluta ärenden. Det uttrycks: bristande förtroende för ledningen. Enhetschefen har försökt reda ut vad menas med ledningen och vad det handlar om. Det är en stor arbetsgrupp och det händer mycket. Arbetsgruppen är uppåt 38 personer och efter årsskiftet 31-33. Det sker många händelser ute dagligen, det sker saker som måste hanteras. Det blir hackat och enhetschefen uppger att man vill prata med medarbetarna men hinner inte. Detta bidrar enligt enhetschefen till känslor av otillräcklighet och det blir inte av att åka ut på sambesök med inspektörerna. Avdelningschefen för enheten sedan juni 2009 framförde att vissa i gruppen inte var så kompetenta trots att de varit djurskyddsinspektörer tidigare inom kommunerna. Ledningen arbetar med gruppen och samsyn. Man håller inte sams inom gruppen mobbing förekommer. Det finns en rädsla för att visa sin åsikt enligt avdelningschefen. Vidare följs rutinerna inte riktigt. Inspektörer jobbar hemma. De behöver lära sig systemen och rapportera till receptionen vid körning och användning av bilarna. Säkerhetschefen framförde bland annat att incidentrapporteringen inte fungerar. T.f personalchef från Malmö framförde att han känner till att det blev en mycket dålig början för enheten och att det resulterade i ett raserat förtroende som tar tid att bygga upp. Många upplever att det motarbetas. Personalchefen har haft kontakter med många. Vissa tycker att ledningen är kass. Vissa tycker att kollegers uppförande är olämpligt. Personalchefen menar att det är en skör organisation och det behövs så lite. Vidare diskuterades kring eventuell risk-/konsekvensbedömning inför tiden då enheten kom att starta upp på Länsstyrelsen för två år sedan. Vid mötet framkom att man inte riktigt vet om och hur arbetet med denna skedde. Brister i arbetsmiljön Av resultat från genomförda gruppsamtal enligt ovan samt återkopplande möte den 29 november 2010 framgår sammanfattningsvis följande brister i arbetsmiljön på djurskydds- och veterinärenheten.
2011-03-31 ISM 2010/26294 11 (16) 1.Arbetsorganisationen Arbetsmiljöverket har i gruppsamtalen tagit del av de anställdas berättelser och upplevelser av sin arbetsmiljö. Gemensamt för samtalsgrupperna är att de anställda efterlyser ett mer strategiskt ledarskap och en mer sammanhållande struktur. Det är en allvarlig påfrestning och arbetsmiljörisk för tjänstemän i komplexa miljöer när man inte kan komma tillrätta med verksamhetsproblem, och inte har en förtroendefull dialog med beslutsfattare och ansvariga. Den arbetsorganisation som råder på djurskydds- och veterinärenheten är ytterst ohälsosam ur ett arbetsmiljöperspektiv. Från gruppsamtalen framgår att arbetsklimatet inte upplevs tryggt av alla. Många upplever att de måste vara återhållsamma med sina åsikter. Konsekvenserna av detta kan bl.a. påverka ärendehandläggning, och därmed risk för att den enskilda arbetstagaren känner otillfredsställelse, otillräcklighet och frustration som enligt AV:s bedömning på sikt innebär risk för ohälsa. Flera av de anställda som AV har träffat säger att de har varit sjukskrivna, eller att de lever nära gränsen till utmattningstillstånd. De anställda uppger att man bara springer på, att det saknas tydliga prioriteringar för deras verksamhet såväl på grupp- som individnivå. Grupperna upplever att den ansats som ledningen gör till prioritering bara handlar om att avsluta ärenden. Det skapas inte förutsättningar till reflektion och återhämtning, ej heller till fortbildning och samsyn. Det saknas insatser som innebär avlastning och arbetsanpassning för enskilda medarbetare. Den tillsyn som bedrivs inom enheten innebär av naturliga skäl ifrågasättande från djurägarna av inspektörer och deras kontroller. Till AV har man framfört upplevelsen av att man vid obekväma beslut inte får något stöd från sin chef utan istället blir ifrågasatt, samt känslan av att djurskydds- och veterinärenheten är en besvärlig enhet som skamfläckar Länsstyrelsen. Att vara myndighetsperson innebär en särskild risk för utsatthet från allmänhetens sida. En riskbild är hotfullt bemötande och risk för våld vid intressekonflikter med enskilda medborgare eller företag. En annan anledning till psykisk belastning är den press enskilda tjänstemän upplever när de fattar självständiga beslut som får medial uppmärksamhet och som också kan överklagas eller kritiseras. Otryggheten förstärks när man inte är säker på om man får stöd från ledningen. Arbetets krav på självständighet och sakkunniga avvägningar inom olika lagstiftningsområden, kan för den enskilde medarbetaren innebära en riskfylld utsatthet om det saknas stödjande strukturer i organisationen. Arbetsmiljöverket kan därför konstatera att det finns ett behov av stödjande system och strukturer i enhetens verksamhet. En viktig del i en sådan struktur är kommunikationsvägar som möjliggör ömsesidig dialog med ledning och med kollegor. Detta innebär därför stora krav på instrumentellt och emotionellt stöd från arbetsledare och chefer på enhets- och avdelningsnivå.
2011-03-31 ISM 2010/26294 12 (16) 2.Ledarskapet Det finns en allmän uppfattning bland anställda att man inte förstår den nya organisationen och att man inte är delaktig i det som händer. AV menar att en bidragande orsak till bristerna i organisationen är att ledningen; avdelningschef och enhetschefs ansvar och roller är otydliga, och att cheferna inte har tillräcklig tid för ledarskaps- och arbetsmiljöfrågor. Det finns ett behov av en tydlig plan för kompetens och ledarskapsutveckling för att åstadkomma ett lämpligt ledarskap för djurskydds- och veterinärenheten. Anledningen till detta speciella behov av anpassat ledarskap är det stora antal chefsbyten och därmed den uppkomna situationen av bristande förtroende och tillit inom enheten. Arbetsgruppen efterlyser ett strukturerat ledarskap som skapar förutsättningar för stöd och återkoppling vid beslutsprocesser och liknande påfrestande situationer som uppstår i deras myndighetsutövning. Mot bakgrund av detta kan ifrågasättas lämpligheten att endast en person har arbetsledande uppgifter inom enheten. Det bristande ledarskapet kräver en översyn av avdelningschefens- och enhetschefens uppgiftsfördelning avseende arbetsmiljön på enheten. För arbetsledningen finns ett behov av såväl stöd och handledning som av direkta utbildningsinsatser för att säkerställa relevant kunskap och kompetens för att bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete på enheten. 3. Signalsystem för psykosociala brister i arbetsmiljön Arbetsbelastningen för handläggarna upplevs av många som mycket stor. Enheten har enligt vad som framkom vid gruppsamtalen inte något bra tillvägagångssätt för arbetsledningen att fortlöpande kontrollera medarbetarnas arbetsbelastning eller att fånga signaler på ohälsa. Arbetsmiljöundersökning har genomförts det senaste året, men personalen upplever inte att dessa lett till tillräckliga och bestående åtgärder. Det viktigt att arbetsledande personal har kunskaper och rutiner för att på ett tidigt stadium kunna uppfatta signaler och tecken på begynnande psykisk ohälsa. Era enhetsträffar tycks inte vara tillräckliga för att uppmärksamma och hantera hur arbetsmiljöproblemen skall lösas. Det är ett omfattande arbete som behövs för att uppnå en väl fungerande arbetsorganisation som skapar tillit och förtroende, förtydligar roller och förhållningssätt. För detta krävs enligt Arbetsmiljöverkets bedömning en utomstående resurs, Företagshälsovården eller motsvarande.
2011-03-31 ISM 2010/26294 13 (16) Tidigare undersökningar av djurskyddsenheten A. Internrevision Rapport 105-7237-10 En väg till bättre djurskyddskontroll i Skåne - en utvärdering ur ett intressentperspektiv. Internrevisionen har på Landshövdingens uppdrag granskat djurskyddsenheten. Denna undersökning bekräftar resultaten från en av Previa genomförd arbetsmiljökartläggning att man inom djurskydds- och veterinärenheten inte har en bra arbetsmiljö och inte har ett öppet klimat internt. Från internrevisionen framgår vidare kommentarer om man upplever en dålig arbetsmiljö kan man inte förvänta sig att verksamheten är bra. Den dåliga arbetsmiljön har redan funnits initialt då djurskydds- och veterinärenheten bildades och i dagsläget upplever en majoritet av personalen att de inte har vare sig energi eller ledningens förtroende. Vidare kommentarer - Den dåliga arbetsmiljön har lett till att det förkommer att man uppvisar brist på respekt för varandras roller och uppfattningar men också att man misstolkar goda intentioner från ömse håll. Enligt arbetsmiljökartläggningen Previa förekommer mobbing på arbetsplatsen och enligt internrevisionens uppfattning tar ledningen inte ansvar för detta och arbetar med frågan. Fortbildning, personalens förutsättningar för att upprätthålla kompetensen ses som en viktig förbättringsfaktor. I inledningen till internrevisionens förslag till arbetsorganisering och prioriteringar kan man läsa : - Brister i arbetsorganisation och otillräcklig prioritering bland ärenden medför stora krav på den enskilda medarbetaren att hinna med arbetet och också hinna med allt som ska göras. Detta skapar stress medförande dålig arbetsmiljö och att man inte arbetar förebyggande, inte gör tillräckligt enhetliga bedömningar, inte hinner med fortbildning och inte har en ärende handläggning som uppfyller de krav som ställts. B. Arbetsmiljökartläggning vid djurskydds- och veterinärenheten våren 2010 genomförd av Företagshälsovården Previa i Kristianstad Arbetsmiljöverket har här bara tagit del av ett presentationsmaterial av denna undersökning inte det direkta resultatet från undersökningen. Utifrån detta presentationsmaterial framgår av undersökningen samma ohälsosymptom som vid AV:s tillsyn man mår dåligt, förekomsten av stress, oro, sömnstörningar, magproblem, frustration, man saknar arbetsglädje, och det uttalas en förekomst av mobbing. I materialet finns förslag till verksamhetsutveckling för nedanstående områden redovisat:
2011-03-31 ISM 2010/26294 14 (16) ledning: en chef som stöttar, som kan sätta ned foten, snabbare beslut, starkare och tydligare styrning, utveckling av stödet från ledningen, utveckling av ömsesidigt förtroende, och att hitta rätt chef, organisation: mer personal, tydligare prioriteringar, större smidighet, utvecklade och flexiblare system, grupp med samordnare, m m, verksamhetsutövning: korrekt bemötande, minska revirtänkandet, m m, psykosocial arbetsmiljö: alla har ett ansvar, det negativa måste bort, stämningen och förtroendet måste bli bättre, mera lugn och ro, stötta och uppmuntra varandra, sociala aktiviteter, mera dialog, öppenhet och delaktighet, personalens säkerhet, samsyn: utvecklad samsyn, samma bedömningsgrunder, erfarenhetsutbyte. Arbetsmiljöverkets slutsats AV uppfattar att det råder en tydlig diskrepans mellan de anställdas och ledningens upplevelser och uppfattningar om hur arbetsmiljöförhållandena är på arbetsplatsen. Den psykosociala arbetsmiljön på enheten står nu inför en nödvändig förändring som endast får innebära en förändring i positiv riktning. Det finns inte tid och rum för flera misslyckanden på enheten/avdelningen. Förtroendet och tilliten till ledningen haltar. Detta tillstånd smittar av sig på enheten och inom arbetsgruppen. Det råder en stor bitterhet bland många anställda och flertalet av de anställda har uppsökt Företagshälsovården då de känner av psykosociala ohälsosymtom som i några fall lett till sjukskrivning. Arbetsmiljöverket har dessutom informerats om att det vid enheten finns ett antal besvärliga medarbetare. Denna inställning hos ledningsgruppen är enligt AV:s bedömning ett stort hinder för en positiv och konstruktiv utveckling av enheten och dess anställda. Den arbetsmiljösituation som råder beror ytterst inte på de enskilda medarbetarna utan är snarare effekter och följder av ett oförberett övertagande av inspektörer och djurskyddstillsyn - dvs. inrättande av enheten djurskydds- och veterinärenheten, bristande ledarskap samt avsaknad av stöd och förståelse från olika nivåer inom Länsstyrelsen. Det har enligt ledningen genomförts och det planeras för flera arbetsmiljöinsatser. Trots ledningens ambitioner för att komma tillrätta med arbetsmiljöproblem finns det fortfarande brister i arbetsklimatet. Vi bedömer därför att arbetsklimatet med inriktning på en stödjande arbetsorganisation, medarbetarnas delaktighet och förbättringar i ledarskapets förutsättningar, är angeläget att prioritera. De anställda inom enheten är en outnyttjad resurs när det gäller att bidra till uppbyggnaden av en god verksamhet och arbetsmiljö. Förändringsarbete bör byggas underifrån i processer där anställdas kompetens och engagemang kommer till användning. Det är känt att människors lärande inte i första hand sker genom färdiga koncept och lösningar, utan genom den
2011-03-31 ISM 2010/26294 15 (16) förståelseprocess som uppnås i kommunikationen med andra. Då får också konkreta åtgärder acceptans och genomslag i verksamheten. Genom en skrivelse den 3 februari 2011 har ni fått möjlighet att yttra er i ärendet enligt 17 förvaltningslagen. Ni har yttrat er i en skrivelse som inkom till Arbetsmiljöverket den 28 februari 2011. Till ert yttrande har ni bifogat 14 bilagor omfattande lokalt samverkansavtal, beslut om uppdrag, organisation, arbetsordning mm, enhetsplan, rutiner och policys, SAM inom Länsstyrelsen, arbetsmiljöutbildning och utbildningsmaterial samt chefscoaching. Ett flertal av de åtgärder ni hänvisar till har sitt ursprung från tidpunkter före AV:s tillsyn hösten 2010 och/eller omfattar alla avdelningar inom Länsstyrelsen. Av er skrivelse framhåller ni att en del av de åtgärder som vidtagits under hösten inte ännu har fått full verkan samt vikten av att åtgärderna samordnas väl. Arbetsmiljöverket gör följande bedömning. AV:s bedömning är att trots den dokumentation som kommit Arbetsmiljöverket tillhanda behövs åtgärder och rutiner direkt kopplat till den problematik som framkommit på enheten vid inspektionstillfällena och som beskrivs i denna skrivelse. Vidare behöver en del av de vidtagna och planerade åtgärderna tid att implementeras och omsättas för att nå önskad effekt och för att det ska vara möjliga att bedöma om de lett till önskad effekt. För att säkerställa att de åtgärder ni tänker vidta för att förbättra den psykosociala arbetsmiljön får avsedd effekt på Djurskydds- och veterinärenheten anser Arbetsmiljöverket att det finns skäl att förelägga er att åtgärda bristerna. Begäran om svar När ni har uppfyllt kraven ska ni meddela Arbetsmiljöverket. Se 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Vår beteckning på ärendet bör anges på meddelandet. Hur man överklagar Den som vill överklaga Arbetsmiljöverkets beslut ska skriva till Förvaltningsrätten i Malmö. Skrivelsen ska dock skickas eller lämnas till Arbetsmiljöverket (adressuppgifter, se sidfot sidan 1). Överklagandet ska ha kommit in till Arbetsmiljöverket inom tre veckor från den dag, då den som överklagar fick del av beslutet. Skrivelsen med överklagande ska innehålla
2011-03-31 ISM 2010/26294 16 (16) 1. den klagandes namn, personnummer, yrke, postadress och telefonnummer. Hemligt telefonnummer behöver dock uppges endast om rätten begär det. Om klaganden är en juridisk person ska istället anges organisationens juridiska beteckning, organisationsnummer, postadress och namn och telefonnummer till en kontaktperson på företaget. Det ska framgå av överklagandet var den klagande kan nås för delgivning. Om någon person- eller adressuppgift ändras är det viktigt att anmälan snarast görs till förvaltningsrätten, 2. vilket beslut som överklagas med uppgift om Arbetsmiljöverkets ärendenummer samt dagen för beslutet, 3. vilken ändring i beslutet som begärs och 4. de bevis som klaganden vill åberopa och vad han/hon vill styrka med varje särskilt bevis. Skrivelsen ska vara undertecknad av klaganden eller hans ombud. Om klaganden anlitar ett ombud ska denne sända in fullmakt i original samt uppge sitt namn, adress och telefonnummer. De som har deltagit i beslutet Ärendet har avgjorts av stf. tillsynsdirektör Monica Björk i närvaro av juristen Anna Sundén efter föredragning av arbetsmiljöinspektör Eva Karsten. Monica Björk Landshövding Göran Thunhammar, Länsstyrelsen i Skåne län, Kungsgatan 13, 205 15 Malmö Personalchef Ola Garmer@lansstyrelsen.se Huvudskyddsombud Carl-Axel Stenberg, Länsstyrelsen i Skåne län, Kungsgatan 13, 205 15 Malmö Skyddsombud Fredrik Ahlström, Länsstyrelsen i Skåne län, Östra Boulevarden 62 A, 291 86 Kristianstad Företagsläkare Harald Granath, FHV Previa Kristianstad, V Storgatan 51 E, 291 31 Kristianstad