Agenda: HGK styrelse styrelsemöte Möte nr: 7/2012 Plats: Lindö Mötestid:, kl.19.00-21.30 Deltagare: Stefan Thorberg (ST), Patrik Stålemark (PS), Louise Lindell (LL), Berndt Lundberg (BL), Wolfgang Erbe (WE), Jan Rosing (JR), Hans Gustavsson (HG), Adolf Franzén (AF), Åke Pilhanen (ÅP), Per Liedstrand (PL) Frånvarande: Ann-Charlotte Frank - Lindgren (AFL) 1 Mötets öppnande Mötet inleddes med en tyst minut för att hedra den nyligen bortgångne Jan Waldensten, före detta styrelseledamot (Lindö HGK) och aktiv i klubbens och seniorverksamhetens startande. AF fick i uppdrag att framföra HGK:s kondoleanser i samband med jordfästningen. Vidare uppvaktades Per Liedstrand med ett fyrfaldigt leve med anledning av sin 60-årsdag. BL fick i uppdrag att ordna med en jubileumsgåvan (presentkort). Mötet startade 19.00 2 Godkännande av dagordning och föregående protokoll till handlingarna Föregående protokoll 6 och 6.2 lades till handlingarna. 3 Val av sekreterare och justerare PS utsågs till sekreterare och ST till justerare. 4 Uppföljning CGAB möte & medlemsenkät Styrelsen fick var och en göra en reflektion över dagens möte tillsammans med CGAB. Vi konstaterade att det finns en lyhördhet hos CGAB. Vår förhoppning och oro gäller att lyhördheten också resulterar i faktiska förändringar. En fokusfråga gäller ban- och arenafrågan som har ett antal akuta punkter. Styrelsen vill vara ett bollplank till CGAB och ta en aktiv del i utvecklingen av anläggningarna. Medlemsenkäten diskuterades och vi kom fram till följande beslut. Beslut: att uppdra till ST att ta fram en sammanfattning av de kritiska punkterna i enkäten och skicka ut den för avstämning med resten av styrelsen asap. att uppdra åt ST att skicka ut en sammanfattning till medlemmarna snarast efter avstämningen med styrelsen. 5 Aktiviteter och tävlingar sedan 120821 Under punkten gjordes avstämningar av de klubbarrangemang som genomförts sedan senaste styrelsemötet. Golfens dag LL kunde berätta att dagen samlade ungefär 100 deltagare och aktiviteterna som genomfördes var bland andra att åka golfbil, lotterier och tävlingar. Funktionärerna under dagen var tyvärr för få. Styrelsens uppfattning är att nästa års Golfens dag bör genomföras på våren i samband med klubbens kick-off i syfte att stärka klubbkänslan och marknadsföra oss inför säsongen. Beslut: att uppdra till BL och LL att sammanställa en rapport kring aktivteter och ekonomi till CGAB. Bilder från dagen finns tillgängliga genom ÅP. 1
En H35 tävling för Sverigeeliten genomfördes på Lindö med 70 deltagare. BL rapporterade att deltagarna var mycket nöjda med dagen. Skandiatour elit för landets toppjuniorer har genomförts på Lindö. JR rapporterade att första dagen genomfördes bra och att andra dagen ställdes in på grund av regn efter nio spelade hål. På Lövsättra genomfördes lilla Stockholmsligan och tjejligan med 80 deltagare. Vädret var dåligt med kraftigt regn. Trots detta klarade sig banan bra med endast den 17:e greenen ur spel. Beslut: att uppdra till BL att ansöka om att arrangera tävlingarna under de tre följande åren och lägga upp en strategi för detta. HST-Open ställdes in på grund av kraftiga regn. Skol-SM SM för landets bästa golfgymnasier spelades på Parkbanan. Det deltog 21 lag med sex spelare per lag plus ett antal ledare. Arrangerande bana utsågs bland banor som inte hyser ett golfgymnasium. Tävlingens TD höll inte måttet vilket gjorde att vi som arrangör fick kritik för arrangemanget trots att arrangörskraven inte kommunicerats till oss. Beslut: att uppdra till BL att skriva en utvärdering av arrangemanget. att uppdra till JR att ta fram domarrapporten från tävlingen som underlag till nästa möte. Göteborgsmatchen mellan Stockholm och Göteborgs golfdistrikts bästa juniorer födda -97 och -98 genomfördes på Parkbanan. Arrangemanget fick väldigt fina lovord från både Göteborg och Stockholm. Särskilt tack har mailats från SGDF som understryker att detta bara är ytterligare en bekräftelse på att vi blev utsedda till Årets GK var rätt! 6 Klubborganisation 6.1 Uppdrag och strategier Information: ST lyfte frågan och poängterade vikten av att de uppdrag som beslutades vid Berlinmötet ska genomföras redan på mötet innan sommaren. Frågan bordlades i augusti och flyttades fram till detta möte. Synpunkterna från medlemsenkäten läggs också in i detta arbete. Uppdraget är att berörda styrelseledamöter (alla) att genomföra sina respektive uppgifter och ta fram skriftliga underlag till diskussioner för verksamhetsplanen till 2013. Beslut: De prioriterade 5 punkterna av V-plan 2013 presenteras på Verksamhetskonferensen av resp. ansvarige! 7 Klubbsamordnare och ekonomi (BL) 7.1 Ekonomi En nulägesrapport från BL kring klubbens ekonomi med avstämning mot budget kan sammanfattas med att den ser bra ut. Prognosen till årsskiftet ser ut som att vi når ett positivt resultat väsentligt bättre än budget. 2
7.2 Budget 2013 Underlag för budgetförslag skickas ut av BL i närtid och sektionernas äskanden ska vara inne till den 30 oktober helst tidigare. Underlaget utgår från oförändrat medlemsunderlag 4100 personer. Under denna punkt diskuterade styrelsen förslag på investeringar för HGK under nästa verksamhetsår. (Punkter som kom upp var webben, mallar för nyhetsbrev, juniorwebben, utrustning till juniorrum på Lövsättra och Riksten, tält för tävlingsarrangemang, scoreboard på Riksten och Lindö m fl.) Punkterna som kom upp ska fungera som underlag för budgetmötet i oktober. Beslut: Underlag för budgetförslag skickas ut av BL i närtid och sektionernas äskanden ska vara inne till den 30 oktober helst tidigare. 7.3 Klubbsamordnare Intendent 2013 BL presenterade sitt underlag för kommande verksamhetsår och förklarade sig villig att fortsätta nästa år men inte i samma omfattning som 2012. De två prioriterade punkterna är att dels stärka kommunikationen med CGAB, dels att löpade uppdatera våra andra kommunikationsverktyg, hemsida, Facebook, nyhetsmail med flera. Under året genomförde genomfördes fler än 200 tävlingar enligt GIT. För att kvalitetssäkra en överlämning från BL till andra krävs en uppdatering av checklistor för tävling. Beslut: att uppdra till BL att ta fram checklistor med en basstruktur för tävlingsverksamheten. att uppdra till BL att ta till den 20 oktober fram ett tidssatt underlag för de intäktsgivande tävlingar och arbeten som klubbsamordnaren genomför. att uppdra till BL att ta fram ett underlag för de aktiviteter som ger ett mervärde för CGAB. 8 HGK Idrott 8.1 HGK Elit Damer 8.2 HGK Elit team herrar 8.3 HGK serielag 8.4 HGK Tour och HGK Senior Tour 9 HGK Junior ÅP redogjorde för sitt utmärkta underlag med en central plan för juniorverksamheten uppbackad lokalt på respektive anläggning. I stora drag gäller juniorplanen följande områden; Golfkul, träningsgrupper i flera nivåer, junioranpassa anläggningarna, yngre juniorkoordinator 18-25 år närvarande på anläggningarna, nytänk kring tränare och Pro, kommunikation, tävling och träningsanläggningar. Beslut: att uppdra till ÅP att ta fram ett underlag och där tydliggöra vilken nytta CGAB har av denna satsning samt kortfattat presentera på Verksamhetskonferensen (Prio fem). 3
10 HGK Lövsättra, HGK Riksten och HGK Lindö ST inledde med en allmän diskussion inför ny organisation 2013. En av riktlinjerna är att ta bort HGK Dam på central nivå bl. a men också att slopa begreppet banstyrelse och istället övergå till HGK Lindö, HGK Lövsättra och HGK Riksten som redan används som begrepp. Detta innebär flexiblare organisation där det inte måsta vara som en styrelse utan mer som ett team som hjälps åt på respektive anläggning. Beslut: att uppdra till alla banordföranden att fundera över sin organisation kommande år utan att känna sig bundna av det gamla. 10.1 Lövsättra WE föredrog sitt underlag för kommande verksamhetsplan. Banskötseln på Lövsättra fungerar bra. Proriterade områden på Lövsättra är följande; atmosfären i klubben, golfdag för 6:e klassare, medlemsgolf och familjevänliga tävlingar. Beslut: WE presenterar på Verksamhetskonferensen prio fem av sin V-plan inför 2013 10.2 Riksten LL redogjorde för sitt underlag. Prioriteringarna för Riksten är att byta arbetssätt i banstyrelsen, trivselfaktorn, banan, uppmuntra spelare att byta tee och att stötta den centrala juniorsatsningen. Beslut: LL presenterar på Verksamhetskonferensen prio fem av sin V-plan inför 2013 10.3 Lindö AF hänvisade till den planeringskonferens som genomförs på Lindö den 12-14 oktober där de prioriterade punkterna ska diskuteras och tas fram. Det finns ett behov av att föryngra banstyrelsen på Lindö. Beslut: LL presenterar på Verksamhetskonferensen prio fem av sin V-plan inför 2013 11 HGK Tävling Information: HG redogjorde för sitt underlag där de prioriterade punkterna gäller resurspersonal, damer som tävlar, bättre uppdatering av info/ kommunikation, Olympiagolfen och kvalitet för kvantitet. Beslut: att uppdra till BL att ansöka om arrangörsskapet av Minitouren på Lindö och Rookietouren på Riksten. att uppdra till respektive banordförande att inkomma med förslag innan färdigställande av tävlingskalendern till den 11 nov. 12 HGK Dam ST redogjorde för punkten och berättade att det saknas en ansvarig för denna sektionen. Han menade vidare att behovet kan tillgodoses på anläggningsnivå. Beslut: att lägga ner denna kommitté och förslå årsmötet detsamma. 13 Webb, Nyhetsmail, FB & kommunikationsplan Liggande kommunikationsplan för nyhetsmail och Facebook ska fullföljas. PL uppmanade samtlig att tänka på textlängden och korta ner den i möjligaste mån. I nyhetsmailen skrivs bara en ingress som ska presentera texten på hemsidan. Skriv gärna denna korta text också. Snabbhet med nyheter är viktig och vi behöver se över behörigheter och hur informationen kanaliseras. 4
Beslut: att utse PL, ÅP och PS till HGK:s representanter med PL som ansvarig i det webprojekt för att uppdatera vår hemsida med mera som CGAB driver. ÅP ska också kontakta Fredrik Neumann och höra ifall han kan delta som juniorrrepresentant i detta arbete. att uppdra till PL att skicka ut återstående delar av kommunikationplanen till styrelsen. 14 Övriga frågor Inga övriga frågor anmälda. 15 Nästa möte Mötet avslutades 21.30. Styrelsen har sitt nästa ordinarie styrelsemöte den 7 november. Den 30 oktober genomförs ett arenamöte med JR, AF, BL, LL och ST som representanter. Webgruppen ska ha sitt första möte under oktober. Stefan Thorberg Klubbordförande Patrik Stålemark Klubbsekreterare 5