Föredragningslista för sammanträde med Stockholms universitets studentkårs fullmäktige

Föredragningslista för sammanträde med Stockholms universitets studentkårs fullmäktige 2015-09-24 2015-09-24 klockan 18:00 i Kårsalen (rum 137), Studenthuset, Frescati 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Justering av röstlängden 1.3. Val av justerare tillika rösträknare för sammanträdet 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Val av vice talman för sammanträdet 1.6. Val av sekreterare för sammanträdet 1.7. Fastställande av föredragningslista 2. Eventuella enkla frågor 3. Eventuella interpellationer 4. Eventuella anmälningar av beslut 5. Propositioner 5.1. Proposition om definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2015/2016 5.2. Proposition om definitiv budget för verksamhetsåret 2015/2016 5.3. Proposition om definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 2015/2016 6. Motioner 6.1. Uppföljning av motioner 6.2. Senkyo-medaljen 6.3. Flyktingsituationen 7. Rapporter 8. Övriga frågor 9. Mötet avslutas Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

5.1 Proposition om definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2015/2016 Till fullmäktigesammanträde nr 2 2015-09-24 Avsändare Kårstyrelsen 5.1 Proposition på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2015/2016 Bakgrund En preliminär organisationsplan för 2015/2016 antogs på fullmäktige den 10 juni 2015. Sedan dess har den operativa ledningen under sommaren reviderat dokumentet och genomfört ändringar med hänsyn tagen till de synpunkter som styrelsen har haft. Styrelsen har sedan godkänt det slutgiltiga förslaget till organisationsplan. Beslutsförslag Styrelsen föreslår med anledning av ovanstående Att anta definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2015/2016 enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Stockholms universitets studentkårs organisationsplan 2015/2016 2 (18)

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Organisationskarta... 5 Inledning... 6 Organisationen och organisationsplanen... 7 Organisationens syfte... 7 Organisationsplanens syfte och sammanhang... 7 Verksamhetens styrning... 7 Strategisk plan... 7 Organisationsplanen... 8 Budgeten... 8 Organisationsstruktur... 8 Fullmäktige... 8 Styrelsen... 8 Presidiet... 8 Andra vice ordföranden... 8 Verksamhetschef... 9 Enheter... 9 Verksamhetsområde - studentinflytande... 9 Andra vice ordförande studentinflytande... 9 Påverkansenheten... 9 Studiebevakningsenheten... 9 Verksamhetsområde - studentservice... 10 Andra vice ordförande student- och medlemsservice... 10 Internationella programenheten... 10 Studentserviceenheten... 10 Verksamhetsfunktioner... 11 Verksamhetschef... 11 Interna verksamhetsfunktioner... 11 Kommunikationsenheten... 11 Driftsenheten... 11 Ekonomienheten... 11 Personalenheten... 12 Externa verksamhetsfunktioner... 12 Studentombudsenheten... 12 Doktorandombudsenheten... 12 Kårexpeditionsenheten... 12 Gaudeamus... 12 Stockholms universitets studentkårs delegationsordning... 13 Fullmäktige... 13 Styrelsen... 13 3 (18)

Arbetsledning och ledarskap... 13 Beslutsbefogenhet... 13 Verksamhetsansvar... 13 Rapportering... 14 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 14 Dokument... 14 Presidiet... 14 Arbetsledning och ledarskap... 14 Beslutsbefogenhet... 15 Verksamhetsansvar... 15 Rapportering... 15 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 15 Ledningssekreterare... 15 Verksamhetsansvar... 15 Rapportering... 15 Andra vice ordföranden... 15 Arbetsledning och ledarskap... 16 Beslutsbefogenhet... 16 Verksamhetsansvar... 16 Rapportering... 16 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 16 Verksamhetschef... 16 Arbetsledning och ledarskap... 17 Beslutsbefogenhet... 17 Verksamhetsansvar... 17 Rapportering... 17 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 17 Dokument... 17 Enhetsansvarig tjänsteman... 18 Arbetsledning och ledarskap... 18 Beslutsbefogenhet... 18 Verksamhetsansvar... 18 Rapportering... 18 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 18 4 (18)

Organisationskarta 5 (18)

6 (18)

Inledning Organisationen och organisationsplanen Organisationens syfte Ur det syfte som är antaget i studentkårens stadga följer att studentkårens uppgift är att utbildnings- och studiesociala fragor. Detta ska ske genom att bedriva utbildningsbevakning och påverkansarbete inom områden som påverkar studenternas situation samt att erbjuda kårmedlemmar service av olika former. Organisationsplanens syfte och sammanhang Organisationsplanen är en av Stockholms universitets studentkårs (SUS) fullmäktiges instruktioner till styrelsen. Organisationsplanens syfte är att på ett övergripande plan organisera studentkårens arbete genom att fördela ansvarsområden och beslutsmakt för tydligare ansvarsutkrävande samt reglera studentkårens löpande verksamhet utifrån fullmäktiges avvägningar. Verksamhetens styrning I en medlemsorganisation som SUS är det av yttersta vikt att medlemmarna har en reell möjlighet att styra verksamheten. För att denna möjlighet ska infrias måste de beslutande organen ha möjlighet att agera effektivt och ha tillgång till ett fullgott beslutsunderlag samt en fungerande struktur för styrning av verksamheten. SUS verksamhet styrs utifrån ovanstående genom tre av fullmäktige fastställda dokument: strategisk plan, organisationsplan och budget. För att dessa tre dokument ska fungera i en modern studentkår och för att ge fullmäktige möjlighet att styra verksamheten effektivt och få fullgoda rapporter regleras dessa dokuments utformning och syften inom ramen för organisationsplanen. Strategisk plan Den strategiska planen är SUS centrala dokument som fastslår inriktning och målsättningar för verksamheten i enlighet med av fullmäktige beslutad modell för verksamhetsplanering. För att en organisation med stor omsättning på styrelse och förtroendevalda skall fungera på ett effektivt sätt och fullgöra sina uppgifter så krävs en långsiktig och strukturerad planering. SUS strategiska plan bygger därför på framgångsfaktorer kopplade till organisationens syfte. Framgångsfaktorerna sträcker sig över flera år och stakar ut studentkårens riktning. Under verksamhetsplanering behandlas framgångsfaktorerna och delmål definieras utifrån detta. Delmålen är fullmäktiges instruktioner till styrelsen för vad som ska prioriteras särskilt under året. Styrelsen konkretiserar årligen i samråd med tjänstemän och förtroendevalda inom verksamhetsgrenarna verksamhetsområdena delmålen och skapar åtaganden för verksamhetsåret i en operativ plan. Vid återrapportering till fullmäktige ska 7 (18)

konkretiseringar, åtaganden och nyckeltal rapporteras samt kommentarer vid kraftiga eller ovanliga avvikelser. Organisationsplanen Organisationsplanen har två övergripande syften. Först och främst är den en övergripande indelning av verksamheten i verksamhetsområden och enheter samt tydliggör syften och huvudsakliga uppgifter för dessa. Organisationsplanen utgör därmed fullmäktiges möjlighet att styra studentkårens löpande verksamhet. Organisationsplanen är också fullmäktiges delegationsordning vad gäller fördelning av beslutsmakt och ansvar. Detta för att det skall finnas en tydlighet i vilka organ eller personer som får fatta vilka beslut och för att minska fullmäktiges arbetsbelastning vad gäller rutinbeslut. Delegationsordningen återfinns längst bak i organisationsplanen. Budgeten Budgeten är fullmäktiges instruktion till styrelsen för hur resurser skall fördelas mellan studentkårens verksamhetsområden studentinflytande och studentservice samt verksamhetsfunktioner. Budgeten ska utgå ifrån organisationsplanen genom att ge ekonomiska ramar till organisationen för att lösa de uppgifter som fullmäktige gett. Organisationsstruktur Fullmäktige Fullmäktige består av 41 ledamöter som väljs varje år av kårens medlemmar i kårvalet. Fullmäktige är kårens högsta beslutande organ. Styrelsen Kårstyrelsen väljs av fullmäktige och leder den löpande verksamheten genom att fatta beslut av mindre politisk karaktär och antar policys för den löpande verksamheten. Presidiet Presidiet utgörs av ordförande och vice ordförande. Presidiet är fullmäktiges förtroendevalda som är tillsatta för att representera kårens medlemmar inom verksamheten och styra densamma. Presidiets arbete regleras i de instruktioner, policys och styrdokument som fullmäktige och styrelsen beslutat om. En ledningssekreterare bistår presidiet i det administrativa arbetet. Presidiet ska även representera kåren externt och ansvarar för kårens student- och utbildningspolitiska verksamhet. Andra vice ordföranden Det finns två andra vice ordföranden, dessa är valda av styrelsen. Andra vice ordförandena leder enheterna inom sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena arbetsleds av presidiet. 8 (18)

Verksamhetschef Verksamhetschefen är kårens högst beslutande tjänsteman och arbetsleder kårens tjänstemän och verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefen arbetsleds av presidiet. Enheter Den operativa verksamheten bedrivs inom enheter. Enheterna är grupperade efter andra vice ordförandenas och verksamhetschefens verksamhetsområden. Varje enhet har en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar för enheten. Verksamhetsområde - studentinflytande Studentkåren skall tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande studentinflytande Andra vice ordförande studentinflytande ansvarar för verksamhetsområdet studentinflytande. Det är också andra vice ordförande studentinflytande som arbetsleder de förtroendevalda inom de två enheter - påverkansenheten och studentinflytandeenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande studentinflytande representation i olika centrala organ på Stockholms universitet. Andra vice ordförande studentinflytandes uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Påverkansenheten Påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av aktuella frågor och att dessa lyfts i lämpliga organ samt tillser att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studiebevakningsenheten Studiebevakningsenheten ansvarar för organiseringen, samordningen och bevakningen av det individuella studentinflytandet, genom studentråd, fakultetsråd och liknande inom universitetets fakulteter och lärarutbildningen, samt för studenternas representation på institutions- och fakultetsnivå. Enheten skall även tillse att studentrepresentanter har tillräckliga kunskaper och relevant information. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 9 (18)

Verksamhetsområde - studentservice Studentkåren skall tillhandahålla service till sina medlemmar och verka för ett gott kamratskap mellan dessa. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande student- och medlemsservice Andra vice ordförande student- och medlemsservice ansvarar för verksamhetsområdet studentservice. Det är också andra vice ordförande medlems- och studentservice som arbetsleder de förtroendevalda inom de två enheter - internationella programenheten och studentserviceenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande medlems- och studentservice representation i olika centrala organ på Stockholms universitet och har ett övergripande ansvar gällande medlems- och studentservicefrågor. Andra vice ordförande medlems- och studentservices uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Internationella programenheten Internationella programenheten ansvarar för att tillhandahålla social verksamhet, stöttning och rådgivning till internationella studenter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studentserviceenheten Studentserviceenheten ansvarar för välkomstveckorna och annan social verksamhet riktat mot studenter på Stockholms universitet. Inom enheten har respektive förtroendevald ansvar för traditionsbärande verksamhet, kårföreningsstöd och administration rörande kårföreningar samt ansvar för välkomstveckorna och övrig utåtriktad verksamhet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 10 (18)

Verksamhetsfunktioner Verksamhetsfunktionerna är de enheter som verksamhetschefen arbetsleder. Verksamhetsfunktionerna är delade i två grenar: intern, vars syfte är att stödja studentkårens andra verksamhetsområden, och extern, vars syfte är att tillhandahålla facklig service till studenter genom ombud, förenkla för studenter genom kårexpeditionen och ge ut studentkårens tidning Gaudeamus. Verksamhetschef Verksamhetschefen ansvarar för kårens verksamhetsfunktioner. Det är också verksamhetschefen som arbetsleder tjänstemännen på de enheter som ligger inom kårens verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefens uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten arbetar med studentkårens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationsenhetens uppdrag är att underlätta och främja verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla service till dessa i form av kampanjer, hemsida, informationsmaterial etc. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Driftsenheten Driftsenheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att tillhandahålla lokaler, datasystem, kontorsmateriel, kopieringstjänster, möblering, inköp, driftsstöd och liknande tjänster. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att tillhandahålla och säkerställa finansiering. Detta innebär bland annat fakturering, bidragsansökningar, externa partnerskap, kapitalförvaltning och långsiktig finansieringsplanering. Ekonomienheten ansvarar för studentkårens löneutbetalningar, fakturor, löpande ekonomiredovisning, ekonomiska rutiner, attestoch utanordningsförfarande, löpande avstämningar, upprättandet av bokslut, årsredovisning, koncernredovisning, upprättandet av resultat- och balansräkning, budgetuppföljning osv. Ekonomienheten bistår även vid upprättandet av budgetproposition. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 11 (18)

Personalenheten Personalenheten ansvarar för att möjliggöra studentkårens verksamhet genom att ansvara för personalfrågor inom studentkåren. Personalenheten ansvarar för medarbetarsamtal, kompetensutveckling, rekrytering, företagshälsovård och övrig personaladministration som exempelvis ledighetsansökningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Studentombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Doktorandombudsenheten Doktorandombudsenheten har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen inom fakulteterna. Utöver detta ansvarar doktorandombudet för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårexpeditionsenheten Kårexpeditionsenheten är studentkårens expedition. Enheten ansvarar för medlemshanteringen och möjlighet att teckna medlemskap, samt support gällande medlemskap. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 12 (18)

Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Fullmäktige Fullmäktige är studentkårens högsta beslutande organ. Om fullmäktige finns stadgat under stadgans kapitel 6. Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Styrelsen har ansvar för arbetsledning av presidiet och ansvar för presidiets arbetssituation, arbetsmiljö och övriga villkor. Beslutsbefogenhet Styrelsens arbete ska ske i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, budget och fullmäktiges övriga beslut. Styrelsen äger rätt att fatta alla beslut som den finner nödvändigt för verksamheten under förutsättning att dessa inte är i strid med studentkårens stadga eller av fullmäktige fastställda styrdokument. Styrelsen har skyldighet att fatta de beslut som den finner nödvändigt för att uppnå studentkårens målsättningar i enlighet med stadga och strategisk plan. Styrelsen har fullmäktiges befogenheter i ärenden som inte tål uppskov. Styrelsen anställer och säger upp studentkårens tjänstemän samt anger genom fastställande av befattningsbeskrivningar ramar för deras verksamhetsansvar. Styrelsen tillsätter studentkårens förtroendevalda (med undantag för presidiet). Styrelsen fastställer enhetsinstruktioner till studentkårens enheter. Styrelsen fastställer den operativa planen. Styrelsen fastställer policys för studentkårens verksamhet. Verksamhetsansvar Styrelsen leder och samordnar studentkårens verksamhet under året och ansvarar för denna inför fullmäktige. Styrelsen bereder förslag på definitiv strategisk plan, 0rganisationsplan och budget utifrån verksamhetens förutsättningar. Styrelsen ska tillse att föregående styrelse upprättar verksamhetsberättelse, undertecknad av samtliga avgående styrelseledamöter. Styrelsen ansvarar för att studentkårens verksamhet utförs i enlighet med strategisk plan och att en betryggande uppföljning och rapportering kring detta finns. 13 (18)

Styrelsen bereder de ärenden som ska behandlas av fullmäktige, såvida inte stadgan eller fullmäktiges beslut särskilt reglerar något annat. Styrelsen ansvarar i övrigt för de uppgifter i fråga om studentkårens strategiska arbete som inte uttryckligen ålagts särskild befattningshavare. Styrelsen ska vid slutet av verksamhetsåret upprätta preliminär strategisk plan, organisationsplan och budget för efterföljande verksamhetsår. Styrelsen ansvarar för att fullgod delegationsordning avseende arbetsgivaransvar finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för överlämning till nästkommande styrelse. Styrelsen ansvarar för att överlämning för respektive förtroendevald sker. Rapportering Styrelsen ansvarar för att en fungerande intern rapportering finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för att fullgod rapportering sker till fullmäktige. Ekonomiskt ansvar och rapportering Styrelsen ansvarar för att verksamhetens resultat inte avviker nämnvärt från budget. Styrelsen ansvarar för att uppmärksamma fullmäktige på väsentliga avvikelser från budget, samt förelägga dessa för beslut genom budgetrevision. Styrelsen ansvarar i enlighet med stadgan för att koncernredovisning med resultat och balansräkning upprättas avseende föregående verksamhetsår. Dokument Styrelsen beslutar om övergripande strategiska dokument avseende studentkårens operativa verksamhet, bland annat enligt nedanstående: Operativ plan Kårföreningsreglemente Enhetsinstruktioner och befattningsbeskrivningar Policydokument Attest- och utanordningsreglemente Ägardirektiv till studentkårens bolag Presidiet Presidiet består av Ordförande och Vice ordförande i förening. Arbetsledning och ledarskap Presidiet leder det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder styrelsens arbete. Presidiet arbetsleder löpande andra vice ordförandena i den dagliga verksamheten och innehar arbetsgivaransvar för dessa. Presidiet utser enhetsansvariga inom respektive enhet. 14 (18)

Beslutsbefogenhet Presidiet fattar beslut i operativa ärenden som inte är av principiell vikt. Presidiet äger vidare att besluta om tillsättningar till organ inom universitetet som tillsätts enligt förordningen 2009:769 7-8. I enlighet med stadgan har presidiet alltid kompetens att fatta beslut i alla större ärenden som inte tål uppskov. Presidiet beslutar om detaljbudgetar för enheterna. Verksamhetsansvar Presidiet är ansvarigt för det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet ansvarar för att representera studentkåren externt och internt. Rapportering Presidiets beslut ska dokumenteras och anmälas till styrelsen. Presidiet ansvarar för rapportering till styrelsen om strategiska planens genomförande. Presidiet ansvarar för löpande rapportering avseende sin representation av verksamheten och politiska frågor. Ekonomiskt ansvar och rapportering Presidiets ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdat attest- och utanordningsreglemente. Presidiet ansvarar för att omgående meddela styrelsen om större ekonomiska avvikelser som kommer till dess kännedom. Ledningssekreterare Ledningssekreterarens uppgift är att bistå presidiet i det administrativa arbetet samt det utbildningspolitiska påverkansarbetet. Verksamhetsansvar Ledningssekreteraren ansvarar för protokoll för sammanträden med styrelsen och fullmäktige. Ledningssekreteraren ansvarar för handläggning och distribuering av presidiebeslut. Ledningssekreteraren ansvarar för att studentkårens hålls uppdaterade och tillgängliga. Rapportering Ledningssekreteraren ansvarar för rapportering till presidiet. Andra vice ordföranden Studentkårens andra vice ordföranden utgörs av andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentinflytande och andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentservice. 15 (18)

Arbetsledning och ledarskap Andra vice ordförandena är ansvariga för strategier inom verksamhetsområdena. Andra vice ordförandena arbetsleder förtroendevalda inom sina verksamhetsområden för att dessa ska uppfylla de åtaganden som åligger verksamheten enligt operativ plan. Andra vice ordförandena har att tillse att samtliga förtroendevalda inom verksamhetsgrenen verksamhetsområdet får fullgod utbildning i studentkårens styrdokument, gällande arbetsrutiner och specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag, så att de förtroendevalda får förståelse för sitt uppdrag. Andra vice ordförandena ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet. Beslutsbefogenhet Andra vice ordförandena äger rätt att besluta om ansvarsfördelning av åtaganden inom sina respektive verksamhetsområden och konkretiseringar av de åtaganden som åläggs avdelningen av operativ plan i samråd med förtroendevalda. Andra vice ordförandena äger rätt att fatta beslut om övriga ärenden utan större principiell vikt inom sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvar Andra vice ordförandena ansvarar för att all verksamhet genomförs i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, policys och styrelsens beslut i sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena ansvarar för att föreslå enhetsinstruktioner för respektive enhet till styrelsen. Andra vice ordförandena bereder beslut om enhetsansvariga förtroendevalda för sina respektive enheter till presidiet. Rapportering Andra vice ordförandena ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom enheterna. Andra vice ordförandena ansvarar för att med hjälp från presidiet rapportera till styrelsen och fullmäktige om sina respektive enheters verksamhet. Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordförandenas ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdad attest- och utanordningsreglemente. Andra vice ordförandena ansvarar för att i samråd med enheterna bereda sina respektive enheters detaljbudgetar till presidiet. Verksamhetschef Verksamhetsfunktioner och tjänstemän arbetsleds av en verksamhetschef. Verksamhetschefens uppgift är att stå för kontinuitet och långsiktighet i studentkåren. Verksamhetschefen agerar i samråd med presidiet. Verksamhetschefen fyller också en 16 (18)

viktig rapporteringsfunktion och är huvudansvarig för rutiner kring verksamhetens rapportering. Arbetsledning och ledarskap Verksamhetschef arbetsleder i samråd med presidiet verksamhetens tjänstemän. Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda arbetsrutiner upprättas för tjänstemännen och bistår andra vice ordförandena i upprättandet av arbetsrutiner för de förtroendevalda. Verksamhetschef ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet, och hålla utvecklingssamtal med regelbundna intervaller. Beslutsbefogenhet Verksamhetschef har rätt att fatta beslut av icke principiell natur. Verksamhetsansvar Verksamhetschef ska i samråd med presidiet konkretisera alla åtaganden som åläggs tjänstemän utifrån operativ plan samt föreslå ansvarsfördelning för dessa. Verksamhetschef ska tillse att personal inom verksamhetsfunktionerna får fullgod utbildning i och förståelse för strategisk plan, arbetsrutiner och regler, samt eventuella specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet för att fullgoda befattningsbeskrivningar, enhetsinstruktioner och policys finns inom verksamheten och ska bistå vid upprättandet av dessa. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet för att implementera policys, arbetsrutiner, styrdokument och liknande som beslutats om av styrelsen eller presidiet. Rapportering Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom verksamhetsfunktionerna. Verksamhetschef ska stödja presidiet och andra vice ordförandena i upprättande av rapporteringsrutiner. Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef ansvarar för fullgoda rutiner för ekonomisk uppföljning och resultatrapportering inom verksamheten och att dessa kommer styrelsen tillhanda enligt separat instruktion från styrelsen. Dokument Verksamhetschef ansvarar för att följande dokument för tjänstemän finns upprättade inom verksamheten och ansvarar för att rapportera till styrelsen om dokumenten saknas. Instruktioner för respektive tjänstemannaenhet Rutiner för ekonomisk uppföljning, rapportering och resultat. 17 (18)

Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Enhetsansvarig tjänsteman arbetsleder genomförandet av instruktionen för och aktiviteter som ålagts enheten. Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig tjänsteman äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Verksamhetsansvar Enhetsansvarig tjänsteman är den ytterst resultatansvariga för respektive enhet. Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för att enhetens arbetsuppgifter sköts enligt instruktionen för enheten samt att de aktiviteter som ålagts enheten genomförs på ett tillfredställande sätt. Rapportering Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för rapportering från enheten till verksamhetschef enligt fastställd rapporteringsrutin. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman har ekonomiskt ansvar enligt av styrelsen fastslagen attest- och utanordningspolicy. Enhetsansvarig tjänsteman upprättar detaljbudget för sin enhet. 18 (18)

5.2 Proposition på definitiv budget för verksamhetsåret 2015/2016 Till fullmäktigesammanträde nr 2 2015-09-24 Avsändare Kårstyrelsen 5.2 Proposition på definitiv budget för verksamhetsåret 2015/2016 Bakgrund Fullmäktige ska enligt studentkårens stadga senast den 30 september fastslå en definitiv budget för verksamhetsåret 2015/2016. Kommentar Återigen behöver studentkåren lägga en minusbudget vilket nu blir det femte året i rad. Detta beror i stora drag på medlemsintäkterna har minskat mer än vad kåren har skärt ner på sina kostnader. En historisk jämförelse mellan denna budget och tidigare budgetar blir dock orättvis då kåren tidigare räknade in återbetalning av lån på ungefär 550 000 kr som en intäkt, vilket inte är budgettekniskt korrekt inte längre inräknat. Förslaget till den definitiva budgeten har ytterligare minusresultat jämfört med den tidigare preliminära budgeten. Efter inventering i verksamheten visade det sig att ytterligare kostnader behöver beaktas i budgeten under detta verksamhetsår, varför den föreslagna budgeten har ytterligare minusresultat. En längre förklaring av de intäkter som vi får in, budgetens förutsättningar och förändringar finns i propositionen. Beslutsförslag Styrelsen föreslår med anledning av ovanstående att fastställa definitiv budget för verksamhetsåret 2015/2016 enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Preliminär budget för verksamhetsåret 2015/2016 Våra intäkter Våra intäkter Medlemsintäkter Statsbidrag Finansering från SU Beräknade medlemsintäkter i rambudgeten är 2 700 000 kr och utgör ca tjugo procent av hela intäkten. Statsbidraget som vi får årligen är på 2 959 000 kronor och utgör även ca tjugo procent av våra intäkter. Vi får årligen medel från Stockholms universitet enligt vårt finansieringsavtal som löper till år 2016. Medlen som vi får in är på 8 750 000 kr och utgör ca sextio procent av våra intäkter. Dessa medel är öronmärkta och fördelas efter områden enligt avtal. Grundläggande förutsättningar Årets budget präglas återigen av ett stort minusresultat. Detta trots signifikant minskade utgifter i form av att en tjänsteman försvinner från lönelistan och att förra Årets budget belastades av ett avgångsvederlag. Den stora anledningen till det stora minusresultatet är att vi i år har budgeterat för realistiska medlemssiffror istället för att räkna högt i kant, som vi gjort de två senaste åren. En annan orsak till ytterligare minusresultat i den definitiva budgeten är utgiften för det nya medlemsystemet. Vi avser att fördela kostnaden för denna investering på fem år genom avskrivning, vilket också speglats i denna budget. Vi har också ökat styrelsens disposition för att möjliggöra investering i ett nytt kårvalssystem. Våra låga medlemssiffror illustrerar väl vilken verklighet kåren befinner sig i idag, och vilka ekonomiska förutsättningar och utmaningar vi har framför oss. Utgifterna har de senaste fem åren minskat rejält, men nu befinner vi i oss i ett läge där det inte går att skära ner mer i verksamheten utan att göra större förändringar - ett medskick till vår styrelse. Samtidigt ser vi vikten av att fortsätta bedriva den verksamheten vi har och fortsätta jobba för ökade medlemssiffror. Det är viktigt att vi gör investeringar som på kort sikt kostar en del, men som på lång sikt kan ge kåren förutsättningar att bedriva den verksamhet vi vill utan ett negativt budgetresultat. 2 (4)

Rambudget Rambudgeten är det totala resultatet för samtliga intäkter och utgifter under verksamhetsåret. I den definitiva budgeten har vi beräknade intäkter på 15 667 000 kr, till skillnad från föregående år då budgeten beräknade 16 437 500 kr i intäkter. Detta är ett resultat av vårt minskade medlemsantal. Däremot har vi beräknat att våra utgifter kommer att vara 16 912 119 kr i jämförelse med föregående budgets beräknade totala utgifter på 17 382 410 kr. Definitiv budget 2015/2016 Totala intäkter Totala kostnader Resultat 15/16 15 667 000 kr -16 912 119 kr -1 245 119 kr Enhetsbudgetar Budgeten fördelas sedan ut i studentkårens enheter för att reglera hur pengarna ska användas i verksamheten. Utefter rambudgeten kommer sedan presidiet i dialog med verksamheten besluta detaljbudgeterna för respektive enhet. Påverkansenheten Studentservice enheten Direkta intäkter 1 036 000 kr Direkta intäkter 350 000 kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter 673 052 kr Statsbidrag 465 822 kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader -10 000 kr Direkta kostnader -259 750 kr Personalkostnader -482 574 kr Personalkostnader -537 311 kr Indirekta kostnader -691 825 kr Indirekta kostnader -770 296 kr Resultat 317 423 kr Resultat -544 305 kr Studiebevakningsenheten Internationella programenheten Direkta intäkter 1 800 000 kr Direkta intäkter 450 000 kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter 549 504 kr Statsbidrag 1 065 601 kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader -67 000 kr Direkta kostnader -83 500 kr Personalkostnader -1 085 792 kr Personalkostnader -491 511 kr Indirekta kostnader -1 556 605 kr Indirekta kostnader -704 636 kr Resultat 156 204 kr Resultat -280 143 kr Enheten för studentinflytande Enhet för student- och medlemsservice Direkta intäkter 500 000 kr Direkta intäkter 50 000 kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter 303 948 kr Statsbidrag 279 955 kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader -5 000 kr Direkta kostnader -1 000 kr Personalkostnader -290 438 kr Personalkostnader -290 438 kr Indirekta kostnader -416 376 kr Indirekta kostnader -416 376 kr Resultat 68 141 kr Resultat -353 866 kr Ledningsenheten Kommunikationsenheten Direkta intäkter 900 000 kr Intäkter 0 kr 3 (4)

Medlemavgifter 1 173 496 kr Direkta kostnader -110 000 kr Statsbidrag 0 kr Personalkostnader -925 810 kr Direkta kostnader -639 500 kr Resultat -1 035 810 kr Personalkostnader -860 144 kr Indirekta kostnader -1 233 113 kr Driftenheten Resultat -659 261 kr Intäkter 0 kr Direkta kostnader -2 229 060 kr Studentombudsenheten Personalkostnader 0 kr Direkta intäkter 1 400 000 kr Resultat -2 229 060 kr Medlemavgifter Statsbidrag 799 150 kr Ekonomienheten 0 kr Direkta kostnader -25 200 kr Intäkter 822 000 kr Personalkostnader -1 045 851 kr Direkta kostnader -1 347 000 kr Indirekta kostnader -960 868 kr Personalkostnader -1 071 171 kr Resultat 167 231 kr Resultat -1 596 171 kr Doktorandombudsenheten Personalenheten Direkta intäkter 600 000 kr Intäkter 0 kr Medlemavgifter 0 kr Direkta kostnader -510 000 kr Statsbidrag 348 471 kr Personalkostnader -610 692 kr Direkta kostnader -38 000 kr Resultat -1 120 692 kr Personalkostnader -463 676 kr Indirekta kostnader -384 347 kr Kårexpeditionsenheten Resultat 62 448 kr Intäkter 0 kr Direkta kostnader -1 335 875 kr Gaudeamus Personalkostnader -437 384 kr Direkta intäkter 2 100 000 kr Resultat -1 773 259 kr Medlemavgifter Statsbidrag 0 kr Flytt studenthuset 0 kr Direkta kostnader -831 700 kr Intäkter 0 kr Personalkostnader -717 033 kr Direkta kostnader -109 709 kr Indirekta kostnader -730 259 kr Personalkostnader 0 kr Resultat -178 992 kr Resultat -109 709 kr 4 (4)

Ärende Uppföljning av motioner Avsändare Elin Melander, Samuel Scherman, Raphael Silnicki, Clara Strandros Berdén Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 Motion Översyn och redovisning av bifallna motioner varje år bifalls eller besvaras ett antal motioner till kårfullmäktige. Trots det sker det nästan aldrig någon återkoppling kring konsekvenserna eller resultaten av besluten. Motionsrätten är viktig och ger också kårpartier en möjlighet att visa sina väljare vad man åstadkommit även om man är i opposition. Men motionerna och/eller besluten är sällan lättillgängliga på kårens hemsida. Det är också vanligt att tidigare kårfullmäktigebeslut glöms bort när nya presidier tillträder, trots att kårfullmäktigebeslut inte har något bäst före datum. För att kårfullmäktiges ledamöter ska känna att det är meningsfullt att skriva motioner och för att nuvarande kårfullmäktige inte ska kunna ställas till svars för tidigare fattade beslut borde en genomgång av tidigare beslutade motioner redovisas och hädanefter bör alla motioner tydligt publiceras på kårens hemsida med tillhörande beslut. Vi yrkar därför att styrelsen får i uppdrag att fram till nästa kårfullmäktigemöte gå igenom alla motioner med tillhörande beslut som lämnats in till kårfullmäktige från höstterminen 2010 till nu att kårstyrelsen redovisar vilka åtgärder som vidtagits sedan höstterminen 2010 i de fall motioners beslut varit bifall eller att de besvarats att det på kårens hemsida skapas en lättillgänglig motionsbank där kårfullmäktiges ledamöter och kårens medlemmar kan se vilka motioner som lämnats in, av vem och vad som beslutats Elin Melander, VSF Samuel Scherman, VSF Raphael Silnicki, VSF Clara Strandros Berdén, VSF Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 6.1. Uppföljning av motioner Avsändare Styrelsen Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 6.1. Styrelsens svar till motion skriven av fullmäktigeledamöterna ur VSF om uppföljning av motioner Styrelsen delar motionärernas syn på uppföljning och menar att målsättningen är mycket viktig. Återkoppling spelar stor roll i utvecklingen av nya strategiska avvägningar och strategier, och det är dessutom en demokratiskt viktig fråga. Styrelsen anser däremot att det vore orealistiskt att arbeta med återkoppling så långt tillbaka som 2010, särskilt med tanke på den höga rotationen av förtroendevalda inom organisationen och det faktum att SUS ej tidigare haft system för återkoppling och uppföljning på plats. Dessutom är styrelsen av åsikten att det främst är fullmäktiges uppdrag att granska styrelsen. Trots detta så anser styrelsen att det vore bra att på något sätt följa upp de motioner som inkommit under de två senaste verksamhetsåren, samt att nya rutiner för framtida uppföljning och utvärdering implementeras. Styrelsen yrkar att fullmäktige ger kårstyrelsen i uppdrag att bilda en arbetsgrupp som fram till nästa kårfullmäktigemöte går igenom de motioner med tillhörande beslut som lämnats in till kårfullmäktige från höstterminen 2013. att kårstyrelsen redovisar vilka åtgärder som vidtagits sedan höstterminen 2013 i relation till de motioner som bifallits eller besvarats. att det på kårens hemsida skapas en lättillgänglig motionsbank där kårfullmäktiges ledamöter och kårens medlemmar kan se vilka motioner som lämnats in, av vem, och vad som beslutats. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 6.2. Senkyo-medaljen Avsändare Elin Melander, Samuel Scherman, Raphael Silnicki, Clara Strandros Berdén Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 Motion: Senkyo-medaljen Kåren har en tradition av att ha en antirasistisk profil, trots det finns Senkyo-medaljen. SUS tack-medalj. Namnet på medaljen kommer från en ålderdomlig och rasistisk humortradition som bygger på att man gör sig lustig över en stereotyp bild av östasiater och deras uttal. I detta fall kring att säga tack på Engelska. Och även om medalj inte används så ofta eftersom många anser att den är ful så finns den trots allt kvar. Om vi menar allvar med att vara en antirasistisk organisation borde vi dra tillbaka medaljen och ta fram en ny. Vi yrkar därför att SUS drar tillbaka Senkyo-medaljen och tar fram en ny medalj samt att de som har en Senkyo-medalj kostnadsfritt erbjuds att byta in den mot den nya medaljen. Elin Melander, VSF Samuel Scherman, VSF Raphael Silnicki, VSF Clara Strandros Berdén, VSF Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 6.2. Senkyo-medaljen Avsändare Styrelsen Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 6.2 Styrelsens svar till motion skriven av fullmäktigeledamöterna ur VSF om Senkyo-medaljen Styrelsen delar helt motionärernas åsikter om Sankyo-medaljens rasistiska konnotationer, och delar åsikten att den borde dras tillbaka. Ett eventuellt framtagande av en ny medalj anser styrelsen dock vara en onödig budgetpost som dessutom skulle innebära en hel del överflödigt arbete. Det vore istället bättre att gå ut med ett uttalande där SUS tar avstånd från medaljen, men samtidigt bedyrar att de som mottagit den fortfarande har kårens tack. Om mottagarna vill lämna kan de få någon annat än en medalj i utbyte. Styrelsen yrkar att SUS drar tillbaka Senkyo-medaljen och erbjuder mottagare möjligheten att lämna in den i utbyte mot någon form av symbolisk gåva. att SUS går ut med ett uttalande som tydligt markerar avstånd från Senkyo-medaljen och dess rasistiska ursprung. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 6.3. Flyktingsituationen Avsändare Elin Melander, Samuel Scherman, Raphael Silnicki, Clara Strandros Berdén Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 Flyktingsituationen Europa står inför sin största flyktingkris sedan andra världskriget. Som studenter har vi en möjlighet att bidra. Vi har också en möjlighet att visa att vi lärt oss av historien och inte tänker göra om samma misstag som många svenska studenter gjorde under andra världskriget då man kämpade för att hålla människor på flykt utanför landets gränser. För att visa att vi står upp för ett solidariskt universitet och samhälle föreslår vi att kårfullmäktige tar tydlig ställning genom att anta ett uttalande. Vi yrkar därför att kårfullmäktige antar ett uttalande som publiceras på hemsidan och skickas till universitetet med följande lydelse: Stockholms universitets studentkår stöttar flyktinghjälp Uttalande antaget av Stockholms universitets kårfullmäktige 24/9 2015 Europa och världen upplever just nu de största flyktingströmmarna sen andra världskriget. Alla som har möjlighet att bidra till att underlätta flyktingmottagandet i Sverige bör göra det. Vi som är verksamma inom den akademiska världen sitter på unika kompetenser och vår hjälp kan underlätta i mottagandet av många flyktingar. På universitetet finns studenter och personal med språkkompetens, pedagogisk kompetens, psykologisk kompetens, juridisk kompetens m.m. Att bidra kan ge studenter värdefulla erfarenheter som kan användas i de fortsatta studierna. Den akademiska världen i Sverige har en mörk historia av rasism och främlingsfientlighet, från rasbiologi till bollhusmöten för att nämna något. Vi har nu möjlighet att visa att vi lärt oss av historien, att vi inte tänker göra om samma misstag. Idag står Stockholms universitets studentkår upp för en öppen akademi. Vi vill därför också uppmana Stockholms universitet att bidra på alla möjliga sätt, framför allt genom att göra följande: - På alla universitetets digitala informationstavlor och officiella kanaler publicera information om hur studenter kan hjälpa frivilligorganisationer med flyktingmottagandet och flyktinghjälp - Uppmuntra alla universitetsanställda med relevant kompetens att bidra i flyktingmottagandet Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

- Uppmana all undervisande personal att informera sina studenter om hur just de kan bidra i flyktingmottagandet. - Kostnadsfritt upplåta universitetets lokaler för frivilligorganisationer som jobbar med flyktinghjälp - Införa system för att erbjuda flyktingar som ännu inte fått uppehållstillstånd möjligheten att studera på Stockholms universitet Elin Melander, VSF Samuel Scherman, VSF Raphael Silnicki, VSF Clara Strandros Berdén, VSF 2 (2)

Ärende 6.3. Flyktingsituationen Avsändare Styrelsen Till fullmäktigesammanträde 2 2015-09-24 6.3. Styrelsens svar till motion skriven av fullmäktigeledamöterna ur VSF om flyktingmottagandet Styrelsen tycker på det stora hela att uttalandet som motionärerna skickat in är bra, och att det är viktigt att uppmana universitetet att göra allt de kan för att underlätta flyktingmottagandet under den pågående krisen. En av uppmaningarna, om att Stockholms universitet borde införa system som möjliggör för flyktingar som ännu inte fått uppehållstillstånd att studera på Stockholms universitet, kan vara problematisk då styrelsen inte vet hur exakt hur det rättsliga läget i ser ut. Styrelsen vänder sig absolut inte mot ansatsen i formuleringen, utan vill bara inte skicka en uppmaning till universitetet som ligger utanför dess reella möjligheter att faktiskt genomföra denna. Vi föreslår därför en skrivning där universitetets snarare uppmanas att undersöka möjligheten till sådana åtgärder. Vi yrkar därför att ändra stycket Uppmana all undervisande personal att informera sina studenter om hur just de kan bidra i flyktingmottagandet. så att det lyder Uppmuntra all undervisande personal att informera sina studenter om hur just de kan bidra i flyktingmottagandet. att ändra stycket Införa system för att erbjuda flyktingar som ännu inte fått uppehållstillstånd möjligheten att studera på Stockholms universitet så att det lyder Undersöka möjligheten att införa system för att erbjuda flyktingar som ännu inte fått uppehållstillstånd möjligheten att studera på Stockholms universitet att i övrigt anta uttalandet. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se