Förebyggande hälsoarbete inom förskola och fritidshem

Barn- och utbildningsförvaltningen Personalavdelningen Björn Söderberg 2006-09-05 1 (8) Förebyggande hälsoarbete inom förskola och fritidshem En satsning för minskad sjukfrånvaro. 2007-2010 Planen har diskuterats i arbetsmiljörådet, Barn- och utbildningsförvaltningen 2006-09-04 621 82 VISBY Besöksadress: Söderväg 2A, Visby Telefon: 0498-26 34 06 Telefax: 0498-26 96 75 Hemsida: www.gotland.se/bu

Innehållsförteckning 1 BAKGRUND 3 1.1 TIDIGARE IDENTIFIERADE INSATSOMRÅDEN 3 1.2 KOSTNADER VID HÖGT SJUKTAL 3 2 SYFTE OCH MÅL 4 3 METOD 4 3.1 METODBESKRIVNING ENLIGT PREVIAS PROJEKTPLAN 4 4 BESKRIVNING AV GRÅBOPROJEKTET 5 4.1 ENKÄT ARBETSLIV OCH HÄLSA 5 4.2 ÅTGÄRDSPLAN GRÅBOPROJEKTET 5 4.3 ANDRA ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV ENKÄTUNDERSÖKNING OCH INVENTERING. 6 5 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING 6 6 KOSTNADER 6 6.1 ANTALET MEDARBETARE INOM FÖRSKOLA OCH FRITIDSHEM 6 6.2 PREVIATIMMAR 7 6.3 FÖRELÄSNING 7 6.4 ÅTGÄRDER I DEN FYSISKA ARBETSMILJÖN 7 6.5 SAMMANSTÄLLNING BERÄKNADE KOSTNADER 7 7 TIDSPLAN 8 7.1 PROJEKTET GENOMFÖR UNDER TIDEN 2007-01-01 2010-08-31 8 8 FÖRSLAG: 8

1 Bakgrund Barn- och utbildningsnämnden har vid sitt sammanträde 2005-02-15 22 gett förvaltningen i uppdrag att redovisa åtgärdsplan för förbättring av sjuktalen inom förskola och fritidshem Förvaltningens sjuktal har mellan år 2003 och 2004 minskat från 7,68 till 6,96 och ligger för 2005 i stort sett oförändrat. Sjuktalet är högst för personal inom området förskola och fritidshem. Tabell 1 Sjuktal inom förskola, fritidshem och dagbarnvårdare YRKESKATEGORI/ÅR 2003 2004 2005 Barnskötare 7,03 7,74 8,89 Förskollärare 10,27 10,19 8,39 Fritidspedagoger 9,37 7,24 7,43 Dagbarnvårdare 8,13 7,10 7,73 Totalt Barn- och utbildningsförvaltningen 7,68 7,12 1 7,10 I arbetsmiljöplaner för förskolor och fritidshem lyfts ofta den psykosociala miljön fram som en risk, framförallt stress. Det stämmer också med spontana uttryck från personal och chefer - att man har en känsla att inte räcka till, och att man t.ex. önskar att barngrupperna skulle vara mindre. Arbetsmiljöverket har i inspektionsmeddelande påtalat brister i den psykosociala arbetsmiljön bland annat på grund av bristande möjligheter för personal till återhämtning och reflektion. 1.1 Tidigare identifierade insatsområden Strategiska frågor som syftat till att minska belastningen för berörda personalgrupper har tidigare beskrivits och redovisats för nämnden. Områden som då berörts: Planeringstid för personal i förskola, förskoleklass och fritidshem Kompetenshöjande insatser för personal inom förskola, förskoleklass och fritidshem Färre barn i förskolans barngrupper anpassade resurser för olika åldrar och mer personal till fritidshemmens verksamhet Åtgärder för att synkronisera á-pris och elevbidrag för fritidshem och föreskolklass/grundskola Behov av fler pedagoger i förskola och fritidshem Resursavdelningens tjänster för förskolans behov 1.2 Kostnader vid högt sjuktal Kostnader för olika former av ohälsa drabbar organisationen/arbetsstället på flera sätt (Enligt boken Rehabiliteringens ekonomi Aronsson-Malmquist s 90) och bland annat kan nämnas: Lägre produktivitet Högre frånvaro Rehabiliteringsåtgärder Ökad personalomsättning 1 Avvikelse i sjuktalet för 2004 beror på beräkning med hänsyn taget även till lärares förtroendetid.

Till detta kommer ökade personaladministrativa kostnader som sjuklön, särskild arbetsgivaravgift, vikariekostnader mm. Kostnaderna för en anställd som är helt sjukskriven beräknas uppgå till ca 70.000 kronor de första sex månaderna enligt en kalkylmodell som försäkringskassan tillhandahåller. 2 Syfte och mål Att utveckla arbetsmiljön samt de faktorer som samspelar på arbetsplatserna för att därigenom minska sjukfrånvaron 3 Metod Previa AB erbjuder en modell som tidigare är prövad vid äldreomsorgen och omsorg om funktionshindrade i Gotlands kommun. I syfte att pröva Previas modell för minskad sjukfrånvaro inleddes under hösten 2005 ett försök vid förskolor, fritidshem samt dagbarnvårdare vid Gråbo och Terra Nova skolområde. 3.1 Metodbeskrivning enligt Previas projektplan 1. Enkätundersökning Arbetsliv & Hälsa Samtliga tillsvidareanställda medarbetare och verksamhetschefer som ingår i projektet skall besvara enkäten Arbetsliv & Hälsa 2. Återrapportering av resultat av enkätundersökningen sker till chef/rektor 3. Återrapportering av resultat av enkätundersökningen på arbetsplatsnivå (Seminarier). För att formulera och förankra åtgärder, återkoppling av resultat från enkätundersökningen i form av arbetsgruppsseminarier. Tre timmars seminarium per arbetsplats - arbetsgrupp. Seminarieledare är person från Previa med lämplig profession, dock kommer i första hand beteendevetare att leda seminarierna 4. Upprättande av handlingsplan Enligt Previas metod skulle projektledare (hos Previa), ansvarig för styrgrupp hos Buf samt verksamhetschef resp. driftchef gemensamt utforma en handlingsplan för åtgärder. I Gråboprojektet blev det i stället så att det var rektorerna med stöd av PAkonsult som upprättade handlingsplanen. I dialogen om handlingsplanen bör Previa alltid finnas med för stöd och rådgivning om alternativa möjligheter. 5. Handlingsplan genomförande Rektor/chef är ansvariga för handlingsplanens utförande.

4 Beskrivning av Gråboprojektet 4.1 Enkät arbetsliv och hälsa Projektet startade med att utforma en projektbeskrivning tillsammans med Previa. Projektet omfattar tiden 2005-09-01 2007-10-31. Tillsammans med Gotlands kommuns ledningskontor fick vi också tillgång till analys- och investeringsverktyget Hälsoeffekten som Previa nyligen lanserat. Finansieringen av projektet är inte löst utan kommer att få lösas efterhand. Det får då ske med hänsyn till vad som är möjligt inom de ekonomiska ramarna. Tex har det inneburit att den individuella delen av kartläggning och insatser valts bort. Projektet inleddes med att samtliga berörda medarbetare fick information om projektet samt ombad besvara Previas enkät Arbetsliv & hälsa. Resultatet återkopplades och en rapport med rekommendationer om fortsatt åtgärder togs fram. Projektplan, enkät och rapport beräknas till ca 25 timmar Previatid. 4.2 Åtgärdsplan Gråboprojektet 4.2.1 Fysisk arbetsmiljö 1. Inventering: Ergonomisk översyn av samtliga arbetsplatser, ca 32 Previatimmar 2. Ergonomigenomgång: Repetition av ergonomi och arbetsteknik vid förskolearbete samt tips om egenträning 3. Uppföljning: Följa upp givna åtgärdsförslag och egenträning och eventuell effekt av den. Uppdraget utförs av Eva Hammarskjöld, Previa och debiteras den sk timbanken. Tidsåtgång för inventering beräknas till ca 32 timmar. Resterande ergonomigenomgång och uppföljning beräknas till ca 20 timmar. 4.2.2 Stressutbildning Previa föreslår också sk stressutbildning. Här planerar rektorerna att engagera föreläsare Per Gärdsell, chefsöverläkare och docent i ortopedi, som på heltid engagerar sig i friskvårdsarbete enligt den s.k. Bunkeflomodellen. Rubriken för föreläsningen är Hälsa, livsstil och stress från riskfaktorer till friskfaktorer. Syftet med föreläsningen är att Att medvetandegöra deltagarna om innebörden av begreppet livsstilskompetens Att ge kunskaper om hur livsstilen och stresshanteringen kan förbättras Att peka på möjliga vägval och inspirera till framgång Finansiering av detta får respektive ro stå för. Kostnad för föreläsning ca 3 timmar är 12.000 + resa. Här kan kostnaden reduceras avsevärt vid samordning av föreläsning för flera målgrupper.

4.3 Andra åtgärder med anledning av enkätundersökning och inventering. 1. Fysiska anpassningar Behovet av och möjligheten till ergonomisk anpassning kommer att variera beroende vilka åtgärder som bedöms nödvändiga på respektive arbetsplats. Det kan handla om mindre enklare åtgärder till större genomgripande. Här får bedömas från fall till fall vad som är rimligt med hänsyn till risk och investeringsbehov. 2. Buller Det är troligt att någon form av insats för att reducera skadligt buller också behöver tas med i en handlingsplan. Här bör undersökas vilka resurser som redan finns inom förvaltning och kommun för att på ett mer systematiskt sätt kartlägga och åtgärda skadligt buller. Arbetsmiljöverket har påpekat risken för skadligt buller och också lämnat värdefulla tips och råd på enkla åtgärder som förbättrar ljudmiljön. 5 Uppföljning och utvärdering Uppföljning och utvärdering är ett nödvändigt instrument för att kunna följa och förändra ett pågående projekt och att kunna dra slutsatser av det arbete och de resurser som används. Uppföljning och utvärdering är också av stor betydelse för spridning av de kunskaper projektet ger. Previa kan erbjuda analys- och utvärderingsverktyget Hälsoeffekten som nu prövas i samband med Gråboprojektet. Andra möjligheter är att någon/några internt eller externt anlitas som utvärderare. Hur man än gör får man räkna med kostnader dels för själva utvärderingsarbetet dels för att senare sprida kunskap om försöket. 6 Kostnader Beräkning av kostnader (resursbehov) för ett förebyggande arbete inom förskola och fritidshem inom hela förvaltningen beräknas utifrån antal medarbetare. 6.1 Antalet medarbetare inom förskola och fritidshem Antalet medarbetare som kan beröras framgår av nedanstående tabell. Siffrorna är hämtade från IFS personalsystem Tabell 2: Antal medarbetare 2 inom respektive yrkeskategori, maj 2006 YRKE/OMRÅDE HELA FÖRVALTNINGEN VARAV GRÅBO Förskollärare 268 43 Fritidspedagoger 70 9 Barnskötare 291 51 Dagbarnvårdare 59 10 Antal medarbetare 688 113 2 Uppgifterna hämtade ur IFS personalsystem.

6.2 Previatimmar För Gråboprojektet enkät, rapport (25 timmar), kartläggning av fysisk arbetsmiljö (32 timmar) samt återkoppling och uppföljning (20 timmar) kan således beräknas sammanlagt beräknas 87 timmar. Det ger i stort ca 1 timmes Previatid per anställd, vilket skulle kunna tjäna som ett riktmärke. Beräknar att det i så fall behövs ytterligare 600 timmars Previatid (psykolog och sjukgymnast). I första hand borde detta kunna lösas med en omfördelningen av Previatimmar mellan förvaltningarna. Aktuell fördelning av Previatid är inte proportionell till antalet anställd och frågan om fördelning därför bör aktualiseras med ledningskontoret. 6.3 Föreläsning För att genomföra ett föreläsningstillfälle med Per Gärdsell kan kostnaden vid en samordnad insats bli lägre än för Gråboprojektet. En föreläsningsomgång enligt Gråboprojektet kostar ca 20.000 för föreläsare, resor och lokal. En samordning av föreläsningen borde kunna halvera kostnaden. Det finns också ett tillägg man kan välja nämligen att i samband med föreläsningen dela ut boken Instruktionsboken till Livet. Kostnaden för boken beror på upplagan man beställer men skulle vid en större beställning över 500 blir priset 160,-/st. Kostnaden för hela målgruppen skulle då hamna på ca 96.000,-. Sett ur ett rektorsområden kan kostnaden för boken beräknas till ca 6.400,- (40 anställda). 6.4 Åtgärder i den fysiska arbetsmiljön De förslag som kommer fram vid inventeringen behöver åtgärdas. Kostnader för detta är omöjligt att beräkna. Vi måste dock räkna med att vi redan har en något så när god arbetsmiljö och att insatser, åtminstone på kort sikt, i de flesta fall handlar det om mindre förändringar som bör rymmas inom respektive budget eller i vart fall snabbt betala sig. Ändå föreslås att, om möjligt, man avsätter en summa för att kunna stötta där ekonomin är ansträngd eller där större insatser måste göras. 6.5 Sammanställning beräknade kostnader Tabell 3: Uppskattade kostnader KOSTNADSSLAG 2007 2008 2009 2010 SUMMA Previatimmar 3 180 180 180 4 85 625 Föreläsning 40.000 40.000 40.000-120.000 Ev. Bok 5 32.000 32.000 32.000-96.000 Åtgärder i den fysiska arbetsmiljön 275.000 275.000 275.000 75.000 900.000 Utvärdering 30.000 30.000 30.000 30.000 120.000 Summa kr 377.000 377.000 377.000 105.000 1 236.000 3 Bör i första hand lösas genom en omfördelning av Previatimmar mellan förvaltningarna. 4 Nuvarande avtal med Previa gäller till och med 2008. 5 Gärdsell, Pär m fl (2004) Instruktionsboken till Livet. Bunkeflostrand: Hälsa+kunskap! Bunkflomedellen

7 Tidsplan 7.1 Projektet genomför under tiden 2007-01-01 2010-08-31 Projektet för respektive arbetsställe beräknas pågå i två år enligt nedanstående tabell: Tabell 4: Olika aktiviteter i tidsplanen AKTIVITET TID I MÅNADER SAMMANLAGD PROJEKTTID MÅNADER Beslutsfas, Information och förankring 3 3 Enkätundersökning/insamling 1 4 Sammanställning av rapport, återkoppling 3 7 Handlingsplan tas fram 2 9 Genomförande av handlingsplan 12 21 Uppföljning/Slutrapport Fortlöpande 24 Upplägget bör utformas som rullande start, lämpligen ett skolområde i taget (per termin). Tidsplanen behöver koordineras med hänsyn till Previas möjligheter att ställa resurser till förfogande. En tidsplan skulle då kunna se ut på följande vis: Successiv uppstart under perioden 2007-01-01 2008-09-01 Successivt avslut under perioden 2008-12-31 2010-08-31 8 Förslag: Att under tiden 2007 2010 förbättra sjuktalen inom förskola och fritidshem enligt den metod som beskrivs och erbjuds av bl a Previa. Att avsätter 377.000 kronor för projektet respektive år 2007--2009 samt 105.000 kr för 2010 för kartläggning och insatser enligt beskriven metodik. Att insatser utvärderas.