Tjänsteskrivelse Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna

VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-23 D N R FN 2 011.0 58 Å SA B ORGLUND SID 1/5 F Ö RENIN GSSAMORDNARE 08-587 85 1 6 9 A SA.BORGLUND@VALLEN TUNA.SE F R I TIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna Förslag till beslut Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hy reskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska ry mmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut. 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör, med ty dliga uppdrag och gränsdragningar. Ärendet i korthet Förvaltningen återrapporterar på tidigare uppdrag om att utreda långsiktig lösning för Vallentuna 4H-gård. Bakgrund Fritidsnämnden gav i september 2011 den dåvarande fritidsförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna att stötta Vallentuna 4Hs verksamhet på längre sikt. 1 Förvaltningen har sedan dess utrett frågan tillsammans med olika berörda avdelningar inom samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF), i löpande samråd med Vallentuna 4H-klubb och i kontakt med andra kommuner. Föreningen träffade också fritidsnämndens arbetsutskott i november 2014. 1 Beslut FN 2011-09-08, 58 KUL TUR- OCH F RITIDSFÖRVALTNINGEN 1 8 6 8 6 VALLENTUNA T FN 0 8-5 87 8 50 0 0 FA X 0 8-587 8 50 8 8 F R I TID@VALLENTUNA.SE WWW.V ALLENTUNA.SE

VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-23 D N R FN 2 011.0 58 SID 2/5 De utmaningar som 4H-klubben år 2011 stod inför var i huvudsak två; 4H-gårdens placering och begränsade ekonomiska resurser. 4H-gårdens placering 4H-gårdens placering i Ekeby, i direkt anslutning till ett bostadsområde, bedömdes länge vara ohållbar på längre sikt p g a risken att behöva flytta med kort varsel till följd av grannars eventuella klagomål. Sedan bl a kunskapen om hästa llergen utvecklats, har dock Boverkets vägledning för planering för och invid djurhållning ändrats, liksom rättspraxis. Enligt SBF finns det därför inte längre några hinder för 4H-verksamhet på nuvarande anläggning, heller på lång sikt. Tvärtom bedöms att gården ligger väldigt bra där den ligger; lätt tillgänglig för invånarna/ besökarna, nära kommunikationer och ändå med tillgång till bra hagmarker. Ekonomi Svårigheten att få ekonomin att gå ihop var och har förblivit en utmaning för klubben. Föreningen driver dels en 4H-gård med öppen besöksverksamhet för allmänheten, förskolor m fl, dels en klubbverksamhet på gården för föreningens medlemmar. Den senare verksamheten bär sina egna kostnader, men medlemsavgifter och intäkter från sponsring (Rotary) eller arrangerande av barnkalas etc, täcker långt ifrån kostnaderna för att driva själva gården. Myndigheternas krav på en 4H-gård är desamma som för en djurpark, så bara att driva gården kräver en anställd föreståndare och ansvarig personal dygnet runt, året om oaktat klubbens medlemsaktiviteter. Föreningens lösning för att finansiera en föreståndartjänst har länge varit att ha ett nära samarbete med en förskola i området. Förskolan har då haft arbetsgivaransvaret för och och betalat 30 procent av gårdens föreståndartjänst (heltid). Under senare år har 4H i Stockholms län krävt en annan organisation, och under år 2015 övergår därför det fulla arbetsgivaransvaret för föreståndartjänsten till länsförbundet. Framöver kommer således föreståndaren på Vallentuna 4H, på samma sätt som samtliga andra 4H-gårdsföreståndare i Stockholms län, vara anställd av 4H Stockholms län. Tjänsten kommer i sin helhet att bekostas av den lokala 4H-klubben. Eftersom klubben inte kommer ha möjlighet att bekosta en heltidstjänst, ser det i dagsläget ut som att tjänsten kommer förändras till en deltidstjänst. Rörelsens kostnader för att hålla djur uppgick år 2013 till 153 000 kr. 2 Till detta kom driftkostnad om 42 000 kr för el, sophämtning, vatten och avlopp och försäkringar, samt personalkostnader om 147 000 kr. 3 Föreningen betalar sedan flera år ingen hyra till fastighetsägaren SBF, och står själva för allt underhåll på anläggningen. Verksamhet Vallentuna 4H är en av de föreningar i Vallentuna som under de senaste åren stadigt ökat sin verksamhet. Klubben har idag ca 95 medlemmar i åldern 7-20 år, och man har med framgång arbetat aktivt för att rekrytera unga ledare internt. 2 Rörelsens kostnader exkl. verksamhetsförbrukningsmaterial, livsmedel, lotteri och verksamhet övriga kostnader 3 Vallentuna 4Hs årsredovisning 2013, dnr FN 2014.063

VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-23 D N R FN 2 011.0 58 SID 3/5 Antal sammankomster Antal deltagartillfällen 2011 249 1312 2012 281 1581 2013 4 322 1894 2014 5 263 2286 Utöver medlemsverksamheten erbjuder 4H-gården t ex ridning för personer med funktionsnedsättning ett par gånger i veckan, och med ponnyridning och klapphörna är klubben ett uppskattat inslag på nationaldagsfirandet och andra festligheter i Vallentuna centrum. Vallentuna 4H har fått bidrag från fritidsnämnden enligt nedan. Bidragstyp 2011 6 2012 2013 7 2014 8 Ledarutbildningsbidrag 0 2700 300 0 Hyresbidrag 14 940 16 860 18 960 15 780 Bidrag till speciella ändamål 15 000 0 0 0 Aktivitetsbidrag 16 168 19 076 23 060 22 040 Summa 46 108 38 636 42 320 37 820 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande Kultur- och fritidsförvaltningen har utgått från uppdraget att hitta en långsiktigt hållbar lösning för en 4H-gård i Vallentuna. Tjänstemän på kommunens planeringsavdelning ly fter också 4H-gårdens ökade betydelse för Vallentuna; när befolkningen växer och bebyggelsen förtätas är det än viktigare att kunna erbjuda invånarna, unga som äldre, möjlighet att besöka en bondgård och träffa djuren där. Parallellt med förvaltningens utredning av alternativa sätt att stödja Vallentuna 4Hklubb, har ansträngningar gjorts för att försöka avtalsreglera dagens hy resförhållande. 4H-gårdens lokaler och tillhörande mark, ägs av kommunen/sbf. Kommunens fastighetsförvaltare avråder från att upprätta något hyresavtal mellan 4 P g a ändrad redovisningsprincip ingår det bidrag som utbetalades mars 2014 (avseende föreningens verksamhet juli-dec 2013), i både statistiken för år 2013 (i enlighet med tidigare princip) och för år 2014 (i enlighet med ny princip). 5 Se not 4 6 2011: Bidrag speciella ändamål avser 15 000 kr för reparation av fårhagar och toaletter enligt beslut FN 2011-09-08 58. 7 P g a ändrad redovisningsprincip ingår de aktivitets- resp. hyresbidrag som utbetalades mars 2014 (avseende föreningens verksamhet juli-dec 2013), i både statistiken för år 2013 (i enlighet med tidigare princip) och för år 2014 (i enlighet med ny princip). 8 Se not 7

VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-23 D N R FN 2 011.0 58 SID 4/5 SBF och klubben, då ett sådant upplägg inte lämnar någon möjlighet för kommunen att ställa krav på den verksamhet som hyr lokalerna. Inte ens om 4H-klubben helt skulle by ta inriktning på sin verksamhet, skulle kommunen kunna avhysa hyresgästen utan stora kostnader för kommunen. Den enda möjliga placeringen för en 4H-gård skulle därmed riskera att försvinna. Samma problem skulle kvarstå vid ett upplägg där FN hy r objektet av SBF och sedan hy r det vidare genom andrahandshyresavtal med 4H-klubben. En möjlighet kan vara att ett hyresavtal för lokalen istället upprättas mellan SBF och fritidsnämnden; på motsvarande sätt som görs för andra kommunalt ägda lokaler/ anläggningar där fritidsnämnden ansvarar för driften. För de anläggningar där förvaltningen själv har relevant kompetens, sker driften av den hy rda anläggningen i förvaltningens egen regi (jmfr ishall A och B samt Kvarnbadet). I andra fall driver förvaltningen anläggningen genom anlitad entreprenör med uppdrag från fritidsnämnden (jmfr befintligt avtal avseende ridskola på Veda ridcenter). Förvaltningen föreslår att driften av Vallentuna 4Hgård drivs av kultur- och fritidsförvaltningen, men genom anlitande av en entreprenör. Det är förvaltningens bedömning att endast genom det här föreslagna förfarandet att FN hyr anläggningen och driver den genom entreprenör kan fritidsnämnden säkerställa att det även på längre sikt finns en 4H-gård i Vallentuna, och att den verksamhet som där bedrivs för allmänheten håller avsedd kvalitet. Denna modell är också den som tillämpas i Solna stad, av seende Augustendals 4Hgård där. Uppläggen i länets andra kommuner skiljer sig från varandra, men ingenstans drivs någon 4H-gård med djur utan betydande kommunala stöd eller åtaganden. 9 Mot bakgrund av ovanstående föreslås att nämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hyreskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska rymmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut (förvaltningschef). 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör,med tydliga uppdrag och gränsdragningar. Handlingar 1. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna, tjskr 2. Årsmöteshandlingar Vallentuna 4H, 2013 9 Se bilaga med sammanställning av andra kommuners upplägg och stöd

VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-23 D N R FN 2 011.0 58 SID 5/5 Pernilla Järveroth Kultur- och fritidschef Ingela Jansson Enhetschef Idrott och friluft Ska expedieras till: Akten Vallentuna 4H Ansvarig handläggare KFF

VERSIONSNR SID 1/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN Kontantbetalning 1. Varje post skall stämplas in i kassan 2. När samtliga varor/tjänster är registrerade skall totalsumman och kvittot slås ut. 3. Vid försäljning ska du först registrera beloppen i kassan och därefter ta betalt och ge tillbaka eventuell växel. För att minska risken för att ge tillbaka felaktigt växelbelopp ska du inte lägga ned mottagna sedlar i kassalådan innan transaktionen är helt klar. Om kassasystemet medger att registrera mottaget belopp ska detta alltid användas. 4. Kvittot skall erbjudas kunden. Kvarlämnade kvitton skall omedelbart rivas och kastas i papperskorgen. Kassans kontanter får aldrig blandas med privata pengar och tillfälliga lån liksom att förvara/hantera kassapengarna på annat sätt betraktas som stöld eller förskingring. Felslag och korrigeringar 1. Vid uppenbart felslag exempelvis genom att slå in ett par nollor efter beloppet, får kassapersonalen slå ut kvittot och göra om kassaregistreringen. 2. Det felaktiga kvittot förses med en förklaring, ditt namn och redovisas med dagrapporten. 3. Kunden får ett nytt korrekt kvitto och försäljningen hanteras som vid annan kontantbetalning. 4. Om kunden ångrar sig efter kvittoutslaget och vill lämna tillbaka en tjänst eller vara, skall kunden bekräfta det första kvittot genom att skriva sitt namn och telefonnummer på det. Sedan gör man om försäljningen och kunden får ett nytt korrekt kvitto. Kassaredovisning Innan arbetspasset börjar räknar man igenom växelkassan så det stämmer. När verksamheten stängt och kassan ska räknas: Ta först ut ett X-kvitto och jämför de kontanter som finns efter att växelkassan räknats bort. Korrigeringar i kassasystemet kan då fortfarande göras. Kontrollera om det finns kontantkvitton på inköp till verksamheten som ska räknas med. Rätta uppenbara felslag enligt instruktioner som gäller för UNGDOMSENHETEN

VERSIONSNR SID 2/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN kassaapparaten. När kontantsumman överensstämmer med X-kvitto kan man ta ut ett Z- kvitto och därmed avsluta kassan för dagen. När detta är gjort kan inga ändringar göras. Lägg därefter dagens intäkter inklusive ALLA mynt, eventuella kontantkvitton och Z- kvitto i en Loomispåse. Inget insättningskvitto behöver fyllas i. Endast Z-kvitto med korrekt mängd kontanter och kontantkvitton. Om det av någon anledning inte är rätt summa kontanter måste detta meddelas till chefen genom att bifoga en lapp i Loomispåsen. Bankningsrutiner Varje fredag åker enhetschefen runt och samlar in veckans Loomispåsar och räknar igenom intäkterna. Uppgifter från Z-kvitto matas in i månadsredovisningen. Sedlar bankas, per verksamhet, i Loomispåse, mynt bankas i Handelsbanken och fördelas centralt på KLK ekonomi enligt bifogat underlag. Avvikelser följs omedelbart upp och noteras. Veckoavstämning lämnas till controller som underlag till månadsredovisningen. Kommentarer kring eventuella avvikelser i underlaget från kassaredovisningen från föregående vecka bifogas. Kassaarbetsplatsen Samtliga dörrar som på något sätt leder till kassaarbetsplatsen ska alltid hållas låsta. Endast behörig personal äger rätt att visas innanför det område som räknas till kassaarbetsplatsen. Så fort Du lämnar kassaarbetsplatsen, om än bara tillfälligt, ska kassalådan alltid låsas och nyckeln tas ur. Kassalådan ska alltid stängas mellan varje expediering. Säkerhetsskåp Säkerhetsskåpet ska alltid användas för förvaring av redovisade pengar och växelkassa. Fritidsförvaltningen anlitar regelbundet säkerhetsföretag som utför köpkontroller, så kallade testköp, på kassapersonalen. Dessa testköp syftar bland annat till att kontrollera att kassapersonalen följer gällande kassainstruktioner. UNGDOMSENHETEN

VERSIONSNR SID 3/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN Avvikelser från dessa regler och rutiner ska vara godkända av enhetschefen och om möjligt anslås skriftligt. Jag har tagit del och förstått innebörden av dessa kassarutiner Namnteckning Namnförtydligande Datum UNGDOMSENHETEN

DIARIENUMMER 2014.136 RAPPORT SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2015 Förstudie Renovering Veda ridcenter 2015-01-29

Innehåll 1. Inledning... 3 2. Sammanfattning... 4 3. Förstudiens förutsättningar... 5 3.1 Uppdraget... 5 3.2 Förutsättningar... 6 3.2.1 Verksamheten... 6 3.2.2 Tomten/marken... 7 3.2.3 Teknik... 7 4. Förstudiearbetet... 8 5. Kommunens målsättning... 8 6. Alternativa lösningar... 8 7. Bedömning av alternativ... 9 7.1 Föreslagna åtgärder... 10 8. Fortsatt arbete... 10 8.1 Process och organisation... 10 8.2 Tider... 11 8.3 Ekonomi... 12 8.4 Risker... 12 8.5 Förslag till beslut... 12 SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2, 2 TR TFN: 08-587 850 00 SBF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

1. Inledning Det är fritidsnämndens uppdrag att främja en meningsfull fritidssysselsättning för barn och unga i Vallentuna. I praktiken innebär detta bl a att skapa goda förutsättningar för olika former av idrottsutövande. Liksom all kommunal verksamhet, ska denna också främja jämställdhet mellan flickor och pojkar. Ridning är en växande folksport, och näst efter fotbollen den största ungdomsidrotten i Sverige. Enligt Svenska Ridsportförbundet finns i Sverige ca 500 000 aktiva ryttare, en siffra som stadigt tycks öka. Trycket på landets ridskolor är stort, och bland annat ridskolan på Veda har kö till lektionsridning. Veda har liksom många andra ridskolor öppet från morgon till kväll under större delen av året. Det gör att anläggningen i praktiken fungerar som en fritidsgård för många barn och ungdomar, framför allt flickor. Under skoltid har ridskolan på Veda ett samarbete med gymnasiet, vilket lockat elever från andra kommuner att studera i Vallentuna. Ridning är också en sport och fritidsaktivitet som ger personer med funktionsnedsättning möjligheter att ta sig ut i naturen, och det är den största handikappidrotten i Sverige. För att kunna erbjuda en uppdaterad anläggning och goda förutsättningar för ridklubben att fortsätta bedriva och utveckla verksamheten för barn och ungdom, bredd som elit, behöver anläggningen således renoveras och moderniseras. Detta torde också vara en förutsättning för att Vallentuna kommun även fortsättningsvis ska kunna leva upp till sitt rykte som en hästkommun. Syftet med renoveringen ska vara att säkerställa att kommunens barn och ungdomar ska kunna rida och umgås på anläggningen, på ett säkert och trevligt sätt, med lugna hästar och till en rimlig kostnad. Vallentuna Ridklubb har under senare år stått värd för två SM och andra större tävlingar, på anläggningen. Renoveringen syftar dock inte till att anpassa anläggningen till standards för internationella tävlingar eller dylikt Veda ska vara en fin och bra ridanläggning av god kvalitet, men utan lyx eller exklusiva top-of-the-line -lösningar. Ridanläggningen ska efter renovering inte hålla fler hästar och ponnys än dagens max 50 st, varav max 5 st privathyrda stallplatser. SBF har fått i uppdrag att utarbeta en förstudie som beskriver förslag till åtgärder med tillhörande kostnadsuppskattning och preliminär tidplan, vilken redovisas på efterföljande sidor. 3

2. Sammanfattning Förstudien redovisar åtgärder som har framkommit som nödvändiga i syfte att få en ridanläggning i gott skick och på så sätt skapa förutsättningar för en väl fungerande verksamhet. Åtgärderna beskrivs kort nedan. MASKIN- HALL HUVUD- BYGGNAD RIDHUS UTEBANA STALL Upprustning stall Nytt stall i maskinhall Byte befintlig boxar/spiltor Materialbyte befintliga spiltor Gjutning golv Målning Rengöring av belysning 2 nya boxar Avgränsa stall från övrig maskinhall Ny sadelkammare Ny spolspilta Ny utgång Nya boxar (2 mindre än idag) Nytt golv Upprustning ridhus Upprustning utebanan Ny belysning (LED) Målning Renovering sarg Rengöring och komplettering fönster Nytt underlag (klart) Bevattningssystem* Justerad belysning Läktare (2 rader) Upprustning huvudbyggnad Utvändiga åtgärder Ombyggnad omklädningsrum Upprustning WC Upprustning ventilation och ny värmeåtervinning* Asfaltering plan och gång till gödselstack Pollare för att avgränsa väg från stallgård Dagvattenhantering *Under förutsättning av erforderliga tillstånd/lov beviljas. Den totala kostnaden för ovanstående åtgärder har uppskattats till 12 mnkr, varav 1,3 mnkr redan är upparbetat. Motsvarande belopp finns reserverade i kommunplanen. 4

3. Förstudiens förutsättningar 3.1 Uppdraget Fritidsnämnden, i egenskap av verksamhetsansvarig nämnd, beviljades i kommunplan 2014-2016 investeringsmedel för renovering av Veda ridcenter. Nämnden har av SBF beställt en förstudie samt förprojektering inför upphandling, vilken redovisas på efterföljande sidor. Förstudien ska enligt uppdragsgenomgången med kultur- och fritidsförvaltningen redovisa följande: 1. Föreslagna åtgärder 2. Ritningar/skisser från arkitekt samt underlag för markarbeten 3. Kostnadsuppskattning för åtgärderna 4. Preliminär tidplan Förstudien ska redovisas per den 31 januari 2015 och kunna ligga till underlag för genomförandebeslut av föreslagna åtgärder. 5

3.2 Förutsättningar 3.2.1 Verksamheten Kommunen äger genom samhällsbyggnadsförvaltningen Veda ridcenter, och kulturoch fritidsförvaltningen hyr anläggningen av SBF. Anläggningen drivs sedan 2007 av Vallentuna Ridskola AB som tecknat hyresavtal med kultur- och fritidsförvaltningen. I gällande avtal säkras att verksamheten på anläggningen prioriterar barn- och ungdomsverksamhet, bedrivs i överensstämmelse med bland annat Svenska Ridsportförbundets riktlinjer och till en rimlig kostnad. I avvaktan på klartecken avseende renovering av Veda, löper befintligt avtal endast ett år i taget. Då beslut fattats om Vedas framtid, kommer nuvarande avtal att sägas upp för omförhandling. Ridskolan har ett nära samarbete med den ideella föreningen Vallentuna Ridklubb, som har klubblokaler och en omfattande barn- och ungdomsverksamhet på Veda. Ett av ridsportens mål är att erbjuda alla som vill en möjlighet att tävla, oavsett om man har egen häst eller rider på lektionshästar. Ridklubben arrangerar och deltar därför i tävlingar, i samarbete med Svenska Ridsportförbundet. Ridklubben har ett samarbetsavtal med ridskolan, som fått uppdraget att utföra den del av klubbens verksamhet som handlar om ridlektioner, i enlighet med Svenska Ridsportförbundets riktlinjer för detta. Av kommunens statistik över bidragsberättigad barn- och ungdomsverksamhet framgår att ridning tillhör de fem största idrotterna och fritidsintressena bland barn och ungdomar, oavsett om man räknar bara flickors eller både pojkars och flickors idrottande. Bland flickor 13-20 år är ridning den största sysselsättningen, bland yngre åldrar är fotbollen större. Ridskolan på Veda har sedan nuvarande arrendeavtal tecknades 2007 ökat från ca 200 till 500 uppsittningar per vecka och har kö till lektionsverksamheten. Ridskolan samarbetar också med Vallentuna gymnasium om en utbildning med ridprofil. Ridklubben anordnar avsutten verksamhet för sina medlemmar i form av utbildningar och kurser. Klubbens ungdomssektion ordnar sociala aktiviteter för barn- och ungdomar, och flera gånger i månaden arrangerar klubben någon form av tävling. Många barn och unga tillbringar också mycket tid i stallet för att under handledning hjälpa till med att borsta hästar, göra rent i spiltor och boxar, putsa träns eller att ge en hjälpande hand vid utfodring. Ridanläggningen är idag dimensionerad att hålla max 50 st hästar och ponnys. Det finns inga planer för utökning av verksamheten. 6

3.2.2 Tomten/marken I en tid då bristen på mark ses som en av de största utmaningarna för ridskolorna i Stockholms län, har Veda trots sin närhet till det växande Lindholmen ett avundsvärt läge med gott om hagmark och ridstigar. Hästarna kan därför röra sig ovanligt mycket ute, och är lugna och harmoniska förhållanden som är avgörande för att kunna erbjuda en säker ridskoleverksamhet, och som gör Veda särskilt lämpat för detta En lokalgata är förlagd mellan maskinhallen och stallet. MASKIN- HALL HUVUD- BYGGNAD RIDHUS UTEBANA STALL 3.2.3 Teknik Tekniken i stora delar av anläggningen är föråldrad eller utsliten. Nedan beskrivs kort de tekniska förutsättningarna. Uppvärmning huvudbyggnad och ridhus Byggnaden värms idag upp via elradiatorer och ingen luftåtervinning finns installerad. Dagens tilluftfläkt förser alla lokaler och omklädningsrum med luft, denna luft värms upp med ett elbatteri innan den fördelas ut. Frånluft från lokaler och omklädningsrum har en egen fläkt som skickar ut frånluften i ridhuset. Detta betyder att byggnaden har ett föråldrat värmesystem med direktverkande el och ingen återvinning på ventilationen. Belysning stallar och ridhus Belysningen i stallarna har tidigare bytts ut och kan fortsatt användas. Belysningen i ridhuset är dock uttjänt och behöver därför bytas. Det nya stallet i maskinhuset behöver ny belysning. Bevattning och belysning av utebanan Idag sker bevattning av utebanan manuellt inför användning, vilket är mycket tidskrävande och inte hållbart på sikt. Dagvattenhantering Stora problem med dagvatten som samlas på öppna ytor. 7

Uppvärmning i maskinhall (nya stallet) Uppvärmning lokaler och varmvatten till spolspiltan behöver värmas upp, ingen uppvärmning finns i byggnaden idag. 4. Förstudiearbetet Förstudiearbetet har genomförts i nära samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen, verksamheterna på Veda ridcenter och medarbetare inom fastighetsavdelningen. Följande har legat till grund för arbetet: Fritidsnämndens beställning inkl. behovsanalys Svenska Ridsportförbundets checklista för godkända ridanläggningar Efter att nödvändiga åtgärder har identifierats har kostnadsuppskattningar tagits fram och verifierats med marknaden. 5. Kommunens målsättning Syftet med renoveringen är att säkerställa att kommunens barn och ungdomar ska kunna rida och umgås på anläggningen, på ett säkert och trevligt sätt, med lugna hästar och till en rimlig kostnad. Renoveringen syftar inte till att anpassa anläggningen till standards för internationella tävlingar eller dylikt Veda ska vara en fin och bra ridanläggning av god kvalitet, men utan lyx eller exklusiva top-of-the-line -lösningar. Ridanläggningen ska efter renovering inte hålla fler hästar och ponnys än dagens max 50 st, varav max 5 st privathyrda stallplatser. 6. Alternativa lösningar För i stort sett samtliga föreslagna åtgärder har alternativa lösningar diskuterats. I denna rapport belyses alternativa lösningar för nedanstående åtgärder: Belysning i ridhus Planlösningar omklädningsrum Utformning av stall i maskinhall, avseende säkerhet Uppvärmning av huvudbyggnad Bevattning och belysning av utebanan 8

7. Bedömning av alternativ För alternativa lösningar har en samlad bedömning gjorts utifrån nedanstående kriterier: Kommunens målsättning; Veda ska vara en fin och bra ridanläggning av god kvalitet, men utan lyx Rimlig investeringskostnad, kostnadseffektiv lösning Energieffektiv lösning utan försvårad förvaltning Med detta som utgångspunkt har följande avväganden gjorts: Belysning i ridhus Belysningen i ridhuset är uttjänt och behöver bytas. I förstudien jämfördes alternativen 1) ny belysning lika befintlig eller 2) ny LED-belysning. Ny LED-belysning har förordats då merkostnaden vid investeringstillfället är rimlig i förhållande till den stora energi- och kostnadsbesparing det medför på längre sikt. Planlösningar omklädningsrum Planlösningarna för omklädningsrum för dam resp. herr diskuterades ett flertal gånger. För att säkerställa att omklädningsrummen används som planerat har de storleksmässigt anpassats i förhållande till andel män/kvinnor på anläggningen. Utformning av stall i maskinhall, avseende säkerhet Vid utformning av det nya stallet i maskinhallen önskade verksamheten utgång mot stallplan/lokalgata. Detta justerades av säkerhetsskäl och hästarna kommer nu istället att tas ut på västra sidan av byggnaden. Uppvärmning av huvudbyggnad Idag värms huvudbyggnaden upp med direktverkande el. Val har gjorts mellan att 1) byta ut befintliga radiatorer 2) uppgradera anläggningen till vattenburen värme kopplad till bergvärme, vilket är en kostnadseffektiv energisparåtgärd. Borrning efter bergvärme kan förse både fläktaggregat och radiatorer med varmvatten. Fläktaggregat byts till ett återvinningsaggregat, där man har en återvinning på ca 80% från frånluften. Bevattning och belysning av utebanan Idag sker bevattning av utebanan manuellt inför användning, vilket är mycket tidskrävande och inte hållbart på sikt. Val har gjorts mellan 1) behålla manuell bevattning eller 2) installera automatiskt bevattningssystem. Borrning efter vatten och automatisk bevattning av utomhusbanan föreslås då banan ständigt behöver bevattnas för att kunna brukas och hållas i ett gott skick. Ett automatiskt bevattningssystem monteras så att bevattning kan ske på nätter när banan inte används. Banan behöver belysning för att kunna användas på kvällar och mörkare delar av året. Val har gjorts mellan 1) traditionell belysning eller 2) LED-belysning. LED-belysning med sektionering föreslås då detta är en energibesparande åtgärd. 9

7.1 Föreslagna åtgärder Åtgärderna som föreslås genomföras är följande: Upprustning stall Nytt stall i maskinhall Byte befintlig boxar/spiltor Materialbyte befintliga spiltor Gjutning golv Målning Rengöring av belysning 2 nya boxar Avgränsa stall från övrig maskinhall Ny sadelkammare Ny spolspilta Ny utgång Nya boxar (2 mindre än idag) Nytt golv Upprustning ridhus Upprustning utebanan Ny belysning (LED) Målning Renovering sarg Rengöring och komplettering fönster Nytt underlag (klart) Bevattningssystem* Justerad belysning Läktare (2 rader) Upprustning huvudbyggnad Utvändiga åtgärder Ombyggnad omklädningsrum Upprustning WC Upprustning ventilation och ny värmeåtervinning* Asfaltering plan och gång till gödselstack Pollare för att avgränsa väg från stallgård Dagvattenhantering *Under förutsättning av erforderliga tillstånd/lov beviljas. 8. Fortsatt arbete 8.1 Process och organisation Efter beslut om genomförande upphandlas entreprenad och förprövning görs hos Länsstyrelsen för det nya stallet och de nya boxarna i gamla stallet. För att effektivisera genomförandet föreslås en tjänstemannastyrgrupp i nästa skede (genomförande). Eventuella avsteg och frågor av strategisk karaktär förankras respektive beslutas enligt delegationsordning. Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för avrapportering till nämnd/utskott i lämplig omfattning. 10

8.2 Tider Under förutsättning att fritidsnämnden hemställer om medel för genomförande under februari, och motsvarande beslut fattas i kommunfullmäktige i april, kan planerade åtgärder påbörjas under försommaren och beräknas vara färdigställda under hösten. Tidplanen förutsätter också att de ramavtal SBF har under upphandling kan användas. Eventuella överklaganden under upphandlingsprocessen kommer att påverka tidplanen. 2014 2015 maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Förstudie Beslut Upphandling Stall maskinhall Upprustning ridhus Upprustning Utebana Upprustningstall Upprustning Huvudbyggnad Besiktningar 11

8.3 Ekonomi Kostnadsuppskattningen fördelar sig enligt nedan. Huvuddel Kostnadsuppskattning Upprustning stall 1 665 000 Nytt stall i maskinhall 2 735 000 Upprustning ridhus 1 515 000 Upprustning utebana 1 360 000 Upprustning huvudbyggnad 1 030 000 Utvändiga åtgärder 750 000 Byggherrekostnader 2 935 000 Summa 11 990 000 Upparbetat -1 300 000 Kvarstående behov 10 690 000 Kostnadsuppskattningen förutsätter projektstart under 2015. Därefter kan kostnader komma att behöva justeras. I kostnadsuppskattningen ovan ingår inte utrustning evakuering eller inredning såsom sadelkrokar och skåp mm. 8.4 Risker Efter genomförandebeslut har följande risker identifierats som kan påverka projektets totala kostnad och tidplan. Erhålla bygglov eller andra lov Överklagan vid upphandling Marknadsläget (anbudspris) 8.5 Förslag till beslut 1. Att genomföra upprustning av Veda ridcenter enligt ovan beskriven omfattning till en projektkostnad om 10,7 mnkr. 2. Tillsätta styrgrupp enligt förslag i förstudien. 12