Direktionen 2013-09-19 26 (38) Plats och tid Brandstationen i Katrineholm, den 19september 2013, klockan 18.00 20.30. Beslutande Ola Lindgren (S), ordf. Marie-Louise Karlsson (S) Sari Thorén (M) Karl-Gunnar Ljungqvist (S) Berit Olming (M) Lars Levin (FP) Therese Palm (S) tjänstg ers Övriga deltagande Håkan Björndahl (S), ej tjänstg ers Johan Cöster 24 Karin Frisk, (S), ej tjänstg ers Oscar Andersson 24 Ami Rooth (MP), ej tjänstg ers Marcus Asplund, funktionschef Roger Larsson, räddningschef Mattias Gårdholt, stf räddningschef Lena Brännlund, nämndsekreterare Yvonne Larsson, ekonomiförvaltningen Margareta Broberg, ekonomiförvaltningen Utses att justera Karl-Gunnar Ljungqvist Sekreterare... Paragrafer 24-34 Lena Brännlund Ordförande... Ola Lindgren Justerande... Karl-Gunnar Ljungqvist ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Vingåkers och Katrineholms kommuns anslagstavlor. Organ Västra Sörmlands Räddningstjänst, direktionen 2013-09-19 Datum för Datum för anslags uppsättande 2013-10-03 anslags nedtagande 2013-10-25 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Vingåker Underskrift... Namnförtydligande Cecilia Blixt
Direktionen 2013-09-19 27 Dir 24 Internkontroll Johan Cöster och Oscar Andersson informerade om Internkontroll. I kommunallagen står det att kommunala verksamheter är ålagda att ha Internkontroll. Internkontroll innebär att man ska ha ordning och reda. Det kan t.ex. vara att man har ordning på att alla har rätt utbildning och att man har grepp över verksamheten: Vad gör vi? Hur gör vi? När görs det och varför? Internkontrollen är bl.a. till för att minimera riskerna i arbetet. En kontinuerlig återkoppling ska göras till direktionen och de är ytterst ansvariga. Det finns mallar på hur man dokumenterar det hela. Från 2014-01-01 räknar man med att börja arbeta skarpt med Internkontroll. Det är också ett krav från revisorerna.
Direktionen 2013-09-19 28 Dir 25 Information Informationen läggs till handlingarna. Personalinformation Direktionen tar del av personalinformation. Vad gäller extern utbildning så har vissa åtgärder vidtagits för att undvika ett för stort underskott. Utbildningschefen har sagts upp. Vissa av hans arbetsuppgifter kommer att tas över av Marcus Asplund, som är funktionschef och administratör Åsa Björlund. Stf räddningschef informerar om att en av heltidsbrandmännen har fått ny anställning i Kumla som säkerhetsstrateg. Han kommer därmed att vara tjänstledig under ett år. I Vingåker är personalläget stabilt för tillfället, det har skett en del uppsägningar och nyanställningar under den senaste tiden. I Högsjö, där VSR har avtal med Voith om att de ska kunna tillhandahålla fyra av sina anställda som deltidsbrandmän, kunde Voith under V. 29-32 inte uppfylla detta avtal. Därmed fick personal från Vingåker åka på larm i Högsjö under den tiden. Man har i år haft 4 semestervikarier på heltid och 2 fortsätter som timvikarier. Anställda RIB 2013-09-19: 19 anställda i Vingåker 12 anställda i Högsjö 12 anställda i Björkvik 7 anställda i Julita Det är inte svårt att få personal till Katrineholm. Man arbetar på organisation 2014 Brandstation i Vingåker Direktionen tar del av information kring flytt av brandstationen i Vingåker till kommunförrådet. Nuvarande lokaler är inte helt ändamålsenliga, bland annat beroende på att lokalytan är för stor och därmed är det även en hög hyra.
Direktionen 2013-09-19 29 Forts Vissa utrymmen kommer att delas med personalen från Vingåkers kommun, bland annat omklädningsrum, sammanträdesrum och tvätthall. VSR är positivt inställda till detta förslag, då det ger en lägre hyra samt bättre lokaler. När det finns ett färdigt förslag så kommer det ske en information med fackförbunden. På detta sätt så minskar man ytorna från 600 kvm till 260 kvm. Byggstart beräknas till december 2013 och inflyttning i maj 2014. Personalen ser positivt på detta. Övningsfältet Direktionen tar del av information om övningsfältet. Under hösten kommer man att ha utbildning en dag i veckan för Duveholms gymnasiet, IM-utbildning. Detta är ett projekt ihop med Bildningsförvaltningen. Man håller också på med en ny organisation hur övningsfältet ska drivas, vilket är positivt. Extern utbildning drar in 800.000:-/år. Förfrågan har även inkommit externt om att få hyra lokalerna.
Direktionen 2013-09-19 30 Dir 26 Fullmakt Direktionens beslut Direktionen ger fr.o.m. 2013-11-01 Yvonne Larsson, Malin Alsing, Malin Sandnell och Maritha Brånn fullmakt att för Västra Sörmlands Räddningstjänsts räkning kvittera ut utbetalningskort. Kvittering ska ske av två i förening. Direktionen återkallar omgående fullmakten för Margareta Davidsson och Anne- Charlotte Winberg. För Margareta Broberg återkallas fullmakten 2013-11-01. På grund av att det har skett förändring av personal på ekonomiförvaltningen på Vingåkers kommun finns behov av att förnya fullmakterna. Expediering Berörda tjänstemän vid ekonomienheten, Vingåkers kommun
Direktionen 2013-09-19 31 Dir 27 Dnr 12/2013 041 Budget 2014-2016 Direktionen antar förslag till budget för 2014 och flerårsplan 2015-2016 och överlämnar den till ägarkommunerna. Den 9 april ägde ägarsamrådet rum, direktionen får ta del av budgetdirektiven från ägarkommunerna för 2014. Ägarkommunerna meddelade att uppräkning av löner kommer att ske med 2,5 %, vilket ger 422 000 kr i kompensation för 2014. Utöver detta får VSR även 200 000 kr i kompensation för avskrivningar av nytt höjdfordon för 2014. Kommunbidraget från Katrineholms och Vingåkers kommun för 2014 är totalt 31 979 000 kr, där kompensationen för löner och avskrivning på 622 000 kr är inräknat. Kommunbidraget från Katrineholm är därmed 25 977 000 kr för 2014 och från Vingåker är kommunbidraget 6 002 000 kr för 2014. Då första versionen av budget var färdig visade resultatet minus på hela 1,6 mkr vilket är en avvikelse på 5 % av kommunbidraget. Därefter gjordes en extra koll av finnassidan tillsammans med ekonomikontoret i Vingåker vilket resulterade i ett nytt resultat på minus 1,3 mkr, sedan har varje kostnadsställe och konto granskats ingående, stora besparingar har gjorts, alla investeringar utom höjdfordon har tagits bort 2014 även investeringsstopp för 2013 infördes, vi fick ett nytt resultat på minus 857 tkr 2,7 % av kommunbidraget. Därefter har justeringar av pensonsåldrar till KPA gjorts, befälstillägg för RIB har tagits bort, ökat intäkterna med 200 tkr detta innebär att budget 2014-2016 är i balans. Det är dock viktigt att påpeka att det är en mycket skör budget som inte tål några större oförutseeda händelser eller stora kostnader för reperationer. Arbetsutskottet beslutade 2013-08-22 att ge räddningschefen uppdrag att i första hand kontakta ekonomiförvaltningen på Katrineholms och Vingåkers kommun angående att resultatet var minus. BRF reserverar sig mot att man tagit bort befälstillägget för RIB. Beslutsunderlag Budgetsammanställning 2014-2016 Expediering Ekonomenheten, Vingåkers kommun Ekonomienheten, Katrineholms kommun
Direktionen 2013-09-19 32 Dir 28 Dnr 23/2013 171 Förändring av taxa för tillsyn enligt LSO Direktionen beslutar att nuvarande system med grundavgift och minst en timmes timtaxa vid tillsyn tas bort och istället debiteras tillsynsobjekten för den tid tillsynen har tagit totalt med förarbete, platsbesök och efterarbete, enligt gällande timtaxa med minimidebiteringen en halvtimme och därefter för varje påbörjad halvtimme, detta gäller från och med 2014-01-01. I takt med att samhället blir mer mångfacetterat och mer ansvar gällande brandskyddet läggs på den enskilde blir räddningstjänstens tillsyner mer varierade avseende tid och arbetsbörda. Nuvarande system gör att avgiften för tillsyn blir ganska lika för olika objekt. För mindre okomplicerade objekt blir tillsynsavgiften dyrare än skäligt medan stora komplicerade objekt får en avgift som är billigare än skäligt. Den föreslagna förändringen skulle göra att tillsynsavgiften bättre motsvarade den faktiska tid och arbetsbörda som räddningstjänsten har lagt ner i samband med tillsynen. Det som är risken med den föreslagna ändringen att det blir stora variationer mellan hur stor avgift likartade objekt får betala beroende på skillnad i hur snabbt och effektivt olika tillsynsförättare arbetar. Detta kan dock motverkas genom att man utarbetar en vägledning för hur lång tid olika tillsyner bör ta. Beslutsunderlag Förändring av taxa för tillsyn enligt LSO (Lag om skydd för olyckor)
Direktionen 2013-09-19 33 Dir 29 Dnr 22/2013 175 Förändring av taxa vid tillsyn och tillstånd enligt LBE Direktionen beslutar att nuvarande system med fasta tillståndsavgifter tas bort, istället debiteras tillståndshavarna för den tid tillståndet har tagit totalt med behandling, eventuell avsyning och administrativt arbete, enligt gällande timtaxa med minimidebiteringen en halvtimme och därefter för varje påbörjad halvtimme, detta gäller från och med 2014-01-01. Den föreslagna förändringen skulle göra att tillståndsavgiften bättre motsvarade den faktiska tid och arbetsbörda som räddningstjänsten har lagt ner i samband med tillståndet. Det som är risken med den föreslagna ändringen att det blir stora variationer mellan hur stor avgift likartade objekt får betala beroende på skillnad i hur snabbt och effektivt olika tillståndsutfärdare arbetar. Detta kan dock motverkas genom att man använder nuvarande tillståndsavgift som en grund för hur lång tid ett tillstånd ska ta. Nu kostar ett tillstånd för fyrverkeri 3525 kr. Detta borde alltså motsvara ca 4 h arbete (3525/824=4.28). Om man vill debitera för fler eller färre timmar ska man först diskutera detta med de andra tillståndsutfärdarna för att hela tiden ha en samsyn. Beslutsunderlag Förändring av taxa vid tillsyn och tillstånd enligt LBE (lag om brandfarlig och explosiv vara).
Direktionen 2013-09-19 34 Dir 30 Dnr 33/2013 042 Delårsrapport 2013-01-01 2013-07-31 Direktionen bifaller delårsrapporten och överlämnar den till respektive ägarkommun. VSR har tagit fram förslag till delårsrapport enligt tidigare av direktionen beslutad instruktion samt att revisorernas synpunkter har tillgodosetts. Beslutsunderlag Delårsrapport 1 januari 31 juli 2013 Expediering Ekonomienheten, Vingåkers kommun Ekonomienheten, Katrineholms kommun
Direktionen 2013-09-19 35 Dir 31 Dnr 34/2013 040 Intern kontroll Direktionen antar förslag till reglemente för internkontroll samt internkontrollplan Vid revisorernas granskning av offentlighetsprincipen på VSR var en av anmärkningarna att VSR saknade ett fungerande internkontrollarbete. VSR har nu tagit fram ett förslag till reglemente för internkontroll samt en internkontrollplan se billagor. Direktionen fattar beslut om reglemente och plan. VSR genomför en kortare utbildning för direktionen på dagens möte. Beslutsunderlag Internkontrollplan för 2013 Reglemente för intern kontroll
Direktionen 2013-09-19 36 Dir 32 Delgivning Delgivningarna läggs till handlingarna Delgivningar Kommunfullmäktiges protokoll 2013-06-10, 64 Årsredovisning 2012 samt revisionsberättelse för Västra Sörmlands Räddningstjänst, Årsredovisningen godkänns.
Direktionen 2013-09-19 37 Dir 33 Delegationsbeslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna Direktionen tar del av sammanställning av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Sammanställning av delegationsbeslut, 2013-09-12
Direktionen 2013-09-19 38 Dir 34 Övrigt Man har haft kontakt med Biltema och haft flera diskussioner om hanteringen av brandfarlig vara för försäljning. De har fått ett tillfälligt tillstånd till december 2013. Margareta Broberg, ekonomiförvaltningen Vingåker, avtackades med en blomma, då hon går i pension 2013-11-01.