Införande av systemsyn

Relevanta dokument
Styrmodell för Borlänge kommun Fastställd av kommunstyrelsen , 21

Lean i offentlig verksamhet

Styrning för ökad effektivitet. Calona - 18 mars Styrning. Processer 2. Vårt sätt att tänka styr resultaten

Vad kan lean och systemsyn innebära för effektivitet och kundnöjdhet i offentlig sektor?

Backspegel med redovisning av reflektion och erfarenhetsutbyte

Policy för medborgardialog för Ängelholms kommun

Chef i Mjölby kommun KS/2016:172. Dokumentansvarig: Personalchef

Piteå kommuns policy för kvalitetsarbetet

Författningssamling i Borlänge kommun. Kostpolicy Beslutad av kommunfullmäktige Reviderad

Piteå kommuns policy för kvalitetsarbetet

IT-strategi för välfärdsteknik Beslutad av omsorgsnämnden

Instruktion till kommunchef

Policy för ledning och organisation

Författningssamling i Borlänge kommun. AB Stora Tunabyggen Bolagsordning. Beslutad av kommunfullmäktige , 245

Medarbetar- och ledarpolicy

Riktlinjer. Lönekriterier

Informationssäkerhetspolicy i Borlänge kommunkoncern. Beslutad av kommunfullmäktige , reviderad

1(7) Digitaliseringsstrategi. Styrdokument

Regler för mål- och resultatstyrning

Kommunfullmäktige. Reglemente för kommunens revisorer. Beslutat av kommunfullmäktige ,

Systemsyn, processorientering och samverkan

Personalpolitiskt program

Program Strategi Policy Riktlinje. Riktlinjer för politiska styrdokument

Digitaliseringsstrategi

Policy för medborgardialog

Författningssamling Borlänge kommun. Upphandlingssamverkan reglemente för gemensam nämnd. Beslutad av kommunfullmäktige , 125

HR-strategi. HR-strategi

Lean Healthcare. Vi kan inte lösa problem med samma sorts tänkande som vi använde när vi skapade dem. Albert Einstein. Strategiska staben. ver 1.

Policy för kompetensförsörjning

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan valnämnden Beslutad av valnämnden , 1

Chefs- och ledarskapspolicy. Antagen av kommunstyrelsen 30 jan 2009

Program för medborgardialog Mandatperioden Fastställt av kommunfullmäktige

Författningssamling Borlänge kommun. Kommunstyrelsen instruktion för utskotten. Beslutad av kommunstyrelsen , 249

EU-strategi fö r Sala kömmun KOMMUNFULLMÄKTIGE

Personalpolicy för Örnsköldsviks kommunkoncern

1 INLEDNING ALLMÄNT OM INFORMATIONSSÄKERHET MÃL FÖRKOMMUNENS lnformationssäkerhetsarbete ROLLER OCH ANSVAR...

INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR PITEÅ KOMMUN

Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun

Personalpolitiskt program

Miljöprövning systemsyn och lean. Magnus Langendoen Enhetchef Miljöenheten Tfn

Digitaliseringsstrategi 11 KS

Chefer till gemensam HR

Linköpings kommuns riktlinjer för arbetsmarknad och integration

Chefs- och ledarskapspolicy

Chefer till nationella avdelningar

Borlänge kommun. Internkontroll KS. Kontrollområde: Facklig samverkan. Beslutad av kommunstyrelsen

Strategi Program Plan Policy >> Riktlinjer Regler. Lysekils kommuns. Chefsplattform

Kvalitetspolicy. Foto: Fredrik Hjerling. POSTADRESS Haninge BESÖKSADRESS Rudsjöterrassen 2 TELEFON E-POST

Strategi. Digitaliseringsstrategi för Herrljunga kommun. Ett Hållbart Digitaliserat Herrljunga Kommun

Biträdande avdelningschef tillika chef för kansliet vid Nationella operativa avdelningen

Program Strategi Policy Riktlinje. Digitaliseringsstrategi

Chef till operativa verksamheten vid Nationella operativa avdelningen

CHEFS OCH LEDARSKAPSPOLICY

Karlsborgs kommun. Ledarskapspolicy. Bilaga 35 KF Diarienummer: Antagen:

Ängelholm Sveriges första agila kommu

Chef för Regionala underrättelseenheten i region Nord, Öst och Bergslagen

Fordonspolicy för en fossiloberoende fordonsflotta i Borlänge kommunkoncern Beslutad av kommunfullmäktige , 117

Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten söker

Handlingsplan för HBTQ-frågor Härnösands kommun

Remiss av förslag - Policy för medarbetare, chefer och ledare

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189

Presschef, Kommunikationsavdelningen

Chef till kansliet vid Nationella operativa avdelningen

Diarienummer KS2016/55. Datum » POLICY. Sandvikens Kommuns. Strategi för Medborgardialog

Personalpolicy för dig i Ängelholms kommun

Regionpolischef till region Stockholm

Riktlinje för medborgardialog

Chef för Regionalt utvecklingscentrum

Biträdande chef för utvecklingsavdelningen tillika kanslichef

Tillitsdelegationen. Tillit i styrningen Karin Ekdahl Wästberg Sundsvall 19 oktober 2017

Kommunikationspolicy - ramar och förhållningssätt för kommunikationen i Hässleholms kommun

Gymnasieskolan och Gymnasiesärskolan. Verksamhetsplan 2017 Verksamhetschef Gymnasiet

Roller och tillit: Relationen mellan. politiker och tjänstepersoner

24 Riktlinje för chef- och ledarskap (KSKF/2019:106)

ORDNING & REDA. Ger utrymme för kaos och kreativitet

Polisområdeschef till Västmanland i region Mitt

Kävlinge kommuns digitala agenda Ärende 8 KS 2017/317

Vilket problem har din myndighet?

Riktlinjer för Hjo kommuns styrdokument

Policy. Personalpolicy för Luleå kommunkoncern

FRAMTIDSKRAFT Hållbar utveckling med invånaren först

Återredovisning digital strategi följduppdrag utifrån utredningsuppdrag 15/06

Piteå kommuns styrande dokument

Styrdokument. Riktlinjer. Kommunstyrelsen. Tillsvidare. Kommunchef. Dokumenttyp. Fastställd/upprättad Kommunfullmäktige , 83

Borlänge kommun. Internkontroll KS Rehabilitering. Beslutad av kommunstyrelsen

Kvalitet och verksamhetsutveckling

Riktlinjer för digitalt medborgarförslag för Ängelholms kommun

Chef till underrättelseverksamheten vid Nationella operativa avdelningen

Strategiska planen

Chef för Regionala gränspolisen i region Stockholm

Författningssamling. Beslutsinstans Kommunfullmäktige. 30 Dokumentansvarig Kommundirektör. Regler för styrdokument i Nässjö kommun

86 Riktlinje för chef- och ledarskap (KSKF/2019:106)

Haninge kommuns internationella program

Skönsmomodellen införandet av ett nytt arbetssätt i hemtjänsten

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 105 Dnr KS/2017:257. Utvärdering av Mjölby kommuns ledningssystem

265 Remiss av förslag Policy för medarbetare, chefer och ledare (KSKF/2018:409)

Policy för Piteå kommuns styrande dokument

Att tänka nytt för att göra nytta om perspektivskiften i offentlig verksamhet

Riktlinjer för styrdokument i Marks kommun

Riktlinjer för styrdokument i Hallsbergs kommun

Transkript:

Författningssamling i Införande av systemsyn riktlinje Beslutad av kommundirektören 2016-06-16

Metadata om dokumentet Dokumentnamn Införande av systemsyn Dokumenttyp Riktlinje Omfattar Kommunen Kommunala bolag Dokumentägare Kommundirektören Författningsstöd Dokumentansvarig Utvecklingschefen Publicering Författningssamling, Insidan, borlange.se Beslutad 2016-06-16 Bör revideras senast Vid behov Beslutsinstans Kommundirektören Diarienummer 2015/36463 2 (6)

Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 4 1. s arbete med systemsyn sedan 2014... 4 2. Fortsatt införande av systemsyn... 5 3. Seddons metod för systemanalys... 5 4. Borlängebons resa genom organisationen... 5 5. Medarbetardriven chefstödd utveckling... 5 6. Medborgardriven tjänsteutveckling... 6 7. Vad systemsyn innebär för ledarskapet... 6 8. Dialog... 6 9. Organisation för arbetet... 6 3 (6)

1. Bakgrund Det offentliga är idag inte i första hand organiserat för att möta behov i människors liv och i företags verksamheter, utan snarare utifrån historiskt betingade regelverk anpassade efter det offentligas behov. Det gängse sättet att organisera, styra och följa upp offentlig verksamhet bygger på antagandet att om varje funktion optimerar sin del och når sina mål blir helheten maximalt effektiv och den samlade verksamheten når sina övergripande mål. Intuitivt kan detta verka rimligt, men systemansatsen ger ett helt annat perspektiv på detta. Här poängteras i stället att det i alla system finns beroenden mellan delarna, det vill säga att delarna påverkar varandra. Styrning utan en grundläggande förståelse för hur systemet ser ut och fungerar i dess helhet, leder till fragmentering av medborgarens process, onödiga kostnader och bristande kvalitet. Detta är väldokumenterat i en rad rapporter om svensk statsförvaltning såväl som inom internationell litteratur på området. 1 1. s arbete med systemsyn sedan 2014 Aktivitet Framtagandet av strategisk plan Utbilning i Effektiv styrning Informationsspridning Ledarskapsutbildning Revidering av styrdokument Pågående arbeten som tydligt utgår från systemsyn Kommentar 4 heldagar med kommunstyrelse och kommunledning där arbetet utgick från slutrapporten från 2010. Utbildning för kommunledningen (4 halvdgr), ledningsstödet (7 dgr) och för verksamhetschefer (4 halvdgr) för att öka förståelsen om systemsyn. Fortsatt information/diskussion med kommunstyrelsens arbetsutskott och till centrala samverkansgruppen. Ett ökande antal förfrågningar om föredrag på apt Årets chef 2015 Christina Forsberg informerar om förändringsledning i ledarforum. Strategisk plan Nämndplan Processplan Kommundirektörens plan Fler i egenförsörjning Hemlöshet Regeringsuppdrag med flera myndigheter om arbetet med nyanlända. Försöksprojekt med Söderhamn och Migrationsverket En rad processkartläggningar 1 Se exempelvis Chapman, J. (2004), System failure Why governments must learn to think differently, Quist, J., (2007), Tjänsteproducerande system i offentlig sektor, Stigendal (2010) Effektiv Styrning, Innovationsrådet (2012), Lean och systemsyn i stat och kommun förutsättningar, hinder och möjligheter, SOU 2013:40 Att tänka nytt för att göra nytta om perspektivskifte i offentlig verksamhet. 4 (6)

2. Fortsatt införande av systemsyn Systemperspektivet utmanar den traditionella förståelsen av vad själva arbetet innebär och hur förbättring kan drivas. Synfältet vidgas och nya strategier blir synliga. Kommunen har redan tagit flera viktiga steg i att införa systemsyn, det fortsatta arbetet ska följa de beslut som ingår i strategisk plan. 3. Seddons metod för systemanalys Den metodologiska utgångspunkten för systembaserad verksamhetsutveckling i bygger till stor del på den brittiske systemtänkaren John Seddon. 2 Han har utformat en modell i sex steg för att se och utveckla en verksamhet som ett system. Under senare tid har allt fler myndigheter börjat intressera sig för denna systemmodell. 3 4. Borlängebons resa genom organisationen Vi ska hela tiden utveckla vår verksamhet så att Borlängebons resa genom organisationen blir så värdeskapande som möjligt. Inom området ska vi skapa de bästa förutsättningar för att tillgodose Borlängebornas individuella behov och önskemål. Borlängebornas livsberättelse och behov ska vara central utgångspunkt. Kommunens verksamheter ska gås igenom utifrån Seddons modell. Borlängebornas behov ska på ett tydligare sätt tas tillvara. Nya mätetal ska utvecklas. Styrdiagram ska användas som stöd för styrning. Uppföljning ska säkerställas. Möjligheten att använda en ekonomistyrning som bygger på systemsyn ska tas fram och alternativa ekonomistyrningsmodeller ska presenteras. Kundresor ska genomföras för att öka förståelsen om Borlängebornas upplevelse i kontakten med kommunen. 5. Medarbetardriven chefstödd utveckling Ledaren behöver skapa mer utrymme för att kunna bidra med inre motivation till sina medarbetare så att de vågar vara modiga och lyhörda. Med hjälp av medarbetardriven chefstödd utveckling ska vi fortsätta öka tillit och tilltro mellan medarbetare och ledare. Strukturer för att ta tillvara medarbetarnas engagemang och förslag ska tas fram. Teambyggande för ökat samarbete Coachning ska fortsätta. 2 Angreppssättet beskrivs ursprungligen i Seddon (2003) Freedom from command and control och återges bland annat även i Stigendal (2010) Effektiv Styrning samt Innovationsrådet (2012) Lean och systemsyn i stat och kommun. För utvärdering av modellen se: Zokaei et al. (2010) Lean and Systems Thinking in the Public Sector. Quist (2007) Tjänsteproducerande system i offentlig sektor. ODPM (2005) A systematic approach to service improvement evaluating systems thinking in housing. 3 Bland annat genomför Migrationsverket (inom ramen för det s.k. HuS-projektet), Skatteverket och polismyndigheten i Gävleborgs län försöksverksamheter där Seddons angreppssätt prövas. Ekonomistyrningsverket planerar även att komma ut med en rapport om dessa försök under hösten 2014. Dessutom har ansatsen legat till grund för omfattande utvecklingsarbete i Bromölla kommun och Sundsvalls kommun. 5 (6)

Vad systemperspektiv innebär för ledarskapet och hur vi kan arbeta med ledarskapet utifrån detta ska förtdligas. 6. Medborgardriven tjänsteutveckling Vi kommer under mandatperioden att jobba mer direkt med Borlängeborna när vi utvecklar våra verksamheter/tjänster. Dvs. en naturlig förlängning på medarbetardriven chefsstödd utveckling. Borlängeborna ska få en tydligare påverkan på vårt utvecklingsarbete. På övergripande nivå ska medborgardialoger användas som ett underlag för kommande beslut eller utvecklingsinriktningar. Pilotprojekt ska bedrivas för att utforma ( designa ) kommunala tjänster tillsammans med Borlängeborna. 7. Vad systemsyn innebär för ledarskapet Enligt s ledarfilosofi ska ledarskapet präglas av tydlighet, mod, kommunikation, långsiktig och coaching. det ligger väl i linje med vad som är viktigt i ett ledarskap i systemsyn och som bland annat handlar om: Ha förståelse för systemet som en helhet. Fokus på relationer/kommunikation, inte egenskaper Uppmärksamhet på strukturer, inte innehåll Skapa mötesplatser Lyssna på den avvikande Närhet och neutralitet/distans 8. Dialog Vi är övertygade om att det viktigaste verktyget för att lyckas med styrningen av kommunen är dialog. Det är till för att skapa förståelse och delaktighet bland alla aktörer. Av det skälet ska den interna utbildningen fortsätta för samtliga målgrupper. Ta fram kommunikationsplan för införandet av systemsyn. Kompetenshöjande insatser samt löpande utvärdering av våra interna läroprocesser. Lyfta fram goda exempel för att säkerställa fortsatt intresse. 9. Organisation för arbetet Förändringsarbete ur ett systemperspektiv spänner över ett stort antal i sig stora områden och därför behöver arbetet ledas på ett uthålligt och genomtänkt sätt. Det gäller exempelvis ledarskap, styrning, styrfilosofi, strukturer för lärande och uppföljning med mera. Arbetet med att införa systemsyn spänner som framgått ovan över flera stora områden. Det behöver därför ledas på ett långsiktigt och genomtänkt sätt. En styrgrupp behöver införas för att leda arbetet. Strategisk styrgrupp - Kommunledningsgruppen Operativ styrgrupp utvecklingschef, samordnare för pusselbitsarbetet, ekonomichef, hr-chef. ( samt chef för sektor verksamhetstöd). 6 (6)