Sammanträdesprotokoll Sida 1 Plats och tid Räddningsstation Hedemora kl 14.00-16.15 ande Teemu Sulin (V) Fagersta, ordförande Bengt Lindgren (S) Fagersta Gunnar Tiger (S) Norberg Lars Gustavsson (PNF) Norberg ersättare för Pratima Åslund (V) Norberg Göran Hoffman (S) Hedemora Mona Dalmats (M) Hedemora Lars Levahn (S) Avesta Anita Tärneborg (S) Avesta Carl-Henrik Söderlind (C) Avesta ersättare för Eric Karlsson (M) Avesta Övriga deltagande Mats Jansson, räddningschef Ingeborg Forsberg, sekreterare Erika Drugge (C) Hedemora Utses att justera Bengt Lindgren Justeringens plats och tid Förbundets kansli Avesta 2015-04-01 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 11-24 Ordförande Justerande ANSLAG Sammanträde Direktionen Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund Datum 2015-03-26 Anslags uppsättande 2015-04-02 Anslags nedtagande 2015-04-24 Protokollets förvaring Förbundets kansli Avesta Ingeborg Forsberg
Sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 11 Bokslut och årsredovisning 2014 3 12 Ekonomisk rapport februari 5 13 Förslag till budget 2016 2018 6 14 Redovisning av genomförda olycksförloppsutredningar 7 15 Årsuppföljning 2014 kommunernas uppgifter enligt lag om skydd mot olyckor (LSO) 8 16 Nya frister för sotning och brandskyddskontroll 9 17 Elektroniska handlingar 10 18 Bemanning vid räddningsstationen i Horndal 11 19 Introduktion av ny ordförande 12 20 Rapport angående yttrande gällande KPMG s rapport 13 21 Redovisning av delegationsbeslut 14 22 Delgivningar (i pärm) 15 23 Övriga frågor 16 24 Avslutning 17
Sammanträdesprotokoll Sida 3 11 Bokslut och årsredovisning 2014 Mats Jansson föredrar ärendet. Räkenskapsårets resultat uppgår till + 130 tkr. Detta är 130 tkr bättre än det budgeterade nollresultatet för året. Bland större avvikelser i bokslutet kan nämnas: Intäkter Statsbidrag Extern utbildning Kommunbidrag + 5 337 tkr - 186 tkr + 665 tkr Kostnader Inköp av anläggningstillgångar och underhållsmaterial Personalkostnader exkl pensioner Pensionskostnader inkl ränta pensionsskuld Förbrukningsmaterial Reparation och underhålla av maskiner och inventarier Avskrivningar - 1 051 tkr - 2 494 tkr - 663 tkr - 362 tkr - 229 tkr - 1 038 tkr Plustecken före belopp visar resultat bättre än budget och minustecken resultat sämre än budget. De stora avvikelserna mot budget kan härröras till skogsbranden i Västmanland i augusti månad. Personalkostnader, anskaffat material, förbrukat och förkommet material, reparationskostnader och kostnader för fordon har schablonmässigt ersatts av Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap. Totalt uppgår kostnader och statsbidrag gällande skogsbranden till ca 5,3 mkr. Avvikelsen mot budget gällande avskrivningar beror på att anläggningstillgångar avskrivits extra på grund av det höga slitaget under skogsbranden, totalt ca 1,4 mkr. Avvikelsen mot budget gällande kommunbidrag beror på att budgeterade pensionskostnader är högre i den prognos som KPA AB lämnat vid årsskiftet än i tidigare lämnade prognoser. Förbundet budgeterar pensionskostnader och kommunbidrag enligt lämnade prognoser. Detta gör att stora avvikelser både på intäkts- och kostnadssidan kan uppstå när prognoser förändras. Kommunkansli Avesta Kommunkansli Hedemora Kommunkansli Fagersta Kommunkansli Norberg
Sammanträdesprotokoll Sida 4 11, forts. Investeringar Under året har följande investeringar genomförts: Släckbil Långshyttan Befälsbil Fagersta Befälsbil Horndal Befälsbil 5080 (ers krockskadad bil) 2 944 tkr 358 tkr 358 tkr 237 tkr Samtliga genomförda investeringarna har finansierats med likvida medel. Vid direktionens sammanträde i december 2014 beslutades om investeringar under 2015 till ett belopp av totalt 6 850 tkr. Dessa investeringar avser en släckbil sk Bas-1, en räddningsbil, en fyrhjuling och en hjullastare. Fordringar Förbundets korfristiga fordringar uppgick vid årets början till ca 7,7 Mkr. Vid årets slut har de kortfristiga fordringarna minskat med ca 500 tkr till ca 7,2 Mkr. Skulder Förbundets långfristiga skulder uppgick vid årets början till 301 tkr. Under året har de långfristiga skulderna minskat till 114 tkr, d v s en minskning med 187 tkr. De långfristiga skulderna utgörs i sin helhet av långfristiga leasingskulder. Förbundets kortfristiga skulder uppgick vid årets början till ca 9,9 Mkr. Under året har de kortfristiga skulderna minskat med ca 900 tkr till ca 9,0 Mkr. Avsättning till pensioner Avsättning till pensioner (ej individuella delen) uppgår till ca 26,5 Mkr. Pensionsavsättningarna har därmed ökat med ca 3,1 Mkr. Individuella delen har hanterats som kortfristig skuld, och uppgår till 1 242 tkr. Eget kapital Förbundets egna kapital var vid årets slut 2 684 tkr. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 1 - Bokslut och årsredovisning 2014 godkänns och överlämnas till revisorerna och medlemskommunerna. Kommunkansli Avesta Kommunkansli Hedemora Kommunkansli Fagersta Kommunkansli Norberg
Sammanträdesprotokoll Sida 5 12 Ekonomisk rapport februari Mats Jansson föredrar i korthet ekonomisk rapport för februari månad 2015. Periodens resultat uppgår till - 36 tkr och följer därmed i stort sett budget. - Den ekonomiska rapporten för februari månad 2015 godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 6 13 Förslag till budget 2016 2018 Mats Jansson föredrar förslag till budget för perioden 2016 2018. Förbundet ekonomiska ram för den kommande treårsperioden ska beredas i samråd mellan medlemskommunerna och förbundsdirektionen under våren. Medlemskommunerna ska sedan senast i juni månad enas om budgetramen för kommande år. Budgeten visar att med nu gällande förutsättningar kommer ett tillskott om ca 3,0 % att behövas 2016 för att bedriva verksamheten i samma omfattning som idag. För 2017 behövs ramtillskott med 2.6 % och 2018 med 2,7 %. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 2 - Direktionen godkänner förslag till budget 2016 2018 och ställer sig bakom förslaget.
Sammanträdesprotokoll Sida 7 14 Redovisning av genomförda olycksförloppsutredningar Mats Jansson föredrar ärendet. Enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor skall räddningstjänsten genomföra olycksförloppsutredningar efter genomförda räddningstjänstinsatser. Syftet med utredningarna är bl a att klargöra olycksorsaker samt att utvärdera räddningstjänstinsatser. De flesta utredningarna genomförs på ett summariskt sätt som en del av insatsrapporten. I vissa fall vid mer komplicerade olycksförlopp, eller då speciella skäl föreligger, genomförs fördjupade olycksförloppsutredningar. Under 2014 genomfördes följande fem fördjupade olycksförloppsutredningar: Olycksdatum Händelse 2013-05-10 Brand i byggnad, Förskolan Igelkotten, Krylbo 2014-01-06 Brand i byggnad, Preem Bergsnäsgatan, Avesta 2014-03-14 Brand i byggnad, Fyrklöverskolan, Hedemora 2014-07-31 Skogsbranden i Västmanland 2014 2014-09-19 Tågolycka, Mursjövägen, Ängelsberg Ovanstående utredningar finns redovisade som delgivningar. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 3 - Informationen godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 8 15 Årsuppföljning 2014 kommunernas uppgifter enligt lag om skydd mot olyckor (LSO) Mats Jansson föredrar i korthet Årsuppföljning 2014 kommunernas uppgifter enligt lag en om skydd mot olyckor (LSO) som förbundet inrapporterat till Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB). MSB i samarbete med länsstyrelserna runt om i landet gör årligen en sammanställning av kommunernas efterlevnad av intentionerna i lagen om skydd mot olyckor och lagen om brandfarliga och explosiva varor. Uppföljningen görs genom att kommunerna svarar på en mängd frågor som delges kommunerna i slutet av året. Svaren skall normalt redovisas i början på februari till MSB. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 4 - Informationen godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 9 16 Nya frister för sotning och brandskyddskontroll Mats Jansson föredrar ärendet. Brandskyddskontroll Frister för brandskyddskontroll av förbränningsanordningar och därtill hörande rökkanaler mm beslutas av staten via Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och meddelas i föreskrifter. Nya frister för brandskyddskontroll gäller fr o m 2015-01-01 enligt MSBFS 2014:6. Förändringarna innebär i stort följande: Vissa objekt med tvåårsfrister ändras till tre år (fastbränslepannor, oljepannor, köksspisar och ugnar för olja eller fasta bränslen i storkök samt vissa lokaleldstäder). Objekt med fyraårsfrister ändras till sex år (köksspisar och ugnar för gas och andra bränslen i storkök). Objekt med åttaårsfrister ändras till sex år (lokaleldstäder med eldning i mindre omfattning). Sotningsfrister Enligt 3 kap 1 i förordningen om skydd mot olyckor (2003:789) skall en kommun meddela föreskrifter om hur ofta rengöring (sotning) av fasta förbränningsanordningar med därtill hörande rökkanaler skall ske. Nya allmänna råd från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap gäller fr o m 2015-01-01 enligt MSBFS 2014:6. Förändringarna innebär i stort följande: Den rekommenderade sotningsfristen för lokaleldstäder som används i mindre omfattning eller som finns i fritidshus ändras från fyra år till tre år. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 5 - Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps allmänna råd om rengöring (sotning) MSBFS 2014:6 skall utgöra grund för sotningsfristerna inom kommunerna Avesta, Hedemora, Fagersta och Norberg fr o m 2015-01-01. Årsmedeltemperaturen bedöms vara 5 C eller högre inom hela förbundsområdet. Gästrike-Dala Sotarn AB Hedemora Sotaren AB Bergslagens Sotning & Ventilation AB
Sammanträdesprotokoll Sida 10 17 Elektroniska handlingar Ordförande föredrar ärendet. I samband med direktionens sammanträde 2015-01-08 väcktes frågan om möjligheten att skicka ut handlingar elektroniskt till direktionens ledamöter m fl istället för som idag då samtliga handlingar skickas ut med post på traditionellt sätt. Det konstaterades att förbundets medlemskommuner har olika rutiner för detta. När frågan diskuterades på sammanträdet konstaterades att det finns olika uppfattningar i frågan bland direktionens ledamöter. Räddningstjänstens kansli har uppfattningen att utskick av handlingar elektroniskt skulle innebära fördelar i löpande hantering. Ett sätt att hantera frågan är att erbjuda elektroniska handlingar till de politiker som så önskar. Kommuner som idag skickar ut elektroniska handlingar hanterar frågan på olika sätt. En del tillhandahåller teknisk utrustning som bärbar dator eller surfplatta. Andra utger ekonomisk ersättning och låter den enskilde ta ansvar för tekniken. Vid direktionens behandling av ärendet yrkar Carl-Henrik Söderlind att direktionen ska besluta att förbundet ska övergår helt till elektroniska handlingar fr o m mandatperioden 2019. Förslaget från arbetsutskottet till direktionen är att ambitionen ska vara att förbundet ska övergå helt till elektroniska handlingar fr o m mandatperioden 2019. Direktionen beslutar enligt Carl-Henrik Söderlinds förslag. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 6 - Direktionens ledamöter, revisorer, ersättare m fl som så önskar ska erhålla elektroniska handlingar fr o m 2015-04-01. - För ledamöter, revisorer och ersättare, som inte uppbär ersättning för eller har tillgång till bärbar dator eller surfplatta från sin hemkommun, ska ersättning utgå med 800 kr/år. - Ersättningen uppräknas årsvis enligt samma princip som uppräkning av förrättningsersättningar, sammanträdesarvode och månadsarvoden till förbundets ledamöter. - Förbundet ska övergå helt till elektroniska handlingar fr o m mandatperioden 2019.
Sammanträdesprotokoll Sida 11 18 Bemanning vid räddningsstationen i Horndal Mats Jansson föredrar förslag till förändrad bemanning vid räddningsstyrkan i Horndal. Enligt gällande handlingsprogram för räddningstjänst och förebyggande åtgärder gällande mandatperioden 2011-2014 ska bemanningen vid räddningsstyrkan i Horndal vara en styrkeledare och tre brandmän (1+3). Tätorten Horndal i Avesta kommun har under flera årtionden blivit mindre avseende såväl innevånare som arbetstillfällen. Ett antal industrier har försvunnit från orten vilket även har reducerat riskbilden. På senare år har det blivit märkbart svårt att rekrytera brandmän till räddningsstyrkan i Horndal. Befintlig personal är hårt belastad och något måste göras för att minska belastningen. Räddningsstationen i Avesta är i dag den enda stationen i förbundet med dygnetruntbemanning. Från stationen utgår bl a flera specialfordon som utgör gemensamma förstärkningsresurser i förbundet. Bemanningen i Avesta är idag en insatsledare, en styrkeledare och tre brandmän. Insatsledaren åker i eget fordon och larmas till räddningstjänstinsatser i hela förbundet. Då insatsledaren är ute på uppdrag på annan ort kan idag räddningsstyrkan i Avesta ej självständigt utföra rökdykning. En brandman ytterligare i beredskap (deltidsbrandman) i Avesta skulle möjliggöra rökdykarinsats även då insatsledaren är på annan ort. Dessutom förbättras möjligheten att skicka förstärkningsresurser (t ex specialfordon eller förstärkningsmateriel) från Avesta till övriga delar av förbundet vid behov - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 7 - Räddningsstyrkan i Horndal som bemannas med deltidsanställd räddningspersonal reduceras från 1 styrkeledare och 3 brandmän till 1 styrkeledare och 2 brandmän fr o m 2015-04-01 - Räddningsstyrkan i Avesta kompletteras med en deltidsanställd brandman i beredskap fr o m 2016-01-01. Länsstyrelsen Dalarna
Sammanträdesprotokoll Sida 12 19 Introduktion av ny ordförande Ordförande informerar om att han som en introduktion i sin roll som ny ordförande träffat stora delar av förbundets heltidspersonal för att presentera sig själv och få en insyn i förbundets verksamhet. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 12 - Informationen godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 13 20 Rapport angående yttrande gällande KPMG s rapport Mats Jansson föredrar det yttrande som lämnats till revisionen gällande KPMG s rapport. Rapporten sammanfattas med följande slutsatser och rekommendationer: Utredarens uppfattning är att direktionen följer och styr verksamheten på ett tillfredställande sätt. En bättre uppföljning och tidsredovisning av hur vissa uppdrag inom verksamheten bedrivs krävs för att kunna planera verksamheten bättre. Detta är något som kommer att ses över inom verksamheten. Den fortlöpande uppföljningen från medlemskommunerna under verksamhetsåret tycker man är svag och rekommenderar ett större engagemang och samverkan kring målarbete och styrsystem. Verksamheten konstaterar att uppföljningsarbetet varierar starkt mellan förbundets olika medlemskommuner och välkomnar en tydligare och fortlöpande dialog. Utredaren efterlyser även en bättre uppföljning av förbundets förebyggande arbete från medlemskommunernas sida. Medlemskommunernas skadeförebyggande arbete bör koordineras bättre med räddningstjänstens arbete. Detta kan lämpligen utföras inom ramen för medlemskommunernas processer med styrning via handlingsprogram för förebyggande åtgärder enligt lag om skydd mot olyckor. Även räddningstjänstens eget uppföljningsarbete avseende förebyggande verksamhet bör tydliggöras. Målarbetet bör tydliggöras och redovisas i räddningstjänstens årsredovisning kopplat till fastställt handlingsprogram. Årlig avstämning av måluppfyllnaden görs i dag av direktionen, men kommer även att redovisas framledes i årsredovisningen enligt utredarens förslag. Medlemskommunernas styrning och uppföljning av räddningstjänstens verksamhet bör stärkas och utvecklas. Detta välkomnas av direktionen under förutsättning att styrningsarbetet koordineras mellan medlemskommunerna inom ramen för förbundsordningen. - Direktionens protokoll 2014-10-16 36 - Arbetsutskottets protokoll 2014-11-18 42 - Direktionens protokoll 2014-12-11 46 - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 9 - Informationens godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 14 21 Redovisning av delegationsbeslut Enligt delegationsbeslut från direktionen har 1:e stf räddningschef Lars Westerfors och 2:e stf räddningschef Daniel Lundin beslutat i ärenden enligt bilaga. - Arbetsutskottets protokoll 2015-02-19 10 - Redovisningen av delegationsbeslut godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 15 22 Delgivningar (i pärm) 1. Avesta Kf 121 Delårsbokslut 2014-08-31 inkl årsprognos för Avesta kommun 2. Fagersta Kf 98 Delårsrapport Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund 3. Fagersta Kf 105 Kommunstyrelsens budget 2015 och plan för 2016 och 2017 4. Avesta Ks 13 Revisorerna i Södra Dalarnas Räddningstjänstförbunds granskningsrapport Granskning av räddningstjänsten 5. Olycksförloppsutredning - Brand i byggnad förskolan Igelkotten, Avesta 6. Olycksförloppsutredning - Brand i byggnad bensinstation Preem, Avesta 7. Olycksförloppsutredning Brand i byggnad Fyrklöverskolan, Hedemora 8. Olycksutredning Skogsbrand Västmanland 9. Olycksförloppsutredning Trafikolycka tåg-personbil, Engelsberg
Sammanträdesprotokoll Sida 16 23 Övriga frågor Bokslutsberedning Norberg och Fagersta kommun Ordförande och Mats Jansson informerar om att de deltagit vid bokslutberedningen i Norbergs kommun den 23 mars 2015 och informerat om förbundets ekonomi. Deltagande kommer även ske vid bokslutsberedningen i Fagersta kommun den 1 april 2015. - Informationen godkänns. IVPA-verksamhet (I Väntan På Ambulans) i Västmanland Mats Jansson informerar om att ett möte hållits med Landstinget Västmanland där IVPAverksamheten i Fagersta och Norbergs kommuner diskuterades. Ett avtalsförslag gällande IVPAverksamhet i Norberg och Fagersta kommer att tas fram under våren 2015. - Informationen godkänns. Utbildningsdag för direktionen den 10 april 2015 Ordförande föredrar program för direktionens utbildningsdag den 10 april 2015. Inbjudan till utbildningen kommer att skickas ut inom kort. - Informationen godkänns.
Sammanträdesprotokoll Sida 17 24 Avslutning Ordförande förklarar mötet avslutat kl 16.15.