CHECKLISTA TIPS Saker som kan vara bra att tänka på inför arrangemanget: Finns det en ansvarig för varje sak? Hur ser vår organisation ut? Är alla med? Känns det bra? Vet alla vad de ska göra? Överhuvudtaget är det bra att inför varje moment i arrangemanget fråga sig vad, varför, vem, hur och när? Har alla den information de behöver? Utrustning har vi allt vi behöver? Gå igenom en extra gång. Har vi de tillstånd vi behöver? Stäm av innan arrangemanget; har något förändrats, kommer alla? Har vi planerat hur vi gör efter arrangemanget? Ex vem städar? Skriv ett pressmeddelande och skicka till alla tidningar, radiostationer och andra media i er närhet. Ring, faxa och mejla. Ett pressmeddelande kan vara mycket enkelt utformat, meningen är att tidningen ska få information om vad som ska hända. Ett spännande utformat pressmeddelande förvinner inte så lätt i mängden. Ett sätt att lättare få tidningen att publicera en artikel är att skriva den själv och kalla den för pressmeddelande. Ha en person i gruppen som inte har några fasta uppgifter, utan finns på jour under arrangemanget och kan lösa problem när de dyker upp. Planera alltid för oförutsedda utgifter när ni gör budget. Informera, informera, informera. Det är bättre att alla vet för mycket än att någon vet för lite. Gör en telefonlista så att ni lätt kan nå varandra under arrangemanget. Det kan vara bra att ha någon med bil och körkort i gruppen. Bjud in sponsorer och andra personer ni kan ha nytta av ( ex kommunpolitiker, tidningar, studieförbund...) till arrangemanget. Om der är ett längre arrangemang, samla gruppen och stäm av: hur känns det, flyter allt, är det något som ska ändras, mår alla bra Och till sist: HA KUL! 8 9
SPONSRING VAD VILL VI GÖRA? Oftast behöver man pengar för att kunna göra ett arrangemang. Bidrag kan ni försöka söka från er kommun, från landstinget eller organisationer som jobbar med ung kultur. Enklast är att berätta vad man vill göra och fråga vem man ska prata med. Kanske hittar ni inte rätt på en gång men ge inte upp. Börja sökandet efter sponsorer i god tid. Ni kan också prata med företag och affärer på er ort. Oftast kan de inte sponsra med pengar men kanske med material och rabatter? Tänk bara på att om ni får något så måste ni ge något tillbaka, t ex företagets logotyp väl synlig under arrangemanget eller i programmet. Sponsring kan också vara att man får låna något billigt eller gratis, t ex lokaler, utrustning Pröva alla vägar ni kan komma på, man kan få stöd från det mest oväntade ställe. Här är några frågor som är bra att ställa sig när en grupp börjar arbeta med något. Vad vill vi? För vem vill vi göra det? Varför vill vi det? Hur vill vi göra det? Säj inte NEJ. Från början är alla idéer bra idéer. Ta alla förslag på allvar. Att prata igenom sina idéer innan man börjar jobba kan ta lite tid, men det är tid som man sparar in senare. Det är viktigt att alla har samma idé om arrangemanget man jobbar med. Annars kanske någon försöker göra en hårdrocksfestival medan någon annan tycker att man jobbar med en preformancetävling Ofta är det lättare att få sponsring om man kan visa upp att man har andra sponsorer eller finansiärer. Tänk på det när ni tar kontakt. Och inte minst: om någon hjälper er, se till att alltid tacka. Det skapar goda kontakter och förutsättningar för fortsatt samarbete. 10 7
HUR VILL VI GÖRA DET? MARKNADSFÖRING Vad behöver göras? Gör listor på vad som behöver ordnas. Ex. mat till de som jobbar, högtalare, skyltar, lokaler, kaffe Vem gör vad? Vem tar ansvar? Skriv upp. Sätt gärna en person på varje ansvarsområde. Tillsammans med vem? Vad har vi för behov? Alla människor är olika och fungerar olika. Om alla får berätta om sina behov och förutsättningar när ni börjar arbeta underlättare ni för er själva längre fram. Var ärliga. Vad har vi för resurser? Vad finns och vad behöver vi skaffa? Hur gör vi det? Gör en tidsplan. Vad ska göras när? Sprid ut och fördela energi. Följ planen och ändra efterhand när det behövs. När ska det vara klart? Hur vet vi att det är klart? Utvärdera. Gör alltid en ordentlig utvärdering, det tjänar ni på till nästa arrangemang. När man gör något vill man gärna att någon ska komma och se det man gjort. Men hur får folk reda på vad man planerar att göra? Marknadsföring är ofta dyrt men viktigt och du tjänar på att planera marknadsföringen ordentligt. Affischer : kan göras hur enkla eller hur krångliga som helst. Man kan trycka dem på tryckeri eller kopiera upp i svartvitt. Gör en lista på bra affischeringsställen och se till att affischer kommer upp på dem allihop. Kolla med din kommun om de har ett tryckeri, kanske får du trycka billigt där. Annons : kan vara dyra men når å andra sidan många människor. Flyers : lappar man kan dela ut till folk på stan eller lägga i brevlådor. Radio/TV : kanske finns lokalradio eller TV som kan göra reklam för ert arrangemang? Det finns också kalendarium och På gång listor i många program där man kan föra in sitt arrangemang utan kostnad. Skolor : informera i matsalen under lunch eller gå runt i klasserna. Kanske räcker det med en lapp i korridoren? Tidningar : kontakta er lokaltidning och tipsa dem om ert arrangemang. Kanske kan de skriva en artikel om er arbete? Eller recensera arrangemanget, det är bra publicitet inför ert nästa projekt. Se till att synas och höras överallt där ni tror att er publik kan finnas. När ni gör marknadsföringsmaterial, ha bara med det viktigaste. Se till att tid och plats är tydligt. 6 11
UKM I SVERIGE MÖTET UKM Sverige är den rikstäckande förening som fungerar som ett paraply till allla UKM-festivaler runt om i landet. Landsting eller andra regionstäckande föreningar kan bli medlemmar i UKM Sverige. Du och din arrangörsgrupp behöver alltså inte bli medlemmar för att få arrangera UKM eller få hjälp av samordnaren eller styrelsen. UKM Sveriges styrelse väljs varje år på Rikskonferensen som är det stora möte som är föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen består av 11 ledamöter och gör det som rikskonferensen bestämt. Om du vill veta mer om UKM Sverige är uppbyggt kan du läsa det på www.ukm.nu. UKM Sverige har också en anställd samordnare som sitter i Karlstad. Hon kan hjälpa dig och din grupp på flera olika sätt, t ex genom att förmedla kontakter, ordna kurser eller bara peppa er. Tveka inte att höra av er till henne! Om du inte jobbar helt på egen hand är mötet en förutsättning för att få ihop ett arrangemang. Hur har man möten där alla får komma till tals? Hur gör vi för att alla ska känna att de blir lyssnade på? Det är bra att utse folk till de här posterna, eller till några av dem. Vem som gör vad kan variera mellan varje möte. Mötesunderlättare/ordförande : förbereder och håller i mötet. Håller ordning på talarlistan. Sekreterare : skriver ner vad man kommit fram till, vilka beslut som tagits och vilka som ska göra vad. Kassör : håller ordning på gruppens / föreningens finanser. UKM Sveriges samordnare Mari Stenström Box 1022 651 15 Karlstad tel: 054-14 80 25 mobil: 070-340 16 19 E-post: mari.stenstrom@regionvarmland.se Förtrycksobservatör : kanske pratar någon alltid mest, kanske är det någon som alltid blir nedtystad eller som aldrig får något gehör för sina idéer. Förtrycksobservatörens uppgift är att se till att alla får plats för sina åsikter och idéer och att ingen trycks ner. Tidsunderlättare : håller koll på tiden så att man inte drar över. Det är viktigt att se till att man har roligt när man jobbar. Gör annat än bara ha möten. Ta en fika tillsammans, gå på bio, gör en utflykt Ju roligare gruppen har tillsammans desto roligare kommer arrangörsarbetet att bli. Vill ni ve ta mer om mötestekniker kan ni läsa Överens av Falk / Olsson. (Fria Förlaget 2000) 12 5
VAD ÄR UKM? UKM står för Ung Kultur Möts och vill genom årliga festivaler på lokal, regional och nationell nivå stärka och synliggöra den unga kulturen. UKM består av tre delar. Festivaler : festivaler för unga mellan 13-20 år och alla fomer av kultur, såväl scenisk som sådan som ställs ut. Arrangörsutveckling : menar man inom UKM kommer när unga och vuxna jobbar tillsammans med festivalerna under så jämlika former som möjligt. Strävan är att alla arrangörsgrupper ska bestå av hälften unga, hälften vuxna. Genom att få vara viktig inom en organisation, att bli trodd och litad på, växer man som människa och genom inflytande växer engagemanget. UKM uppmuntrar till att man i arbete ser till att en erfaren och en oerfaren gör uppgiften tillsammans, eftersom man då hela tiden utbildar inom den egna organisationen och detta är ett effektivt sätt att föra vidare kunskaper. Detta gör det också lätt för nya att komma in i organisationen och ger en kontinuerlig rekrytering till arrangörssidan. En metod att arbeta med ung kultur : Genom att utbilda arrangörer och ge dem möjlighet att bygga lokala och regional nätverk främjar man kulturen på båda dessa plan. Kulturlivet främjas också av att kulturutövare träffas. Slutligen så erbjuder också UKM en scen eller en utställningshall till alla, däribland också dem som i vanliga fall kan ha svårt att nå ut. På dessa sätt kan UKM sägas stärka och synliggöra den unga kulturen och kan därför användas som verktyg av dem som vill arbeta med detta. UKM I NÄRHETEN AV DIG? UKM finns i flera län runt om i Sverige, från Skåne i söder till Norrbotten i norr. I vart och ett av dessa län finns en länsspindel som bl a jobbar med att samordna och stötta UKM i sitt län. I listan här nedanför kan du se om UKM finns i ditt län och hur du når din länsspindel. Om inte UKM finns i ditt län, hör av dig till närmsta länsspindel eller till samordnaren. Norrbotten Staffan Lathi Telefon: 073-047 80 19 staffan.lathi@kulturen.lulea.se Västernorrland Anki Häggmark Telefon: 0660-191 80 ukm@musikivasternorrland.nu Jämtland Ulrika Johansson Telefon: 063-14 76 64 ulrika.johansson@jll.se Uppsala Pernilla Sjöberg Telefon: 018-611 62 86 pernilla.sjoberg@kultur.ku.lul.se Örebro Britten Toftarp Telefon: 019-60 27 307 britten.toftarp@orebroll.se Värmland Markus Jensen Telefon: 054-14 80 29 markus@ungkultur.nu Västra Götaland Sofia Lubian Telefon: 0322-66 51 60 sofia.muv@minpost.nu Skåne Sofia Hörlén Telefon: 0418-45 45 83 sofia.horlen@skane.se Västmanland Astrid Lindgrens hembygd UKM är en mötets festival, ingen tävling. Alla UKM-arrangemag är helt Peggü Norman Ylva Floreman drogfria och det gäller alla inblandade. Läs mer om UKM på www.ukm.se. Telefon: 021-17 45 23 Telefon: 0495-696 30 peggu.norman@ltvastmanland.se ylva@leader.nu 4 13
EGNA ANTECKNINGAR Det här är ingen bibel. Det här är inga färdiga lösningar på hur du och din grupp gör ett lyckat arrangemang. Det här är ett axplock, några grundläggande regler och ett par tips. Något som kan hjälpa dig att komma igång och något du kan konsultera efter vägens gång. Fyll i det du tycker saknas. Strunta i det som inte funkar. Det finns inget rätt sätt. Den gamla devisen alla sätt är bra utom de dåliga gäller i allra högsta grad när det gäller att arrangera. Det viktigaste är att du hittar ett sätt att jobba som passar dig. Vi hoppas att det här häftet ska inspirera dig till att våga göra det du vill. De flesta hindren finns i ens eget huvud. Så låt inget stå i din väg; sätt igång och arrangera mera. / Elin Lundström, UKM 14 3
EGNA ANTECKNINGAR ARRANGERA MERA Sammanställning och textbearbetning : Elin Lundström 2003 Tryckt av UKM Sverige 2003 Copyleft : Elin Lundström eelin@spray.se Använd och sprid gärna denna skrift 2 15
www.ukm.se ARRANGERA MERA - en handbok i konsten att arrangera 16 1