BESLUTSUNDERLAG 1/2 Ledningsstaben Annika Hjertkvist 2016-05-27 Dnr: RS 2016-421 Regionstyrelsen Representation, gåvor, tjänsteresor med mera - policy Bakgrund Landstingsfullmäktige beslutade senast 2013-06-18--19 ( 89/2013) att fastställa grundregler för representation. Regiondirektören har enligt delegation kunnat fatta kontinuerliga beslut om revidering av tillämpningsanvisningarna. Det är viktigt med både extern och intern representation men det ska ske med ansvar, omdöme och måttfullhet. Representationen är motiverad när den är till nytta för regionen, direkt eller indirekt. Kostnaden måste alltid vägas mot dess värde. Region Östergötland har prioriterat efterkontroller för att skydda förtroendevalda, anställda och mottagare. Felaktig hantering kan innebära konflikt med lagstiftning mot mutor, förmånsbeskattning för enskild medarbetare i efterhand samt att förtroendet för hantering av våra skattemedel sviktar. Det är nu aktuellt med en översyn av både beloppsgränser och den praktiska hanteringen för ett mer ändamålsenligt regelverk. Ärende De riktlinjer som är kopplade till policyn är följande: - Representation och gåvor från regionen riktlinje - Gåvor till regionen och samverkansformer riktlinje - Sponsring riktlinje - Tjänsteresor och studie- och/eller studieresor riktlinje - Bank- och inköpskort riktlinje Exempel på förändringar som gjorts är följande: - Namnändring av titlar och organisation som följer av förändringen till Region Östergötland. Namnändring från grundregler till policy samt från tillämpningsanvisningar till riktlinjer, vilket är i linje med namnsättningen i dokumenthanteringssystemet. - Regiondirektören får fortsättningsvis göra ändringar som innebär förtydliganden och anpassningar till skattelagstiftningen. Förändrade beloppsgränser med mera som inte har med lagstiftningen att göra beslutas av regionstyrelsen. I samband med ändring av policyn ska alltid riktlinjerna anpassas och ingå i fullmäktigebeslutet som en bilaga.
BESLUTSUNDERLAG 2/2 Ledningsstaben Annika Hjertkvist 2016-05-27 Dnr: RS 2016-421 - Regelverket avseende medlemsavgifter utgår i policyn och är endast kvar som en riktlinje. Dessa är i linje med de skatteregler som gäller och behöver inte stå i policyn. - Förtydligande av vad som är regionövergripande representation samt möjlighet att göra avsteg vid sådan särskild representation förenklar administrationen. - Införande av blankett för godkännande av främst regionövergripande representation i förväg. Blanketten gäller förtroendevalda för att underlätta planering och slippa komplettering av fakturor i efterhand. - Förändrade beloppsgränser för när godkännande ska ske av regionstyrelsens ordförande eller av regiondirektören. - Gåvor till regionen och samverkansformer har i riktlinjen kompletterats med att tillåtet värde på den mottagna gåvan/deltagandet i arrangemang ska följa regionens beloppsgränser för gåvor. - Tjänsteresor som avser förtroendevalda - beskrivning av hur godkännande ska gå till utgår, istället hänvisas till delegationsordningar för styrelse och nämnder. - Bank- och inköpskort har förändrats till att ekonomidirektören har rätt att godkänna bankkort i specifika fall. Grundregeln är att bankkort inte ska förekomma. Regionstyrelsen föreslås BESLUTA a t t fastställa de riktlinjer som är kopplade till policyn under förutsättning att regionfullmäktige fastställer policyn. Regionstyrelsen föreslås tillstyrka regionfullmäktige BESLUTA a t t fastställa Representation, gåvor, tjänsteresor med mera - policy. Mats Uddin Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Beslutet expedieras till:
Diarie nr RS 2016-421 Ledningsstaben Annika Hjertkvist Giltig fr o m: 2016-06-21 Representation, gåvor, tjänsteresor med mera policy Innehåll 1 Inledning... 2 2 Representation inklusive gåvor/uppvaktning - allmänt... 2 2.1 Extern representation... 2 2.2 Intern representation... 2 2.3 Representation av förtroendevalda... 2 2.4 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation... 3 2.5 Gåva/uppvaktning från regionen... 3 2.5.1 Gåva till extern part... 3 2.5.2 Minnesgåva till anställda och förtroendevalda... 3 2.5.3 Övrig uppvaktning av förtroendevalda och anställda... 3 2.5.4 Belöning vid goda arbetsprestationer... 3 2.5.5 Uppvaktning vid julhelg... 3 2.5.6 Hågkomst vid dödsfall... 3 2.6 Beloppsgränser vid representation... 3 2.7 Representation - uppföljning... 3 3 Gåvor till regionen... 4 3.1 Gåvor från allmänheten... 4 3.2 Gåvor och andra förmåner från externa samarbetspartners/leverantörer... 4 4 Samverkansformer... 4 5 Sponsring... 4 6 Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor... 5 6.1 Tjänsteresor och studie- och/eller studieresor för förtroendevalda... 5 6.2 Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor för anställda... 5 7 Bank- och inköpskort... 5 Sida 1/5
Diarie nr RS 2016-421 1 Inledning Regionfullmäktige fastställer en övergripande policy för representation, gåvor, tjänsteresor med mera. Regionstyrelsen fattar beslut om riktlinjerna. Beslut av riktlinjerna ska alltid ske i samband med revidering av policyn. Regiondirektören kan enligt delegation göra kontinuerliga revideringar av riktlinjerna som beror på ändrade skatteregler eller om det behövs göras förtydliganden. Riktlinjer kopplade till denna policy är: Representation och gåvor från regionen riktlinje Gåvor till regionen och samverkansformer riktlinje Sponsring riktlinje Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor riktlinje Bank- och inköpskort riktlinje 2 Representation inklusive gåvor/uppvaktning - allmänt Representation är en viktig del i regionens relationer med samarbetspartners, andra regioner/landsting, kommuner, företag och organisationer - men även med den egna personalen. Representationen har betydelse för att skapa goda samarbetsförhållanden, både externt och internt. Representation är motiverad när den är till nytta för regionen, direkt eller indirekt. Representationens kostnad måste dock alltid vägas mot dess värde. All representation ska ske med ansvar, omdöme och måttfullhet. Omfattningen och kostnaden ska vara skälig. Förtroendet för regionens hantering av skattemedel ska värnas. Reglerna gäller om inget annat anges såväl förtroendevalda som anställda, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom hela Region Östergötland. Representation kan ske i form av måltid, gåvor, uppvaktning eller aktiviteter. Beslut om representation fattas för produktionsenhet av produktionsenhetschef eller av denne utsedd/utsedda. För förtroendevalda gäller särskilda regler som beskrivs under avsnitt 2.3. 2.1 Extern representation Representation är extern när den riktar sig till intressenter utanför Region Östergötland. Anhörig till förtroendevald eller anställd har normalt inte rätt att delta i representationen. 2.2 Intern representation Representation är intern när samtliga deltagare representerar regionen. 2.3 Representation av förtroendevalda Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda Region Östergötland i nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur Region Östergötland ska företrädas. Respektive nämnds ordförande företräder Region Östergötland vid representation som berör respektive nämnds sakområde. Regionfullmäktiges ordförande, partiernas gruppledare samt styrelsens och nämndernas presidier har möjlighet att besluta om representation inom ramen för regionens regelverk. Sida 2 / 5
Diarie nr RS 2016-421 Representation av större omfattning eller av principiell karaktär ska beslutas av regionstyrelsen. 2.4 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation Huvudregeln är att all representation ska vara alkoholfri. Med hänsyn till särskilda omständigheter kan tillstånd lämnas till representation med alkohol. Tillstånd ges för regionfullmäktige av fullmäktiges presidium samt för regionstyrelsen och andra förtroendevalda av regionsstyrelsens presidium. För anställda lämnas tillstånd av regiondirektören/av denne utsedd. Regionen ska verka för att samma alkoholpolicy ska gälla i bolagsstyrelser och stiftelser, där regionen är företrädd. 2.5 Gåva/uppvaktning från regionen 2.5.1 Gåva till extern part Den som beslutar om representationen avgör i vad mån gåva ska lämnas eller inte. De gåvor som finns i regionens presentshop bör huvudsakligen användas. 2.5.2 Minnesgåva till anställda och förtroendevalda Minnesgåva tilldelas anställd efter en tjänstgöring hos regionen i minst 25 år. I samband med pension är 20 års tjänstgöringstid tillräckligt. Minnesgåva tilldelas förtroendevald med sammanlagt minst 20 års uppdragstid som vald företrädare för landstinget. 2.5.3 Övrig uppvaktning av förtroendevalda och anställda Uppvaktning av ordinarie ledamöter i regionfullmäktige, regionstyrelsen samt övriga nämnder liksom uppvaktning av anställda sker normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Därutöver kan uppvaktning ske vid långvarig sjukfrånvaro eller olycksfall. 2.5.4 Belöning vid goda arbetsprestationer Belöning för arbetsprestationer sker normalt inom den sedvanliga individuella lönesättningen. I vissa fall kan det dock finnas skäl att därutöver särskilt uppmärksamma extraordinära arbetsinsatser. 2.5.5 Uppvaktning vid julhelg Vid julhelg är en generell uppvaktning till medarbetarna med en mindre gåva tillåten. Beslut fattas av produktionsenhetschef eller av denne utsedd. 2.5.6 Hågkomst vid dödsfall Vid dödsfall för förtroendevald eller anställd kan hågkomst ske med krans eller annan blomsteruppsättning. Hågkomst sker normalt om den avlidne vid dödsfallet var förtroendevald eller anställd. 2.6 Beloppsgränser vid representation Beloppsgränser gäller vid såväl intern som extern representation och dessa framgår av riktlinjerna. 2.7 Representation - uppföljning Varje produktionsenhetschef/av denne utsedd har att avgöra i vad mån ekonomin medger kostnader för representation. Ledningsstaben ska en gång per år följa upp den totala kostnaden för representation per produktionsenhet samt efterlevnad av regelverket. Sida 3 / 5
Diarie nr RS 2016-421 3 Gåvor till regionen 3.1 Gåvor från allmänheten Gåvor definieras som ett utgivande av kontanter, varor eller tjänster utan krav på motprestation. Gåvor i form varor eller tjänster ska i regel inte tas emot. Medarbetare får inte heller ta emot testamentariska förordnanden, varken under anställningstiden eller efter att anställningen har upphört. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. 3.2 Gåvor och andra förmåner från externa samarbetspartners/leverantörer Om externa samarbetspartners/ leverantörer vill överlämna gåvor måste gällande regler om mutor och krav på neutralitet och opartiskhet i bedömningar beaktas Dessa finns beskrivna i Region Östergötlands Policy mot mutor och korruption. Är avsikten med gåvan att bli mer välvilligt behandlad i något sammanhang är det fråga om muta. Gåvan får därför inte tas emot. Gåvor utan koppling till enskilda händelser och av mindre värde kan däremot undantagsvis accepteras. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Måltider, fester, nöjesevenemang, sportevenemang mm där externa samarbetspartnern/ leverantören erbjuder sig att stå för hela eller del av kostnaden är tillåtet om det sker i direkt samband med överläggningar eller konferens, som är en del i pågående samarbete. Särskilda regler gäller mellan externa samarbetspartners och medarbetare inom hälso- och sjukvården, se avsnitt 4. Resor, studieresor, konferenser, som arrangeras av annan än samarbetspartnern/leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är inte tillåtet. Det är normalt inte tillåtet att låta anhörig/en vän bli medbjuden på något evenemang. En anhörig/en vän kan alltid delta till självkostnadspris. 4 Samverkansformer Region Östergötland följer de avtal och överenskommelser som reglerar relationerna mellan anställda och externa samarbetspartners och som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar landstingen att följa (bilagor till riktlinjen Gåvor till regionen och samverkansformer-riktlinje). Interna regler i regionen vad gäller representation, gåvor, förmåner mm är alltid överordnat dessa avtal. 5 Sponsring Den sponsring som avses är situationer då regionen sponsras, det vill säga är den sponsrade parten som erhåller varor eller tjänster i utbyte mot att regionen exponerar sponsorns namn eller varumärke. Sponsringsprojekt ska hanteras affärsmässigt och ska regleras i avtal. Eventuell sponsring från näringslivet ska föregås av samråd med ledningsstaben. Regionen ger inte stöd till föreningar, idrott, kultur etcetera utöver de medel som beviljas i regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden, trafik- och samhällsplaneringsnämnden samt regionutvecklingsnämnden. Sida 4 / 5
Diarie nr RS 2016-421 6 Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor Definitionen av en tjänsteresa är att resan har direkt koppling till vederbörandes arbetsuppgifter. Definitionen av en studie- och/eller konferensresa inklusive deltagande i konferens är att ämnet för resan och konferensen har direkt eller indirekt anknytning till nuvarande arbetsuppgifter. 6.1 Tjänsteresor och studie- och/eller studieresor för förtroendevalda Beslut kring förtroendevaldas tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor regleras inom respektive nämnds delegationsordning. 6.2 Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor för anställda Tjänsteresor och studie- och/eller konferensresor för anställda beslutas av; - Produktionsenhetschef eller av denne utsedd för resor inom landet. - produktionsenhetschef för resor utom landet - regiondirektören eller av denne utsedd, för produktionsenhetschefer för resor inom och utom landet. - regionstyrelsens ordförande för regiondirektören för resor utom landet 7 Bank- och inköpskort Grundregeln är att bank- och inköpskort inte ska förekomma inom regionen. Det kan dock göras undantag från detta i specifika fall. Undantag godkänns av ekonomidirektör, förutom vad gäller inköpskort som hanteras av respektive produktionsenhet. Inköpskort används för att identifiera vilken enhet man representerar för att få göra inköp mot faktura. Sida 5 / 5
Ledningsstaben Annika Hjertkvist Giltig fr.o.m.: 2016-06-21 Diarie nr RS 2016-421 Representation och gåvor från regionen - riktlinje Innehåll 1 Inledning... 2 2 Representation inklusive gåva/uppvaktning - allmänt... 2 3 Extern representation... 3 4 Intern representation... 3 4.1 Gränsdragning mellan konferens och intern representation... 4 4.2 Gränsdragning mellan personalvård och intern representation... 4 5 Representation av förtroendevalda... 4 6 Gåva/uppvaktning från regionen... 5 6.1 Gåva till extern part... 5 6.2 Minnesgåva till anställda och förtroendevalda... 5 6.2.1 Beräkning av anställningstid... 5 6.2.2 Beräkning av uppdragstid för politiskt förtroendevalda... 6 6.3 Övrig uppvaktning av förtroendevalda och anställda... 6 6.4 Belöning vid goda arbetsprestationer... 7 6.5 Uppvaktning vid julhelg... 7 6.6 Hågkomst vid dödsfall... 7 7 Beloppsgränser vid representation... 7 8 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation... 8 9 Administrativ hantering vid representation... 9 10 Jäv... 9 11 Representation - uppföljning... 10 Sida 1/10
1 Inledning Regionfullmäktige fastställer en övergripande policy för representation, gåvor, tjänsteresor med mera (juni 2016). Regionstyrelsen fattar beslut om riktlinjerna. Beslut av riktlinjerna ska alltid ske i samband med revidering av policyn. Regiondirektören kan enligt delegation göra kontinuerliga revideringar av riktlinjerna som beror på ändrade skatteregler eller om det behövs göras förtydliganden. I denna riktlinje är texten som står i policyn markerad med fet stil. 2 Representation inklusive gåva/uppvaktning - allmänt Representation är en viktig del i regionens relationer med samarbetspartners, andra regioner/landsting, kommuner, företag och organisationer - men även med den egna personalen. Representationen har betydelse för att skapa goda samarbetsförhållanden, både externt och internt. Representation är motiverad när den är till nytta för regionen, direkt eller indirekt. Representationens kostnad måste dock alltid vägas mot dess värde. All representation ska ske med ansvar, omdöme och måttfullhet. Omfattningen och kostnaden ska vara skälig. Förtroendet för regionens hantering av skattemedel ska värnas. Reglerna gäller om inget annat anges såväl förtroendevalda som anställda, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom hela Region Östergötland. Representation kan ske i form av måltid, gåvor, uppvaktning eller aktiviteter. Beslut om representation fattas för produktionsenhet av produktionsenhetschef eller av denne utsedd/utsedda. För förtroendevalda gäller särskilda regler som beskrivs under avsnitt 2.3. (avsnitt 5 i denna riktlinje). Representation kan rikta sig antingen utåt mot regionens externa samarbetspartner mm (extern representation), eller inåt mot regionens medarbetare (intern representation). Det är syftet med representationen som ytterst avgör om representationen är extern eller intern. Kostnaderna för representation (fakturan) ska kompletteras med syfte, program och deltagarförteckning. Vid behov ska även motivering anges. Vid all uppvaktning från regionen i form av gåvor ska det klart framgå vem avsändaren är; Region Östergötland/produktionsenhet/klinik. Fakturor eller kontantkvitton ska innehålla uppgift om vem som uppvaktas och vad uppvaktningen avser. Detta gäller även vid interndebitering. Representation är inte bara kostnader för måltid utan kan även vara kostnader för till exempel logi, lokalhyra, underhållning, biljetter och avgifter för olika aktiviteter samt gåvor. Den övergripande regeln är att kostnaden ska bokföras utifrån dess syfte. Till exempel ska kostnaden för lokalhyra i samband med planeringskonferens bokas på intern representation då syftet är att hålla en konferens. I vissa fall får regionen inte dra av hela eller en del av momsen på varor och tjänster som köps. Detta kallas avdragsförbud. Samtliga avsteg från denna riktlinje ska beskrivas/motiveras så att det framgår av kommentarsfältet kopplat till fakturan eller i bilaga till fakturan. Även eventuella åtgärder ska beskrivas. Ansvar för detta har utanordnaren. Sida 2 / 10
3 Extern representation Representation är extern när den riktar sig till intressenter utanför Region Östergötland. Anhörig till förtroendevald eller anställd har normalt inte rätt att delta i representationen. Exempel på intressenter är andra regioner, kommuner, statliga organ, internationella besök, kunder, affärsförbindelser av olika slag samt andra organisationer. Vid extern representation bör normalt antalet deltagare från regionen inte vara fler än antalet deltagare utanför regionen. Om en eller flera av deltagarna inte är anställd av regionen så är representationen i normalfallet extern. I vissa fall ska dock kostnaden, utifrån sitt syfte, konteras som intern representation. Ett exempel på detta är att om regionen bjuder en extern konsult, som föreläser på en intern konferens, på mat så blir inte måltidsbeloppet extern representation utan intern representation. Anhörig till förtroendevald eller anställd har normalt inte rätt att delta i representationen. Exempel på undantag är vid mottagande av utländska besök eller där besökarna förväntar sig det. I det fallet ska godkännande ske i förväg. Regionens policy mot mutor och korruption ska beaktas. Vid extern representation ska syfte uppges eller program och deltagarförteckning bifogas. De externa deltagarnas namn ska anges samt vilken organisation eller motsvarande som de representerar. r. Beloppsgränser för när representation i förväg måste godkännas finns i avsnitt Beloppsgränser för godkännande av regiondirektören och för förtroendevald. Beloppsgränser för momsavdrag återfinns i Lathund representation mm. 4 Intern representation Representation är intern när samtliga deltagare representerar regionen. Den som får besluta om representation har att avgöra lämplighet och i vad mån ekonomin medger kostnader för representation. Till intern representation räknas förutom personalfester och interna kurser även enstaka informationsmöten med personalen (till exempel vid större verksamhetsförändringar) och större planeringskonferenser. Det är olika momsregler för olika typer av möten se särskild Lathund representation mm. Regionen har möjlighet att finansiera måltider (frukost, lunch eller middag) i samband med större enstaka informationsmöten och planeringskonferenser. Däremot finansieras inte måltider vid arbetsmöten som rör det löpande arbetet. Vid arbetsmöten får endast enklare förtäring bestående av kaffe och bulle/oststörgås (fika) eller frukt komma ifråga. Fika med bröd vid arbetsmöte ska vara sällan förekommande och väl motiverat utifrån arbetet, t.ex. på grund av långa eller sena möten eller möten på platser där tillgång till kaffe/fikarum saknas. För att regionen ska finansiera en lunch i samband med arbetsmöte krävs särskilda skäl, till exempel att deltagarna kommer från olika enheter och det endast är möjligt att träffas under lunchtid. Det får inte vara regelbundna möten (var och varannan vecka) och lunchen ska ätas under mötets gång. Det ska finnas dokumentation i form av syfte, deltagarlista och program vid lunchmöte för att i efterhand kunna bedöma om mötet utgör skattefri representation eller inte. Kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring (som inte kan ses som måltid) i samband med arbetet är personalvårdsförmån och således krävs inte dokumentation av syfte och deltagare. För att underlätta granskningen konteras fakturan på konto för personalvård. Sida 3 / 10
Om arbetsgivaren inte kan visa att måltiden tillhandahållits i samband med representation, intern kurs eller konferens ska normalt kostförmån redovisas. Kostförmån värderas enligt schablon som fastställs av Skatteverket. 4.1 Gränsdragning mellan konferens och intern representation En konferens ska innehålla minst 6 timmars dokumenterad aktivitet (eller 30 timmar per vecka). En personalaktivetet utan arbetsrelaterat program eller program kortare än 6 timmar, är att räkna som intern representation. Det är olika konton och olika momsregler för representation och konferens. För konferenser krävs program och deltagarlista och för intern representation finns andra krav på dokumentation se avsnitt 4. 4.2 Gränsdragning mellan personalvård och intern representation Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde som inte är direkt ersättning för utfört arbete. Kännetecknande för personalvårdsförmåner är att de tillhandhålls på arbetsplatsen. Undantag görs dock för vissa personalsvårdsförmåner som av sedvänja tillhandahålls utanför arbetsplatsen till exempel personalutflykter. Förmånen ska rikta sig till hela personalen. För arbetsgivare med verksamhet på flera olika orter kan det vara svårt att erbjuda hela personalen personalvårdsförmåner av precis samma innehåll. Av praktiska skäl godtas därför en naturligt avgränsad arbetsplats. Exempel på skattefria personalförmåner är kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring i samband med arbete. Det är viktigt att det sker med gott omdöme och nyttan ska vägas mot kostnaden. Ordinarie beloppsregler gäller samt jävsregler för allt utom för kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring (ej lunch). För kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring behöver inte påskrifter ske av andra än ordinarie huvudattestant och utanordnare. 5 Representation av förtroendevalda Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda Region Östergötland i nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur Region Östergötland ska företrädas. Respektive nämnds ordförande företräder Region Östergötland vid representation som berör respektive nämnds sakområde. Regionfullmäktiges ordförande, partiernas gruppledare samt styrelsens och nämndernas presidier har möjlighet att besluta om representation inom ramen för regionens regelverk. Representation av större omfattning eller av principiell karaktär ska beslutas av regionstyrelsen. På försök finns en särskild blankett för godkännande av representation för förtroendevalda som ska fyllas i innan representationstillfälle som främst avser regionövergripande representation eller där det bedöms förenkla hanteringen. Motivet är att det ska underlätta planeringen för den som ska representera och att slippa kompletteringar av fakturan som i dag görs i efterhand. Blanketten skannas in som en bilaga till fakturan. Sida 4 / 10
I de fall beslut tas av presidiet finns protokoll från presidiets möten hos regionsekreteraren på ledningsstaben. En hänvisning till protokollet görs på blanketten som bifogas till fakturan. I övrigt gäller samma regler för representation som sker av förtroendevalda som av anställda förutom att det är regionstyrelsens ordförande som godkänner representationsbelopp som överstiger beloppsgränserna istället för regiondirektören samt fullmäktiges ordförande avseende representation av regionsstyrelsens ordförande. Det finns också ett undantag som avser en högre beloppsgräns för gåvor/uppvaktning vid regionövergripande representation som främst berör de förtroendevalda. 6 Gåva/uppvaktning från regionen 6.1 Gåva till extern part Den som beslutar om representationen avgör i vad mån gåva ska lämnas eller inte. De gåvor som finns i regionens presentshop bör huvudsakligen användas. Beloppsgräns för gåva till extern part är normalt 225 kronor inklusive moms. Beloppsgräns för gåva vid extern regionövergripande representation är 450 kronor. Det är möjligt att göra avsteg (regionstyrelsens ordförande) vid särskilda skäl. Exempel på regionövergripande representation där en högre beloppsgräns kan vara motiverad är nationella och internationella besök samt vid uppvaktning av organisationer. Regionövergripande representation berör i huvudsak förtroendevalda. Regionens policy mot mutor och korruption ska beaktas. 6.2 Minnesgåva till anställda och förtroendevalda Minnesgåva tilldelas anställd efter en tjänstgöring hos regionen i minst 25 år. I samband med pension är 20 års tjänstgöringstid tillräckligt. Minnesgåva tilldelas förtroendevald med sammanlagt minst 20 års uppdragstid som vald företrädare för landstinget. Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som delas ut till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår viss anställningstid. Detsamma kallas den gåva som politiskt förtroendevald får efter viss sammanlagd uppdragstid inom regionen. Minnesgåvan kallas inom regionen för 25-årsgåva. Vilka slags minnesgåvor som regionen delar ut bestäms av regionfullmäktiges presidium i samråd med administrativ chef på ledningsstaben. De minnesgåvor som regionen delar ut är skattefria för mottagarna. Minnesgåva delas ut året efter det år som kvalificerat den anställde eller den förtroendevalde för gåva. Kvalifikationstiden räknas t o m den 31 december året innan utdelningen äger rum. 6.2.1 Beräkning av anställningstid För anställda gäller en anställningstid hos regionen under minst 25 år. Om anställningen upphört innan dess på grund av pensionering, oavsett grund, gäller minst 20 års anställningstid. Vid beräkning av anställningstiden gäller reglerna som anges i Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Tiden bestäms med utgångspunkt i varje anställds sammanlagda anställningstid; det avgörande är att det finns ett anställningsavtal. Anställningsformen eller sysselsättningsgraden saknar betydelse, liksom sjuk-, tjänst-, föräldra- eller studieledighet. Sida 5 / 10
Undantag från huvudregeln är de fall där den anställde fått upprepade korttidsanställningar eller där denne endast tjänstgör vissa dagar i veckan eller vissa perioder på året (s.k. intermittent arbete); i dessa fall räknas normalt arbetstiden för varje enskild anställningsperiod. Anställningstiden tillgodoräknas den som har haft flera anställningar inom regionens olika verksamhetsområden, såvida inte annat följer av avtal. Beräkningsreglerna gäller dock inte vid övergång från anställning hos ett landsting/region till ett annat landsting/region och inte heller mellan en kommun och regionen. Anställningstid hos annan arbetsgivare än regionen kan tillgodoräknas om verksamheten ifråga förs över till regionen och detta regleras i avtal mellan den andra arbetsgivaren och regionen. Detta gäller för närvarande för anställda vid bland annat Naturbruksgymnasiet (Himmelstalundsskolan), Östgötamusiken, tidigare Östsam och Regionbiblioteket. När verksamhet övergår i annan driftsform eller annat ägande är huvudregeln att anställningstiden bryts. Så länge en verksamhet enbart är regionägd, till exempel i bolagsform i avvaktan på försäljning, gäller att anställningstiden och därmed kvalifikationstiden - löper till dess att verksamheten övergått till annan ägare. Anställda som har så kallad förenad tjänst, till exempel anställda med grundanställning inom regionen och en professur eller ett lektorat vid Linköpings universitet eller vice versa, får tillgodoräkna sig den anställningstiden vid minnesgåva. 6.2.2 Beräkning av uppdragstid för politiskt förtroendevalda För politiskt förtroendevald gäller en uppdragstid som vald företrädare för regionen under sammanlagt minst 20 år. Antalet uppdrag saknar betydelse. 6.3 Övrig uppvaktning av förtroendevalda och anställda Uppvaktning av ordinarie ledamöter i regionfullmäktige, regionstyrelsen samt övriga nämnder och anställda sker normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Därutöver kan uppvaktning ske vid långvarig sjukfrånvaro eller olycksfall. Ordinarie ledamöter i regionfullmäktige, regionstyrelsen samt övriga centrala nämnder uppvaktas normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Uppvaktning av anställda sker när en viss ålder uppnåtts, normalt vid 50-årsdag samt avgång från tjänst eller vid pensionering. Det är enligt skatteverkets regler inte tillåtet att uppvakta vid flera tillfällen än ovan angivna. Uppvaktningen kan bestå av blomsterbukett eller postogram, alternativt en gåva samt kaffe och tårta eller liknande förtäring. Presenter från regionens presentshop bör användas när så är möjligt. Beloppsgräns för gåva till anställd för 50-årsuppvaktning, avgång av tjänst eller vid pensionering är 450 kronor inklusive moms. Gåvor av denna typ är att betrakta som personalvårdsförmåner och är därmed skattefria. De ska redovisas på särskilt konto och fakturan ska alltid kompletteras med information om vem som fått gåvan och motivering till varför. En mindre gåva till en anställd vid långvarig sjukdom eller dylikt är möjligt att ge. Gåvan är då att betrakta som förmån av mindre värde som syftar till att skapa trivsel på arbetsplatsen. Beloppsgränsen är för gåva 225 kronor inklusive moms samt för blombukett 300 kronor inklusive moms. Sida 6 / 10
6.4 Belöning vid goda arbetsprestationer Belöning för arbetsprestationer sker normalt inom den sedvanliga individuella lönesättningen. I vissa fall kan det dock finnas skäl att därutöver särskilt uppmärksamma extraordinära arbetsinsatser. Belöning för arbetsprestationer är alltid skattepliktig förmån för arbetstagare såvida det inte är fråga om en personalvårdsförmån. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde, som inte är direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet, exempel på detta är kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring (som inte kan ses som måltid) i samband med arbetet. Det är inte tillåtet att dela ut till exempel biobiljetter eller presentkort. Om en anställd har gjort något utöver det vanliga som man vill uppmärksamma, såsom att hålla en föreläsning och det uppdraget inte ingår i den ordinarie tjänsten, kan en reklamgåva med regionens logotype köpas från regionens presentshop. Högsta belopp för reklamgåva är 225 kronor inklusive moms. 6.5 Uppvaktning vid julhelg Vid julhelg är en generell uppvaktning till medarbetarna med en mindre gåva tillåten. Beslut fattas av produktionsenhetschef eller av denne utsedd. Gåva till ett värde av högst 300 kronor inklusive moms är tillåten. Observera att en enskild produktionsenhet kan vara mer restriktiv med julgåvor. För julbord gäller en beloppsgräns på högst 450 kronor inklusive moms per person. För julbord till en högre kostnad ska godkännande av regiondirektör/regionstyrelsens ordförande ges i förhand. Blankett för detta finns i Region Östergötlands blankettarkiv. Gåva i form av kontanter eller sådan gåva som kan utbytas mot kontanter, exempelvis lotter eller presentkort som kan bytas mot kontanter, är inte tillåten. 6.6 Hågkomst vid dödsfall Vid dödsfall för förtroendevald eller anställd kan hågkomst ske med krans eller annan blomsteruppsättning. Hågkomst sker normalt om den avlidne vid dödsfallet var förtroendevald eller anställd. Beslut om hågkomst vid dödsfall ska avgöras av regionfullmäktiges ordförande för förtroendevalda. För anställda beslutar produktionsenhetschef, eller av denne utsedd, med ledning av ovanstående regler. Hågkomst kan ske med krans eller annan blomsteruppsättning enligt grundregeln eller genom insättning av medel, med motsvarande kostnaden för en krans, i fond om det önskemålet anges i dödsannonsen. Det ska dock vara en fond som är vedertagen och som regionen som organisation kan tänkas förknippas med. Exempel på fonder är cancerfonden och läkare utan gränser. I det fall ett dödsfall inträffar inom den förtroendevaldes/anställdes familj kan blomsteruppvaktning göras till den förtroendevalde/anställde som en personalvårdande åtgärd. 7 Beloppsgränser vid representation Samtliga beloppsgränser som gäller i Region Östergötland samt högsta avdragsgilla belopp återfinns i Lathund representation mm. När det gäller måltid är utgångspunkten att beloppet för representationsavdrag enligt Skatteverket ska ses som en rekommenderad riktlinje. Det innebär att måltider på 90 kronor exklusive moms och därunder ska eftersträvas för både extern och intern representation. Sida 7 / 10
Om det finns skäl till att bl.a. rekommendationen på 90 kronor inte går att följa ska regiondirektören för anställda, och regionstyrelsens ordförande för förtroendevalda, innan representationstillfället godkänna representationskostnaden när: måltid överstiger 400 kronor inklusive moms per person. frukost eller förfriskningar överstiger 125 kronor inklusive moms per person. julbord överstiger 450 kronor inklusive moms per person totalbeloppet överstiger 100 000 kronor inklusive moms. representationen inkluderar alkohol, se eget avsnitt 8 För regionövergripande representation tillkommer dessutom möjlighet till avsteg för: gåvor som överstiger 450 kronor inklusive moms (obs förhöjt belopp till 450 kronor inklusive moms vid regionövergripande representation, avser främst fullmäktige, styrelse och nämnder i övrigt 225 kronor inklusive moms). Belopp som överstiger beloppsgränserna ska godkännas innan representationstillfället. För ändamålet ska blanketten Regiondirektörens godkännande av representation som finns i blankettarkivet användas. Blanketten utanordnas, huvudattesteras och undertecknas av produktionsenhetschef innan den sänds till regiondirektören. När det gäller godkännande av representation av förtroendevalda inklusive avsteg finns en särskild blankett. Avsteg för förtroendevalda godkänns av regionstyrelsens ordförande. Blanketten ska bifogas till fakturan samt lämnas till regiondirektören i informationssyfte. (se även avsnitt 10 avseende jäv.) Om representationstillfället både består av intern representation och en del personalvård ska ändå hela tillfället beskrivas så att regiondirektören kan bedöma helheten. Det är inte tillåtet att dela upp kostnaden på flera notor/fakturor för att komma under gränsen 100 000 kronor inklusive moms. Totalbeloppet avser samtliga kostnader kring representationstillfället exempelvis lokaler eller föreläsare. Regionens upphandlade avtal ska alltid utnyttjas och eventuella avsteg alltid motiveras. Observera att det kan finnas utökade restriktioner inom den egna produktionsenheten, till exempel ett lägre totalbelopp än 100 000 kr där produktionsenhetschef ska godkänna. Undantag från tillstånd vid överstigande av ovanstående beloppsgränser gäller för måltid och alkohol i samband med utdelning av minnesgåvor. Extern och intern representation kan ske i förtroendevalds eller anställds hem. Beloppsgränserna samt övriga regler är vid representation i hemmet desamma som för övrig representation. För intern representation och extern representation finns dessutom särskilda regler kring hantering av moms. Dessa beskrivs tillsammans med kontering och närmare anvisningar i särskild Lathund representation mm. 8 Tillstånd att bjuda på alkohol vid representation Huvudregeln är att all representation ska vara alkoholfri. Med hänsyn till särskilda omständigheter kan tillstånd lämnas till representation med alkohol. Tillstånd ges för regionfullmäktige av fullmäktiges presidium samt för regionstyrelsen och andra förtroendevalda av regionstyrelsens presidium. För anställda lämnas tillstånd av regiondirektören/av denne utsedd. Regionen ska verka för att samma alkoholpolicy ska gälla i bolagsstyrelser och stiftelser, där regionen är företrädd. Sida 8 / 10
Som alkoholfritt räknas alla drycker med en alkoholhalt ej överstigande 2,25 volymprocent. För att bjuda på alkohol krävs ett godkännande innan representationstillfället. Blanketten Regiondirektörens godkännande av representation ska användas för godkännande av representation med alkoholförtäring för anställda. Vid särskilda omständigheter som gjort att godkännande inte har kunnat ske i förväg, ska godkännandeblanketten insändas i efterhand. Motivering till varför godkännande inte har inhämtats i förväg ska framgå. Godkännande för representation för förtroendevalda sker via protokoll från presidiet eller hänvisning till protokollet på den särskilda blanketten. Exempel på särskilda omständigheter: Besök från andra länder, där alkoholfri förtäring vid motsvarande tillfälle i gästernas hemland skulle vara mindre vanlig. Avslutande av större samarbetsprojekt mellan olika enheter/organisationer inom eller utom regionen. När regionen står för kostnaderna för alkoholförtäring ska detta ske med måtta och gott omdöme. För alkoholservering vid middagen efter utdelningen av minnesgåvor krävs inte särskilt tillstånd. 9 Administrativ hantering vid representation Syfte och deltagarförteckning ska bifogas faktura. Namn på de personer/grupp (nämnd, projektgrupp, seminarium eller liknande) som deltagit och vilka företag externa personer kommer ifrån. Om något beställs genom direktdebitering som ska konteras som representation måste beställaren uppge detta. Om representationen förläggs på annat än upphandlat ställe ska detta kommenteras och motiveras i kommentarsrutan i ekonomisystemet. Regionens regelverk för representation ska efterlevas även när kostnaden för representationen ska vidarefaktureras externt. Dessutom ska information om det lämnas i kommentarsrutan i ekonomisystemet. Sedvanliga kontroller enligt attest- och utanordningsreglementet gäller. Verifikation för representation ska innehålla originalkvitto. På intranätet Lisa finns ett antal instruktionsfilmer och lathundar om Agresso (klicka här). Blankett att använda vid förmånsbeskattning (klicka här blankettarkivet). Samtliga avsteg från denna riktlinje ska beskrivas/motiveras så att det framgår av kommentarsfältet kopplat till fakturan eller i bilaga till fakturan. Även eventuella åtgärder ska beskrivas. Ansvar för detta har utanordnaren. 10 Jäv Utanordning får inte utföras av den som själv berörs av den ekonomiska transaktionen (t ex ta emot betalning, delta i kurs eller representation), eller står i jävsförhållande till den som berörs av den ekonomiska transaktionen. Är utanordnaren jävig ska dennes chef signera efter huvudattest av ordinarie huvudattestant eller dess ersättare. Detta sker på följande sätt: Sida 9 / 10
genom attest i enlighet med begreppet utanordnares chef genom att utanordna om utanordnarens chef är upplagd som ersättare till utanordnaren genom att godkänna elektroniskt eller via namnteckning på manuellt underlag innan ordinarie utanordning Detta innebär till exempel att en faktura från ett restaurangbesök där produktionsenhetschefen deltagit ska skickas till regiondirektören. Förtroendevald inom regionen får inte, i sin egenskap av sådan, utses till utanordnare eller huvudattestant. Den person som berörs av transaktionen, till exempel deltagit vid ett restaurangbesök, kan dock med fördel attestera fakturan som bevis på att fakturan stämmer. Representationskostnader som rör regiondirektören godkänns av ekonomidirektören. Ekonomidirektören informerar Regionstyrelsens ordförande vid behov. Om både regiondirektör och ekonomidirektör är berörda är det redovisningschefen som utanordnar kostnaden. Representationskostnader som rör fullmäktiges ordförande godkänns av regionstyrelsens ordförande och representationskostnader som rör regionsstyrelsens ordförande godkänns av fullmäktiges ordförande. UNDANTAG: Ordinarie jävsregler gäller för allt utom för kaffe, kaffebröd och annan enklare förtäring (ej lunch). I dessa fall behöver inte godkännande ske av andra än ordinarie huvudattestant och utanordnare. 11 Representation - uppföljning Varje produktionsenhetschef eller av denne utsedd har att avgöra i vad mån ekonomin medger kostnader för representation. Ledningsstaben ska en gång per år följa upp den totala kostnaden för representation per produktionsenhet samt efterlevnad av regelverket. Den årliga uppföljningen av ledningsstaben behandlas av Regionstyrelsens presidium. Resurscentrum har ett uppdrag från ledningsstaben att kontrollera bokföringsunderlag för att säkerställa att det är kvalitet på redovisningen och att gällande lagstiftning och interna regler följs. Granskningen sker utifrån en plan som i förväg förankras med redovisningschefen inom ledningsstaben. Planen kommer inte att vara känd men kan visas upp för revisorer eller ledningsstaben vid behov. Granskning görs månatligen på ett flertal konton. Granskning kan även ske stickprovsmässigt utifrån motpart, jäv eller beloppsurval på särskilt utvalt konto. Sida 10 / 10
Diarie nr: RS 2016-421 Ledningsstaben Annika Hjertkvist Giltig fr.o.m.: 2016-06-21 Gåvor till regionen och samverkansformer - riktlinje 1 Inledning Denna riktlinje bygger på policyn Representation, gåvor, tjänsteresor med mera - policy, som beslutas av regionfullmäktige (juni 2016). Regionstyrelsen fattar beslut om riktlinjerna. Beslut av riktlinjerna ska alltid ske i samband med revidering av policyn. Reglerna gäller såväl förtroendevalda som medarbetare, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom hela Region Östergötland. Regiondirektören kan genom delegation besluta om revideringar som beror på ändrad lagstiftning, ändringar i samverkansregler eller om något behöver förtydligas. Ledningsstaben ansvarar för dokumentation och spridning av anvisningarna. Kontaktperson på ledningsstaben (för gåvor till regionen) är regionjurist Susan Ols. 2 Gåvor till regionen Riktlinjen avser gåvor och andra förmåner till förtroendevalda och medarbetare inom regionen från allmänhet och externa samarbetspartners/leverantörer utanför regionen. Mottagande av pengar eller andra gåvor för egen vinning kan betraktas som muta och är inte tillåtet. Policy mot mutor och korruption samt Vägledning mutor och korruption finns på ekonomisidorna på Lisa. Anvisningar om gåvor från och inom regionen finns i Representation och gåvor från regionen - riktlinje. 2.1 Gåvor från allmänheten Gåvor i form av varor eller tjänster ska i regel inte tas emot. Medarbetare får inte heller ta emot testamentariska förordnanden, varken under anställningstiden eller efter att anställningen har upphört. Situationer kan uppstå där det i praktiken inte går att hindra att en gåva överlämnas, exempelvis då en tacksam patient vill ge personalen blommor, kakor eller choklad. Om gåvan är av trivselkaraktär och av ringa värde är det som ett undantag tillåtet att ta emot gåvan under förutsättning att den blir tillgänglig för hela personalen på exempelvis en avdelning. Gåvans art och omständigheterna vid överlämnandet får inte ge anledning till misstanke om särbehandling av patienten. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Vid erbjudande om gåva till regionen från företag och ideella organisationer ska stor restriktivitet iakttas. Sådan gåva får inte medföra några restriktioner för regionens verksamhet eller innebära villkor som påverkar verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Mottagare av gåvan får inte riskera att försättas i någon form av tacksamhetsskuld. Skänkt utrustning måste uppfylla regionens krav avseende bland annat hygien och brandsäkerhet. Upphandlingscentrum kan kontaktas för besked om aktuella krav. Om önskemål framförs om överlämnande av en donation eller gåva av värde, eller om någon erbjuds ett testamentariskt förordnande, ska regionjurist kontaktas för handläggning av ärendet. Sida 1/3
2.2 Förvaltning av stiftelser Regionen förvaltar ett antal stiftelser, och om någon vill överlämna en donation till regionen bör givaren föreslås att donationen läggs till en av de befintliga stiftelser som har ett ändamål i överensstämmelse med donationens syfte. Regionens stiftelseförvaltning kan kontaktas för information om befintliga stiftelser. Ett åtagande att förvalta en stiftelse får inte ske utan beslut av regionstyrelsen. 2.3 Gåvor och andra förmåner från externa samarbetspartners/leverantörer Om externa samarbetspartners/leverantörer vill överlämna gåvor måste möjligheten att ta emot gåvorna bedömas med hänsyn till de krav som finns på att regionen ska vara neutral och opartisk. Om avsikten med gåvan är att bli mer välvilligt behandlad i något sammanhang är det fråga om muta, och gåvan får inte tas emot. Gåvor av mindre värde kan undantagsvis accepteras. Gåva i form av kontanter eller värdepapper får aldrig accepteras. Måltider, fester, nöjesevenemang, sportevenemang och liknande där externa samarbetspartnern/leverantören erbjuder sig att stå för hela eller del av kostnaden är tillåtet om det sker i direkt samband med överläggning eller konferens som är en del i pågående samarbete, eller om det finns särskilda skäl. Exempel på särskilda skäl kan vara introduktion av ny samarbetspartner/leverantör vid start av nytt samarbete. Andra exempel kan vara aktiviteter som utgör en markering av ett för regionen pågående gott samarbete eller ett avslutande av ett samarbete som varit till fördel för regionen. Produktionsenhetschefen avgör och ger tillstånd, i tveksamma fall efter samråd med regiondirektören. Regionen betalar de kostnader som kan uppkomma för den egna personalens resor och boende i anslutning till sådana evenemang/aktiviteter. Resor och boenden får inte bekostas av samarbetspartnern/leverantören. Det är normalt inte tillåtet att låta en familjemedlem eller vän bli medbjuden på något evenemang. En familjemedlem eller vän kan alltid delta till självkostnadspris. Avsteg kan dock göras vid regionövergripande representation, men dessa avsteg måste godkännas enligt undantagsreglerna i riktlinjen för regionens representation. Exempel är deltagande vid en kungamiddag. Det är inte tillåtet med semesterförmåner som lån av sommarstuga eller båt till förmånliga villkor. Det är inte tillåtet med rabatter som inte alla medarbetare på en arbetsplats kan få. Det är inte tillåtet med förmåner i form av penninglån på särskilt gynnsamma villkor, borgensåtagande eller skuldteckning eller efterskänkning av amortering eller ränta. Studieresor och konferenser som arrangeras av samarbetspartnern/leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är tillåtet under förutsättning att ett program av betydelse för samarbetet föreligger. Det får dock inte förekomma inför upphandling eller där risk för otillbörlig påverkan finns. Observera att särskilda regler gäller mellan medarbetare inom hälso- och sjukvården och vissa externa samarbetspartners, se avsnitt 3. Studieresor och konferenser, som arrangeras av annan än samarbetspartnern/leverantören och där denne erbjuder sig stå för hela eller del av kostnaderna är inte tillåtet. Stor restriktivitet bör iakttas vid mottagande av gåvor. Gåvor eller deltagande vid arrangemang av mindre värde kan accepteras, men i princip bör inte mera värdefulla gåvor tas emot. Gåvor eller deltagande i arrangemang som överstiger de beloppsgränser som regionen har i representationsreglerna för gåvor är inte tillåtna att ta emot. Samma regelverk ska gälla. 3 Samverkansformer Region Östergötland följer de avtal och överenskommelser som reglerar relationerna mellan medarbetare och externa samarbetspartners och som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar landstingen/regionerna att följa, enligt nedan. Interna regler inom Region Sida 2 / 3
Östergötland vad gäller representation, gåvor, förmåner med mera är alltid överordnat dessa avtal om regionens regelverk är mer restriktivt. Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin finns på Lisas ekonomisidor under policies, riktlinjer och anvisningar. Här finns även Frågor och svar avseende överenskommelsen. Sida 3 / 3
Ledningsstaben Annika Hjertkvist Giltig fr.o.m.: 2016-06-21 Diarie nr RS 2016-421 Sponsring - riktlinje 1 Inledning Detta är en riktlinje som bygger på policyn Representation, gåvor, tjänsteresor med mera policy, som beslutas av regionfullmäktige. Regionstyrelsen fattar beslut om riktlinjerna. Beslut av riktlinjerna ska alltid ske i samband med revidering av policyn. Reglerna gäller såväl förtroendevalda som anställda, oavsett anställnings- eller finansieringsform, inom hela i Region Östergötland. Regiondirektören kan genom delegation besluta om revidering av riktlinjen som beror på ändrad lagstiftning, ändringar i samverkansregler eller om något behöver förtydligas. Ledningsstaben ansvarar för dokumentation och spridning av anvisningarna. Sponsring från företag i läkemedelsbranschen, medicinteknikbranschen eller laboratorietekniska branschen regleras i Samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin, som överenskommits mellan SKL, LIF, Swedish Medtech och Swedish Labtech 1. I denna riktlinje är texten som står i policyn markerad med fet stil. Den sponsring som avses är situationer då regionen sponsras, det vill säga är den sponsrade parten som erhåller varor eller tjänster i utbyte mot att regionen exponerar sponsorns namn eller varumärke. Sponsringsprojekt ska hanteras affärsmässigt och ska regleras i avtal. Eventuell sponsring från näringslivet ska föregås av samråd med ledningsstaben. Regionen ger inte stöd till föreningar, idrott, kultur etcetera utöver de medel som beviljas i regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden, trafik- och samhällsplaneringsnämnden samt regionutvecklingsnämnden. 2 Definition av sponsring Sponsring innebär ett avtal till ömsesidig nytta mellan två eller flera parter, där ena parten (sponsorn) förbinder sig att lämna ersättning i form av kontanta medel, varor och/eller tjänster och den andre parten (den sponsrade) som motprestation tillhandahåller exempelvis exponering av varumärke eller andra varor och/eller tjänster till nytta för sponsorn. Regionen ger inte stöd till föreningar, idrott och kultur utöver de medel som beviljas i regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. Denna riktlinje avser situationer då regionen sponsras, det vill säga är den sponsrade parten som erhåller varor eller tjänster i utbyte mot att regionen exponerar sponsorns namn eller varumärke. Sponsringsprojekt ska hanteras affärsmässigt och ska regleras i avtal. Eventuell sponsring från näringslivet ska föregås av samråd med regionjurist. 1 Se Överenskommelse på ekonomisidorna på Lisa Sida 1/3