Styrelsen Förutom ansvar enligt nedan har styrelsen ett GEMENSAMT ansvar för att det som bestäms utförs i de olika grupperna. Alla i styrelsen deltar vid styrelsemöten. Ordförande Skriver dagordning tillsammans med sekreterare. Leder föreningens sammanträden. Planerar och samordnar verksamheten. För föreningens talan utåt. Kollar att alla beslut genomförs. Godkänner alla räkningar. Ansvarar för kallelsen till årsmöte och styrelsemöte. Ansvarar tillsammans med sekreterare för att medlemmarna kallas till olika möten. Ansvarar tillsammans med kassör för att föreningens ansökningar om bidrag i rätt tid. Vice ordförande Sammankallande i en av grupperna (prov och tävling, aktivitets- och informationsgruppen, Ersättare för ordförande om denne är frånvarande eller slutar. Sekreterare Skriver dagordning tillsammans med ordförande. Skriver föreningens protokoll. Sköter föreningens arkiv/förvarar alla viktiga papper. Sköter föreningens post/mail (skickar vidare till berörda personer). Ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till olika möten. Förbundskansliets kontaktperson i klubben. Distriktets kontaktperson i klubben Skickar information till medlemmarna. Kassör Sköter föreningens ekonomi. Sköter in/utbetalningar och bokföring. Upprättar årligen bokslut (balans samt resultaträkningar). Ansvarar för medlemsregister och medlemsavgifter. Ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens bidragsansökningar lämnas i tid. Nyckelansvarig
Ledamot Sammankallande i en av grupperna (prov och tävling, aktivitets- och informationsgruppen, Ansvarar för att det finns kontaktperson inom klubben för bingolotto, sponsorhuset och ullmax. Suppleant 1 Suppleanten tjänstgör i den ordning årsmötet beslutar. Har yttrande- och förslagsrätt vid styrelsens möten. Sammankallande i en av grupperna (prov och tävling, aktivitets- och informationsgruppen, Suppleant 2 Suppleanten tjänstgör i den ordning årsmötet beslutar. Har yttrande- och förslagsrätt vid styrelsens möten. Sammankallande i en av grupperna (prov och tävling, aktivitets- och informationsgruppen,
Allmänt om grupperna Varje verksamhetsområde och verksamhetsgrupp är ansvarig inför styrelsen. Inför varje år skrivs en verksamhetsplan och budget. Vid behov av avsteg från beslutad plan eller budget, skall nytt beslut tas av styrelsen. Styrelsen bedömer om ärendet behöver avgöras av klubbmöte. I varje grupp finns en sammankallande från styrelsen vars huvudsakliga uppgift är att: Ha ett övergripande ansvar för gruppens verksamhet Kalla till regelbundna gruppmöten Fördela arbetsuppgifter inom gruppen Tillse att utvärderingar, analyser och dokumentation görs efter varje arrangemang Tillse att handlingar inför årsmöte kommer i tid till styrelsen. Lägesrapporterar fortlöpande till styrelsen via mötesanteckningar. Beslutsrätt för grupperna Grupperna har inte rätt att fatta beslut i frågor som: binder klubbens organisation över flera år rör frågor som omfattar hela verksamheten inte ryms inom givna ekonomiska ramar kan påverka annan grupp disciplinära ärenden Uppföljning Efter genomförandet av aktivitet skall uppföljning ske i verksamhetsgruppen för att ständigt förbättra klubbens verksamhet. Uppföljningarna ska dokumenteras i form av minnesanteckningar som senare användas som underlag för verksamhetsberättelsen som upprättas i november. Uppföljningen ska innefatta såväl själva arrangemanget som det ekonomiska utfallet. Senast en månad efter avslutad aktivitet skall ekonomisk redovisning lämnas till klubbens kassör. Vid upprättande av sådan redovisning biträder kassören vid behov. För arbetsgivarredovisning skall redovisas namn, adress och personnummer för samtliga personer, som fått någon form av kostnadsersättning eller arvode. Denna redovisning skall lämnas tillsammans med den ekonomiska redovisningen. Möten Grupperna sammanträder vid behov på kallelse av sammankallande. Vid mötena för grupperna minnesanteckningar (ej krav på formella protokoll).
Prov och tävling Samordna både inofficiella och officiella tävlingar och prov Upprätta planer med mål för tävlingar Utvärdera tävlingar Planera inför kommande års tävlingar, stämma av med distriktet Planera och samordna KM Hålla förteckning över funktionärer, både sådana med auktorisation och övriga som hjälper till vid tävlingar. Se till att auktoriserade funktionärer får tjänstgöra så att auktorisationen kan bibehållas. Info och samverkan med distrikt o andra organisationer som Hundungdom, Försvarsmakten mfl. Samarbeta m HUG i utbildningsfrågor. Inför brukstävling I samband med sista anmälningsdag kalla till möte med ansvarig tävlingsledare och tävlingssekreterare och upprätta fördelningslista vem? Var? När? Finns i pärm i PoT-skåpet på kontoret. Prata med markägare inför tävling Anmäla skott till polisen inför tävling Tillsammans med Anläggning, drift och försäljning inventera och införskaffa materiel till tävlingar (t.ex. apporter, priser, koner, hinder, spån, spårpinnar, snitslar, skyltar osv) Inför lydnadstävling I samband med sista anmälningsdag kalla till möte med ansvarig tävlingsledare och tävlingssekreterare och upprätta fördelningslista vem? Var? När? Finns i pärm i PoT-skåpet på kontoret. Tillsammans med Anläggning, drift och försäljning inventera och införskaffa materiel till tävlingar (t.ex. apporter, priser, koner, hinder, spån, spårpinnar, snitslar, skyltar osv) Inför agilitytävling Ansvara för/samordna: Kontakt med TL och domare, priser, kök osv. Ansvara för att underrätta och samordna arbete tillsammans med övriga grupper inför tävling. Inför tävling i rallylydnad Under utveckling då vi ännu inte haft någon rallylydnadstävling i klubben
Hundägarutbildningsgruppen Upprätta planer med mål för utbildningar och kurser Vid behov, annonsering av kurser Kurser riktade till såväl nybörjare som tävlingsekipage (valp, allmänlydnad, tävlingslydnad, bruks, agility, rallylydnad och övriga kurser) Ansvarig för klubbens bibliotek Utvärdera utbildningar och kurser Fixa schema för tisdagsträningar Arrangera temakvällar och utvecklingskurser för att stimulera hundägare till fortsatt utbildning. Delta på informations- och samordningsmöten anordnade av distrikten. Samordningsmöten hålls i syfte att sprida information och byta erfarenheter mellan lokalklubbar i distriktet. Utbildningsbehovet i klubbarna inventeras för att ligga till grund för planering och eventuell samordning av utbildningar inom distriktet. Kurser Kontakt med Studieförbund och allmän administration av kursverksamheten. Inventering och handhavande av litteratur till kurser Ta emot anmälningar till kurser Kontinuerlig kontakt med sådana som väntar på kursstart Samordna instruktörer till olika kurser Skicka ut kallelse till kursdeltagare Ansvara för att studiefrämjandets närvarolista delas ut till instruktör och samlas in igen Verka för att alla som vänder sig till Brukshundklubben för att gå kurs ska erbjudas kursplats. Inventera huruvida klubben tar emot alla som vill gå hundägarutbildning och arbeta för att platser ska erbjudas alla som önskar. Utbildning Ansvara för fortbildning och utbildning av funktionärer (domare, tävlingsfunktionärer, förtroendevalda, instruktörer) Stimulera och stödja instruktörer och lärare inom lokalklubben i den omfattning som fordras samt vara dem behjälplig i olika frågor. Inhämta information från instruktörer och lärare och lyfta fram viktiga frågor till distriktets hundägarutbildning. Delge distriktets hundägarutbildning information om klubbens planerade verksamhet. Delge distriktets hundägarutbildning synpunkter för vidarebefordran till centrala hundägarutbildningsgruppen
Aktivitets- och informationsgruppen Upprätta planer med mål för marknadsföring, samt genomföra dessa Aktiv marknadsföring av klubbens verksamhet Klubbfester och andra sammankomster/arrangemang/aktiviteter för klubbens medlemmar i samråd med andra verksamhetsområden och grupper Aktiviteter för medlemmar Träningsgrupper (lydnad, rallylydnad, agility med flera utifrån efterfrågan) Årsmötesfest Träningstävlingar (Hoforscupen, lydnadsträningstävling osv) Föreslå teman för medlemsmöte, eller övriga aktiviteter i form av medlemsvård i samband med medlemsmöten. Övriga aktiviteter utifrån verksamhetsplan Aktiviteter öppna för alla Öppet hus några gånger per år (påsk, höstlov, hundens dag, prova-på-aktiviteter förslagsvis en gång per månad) Delta vid bessemerfesten, Lissjödagarna, Torsåkers bygdemarknad, kommunala arrangemang etc. Information Hemsidan Uppdatera med info från respektive grupp (kurser, annonser, dagordningar, resultat osv) Hålla hemsidan uppdaterad vad gäller förtroendevalda Föra in tävlingsresultat för våra tävlingsekipage Ansvara för att blogginlägg skrivs vid våra olika aktiviteter Facebook All info från hemsidan ska även ut på facebook-sidan Tävlingar för att sprida sidan Påminna om kursstarter Lägga ut info om övriga aktiviteter Information ut till medlemmar Välkomstmail till nya medlemmar Uppföljning av avgående medlemmar, eventuellt erbjudande till dessa Bidra med teknisk hjälp gällande mailutskick från övriga grupper
Anläggning, drift och försäljning Samordna service inför tävlingar, prov och utbildningar Inventering och underhåll av material för träning, tävling och kurser i samarbete med övriga grupper Trivsel och verksamhet i klubbstugan (tillexempel pynta inför påsk och advent) Inköp av varor Anordna städdagar Underhåll av stuga och träningsplaner Anläggning, drift Fixar stugschema med ansvariga för städning, och vad som ska göras Laga trasigt Byta ut farligt Göra klippschema för klubbens planer Slyröjning och grästrimning Bekämpa ohyra inne i klubbstugan och på toaletten Byta gardiner, tvätta handdukar, putsa fönster, städa skåp & lådor (detta kan med fördel göras på anordnade städdagar) Ansvara för underhåll av värmepump (rengöra filter osv) Dra vatten/el/annan service till tävlingar efter överenskommelse Övervakning av temperatur så ingenting fryser på toaletten eller i köket (slå av/på värmen på vår/höst) Hålla koll på brunn och slamtömning Bära in/ut utemöbler på vår/höst Försäljning Inhandla kioskvaror till försäljning i köket Ansvara för inhandling och matlagning till funktionärer och tävlande vid klubbens tävlingar