Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Mötesinformation Mötesdatum: 2015-05-20 Kl. 17.15 Mötesplats: Ansvaret Närvarande Post Anna Neglén Daniel Saadat Lukas Norlund Sivermark Sara Lundqvist Johanna Witting John Gunell Adam Dahrén Simon Fjellner Hanna Lundin Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ordf. Ekonomiutskottet Ordf. Näringslivsutskottet Ordf. Sociala utskottet Ordf. Utbildningsutskottet Ordf. Pubutskottet Ordf. Marknadsutskottet Inbjudna Owe R Hedström Inspektor HHUS (närvarande till och med 9) Maria Kapell Utbildningsbevakare, Umeå Studentkår Justeras Simon Fjellner, Justerare Anna Neglén, Ordf Maria Kapell, Sekr 1(8) justeringssignatur
1. Mötets öppnande Ordförande förklarar mötet öppnat kl. 17.13. 2. Val av Sekreterare utse Maria Kapell till sekreterare. 3. Val av Justerare utse Simon Fjellner och Anna Neglén till justerare för mötet. 4. Föregående Protokoll Bakgrund: Protokoll från tidigare styrelsemöte. lägga föregående protokoll till handlingarna. 5. Godkännande av dagordningen godkänna föredragningslistan med följande ändringar: den ekonomiska rapporten utgår och blir istället 8 Marknadsföringsrapport, lägga till beslutspunkten Flytt av mandatperioden som blir första beslutspunkt, lägga till de övriga punkterna 19.1 Socialas outfit och 19.2 Uniaden. 2(8) justeringssignatur
6. Närvarande bevilja alla närvarande med yttranderätt. Meddelandepunkter 7. Rapporter Föredragande: Styrelsen Bilaga: 7. Verksamhetsberättelser lägga verksamhetsberättelserna till handlingarna. 8. Marknadsföringsraport Föredragande: Hanna Lundin Bilaga: Marknadsföringsrapport lägga marknadsföringsrapporten till handlingarna. Beslutspunkter 9. Flytt av mandatperiod Bilaga: Beslut godkänna flytt av mandatperiod Anna föredrar punkten och förklarar detta är ett viktigt beslut ta och det krävs styrelsen är eniga och verkligen tänker igenom och kan stå bakom det beslut som fas till hundra procent. Styrelsen diskuterar förslaget och vissa är skeptiska och oroliga för det ska uppkomma en massa problem om mandatperioden flyttar, medan andra är väldigt positiva till flytta mandatperioden. 3(8) justeringssignatur
Problem som diskuteras är bland annat det kommer bli för lite tid söka och tillsätta ledningen, vissa event kommer, föruts det kommer se ut som det gör idag, krocka med valet, ekonomiutskottet kommer få sitta en längre period för hinna klart med bokslutet. Anna förklarar det kommer bli en tuff höst och styrelsen kommer få jobba hårt men hon poängterar at hon gjort väldigt mycket research i frågan och tror verkligen på förslaget. Vidare diskuterar styrelsen de eventuella problem som kommer uppstå vid en flytt av mandatperioden kommer vara störst första året och sedan kommer föreningens struktur och kultur förmodligen anpassa sig väldigt bra för kommande år. Owe tycker det är ett mycket bra förslag och tror det kommer påverka HHUS framtid positivt. Styrelsen diskuterar hur de tror ledningen ser på detta förslag och vissa uttrycker oro för det inte kommer tas emot bra, medan andra tror de ser positivt på det. Anna förklarar ledningen informerats om vad som är på gång i frågan och poängterar detta är styrelsens beslut fa. Överlag är de flesta i styrelsen positiva till förslaget men alla är inte beredda fa ett beslut riktigt än. Därför får alla tänka igenom det en gång till och sedan träffas styrelsen på fredag 22/5 för ta beslut i frågan. bordlägga frågan. 10. Förrådet Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bilaga: Beslutspunkt förrådet Styrelsen positiva till förslaget. Det kommer behöva upprättas någon form av ordning och ansvarsfördelning så det blir tydligt vem som har det yttersta ansvaret. Några skeptiska till en projektgrupp, bättre om något utskott, styrelsen eller några inom ledningen blir ansvariga. aktivt jobba för öka säkerheten kring förrådet samt etablera ordning och systematiskt bokföra dess innehåll. 11. Mejlprefixet 4(8) justeringssignatur
Föredragande: Daniel Saadat Bilaga: Mejlprefixet Daniel Saadat Hela styrelsen för förslaget, Adam tillägger prefixet dock bör vara engelska. Anna uppmanar styrelsen informera sina utskott om detta, det är styrelseledamöternas ansvar detta implementeras efter beslutet är taget. införa det fyra mejlprefixen INFO, QUESTION, IMPORTANT och TASK i all intern kommunikation inom styrelsen och ledningen. 12. Egna tröjor Föredragande: Adam Dahrén Bilaga: Beslutspunkt Egna tröjor Diskussion kring när dessa tröjor ska användas i relation till när ledningströjorna ska användas? Synpunkter hos styrelsen dessa inte bör ersätta ledningströjorna, det kan bli komplicerat ha företagsloggorna på tröjorna om de ska behållas och användas mycket privat, de kommer alltid förknippas med HHUS även om de används privat. Det är positivt med branding men oklart vad syftet med dessa tröjor är när ledningströjorna finns. Anna förklarar det finns möjlighet för utbildningsutskottet få ledningströjorna i en färg om de vill det, vilket Adam är nöjd med, då behöver de inga egna tröjor. avsluta diskussionen, inget beslut behöver tas i frågan om tröjorna. 13. Utökad budget Get Game Föredragande: John Gunell Bilaga: Beslutspunkt Utökad budget Get Game Styrelsen positiva till förslaget, jättebra sätt ge tillbaka till medlemmarna på. John svarar på några frågor som uppkommit. Bland annat förslaget gäller för höstterminens budget. Ett förslag uppkommer om utöka budgeten för varje termin, delade meningar kring det. Styrelsen för godkänna en ökad budget för en termin först och sedan ta en vidare diskussion om öka den generellt för varje termin. 5(8) justeringssignatur
godkänna en utökad budget för Get Game på 5 000 kr under höstterminen. 14. Finansmästeriet Föredragande: Sara Lundqvist Bilaga: Beslutspunkt Finansmästeriet Sara är positiv till Finansmästeriets förslag och förklarar det inte är pengar som lämnar föreningen, det blir ingen kostnad, de får bara ett nytt syfte och placeras om. Lukas ställer frågan om det går kombinera med någon typ av stipendium, vilket styrelsen tycker är ett bra förslag och värt kolla upp. Det finns vissa oklarheter kring syftet och önskemål om Tobias från Finansmästeriet hade varit med på mötet och förklarat vissa delar. Majoriteten av styrelsen är dock för fa ett beslut i frågan idag. godkänna Finansmästeriet får 20 000 kr placera i en hedgefond tills pengarna behövs av styrelsen. Adam Dahrén reserverar sig mot beslutet. 15. Godkänna budgetar Föredragande: Sara Lundqvist Bilaga: Beslutspunkt Föreningen + E-puben budget belägga ärendet med sekretess. 16. Säljutbildning Föredragande: Johanna Witting Bilaga: Beslutspunkt Säljutbildning Johanna förklarar det är en kostnad på 7500 kr (inklusive moms) som styrelsen har ta ställning till. 6(8) justeringssignatur
Styrelsen är överlag mest positiva till alternativ nummer två eftersom de då kan skicka flera. Det är dock oklart hur många som kan åka. Diskussion kring det bör kunna garanteras någon form av kvalitet på utbildningen så de som åker får nytta av den. Johanna har ingen information om kvaliteten på alternativ två-utbildningen men tar med sig frågan. Johanna kollar hur många som får åka för 7500 kr och sedan kan styrelsen ta ställning till det och fa ett beslut i frågan. bordlägga frågan. Diskussionspunkter 17. Verkstadsgruppen Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bilaga: Diskussionspunkt Verkstadsgruppen + bilaga 1 Verkstadsgruppen Styrelsen positiva till förslaget men tveksamma till det kommer finnas tid till det under hösten om var ansvaret bör ligga. Förslag det kan vara en del av Insparken och då behöver ingen ny projektgrupp skapas och det kommer nå ut och engagera många studenter. Anna föreslår börja med kolla om intresse finns för en projektgrupp och sedan lägga fram förslag om kostnad, tid, ansvar med mera. Lukas nöjd med styrelsens synpunkter. lägga diskussionen till handlingarna. 18. Viceklubben Föredragande: Daniel Saadat Bilaga: Viceklubben Daniel Saadat Positiva synpunkter på fortsätta med viceklubben. Det är ett bra bollplank för alla vices och chans för dem inspireras och lära av varandra. Viceklubben ska vara ett koncept som de själva styr och därför är det viktigt styrelsen inte lägger sig i, men också viktigt styrelsen blir informerade om vad som tas upp i viceklubben så ingen information tappas bort. 7(8) justeringssignatur
lägga diskussionen till handlingarna. 19. Övriga punkter 19.1 Socialas outfit Föredragande: John Gunell Bakgrund: John visar jackorna som Sociala utskottet ska köpa in. Styrelsen positiva. lägga punkten till handlingarna. 19.2 Uniaden Föredragande: Johanna Witting Bakgrund: Uniadens budget ska godkännas imorgon. belägga ärendet med sekretess. 20. Sekretess belägga 15 Godkänna budgetar och 19.2 Uniaden med sekretess. 21. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat kl. 21.35. 8(8) justeringssignatur