Medieutredningen förvärvspolicy, mätmetoder, organisation Malmö högskola, Bibliotek och IT Slutrapport 2006-05-09
Innehållsförteckning Bibliotek och IT:s vision och mål 5 Inledning 6 Medieutredningen 7 Uppdraget 7 Projektdeltagare: 8 Del 1: Förvärvspolicy 9 Målgrupper 9 Medieurval 9 Inköpsförslag 10 Kurslitteratur 10 Läromedel 10 Fjärrlån förvärv 10 Upphandlingar 10 Elektroniskt tryckt 10 Databaser 11 Konsortiebildningar 11 Övriga medier 11 Nya medier 11 Läshandikappade studenters litteraturförsörjning 11 Donationer 12 Egenproducerade publikationer 12 Fria resurser 12 Del 2: Mätmetoder 13 Uppdrag 13 Definitioner 13 Problem 13 Sammanfattning av projektgruppens förslag 14 Mätmetoder 14 Samlingarnas omsättning 14 Internt användande av referensverk och låneböcker 15 Analys av ämnesområden i samlingarna 15 Fjärrinlån i förhållande till samlingarna 17 Aldrig utlånade böcker 17 Lånestatistik för de olika användargrupperna 17 Statistik för det elektroniska materialet 18 Jämförelser med andra bibliotek 18 Analys av forskares referenshanteringsbibliotek 19 Analys av referenslistor från avhandlingar 20 Enkätundersökning 20 Kvalitativa intervjuer 21 Fokusgrupper 21 Analys av var våra forskare väljer att publicera sig 22 2
Del 3: Organisation 23 Inledning 23 Nuvarande förvärvsorganisation 24 Samarbete och kommunikation med områdena 24 Utredning av kontaktorganisationen 24 Samarbete kring urval 24 Förslag 25 Samarbete och kommunikation: övriga fora och organ 26 Lokala nämnder/råd 26 Nämnden för LUT och BIT 26 Biblioteksrådet på Hälsa och samhälle 26 Biblioteksrådet vid Odontologiska fakulteten 26 Forskningsorganisation 27 Forskningsprogram 27 Forskningsforum Vetenskapsområden 27 FFu-beredningen (Forskning och forskarutbildningsberedning) 28 Mediestrategigrupp 29 Referensgrupp 29 Bilagor 30 Bilaga 1 SCAT-listan, problem mm 30 Vår hylluppställning 30 Åtgärder 31 Sammanfattning av nödvändiga åtgärder 32 Bilaga 2 Forskares referensbibliotek En förstudie 33 Mål 33 Hur 33 Beskrivning 33 Automatiserad sökning 33 Resursåtgång 34 Bilaga 3 Malmö högskolas grundutbildning och forskningsmiljöer 35 Bilaga 4 Forskningsorganisation Malmö högskola 36 Referenser 37 3
"Det avgörande kriteriet för att utvärdera kvaliteten hos en tjänst är dess förmåga att möta de användarbehov den är avsedd för, och värdet av en tjänst måste bedömas i termer av den nytta som dess användning upplevs ha för dem som betalar tjänsten." (Orr, R.: Measuring the goodness of library services. Journal of documentation, 29(1973)). Allt som kan göras digitalt blir digitalt, och allt som blir digitalt blir förmodligen snart även mobilt. Allt som är digitalt kan spridas från kompis till kompis, och därför sker distribution av digitalt innehåll oerhört mycket snabbare än vi tidigare vågat räkna med. Det i sin tur innebär att de strukturer vi idag tar för givna kan vara utraderade imorgon och att nya strukturer plötsligt likt en lavin skapat helt nya landskap. Se vad som skedde med musikindustrin och hur snabbt det gick. Se vad som hände med filmindustrin och vilka konsekvenser det fått. Se vad som håller på att hända inom telekomvärlden nu när Skype gjort sitt intåg. Fundera på vilka branscher som står i tur härnäst, kanske det är din bransch, och fundera på hur snabbt det kan gå! (Johan Forsberg, Informationschef LunarStorm samt kreativt ansvarig Prime 2005) 4
Bibliotek och IT:s vision och mål Vision Mål Bibliotek och IT skall som en innovativ och gränsöverskridande del av Malmö högskolas lärande- och forskningsmiljö ge studenter och personal rika förutsättningar att möta samhällets krav och möjligheter. Utveckla och tillhandahålla vetenskaplig informationsförsörjning Erbjuda verktyg för nyttjande av informations- och kommunikationsteknik Utveckla studenters, lärares, forskares samt övrig personals informationskompetens Erbjuda en kreativ och utvecklande lärandemiljö 5
Inledning Bibliotek och IT skall vara drivande i frågor som rör informationsförsörjning och medier. Vi skall på ett aktivt och engagerat sätt delta i den nationella och internationella debatten och samarbeta i praktiska frågor med andra aktörer som IFLA, BIBSAM, Svensk biblioteksförening och BISAM. Förvärvsfunktionen vid BIT har alltsedan starten 1998 präglats av devisen Ge studenter och personal vad de behöver för studier, lärande och forskning och även till viss del för rekreation. Vi har varit till stor del användarstyrda. Vi har målmedvetet arbetat med relationer till studenter, lärare och forskare för att i samarbete bygga upp de mediasamlingar som nu finns. Vi har även från start arbetat kontinuerligt och konsekvent med kvalitetsfrågor. Ett mått på god kvalitet är i hur hög grad en organisation förmår förändra eller komplettera sin verksamhet i takt med att omvärlden förändras. Det är framför allt tre förändringar som präglat vår verksamhet de senaste åren. Den tekniska utvecklingen inom media och kommunikation går i rasande fart. Hur ett bibliotek ser ut om tio år kan vi bara gissa. Den pedagogiska utvecklingen, från katederundervisning och kurslitteratur till PBL, grupparbete och eget sökande efter information, präglar undervisningen. Utvecklingen av Malmö högskola, från liten högskola med mycket undervisning på grundnivå till stor högskola med omfattande och växande forskning har gått snabbt. För att möta denna utveckling och anpassa teknik, logistik och organisation krävs en bred och djup kunskap om förhållandena inom informationsförsörjningsområdet. Det gäller både vad vi skall ha i våra bibliotek, i viken form vi skall ha det samt hur vi skall organisera arbetet med att införskaffa detta. 6
Medieutredningen Uppdraget Att ta fram förslag till en ny förvärvspolicy. Målet är att presentera en ny, utvecklad och allomfattande medieförvärvspolicy för Malmö högskolas bibliotek. Den skall omfatta alla publikations- och medietyper. Den skall ta hänsyn till Malmö högskolas utbildningsinriktningar, till högskolans forskningsinriktningar, till den tvärvetenskapliga profilen samt till de olika perspektivområdena. Den skall ta hänsyn till Malmö högskolas plats i det svenska akademiska livet med krav på informationsutbud inom ett brett spektrum på såväl grundläggande som mer avancerade nivåer. Den skall också ta upp frågan om Malmö högskolas roll i konsortiebildningarna för digitalt material. Att ta fram förslag till hur samlingarnas kvalitet kan utvärderas. Målet är att utveckla metoder för att utvärdera Malmö högskolas biblioteks samlingar av olika publikations- och medietyper samt att genomföra en pilotstudie. Utvärderingarna skall göras dels gentemot högskolans egna nutida och framtida behov och dels gentemot andra lärosätens samlingar inom specifika ämnen. Att komma med förslag till hur en medieinnehållsgrupp skall se ut. Målet är att ta fram ett förslag till organisation som har till syfte att säkerställa att samlingarna vid Malmö högskolas bibliotek motsvarar högskolans nutida och framtida behov samt att dessa håller en hög och jämn standard. För detta krävs kompetens från bibliotekens, och högskolans, alla delar. Förslagen skall vara klara senast 30 april 2006. För att genomföra projektet tillsätts en projektgrupp med medlemmar från olika delar av BIT-organisationen; totalt tio personer. För att driva projektet kommer tre undergrupper att skapas, en för varje projektdel, och med en sammankallande i varje grupp. Arbetet kommer att bedrivas dels i undergrupperna och dels samlat. Projektgruppen som helhet har ansvar för slutresultatet. För att tillföra kompetens och för att förankra projektet kommer gruppen att arbeta öppet och med många utåtriktade kontakter både inom BIT och inom Malmö högskola. Resursåtgång beräknas till arbetstid tio personer i tolv veckor, fyra timmar per vecka = 480 timmar. Detta är den beräknade tidsåtgången och säger inget om timfördelningen mellan olika deltagande individer. 7
Projektdeltagare: Jan Nilsson, projektledare, jan.nilsson@mah.se, tfn 046-665 7294 Förvärvspolicygruppen Ola Tengstam, sammankallande, ola.tengstam@bit.mah.se, tfn 040-665 7334 Ann-Sofie Nilsson Anneli Svensson Utvärderingsgruppen Hanna Wilhelmsson, sammankallande, hanna.wilhelmsson@bit.mah.se, tfn 040-665 7721 Per Egevad Jenny Widmark Medieinnehållsgruppen Pablo Tapia, sammankallande, pablo.tapia@bit.mah.se, tfn 040-665 7490 Helen Olsson Leif Svensson 8
Del 1: Förvärvspolicy Förvärvspolicyn vid Malmö högskolas bibliotek har alltsedan start präglats av ett användarperspektiv. Ge studenter och personal vad de behöver för studier, lärande och forskning. Vi har också menat att det är bättre att köpa materialet än att fjärrlåna och i valet mellan olika format för information har vi valt att prioritera det elektroniska. Föreliggande förslag är inte en ny förvärvspolicy. Det är en utveckling och ett förtydligande av de ovan beskrivna riktlinjerna som vi länge följt. I policyn förtydligas bland annat frågan om val av format. Frågan om samlingarnas kvalitet, där eventuella luckor i beståndet är en del, tas upp i avsnittet Mätmetoder. Frågan om hur en organiserad dialog och kommunikation med våra användare skall ske föreslås i medieinnehållsgruppens förslag. Bibliotek och IT består av ett antal funktioner som ansvarar för verksamhetens olika delar. Mediefunktionen har ansvar för förvärvsarbetet. Förvärvsteamet utför allt förvärvsarbete på biblioteken. Förvärvet görs lokalt på Malmö högskolas fyra olika bibliotek. Målgrupper Bibliotekens primära målgrupper är studenter och personal på Malmö högskola och vår målsättning är att i största möjliga mån tillgodose dessa målgruppers enskilda behov av media. Allmänhet och studenter vid andra lärosäten är också välkomna att utnyttja våra resurser. Medieurval Förvärvet av media bör vara relevant för den undervisning och forskning som bedrivs vid Malmö högskola. Vi strävar också efter att samverka med samhället i övrigt och kan förvärva föreslagna medier från allmänheten om de knyter an till högskolans kurser eller har ett allmänt intresse. Förvärvet skall i första hand vara användar- och efterfrågestyrt, detta för att uppnå samlingar som har hög aktualitet och som är flitigt utnyttjade. Biblioteken vid Malmö högskola har dock det övergripande ansvaret för bevakning av nyutgiven litteratur och medieutveckling. Bibliotek och IT bedriver därför, i samråd med forskare, ett kontinuerligt selektionsarbete parallellt med det användarstyrda förvärvet. Detta är också relevant för att undvika eventuella snedfördelningar i beståndet som kan uppstå genom det användarstyrda förvärvet. För att uppnå hög kvalitet på våra samlingar skall biblioteken aktivt verka för att lärare och forskare är delaktiga i selektionsprocessen. Det är också Bibliotek och IT:s ansvar att göra bedömningar av framtida mediebehov. 9
Inköpsförslag För att uppmuntra och göra det enkelt för våra användare att lämna inköpsförslag finns ett formulär för detta på bibliotekens webbplats. I formuläret förklaras att Om något är oklart kontaktar vi dig inom några dagar, annars kommer boken att köpas in. Detta är ett uttryck för vår strävan efter en hög grad av användarstyrning. Kurslitteratur Obligatorisk kurslitteratur skall finnas på Malmö högskolas bibliotek. Det skall alltid finnas ett referensexemplar av den obligatoriska kurslitteraturen. Dessutom skall exemplar för hemlån finnas enligt följande: Minst ett exemplar om det är mindre än 30 studenter på kursen. Minst två exemplar om det är 30 eller fler studenter på kursen. Minst tre exemplar om det är 70 eller fler studenter på kursen. Minst fyra exemplar om det är 120 eller fler studenter på kursen. Läromedel Läromedel förvärvas kontinuerligt eftersom det är en självklar och viktig del i lärarutbildningens kurser. Urvalet sker genom inköpsförslag, egen selektion och genom regelbunden dialog med förlag. Målet är att läromedel som är relevant för lärarutbildningen skall finnas på Orkanenbiblioteket. Fjärrlån förvärv Önskad relevant litteratur som inte finns i något av Malmö högskolas bibliotek och som inte heller kan förvärvas med leverans inom rimlig tid har vi möjlighet att fjärrlåna in från andra bibliotek i eller utanför Sverige. Dock är prioriteringen alltid inköp före fjärrlån eftersom det är mer kostnadseffektivt och leder till bättre kvalitet på samlingarna. Upphandlingar Malmö högskola följer lagen om offentlig upphandling vilket innebär att vi i första hand anlitar upphandlade leverantörer av böcker och tidskrifter. Elektroniskt tryckt Vår huvudprincip är att välja elektronisk utgåva i stället för tryckt så långt det är möjligt. Denna princip tillämpas fullt ut när det gäller tidskrifter och uppslagsverk där vi endast tecknar abonnemang för tryckt utgåva i de fall då elektronisk inte finns. När det gäller monografier väljer vi elektronisk utgåva om den finns via plattform som följer gängse standard. I vissa fall kan vi dock komplettera med ett tryckt exemplar om särskilda önskemål framkommer. När det gäller titlar som en- 10
bart finns i elektronisk form via plattformar som inte följer gängse standard, väljer vi vanligen att köpa tryckta exemplar för att undvika alltför många olika plattformar att hålla sig uppdaterad kring. Databaser Biblioteken strävar efter att tillgodose målgruppernas skiftande informationsbehov genom att erbjuda olika typer av databaser inom alla forsknings- och utbildningsområden på Malmö högskola. Utbudet av databaser är stort men av ekonomiska skäl prioriteras de mest efterfrågade. Konsortiebildningar Vi skall aktivt delta i olika former av konsortiebildningar, som t.ex. BIBSAMs och Sydsvenska digitala bibliotekets, men även driva egna. Övriga medier Vi förvärvar i vissa fall interaktiva läromedel på cd-rom, men köper i övrigt inga titlar i detta format utom i undantagsfall då önskat material inte finns i annan form. Biblioteken förvärvar regelbundet skönlitteratur som ljudböcker på CD eftersom det är ett naturligt komplement till den tryckta versionen. Urvalsarbetet bedrivs dels via inköpsförslag och dels via eget urval. Vi förvärvar regelbundet spel- och faktafilm enligt samma principer som ovan. Förutsättningen för inköp av film är att vi försäkrat oss om rättigheter för hemlån respektive undervisning beroende på vad som önskas. Musikinspelningar har hittills köps in i mycket liten utsträckning eftersom det inte efterfrågats av lärare eller studenter. Dock kommer vi att tillmötesgå eventuella önskemål om musikinspelningar med koppling till högskolans kurser. I dessa fall köper vi inspelningarna i de format som förefaller lämpligast. Nya medier Vi följer med intresse utvecklingen av nya medietyper som än så länge är ovanliga på bibliotek. Vår utgångspunkt är att välja den medietyp som bäst uppfyller krav på kostnad och tillgänglighet. Det innebär att vi mycket väl kan välja för oss nya format om det framstår som lämpligast. Läshandikappade studenters litteraturförsörjning Litteratur som efterfrågas av läshandikappade studenter (t.ex. synskadade eller dyslektiker) kan antingen lånas in från talboks- och punktskriftsbiblioteket (TPB) eller laddas ner och brännas på CD via TPB:s webbkatalog. Litteratur som saknas i TPB:s bibliotek kan på begäran nyproduceras. 11
Donationer Biblioteken vid Malmö högskola tar emot donationer då dessa är relevanta för våra samlingar. Vi förbehåller oss dock rätten att göra eget urval ur materialet. Egenproducerade publikationer Avhandlingar framlagda vid Malmö högskola skickas till högskolans samtliga bibliotek och katalogiseras och placeras i samlingarna. Allt tryckt material publicerat i högskolans publikationsserier skall, om inga särskilda skäl föreligger, också publiceras i elektronisk form i databasen MUEP (Malmö University Electronic Publishing). Studentarbeten såsom uppsatser och examensarbeten tillgängliggörs endast genom elektronisk publicering i MUEP. Fria resurser Fria informationsresurser på www, som e-tidskrifter och e-böcker som normalt förekommer i bibliotekets samlingar, är under stor tillväxt. Hur dessa skall hanteras, när det gäller förvärv, katalogisering och tillgängliggörande är en stor och växande fråga som kräver en egen utredning och tas inte upp här. 12
Del 2: Mätmetoder Uppdrag I denna del av utredningen presentera de metoder för utvärdering av bibliotekets samlingar som projektgruppen kommit fram till. Vi presenterar både kvantitativa och kvalitativa metoder. Tanken är att metoderna skall kunna komplettera varandra för att ge en bättre uppfattning om samlingarnas kvalitet. Definitioner När man talar om bibliotekens samlingar infinner sig frågan om var gränsen för dessa samlingar går. Det är enkelt att se att bibliotekets tryckta böcker och tidskrifter är en del i samlingen, men hur skall vi tänka när det gäller till exempel fritt tillgängliga databaser som vi valt att länka till från bibliotekets hemsida? En avgränsning av samlingarna är att inkludera allt det som biblioteket presenterar på bokhyllor och på hemsidan. En annan möjlig avgränsning är att säga att samlingarna består av det som biblioteket har betalat för. Utvärderingsmetoderna som presenteras här går i vissa fall att använda oavsett vad man menar med samlingarna. I andra fall är det den senare avgränsningen som fått styra, det vill säga att samlingarna är det som biblioteket betalat för. Problem En annan fråga som rör samlingarna gäller kursböcker och övriga böcker. Till våra samlingar köper vi dels kurslitteratur förtecknad på litteraturlistor och dels övrig litteratur tänkt för forskning och fördjupningsuppgifter. Biblioteket har en utarbetad policy som innebär att all kurslitteratur köps in och det är i förväg bestämt hur många exemplar av varje bok, ett antal som är bestämt utifrån antalet studenter på kursen. På Malmö högskolas bibliotek behandlas inte de två typerna av böcker olika. De har samma lånetid och är också placerade tillsammans. Trots det kan man förutsätta att studenter i stor utsträckning lånar sådant material som finns på litteraturlistorna. Eftersom vi inte på något sätt markerar vilka böcker som är kurslitteratur och vilka som inte är det, går det inte att göra några mätningar särskilt på de böcker som inte är kurslitteratur. Det är viktigt att påpeka att för att resultatet från mätningarna verkligen skall säga något om kvaliteten på samlingarna krävs jämförelser både över tid och med andra bibliotek. Att till exempel se hur stor del av samlingarna som lånas ut säger oss inte så mycket förrän vi gör en jämförelse över tid och kanske med andra bibliotek. 13
Sammanfattning av projektgruppens förslag I arbetet med att ta fram mätmetoder för att undersöka samlingarnas kvalitet har projektgruppen uppmärksammat följande punkter som vi menar bör följas upp: Undersöka möjligheten att på ett automatiserat sätt jämföra innehållet i forskares referenshanteringsbibliotek (till exempel EndNote) med bibliotekets samlingar. Se vidare punkt Analys av forskares referenshanteringsbibliotek. Ge DIT i uppdrag att följa eller delta i utvecklingen av användarstatistik för de elektroniska resurserna. Se punkt Statistik för det elektroniska materialet. Felaktigheter i den så kallade SCAT-listan bör rättas till så att den går att använda för undersökningar av samlingarnas kvalitet. Se vidare Bilaga 1. Undersöka möjligheter för ett enkelt system för lagring av den statistik och övrig information som BIT tar fram i samband med olika mätningar så att den blir tillgänglig för alla. Detta för att underlätta framtida jämförelser. Mätmetoder Samlingarnas omsättning Ett enkelt sätt att mäta samlingarnas kvalitet är att beräkna hur mycket bibliotekets samlingar används i förhållande till hur många böcker det finns i samlingen. Uträkningen görs genom att man dividerar antal lån med antal böcker som är utlåningsbara: A/B där A: antal registrerade lån från utlåningssamlingarna B: antal dokument som ingår i utlåningssamlingarna En närmare beskrivning av hur måttet kan användas finns i Svensk biblioteksförenings Handbok i utvärderingsarbete. (Edgren et al. 2005) Som vi ser innefattar standardmåttet både lån och omlån. Detta kan ge ett väldigt högt värde och att endast ta med initiala utlån kan vara en variant. En vidareutveckling av måttet vore att kombinera hyllstatistikens utlån och antal exemplar per hylla, se bild nedan. Metoden behöver testas och anpassas utifrån våra samlingar och bibliotekssystem. Fördelen med den här metoden är att man på ett enkelt sätt får en överblick över hur samlingarna används. En nackdel är å andra sidan att det material som inte är utlåningsbart, till exempel referensverk, inte kommer med i mätningen. Det finns dock sätt att även mäta detta (se punkt Internt användande av referensverk och låneböcker). 14
Samlingarnas utnyttjandegrad utnyttjandegrad 0,00% 500,00% 1000,00% 1500,00% 2000,00% saml A-Aa Ab-Ae Aef-Af Anatomi B-Bd Be-Bf Bettfysiologi Bg-Bi Br Bs-Bv C Cb-Cj Ck Cm Cn Datorlitteratur D-Dj Doc Dod-Doe Dof Dog Dok Dop 244,60% 209,52% 226,81% 54 9,6 0% 286,03% 990,84% 724,09% 309,48% 53,85% 13 1,58% 329,96% 344,68% 50,00% 366,02% 295,32% 816,17% 766,67% 614,29% 772,44% 122,22% 1267,54% 1221,05% 159 5,8 1% Figur 1 Samlingarnas omsättning Internt användande av referensverk och låneböcker När man mäter samlingarnas omsättning missar man det material som används i biblioteket utan att de lånas ut via cirkulationsmodulen, till exempel tryckta tidskrifter och referensverk. Det är därför intressant att hitta metoder för att mäta användningen av denna typ av material. I Millennium är det möjligt att mäta den interna användningen av böcker med en befintlig inbyggd funktion. Detta bygger dock på rutiner som vi inte idag har i våra bibliotek. Dessa rutiner innebär att böcker som använts av låntagarna skall samlas in (ställas på vagn) och återlämnas i en specialmeny i våra diskdatorer. Detta kan även ske med handburna enheter. Metoden innebär att ett extramoment införs där alla böcker som påträffas på annan plats än på dess hyllplats måste återlämnas. skall denna metod användas kontinuerligt är den enda praktiska möjligheten att personalen får tillgång till handburna enheter med inbyggd streckkodsläsare. Metoden innebär visst merarbete samt en del investeringskostnader. Ett alternativ är att metoden används under en begränsad tid till exempel en vecka eller en månad. Då kan arbetet göras utan handenheter. Extraarbetet med återlämningen kvarstår dock. Analys av ämnesområden i samlingarna Genom att ämnesvis ta ut statistik om samlingarna finns det möjlighet att göra flera olika kvantitativa analyser av samlingarna. I Millennium går det att ta ut statistik baserat på mindre grupper av hyllplaceringar som: A-Aae, Ab-Ae, Aef-Af och så vidare, den så kallade SCAT-listan. Det som kan redovisas per hyllgrupp är antalet utlån, antalet böcker samt exemplarens ålder per tioårsgrupper (se figur på sidan 16). Vill man ha andra tidsintervaller än 10 år måste arbetet än så länge göras manuellt. Data utifrån hyllistan är ett bra underlag till dem som bevakar och köper in samt gallrar böcker på respektive område. En lista över böckernas ålder 15
och antal per hyllsignum ger en överblick där antal böcker kan ställas mot dess ålderssammansättning. Detta kan sedan jämföras med till exempel högskolans prioriterade forsknings- och utbildningsområden eller perspektivområdena för att se var det eventuellt kan behövas särskilda inköpsinsatser. Med hjälp av den här statistiken är det även möjligt att, utifrån ett hyllperspektiv, se vilket av våra bibliotek som lånar ut böcker inom ett visst ämnesområde. Resultatet kan sedan jämföras med hur stor andel respektive bibliotek har av samlingarna. Är skillnaderna stora kan det finnas skäl att omlokalisera delar av samlingarna. Kvalitetsmåttet av denna mätning beror på vilken hylluppställning som undersöks. Olika ämnen har olika tidsperioder där deras relevanta litteratur kan hämtas, därför är åldersklassningens betydelse av en hylla beroende på ämnet och hur ämnet används på högskolan. Databöcker är ett exempel på böcker som är mycket beroende av ålder eftersom utvecklingen sker så snabbt. Filosofi däremot kan ha hög ålder på de områden där de grekiska filosoferna dominerar. Antalet böcker per hylla kan också vara ett mått på hur mycket högskolan prioriterar ett ämne eller på om det finns aktiva lärare och forskare som lämnar in inköpsförslag. Figur 2 Exempel på diagram över ämnesindelad statistik Se bilaga 1 för närmare beskrivning av de problem som rör SCAT-listan. 16
Fjärrinlån i förhållande till samlingarna Genom att jämföra antalet fjärrinlån med antalet utlån från de egna samlingarna kan slutsatser dras om de egna samlingarnas relevans för den verksamhet som bedrivs på högskolan. Jämförelsen görs genom formeln: A/B*100 A: antal fjärrinlån av originaldokument under tiden x B: antalet utlån ur egna samlingar under tiden x Desto lägre tal uträkningen ger desto starkare indikation på att samlingarna uppfyller behoven. Genom att endast ta med fjärrinlån av originaldokument i undersökningen utesluter man beställningar av tidskriftsartiklar. Det innebär att man inte får en rättvis bild av fjärrinlånet eftersom vissa ämnen nästan bara använder sig av tidskriftsmaterial. Att göra en jämförelse mellan fjärrinlånade tidskriftsartiklar och artiklar från bibliotekets samlingar är dock mycket svårt eftersom vi inte lånar ut tidskrifter och följaktligen inte kan ta ut någon utlåningsstatistik. Istället får man använda sig av enkäter för att undersöka varifrån låntagarna fått tag i sina tidskriftsartiklar. Detta är en vedertagen mätmetod men passar sämre på Malmö högskolas bibliotek eftersom varje fjärrinlån initialt betraktas som ett inköpsförslag. Aldrig utlånade böcker En av de uppgifter som med lätthet och liten resursåtgång kan tas ur cirkulationssystemet, Millennium, är så kallade noll-listor, en förteckning över alla böcker som inte lånats ut via bibliotekssystemet, aldrig eller under en viss tidsperiod. En stor andel aldrig utlånade böcker indikerar större irrelevans hos samlingarna i relation till den verksamhet som bedrivs på högskolan. Det behöver dock inte betyda att användarna är missnöjda med samlingarna eftersom det material som faktiskt lånas ut mycket väl kan täcka behoven. De viktigaste konsekvenserna med en dylik undersökning är därför den hjälp den ger att rikta resurserna rätt i arbetet med förvärv och gallring. Väljer man sedan att kombinera resultatet av en noll-lista med andra statistiska uppgifter från Millennium, till exempel en undersökning av samlingarnas ålder, kan ytterligare slutsatser dras, se Analys av ämnesområden i samlingarna. Lånestatistik för de olika användargrupperna Genom att läsa ut vad olika användargrupper lånar kan man tänka sig att det går att dra slutsatser om kvaliteten på bibliotekets samlingar. Till exempel kan man se hur stor andel av lånen som lånas av studenter och personal på Malmö högskola jämfört med hur mycket som lånas av allmänheten. Det största problemet med att göra undersökningen utifrån våra olika låntagarkategorier är att det är mycket resurskrävande att hålla denna uppgift i låntagarposten uppdaterad. Biblioteket får inget meddelande om när en student övergår till att bli allmänhet, då studietiden är avslutad, eller då studenter övergår från studier till exempelvis en doktorandtjänst eller annan tjänst på högskolan. För att verkligen kunna säga något om hur olika delar av samlingen används måste även böckerna delas in i olika statistikgrupper, 17
till exempel kursböcker. Detta innebär mycket extraarbete, speciellt som böcker kan byta tillhörighet, exempelvis från kursbok till vanlig bok. Även om metoden är något trubbig och trots att det saknas information för att den skall bli mer exakt kan den, använd över längre tid, ge viss information om tendenser. Observera att denna metod inte får användas på en enskild användare eller en mindre grupp användare där det går att urskilja vem som lånat vad eftersom det inte är tillåtet att spara uppgifter om enskildas lån. Statistik för det elektroniska materialet Genom att analysera statistik för bibliotekets elektroniska resurser skulle man kunna mäta kvaliteten även på den delen av bibliotekets samlingar. Statistikmöjligheterna för det elektroniska materialet är rikhaltigt: det finns möjlighet att mäta antal nedladdningar, inloggningar etc. Problemet är att statistiken inte är standardiserad och att de olika dataleverantörerna mäter olika saker men kanske benämner det likartat. Statistiken som finns tillgänglig för det elektroniska materialet är lokaliserad till våra olika leverantörer. En möjlighet för oss är att tanka hem all statistik och sammanställa den lokalt, men detta är ett mycket resurskrävande arbete. Det finns också tjänster att köpa som sammanställer statistiken. 1 Det pågår idag ett projekt på nationell nivå genom BIBSAM för att undersöka användarstatistiken från de elektroniska resurserna. 2 Då problemen vad gäller den här typen av statistik är likartade för alla högskolor ser vi att det lämpligaste är att vi deltar i detta standardiseringsprojekt. Vi föreslår att DIT får i uppdrag att följa (eller att deltaga i) denna utveckling. Användningen av elektroniska resurser är i hög grad beroende av yttre faktorer som marknadsföring och presentation av resurserna men även datortillgång och accessmöjligheter. Man bör fråga sig om inte också detta bör mätas eller undersökas i samband med att man tar ut själva användningsstatistiken från resurserna. Jämförelser med andra bibliotek Att jämföra bibliotekets samlingar med andra bibliotek är ett sätt att utvärdera de egna samlingarnas kvalitet. Det finns flera saker som det är relevant att jämföra, till exempel titlar, databasutbud, antal böcker per signum, referensverk, tidskrifter, förvärvsbudget, förvärvsbudget per användare samt antal titlar per användare. Naturligtvis kan det ibland vara rimligt att endast jämföra delar av samlingar, till exempel inom samma ämnesområden. Det är viktigt att välja bibliotek som är jämförbara, både vad gäller storlek och utbildnings- och forskningsområden på respektive högskola. Skiljer sig forskningen mycket är det också troligt att samlingarna skiljer sig åt. 1 Scholarly Stats är exempel på en sådan tjänst. 2 För mer information om standardiseringsprojektet vill vi hänvisa till de rapporter som finns tillgängliga via BIBSAMs webbsidor: http://www.kb.se/bibsam/dbupphdl/statistik/anvandning/grund.htm. 18
Metoden ser olika ut beroende på vad man vill jämföra: För att få fram en lista på vilka titlar ett jämförbart bibliotek har inom ett visst område kan man enkelt göra en sökning i Libris. Sökningar görs på klassifikation som exkluderar Malmö högskola och inkluderar det bibliotek med vilket man vill jämföra sig. På så sätt ser man vad det andra biblioteket har i sina samlingar som inte vi har. Problemet, som vi ser i exemplen nedan, är att man inom vissa ämnesområden riskerar att få väldigt långa listor på böcker som inte finns vid det egna biblioteket och som det är alltför resurskrävande att gå igenom. Sökresultatet säger heller inget om hur betydelsefulla böckerna är för en boksamling. Librissökning på visst signum, inkludera visst bibliotek, utesluta Malmö högskola: SA02=Ea and AR=200? and BIBL=Hls not BIBL=Mah not BIBL=Mav 1588 träffar Böcker med SAB-koden Ea* (pedagogik) utgivna 2000 eller senare som finns på Lärarhögskolan i Stockholm, men inte på Orkanenbiblioteket eller Biblioteket Hälsa och Samhälle. SA02=Pe and AR=200? and BIBL=T not BIBL=Mak 66 träffar Böcker med SAB-koden Pe* (Metallbearbetning) utgivna 2000 eller senare som finns på KTH men inte på Kranenbiblioteket. Utbudet av databaser jämför man enklast genom att jämföra bibliotekens databasförteckningar. Dessa är i allmänhet inte mer omfattande än att det enkelt låter sig göras. Nyckeltal som bibliotekens totala förvärvsbudget, förvärvsbudget per användare och antal titlar per användare får man från bibliotekens budget samt högskolans statistik. När det gäller tidskrifter är det svårare att redogöra för hur man bör gå tillväga eftersom olika bibliotek presenterar sina tidskrifter på olika sätt. För att ta hänsyn till biblioteks ålder och förändringar i forsknings- och utbildningsinriktning bör det dock vara de aktuella prenumerationerna man jämför till skillnad från hela beståndet. Det finns flera fördelar för biblioteken att jämföra sig med andra bibliotek. Dels ger det en uppfattning om hur det egna biblioteket samlingar förhåller sig till liknande bibliotek, dels ger det en möjlighet att bygga upp goda kontakter med andra bibliotek. Dessutom är det naturligtvis ett stöd i förvärvsarbetet för att se vad som skulle kunna finnas i biblioteket. Man bör dock vara medveten om risken att biblioteken skiljer sig för mycket åt för att jämförelsen skall kunna visa något. Jämförelser med andra bibliotek är en metod som mycket väl lämpar sig för samarbetsprojekt med andra bibliotek. Analys av forskares referenshanteringsbibliotek Dagens forskare använder i princip alltid ett referenshanteringsbibliotek, till exempel Endnote, för att på ett praktiskt sätt kunna systematisera och spara de källor till information de använder sig av i sitt arbete. Detta bibliotek omfattar därför även det material som aldrig når så långt som till referenslistorna i publicerade 19
arbeten. En undersökning av referensbiblioteken ger därför en mer heltäckande bild av forskarens informationskällor än den som fås genom att man undersöker referenserna i publicerade arbeten. Metoden kan vara tidsödande eftersom varje referens måste kontrolleras gentemot bibliotekets samlingar, ofta både tryckta och elektroniska. Den bör därför vara bäst lämpad att använda då en undersökning görs av ett begränsat forskningsområde och relevansen i bibliotekets samlingar för det specifika området. Genom att utveckla en metod där referensbiblioteket på automatisk väg kan jämföras mot bibliotekskatalog och även mot en förteckning över elektroniska resurser skulle arbetet underlättas avsevärt. Det skulle också möjliggöra en analys som omfattar mer än ett begränsat område. För utförligare beskrivning av denna metod se: bilaga 2. Analys av referenslistor från avhandlingar Genom att titta på referenslistor från avhandlingar och se vad som finns på biblioteket går det att få en uppfattning om samlingarna är relevanta för forskaren. En liknande undersökning gjordes vid Lunds och Göteborgs UB i början på 1990- talet där man undersökte vardera 30 referenser ur 100 avhandlingar, det vill säga sammanlagt 3000 referenser. (Cavallin & Nilsson 1994) Metoden ger en bra överblick över vad biblioteket har av det som forskarna anser vara viktigt. Till skillnad från utlåningsstatistiken som mäter om bibliotekets samlingar används, mäter den här metoden istället om biblioteket har det material som forskarna använder. Nackdelarna med metoden är att man missar forskarnas arbetsmaterial, det som i slutänden inte kommer med i avhandlingen. Det är också arbetskrävande att gå igenom avhandlingar, plocka ut referenserna och sedan kontrollera dem i katalogen och i de elektroniska resurserna. Man kan också fråga sig om det är relevant att ha allt material som det refereras till i en avhandling på biblioteket. Enkätundersökning Med hjälp av enkäter kan man mäta hur nöjda användarna är med samlingarna. Man kan även mäta varifrån de får det material de använder, det vill säga i hur hög grad biblioteket tjänar som informationsförsörjare. För att en enkätundersökning skall kunna ligga till grund för slutsatser måste grundläggande statistiska regler följas. För det första måste den population man vill undersöka väljas ut. Man måste inte skicka enkäten till hela populationen utan kan också göra ett stickprov, alltså endast skicka till ett urval personer. Det är då viktigt att man gör ett representativt urval. Det är möjligt att tänka sig att det vid ett stickprov är lättare att kontrollera bortfallet, det vill säga de som inte svarar på enkäten, och skicka ut påminnelser. Det är viktigt att påpeka att ju större bortfallet är desto svårare är det att dra generella slutsatser från enkäten. Frågorna i enkäten skall kunna ge svar på det man vill undersöka. En mycket stor del av förarbetet måste därför läggas på att konstruera frågor. Frågorna skall konstrueras så att de inte blir för komplicerade att svara på eftersom det då kan bli endast de mest ambitiösa som orkar svara. De får heller inte uppfattas som tvetydiga och därför bli svåra att svara på. En av fördelarna med en enkätundersökning är att man på ett förhållandevis enkelt vis får 20
svar från många personer. Kostnaden per svarande blir alltså relativt låg. Det finns också möjlighet att göra undersökningar på särskilda grupper av användare, till exempel forskarna. Det finns också möjlighet att använda samma enkät för att ställa andra frågor om bibliotek som man vill ha svar på. Däremot bör man inte underskatta omfattningen av arbetet med att konstruera enkäter och analysera enkätsvaren. Kvalitativa intervjuer Kvalitativa intervjuer kan användas för att undersöka användarnas uppfattning om samlingarnas kvalitet. Den här typen av intervjuer ger möjlighet att undersöka hur användarna resonerar kring samlingarnas kvalitet, något som är svårare att få fram i en enkätundersökning. Kvalitativa intervjuer ger också intervjuaren en möjlighet att anpassa frågorna under samtalets gång och att ställa följdfrågor. Vanligtvis används kvalitativa intervjuer för att få fram ett spektrum av olika erfarenheter eller uppfattningar om en viss fråga. Urvalet handlar då om att få så stor spridning som möjligt mellan intervjupersonerna. Det kan dock vara relevant att välja intervjupersoner som har mer gemensamt, till exempel en grupp forskare från samma forskningsområde när man vill undersöka just ett särskilt ämnesområde på biblioteket. Till nackdelarna hör att de är kostnadskrävande eftersom man intervjuar en person i taget och att intervjun tar relativt lång tid. Fokusgrupper Att använda sig av fokusgrupper är en annan typ av kvalitativa intervjuer. Genom fokusgrupper kan man mäta användarnas uppfattningar om bibliotekets samlingar. Gruppen samlas och diskuterar ett visst ämne, i det här fallet samlingarna, med en samtalsledare. Helst möts gruppen vid ett flertal tillfällen och man kan tänka sig att man har en grupp knuten till biblioteket under längre tid. Gruppen får inte vara större än att det går att ha en diskussion där alla ges utrymme att komma till tals. Sex till sju personer anges som ett lämpligt antal i litteraturen. (Svenning 2003) Beroende på frågeställningen kan gruppernas sammansättning variera. I vissa fall är det kanske relevant att ha en grupp med forskare från bara ett forskningsområde, för att undersöka samlingarna inom just deras forskningsområde. I andra fall kan det vara relevant med ett mer blandat urval, speciellt om det är en grupp man vill ha knuten till biblioteket under längre tid för att ta upp olika slags biblioteksfrågor med. Fokusgrupper är kostnadseffektiva. Det är billigare än stora enkätundersökningar och enskilda intervjuer och ger också möjlighet att ta upp övriga frågor som rör biblioteket. Möjligheterna till diskussion i gruppen kan också ge en mer mångfacetterad information än enskilda intervjuer. Man bör dock komma ihåg att intervjusituationen är en konstgjord situation som inte nödvändigtvis reflekterar hur det faktiskt är. Kravet på en duktig samtalsledare är högt. 21
Analys av var våra forskare väljer att publicera sig Genom att ta reda på i vilka publikationer högskolans forskare föredrar att publicera sig kan dessa jämföras med befintligt bestånd för att se om publikationerna finns representerade i bibliotekets samlingar. För att en sådan analys skall bli meningsfull är förutsättningen att forskare använder material publicerat i samma verk som de själva väljer att publicera sig i. Detta mäter kvaliteten eftersom det antas att forskare väljer att publicera sig i publikationer av betydelse för deras forskningsområde. Ytterligare ett sätt att fastställa kvaliteten är att kontrollera publikationerna i citeringsindex. På Malmö högskola görs en sådan sammanställning av den forskningskoordinator som finns på högskolan. 22
Del 3: Organisation Inledning Vi kommer i denna del av utredning ge förslag på aktiviteter och metoder till att fånga upp efterfrågan och behov inom utbildning och forskning på Malmö högskola för att så långt det är möjligt säkerställa att våra samlingar uppfyller nuvarande och framtida behov samt att dessa håller en hög och jämn standard. Vår avsikt är att svara på vad vi kan göra, hur vi kan göra och vilket syfte de föreslagna arbetsmodellerna har. Vi kan inte utreda huruvida detta förslag till arbetsmodeller är rimliga inom den nuvarande organisationen och vilka organisatoriska konsekvenser våra förslag kan ge upphov till. Dock menar vi att många av våra förslag är nödvändiga att genomföra för att förvärvet skall fungera optimalt. Vi har i detta förslag valt att sätta fokus på konkreta aktiviteter som syftar till att säkerställa kvaliteten i våra samlingar samt att engagera personal på Malmö högskolas områden i förvärvsarbetet. Centrala frågor är: Hur bygger vi upp bibliotekets samlingar i samverkan med forskare, lärare och studenter? Hur får vi kunskap om och hur gör vi bedömningar av högskolans aktuella och långsiktiga mediebehov? Här följer en sammanfattning av förslagen i utredningen: att ämnesbevakningen hanteras genom ett delat ansvar mellan team förvärv och kontaktbibliotekarier. Team förvärv har huvudansvar för bibliotekens egna selektion och kontaktbibliotekarierna har huvudansvar för att involvera lärarna och forskarna i urvalsprocessen. att Bibliotek och IT följer utvecklingen kring olika typer av bevakningstjänster. att förslag på metoder och aktiviteter för team förvärv och kontaktorganisationen för att etablera kontakter och samarbeta med högskolans område i samband med förvärv utarbetas. att frågan om nya lokala nämnder/råd bör inrättas där de saknas utreds tillsammans med berörda områden. att funktionsansvarig medieförsörjning och teamledare förvärv har huvudansvaret för att upprätthålla regelbunden kontakt med representanter för forskningsprogrammen. att funktionsansvarig för medieförsörjning har huvudansvar för kontakten med forskningsforumen. Tillsammans med bibliotekschef och representanter för DIT och kundtjänst/undervisning bevakar de vetenskapsområdets behov. att bibliotekschef och funktionsansvarig för medieförsörjning har huvudansvaret för kontakterna med FFU-beredningen och bevakningen av högskolans forskningsstrategi. 23
att en mediestrategigrupp konstitueras. att mediestrategigruppen vid behov kan samla en referensgrupp bestående av representanter från BIT samt personer från övriga högskolan för att bredda diskussionen. Referensgruppen behöver inte vara en fast grupp utan tillsätts beroende på frågorna som behandlas. Nuvarande förvärvsorganisation För att utveckla vårt bestånd använder vi idag i hög grad ett användarstyrt förvärv där inköp baseras på förslag från användarna. Även om det finns många fördelar med denna form av beståndsutveckling så finns det samtidigt risker. Det kan lätt resultera i att ämnen med driftiga förslagsgivare får en större del av förvärvsanslaget än ämnen som företräds av personer som inte är lika aktiva med att lämna inköpsförslag. Konsekvenserna av detta kan vara att vi får skeva samlingar där vissa ämnen blir förbisedda på bekostnad av andra. Parallellt med ett användarstyrt förvärv bedriver vi idag egen selektion och ämnesbevakning i team förvärvs regi. Förvärvet fördelar sig ungefär idag på 70% användarstyrt förvärv och 30% egen selektion, med reservationen att det är väldigt svårt att göra en sådan uppskattning. Team förvärv behandlar inkomna inköpsförslag. I nära samarbete med team fjärrlån så omvandlas många fjärrlån till inköp, då policyn är att hellre köpa än låna eftersom kostnaderna för ett fjärrlån ofta är detsamma som att köpa. Ämnesbevakningen sker genom inhämtning av information från förlag och leverantörer samt bevakning av nyutkommet material t.ex. via LIBRIS. Samarbete och kommunikation med områdena Utredning av kontaktorganisationen Den organisation för kontaktbibliotekarier som vi har idag är under utredning och i dagsläget vet vi inte vad denna utredning kommer att resultera i eller vad det kommer få för konsekvenser för kontaktarbetet. Vilken form vi än kommer att arbeta i är det viktigt att biblioteket har kanaler ut i högskolan för att systematiskt fånga upp behov och efterfrågan. Samarbete kring urval Det är Bibliotek och IT: s ansvar att utveckla bibliotekens samlingar och säkerställa att dessa håller en hög kvalitet. Det är angeläget såväl för biblioteken som för studenter, lärare och forskare att våra samlingar skall motsvara nu- och framtida informationsbehov. Från bibliotekets sida kräver det kunskap och inblick i den utbildning och forskning som bedrivs vid Malmö högskola. Ett användarstyrt förvärv förutsätter att vi marknadsför våra tjänster och aktivt arbetar med att föra en regelbunden dialog med våra primära målgrupper och bygga nätverk för samarbete. Det kräver också en hög grad av aktivitet hos användarna och biblioteket måste ge användarna kontinuerlig handledning och verktyg i detta arbete. En grundläggande förutsättning för att engagera lärare och forskare i uppbyggandet av bibliotekens samlingar är att vi stärker bibliotekens kontakter mot Malmö högskolas grundutbildning och forskningsmiljöer se: Bilaga 3. För detta måste vi ges möjlighet att underhålla och aktivt bygga en nära och god kontakt med lärare 24
och forskare. Det ställer krav på kommunikation, kontakt och samråd med dessa grupper. Förvärv som sker i samverkan med lärare och forskare skulle understödja en kvalitetssäkring av våra samlingar. I kontaktarbetet vill vi uppmuntra till att lämna inköpsförslag genom att förse områdena med information som underlag för att göra ett urval vare sig det gäller bokinköp som inköp av nya databaser. Den fördjupade ämneskompetens som lärarna och forskarna kan bidra med är i förvärvsarbetet av stor betydelse. Denna kompetens fångar vi upp genom regelbunden dialog. Biblioteken bör dock vara realistiska i sin tilltro till hur mycket lärare och forskare har tid att ägna sig åt ämnesbevakning av ny litteratur och återkomma med inköpsförslag till biblioteken. Vi kommer därför även fortsättningsvis bedriva egen selektion Vårt förslag är att ämnesbevakningen hanteras genom ett delat ansvar mellan Team förvärv och kontaktbibliotekarier. Team förvärv har huvudansvar för bibliotekens egna selektion och kontaktbibliotekarierna har huvudansvar för att involvera lärarna och forskarna i urvalsprocessen. Vi föreslår också att Bibliotek och IT följer utvecklingen kring olika typer av bevakningstjänster. Förslag Våra förslag för att etablera kontakter och samarbeta med högskolans område i samband med förvärv är följande: Vi utser ett antal lärare och forskare från olika enheter till förvärvsrådgivare. Dessa får regelbundet information om nyutgivning. Förvärvsrådgivarna väljs utifrån ämneskompetens, intresse och tid för samarbete med biblioteket. Detta gäller framförallt samråd vid förvärv av utländska monografier, tidskrifter och databaser. Förvärvsrådgivarna kan även medverka vid gallring såsom ämnesexperter. Vi erbjuder workshops kring personliga bevakningstjänster samt inköpsworkshops. (1 gång/termin) BIT: s personal håller sig á jour med aktuella forskningsprojekt genom att företrädare för forskningsmiljöer och/eller enheter bjuds in för att berätta om pågående forskning. Initiativtagare är funktionsansvarig för medieförsörjning. Möta forskningskoordinatorerna för forskningsmiljöerna i syfte att kontinuerligt föra en diskussion om forskningsmiljöns informationsförsörjningsbehov. Medverka vid arbetsplats-, enhetsträffar, utvecklingsdagar, seminarier i syfte att informera om och marknadsföra våra tjänster med fokus på förvärv. Det är speciellt angeläget att denna information når ut till nyanställda lärare och forskare. (1-2 gånger/termin) Marknadsföring av elektroniska medier inom ett ämnesområde. Detta är en del av våra samlingar som växer och som är osynlig för många av våra lärare och forskare. Exempelvis genom workshops kring våra e-medier (1-2 gånger/år). Marknadsföringsteamet och DIT bör involveras i detta arbete. Nyhetsbrev eller nyförvärvslistor skickas till avdelningar/enheter/forskarmiljöer. 25
Samarbete och kommunikation: övriga fora och organ Lokala nämnder/råd På tre av högskolans områden finns det lokala nämnder eller råd för biblioteks alternativt bibliotek och IT frågor. Deras formella koppling till områdesledningar eller BIT-nämnden varierar från område till område. Lokala nämnder saknas på K3, Teknik och samhälle samt på IMER. Vårt förslag är att frågan huruvida lokala nämnder/råd på dessa tre områden skall inrättas utreds tillsammans med berörda områden. Arbetet i de lokala nämnderna berör olika aspekter av BITs verksamhet och inte enbart förvärvsfrågor. Det är av stor vikt att både IT-avdelningen och biblioteket är representerade i detta sammanhang. Då förvärvsfrågor diskuteras finns det möjlighet att adjungera representanter från medieförsörjningen/team förvärv. Fokus bör i detta sammanhang ligga på policy- och strategiska frågor kring informationsförsörjning Nämnden för LUT och BIT Nämnden skall utgöra en kontaktyta mellan BIT och LUT. Den har ett speciellt ansvar för utvecklingsfrågor inom verksamhetsområdet och att bibliotek och IT integreras i LUTs verksamhet. Det innebär bland annat att nämnden är a) en informationskanal mellan BIT och LUT, b) att gemensamma frågor från LUTs studenter och enheter kan lyftas och klargöras, c) att nämnden bevakar LUTs intressen inom BIT, d) att nämnden föreslår aktiviteter och utvecklingsprojekt som är viktiga för verksamheten. Nämnden är ett beredningsorgan till LUTs styrelse. Nämnden består av nio ledamöter och en ordförande. Ledamöterna representerar LUTs studenter, LUTs fem enheter, LUTs IKT och lärande verksamhet, BITs biblioteksverksamhet samt BITs IT verksamhet. Ordförande i nämnden för LUT oc BIT skall vara LUTs representant i BIT-nämnden. Suppleanten skall också väljas från ledamöterna i nämnden för LUT och BIT. Ledamöterna ansvarar för att tillvarata och föra fram intressen för de grupper de representerar och för att återföra information till dessa. Möten hålls tre gånger per termin. Biblioteksrådet på Hälsa och samhälle Biblioteksrådet på Hälsa och samhälle träffas tre till fyra gånger per termin. Sammankallande är en av enhetscheferna på Hälsa och samhälle. Övriga ledamöter består av representanter från Socialt arbete och Biomedicinsk laboratorievetenskap samt biblioteksföreståndaren. Det skall också finnas en studentrepresentant utsedd av Studentkåren. I biblioteksrådet sker ett informationsutbyte mellan biblioteksföreståndaren och områdets tre avdelningar. Biblioteksrådet fungerar i vissa fall som en arbetsgrupp t ex i arbetet med en progressionsplan för undervisningen i informationssökning. Ledamöterna har sedan varit aktiva i att implementera förslaget på enheterna. Hälsa och samhälles representant i BIT- nämnden, sitter inte med i det lokala biblioteksrådet. Biblioteksrådet vid Odontologiska fakulteten Biblioteksrådet på Odontologiska fakulteten består av representanter från grundutbildningsnämnden, vidareutbildningsnämnden, tandhygienistutbildningen, tandteknikerutbildningen samt en doktorand- och en studentrepresentant. Från BIT 26