Protokoll 2 av 2 Innehåll 50 Sammanträdet öppnas, upprop och val av justerare samt tid och 3 plats för justeringen, fastställande av föredragningslistan 51 Ekonomiskt utfall juni 4-5 52 Svar på revisionsrapport avseende granskningen av intern kontroll i 6-7 system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor 53 Resursfördelning socioekonomiskt tillägg för grundskolor i 8 Vaxholms stad 54 Ändringar i högkostnadsskyddet för avgifter inom äldre- och 9 handikappomsorgen 55 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut 2016, kvartal 2 10 56 Inkomna motioner 11 57 Val och entlediganden 12-14 2
1 av 1 50 Sammanträdet öppnas, upprop och val av justerare samt tid och plats för justeringen, fastställande av föredragningslistan Närvarande ledamöter, tjänstgörande ersättare och icke tjänstgörande ersättare redovisas i uppropsoch omröstningslista (bilaga 1 till protokollet). Till protokollsjusterare utses Lena Hallberg (C) och Margaretha Pettersson (S). Protokollet från dagens sammanträde justeras på kommunkansliet senast kl 17:00 torsdagen den 29 september 2016. Föredragningslista enligt kallelsen fastställs. 3
Änr KS 2016/48.042 1 av 2 51 Ekonomiskt utfall juni Informationen noteras till protokollet. Ärendebeskrivning I detta ärende redovisas utfallet per sista juni 2016. Nästa prognos kommer att redovisas i delårsbokslutet för andra tertialet per 2016-08-31. Tom juni 2016 Utfall Budget Avvikelse Nämnder Kommunstyrelsen -30 211-34 348 4 137 Socialnämnden -78 206-79 957 1 751 Barn och utbildningsnämnden -154 811-157 378 2 568 Stadsbygnadsnämnden -2 300-2 768 468 Nämnden för teknik, fritid och kultur -24 828-18 472-6 356 Nämnderna totalt -290 356-292 923 2 568 Finansförvaltning totalt 304 614 303 460 1 155 Totalt staden 14 258 10 537 3 723 Utfall Utfallet per 2016-06-30 visar ett samlat resultat på 14,3 mkr, vilket överstiger budget med 3,7 mkr. Verksamheterna/nämnderna visar ett överskott på 2,6 mkr och finansförvaltningen 1,1 mkr. De största avvikelserna för perioden förklaras av följande: Överskott pga att kompletteringsbudget avseende kostnader för flyktingmottagande inte har utnyttjats till fullo. Kostnaderna för detta område ökar succesivt under året iom ett succesivt mottagande av nyanlända. Överskott främst pga. färre barn i förskolan och till liten färre gymnasielever del en förväntat inom barn- och utbildningsnämnden. Överskott inom socialnämnden, framförallt avseende placeringar inom äldreomsorgen. Underskott inom Teknik-, fritids- och kulturnämnden på grund av tidigare driftstart skolidrottshall en budgeterat, ett antal oplanerade akuta åtgärder samt ökade kostnader för el, värme och VA. Utöver det redovisar nämnden underskott motsvarande 4,3 mkr pga högre kostnader för bland annat det planerade underhållet första halvåret och släpande intäkter som kommer in under sen höst. Finansförvaltningen visar ett överskott med 1,2 mkr till följd av lägre räntekostnader än beräknat, dels på grund av sjunkande räntekostnader och dels på att upptagande av nya lån har kunnat fördröjas. 4
Protokoll 2 av 2 Kommunfullmäktige Prognos Senast helårsprognosen redovisades per 2016-04-30 och visade ett totalt prognostiserat resultat på sista raden på 26,6 mkr, vilket är 5,1 mkr bättre än budget. I dagsläget är det inget som tyder på att prognosen kommer att behöva revideras kraftigt vid nästa prognostillfälle, delårsbokslutet per 2016-08- 31. Yrkanden Lars Lindgren (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. n finner bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. Handlingar Protokollsutdrag KS/2016-09-01 83 Tjänsteutlåtande, Derk de Beer, 2016-08-19 Kopia på beslutet till För kännedom: Ekonomienheten, klk 5
Änr KS 2016/95.007 1 av 2 52 Svar på revisionsrapport avseende granskningen av intern kontroll i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor Kommunledningskontorets svar på revisionsrapporten godkänns. Ärendebeskrivning Vaxholms stads förtroendevalda revisorer lät PWC som revisionsbiträde under 2015 genomföra en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Granskningen syftade till att identifiera eventuella brister samt att ge rekommendationer för eventuella åtgärder. Utifrån granskningens uppställda kontrollmål gör revisorerna bedömningen att tillförlitligheten inte fullt ut är tillräcklig avseende dokumentationen över behörighet i systemet, aktualitet i attestförteckningar, utbetalningsbehörigheter, löpande rensning av leverantörsregister samt kontrollrutin för krav om fullständig verifikation avseende redovisning av syfte och deltagande vid verifiering av s.k. förtroende känsliga poster. Granskningen föreslår följande åtgärder avseende dessa brister. Införande av blankett vid begäran om upplägg av behörighet hos ekonomikontoret som ansvarar för arkivering och upprättande av en behörighetsdokumentation som löpande uppdateras. Uppdatering av leverantörsregistret genomförs. Attestrutinen uppdateras avseende kravet på fullständig information och kontroll genomförs inom ramen för internkontrollplanen. Under ekonomikontorets ledning i samverkan med stadens förvaltningar påbörjades i maj ett projekt för att uppdatera tillämpningsanvisningar och systemstöd för stadens internkontrollplan. Projektet ska vara genomfört under september månad och alla nämnder ska enligt anvisningar till yttrande till mål och budget bifoga beslutade internkontrollplaner. I förslag till nya tillämpningsanvisningar kommer rutinen avseende löpande hantering och dokumentation att stärkas och förtydligas för att säkerställa en tillförlitlig och aktuell dokumentation. En uppdatering av leverantörsregistret har påbörjats och kommer fortsatt årligen att rensas/uppdateras årligen senast 31 mars. I de internkontrollplaner som respektive nämnd beslutar om i samband med beslut om nämndens budget kommer ett antal gemensamma kontrollmoment för alla nämnder att införas, bland annat kontroll av attestbehörigheter samt kontroll av kravet på fullständig verifikation avseende förtroende känsliga poster. I granskningsrapporten rekommenderas att principen att olika personer har behörighet att lägga upp och att betala ut till samma leverantör tillämpas. Kommunledningskontoret vill här påpeka att Vaxholm stad är en relativt liten organisation med knappa personella resurser. Rekommendationen skulle kräva att staden utöver den redan uppdelade attestrutinen där tre olika personer attesterar vid en utbetalning (granskning, beslut och utanordning) dessutom en unik fjärde person behöver lyftas in i rutinen. Utifrån en värdering av rådande rutin, risk och tillgängliga resurser bedömer kommunledningskontoret att rådande rutin på ett rimligt sätt tillgodoser en tillförlitlig rutin. 6
Protokoll 2 av 2 Kommunfullmäktige Yrkanden Lars Lindgren (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. n finner bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. Handlingar Protokollsutdrag KS/2016-09-01 84 Tjänsteutlåtande, Derk de Beer, 2016-08-19 Revisionsrapport - Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Kopia på beslutet till För åtgärd: Derk de Beer, klk För kännedom: Revisionen 7
Änr KS 2016/164.049 1 av 1 53 Resursfördelning socioekonomiskt tillägg för grundskolor i Vaxholms stad 1. Resursfördelning i grundskolan baserat på elevernas socioekonomiska bakgrund införs inte under läsåret 2016/2017 grundat på genomförd utredning. 2. Förändringar i Vaxholms stads socioekonomiska struktur följs upp vartannat år med start hösten 2017 för att vid eventuella förändringar fatta nytt beslut om införande av modell för resursfördelning. Ärendebeskrivning Vaxholms stad har hittills inte tillämpat någon omfördelning av medel mellan grundskolorna baserat på elevernas socioekonomiska bakgrund. Sedan skollagen skärptes i juli 2015 och kommunerna ålades att införa modeller för omfördelning med syfte att skapa mer likvärdig utbildning utifrån elevernas olika förutsättningar och behov har utbildningsförvaltningen beställt underlag från Statistiska centralbyrån (SCB) för att undersöka på vilket sätt en sådan omfördelning skulle kunna vara aktuell i Vaxholm och vad en förändring skulle innebära för skolorna. Sweco fick i uppdrag att se igenom frågeställningen och ge förslag på en modell för resursfördelning som passar Vaxholms stad, alternativt att göra bedömningen att kommunen i dagsläget är så homogen att en omfördelning inte skulle komma att innebära någon reell skillnad mellan skolorna och hur kommunen vid ett sådant beslut bör hantera kommande strukturförändringar i kommunen. Slutsatsen i rapporten är att Vaxholms stad i dagsläget inte bör inför resursfördelning baserat på elevernas socioekonomiska bakgrund då det inte finns så pass stora strukturella skillnader mellan eleverna att ett eventuellt stöd riktat till en eller flera skolor skulle ge avsedd effekt. Vidare rekommenderar Sweco att barn som är nyanlända eller har varit i Sverige upp till 36 månader istället får ett riktat stöd, vilket redan sker idag. Yrkanden Svante Nordell (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. n finner bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. Handlingar Protokollsutdrag KS/2016-09-01 86 Protokollsutdrag BUN/2016-08-22 62 Tjänsteutlåtande, Jennie Falk Eriksson, 2016-06-23 Resursfördelning, socioekonomiskt tillägg Vaxholm- genomgång och diskussion, Sweco 2016 Kopia på beslutet till För åtgärd: Barn- och utbildningsnämnden För kännedom: Ekonomienheten, klk 8
Änr KS 2015/190.041 1 av 1 54 Ändringar i högkostnadsskyddet för avgifter inom äldre- och handikappomsorgen Nya taxor och avgifter för perioden 2016-10-01 till 2016-12-31 införs i enlighet med förändringar av högkostnadsskyddet. Ärendebeskrivning Mot bakgrund av ändringar av högkostnadsskyddet har socialförvaltningen tagit fram förslag på taxor och avgifter för perioden 2016-10-01 till 2016-12-31. Även vissa redaktionella ändringar har gjorts i taxebilagan. Enligt Proposition 2015/16:1 Budgetpropositionen för 2016 ändras avgiften för hemtjänst i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet samt kommunal hälso- och sjukvård från och med den 1 juli 2016 och kan uppgå till högst en tolftedel av 0,5392 gånger prisbasbeloppet. Från och med den 1 juli 2016 motsvarar det 1 991 kr per månad. Avgiften för bostad i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen får från och med den 1 juli 2016 uppgå till högst en tolftedel av 0,5539 gånger prisbasbeloppet. Från och med den 1 juli 2016 motsvarar det 2 045 kr per månad. Yrkanden Annicka Hörnsten Blommé (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. n finner bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. Handlingar Protokollsutdrag KS/2016-09-01 88 Protokollsutdrag SN/2016-08-23 66 Tjänsteutlåtande, Jan Sjöström, 2016-08-08 Bilaga, Taxor och avgifter år 2016-10-01 till 2016-12-31 Kopia på beslutet till För åtgärd: Jan Sjöström, socialförvaltningen För kännedom: Ekonomienheten, klk 9
Änr KS 2016/114.790 1 av 1 55 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut 2016, kvartal 2 Informationen noteras till protokollet Ärendebeskrivning Enligt gällande rutiner rapporteras till socialnämnden, kommunfullmäktige och stadens revisorer vad förvaltningen har rapporterat till IVO ( inspektionen för vård och omsorg) i fråga om beslut om insatser enligt SoL (Socialtjänstlagen) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) för kvartal 2 2016 som ej har verkställts inom tre månader efter beslut. Två beslut gällande beviljande av särskilt boende har inte varit möjliga att verkställa på grund av avsaknad av lediga platser inom kommunen. En av individerna är beviljad plats på korttidsboende i avvaktan på permanent plats i Vaxholm alternativt i annan kommun där de också är beviljade insatsen. Den andra personen kommer inom kort erbjudas plats på boende i kommunen då lägenhet precis har blivit ledig, men datum för verkställighet beror på resultat av besiktning av lägenheten. Inom lagrummet för LSS har ett beslut om beviljade av kontaktperson inte verkställts med anledning av att utförare ännu inte hittat lämplig kontaktperson. Sammanställning av ej verkställda beslut Datum 2016-07-01, lagrum SoL Beslut Antal dagar Män Kvinnor Bifall särskilt boende 126 1 0 Bifall särskilt boende 176 0 1 Datum 2016-07-01, lagrum LSS Bifall kontaktperson 346 1 0 Yrkanden Annicka Hörnsten Blommé (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. n finner bifall till kommunstyrelsens beslutsförslag. Handlingar Protokollsutdrag KS/2016-09-01 89 Protokollsutdrag SN/2016-08-23 77 Tjänsteutlåtande, Agneta Franzén, 2016-06-28 Kopia på beslutet till För åtgärd: Socialförvaltningen För kännedom: Revisorerna 10
1 av 1 56 Inkomna motioner Motionen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen för beredning. Ärendebeskrivning Följande motioner anmäls: Motion av Sara Strandberg (V) och Katherine Angelo Hanly gällande sommarjobb under 2017 (Dnr KS 2016/167.008). Yrkanden n yrkar att anmälda motioner godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen för beredning och finner bifall till eget yrkande. Handlingar Motion av Sara Strandberg (V) och Katherine Angelo Hanly gällande sommarjobb under 2017 Kopia på beslutet till För åtgärd: Kansliet För kännedom: Akt 11
Änr KS 2014/112.110 1 av 3 57 Val och entlediganden Entlediganden: Hanna Backström (M) entledigas från sina uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige. Ny röstsammanräkning begärs från Länsstyrelsen i Stockholms län. Rickard Gille (M) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige. Ny röstsammanräkning begärs från Länsstyrelsen i Stockholms län. Dan Pierre (M) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige. Ny röstsammanräkning begärs från Länsstyrelsen i Stockholms län. Anna Hansson (M) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige. Ny röstsammanräkning begärs från Länsstyrelsen i Stockholms län. Viktor Pierre (M) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige. Ny röstsammanräkning begärs från Länsstyrelsen i Stockholms län. Rickard Gille (M) entledigas från sina uppdrag som ersättare i kommunstyrelsen, ledamot i socialnämnden, ledamot i krisledningsnämnden, ersättare i skärgårdsstiftelsen, ersättare i regionala skärgårdsrådet, ombud i Stockholms läns försvarskommitté och ordförande i Smeden 3 AB samt Vasavägen 13 AB (från och med nästkommande bolagsstämma). Dan Pierre (M) entledigas från sina uppdrag som ersättare i kommunstyrelsen, vice ordförande i nämnden för teknik, fritid och kultur, ersättare i krisledningsnämnden, ersättare i Norrvatten, styrelse och ledamot i Roslagsvatten AB samt Vaxholmsvatten AB (från och med nästkommande bolagsstämma). Anna Hansson (M) entledigas från sina uppdrag som ledamot i kommunstyrelsen, ledamot i socialnämnden och ersättare i barn- och utbildningsnämnden. Hanna Backström (M) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i krisledningsnämnden. Viktor Pierre (M) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i socialnämnden. Eleonore Jansson (M) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i socialnämnden. Peter Lindqvist (M) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i barn- och utbildningsnämnden. Malin Kyllenbeck (M) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i barn- och utbildningsnämnden. Caroline Åkerhielm (L) entledigas från sina uppdrag som ledamot i valnämnden och ersättare i barn- och utbildningsnämnden. Pelle Dalhammar (L) entledigas från sina uppdrag som ordförande i kommunrevisionen, lekmannarevisor i Smeden 3 AB, revisorsersättare i Vaxholmsvatten AB och revisorsersättare i Roslagsvatten AB (från och med nästkommande bolagsstämma). Louise Yngström Valdre (L) entledigas från sitt uppdrag som ersättare i valnämnden. 12
Protokoll 2 av 3 Kommunfullmäktige Val: Annicka Hörnsten Blommé (M) väljs till ledamot i kommunstyrelsen med fastställd mandatperiod 2016-09-26-2018-12-31. Svante Nordell (M) väljs till ersättare i kommunstyrelsen med fastställd mandatperiod -2018-12-31. Malin Kyllenbeck (M) väljs till ersättare i kommunstyrelsen med fastställd mandatperiod - 2018-12-31. Mats Olofsson (M) väljs till ersättare i kommunstyrelsen med fastställd mandatperiod -2018-12-31. Annicka Hörnsten Blommé (M) väljs till ledamot i krisledningsnämnden med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Lars Wessberg (M) väljs till ersättare i krisledningsnämnden med fastställd mandatperiod - 2016-12-31. Malin Kyllenbeck (M) väljs till ersättare i krisledningsnämnden med fastställd mandatperiod - 2016-12-31. Mats Olofsson (M) väljs till vice ordförande i nämnden för teknik, fritid och kultur med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Mikael Vigvinter (M) väljs till ledamot i nämnden för teknik, fritid och kultur med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Christian Söderman (M) väljs till ledamot i socialnämnden med fastställd mandatperiod - 2016-12-31. Eleonore Jansson (M) väljs till ledamot i socialnämnden med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Mats Olofsson (M) väljs till ersättare i socialnämnden med fastställd mandatperiod -2016-12- 31. Malin Kyllenbeck (M) väljs till ersättare i socialnämnden med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Malin Kyllenbeck (M) väljs till ledamot i barn- och utbildningsnämnden med fastställd mandatperiod -2016-12-31. Frida Hallin (M) väljs till ersättare i barn- och utbildningsnämnden med fastställd mandatperiod 2016-09-26-2016-12-31. Anne Losman (M) väljs till ersättare i barn- och utbildningsnämnden med fastställd mandatperiod 2016-09-26-2016-12-31. Lars Wessberg (M) nomineras till ordförande i Smeden 3 AB och Vasavägen 13 AB (från och med nästkommande bolagsstämma). 13
Protokoll 3 av 3 Kommunfullmäktige Caroline Åkerhielm (L) väljs till ordförande i kommunrevisionen med fastställd mandatperiod 2016-09- 26-2018-12-31. Caroline Åkerhielm (L) nomineras till lekmannarevisor i Smeden 3 AB, revisorsersättare i Vaxholmsvatten AB och revisorsersättare i Roslagsvatten AB (från och med nästkommande bolagsstämma). Louise Yngström Valdre (L) väljs till ledamot i valnämnden med fastställd mandatperiod - 2016-12-31. Robin Skoglund (L) väljs till ersättare i barn- och utbildningsnämnden med fastställd mandatperiod 2016-09-26-2016-12-31. Handlingar Begäran om entledigande från Hanna Backström (M), 2016-08-30 Begäran om entledigande från Peter Lindqvist (M), 2016-08-31 Begäran om entledigande från Rickard Gille (M), 2016-08-31 Begäran om entledigande från Dan Pierre (M), 2016-09-05 Begäran om entledigande från Anna Hansson (M), 2016-09-05 Begäran om entledigande från Viktor Pierre (M), 2016-09-09 Begäran om entledigande från Caroline Åkerhielm (L), 2016-09-14 Begäran om entledigande från Pelle Dalhammar (L), 2016-09-14 Begäran om entledigande från Louise Yngström Valdre (L), 2016-09-16 Kopia på beslutet till För åtgärd: Kansliet, Martina Pettersson, klk För kännedom: Roslagsvatten AB, Vaxholmsvatten AB, Smeden 3 AB, Vasavägen 13 AB, Norrvatten, Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Nämnden för teknik, fritid och kultur, Revisionen, Valnämnden 14