BESLUT 1(8) Datum Vår referens Aktbilaga 2011-10-03 Dnr: 11- Postavdelningen Åsa Gustafsson 08-678 57 70 asa.gustafsson@pts.se [Tillståndshavarens namn/firma Tillståndsvillkor för postverksamhet Saken Villkor enligt 2 kap. 4 postlagen (2010:1045). Post- och telestyrelsens avgörande Tillståndshavarens tillstånd att bedriva postverksamhet ska med stöd av 2 kap 4 postlagen (2010:1045) förenas med de villkor som framgår av detta beslut. Om tillståndshavaren uppdrar åt annan att helt eller delvis tillhandahålla tjänster som omfattas av tillståndet ska tillståndshavaren se till att tjänsterna utförs i enlighet med postlagen, postförordningen, föreskrifter som meddelats med stöd av postlagen samt de tillståndsvillkor som framgår av detta beslut. Bakgrund Frågor om tillstånd prövas av den myndighet som regeringen bestämmer (tillståndsmyndigheten) (2 kap. 2 postlagen). Post- och telestyrelsen är tillståndsmyndighet enligt postlagen (2 postförordningen (2010:1049). Tillstånd att bedriva postverksamhet får förenas med villkor enligt vad som närmare anges i 2 kap. 4 postlagen. Post- och telestyrelsen (PTS) har enligt 4 postlagen (1993:1684) meddelat Er tillstånd att bedriva postverksamhet. PTS utfärdar härmed tillståndsvillkor med stöd av 2 kap. 4 postlagen som gäller från och med den 1 oktober 2011. Kommunikationsmyndigheten PTS Post- och telestyrelsen Postadress: Besöksadress: Telefon: 08-678 55 00 Box 5398 Valhallavägen 117 Telefax: 08-678 55 05 102 49 Stockholm www.pts.se pts@pts.se
TILLSTÅNDSVILLKOR 1. Kvalitetskrav Tillståndshavaren ska för PTS kunna visa att postverksamheten bedrivs tillförlitligt och så att skyddet för avsändarnas och mottagarnas personliga integritet upprätthålls. Tillståndshavaren ska se till att: a) adresserade försändelser hanteras så att de inte skadas genom yttre påverkan eller av väder och vind b) försändelserna hanteras med iakttagande av vedertagna utdelningsrutiner så att de inte i onödan exponeras för obehöriga eller lämnas obevakade på sätt som innebär risker i integritetshänseende c) skyddet för avsändarnas och mottagarnas integritet upprätthålls genom att berörd personal har god kännedom dels om reglerna avseende tystnadsplikt, dels om det integritetsskydd som brevhemligheten i 4 kap 8 brottsbalken tar sikte på och att d) de lokaler där adresserade försändelser hanteras uppfyller rimliga krav på säkerhet. Villkoret innebär ett förtydligande av 2 kap 6 postlagen. 1.1 Obeställbara brev Tillståndshavaren ska i första hand återsända obeställbara brev till avsändaren men om detta inte är möjligt ska breven sändas till PTS. Är avsändaren inte känd ska brevet snarast sändas till PTS under adress: Postoch telestyrelsen, Obeställbara brev, 981 87 Kiruna. Tillståndshavaren ska för PTS kunna visa att andra obeställbara försändelser än brev, exempelvis obeställbara vykort och andra försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag, och som därför inte ska sändas till PTS, hanteras tillförlitligt.
Innan ett brev behandlas som obeställbart ska tillståndshavaren göra rimliga efterforskningar om mottagarens adress. Från integritetssynpunkt är hanteringen av obeställbara brev viktig. Tillståndshavaren omfattas av reglerna i 2 kap 9-13 postlagen. Ett brev anses vara obeställbart: om det inte kan delas ut till mottagaren om det är ofrankerat eller otillräckligt frankerat, eller om det har återsänts från en postförvaltning eller ett befordringsföretag i utlandet till det postbefordringsföretag som befordrade brevet från Sverige. 1.2 Postal infrastruktur Obeställbara vykort och liknande försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag ska, om det är möjligt, återställas till avsändaren. Om det inte går, ska tillståndshavaren beakta skyddet för användarens och mottagarens integritet. Upplysningsvis kan nämnas att PTS enhet för obeställbara brev förvarar obeställbara brev på ett betryggande sätt i fyra månader (sex månader för rekommenderade försändelser) varefter de förstörs. 1.2.1 Hantering av boxadresserad post Tillståndshavaren ska se till att postförsändelser som väger högst 2 kg och som befordrats av andra tillståndshavare kan nå tillståndshavarens postboxanläggningar om sådana finns. Villkoren för detta ska vara skäliga och konkurrensneutrala samt icke-diskriminerande 1 i förhållande till vad tillståndshavaren tillämpar för sin egen verksamhet. Tillståndshavaren ska för PTS kunna visa att egen och, i förekommande fall, annan postoperatörs boxadresserade post hanteras tillförlitligt. 1 När det gäller begreppen skäliga villkor, konkurrensneutrala och ickediskriminerande villkor hänvisas till prop. 1998/99:95 s 29 f.
Tillgängligheten till postboxanläggningar säkerställs genom 4 kap 5 postlagen. Skyldigheten omfattar även försändelser som inte är inneslutna i kuvert eller annat omslag (se författningskommentaren i prop. 2009/10:216 s 100). En av förutsättningarna för en väl fungerande postservice är att samtliga postoperatörer kan nå alla adresser inom distributionsområdet. Tillståndshavare med egen postboxanläggning är enligt 4 kap 5 postlagen skyldig att ta emot andra postoperatörers försändelser för insortering. Villkoren ska vara skäliga och konkurrensneutrala samt ickediskriminerande 2 i förhållande till vad postoperatören tillämpar för sin egen verksamhet. Ett sätt att tillgodose postlagens krav på tillförlitlighet är att tillståndshavaren träffar avtal om insortering i postboxar med andra tillståndshavare som har egna boxanläggningar. Ifall tvist skulle uppstå om sådant avtal har PTS en medlarroll som går ut på att förmå parterna att komma fram till en acceptabel lösning (4 kap 15 postlagen). 1.2.2 Eftersändning Tillståndshavaren ska på begäran av en annan tillståndshavare se till att postförsändelser som väger högst 2 kg kan eftersändas till adresser belägna utanför den andre tillståndshavarens utdelningsområde. Villkoren ska vara skäliga och konkurrensneutrala, samt icke-diskriminerande i förhållande till vad tillståndshavaren tillämpar för sin egen verksamhet. Villkoret framgår av 4 kap 6 postlagen. 2 Begreppen skäliga villkor, konkurrensneutrala och icke-diskriminerande villkor förklaras i prop. 1998/99:95 s 30 f.
2. Klagomålshantering Tillståndshavaren ska utforma rutiner för att ta emot klagomål från användarna 3. Klagomålshanteringen ska vara öppen för PTS insyn samt ägnad att skapa rättvisa. Förfarandet ska vara snabbt och handläggningskostnaderna ska vara rimliga. Tillståndshavaren ska dokumentera alla klagomål och, då PTS begär det, kunna beskriva vilka olika kategorier av klagomål som tagits emot, rapportera antalet klagomål per kategori samt redogöra för hur klagomålen har behandlats. Villkoret är ett förtydligande av 4 kap 10 postlagen. Enligt artikel 19 i postdirektivet ska medlemsstaterna säkerställa att användarnas klagomål handläggs genom förfaranden som är öppna för insyn, smidiga och föga kostsamma. För att kunna kontrollera efterlevnaden av villkoret ska PTS ha möjlighet att från operatören begära en rapportering av antalet klagomål och hur dessa har hanterats. Ett sätt att tillgodose PTS krav på hanteringen av klagomål är att tillämpa de av Fria Postoperatörers Förbund (FPF) utarbetade klagomålsrutinerna. 3. Informationsskyldighet m.m. Tillståndshavaren ska utan dröjsmål underrätta PTS om: allvarligare driftstörningar, exempelvis vid insamling, utdelning, sortering och transport händelser såsom sabotage, stöld, brand, bedrägerier och liknande alla väsentliga förändringar i verksamhetens inriktning ändrade ägarförhållanden/förändringar i styrelsen (i förekommande fall) namnändring nya utdelningsområden 3 I prop 2009:10:216 s 71 hänvisar man till prop. 1997/98:127 Statens ansvar på postområdet s 35. Där anges att PTS i tillståndsvillkoren ska kunna ställa krav på att operatörerna utformar rutiner för att ta emot klagomål från kunderna. Det kan t ex gälla förlust, stöld eller skada eller operatörens uppfyllelse av PTS krav.
ändrad verksamhetsadress ny kontaktperson utses och ange dennes kontaktuppgifter (telefonnummer och adress) kontaktuppgifterna ändras till befintlig kontaktperson och ange de nya kontaktuppgifterna PTS har enligt 4 kap. 14 postlagen rätt att på begäran få de upplysningar och handlingar som behövs för myndighetens tillsyn. Vidare har myndigheten rätt att få tillträde till områden, lokaler och andra utrymmen, dock inte bostäder, där den verksamhet som står under tillsyn bedrivs. PTS har regeringens uppdrag att följa utvecklingen på postmarknaden samt att utöva tillsyn enligt postlagen över tillförlitligheten i operatörernas verksamhet. Därför är det angeläget att utfärda tillståndsvillkor som innebär att tillståndshavaren ska hålla PTS underrättad om förändringar i verksamhetens organisation och innehåll samt om sådana enskilda omständigheter eller händelser som har eller har haft inverkan på verksamhetens tillförlitlighet och kvalitet. 4. Avveckling av postverksamhet Tillståndshavaren ska, innan avveckling sker av postverksamheten, utan dröjsmål underrätta PTS, tillståndshavarens kunder, eventuella återförsäljare av egna frimärken samt, om det finns särskilda överenskommelser (exempelvis rörande postboxanläggningar), Posten AB och eventuella andra berörda postoperatörer inom området, om att verksamheten ska upphöra. Brevlådor ska omedelbart tas ned. All post som anförtrotts tillståndshavaren, även lagrad post och försändelser som ska eftersändas, måste ovillkorligen delas ut med iakttagande av reglerna om tillförlitlighet och integritetsskydd. I samband med att en tillståndshavare avvecklar sin verksamhet är det av stor vikt att avsändare och mottagare av post och övriga intressenter i minsta möjliga mån drabbas av olägenheter. Därför anges vilka krav som ska uppfyllas av tillståndshavaren innan avveckling får ske. 5. Tillståndsvillkorens giltighetstid Dessa tillståndsvillkor gäller till och med den 30 september 2012
6. Förbehåll Tillståndsvillkor ska enligt 2 kap. 5 postlagen gälla för en bestämd tid och får meddelas i samband med att tillstånd beviljas, i samband med att giltighetstiden för tidigare meddelade villkor löper ut eller när det annars finns särskilda skäl. PTS förbehåller sig rätten att under villkorens giltighetstid meddela nya eller ändrade villkor om PTS ges ett nytt bemyndigande att meddela tillståndsvillkor genom en ändring i postlagen, postförordningen eller om en ändring, enligt PTS mening, är påkallat på grund av domstols beslut. *** Beslutet kan överklagas hos Förvaltningsrätten i Stockholm, se bilaga.
Underrättelse om överklagande Om ni vill överklaga detta beslut ska ni skriva till Förvaltningsrätten i Stockholm. Brevet ska dock sändas till PTS, Box 5398, 102 49 Stockholm. Tala om i brevet vilket beslut ni överklagar genom att ange beslutets nummer. Tala också om vilken ändring av beslutet ni vill ha. Brevet ska skrivas under. PTS måste ha fått ert överklagande inom tre veckor från den dag ni fått del av beslutet. Annars kan överklagandet inte prövas. PTS sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten för prövning om PTS inte själv ändrar beslutet på det sätt ni begärt. Om något är oklart kan ni vända er till PTS. Beslutet har fattats av avdelningschefen Sten Selander. I ärendets slutliga handläggning har även juristen Åsa Gustafsson deltagit.