ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV BUDGET- PROCESSEN I SOCIAL- FÖRVALTNINGEN 1998 OCH 1999 Bengt Sebring Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 1
Innehållsförteckning Sammanfattning....... 2 1. Inledning....... 3 1.1 Syfte med revisionen...... 3 1.2 Metod och avgränsningar... 3 2. Bakgrund...... 3 2.1 Budgetprocessen i Åstorps Kommun.. 3 3. Budget före och efter budgetberedningens förslag... 4 4. Slutsats... 6 5. Källor.. 8 Sammanfattning Socialförvaltningen har under ett antal år redovisat underskott i förhållande till budget. Förvaltningen har dessutom under 1998 och 1999 genomgått organisationsförändringar. Förvaltningen har upprättat en för försiktig budget som också dessutom reducerats av budgetberedningen. Underskott verkar accepteras och det ställs inga tydliga krav på att antingen nya pengar skall skaffas eller att åtgärder skall vidtas i verksamhet eller arbetsmetodik. Socialförvaltningen bör ha ambitionen att komma tillrätta med underskotten genom att ha som målsättning anpassa verksamheten efter tilldelade resurser, att kunna göra bättre kostnadsuppföljningar, resulatanalyser och prognoser. Dessa blir sedan underlag för flerårsplanering, vilken i sin tur kommer att påverka budgetramarna. GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 2
1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen, inom ramen för 1999 års revisionsplan, granskas budgetprocessen i Åstorps Kommun. 1.1. Syfte med revisionen Målsättningen med granskningen av budgetprocessen är att få förklaring till varför socialförvaltningens resultat regelbundet avviker negativt från budget. Granskningen har omfattat socialförvaltningen som är en stor förvaltning och som under ett antal år gått med underskott. Denna förvaltning har genomgått en del organisationsför-ändringar och följden av detta har varit att ledande personal som deltagit i budgetprocessen under 1998 och 1999 års budget inte längre finns på plats. 1.2. Metod och avgränsningar Informationsinsamlingen har till stor del bestått i intervjuer med personal på ekonomi-funktionen samt berörd personal inom socialförvaltningen i Åstorps kommun. Genomläsning har skett av de dokument som de intervjuade personerna bistått granskningen med och utifrån intervjuer och dokument sammanställt denna rapport. Val av intervjupersoner har selektivt gjorts utifrån de valda personerna relativa betydelse och inflytande avseende budgetprocessen inom Åstorps Kommun. 2. Bakgrund Kommunen ger årligen ut budgetanvisningar till samtliga förvaltningar och kommunala bolag. Alla förvaltningar har därmed samma instruktioner att följa. Budgetanvisningen innehåller bland annat en tidplan och ramar för förvaltningarna att använda i budgetarbetet. Budgetramen baseras på den ekonomiska flerårsplaneringen (EFP). Underlag för denna är kostnads-uppföljning och en justering av tidigare års utfall samt prognoser. Socialförvaltningen visar per 1999-06-30 en prognos för 1999 som visar ett underskott mot budget på 6,7 mkr. (Vid upprättande av denna rapport indikeras att ett trendbrott kommit under juli månad vad avser socialbidrag som därmed bedöms minska). Socialförvaltningen har också tidigare år redovisat underskott i denna storleksordning. Vi får här komma ihåg att socialförvaltningens verksamhet till stor del är lagstyrd. Om människor har rätt till bistånd enligt socialtjänstlagen så tar lagen ingen hänsyn till kommunens ekonomiska förutsättningar eller prioriteringar. 2.1 Budgetprocessen i sammandrag Budgetprocessen kan sammanfattas i det följande: Förvaltningarna lämnar in sina årsredogörelser för föregående år till KLK (komunledningskontoret) GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 3
Kommunstyrelsen lämnar ut budgetdirektiv (Ramarna är en restriktion i planeringsarbetet och anger det ekonomiska utrymme som beräknas kunna ställas till respektive nämnds/förvaltnings förfogande. Baseras utifrån gällande EFP och har justerats med beslutade förändringar. Förvaltningarna uppmanas själva göra en kontroll av framräknade ramar så att inga avvikande uppfattningar skall uppkomma vid redovisning av budget.) Förvaltningarna lämnar in budgetförslag till KLK, ekonomi, som lämnar underlag till budgetberedningen. (När förslaget lämnas till budgetberedningen går denna igenom budgeten. De poster som budgetberedningen avser förändra diskuteras med respektive förvaltning och det sammanställs en justeringslista som intages i budgeten. Alla justeringar från ursprunglig driftsbudget diskuteras. Lagda förändringar tas centralt, antingen godkänner förvaltningarna eller så förkastas budgetjusteringarna.) Budgetberedningen sammanträder (i olika omgångar) Budgetberedningen lämnar förslag till budget till Kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige antager budget. I budgetförutsättningarna anges att för planeringen bör den information som finns tillgänglig dels i tidigare års bokslut och dels i tidigare års budget och prognos för innevarande år tjäna som underlag för planeringsarbetet. Information från redovisningssystemet skall användas i planeringsarbetet. 3. Budget före och efter budgetberedningens förslag Nedan har upprättats en jämförelse av budget mellan 1998 och 1999 för socialförvaltningen. Där framgår också summan av justeringar från budgetberedningen och jämförelse mot utfall. Till grund för jämförelse mot utfall 1998 används det faktiska utfallet 1998-12-31 och för 1999-12-31 senast kända prognos intagen i delårsrapport per 1999-06-30. Budget 1999 Budget 1998 Verksamhetens intäkter 28519 36488 Verksamhetens personal kostnader -74753-71992 Verksamhetens kostnader -49193-54330 Verksamhetens nettokostnad -95427-89834 Finansiella kostnader -177-260 Budget efter finansiella kostnader -95604-90094 Avskrivningar -835-710 Årets nettobudget -96439-90804 Justeringar budgetberedningen: Minskad utökning -1000 0 Förändrad arbetsmetod plac. -1000 0 Ers. Brottsofferjouren 42 0 ÄO, Patrull överföres KS-förfogande -1000 0 Tidigare utlagt sparbeting 0-500 Minskning socialbidrag 0-600 GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 4
Summa justeringar: -2958-1100 Beslutad budget -93481-89704 (forts.) Budget Budget 1999 1998 Kompletteringsbudget/korrigering -2930 1490 Summa nettobudget -96411-88214 Utfall enligt årsredovisning 1998* -95119 Prognos för 1999-12-31 (99-06-30) -103078 Avvikelser -6667-6905 * utfallet 1998 var 2,0 Mkr större än prognos från 1998-08-31 Avvikelser: 1999 1998 Avgångsvederlag: -1350 Central administration: ej förd sparbeting -1083 Utb. Och konsulttjänster EU-projekt: -304 Placeringar och assistentkostnader omsorgen -1707-2767 Placeringar inom Individ och familjeomsorg: -1883-2284 Psykiatrin 124 Socialbidragskostnad: -2190-922 Diverse poster: 376 418-6667 -6905 Dokumentet BUDGET ÅR 1999 FÖR SOCIALNÄMNDEN I ÅSTORPS KOMMUN är ett arbetsdokument för budgeten inför arbetet med 1999 års budget. Denna visar på följande reduceringar i socialförvaltningens budget: Konto och Post Belopp Ansvarig Kommentar Patrull Äldre Omsorg - 1 000 Budgberedn Överflyttas till KS-förfogande Minskad utökning - 1 000 Budgberedn Indragning Brottsoffejouren 42 Tillägg 5521 Vård vuxna - 314 Budgberedn Kostnadsminskning 5541 Vård Barn o Unga - 805 Ordf nämnd - 186 Budgberedn Ordf bedömmer att kostnadsläget ej bör vara så högt. (enligt arbetsmaterialet) 5561 Familjehem - 250 Budgberedn Minskade kostnadsersättningar - 250 5752 Socialbidrag - 1 600 Minskning i processen och sociala avgifter Inget tyder på sjunkande kostnader. Bedömd kostnad per månad ca 1050 kkr, budgeterat 11000 per år (enligt arbets-materialet) Total påveran i budgeten - 5 363 Beloppet har minskat budgeterad bedömning GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 5
Ovanstående uppställning visar att budgetberedningen lämnat anvisningar till justeringar på 2958 kkr och att socialförvaltningen gjort nedjusteringar av sin budget med 2 405 kkr. Detta trots att man bedömer att utgifterna inte kommer att minska. Det förefaller som om socialförvaltningen har underbudgeterat sin verksamhet. Man har dock visat på behov av utökad ram av andra poster. Enligt min bedömning har en genomgång skett av varje verksamhet och vilka förändringar som kommer att ske men trots detta har förslaget till driftsbudget understigit vad man kommit fram till i sina bedömningar. En anpassning till de givna ramarna sker således delvis under budgetarbetet. Socialför-valtningen redovisar ett behov av utökad ram men hela denna tillgodoses inte av budget-beredningen. Budgetberedningen gör en bedömning i samråd med förvaltningen om vilka justeringar som anses motiverade och lämpliga. Under 1998 och 1999 har det varit omorganisation inom socialförvaltningen och personalen har delvis bytts ut, bland annat i chefspositionerna. Detta leder naturligtvis till bristande uppföljning och att åtgärder ej vidtas i tillräcklig utsträckning för att anpassa sig efter budget i den mån det är möjligt, med tanke på att verksamheten i stort är lagstyrd. Det har framkommit åsikter från intervjuad personal att man inom socialförvaltningen kanske lutar sig för mycket på det lagstadgade ansvaret. 4. Slutsats Det förefaller inte som om budgeten har en tillräcklig förankring i den verklighet som råder. Driftsbudgeten har justerats delvis av socialförvaltningen i budgetarbetet och delvis av budgetberedningen. Socialnämnden har ansvar för att socialförvaltningen utför sina sysslor både utifrån lagstiftningen och ekonomiska förutsättningar. Tjänstemännen har en skyldighet att följa lagstiftningen men det finns också möjlighet att göra olika val utifrån en ekonomisk medvetenhet. Anledningen är att man varit försiktig i sin bedömning och till exempel reducerat kostnader för socialbidrag trots att inget tyder på detta i kostnadsuppföljningen och i gjorda bedömningar. Dessutom har det inte vidtagits några åtgärder för att uppnå besparingar som aviserats. En orsak till detta är förstås personalförändringar och organisationsförändringar. Ingen har tagit tag i detta. När det tillkommer några placeringar inom vården så ökar utgifterna väsentligt och detta är naturligtvis svårt att på ett tidigt stadium bedöma. Under 1999 redovisas också en lägre budget än vad man har bedömt från socialförvaltningens sida. Budgeterade kostnader för socialbidrag har varit i underkant. Indikationer som getts i samtal med personal om ett trendbrott under juli månad för socialbidrag som bedöms minska, kan dock bidra till att förändra utfallet. Också under detta år har man gjort bedömningar som ej beaktats. De ramar som förvaltningen skall följa baserar sig bland annat på EFP. Flerårsplaneringen är övergripande och är föremål för justeringar, men förankras inte tillräckligt i verkligheten. Budgeten är GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 6
ett styrinstrument och kan ju tolkas som en politisk viljeyttring i stället för att ställa krav på effektiviseringen av resursutnyttjande. Den omorganisation som skett inom socialförvaltningen med två förvaltningschefer och ny ekonomiassistent bör få positiva effekter för socialförvaltningen med att komma tillrätta med underskotten. Målsättning bör vara att göra bra kostnadsuppföljning och prognoser för att få bra underlag att styra verksamheten. Helsingborg 1999-11-04 Lars Starck GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 7
5. Källor (referensdokument) Sammandrag EFP 1999-2000 Åstorps Kommun Sammanträdesprotokoll rörande budgetprocessen, Åstorps Kommun Kommunstyrelsens protokoll rörande budgetprocessen, Åstorps Kommun Kommunstyrelsens inriktning för socialnämnden, Åstorps Kommun Budget 99, Socialnämnden, Åstorps Kommun Tidplan för ekonomistyrning för Åstorps Kommun 1999 Drifts och investeringsbudget 98 samt EFP 1998-2000, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun Ekonomisk redovisning 980430 (uppföljning), Socialförvaltningen, Åstorps Kommun Justeringslista 1998 Budgetberedningen, Åstorps Kommun Socialförvaltningens förslag till drifts och investeringsbudget 99 samt EFP 1999-2001, Åstorps Kommun Justeringslista 1999 Budgetberedningen, Åstorps Kommun Budgetuppföljning 990430, Åstorps Kommun Resultatuppföljning 990630, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun Budget anvisningar 2000, Åstorps Kommun Budgetuppställning 1998/99 med jämförelse utfall 1998, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun Underlag till budget 1998, Arbetsmaterial, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun Övriga källor Mats Peterson, Ekonomichef Åstorps Kommun.(Personlig intervju) Ulla-Britt Ericsson, Assistent, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun.(Personlig intervju) Mikael Fors, Controller, Åstorps Kommun.(Personlig intervju) Tomas Bonell, Ekonomisekr, Socialförvaltningen, Åstorps Kommun.(Personlig intervju) Birgitta Roupe, Chef Individ & omsorg, Socialförvaltn, Åstorps Kommun.(Personlig intervju) Tomas Toresson, Ekonomisekr, Drätselkontoret, Åstorps Kommun. (Personlig intervju) Jan Nilsson, Kommunalråd, ordförande i budgetberedningen. (Personlig intervju) GRANSKNINGSRAPPORT 2 Sida: 8